Traitement des fonds de Laboratoires : Catalogage informatisé

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1 Traitement des fonds de Laboratoires : Catalogage informatisé Hanka HENSENS IRD Montpellier Centre de Documentation Octobre 2004

2 Avertissement Ce module de formation d une demi-journée s adresse à des non-professionnels qui, dans les structures de recherche, ont à informatiser des fonds, en général sur des logiciels personnels de gestion de bibliographie (du type End Note, Pro Cite ou Reference Manager,...). Le catalogage décrit est donc forcément simplifié, pour s adapter aux besoins des utilisateurs et aux possibilités des logiciels. Résolument pragmatique, il ne prétend en aucune manière être un manuel de catalogage, comme ceux auxquels il est fait référence dans la bibliographie. 2

3 SOMMAIRE I- DEFINITIONS ET PRINCIPES p. 5 (pour avoir un langage commun) 1. Qu est-ce que le catalogage? p Pourquoi normaliser? p Qu est-ce qu une base de données informatisée? p. 8 a. Référence ou Notice bibliographique p. 9 b. Bordereau de saisie p. 9 c. Champs p. 9 d. Séparateurs p. 10 e. Index p. 10 II- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS p. 11 (comment distinguer les différents types de documents, quels renseignements rechercher et où) 1. Monographie p. 12 a. Ouvrage p. 13 b. Document Multigraphié p. 13 c. Partie d une monographie p. 14 d. Série et collection p. 14 e. Rapport p. 15 f. Diplôme p. 15 g. Congrès p Périodique p. 17 a. Article p. 18 b. Numéro spécial p. 18 3

4 III- CATALOGAGE p. 19 (dans quel champs et comment transcrire ces renseignements) 1. Eléments communs à tous les types de documents p. 21 a. Auteurs (physiques et moraux) p. 21 b. Titres p. 24 c. Date de parution p. 25 d. Collation (pagination et illustrations) p. 26 e. Cote et Numéro d Inventaire p. 27 f. Numérotation Internationale Normalisée p Eléments particuliers à un type de document p. 29 a. Monographies (édition et adresse de parution) p. 29 b. Séries et collections p. 31 c. Parties d un ouvrage p. 32 d. Rapports p. 32 e. Diplômes p. 33 f. Congrès p. 33 g. Périodiques p. 34 Annexes p. 35 Bibliographie p.36 Abréviations p.38 4

5 I DEFINITIONS ET PRINCIPES 5

6 CATALOGUER OBJECTIFS Décrire, identifier un document : le catalogage, c est la description de la forme ; l indexation, c est la description du contenu, pour permettre aux utilisateurs de connaître, retrouver, sélectionner ce document. MOYENS Distinguer et relever les éléments d identification d un document, qui diffèrent selon le type du document 1 Elaborer une notice bibliographique strictement normalisée (L ensemble des notices pourra former un catalogue, informatisé ou non, une base de données, une bibliographie,...) En d autres termes, il faut savoir : Quelles informations chercher Où les chercher Comment les transcrire Et, pour les bibliographies et catalogues non informatisés, dans quel ordre, avec quel séparateur, Cf. Ch. II, p Cf. module de formation sur la Bibliographie en décembre 6

7 NORMALISER Qu est-ce que c est? Une norme bibliographique est un standard de description et d échange de données. Elles peuvent être internationales (ISBD 3, normes ISO 3, format d échange UNIMARC), européennes (EN 3 ) ou nationales (pour la France : NF 3, rédigées par l AFNOR 3 )_toutes ces normes étant compatibles entre elles_ ou... propres à une organisation, un service, une personne! Pour quoi faire? La normalisation est indispensable en catalogage informatisé : en interne : pour retrouver les documents. Dans une même base de données, il faut impérativement rentrer toujours les mêmes éléments de la même façon sous peine de perte d information. en externe : pour permettre les fusions et échanges de données entre bases, qui facilitent l enrichissement de sa base et la valorisation de celle-ci à l extérieur, il faut impérativement respecter les normes nationales et internationales. exemples : importation de références des bases de données en ligne (Current Contents, ), réalisation de catalogues ou de bibliographies communes, récupération des données d Horizon, fourniture de notices à une base internationale,...) Les principales normes de catalogage (citées en annexe), prévues pour les fichiers manuels, peuvent être adaptées au catalogage informatisé et simplifiées, à condition de respecter l ordre des informations et la ponctuation. Pour l instant le catalogage se fait encore manuellement, mais il faut savoir que l application de la norme XML au niveau de l Edition permettrait la reprise automatique des informations catalographiques. 3 voir Index développé des abréviations en Annexe 7

