PROGRAMME LEADER : Quel circuit pour mon dossier de demande de subvention?

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2 PROGRAMME LEADER : Quel circuit pour mon dossier de demande de subvention? Phase de pré-instruction du dossier PORTEUR DE PROJET Dépose un projet au GAL (réponse à un AAP ou demande spontanée) L animateur veille à ce que les procédures et les critères de sélection soient bien compris par le porteur de projet. COMITE DE PROGRAMMATION (CP) Il émet un avis favorable ou défavorable au projet présentés au regard de critères de sélections et d analyse du projet. (vote du CP ) Le porteur de projet reçoit une notification de décision d opportunité favorable ou non L EQUIPE TECHNIQUE DU GAL Analyse du projet avec l aide du comité technique de sélection. Seront analysés entre autres, les critères d éligibilité du projet et la qualité du projet aux regards des objectifs stratégiques. Ce dossier sera évalué et présenté au comité de programmation par l animateur PORTEUR DE PROJET Le porteur de projet apporte des précisions si nécessaire Modèle type fourni par le Gal Phase d instruction du dossier PORTEUR DE PROJET Dépôt du dossier de demande d aide (cerfa + pièces justificatives) Le porteur de projet reçoit un accusé de réception de dossier complet si toutes les pièces ont été fournies ou de dossier incomplet s il y a des pièces manquantes. A partir de cette date les dépenses engagées pourront être prise en compte. Attention cette pièce ne vaut pas validation complète du dossier. COMITE DE PROGRAMMATION Donne un avis définitif sur le projet LE SERVICE INSTRUCTEUR du GAL Instruit réglementairement le dossier : vérifie la conformité du projet, pièces transmises par le porteur. Emission de l Avis réglementaire signé par le GAL CO FINANCEURS (Département, Région, ) Transmission du dossier complet avec avis réglementaire par le GAL - réunion interne avec les co-financeurs. Vote des subventions par les assemblées délibérantes Phase de mise en œuvre du projet LE GAL et le PORTEUR DE PROJET Signature de la convention attributive de subvention PORTEUR DE PROJET Met en œuvre son opération et à la fin présente sa demande de paiement (il peut aussi demande un acompte à mi - parcours) L ASP Contrôle de conformité et mise en paiement LE GAL Accompagne le porteur pour sa demande. Il contrôle le dossier et ordonne le paiement Et après la fin de l opération? PORTEUR DE PROJET L opération peut être contrôlée par différents organismes nationaux ou européens. Le porteur de projet doit donc être en mesure de présenter les justificatifs de l opération jusqu à plusieurs années après la fin de l opération. Obligation de faire 2 figurer les logos LEADER et EUROPE

3 «DEPOSER UN PROJET MODE D EMPLOI» L approche LEADER (acronyme pour «Liaison Entre Actions de Développement de l Economie Rurale») vient apporter un soutien à des actions pilotes et innovantes sur le territoire. Le programme LEADER est géré localement pour un Groupe d Action Locale qui sera là pour accompagner le bénéficiaire durant les différentes phases 1. Déposer une demande préalable (réponse à un appel à projet ou demande spontanée). Le projet doit correspondre à une des thématiques de la stratégie retenue sur le territoire. 2. L équipe technique du GAL veillera à ce que les procédures et les tiques de la stratégie retenue sur le territoire critères de sélection des projets soient bien compris par le porteur de projet 3. Cette demande préalable doit prendre la forme d un projet qui sera analysé par l équipe technique du GAL et du comité de sélection. Elle doit prendre la forme d une fiche d opportunité (modèle type fourni par le GAL) COMMENT SE COMPOSE UNE FICHE D OPPORTUNITE? Une fiche d opportunité comprend les informations suivantes : Intitulé du projet, coordonnées du porteur de projet, statut, description synthétique du projet (contexte, objectifs, mode de mise en œuvre, périmètre, partenaires, bénéficiaires, calendrier de réalisation, budget prévisionnel, indicateurs prévisionnels de réalisation et de résultats) notes descriptives spécifiques à la fiche «critères de sélections» à joindre au projet Le dossier sera analysé sur un plan règlementaire puis sur la qualité du projet au vue des objectifs stratégiques du de son programme LEADER par le comité de sélection

