Directives pour des transactions en règle. Guide administratif Exploitation des produits d assurance vie MISE À JOUR EN COURS

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1 MISE À JOUR EN COURS Nous avons entamé la mise à jour du contenu et de la présentation graphique du présent guide pour y intégrer notamment notre nouvelle marque ivari. Entre-temps, vous pouvez continuer à utiliser la version actuelle comme source fiable de renseignements et de lignes directrices. Si vous avez des questions, veuillez appeler nos Services aux clients au Guide administratif Exploitation des produits d assurance vie Directives pour des transactions en règle RÉSERVÉ AUX CONSEILLERS

2 Table des matières Services aux clients de la Transamerica Vie Canada (TLC) 4 Utilisation de ce document 5 Transactions des polices d assurance vie en vigueur 6 Heures de tombée... 6 Modes de paiement acceptés... 7 Dépôts supplémentaires (vie universelle)... 8 Annulations/rachats... 9 Rachat intégral ou partiel/annulations Retrait des participations capitalisées ou rachat des bonifications d assurance libérée Changement de la prime périodique projetée ou autres changements Congé de primes ou dispositions en cas de déficit Transfert entre fonds Transfert direct (T2033) Avances sur police ou avances sur police au titre de la stratégie des avances pour placement (SAP) Débits préautorisés Établissement des débits préautorisés (DPA) Provision insuffisante Réactivation du programme DPA Arrêt du programme DPA Changements bancaires Modification de la périodicité des versements de primes Modifications de police 23 Ajout d un enfant à un avenant en vigueur Changement de la date de naissance Correction de l indication du sexe Exercice de l option de non-déchéance Réduction du capital assuré ou de la somme assurée Annulation d une couverture, d une garantie ou d un avenant Passage d une couverture conjointe à une couverture sur une seule tête Fractionnement de police Survie Option d adaptation permettant de passer d une couverture conjointe payable au premier décès à une couverture conjointe payable au dernier décès avec déductions ou primes jusqu au dernier décès Assurance libérée réduite (ALR) pour les régimes d assurance vie entière Option Optimiseur (vie universelle seulement) Option de réduire d office le capital assuré Cessation de l option Optimiseur

3 Table des matières suite Modifications faisant l objet d une tarification 35 Remplacements Demande de taux non-fumeur Élimination ou réduction de la surprime ou changement de la catégorie de risque Ajout ou réduction d une couverture (personnes assurées actuelles ou nouvelles) Changement du coût d assurance Changement de l option de capital-décès Remises en vigueur Substitution d assuré Avenant d'option d'achat Transformation Transformation d une police assortie d un avenant d assurance maladies graves (MG) Programme de substitution de la Temporaire Titres 47 Duplicata de la police Changement de propriété, de bénéficiaire ou de nom s relatives au changement de propriété s relatives au changement de bénéficiaire s relatives au changement de nom Successeur ou propriétaire subsidiaire Cessions Libération de la cession Administration générale 53 Demande de changement d adresse Procuration limitée s générales Directives à l intention des conseillers lorsqu une procuration limitée ou une lettre d autorisation est versée au dossier de la Transamerica Vie Canada Transactions acceptables en vertu d une procuration limitée Décès d un propriétaire 56 Propriétaire unique Propriétaire subsidiaire Propriétaires multiples Propriété conjointe Propriété en commun conjoints Propriété en commun non-conjoints Traitement des demandes de règlement Règlement au décès s relatives aux règlements Traitement express des demandes de règlements Demandes de règlement relatives à l invalidité et à l exonération des primes Demandes de règlement relatives à l assurance maladies graves (MG) Demandes de règlement relatives à l assurance AvantageCritique MC

4 Table des matières suite Annexes 59 Formulaires Formulaire d affectation (PS425FR) Demande de services (PS339FR) Changement de bénéficiaire (PS367FR) Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR) Demande de modification de police (LP386FR) Formulaire d identification et de détermination de l existence d un tiers (IP-LP782FR) Tableau des codes de fonds vie universelle (LP946FR) Demande de transformation (LP1285FR) Proposition d assurance (LP257FR) Formulaire d'identification de personnes politiquement vulnérables (IP-LP1165FR) Formulaire d identification de la personne morale, de l entité non constituée en personne morale ou de la fiducie (IP-LP1166FR) Avis de transfert de propriété (PS371FR) Formulaire Propriétaire successeur (PS373FR) Procuration limitée (LP183FR) Déclaration du médecin Preuve de décès (CL990FR) Rapport de sinistre Déclaration du demandeur (CL334FR) Rapport complémentaire d invalidité Déclaration du demandeur (CL335FR) Classification fiscale internationale d une entité (IP-LP1601FR)

