PROFIL DE COMPÉTENCES DU GROUPE DE SOUTIEN ADMINISTRATIF

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1 PROFIL DE COMPÉTENCES DU GROUPE DE SOUTIEN ADMINISTRATIF 00

2 Introduction Qu est-ce qu un profil de compétences? Les compétences sont des manifestations comportementales spécifiques des connaissances, des habiletés et des qualités requises pour un rendement optimal dans un poste, un rôle ou une famille de postes au sein d une organisation. Le Profil de compétences du groupe de soutien administratif présente les compétences requises pour un rendement optimal dans les postes reliés à ce groupe de fonctions. Ce profil de compétences permet aux employés actuels ou éventuels de ce groupe : de mieux se préparer aux concours; de mieux saisir ce qui est attendu quant aux compétences souhaitables liées à leurs fonctions; de déterminer leurs besoins en matière de perfectionnement; de mieux planifier et gérer leur carrière au sein de la Bibliothèque du Parlement. Ce profil de compétences permet aux gestionnaires : de sélectionner le meilleur candidat pour un poste au sein de ce groupe; de faciliter les discussions sur le rendement; de déterminer les besoins des employés en matière d apprentissage et de perfectionnement; de cibler la reconnaissance; d aider les employés à planifier et à gérer leur carrière; de planifier la relève. Profil de compétences du groupe de soutien administratif a été conçu en collaboration avec les employés et leurs gestionnaires, et reflète ainsi la culture de l organisation et les particularités propres aux fonctions associées à ce groupe. Il comprend les compétences suivantes : Appréciation du contexte organisationnel Sens de l organisation Capacité d adaptation Soutien et prestation de services Communication Travail en équipe et collaboration Professionnalisme 1

3 Composantes du Profil de compétences du groupe de soutien administratif Pour chaque compétence, vous trouverez : une définition de la compétence (en italique, sous le nom de la compétence); des indicateurs comportementaux (appelés «comportements», précédés d un chiffre) qui témoignent de la compétence. à toutes les fonctions Les comportements communs sont ceux que tous les employés de ce groupe visent à afficher, peu importe leur poste ou leur fonction spécifique. Puisqu ils sont formulés de manière à englober tous les niveaux et différents champs de spécialisation, il importe de les adapter au contexte et aux responsabilités associés au poste. Comportements propres à un type spécifique de fonction d emploi Certains comportements varient selon le type de fonction des employés appartenant à ce groupe. Lorsqu ils sont présents, ces comportements sont énumérés après les comportements communs et sous une rubrique qui identifie la fonction spécifique à laquelle ils correspondent. Les définitions suivantes ont pour objectif de faciliter la compréhension de ces types de fonction (à noter que ces types de fonction ne correspondent pas à des niveaux de classification ou à des postes précis) : Sous-groupe A : Les principales fonctions des postes de ce groupe sont associées à un rôle de soutien général auprès d une section ou d une unité de service. Sous-groupe B : Les principales fonctions des postes de ce groupe sont axées sur la coordination et les services de soutien administratif, qui sont offerts au sein d une section ou d une unité de service. 2

4 Appréciation du contexte organisationnel Démontrer une compréhension et une appréciation des particularités de la Bibliothèque du Parlement et de son contexte, pour mieux s acquitter de ses responsabilités. 1. Agit dans les limites de ses responsabilités et respecte les contraintes organisationnelles liées à ses fonctions. 2. Comprend les liens entre son rôle dans l organisation et ceux des autres en collaborant avec les autres dans l intérêt des clients et de l organisation. 3. Respecte les politiques, procédures, normes et procédés relatifs à ses fonctions. 4. Comprend ce qu implique le travail dans un milieu sensible sur le plan politique et adapte ses actions, ses propos et ses décisions en conséquence. 5. Connaît la structure organisationnelle et les services offerts par les différents secteurs, afin d obtenir de l information et des services au besoin. 6. Se réfère à sa connaissance de l emplacement physique des immeubles et des points de service pour orienter correctement les produits/services. 7. Connaît la structure organisationnelle et les services offerts par les différents secteurs, afin de les servir adéquatement. 8. Adapte ses actions et ses recommandations aux priorités et objectifs de l organisation. 9. Comprend les répercussions du cycle parlementaire sur son travail et intègre cette compréhension à ses décisions et actions quotidiennes. Comportements propres au sous-groupe B 10. Comprend le cycle économique/financier du gouvernement du Canada et ses répercussions sur son travail, afin de mieux soutenir son gestionnaire. 11. Se réfère à sa connaissance du système de codage financier pour traiter les factures et les paiements correctement. 3