4 «MON PROJET EST SELECTIONNE, COMMENT ELABORER MON DOSSIER DE DEMANDE SUBVENTION?» Attention : Le dossier sera instruit uniquement lorsqu il sera jugé complet. Le projet ne doit pas avoir commencé avant le dépôt de la demande d aide attesté par un accusé de réception de dossier incomplet/ complet (aucune facture émise, devis signé, AE d un marché signé). Les dépenses projetées doivent être en lien direct avec l opération. Le plan de financement sera élaboré en concertation avec l équipe technique du GAL qui éclairera le porteur sur les taux d aides publiques et les modalités d élaborations de ce plan de financement LES PIECES INDISPENSABLES A MON DOSSIER : Formulaire de demande d aide (CERFA) et les annexes complétés, datés, et signés tiques de la stratégie retenue sur le territoire RIB, Certificat d immatriculation indiquant le numéro SIRET ou le numéro PACAGE Statuts Document attestant que le demandeur a obtenu la participation des financeurs publics nationaux ou à défaut, la demande déposée au financeur. Document justifiant de la situation du demandeur vis-à-vis de la TVA Preuve de la représentation légale ou du pouvoir accordé au signataire par le représentant légal Eléments comptables de l année précédente le dépôt de la demande d aide. En cas d acquisition immobilière : un titre de propriété et un document justificatif justifiant le caractère onéreux si ce titre ne le spécifie p En cas de construction immobilière ou de travaux, arrêté de permis de construire ou déclaration de travaux, plan de situation, plan cadastral, plan de masse des travaux. Ou, document établissant que le demandeur a ou aura le droit d effectuer les travaux sur des terrains ou des immeubles ne lui appartenant pas Document constatant la cohérence du projet avec la stratégie Leader retenue Liste des aides publiques touchées durant les trois années précédant le dépôt de la demande d aide (pour les dispositifs d aides soumis au règlement des minimis) Note sur la politique d achat de la structure

5 Documents à fournir en fonction de la nature juridique du porteur de projet Si le demandeur est une société, une entreprise privée ou une association assujettie à l IS : Si le bénéficiaire ne récupère pas la TVA, il doit produire une attestation de non déductibilité de la taxe ou toute ou autre pièce fournie par les services fiscaux compétents Preuve de l existence légale (extrait Kbis, inscription au registre ou répertoire concerné) Présentation de la structure demandeuse (plaquette, organigramme de présentation de la structure) Si le demandeur est une association : Attestation fiscale et sociale de moins de 6 mois Attestation de minimis pour démontrer que les aides déjà perçus ne dépassent pas les plafonds Récépissé de déclaration en préfecture ou publication au JO de la République française Attestation fiscale et sociale de moins de 6 mois Délibération de l organe compétent approuvant le projet et le plan de financement Si le bénéficiaire ne récupère pas la TVA, il doit produire une attestation de non déductibilité de la taxe ou toute ou autre pièce fournie par les services fiscaux compétents Si le demandeur est une Collectivité, un établissement public ou une association Si le bénéficiaire ne récupère pas la TVA, il doit produire une attestation de non déductibilité de la taxe ou toute ou autre pièce fournie par les services fiscaux compétents Délibération de l organe compétent approuvant le projet et le plan de financement et autorisant le maire ou le président à solliciter la subvention Si le demandeur est un exploitant agricole : Attestation d affiliation à l AMEXA Attestation de minimis Attestation fiscale et sociale de moins de 6 mois 5

6 Des dépenses exclues de tous les projets Leader : Acquisition de terrains et/ou de bâtiments Gros œuvre Travaux d entretien, de remise en état ou de rénovation du matériel et de circuits existants Investissements acquis par crédits bail ou équivalent Les frais de notaire, de douanes de matériels importés Frais de structure (sauf s ils sont expressément mentionnés dans la fiche TO correspondante) : achat de véhicule, électricité, eau, frais de comptabilité Amendes, pénalités financières, frais de justice et de contentieux Charges exonérées : taxes sur salaires Les contrats aidés, les emplois d avenir Le matériel d occasion Annexe 1 prévisionnel des dépenses sur devis Pour les porteurs de projets n entrant pas dans la liste des organismes de droit public (liste téléchargeable sur la page internet du GAL ou à retirer auprès du GAL) Devis pour chaque dépense prévue dans le plan de financement > 500. Afin de contrôler le «coût raisonnable» des dépenses il convient pour tous les porteurs de fournir 3 devis (ou captures d écrans, ou lettre de demande de devis resté sans réponse, échange d s) pour chacune des dépenses présentés. Analyse justifiant le choix du prestataire ou fournisseur (liste des devis, motif du choix, membres du comité de sélection présents,..) Pour les organismes de droit public ou collectivités territoriales : Formulaire de Annexe confirmation 2 - du respect des règles de la commande publique lié à une demande d aide (formulaire téléchargeable sur la page internet du GAL ou à retirer auprès du GAL). Les 3 devis (ou captures d écrans, ou lettres de demande de devis restées sans réponse, échange d s) doivent être fournis dès le premier euro dépensé conformément à la réglementation européenne. De 0 à = 3 devis Dès = procédure adaptée donc obligation de publicité (affichage, plateforme ) Au-delà de = procédure formalisée Si la procédure (au-delà de ) empêche la transmission des devis au stade de la demande d aide, une lettre l expliquant doit être fournie ainsi que l engagement de fournir tous les documents nécessaires au stade de la demande de paiement. Analyse des offres (motifs du choix d une offre...) 6