5 Introduction Services aux clients de la Transamerica Vie Canada (TLC) Si vous avez besoin d assistance, il vous suffit de communiquer avec les Services aux clients par téléphone, télécopieur ou courriel, comme suit : Numéro sans frais Courriel pour les demandes de renseignements Services aux clients Télécopieur du Service de l exploitation pour les demandes de services financiers et non financiers Télécopieur pour les demandes de renseignements Services aux clients seulement* Accès-conseiller pour les documents de marketing et des ventes ou autre référence** ou Toronto : lifeservices@transamerica.ca ou ou * Ne pas utiliser ce numéro pour les demandes visant des transactions financières. ** Vous pouvez vous inscrire facilement à Accès-conseiller à partir du site Vous pouvez également obtenir des renseignements sur les taux et consulter des documents de marketing sans avoir à ouvrir une session. 4

6 Utilisation de ce document Directives pour des transactions en règle 2014 C est avec plaisir que nous vous présentons le guide Directives pour des transactions en règle 2010 préparé par le Service de l exploitation des produits d assurance vie de la Transamerica Vie Canada. Le présent guide s applique aux contrats en vigueur seulement. Ce guide vous fournit un sommaire des directives pour des transactions en règle établies par la Transamerica Vie Canada relativement au traitement des transactions visant les produits d assurance vie. Ces directives sont en complément des exigences énoncées dans la proposition et le contrat. Ce guide vous fournit des directives pour que chacune de vos transactions soit en règle et vous indique les mesures qui seront prises par le Service de l exploitation des produits d assurance vie si la transaction n est pas en règle. Remarque : Les propositions et les formulaires les plus récents doivent être utilisés en tout temps. Les anciennes versions ne seront pas considérées en règle. Étant donné que vous êtes nombreux à faire affaire avec plusieurs conseillers œuvrant dans différentes régions, l accès à un service immédiat et de qualité est essentiel. C est la principale raison pour laquelle nous avons pris les mesures nécessaires pour que ces directives soient conçues de manière à revaloriser les services que nous prodiguons à vous et à vos clients. Les transactions qui ne sont pas en règle ne peuvent être traitées. De même, le Service de l exploitation des produits d assurance vie de la Transamerica observera ces directives et ne traitera les transactions incomplètes qu une fois tous les renseignements pertinents reçus en règle. Nous recommandons que toutes les propositions et(ou) transactions reçues par les distributeurs de leurs conseillers soient examinées avant d être soumises au Service de l exploitation des produits d assurance vie. Ces directives s appliquent également aux conseillers qui choisissent de soumettre des transactions directement à nos bureaux. Les transactions incomplètes seront retournées par télécopieur au conseiller ou au bureau du distributeur pour un suivi des renseignements requis. Lorsque la Transamerica Vie Canada modifie ses lignes directrices ou ses procédures, un avis spécial est envoyé à tous les bureaux de distribution pour les informer des modifications et de leurs dates d entrée en vigueur. Le présent guide ne fait pas partie du contrat. En cas de conflit, les modalités du contrat prévaudront. 5