8 INFORMATISER : Qu est-ce qu une base de données bibliographique ou documentaire (bibliographic database or library)? Un fichier informatisé A l aide d un logiciel de gestion de base de données (SGBD) Caractérisé par un ensemble de paramètres plus ou moins souples ou fixés, selon les logiciels (et qui peuvent être listés dans un «document de paramètres»). Composé d un ensemble de références (souvent appelées notices bibliographiques) numérotées (longueur de la clef de numérotation et pas de la numérotation fixes ou variables). Ces références sont ordonnées par champs (caractérisés par leur nom, leur longueur, leur type, ) L ensemble de ces champs à remplir se nomme bordereau de saisie Ces champs sont balisés par des séparateurs La base de données est interrogeable via des index (ou fichiers inverses) Attention : L informatisation, qui facilite la recherche (rapidité, exhaustivité,...) ne pardonne pas l à-peu-près, qui peut être compensé (par l ordre alphabétique,...) dans les catalogues papier. N.B. : certains logiciels de gestion de bases de données peuvent ne pas permettre l application des normes de catalogage reconnues, et/ou en imposer d autres, selon la souplesse de définition du document de paramètre. 8

9 La Notice Bibliographique (Reference) Egalement appelée référence ou fiche bibliographique. C est la représentation structurée des principaux éléments d identification d un document. Elle est composée de l ensemble des champs remplis pour décrire ce document. L ensemble des notices constitue la base documentaire. Le Bordereau de Saisie Egalement appelé Grille ou Masque de Saisie. C est l ensemble de tous les champs qui peuvent être remplis pour tous les types de documents qui pourraient être décrits dans la base. Il facilite la sélection et la saisie des éléments d identification (et évite d en oublier). Le champ (Field) Egalement appelé Zone ou Rubrique. C est l élément de base d une notice structurée dans une base de données. Le nombre de champs est un équilibre à trouver entre la souplesse à la sortie (plus on a de champs, plus il est facile d adapter ses éditions papiers, et ses sorties informatiques) et la facilité de saisie et de lecture à l écran. Le nom des champs doit être explicite, sans être trop long. Il doit de préférence avoir une longueur constante (en cas d édition contenant le nom des champs) : choisir le plus long et compléter les autres par des blancs peut être une solution. La longueur des champs : certains champs ont une longueur immuable et facile à calculer (année d édition, sur 4 caractères), d autres seront de préférence illimités (titre). Les champs peuvent être de plusieurs types : alphanumériques ou numériques (ces derniers permettent des calculs. exemple : champ prix) ; répétitifs, c est à dire qui peuvent juxtaposer plusieurs items, qui doivent être pris en compte séparément. exemple : le champs "auteurs" peut en comporter plusieurs, qui 9

10 devront être explicitement séparés pour la machine, afin que chacun des auteurs puisse être interrogé individuellement. Les Séparateurs Souvent imposés par le logiciel, ils sont de 2 types : séparateur nom de champ/contenu de champs, nécessaire pour certaines éditions séparateur de contenus de champs, pour les champs répétitifs. Ce séparateur interne aux champs doit être choisi parmi les caractères de ponctuation qui n ont pas de signification particulière pour le logiciel, et ne sont pas utilisé à l intérieur des champs dans d autres circonstances (si vous avez le choix, éviter les signes de ponctuation). Cela peut être par exemple "/", retour à la ligne, Les Index (Index or Term Lists) Egalement appelés fichiers inverses, ce sont les listes ordonnées (en général alphabétiquement) de tous les mots ou de groupes de mots (séparés par un séparateur en cas de champs répétitifs) contenus dans un ou plusieurs champs d une base documentaire. Chaque mot ou groupe de mots renvoie sur la(les) notice(s) d où il a été extrait. Les index permettent une recherche rapide sur les champs indexés, puisque la recherche s effectuera dans l index et non notice par notice. Ils peuvent guider la recherche, s ils sont fournis aux utilisateurs. Ils permettent également de corriger la base de données, car leur lecture révèle fautes d orthographe, synonymes, erreurs de frappe,... (Si possible, pour éviter, dès le départ, nombre de ces fautes, il faut activer les fonctions qui signalent à la saisie si un mot est déjà ou n a jamais été entré dans la base, et reprendre les mots déjà dans l index plutôt que de les retaper.) 10

11 II TYPOLOGIE DES DOCUMENTS 11

12 La Monographie (monograph) C est un document constituant un ensemble cohérent : une "unité bibliographique". Cela ne signifie pas forcément que le livre ne traite que d un sujet mais qu il sera considéré comme un objet unique, donc qu il peut être décrit dans une seule notice bibliographique. S il est en plusieurs volumes, il devra donc avoir le même titre, les mêmes auteurs, le même ISBN 4. Les informations importantes à relever sur les monographies pour déterminer le type de document et remplir les champs de sa notice se trouvent en général sur : 1. La page de titre (c est l élément qui prime s il y a contradiction), 2. Le dos de la page de titre, 3. La couverture (recto, tranche, verso), 4. La dernière page (achevé d imprimer), 5. Les en-têtes ou pieds de pages (titres repris, pagination) 6. Les introductions, prologues, préambules (à lire en diagonale pour repérer les mentions de colloque ou de diplôme, d auteurs moraux,...) 4 voir Index développé des abréviations en Annexe 12