7 Annexe 2 - Prévisionnel des dépenses de rémunération Annexe 3 et 4 - Prévisionnels des frais de déplacement réels et des dépenses forfaitaires Fiches de paie et contrats de travail (ou convention collective, accord d entreprise) permettant de justifier le coût journalier de chacun des intervenants du projet. S il s agit d un stage la convention de stage doit être fournie. Note explicative des ressources humaines de la structure (nb de jours travaillés par an, jours de RTT, de fermeture annuelle) Devis prévisionnels (cf. les pièces demandées pour la justification des dépenses prévisionnelles sur facture) Barème de remboursement des frais professionnels de la structure sous forme de note de service signé par le responsable et/ou, convention collective, délibération ). Si c est le barème fiscal qui s applique, il conviendra de le préciser et de fournir une note. Note explicative du montant des frais de déplacement prévu

8 CONSEILS POUR LA BONNE REALISATION DU PROJET Il est conseillé aux porteurs de projets de : Conserver les factures, les devis, les preuves de décaissement (relevés de banque) Respecter les règles de la commande publique et tenir à jour des dossiers uniques propres à chaque marché (publicité, consultation, ouverture de plis, acte d engagement, devis, ) Signer et dater vos devis ou bon de commande (attention la date de signature doit être postérieure à la date de commencement du projet). Vérifier les dates d éligibilité temporelle de votre dossier: commencement et fin de projet avant toute opération. Réaliser des compte- rendus pour chaque réunion, déjeuner de travail, comité de pilotage, Pour chaque réunion, déjeuner de travail, comité de pilotage, : Réaliser des comptes rendus établir une liste d émargement signée par les participants faire des photographies. conserver les invitations par mail ou par courrier postal. mettre les logos sur tous les documents produits conserver les articles de presse L ensemble de ces pièces seront à fournir lors de la demande de paiement. Préciser en détail l objet de vos déplacements effectués, le lieu, les horaires de départs et d arrivée et les noms des personnes et le véhicule utilisé, les ordres de mission. Conserver les agendas des agents ayant participé à la réalisation des opérations et inscrire régulièrement les actions réalisées par l agent sur le relevé de temps passé sur l opération financée, à minima par demi-journée. préparer des états récapitulatifs des jours de congés et des jours non travaillés sur la période de l opération et sur l année entière. Conserver les échanges de mails avec les partenaires, les prestataires Notification de versement des aides des cofinanceurs -Conserver les échanges de mails avec les partenaires, les prestataires -notification de versement des aides des co-financeurs En cas de modification en cours de réalisation du projet, le porteur de projet s engage à en informer immédiatement le GAL par l envoi de : Un courrier explicatif du représentant légal de la structure adressée au Président du GAL. Pièces justificatives illustrant cette demande de modification. Le porteur devra informer tous les 6 mois l équipe technique du GAL de l avancée de son projet. Une réunion sera organisée afin d accompagner au mieux le porteur de projet dans l avancée technique et juridique de son projet. 8