7 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Transactions des polices d assurance vie en vigueur Heures de tombée Services financiers Toutes les transactions financières (par exemple, les dépôts, les retraits et les transferts) sont traitées en fonction de la valeur marchande à la fermeture des bureaux à la date d évaluation, pourvu que nous recevions à notre siège social, les directives ou les transactions, conformément à nos règles administratives, au plus tard à l heure de tombée fixée par nous à la date d évaluation. Si nous recevons votre demande en règle à notre siège social au plus tard à 15 h (heure de Toronto) à une date d évaluation, celle-ci sera considérée comme étant la date d effet de la demande. Sinon, la date d évaluation suivante deviendra la date d effet. Si les directives ou les transactions sont reçues après l heure de tombée, elles seront considérées comme ayant été reçues à la date d évaluation suivante. Nous nous réservons le droit d avancer ou de retarder l heure de tombée de la date d évaluation. Services non financiers Nous nous efforçons de prévoir cinq jours ouvrables pour le traitement des transactions non financières à partir du jour où la demande est reçue en règle à notre siège social. Les transactions en question sont : Changements d adresse Changements de titre (y compris les changements relatifs au bénéficiaire et au propriétaire) Changements bancaires (y compris les débits préautorisés, la date de prélèvement, le mode de paiement et l arrêt des débits préautorisés) 6

8 Directives pour des transactions en règle 2014 Modes de paiement acceptés Chèques Traites bancaires/ mandats Chèques-guichet La Transamerica Vie Canada n acceptera que les modes de paiement par chèque suivants : Chèques personnalisés préimprimés tirés sur un compte bancaire avec le nom et l adresse du remettant préimprimés par la banque. La signature sur le chèque doit correspondre à celle du propriétaire ou du payeur que nous avons au dossier. Chèques d entreprise tirés sur le compte bancaire canadien d une entreprise (sous réserve des exigences de détermination de l existence d un tiers pour les comptes d entreprise). Chèques tirés sur le compte de placement canadien du client (émis sur les formulaires d institutions et portant le numéro de compte et le nom du client). Les traites bancaires sont acceptées sous réserve des conditions suivantes : Pour les montants de 500 $ et moins. Pour les montants de $ et moins, les deux conditions suivantes doivent être satisfaites : Le nom du remettant est préimprimé sur la traite bancaire par la banque au moment de l émission; et La police de caractères du nom du remettant correspond à la police utilisée pour le reste de la traite bancaire. Tout autre montant si l une des conditions suivantes est satisfaite : Le nom et le numéro de compte du remettant sont préimprimés au moment de l émission, la police de caractères du nom du remettant correspond à la police utilisée pour le reste de la traite bancaire, et la traite bancaire est signée par le directeur ou un employé de la banque; ou La traite bancaire est accompagnée d une lettre sur le papier à entête de la banque contenant le sceau de la banque. Cette lettre est signée par le directeur ou un employé de la banque et confirme que les fonds ont été souscrits par le remettant à partir de son compte bancaire. Elle doit inclure le nom du remettant et le numéro de compte bancaire. Acceptés pour les paiements de $ et moins, pourvu que le numéro de compte soit préimprimé et que la signature sur le chèque corresponde à celle du propriétaire ou du payeur que nous avons dans notre dossier. Pour les montants supérieurs à $, il faut soumettre une lettre de la banque. 7

9 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Dépôts supplémentaires (vie universelle) Les polices d assurance vie universelle sont admissibles à des dépôts additionnels dans le volet «placement». Les polices constituent un abri fiscal, conformément aux lignes directrices gouvernementales. Il est recommandé d appeler le Centre d appels du Service à la clientèle - Produits d assurance vie pour connaître le montant d abri fiscal disponible aux termes de la police. Les dépôts seront affectés conformément aux instructions fournies sur le Formulaire d affectation figurant dans le dossier conservé au siège social. Lorsqu un changement d affectation est requis, un nouveau formulaire d affectation doit être rempli et signé par le ou les propriétaires ou la personne autorisée. Pour en savoir plus sur l affectation des dépôts, reportez-vous au Tableau des codes des fonds (LP946FR) se trouvant à la section Annexes du présent guide. Chèque préimprimé Numéro de la police L affectation des dépôts ne devrait pas être fournie sur le chèque. Veuillez plutôt remplir le Formulaire d affectation (PS425FR) ou fournir une lettre de directives. (Voir Modes de paiement acceptés à la page 7.) Formulaire d affectation (PS425FR) Lettre de directives, nom du propriétaire de police et de l assuré Nom et code du distributeur et du conseiller détenant le contrat Demande de dépôt additionnel et instructions relatives au dépôt datées et signées par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et un témoin Doit porter la signature du ou des propriétaires de police ou de la personne autorisée, et inclure les mêmes renseignements que le formulaire d affectation mentionné ci-dessus. 8

