1. MOT DE BIENVENUE ET OUVERTURE DE LA RÉUNION

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1 Soccer Outaouais 7-65, rue Adrien-Robert, Gatineau (Québec) J8Y 3S3 Tél. : Téléc. : Courriel : admin@arso.qc.ca Procès-verbal de l assemblée extraordinaire de C.A. DE SOCCER OUTAOUAIS À 19h30 le 18 août 2015 À la Cabane des Aînés, au 331 boul. Cité des Jeunes, secteur Hull 1. MOT DE BIENVENUE ET OUVERTURE DE LA RÉUNION 2. PRÉSENCES ET QUORUM René Caron président (Absent) Walker Blain, secrétaire (Présent) Chakib Ahmimed, trésorier (Présent) Frédéric Nidelet vp administratif (Présent) Hani Mokhtar vp technique (Présent) Jeanne Grondin vp compétitions (Présent) Représentant Aylmer Julie Morisset, représentante (Présente, arrivée à 20 :18) Représentant Buckingham Caroline Mineault, Représentante (Présente) Représentant Cantley Michel Charron, président (Absent) Représentant Chelsea Paul Kelly, représentant (Présent Représentant F.C. Gatineau Pierre Gravelle, président (Présent Représentant F.C. Unidos Clelio Pinheiro, président (Absent) Représentante Gatineau Marie Marcaurelle, présidente (Présent Représentant Soccer Vallée de la Gatineau Émylie Séguin, présidente (Absent) Représentant Hull Alain Njima, représentant (Présent Représentant La Pêche Karl Dupuis, représentant (Présent Représentant Masson-Angers Gilles Dionne, président (Présent Représentant FC Petite-Nation Julien Chartrand, président (Absent) Représentant Pontiac Stéphane Durocher, président (Absent) Représentant Val des Monts Pierre Pelchat, président (Absent) clubs 8 / min le quorum est constaté 13 /min. 9 Invité : Chris Roth Procès-verbal CA spécial 18 août

2 En l absence du Président, René Caron, Frédéric Nidelet souhaite la bienvenue à tous et sollicite de l assemblée la possibilité de présider la séance étant donné qu il a préparé l ordre du jour. 3. Adoption de l ordre du jour Avec quelques modifications et un ajout, l ordre du jour a été adopté. Proposé par : Gilles Dionne Appuyé par : Jeanne Grondin Voté à : Unanimité 4. DOSSIERS AVEC INTERVENTION EC-DTs 4.1 Programme Sport-Études L Entraineur Cadre Chris Roth, nous explique sa présentation technique (voir document joint). Après la présentation, Frédéric Nidelet mentionne que par le passé le montant que Soccer Outaouais communiquait aux parents de Sports Études en Août était voté par le CA seulement en Décembre. Le calendrier pour la création et validation de ce budget sera revu et confirmé lors d un prochain CA. Le tarif pour la rentrée 2015 est donc fonction du budget voté en décembre 2014 et de la feuille de tarification liée. Afin de corriger le tarif pour la rentrée 2015 en fonction de la suggestion faîte par le CE (proposition émise lors du CE du 30 juillet 2015) une résolution est nécessaire. Résolution CA Il est proposé d augmenter le tarif de Sports Études pour l année de 1.83% suivant l IPC, soit 40$. Proposé par : Frédéric Nidelet Appuyé par : Hani Moktar Voté à : Unanimité 4.2 Comité de discipline de l'arso (reporté au prochain CA) 4.3 Équipes AA de l ASG (reporté au prochain CA) 5. PROTOCOLE Protocole d entente entre Soccer Outaouais et Gestion A.R.S.O. Résolution CA Il est proposé que : Gestion ARSO remboursera les salaires réels encourus par Soccer Outaouais pour tous les employés attitrés à Gestion ARSO soit la coordonnatrice et les appariteurs. Les salaires sont remboursables à 100% + la charge d employeur + les frais d assurances collectives (pour la coordonnatrice seulement) Le point suivant du protocole d entente sera annulé : 50% du salaire du directeur général sera payable à Soccer Outaouais + 50% de la charge d employeur + 50% des frais d assurances collectives. Procès-verbal CA spécial 18 août