13 Parmi les monographies, on distingue, par leur forme : L Ouvrage (book) Il est publié par un éditeur (publisher), qui assure la publication et la diffusion, et qui diffère souvent de l éditeur scientifique (editor), responsable intellectuel du document. La mention d éditeur se trouve le plus souvent sur la couverture, sur la page de titre (en bas), sur le verso de la page de titre (dans le Copyright) et/ou sur la dernière page (à cet endroit il est remplacé par l imprimeur, quand celui-ci est différent de l éditeur). Il possède, s il est récent, un ISBN 5, numéro unique identifiant internationalement le document. Ce numéro se trouve au dos de l ouvrage (code barre) et/ou au dos de la page de titre. S il fait moins de 48 pages, le livre prend usuellement le nom de brochure, mais cela n influe pas sur son traitement catalographique. Le Document Multigraphié (grey or underground littérature) Egalement appelé Littérature grise ou Littérature souterraine. C est un "Document dactylographié ou imprimé, produit à l intention d un public restreint, en dehors des circuits commerciaux d édition et de diffusion, et en marge des dispositifs de contrôle bibliographique" (AFNOR) : rapports, thèses, Ces documents sont peu signalés dans les grandes bases de données bibliographiques internationales, d où l intérêt de les signaler dans les nôtres, quand ils en valent la peine (nécessité d une expertise scientifique). La qualité actuelle des logiciels de traitement de texte, des imprimantes et des photocopieuses fait qu on a parfois du mal à distinguer ce type de document du livre édité. D ailleurs, son traitement catalographique peut ne pas différer d un livre édité. 13

14 L auteur moral (qui doit absolument être mentionné) et l éditeur sont souvent identiques, et il ne possède pas d ISBN 5. La Partie d une Monographie (Book section) Que la monographie soit éditée ou multigraphiée, elle peut comporter des parties bien différenciées (chapitres, volumes,... dont les auteurs sont différents, par exemple), qui peuvent être cataloguées individuellement. Ce catalogage est alors dit "à double niveau". Cela signifie que les informations concernant la partie et celles concernant le tout doivent toutes deux être relevées et reportées dans des champs différents. La situation de la partie dans le tout (pages de début et de fin, numéro du tome ou du volume) est alors mentionnée. Les Collections (Series) A l opposé, une monographie peut faire partie d un ensemble plus important. On parle alors de «publication en série». Il peut s agir d un des volumes (division physique d un ouvrage choisie par l éditeur) ou tomes (division intellectuelle d un ouvrage prévue par l auteur) d une collection (ensemble d ouvrages ayant chacun son titre propre regroupés par un éditeur autour d un thème, d une ligne éditoriale,... et paraissant pendant une durée non limitée à l avance) ou d une série (suite d ouvrages ayant un titre commun, et publiés ensemble ou successivement dans le temps). Le nom de la série ou collection, qui peut se trouver sur la couverture, sur la page de titre ou au verso de celle-ci, ainsi que le numéro de volume ou de tome, doivent alors être relevés. ******************** 14

15 Les monographies peuvent également faire l objet d un traitement différent selon leur contenu : Le Rapport (report) Rédigé par ou pour un organisme officiel (Ministère, Organisation internationale,...), il est destiné à informer, de façon contractuelle et répétée, ou à la demande, dans le cadre d une opération précise (Projet de recherche ou de développement, convention,...), sur les activités en cours, ou l état d un problème. Il s agit d informations périssables : la date de rédaction, mentionnée sur la page de titre ou la couverture, doit être reprise, en sus de la date de parution, si elle est différente. S adressant à un public précis, sa diffusion est restreinte : les auteurs moraux et éditeurs (destinataires) doivent impérativement être signalés car ils sont généralement les diffuseurs du document. Il peut être confidentiel durant un certain temps (le préciser dans un champs note, avec la date de fin de confidentialité). Le type du rapport (rapport intérimaire, rapport final, rapport annuel, rapport de mission,...) et son numéro de série, s il en possède un, permettent également son identification. Le Diplôme "Document exposant une recherche originale et ses résultats, présentée à un jury dans un établissement d enseignement supérieur officiellement habilité, et soumis à soutenance publique, en vue de l obtention d un grade ou d un titre universitaire" (AFNOR). Exemple : Mémoire (Dissertation) de Maîtrise ou de DEA, Thèse (Thesis), etc... Le type du diplôme et l Université ou l Ecole de soutenance sont en général spécifiés sur la couverture et/ou sur la page de titre. Le diplôme peut être multigraphié (exemplaires de soutenance) ou édité après coup, le plus souvent après révision et adaptation du texte, et quelquefois changement de titre : même dans ce cas, la mention du 15