10 Directives pour des transactions en règle 2014 Annulations/rachats Nom du ou des propriétaires et de l assuré Type de régime Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o _ / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et y indiquer que la police d assurance vie doit être annulée; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police et demandant l annulation de la police d assurance temporaire. Inclure la signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic de faillite, le cas échéant. Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. REMARQUE : L original ou une télécopie de la demande est acceptée. Un témoin doit attester chaque signature autorisée. 9

11 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Rachat intégral ou partiel/annulations Instructions relatives aux retraits Instructions relatives au rachat (chèque) Instructions relatives aux transferts électroniques de fonds (TEF) Numéro de police NAS Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie 4 intitulée «Je demande le rachat aux termes des dispositions de la police» de la Demande de services PS339FR; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquer : S il s agit d un rachat intégral ou d un rachat partiel maximum ou indiquer le montant du rachat et s il s agit du montant net ou brut. Pour les anciennes polices vie universelle de NN : Fournir des directives claires quant aux fonds devant faire l objet du rachat. Si la police comporte une combinaison d enregistrements, le client doit indiquer si le retrait doit provenir de fonds enregistrés ou non enregistrés ou des deux. Tous les chèques sont acheminés au propriétaire de police indiqué au dossier, à moins d indication contraire. Une lettre distincte de directives signée par le propriétaire de police doit être envoyée au distributeur ou au conseiller inscrit au dossier. Si aucune directive n est fournie, le chèque sera envoyé à l adresse du propriétaire figurant dans notre dossier. Dans tous les cas, une lettre confirmant les détails du rachat sera transmise directement au propriétaire. Un chèque personnalisé préimprimé portant la mention «annulé» du propriétaire de police est requis pour traiter un TEF directement au compte bancaire du propriétaire de police. L original d un formulaire ou d une lettre de directives dûment rempli(e) et estampillé(e) par la banque destinataire indiquant le nom du détenteur du compte (qui doit être le propriétaire de police) et les détails du compte bancaire. Une demande signée du propriétaire de police pour le TEF au compte bancaire déjà inscrit au dossier et utilisé pour le paiement des primes de la police (une télécopie est acceptée). Si une demande est soumise directement par le propriétaire de police à la Transamerica, l original d un chèque portant la mention «annulé» est requis. Si un TEF est effectué vers un compte qui n est pas déjà inscrit au dossier et que la demande provient directement du propriétaire de police, il est possible que nous appelions le client pour confirmer les renseignements bancaires avant de traiter la transaction. 10

12 Rachat intégral ou partiel/annulations (suite) Directives pour des transactions en règle 2014 Signature de tous les propriétaires de police et de l assuré Signature du bénéficiaire irrévocable, cessionnaire et syndic en faillite (le cas échéant) Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. La demande peut être envoyée par télécopieur. REMARQUES : 1. Un témoin doit attester chaque signature autorisée. 2. Les conseillers ne peuvent, en aucune circonstance, signer les demandes de rachat. 3. La procuration limitée de la Transamerica ne s applique pas aux rachats. Les demandes de rachat signées par le conseiller aux termes d une procuration limitée ou autre seront rejetées. 4. Si la police est cédée, on doit recevoir l autorisation de l établissement détenant la cession ou une libération de cession. 5. Une période de conservation de 30 jours s appliquera avant le rachat des parts additionnelles d un fonds souscrites par le biais de débits préautorisés (DPA). 11

13 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Retrait des participations capitalisées ou rachat des bonifications d assurance libérée Le retrait des participations capitalisées de la police ou le rachat des bonifications d assurance libérée se fait dans le but de s acquitter d une prime, de réduire ou de rembourser une avance ou de recevoir les fonds. Pour faire une demande de retrait, on doit fournir les renseignements suivants : Type de régime Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie 3 intitulée «Je choisis» de la Demande de services (PS339FR); ou Soumettre une lettre signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquant où acheminer le retrait. La signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic en faillite, le cas échéant. Si le propriétaire de police est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. 12