5 Sens de l organisation Gérer son temps, ses efforts et sa charge de travail de manière efficace et efficiente. 1. Estime correctement le temps requis pour accomplir ses tâches ou réaliser des projets. 2. Gère efficacement des tâches multiples en fonction de leur niveau d urgence et de leur importance. 3. Utilise les ressources, les outils et les systèmes à sa disposition pour gagner du temps et épargner des efforts. 4. Prend des mesures ou met des systèmes en place pour se tenir au courant de l état d avancement de divers projets ou tâches en cours. 5. Planifie son travail de manière efficace et efficiente, tout en demeurant assez flexible pour s adapter aux changements imprévus. 6. Comprend son rôle et ses limites, afin de travailler de manière autonome et de faire appel à son supérieur lorsque c est nécessaire. 7. Organise l information et les fichiers pour en faciliter l accès et la recherche. 8. Consigne son travail pour faciliter les consultations futures ou le transfert de connaissances. 9. Comprend les répercussions de son travail sur le travail des autres et organise son travail en conséquence. 10. Se fixe des objectifs simples, mesurables, atteignables et réalistes, en tenant compte du temps requis pour les atteindre. 11. Prend les mesures nécessaires pour vérifier la précision et/ou la qualité du travail. 12. Planifie les phases de projets/du travail pour respecter les échéances, tout en demeurant concentré sur l objectif et le but ultimes. 13. Supervise et coordonne efficacement les détails logistiques des événements en s assurant que tous les intervenants exécutent les actions nécessaires en temps opportun. 14. Coordonne les ressources pour optimiser l efficacité et l efficience. Comportements propres au sous-groupe B 15. Prend des mesures pour évaluer et gérer les risques associés à la prestation des services ou à la mise en œuvre des projets. 16. Cerne correctement les ressources requises, afin de soutenir son gestionnaire en matière de planification. 4

6 Capacité d adaptation Demeurer positif(ve), flexible et productif(ve) malgré les changements, les transitions et les situations difficiles. 1. Garde une attitude positive et maintient la qualité de son travail et sa concentration lorsque surviennent des changements ou de la turbulence. 2. Tente de comprendre les raisons et les répercussions des changements, et prend les mesures appropriées pour intégrer ces changements à son travail. 3. Réoriente promptement ses activités pour tenir compte de nouvelles exigences. 4. Fait preuve de patience face aux retards que pourrait entraîner la mise en œuvre des changements. 5. Démontre de l empathie et fait preuve d objectivité dans les situations/interactions difficiles, tout en se concentrant sur les solutions. 6. Propose des solutions et travaille avec les autres afin de résoudre les problèmes pouvant résulter de la modification des processus ou des procédures. 7. Explore les avantages et les possibilités associés aux nouveaux systèmes et procédés, et partage ceux-ci avec les autres. 8. Surmonte les difficultés en cherchant et en appliquant d autres méthodes pour poursuivre son travail. Comportements propres au sous-groupe B 9. Soutient les personnes qui mettent en œuvre les changements tout en faisant preuve de discrétion par rapport aux informations confidentielles. 5

7 Soutien et prestation de services Offrir du soutien et des services pour répondre aux besoins de l équipe ou des clients, en tenant compte de la situation et du contexte. 1. Adopte une approche juste et non partisane dans la prestation des services. 2. Se présente de manière adéquate en fonction de la clientèle et du contexte de travail. 3. Veille à ce que les services soient offerts selon la méthode et la formule qui répondent le mieux aux besoins de l équipe ou des clients et en conformité avec les normes et les principes de la Bibliothèque. 4. Respecte les normes de qualité, les procédures, les lignes directrices et les ententes de services en vigueur. 5. Pose des questions afin de clarifier les besoins et les exigences liés aux demandes initiales des clients. 6. Propose différentes solutions/options à l équipe ou aux clients, et explique leurs répercussions, leurs avantages et leurs inconvénients. 7. Négocie diplomatiquement les échéances en tenant compte des besoins et des options et ressources disponibles. 8. Respecte les échéances convenues et tient les autres au courant des progrès ou des retards inévitables dans la prestation des services. 9. Reconnaît et saisit les occasions de proposer des initiatives permettant d améliorer les services ou les procédures. 10. Fait preuve d initiative dans le soutien apporté à l équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de l équipe. 11. Soutient ses collègues dans la gestion de leurs tâches/responsabilités en leur fournissant de l information ou des ressources en temps opportun. Comportements propres aux sous-groupe B (voir la prochaine page) 6