16 diplôme initial sera utile. Seules les thèses font l objet d un signalement et d une conservations corrects au niveau national : d où la nécessité de signaler les autres types de diplôme quand ils en valent la peine. Le Colloque (Symposium) Les Actes ou Compte-rendus (Proceedings) de colloques, congrès,... sont une collection de procès-verbaux, de communications ou d autres documents relatifs à cette réunion. Les Communications ou Contributions elles-mêmes peuvent se présenter comme une partie de monographie, comme un tiré à part ou comme un petit multigraphié (support de communication). Elles peuvent donc donner lieu à une description catalographique à un ou deux niveaux. Les éléments d identification de ces types de document sont le titre de la réunion, qui peut différer de celui du document et qui est quelquefois un titre récurrent (dans ce cas relever également le numéro de la réunion), le lieu où elle s est tenue (ville, pays) et les dates (de début et de fin) de l événement, ainsi que l organisateur (Société savante, association,...) qui peut également être l auteur moral et/ou l éditeur. ******************** 16

17 Le Périodique (serial or journal) C est une publication en série, dotée d un titre unique, dont les livraisons ou numéros (issues) généralement composés de plusieurs articles répertoriés dans un sommaire, se succèdent chronologiquement à des intervalles en principe réguliers (hebdomadaires, mensuels, bimensuels,...) et pour une durée en principe illimitée. Le titre du périodique et son ISSN 5 (numéro identifiant internationalement toute publication en série) sont nécessaires pour retrouver le document. Le tout se trouve en général sur la page de couverture, de titre ou de sommaire, et en en-tête ou pied de page. Par contre, l éditeur et le lieu d édition, qui peuvent varier dans le temps, ne sont généralement pas mentionnés. 17

18 Un numéro quelconque de périodique ne forme en général pas un tout cohérent. Aussi, ne sont catalogables que les "unités bibliographiques" suivantes : L Article (article) Il s agit d un texte indépendant constituant une partie d une publication périodique. L article peut se présenter à l intérieur de sa livraison ou comme un tiré-à-part (partie éditée "à part" à l intention de l auteur). Dans les deux cas, le traitement est identique (les éléments d identification du périodique et de la livraisons sont repris en tête ou en pied de page). C est un cas particulier de catalogage à deux niveaux : l année, le volume, le numéro de la livraison et la pagination de l article dans la livraison doivent être mentionnés, mais il n y a ni titre, ni auteur, ni éditeur de niveau supérieur. Le Numéro spécial C est une livraison d une publication en série entièrement consacrée à un sujet particulier. Il possède un titre, et parfois des auteurs (directeurs, éditeurs intellectuels), propres. Quand il est publié en plus des livraisons régulières, il n a pas de numéro. Il est catalogué comme une monographie faisant partie d une collection (exception faite de l absence des renseignements sur l éditeur). La Collection de périodique Cas particulier non abordé ici : signalée dans les catalogues de périodiques uniquement, à des fins de localisation. 18

19 III CATALOGAGE INFORMATISE 19

20 La description bibliographique normalisée (ISBD 5 ) distingue 8 zones, toujours classées dans le même ordre : 1. Zone du titre et de la mention de responsabilité 2. Zone de l édition 3. Zone particulière à certains types de documents 4. Zone de l adresse de publication 5. Zone de la collation 6. Zone de la collection 7. Zone des notes 8. Zone du numéro international normalisé et du prix Chaque zone peut être un regroupement de différents champs (il est en général plus facile de regrouper plusieurs champs que d en diviser un). Exemple : en catalogage informatisé, on distingue le champ auteur (qui est un des champs les plus interrogé dans les bases de données) du champ titre, ce qui facilite la rédaction de bibliographie d article. Certaines zones sont communes à tous les types de document (1, 5, 7) : elles seront évoquées ci-dessous (p.21). Les autres ne concernent que certains types de document (cf. p. 30). On catalogue toujours au niveau du document. Exemple : les mentions d auteur et de titre principales sont celles de la partie si on catalogue un article ou un chapitre. 5 voir Index développé des Abréviations en fin de document 20

21 Eléments communs à tous les types de documents Auteurs (Authors) Ce sont les personnes ou collectivités qui sont responsables de tout ou partie du contenu intellectuel ou artistique d un document. Les auteurs scientifiques étant souvent multiples et devant tous pouvoir être interrogés seuls, ce champ devra utiliser un séparateur. Ils doivent être de préférence tous mentionnés, afin de permettre une interrogation exhaustive, dans l ordre de la page de titre, ou en respectant les indications typographiques, s il y en a (taille et graisse des lettres,...). Si on ne peut faire autrement (champ de taille limitée), supprimer les derniers cités en faisant suivre le dernier auteur cité du séparateur et de la mention "et al." (les logiciels permettent en général de le faire automatiquement à l édition)* Ils sont communément écrits en utilisant majuscules (pour les premières lettres) et minuscules. L utilisation du "tout majuscule" réduit les risques d erreur à la saisie et à l interrogation (accents,...), mais pénalise lors de l édition de bibliographies. L idéal est d avoir un index d interrogation qui translittère tous les noms en majuscules. Ce champ peut être vide en cas de publication anonyme. Il existe deux types d auteurs : les auteurs personnes physiques les auteurs moraux (organisations, collectivités,...) 21