14 Directives pour des transactions en règle 2014 Changement de la prime périodique projetée ou autres changements Le montant de la prime périodique projetée correspond à la prime que le client a choisi de verser pour sa police vie universelle. Le montant total comprend le coût de l assurance et si désiré, une somme supplémentaire à verser dans le volet «placement» de sa police. Pour changer la prime périodique projetée, on doit fournir les renseignements suivants : Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o _ / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) pour demander un changement du montant de prime périodique projetée ou autres changements; ou Soumettre une lettre signée par le propriétaire de police ou la personne autorisée, par ex. le payeur, et y indiquer clairement le nouveau montant de prime périodique projetée demandé. La signature de tous les propriétaires de police. Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. La demande peut être envoyée par télécopieur, par la poste ou par courriel par le distributeur, le conseiller ou l AGA. REMARQUES : 1. Une demande de prime inférieure à la prime minimum requise peut faire tomber la police en déficit. 2. Il faut obtenir un avis de cinq (5) jours ouvrables pour les débits préautorisés avant la date de versement prévue pour modifier le montant de la prime périodique projetée. 13

15 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Congé de primes ou dispositions en cas de déficit Un congé de prime ou un saut de paiement permet au client de se prévaloir d un arrêt provisoire du paiement des primes au titre de sa police d assurance vie universelle et du prélèvement du coût de l assurance à même les valeurs de la police, pourvu qu il y ait une valeur de compte ou une valeur de fonds suffisante, conformément aux dispositions de la police en ce qui a trait aux primes, aux déficits et à la déchéance. Date d effet du congé de prime ou du saut de paiement et date de fin, s il y a lieu Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o _ / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et y indiquer clairement la demande de congé ou de saut de prime; ou Soumettre une lettre signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquant clairement la demande de congé ou de saut de prime. Une demande par téléphone ou télécopieur du distributeur, du conseiller ou du propriétaire de police. La signature de tous les propriétaires de police Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. L adresse électronique sécurisée du distributeur ou du conseiller. La demande peut être envoyée par télécopieur ou par la poste par le distributeur, le conseiller ou l AGA, le propriétaire ou le payeur. REMARQUES : 1. Les clients et les distributeurs peuvent faire une demande d arrêt des DPA par téléphone, mais les conseillers ne sont pas autorisés à le faire. 14

16 Directives pour des transactions en règle 2014 Transfert entre fonds Les transferts entre fonds sont considérés une seule transaction dans laquelle les fonds sont déplacés d un fonds à un autre au sein de la même police (enregistrée ou non enregistrée, compte transitoire à compte transitoire, compte de dépôt supplémentaire ou certificat de placement garanti). Les instructions de transfert entre fonds peuvent être communiquées comme suit : Type d affectation Provenance Destination D un montant à un montant $ du fonds A $ au fonds B D un montant à un pourcentage $ du fonds A 50 % au fonds B et 50 % au fonds C D un pourcentage à un pourcentage 50 % du fonds A 50 % au fonds B et 50 % au fonds C Pour demander un transfert entre fonds, on doit fournir les renseignements suivants : sur la police sur le fonds d origine sur le fonds de destination Numéro de police L affectation des dépôts ne devrait pas être fournie sur le chèque. Veuillez remplir plutôt le Formulaire d affectation (PS425FR) ou fournir une lettre de directives. Numéro d assurance sociale (NAS) Fournir les détails des sommes à transférer du fonds d origine, y compris le code et le nom du fonds. Fournir les détails de l affectation dans le ou les fonds de destination, y compris le code ou le nom du fonds. Pour certains produits, les dépôts minimums s appliquent si les sommes sont déposées dans des placements garantis. Voir le contrat pour plus de détails. Si un dépôt est effectué à l égard de la couverture, veuillez remplir la partie intitulée «Facultatif» sur le Formulaire d affectation (PS425FR). Remplir le Formulaire d affectation (PS425FR)*; ou Soumettre une lettre de directives La signature de tous les propriétaires de police ou la signature du conseiller, si une procuration limitée (LP183FR) est versée au dossier. La signature d un témoin. Si le propriétaire de police est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. * Un spécimen du formulaire d affectation PS425FR se trouve à la section Annexes du présent guide. REMARQUES : 1. Les transactions en masse ne sont pas autorisées. 2. Des frais de transfert de 25 $ pourraient être imputés, selon le produit. Consultez le contrat pertinent pour plus de détails. 3. Si l affectation est indiquée en pourcentage, le total doit correspondre à 100 % ou au montant du dépôt si indiqué en dollars. 4. Le propriétaire de police doit avoir été contacté par le conseiller et avoir accepté la transaction avant que la demande ne soit soumise. Si le conseiller endosse la transaction en vertu d une procuration limitée, il doit conserver le consentement du propriétaire de police au dossier. 15