9 COMMENT ELABORER UN DOSSIER DE DEMANDE DE PAIEMENT Il est conseillé au porteur de projet de faire une première demande de paiement à mi-parcours de son dossier. Aucune facture présentée ne doit être antérieure à la date d accusé de réception fourni par le Gal lors du dépôt de la demande d aide PIECES COMMUNES A L ENSEMBLE DES DOSSIERS DE DEMANDE DE PAIEMENT Demande Unique de demande de paiement : CERFA daté et signé; (expert-comptable ou comptable public ou commissaire aux comptes. Le président, le tiques de la stratégie retenue sur le territoire gérant,. Doivent également signer) Attestation annuelle relative à la régularité de la structure vis-à-vis de ses obligations fiscales (attestation 6 mois, à demander auprès des services fiscaux Attestation annuelle relative à la régularité de la société vis-à-vis de ses obligations sociales au 31 décembre de l année précédente (attestation 6 mois, à demander auprès de l Urssaf, possibilité pour les employeurs et travailleurs indépendants de l obtenir à partir de leur compte en ligne) Derniers éléments comptable En cas d acquisition immobilière : un titre de propriété et un document justificatif justifiant le caractère onéreux si ce titre ne le spécifie pas ; Justifications de réalisation Compte-rendu d exécution (formulaire type - Gal Ventoux) Tout autre justificatif de réalisation (rapport, photos, brochures, articles de presse, plaquette de communication, compte rendu de réunion, feuille d émargement.) En cas d investissements matériels, un contrôle sur place sera fait par l équipe technique du GAL et un rapport sera édité et signé par les 2 parties. Preuve du respect de l engagement de faire la publicité de la participation communautaire : tous les documents produits présentent les logos «union européenne et LEADER» ainsi que ceux de la Région et du Conseil départemental - photos avec les logos de l Europe et des Co financeurs. Nous avons des autocollants à fournir au besoin Dans les autres cas l animateur ou le gestionnaire, dans le cadre de son accompagnement au porteur de projet pourra établir un point de situation afin de contrôler le bon déroulement de l opération. 9

10 Justifications des dépenses faisant l objet d une facturation Justifications des frais salariaux Une copie de factures accompagnées d une preuve de paiement (relevé de compte ou liste des mandats de paiement certifiée par un comptable public, ) voir les pièces de valeur probante équivalentes. Les dépenses doivent être effectivement payées lors de la demande de paiement (décaissées) Pour chaque facture le porteur de projet doit joindre un devis signé ou un bon de commande postérieur à la date de commencement de l opération et prouvant l engagement du prestataire. Pour les factures de location, la preuve du lien avec l opération doit être apportée, ou le cas échéant, elles seront calculées sur la base d une clé de répartition claire. Lorsqu il s agit de location de véhicule, un document rempli doit attester de l utilisation du véhicule doit le cadre du projet, des jours et des horaires d utilisation ainsi que les noms et signatures des personnes ayant été dans le véhicule pour l opération Si la facture présentée est un duplicata, le porteur de projet devra fournir une attestation certifiant que la dépense n a pas déjà été présenté et qu elle ne sera pas re-présentée ultérieurement. Bulletins de salaire, journal de paie ou déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur la période présentée ou attestation d indemnités de stage (même si la personne n a travaillé qu un mois sur l année, il est indispensable de nous fournir tous les bulletins de salaires de l année entière) Relevé de temps de passé des salariés (de type agendas, tableau Excel, signé par la salarié et le président ou le directeur) qui précise le jour, le nombre d heures consacrés à l action et le type d action/demi-journée - en cas de contrôle conserver les agendas, les courriels, les invitations ou compte rendu de réunion, Fiche de poste ou lettre de mission et contrat de travail ou arrêté de titularisation si différent de celui présenté à la demande de subvention Convention collective, accord entreprises ou contrat de travail ou tout autre document permettant de justifier le coût journalier de chacun des intervenants de projets (en cas de frais salariaux avec intervenant ne travaillant pas 228 jours par an, et si non transmis avec la demande d aide) En cas de maladie, d accident de travail, grèves, jours d absence pour garde d enfants malade, ces journées doivent être listées et le nombre de ces journées doit être soustrait du nombre de jours consacrés à l opération 10

11 Justifications des frais de déplacement Justificatifs des frais professionnels sur la base de factures (cf les justifications nécessaires pour les dépenses faisant l objet d une facturation). Pour l ensemble de ces frais (restauration, hébergement et déplacement) l ensemble des noms et signatures des participants doit être fournis. Le lien avec l opération doit être démontré et appuyé. Pour les frais de déplacement des justificatifs de distance/rattachement à l opération doivent être fournis (compte rendu de réunion par exemple ) Les frais de péage et de parking, les billets de train/avion ou tram doivent être présentés. Pour ces frais là le porteur de projet doit veiller à ce que les jours correspondent à ce qui est inscrit sur le relevé de temps passé du salarié Carte grise des véhicules utilisés (en cas de déplacements avec les voitures personnelles) Barème de remboursement des frais professionnels de la structure (note de service, délibération, convention collective, ). Ou barème fiscal le cas échéant Ordre de mission temporaire ou permanent Justifications attestant de l obligation de mise en concurrence Formulaire de confirmation du respect des règles de la commande publique au stade de la demande de paiement complété et signé (pour les collectivités, EPCI et organismes reconnus de droit public (=soumis à l ordonnance de 2005). Ce formulaire est disponible sur la page internet ou à retirer auprès du GAL Une preuve de la mise en concurrence : au moins 3 devis ou une copie du courrier de demande de devis, et/ou une note de traçabilité de l achat si le marché a été passé sans formalisme car inférieur à (sauf si les 3 devis ont été fournis au stade de la demande d aide et qu aucune autre dépense que celle prévue n a été faite) Une note précisant les motifs du choix de l offre, les membres du comité d évaluation, la date de tenue du comité. (courrier ou tableau signé par le responsable) Une preuve de la publicité pour les marchés en procédure adaptée (extrait de journaux dans lesquels le marché est paru, une annonce sur un site, des mails envoyés ou une copie du document formalisé ) pour les marchés en procédures formalisée (une copie du JOUE et du profil acheteur) Une preuve de notifications et de la forme écrite du marché -pour les marchés en procédure adaptée (AE signé, une copie du bon de commande signé, du devis signé,.) -pour les marchés en procédure formalisée (AE et une copie de l attribution des documents.) 11