22 Auteurs personnes physiques S il existe des auteurs de plusieurs niveaux intellectuels pour un même document, on peut ne mentionner que les niveaux les plus élevés : les éditeurs scientifiques ou les directeurs de publications, responsables du contenu de l ensemble du document, en faisant suivre leur nom de leur mention de responsabilité : (ed.), (dir.), en priorité, les auteurs principaux (=réels) ensuite, les auteurs secondaires (traducteurs, illustrateurs, collaborateurs, préfaciers, rédacteurs,...) peuvent être omis. La règle générale d écriture est : Nom, Prénom1 Prénom2 (qualificatif 6 principal) si l auteur n est pas auteur Pour distinguer les noms des prénoms (l ordre normalisé dans la page de titre n est pas toujours respecté), recourir à l interrogation de bases de données (la sienne, celles qui pourraient répertorier les publications de cet auteur) ou d internet. Dans le cas d un auteur utilisant plusieurs formes de nom, on choisit la plus répandue, sauf pour les femmes mariées qui changent de nom, où on choisit le nom de plus récent... On "rejette" après le prénom les particules "de" et "d " des noms d auteurs français (même d origine étrangère), sauf s ils sont inclus dans le nom (ex : Barbey d Aurevilly, Jules). Pour les noms étrangers, voir annexe 4 On supprime les titres (Docteur, R.P.,...) Les prénoms ne sont pas toujours développés dans les publications : pour homogénéiser la graphie, on peut décider de ne retenir que les initiales, suivies d un ".". S il y a plusieurs prénoms, les initiales doivent être collées : 6 pour les abréviations à employer, voir annexe 5 22

23 Auteurs moraux Ce sont les collectivités responsables du contenu de la publication. Ne pas confondre avec : les affiliations des auteurs (organismes dont ils font partie, souvent signalés dans les articles de périodiques, pour aider à la demande de tirés-à-part), les financeurs les destinataires d un document,... On peut considérer comme auteur moral un groupe ou une manifestation même temporaire du moment qu il(elle) a un nom particulier. Dans le cas d un champ auteur unique, pour ne pas le surcharger, ne mentionner les auteurs personnes morales : que quand il n y a pas d auteur personne physique, sauf pour certains multigraphiés (rapports, diplômes), seulement si ces collectivités ne sont pas aussi les éditeurs du document. La règle générale d écriture est : Abréviation, Développé, Service, Sous-service (Ville, Pays) (chaque mot significatif commence par une majuscule) Quel que soit la langue utilisée sur la page de titre, le nom de la collectivité (abréviation + développé) s écrit dans la langue la plus couramment utilisée par cette collectivité. Quand il existe une forme officielle en plusieurs langues, on choisit le français. Les abréviations s écrivent sans points après les lettres, si elles se prononcent (acronymes), avec sinon (sigles). Exemple : Orstom,, I.R.D. On ne conserve les abréviations que si elles sont d usage courant. (exemple : on ne conserve pas MTP pour Ministère des Travaux Publics). On les fait suivre de la forme développée (il existe des outils de référence qui peuvent aider à ce développement, sinon interroger internet), sauf si la forme abrégée est plus courante que la forme développée, en particulier dans le cas des acronymes (ex : UNESCO). 23

24 Dans le cas de collectivités hiérarchisées, la succession hiérarchique des services se fait dans l ordre de la page de titre, mais on peut supprimer les niveaux supérieurs s ils ne sont pas nécessaires à l identification, c està-dire si le niveau inférieur est assez connu et s il est autonome. Exemple : on supprime le Ministère, quand l auteur moral est un Institut de Recherche) La localisation de la collectivité (ville, pays) n est pas nécessaire si elle est incluse dans son nom. Exemple : Université Montpellier II Dans le cas d une collectivité territoriale et des services qui dépendent d elle, on omet le qualificatif géographique (Ex : Languedoc Roussillon pour Région Languedoc Roussillon), ou on le rejette en cas d ambiguïté (Ex : Hérault Département) Titres (Titles) Ce champs doit toujours être rempli : s il n y a aucun titre on peut en retrouver un dans le document ou en forger un d après le contenu (le mettre entre crochets : [ ]) S il n y a pas de champs spécifique (alternate title pour le titre traduit, par exemple), la règle générale d écriture est : Les titres sont transcrits tels qu ils sont écrits sur la page de titre. Toutefois les majuscules et la ponctuation peuvent être modifiés pour respecter l usage de la langue (Majuscules à la première lettre du titre et des noms propres uniquement, en français) et éviter des confusions avec les ponctuations du catalogage (ex. : n utiliser ":" qu entre titre et sous-titre). On ne rejette pas les articles. Si on ne peut faire autrement (champ de taille limitée), on peut abréger un titre en remplaçant la partie abrégée par «(...)». On peut aussi corriger une graphie fautive ou développer une abréviation entre crochets("[ ]"). Dans le cas de plusieurs titres parallèles, en plusieurs langues, on met 24