17 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Transfert direct (T2033) Bien que l Agence de revenu du Canada (ARC) ne rend plus obligatoire l utilisation du formulaire T2033, il est fortement recommandé de l utiliser lorsque des fonds enregistrés sont transférés à une autre institution. Pour procéder à un dépôt supplémentaire en raison d un transfert, on doit fournir les renseignements suivants. sur l institution cédante et la police sur l institution destinataire et la police Chèque Directives de placement Nom de l institution Adresse postale Montant du dépôt Numéro de la police Nom du propriétaire de police et de l assuré Adresse NAS Directives d affectation des fonds Le chèque de l institution transférant les fonds doit porter une date courante (comprise entre la date courante et les six mois précédents) et doit être libellé au nom de la Transamerica Vie Canada. Si aucune directive n est fournie sur le formulaire T2033, le chèque sera déposé conformément aux directives d affectation au dossier. Si des directives sont fournies, le dépôt sera affecté conformément aux directives données sur le formulaire de transfert aucune affectation par défaut. Les dépôts REER doivent indiquer s il s agit d un dépôt dans un REER de conjoint ou un REER ordinaire. T2033 ou lettre de directives donnant tous les détails indiqués ci-dessus Signature de tous les propriétaires de police. 16

18 Directives pour des transactions en règle 2014 Avances sur police ou avances sur police au titre de la stratégie des avances pour placement (SAP) Une avance sur police est une façon d accéder aux fonds d une police d assurance. Les avances sur police sont disponibles au titre de l assurance vie universelle et de certains régimes vie entière qui accumulent une valeur de rachat. sur la police Type de régime Codes de l agent et de l agence de service Instructions relatives au rachat (chèque) Instructions relatives aux transferts électroniques de fonds (TEF) Tous les chèques sont acheminés au propriétaire de police indiqué au dossier, à moins d indication contraire par le propriétaire. Une lettre distincte de directives signée par le propriétaire de police doit être envoyée au distributeur ou au conseiller inscrit au dossier. Si aucune directive n est fournie, le chèque sera envoyé à l adresse du propriétaire figurant dans nos dossiers. Dans tous les cas, une lettre confirmant les détails de l avance sera transmise directement au propriétaire de police. Un chèque personnalisé préimprimé portant la mention «annulé» du propriétaire de police inscrit au dossier est requis pour effectuer un TEF. Si un chèque portant la mention «annulé» ne peut être fourni, la TVC acceptera une lettre de directives ou un formulaire dûment rempli et estampillé par la banque destinataire, y compris les détails de la banque. Si un TEF est effectué vers un compte qui n est pas déjà inscrit au dossier et que la demande provient directement du propriétaire de police, il est possible que nous appelions le client pour confirmer les renseignements bancaires avant de donner suite à la transaction. Remplir la partie 5 de la Demande de services (PS339FR) ou sélectionner le type d avance. Soumettre une lettre signée par le ou les propriétaires de police ou une personne dûment autorisée. Inclure la signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic de faillite, le cas échéant. Si le propriétaire de police est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. 17