8 Suite Comportements propres au sous-groupe B 12. Surmonte les obstacles de manière proactive dans la prestation de services en trouvant d autres façons de répondre aux besoins des clients. 13. Fait la promotion des services offerts par son équipe en soulignant les avantages qu ils présentent. 14. Se réfère à sa connaissance de la situation financière de l unité pour formuler des recommandations permettant de soutenir son supérieur dans la gestion des budgets. 15. Adapte le niveau et le type de soutien apporté aux besoins de son gestionnaire. 16. Détermine correctement où diriger les demandes de renseignements. 17. Négocie avec les fournisseurs afin d obtenir pour son équipe des services et des produits efficaces en temps opportun. 7

9 Communication Faciliter la transmission d information utile et pertinente, tant oralement que par écrit. 1. Adapte son langage, son style de communication et son niveau de familiarité en fonction de l auditoire. 2. Écoute activement et fait preuve d empathie en reflétant ou en résumant sa compréhension du message et de la situation vécue par la personne. 3. Choisit la méthode, la forme et les outils de communication les plus appropriés pour transmettre l information. 4. S assure de la qualité de ses communications écrites. 5. Transmet des renseignements clairs, précis, concis et pertinents aux bonnes personnes et au bon moment. 6. S exprime avec tact pour établir et maintenir des relations harmonieuses et pour faciliter la transmission d informations délicates. 8

10 Travail en équipe et collaboration Établir et entretenir des relations cordiales, dans le but de faciliter l atteinte d objectifs communs ou compatibles. 1. Inclut les autres dans ses interactions quotidiennes et favorise la confiance et la collaboration par ses propos et ses actions. 2. Partage régulièrement des renseignements pertinents avec ses collègues pour contribuer à l efficacité et à l efficience de l équipe. 3. Saisit les occasions de partager son expertise avec ses collègues. 4. S en remet à son supérieur lorsqu une situation dépasse les limites de ses fonctions. 5. Demande de l aide en expliquant clairement ses besoins et ses attentes. 6. Saisit les occasions d offrir de l aide à ses collègues. 7. Encourage le consensus lors de la prise de décisions en groupe. 8. Démontre sa capacité de faire des compromis pour obtenir des résultats. 9. Développe et entretient des réseaux internes et/ou externes informels, afin d y puiser pour mieux accomplir son travail. 10. Met à profit l expertise ou les connaissances des autres pour avoir rapidement accès à de l information pertinente et utile. 11. Coordonne son travail avec celui de ses collègues pour éviter les lacunes et les chevauchements. 12. Partage ses réussites avec l équipe et reconnaît ouvertement la contribution des autres. 13. Participe activement à l intégration des nouveaux employés par divers moyens : l encadrement, le mentorat ou le partage d information. 14. Fait preuve d initiative en se chargeant de nouvelles tâches ou de nouveaux projets assignés à l équipe. 9

11 Professionnalisme Faire preuve d intégrité et de crédibilité professionnelles et démontrer l importance accordée à l amélioration continue. 1. S exprime avec confiance, en étayant ses arguments et ses décisions de faits. 2. Fait preuve de discrétion et de discernement dans ses décisions concernant le partage d information privilégiée. 3. Se tient au courant des connaissances et des développements récents dans son domaine d expertise. 4. Recherche et saisit les occasions de perfectionner ses aptitudes. 5. Sollicite de la rétroaction et s en sert pour s améliorer. 6. Assume ses erreurs et en tire des leçons. 7. Fait preuve de fiabilité en respectant ses engagements et ses obligations. 8. Prend les mesures nécessaires pour gérer son stress afin de demeurer calme et respectueux(se) en toutes circonstances. 9. Fait preuve d enthousiasme et de fierté par rapport à son travail. 10. Maintient un discours respectueux à l égard de l organisation. 10

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