25 en premier le titre dans la langue la plus utilisée dans le document, ou le premier titre cité, si toutes les langues ont la même importance. Si le document est un recueil composé de plusieurs documents indépendants : s ils sont détaillés dans la page de titre, on respecte l ordre de celle-ci ou les indications typographiques sinon, on peut énumérer les différents titres en sous-titre (s il y en a moins de trois), ou dans le champ Note. Si le document est une partie d un autre document, et que les autres parties n ont pas vocation à entrer dans la base, il n est pas nécessaire d effectuer un catalogage à deux niveaux : le titre générique peut être entré en titre et le titre spécifique en sous-titre (ex : Géographie Universelle : Amérique Latine) Ne sont pas repris en sous-titre les informations détaillées dans un autre champs : collection, auteurs, colloque, thèse,... Les avant-titres, dont la typographie est moins importante que le titre, sont rejetés en sous-titre, si c est possible. Date de publication (publication year) De préférence, ce champ, qui est l un des plus interrogé devra être individualisé, et ce d autant plus qu il peut-être rédigé différemment dans les différents types de bibliographies. On remplit toujours ce champs. Si on ne trouve pas de date on peut : la remplacer par la date de copyright (verso de la page de titre), ou la date d impression (achevé d imprimer) la retrouver dans une base bibliographique faire une approximation d après le contenu du document : dans ce cas on écrit - aaaa/ca (approximation de l année) ou - aaa-/ca (approximation de la décennie) 25

26 en dernier recours uniquement, la remplacer par "s.d." (sans date) En documentation, on choisit de préférence de se limiter à l année de publication : aaaa plutôt que la forme précisée : aaaa/mm/jj, car cette dernière forme (utile pour les périodiques), peut être pénalisante pour l édition de bibliographie. Il s agit toujours de la date de l édition cataloguée (en cas de réédition sans modification, de fac-similé,...) On peut corriger une date si elle est manifestement erronée (ex 1697 pour 1997) Collation La collation est la description physique du document. Elle est réduite dans les bases documentaires (pagination simplifiée, illustrations), mais peut être très développée dans les bibliothèques (pagination détaillée, format,...). Il est préférable de créer 3 champs : volume, pages, illustrations. Sinon, l écriture de cette zone prend la forme : Elle s écrit sous la forme : Pagination Dans les bases documentaires, on peut se contenter de donner le total des pages du document : en cas de pagination multiple (numérotations successives, utilisant parfois des chiffres différents), on peut aditionner les différents nombres Exemple : XVI p. = 136 p. - Si le nombre de pagination différentes est trop important, on 26

27 peut remplacer ce total par "p. mult." - Dans le cas de plusieurs volumes, on n additionne pas les différentes pagination si elles ne sont pas continues : x, y, z p. - S il existe des planches hors texte, on peux éventuellement le préciser, après la pagination : x p.-y pl. h.t. en cas de document non paginé, on peut compter le nombre de pages, ou l évaluer, entre crochets. - Si le document est trop important, le remplacer par "n.p." (non paginé) Illustrations On peut simplement noter la présence d illustrations ("ill.") et de références bibliographiques ("ref. bib.") ou détailler les différentes sources pouvant être reprises directement par les lecteurs : graphiques = représentation graphique de données chiffrées, tableaux, photographies, cartes, éventuellement en en donnant le nombre : x ill., x graph., x tabl., x photo. n.b. (ou coul.), x cartes h.t., x ref. bib. Les différents types d illustration sont séparés par une ",". Il est conseillé de détailler en clair le matériel d accompagnement, après un "+" (exemple : ill. + 1 disquette). Cote et/ou Numéro d Inventaire La cote est l ensemble des signes (lettres et chiffres) attribué à un document en vue de le retrouver. Cette cote de rangement peut aussi être une cote de classement (repérage du contenu du document). Elle peut indiquer que le document se trouve dans une autre bibliothèque, dans un bureau de chercheur,... 2 documents identiques auront la même cote. Le Numéro d Inventaire est un numéro unique attribué chronologiquement à tous les documents entrés dans un fond et permettant de l identifier. Dans le cas d un classement chronologique des document, il peut être identique à la cote. 2 documents identiques auront 2 numéros d inventaire différents. 27

28 Numéro International Normalisé Concernent uniquement les documents édités. ISBN (pour les monographies) 10 chiffres écrits sous la forme : X-XXXXXXXX-X (le bloc des 8 chiffres centraux est divisé en deux parties dont l importance respective peut différer signalant l éditeur et le numéro de publication) ISSN (pour les périodiques, séries et collections) 8 chiffres écrits sous la forme : XXXX-XXXX (En cas de collection et de sous-collection, l ISSN sera celui de la souscollection) Dans le cas de numérotation multiple (séries et collections de monographies), séparer les différents ISBN et ISSN par le séparateur. Les ISBD 5 recommandent de mettre le prix dans cette zone. Cela peut se révéler gênant dans le cas d édition bibliographique comprenant la numérotation internationale. Si vous avez besoin de ce type d information, il est préférable de créer un champs supplémentaire pour le prix, champs qui sera déclaré comme champs numérique, pour y effectuer des opérations comptables. 28

