Forum de Dakar pour la paix et la sécurité en afrique

Transcription

1 Forum de Dakar pour la paix et la sécurité en afrique 2 éme édition 9 & 10 novembre 2015 Informations pratiques

2 Forum international de Dakar sur la Paix et la Sécurité en Afrique INFORMATIONS PRATIQUES 75

3 Le Forum international de Dakar sur la Paix et la Sécurité en Afrique est heureux de vous accueillir en tant que personnalité hautement qualifiée. Pour assurer le meilleur séjour possible, nous vous invitons à prendre connaissance de ce document et surtout à nous transmettre toutes les informations qui seront utiles. Les numéros de téléphone communiqués dans ce document ne seront actifs qu à partir du lundi 2 novembre Avant cette date, merci de nous contacter par mail : inscription@dakarforum.org Transport & Visa Pour plus d informations : inscription@dakarforum.org Depuis le 1 er mai 2015, aucun visa biométrique payant n est nécessaire pour entrer sur le territoire sénégalais. S agissant des participants encore soumis à l obtention d un visa, toutes les dispositions seront prises pour permettre l embarquement à bord des vols, ainsi que l accueil à l arrivée à Dakar. Un courrier sera transmis le 1 er novembre aux personnes se trouvant dans ce cas de figure. Il donne instruction aux autorités aéroportuaires du lieu de départ de laisser embarquer toute personne porteuse de ce courrier. A l arrivée à Dakar, une équipe spéciale du ministère des affaires étrangères sénégalais prendra en charge gratuitement toute les formalités administratives nécessaires du visa. Accueil à Dakar En cas de difficulté à l aéroport : PHILIPPE Vous serez accueillis à votre arrivée à l aéroport de Dakar-Léopold Sédar Senghor. Un panneau avec le logo du Forum international de Dakar vous permettra de nous identifier soit au Salon d honneur, soit dans le hall de l aéroport. Un guichet d accueil spécifique du Forum sera visible dès votre arrivée dans le hall de l aéroport. Une équipe de l organisation vous accompagnera dans l ensemble des démarches administratives nécessaires. Un véhicule vous conduira ensuite à votre hôtel, ou sur le site du Forum en fonction de vos horaires d arrivée. Hébergement En cas de difficulté à l hôtel : votre hôtesse King Fahd : Fax : Radisson Blu : Fax: Hôtel des Almadies : / Fax Terrou Bi : Fax: Nous aurons le plaisir de vous accueillir au King Fahd Palace*****, au Terrou Bi*****, à l Hôtel des Almadies*** et au Radisson Blu*****. À votre arrivée à l hôtel, une hôtesse vous accueillera et vous remettra votre badge ainsi que la clef de votre chambre. Pendant toute la durée de votre séjour, elle sera à votre disposition de 7:00 à 22:00 pour répondre à vos questions et vous renseigner sur l organisation du Forum. Pour les personnes prenant en charge leur hébergement, nous procéderons à une préréservation qui devra être confirmée par l envoi du formulaire de réservation. L organisation du Forum rappelle que les invitations étant personnelles, le transport aérien ainsi que l hébergement sont à la charge des représentants et des accompagnateurs. Seuls seront pris en charge la pré-réservation des hôtels, l accueil à l aéroport ainsi que les déplacements locaux liés au Forum et la restauration. Déplacements lors du Forum En cas de difficulté : PHILIPPE Le Forum est un lieu d échanges et de convivialité. La relation entre les participants étant une dimension majeure lors de ce rendez-vous à Dakar, les personnalités sont invitées à prendre place à bord des moyens de transport collectifs. Aucun appel dans les chambres n étant effectué, nous vous remercions de respecter les horaires de départ des cars pour les différents rendez-vous du Forum, du dimanche 8 novembre au soir au mardi 10 novembre au soir. En cas d absence lors des départs des cars, nous vous invitons à vous rendre par vos propres moyens au Centre des Congrès du King Fahd Palace. Dans l intention d accueillir au mieux les participants au cours du Forum, nous pourrons éventuellement 76