12 Notes sur les factures ou Pièces de valeurs probantes Facture (numéro, date d émission, désignation du fournisseur, désignation de l acheteur, dénomination des produits et des services, prix HT et TTC, tx de la TVA, dans le cadre d une exonération de Tva la mention «TVA non applicable, art 293B du Code général des impôts» doit être précisée, réduction de prix A savoir : les factures dématérialisées sont admissibles au même titre que les factures papiers Les tickets de caisse doivent être accompagnés d une preuve d acquittement = joindre le relevé bancaire sinon il sera inéligible Les quittances (écrit certifiant l acquittement d une dette) ou reçus Décomptes généraux définitifs (dans le cas de marchés publics) Les notes de frais comprenant : nom et prénom du salarié ou du bénévole, date d émission de la note de frais ou de reçu, nature de la dépense, date d émission de la facture acquittée par le salarié ou le bénévole, le montant de la note, le nom de l association ou de l entreprise, signature du salarié) auxquelles sont jointes les factures remboursées. Une facture est acquittée si : Mention «acquittée le», date effective du paiement, cachet du fournisseur et signature du fournisseur. Certification par un comptable public, commissaire aux comptes ou expertcomptable, relevés de comptes faisant apparaitre le débit correspondant et sa date de valeur 12

13 ASSURER LA PUBLICITE RELATIVE A LA PARTICIPATION FEADER Vous avez bénéficié de fonds européens, FAITES LE SAVOIR! La publicité sur le concours des fonds européens est un vecteur très important pour mieux faire connaitre l action de l Union Européenne. Elle revêt un caractère obligatoire pour chaque projet bénéficiant d une subvention. tiques de la stratégie retenue sur le territoire L achat d un objet physique ou le financement d infrastructures ou de travaux de construction VOTRE PROJET CONCERNE Pour les opérations portant sur le financement d infrastructures ou de constructions, vous devez ériger pendant la réalisation de l opération un panneau d affichage mentionnant la participation de l Union Européenne et du fonds concerné sur le site de l opération Au plus tard six mois après la fin de l opération vous devez apposer une plaque explicative permanente, visible et de taille significative, mentionnant la participation de l Union Européenne et du fonds concerné Ces deux obligations concernent des projets supérieurs à euros Des dépenses de fonctionnement Information des bénéficiaires et des participants (oralement ou via des dépliants) Diffusion des logos sur le site internet ou tout autre document concernant l opération Des affiches doivent être apposées et visibles. Des autocollants avec le logo de l Europe doivent être obligatoirement présents sur les supports. 13

14 APRES LA FIN DU PROJET ARCHIVAGE DU DOSSIER-10 ANS Le porteur de projet est tenu de conserver l ensemble des pièces justificatives afférentes à l opération cofinancée car elles lui seront demandées en cas de contrôle. Ces contrôles pourront être des contrôles sur pièces ou des contrôles sur place. Dans ce dernier cas, les contrôleurs nationaux ou communautaires se déplaceront chez le porteur de projet pour constater la réalisation de l opération. Tout défaut de présentation des pièces demandées entraînera une annulation des dépenses et/ou des ressources correspondantes, ainsi qu une réduction proportionnelle à la participation FEADER. Le bénéficiaire sera alors tenu de rembourser les sommes indûment perçu. Les ordres de réversion seront quant à eux émis par le service instructeur ATTENTION AUX CONTROLES!!! Pendant 5 ans après la fin du projet 14