29 Eléments d information propres aux : Monographies Edition Il s agit de signaler le numéro de l édition, ou des différences significatives de contenu ou de présentation par rapport à une édition antérieure ou simultanée. Cette mention peut être explicite sur le document (cf p. 12, Typologie des documents) ou être trouvée par ailleurs (dans ce cas la mettre entre [ ]) Elle s applique au document au niveau où il est catalogué. Elle s écrit dans la langue de la publication. S il y a plusieurs mentions d édition, les séparer par une ",". En cas d absence de champs spécifique, elle peut être fusionnée dans le champs Titre : Titre. - Edition Elle utilise de nombreuses abréviations. Exemples : "2e ed." ou "3rd ed." ou "nouv. ed. rev. et augm./dupont, P." ou "ed. corr. de l ouvrage "A la recherche..." " Adresse de Publication Elle se compose de la ville d édition (place published) et de l éditeur (publisher) : le responsable de la fabrication et de la diffusion de la monographie (à différencier de l éditeur scientifique, responsable intellectuel). Elle peut faire l objet de 2 champs distincts. En cas de champ unique elle s écrit sous la forme : 29

30 ville La ville est toujours citée dans la langue du pays d édition. Elle peut être suivie, entre parenthèses, du nom du pays, éventuellement abrégé (abréviation numérisée) ou, pour les Fédérations (Etats-Unis par exemple), du nom de l Etat. S il existe plusieurs lieux, pour un même éditeur, on peut n en citer qu un (la première ville ou celle mise en valeur par la typographie) ou en citer trois au maximum (celle citée ci-dessus et la française, par exemple). Les différentes villes sont alors séparées par un "; " : Si aucune ville n est mentionnée dans les sources principales, on peut : tenter de la trouver par ailleurs (la mettre entre [ ]) la remplacer par le pays, la province,... (entre [ ]) en dernier recours, la remplacer par "s.l." (sin loco = sans lieu, en latin) Editeurs Supprimer les mentions inutiles comme : «Editions du», «Publisher», «and Sons», «Cie», «SARL», «Ltd», «Librairie»,... Si l éditeur est un nom de personne, Abréger les prénoms (ex. : F. Maspéro) Supprimer la référence au nom de personne s il double un nom d éditeur (ex. : Actes Sud, Hubert Nyssen devient Actes Sud) Si le nom d éditeur est une abréviation connue, la conserver, sans "." entre les lettres (ex : PUF) peu connue ou ambigüe, le développer après une ", " ou en Note. Si plusieurs éditeurs sont mentionnés, on peut en citer trois (dont le premier cité et le français, s il existe), sous la forme : ville1 : éditeur1; ville2 : éditeur2, si les villes sont différentes ville : éditeur1 : éditeur2, si la ville est la même 30

31 Si un même éditeur est mentionné en plusieurs langues, choisir celle du pays d édition. Si l éditeur change en cours de publication d une série, le mentionner en Note. Si aucun éditeur n est mentionné, il faut : essayer de le trouver par ailleurs (à mettre entre [ ]) à défaut, mettre le nom de l imprimeur ou du diffuseur le remplacer par : "s.n." (sin nomine = sans nom, en latin) Séries et collections Les mentions de série ou de collection sont données entre parenthèses, mais les parenthèses peuvent être ajoutées lors de l édition de cette zone, il n est pas la peine de les rentrer dans le champ. Quand il existe plusieurs mentions de collection et/ou série, elles sont séparées par le séparateur. Les règles d écriture des titres de série ou collection sont les mêmes que celles de la zone Titre (il peut être fait mention de titres parallèles en plusieurs langues). Séries : (Titre commun : sous-titre/mention de responsabilité; numéro de volume) La mention de responsabilité n est nécessaire que quand les auteurs de la série sont différents de ceux du volume, ou que le titre n est pas significatif (ex. : Oeuvres complètes/rimbaud, Arthur). Collections : (Titre de collection : sous-titre de collection / mention de responsabilité. Sous-collection ou Section; numéro dans la collection ou sous-collection) Les mentions d édition ("nouv. série" ou "éd. brochée") sont considérées 31

32 comme des sous-titre de collection. Les mentions de responsabilité ne sont nécessaires que quand le titre de la collection est non-significatif (ex. : Etudes et thèses/orstom). Le terme "Collection" n est maintenu que s il est nécessaire. Quand le titre de la sous-collection suffit à l identification, on ne conserve pas celui de la collection. Quand le document est numéroté dans la sous-collection, on le privilégie par rapport au numéro dans la collection. Parties d un ouvrage Les auteurs et titres génériques peuvent se retrouver : dans deux champs spécifiques, s ils existent (Book Title, Book Authors) dans le champs Collection (Series) s il s agit d un volume d une série à défaut, dans le champs Titre, sous la forme : Les règles d écriture des Titres et Auteurs Génériques sont les mêmes que celles des auteurs spécifiques. Rapports Faute de champs spécifiques, les précisions spécifiques à ce type de document peuvent être mentionnées : Pour les opérations (Projet de recherche ou de développement, convention,...) et numéro de série : dans la zone Série ou Collection, sous la forme Pour le type du rapport, la date et les circonstances de sa rédaction : en sous-titre Pour les auteurs et destinataires du rapport : avec les auteurs et éditeurs scientifiques. 32