4 Forum international de Dakar sur la Paix et la Sécurité en Afrique faciliter vos déplacements pour raisons professionnelles (tout transport pour convenance personnelle demeure à la charge des participants). Néanmoins, ces demandes de transport spécial formulées moins d une heure avant le départ ne pourront être prises en compte. En fonction de la disponibilité de nos moyens, l organisation peut ne pas être en capacité de prendre en compte une demande tardive. Les participants repartant par un vol le mardi 10 novembre au soir sont invités à déposer leurs bagages à la bagagerie du King Fahd Palace. Ceuxci seront acheminés à l aéroport en fin de journée par l organisation du Forum. Badges Contact au Centre de conférences : AMELIE ou TIPHAINE À la fois pour des raisons pratiques et de sécurité, le port du badge est obligatoire et doit être visible pendant toute la durée du Forum. Ces badges personnalisés comportent un certain nombre d informations apparentes destinées à faciliter la mobilité des participants ainsi que les contrôles de sécurité. Ils comportent 10 niveaux de sécurité différents, et garantissent l accès au Centre des Congrès, ainsi qu aux différentes salles. Les badges des participants seront donc régulièrement contrôlés. La délivrance des badges aura lieu dans les différents hôtels du samedi 7 novembre à partir de midi au dimanche 8 novembre jusqu à 16 heures. À partir de 17 heures, le dimanche 8 novembre, les badges seront disponibles uniquement au Radisson Blu pour le reste de la soirée. Le lundi 9 et le mardi 10 novembre, les badges seront délivrés exclusivement à l accueil du Centre des congrès du King Fahd Palace. En cas de perte de badge, un enrôlement sera effectué sur place. Merci de comprendre que, pour des raisons de sécurité, cette procédure sera longue. Pour les personnes dont les données d inscriptions transmises seraient incomplètes, un enrôlement spécifique sera effectué sur place : - Au Radisson Blu le dimanche 8 novembre de 17 heures à 20h30 - Au King Fahd Palace les lundi 9 et mardi 10 novembre à partir de 07h30. 77

5 Restauration Contact au Centre de conférences : à l accueil Du 8 au 10 novembre, le Forum prendra en charge la restauration des participants. En dehors de ces dates, les repas seront à la charge du participant. Centre de conférences Le Forum aura lieu au Centre des Congrès du King Fahd Palace. Toutes les dispositions ont été prises pour répondre à vos besoins sur le site du Centre des Congrès : - guichet d accueil pour prendre en considération toutes vos demandes ; - traduction des discussions avec la mise à disposition de casques. Merci de noter que chaque salle dispose de casques qui lui sont propres. Vous devrez vous en munir à l entrée de la salle et les déposer lors de votre sortie. Ils ne peuvent être employés dans une salle autre que celle qui leur est assignée ; - restauration ;... Les personnes disposant déjà d un badge pourront accéder au Centre des Congrès par l atrium du King Fahd Palace. Les autres devront se rendre à l accueil du Centre des Congrès pour prendre possession de leur badge. Atelier et Conférences Plus d informations : Contact Ateliers : LINDA LINDA lsissi@ceis-strat.com salle de restauration salle de restauration 6 salles de bilatérales : A B C D E F Réunions bilatérales Contact Bilatérales : ODILE ou organisation@dakarforum.org Des salles consacrées aux réunions bilatérales ou multilatérales sont prévues, pour des rencontres allant de 2 à 40 personnes. Les demandes de réservation de ces salles doivent être communiquées le plus tôt possible, afin de s assurer de leur disponibilité. Une personne dédiée à l organisation de ces réunions sera à disposition dans les bureaux de l organisation au sein du Centre des Congrès. 78

6 Forum international de Dakar sur la Paix et la Sécurité en Afrique 3 salles d Atelier 3 salles de bilatérales + 2 salles de multilatérales Espace réservé Salle de conférence de presse Lounge Organisation Sécurité et contrôle des badges Hôtesses Centre presse Contact Presse : presse@dakarforum.org HELENE ou VINCENT Un Centre presse est organisé. Equipé de connexions wifi, il accueillera les journalistes accrédités. Santé Le vaccin contre la fièvre jaune n est plus obligatoire pour entrer au Sénégal, excepté pour les passagers provenant de zones d endémie amarile. Les vaccins contre la fièvre jaune, l hépatite A et B, sont cependant conseillés ainsi qu un traitement antipaludéen. Le Sénégal dispose de moyens sanitaires complets (SOS Médecins, etc.) qui seront renforcés par un dispositif spécifique à l occasion du Forum afin de répondre à toute situation. Devise & Change Le Sénégal fait partie de la zone de la communauté financière africaine (CFA). Le franc CFA est garanti en euros par le Trésor français, mais n est pas convertible en dehors du territoire des pays africains membres de la zone franc. Le franc CFA a une parité fixe avec l euro (1 000 FCFA = 1,524 euros, 1 euro = 655,957 FCFA). Il est possible de retirer de l argent dans les banques et dans des distributeurs avec un chéquier ou une carte bleue. Décalage horaire Le Sénégal est à l heure GMT. 79

7 Institut Panafricain de Stratégies Cité Ngor-Almadies, Route de l aéroport - Dakar Tel/Fax : Compagnie Européenne d Intelligence Stratégique 280 boulevard Saint Germain Paris Tel : +33 (0) Fax : +33 (0)

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