3 Soccer Outaouais demande à Gestion ARSO une subvention au montant de 5,000$ pour le Fonds Accès Soccer afin de remettre des bourses aux athlètes AA-AAA et des programmes régionaux. Proposé par : Chakib Ahmimed Appuyé par : Gilles Dionne Voté à : Unanimité 6. ADMINISTRATION (présenté par Frédéric Nidelet) 6.1 Dossier Madelonet mise à jour René va signer pour Soccer Outaouais et demander au Notaire s il peut signer pour Richard Gravel René Caron fait le suivi sur la faisabilité que quelqu un d autre signe à la place de Richard. Suivi au niveau de la candidature de Madelonet pour le poste de technicien à Sport-études. Soccer Outaouais peut refuser la candidature de tous candidats qu il juge nécessaire d après Caroline Mineault. 6.2 Dossier Immigration mise à jour Tous les dossiers sont clos à l immigration et sont disponibles pour consultation. Frédéric Nidelet présente un bilan des informations colligées dans l exercice et notamment les données financières 6.3 Dossier Hormidas Gamelin Un suivi est en train d être réalisé par René Caron pour l obtention de 1000h par année de 8:00 à 17:00 et gratuit. 6.4 Tableau des frais : Sanctions et amendes ligues (reporté au prochain CA) Valider la décision de non remboursement suite à un retrait d une équipe après le 6 e jour précédent l ouverture de la saison Présentation de la charte et explication de la décision prise par le Comité des finances Il est demandé qu une proposition soit apportée lors du prochain CA qui tiendrait compte des coûts réels d une annulation (frais encourus versus frais à venir, coût à prévoir pour retravailler le calendrier, échéancier, ) 7. RESSOURCES HUMAINES 7.1 Directeur Général : Situation (absence) Retour et suivi sur dossier Consultation légale Il est convenu que le CE se renseigne sur le coût qui serait encouru pour avoir une consultation légale sur ce dossier 7.2 Doter le poste de Directeur général de façon intérimaire pendant l absence de Richard Gravel Résolution CA En l absence du Directeur Général Richard Gravel pour congé de maladie, Il est proposé de nommer Marc St-Amour Directeur Général par intérim jusqu à nouvel ordre. Proposé par : Frédéric Nidelet Appuyé par : Hani Moktar Voté à : Unanimité Procès-verbal CA spécial 18 août

4 7.3 Doter Soccer Outaouais d un poste de Coordonateur de l arbitrage pour ses ligues. (Discussion) Tous les représentants sont d avis de la nécessité d embaucher un coordonnateur à l arbitrage qui va travailler dans les bureaux de Soccer Outaouais. Mario a confirmé l idée d avoir un poste de coordonateur pour l arbitrage au bureau de Soccer Outaouais, ce poste sera fusionné avec un poste dans le secteur administratif de Soccer Outaouais. Le dossier sera rediscuté lors du prochain CA 8. Budget 8.1 Budget Document Budget 2015/2016 sera présenté en Octobre Placement Soccer Outaouais Résolution CA Il est proposé que le CA mandate le Trésorier de Soccer Outaouais de décider du montant, de la période et dans quels endroits placer les fonds de Soccer Outaouais selon les besoins et disponibilités. Proposé par : Chakib Ahmimed Appuyé par : Alain Njima Voté à : unanimité 8.3 Remboursement de Richard Gravel Le CE travaille sur la facon de régulariser les demandes de remboursement pour frais de repas et autres. 8.4 Avis P Bédard CPA M. P. Bédard a été suspendu pour une période de 3 mois par l ordre des comptables agréés du Québec (voir pièce jointe). Lors de l assemblée générale de Soccer Outaouais en avril 2015, le futur trésorier avait indiqué être surpris que Soccer Outaouais ne faisait qu une simple mission d examen et pas d Audit. En raison de ce contexte, Résolution CA Il est proposé que Soccer Outaouais lance un appel d offre afin d engager une compagnie pour effectuer un audit sur les transactions de la compagnie ( et ). Proposé par : Frédéric Nidelet Appuyé par : Julie Morisset Voté à : unanimité 9. Varia 9.1 Avenir du FC Gatineau Pierre Gravel, Président de FC Gatineau, partage le contexte du FC Gatineau qui a été discuté lors d une rencontre commune avec Gestion ARSO. Il suggère que les intervenants de Soccer Outaouais travaillent ensemble pour mieux comprendre et s entendre sur le futur du FC Gatineau. Procès-verbal CA spécial 18 août

5 9.2 Le représentant de Chelsea Paul Kelly, demande à ce que les frais pour permis de voyage soient suspendus. Frédéric Nidelet indique que ces frais sont demandés par la FSQ et non Soccer Outaouais. Il est indiqué que le coût facturé par Soccer Outaouais est supérieur à ce qui est demandé par Soccer Outaouais. Ceci devra être mis à l ordre du jour du prochain CA Date de la prochaine réunion : 10. CLÔTURE ET LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Proposé par : Caroline Mineault Heure : 22 :00 Procès-verbal CA spécial 18 août