33 Diplômes Les précisions concernant les diplômes peuvent se retrouver : dans un champs spécifique, dans le champs Titre ou le champ Notes, sous la forme : Type du diplôme : Spécialité du diplôme : sous-spécialité : Ville de soutenance : Pays : Université de soutenance : date de soutenance Choisir, pour l intitulé de l Université, la forme "Ville N " (ex. : Montpellier 3) : il n est alors pas besoin de mentionner la ville de soutenance. Pour la date de soutenance, on peut se borner à signaler l année (aaaa) ou préciser (aaaa/mm/jj). L Université de soutenance doit se retrouver parmi les auteurs moraux, et comme éditeur de l exemplaire de soutenance. Congrès Les précisions concernant les congrès peuvent se retrouver : dans un champs spécifique, dans le champs Titre ou dans le champ Notes, sous la forme : Titre du congrès. Série du congrès; numéro du congrès; dates du congrès; ville du congrès, Pays Les dates seront citées sous la forme : aaaa/mm/jj-jj, s il s est déroulé dans le même mois; aaaa/mm/jj-mm/jj, s il s est déroulé à cheval sur deux mois; aaaa/mm/jj - aaaa/mm/jj, s il s est déroulé à cheval sur deux années. La collectivité organisatrice devra se retrouver en auteur moral, et en éditeur de la version multigraphiée des actes ou communications. Le titre propre du congrès se retrouvera dans le champs Titre, le titre d une série de congrès dans le champs Collection. 33

34 Périodiques Le titre du périodique, ses éventuels sous-titre ou section, d une part, et les numéros de volume et de numéro, d autre part, se retrouvent : dans 2 champs spécifiques (Journal Title et Volume), ou à défaut dans le champs Collection sous la forme : Titre du périodique : sous-titre. Section ; volume, numéro ******************************* Il existe d autres types de documents, aisément identifiables (photographies, cartes, documents audios et/ou visuels, documents numériques) qui demandent la prise en compte d autres éléments d identification. Se référer aux normes concernant ces documents (cf. Bibliographie en annexe). 34

35 ANNEXES 35

36 Bibliographie Les principales normes françaises de catalogage sont : Z : Catalogage des monographies 7 Z : Catalogage des monographies 7 : description bibliographique allégée Z : Catalogage des parties 7 Z , 060, 061 et 062 : Particularités des auteurs et des titres 7 Z : Catalogage des publications en série 7 (pour catalogues de périodiques) Z (Catalogage des images animées), Z (Catalogage des enregistrements sonores), Z (Catalogage des documents cartographiques), Z (Catalogage de l image fixe), Z (Catalogage des documents électroniques) AFNOR.-Documentation : 2. Catalogage.-5. ed.-paris : AFNOR, (Recueil de normes françaises).-719 p. ISBN Bureau Francine (il existe une édition 1996 en 3 tomes, dont 2 sur le catalogage : COTE ) AFNOR.-Formation des bibliothécaires et documentalistes : normes pour l épreuve de catalogage.-paris, AFNOR, vol., p. mult. ISBN COTE 124TRAINF FOR Boulogne, A. (coord.).-vocabulaire de la documentation.- Paris : AFNOR, (Les Dossiers de la Documentation).-334 p. ISBN COTE 010ENCATL DI VOC Breton, Jacques (dir.).-la Pratique du catalogage, recueil d exercices : 1. Exercices; 2. Corrigés.-3. ed.-munich; Paris : Saur, vol., p. ISBN COTE 124TRAINF BRE 7 disponible au centre de documentation 36

37 Dussert-Carbone, I. ; Cazabon, M.R.-Le catalogage, méthodes et pratiques : 1. Monographies et publications en série.-paris : Cercle de la librairie, (Bibliothèques).-493 p. ISBN COTE 124TRAINF DUS Guinchat, Claire; Skouri, Yolande.-Guide pratique des techniques documentaires : 2. Traitement de l information.-nouv. ed. rev.-vanves : Edicef; Aupelf/Uref, (Universités Francophones).-303 p. ISBN COTE 124DOCGEN GUI Ranjard, Sophie; Gruber, Benoît.-Les 400 mots de la documentation et des technologies associées : lexique pratique et adresses utiles.-paris : 2H Editor, p. ISBN X COTE 010ENCATL DI RAN 37

38 INDEX DES ABREVIATIONS AFNOR = Agence Française de Normalisation ca = circa (environ, en latin) EN = European Normalisation et al. = et alii (et autres, en latin) ISBD = International Standart Bibliographic Description ISBN = International Standart Book Number ISSN = International Standart Serial Number ISO = International Standart Organisation NF = Normalisation Française s.d. = sine die (sans date, en latin) SGBD = Système de Gestion de Base de Données s.l. = sine loco (sans lieu, en latin) s.n. = sine nomine (sans nom, en latin) 38