19 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Débits préautorisés Le programme de débits préautorisés permet de prélever les primes d assurance du compte bancaire du client à des dates prédéterminées. Établissement des débits préautorisés (DPA) Pour faire une demande de participation au programme DPA, on doit fournir les renseignements suivants : sur la police Type de régime (facultatif) Codes de l agent et de l agence de service (facultatif) Pour les nouvelles demandes de participation au programme, remplir le formulaire Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR) en s assurant d y indiquer le nom du propriétaire et du payeur (si autre que le propriétaire) et le soumettre avec un chèque portant la mention «annulé». Pour réactiver ou changer l information DPA, il faut soumettre une lettre signée par le ou les propriétaires de police et(ou) le payeur et indiquant clairement la nouvelle demande DPA et la date d effet du changement du compte bancaire. Fournir la signature du payeur et du propriétaire de police (si autre que le payeur). Soumettre l information ci-dessus accompagnée d un chèque portant la mention «annulé». Un spécimen du formulaire PS375FR se trouve à la section Annexes du présent guide. Provision insuffisante Lorsqu un paiement est retourné par la banque pour provision insuffisante, il est déposé de nouveau cinq (5) jours ouvrables après la date prévue du retrait. Si le paiement suivant est retourné par la banque en raison de provision insuffisante, le programme DPA est annulé et une facturation trimestrielle directe est mise en place. Une lettre est alors envoyée au propriétaire pour l aviser que la compagnie doit recevoir soit la prime trimestrielle indiquée dans la lettre ou une autorisation écrite pour réactiver le programme DPA au plus tard à la date énoncée. Il est nécessaire d obtenir la signature du ou des payeurs et(ou) celle du ou des propriétaires (si autre que le payeur) pour réactiver le programme. Pour tous les changements DPA Le propriétaire de police ne recevra pas d avis de confirmation. Toutefois, les distributeurs peuvent vérifier les renseignements relatifs au programme DPA à l aide du système webcappow. 18

20 Réactivation du programme DPA Pour en faire la demande, on doit fournir les renseignements suivants : Directives pour des transactions en règle 2014 sur la police Type de régime (facultatif) Codes de l agent et de l agence de service (facultatif) Remplir et soumettre la Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR); ou Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o _ / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et indiquer clairement la demande de réactivation du programme DPA; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires et(ou) le payeur ou la personne autorisée et indiquant clairement l intention de réactiver le programme DPA. Indiquer la date d effet du changement bancaire. Fournir la signature du payeur et du ou des propriétaires de police (si autre que le payeur). Fournir un nouveau chèque portant la mention «annulé» si les renseignements bancaires ont changé. (Voir les modes de paiement acceptés à la page 7.) Veuillez noter que si le payeur change, un nouveau formulaire Demande de participation au programme de débits préautorisés doit être soumis. REMARQUES : 1. Nous devons recevoir une autorisation écrite au plus tard à la date d échéance du paiement, faute de quoi la police tombera en déchéance. Après le 48 e jour à compter de la date d échéance de la prime, une preuve d assurabilité et la Demande de modification de police (LP386FR) sont nécessaires pour faire une demande de remise en vigueur, ou tel qu il est prévu dans la police. 2. Pour l assurance temporaire seulement : Si vous réactivez le programme DPA, les primes en souffrance sont prélevées dès que le siège social de la Transamerica Vie Canada reçoit l autorisation. Une demande de réactivation du programme DPA reçue par téléphone du distributeur, du conseiller ou de l AGA est acceptée pourvu que tous les détails demeurent inchangés. 19

21 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Arrêt du programme DPA Pour faire une demande d arrêt des débits préautorisés, on doit fournir les renseignements suivants : sur la police Nom du ou des propriétaires et de l assuré auxquels l arrêt DPA s applique Type de régime (facultatif) Codes de l agent et de l agence de service (facultatif) Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o _ / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et indiquer clairement la demande d arrêt des DPA; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires et(ou) le payeur ou la personne autorisée et indiquant clairement l intention d arrêter le programme DPA. La date d effet de l arrêt du programme. Un avis par courriel ou télécopieur du distributeur, du conseiller ou de l AGA. Dans ces cas, une confirmation est envoyée au client pour l aviser du changement. Seul le distributeur, le propriétaire de police ou le payeur peut faire la demande par téléphone. REMARQUE : Les conseillers ne peuvent faire une demande d arrêt des DPA par téléphone. 20

22 Directives pour des transactions en règle 2014 Changements bancaires Pour donner suite à une demande de changements bancaires pour les primes prélevées, il faut prévoir cinq jours ouvrables. Le propriétaire ou le payeur doit fournir les renseignements suivants : sur la police Nom du ou des propriétaires de police Type de régime (facultatif) Codes de l agent et de l agence de service (facultatif) Soumettre une lettre signée par le ou les propriétaires de police et(ou) le payeur et indiquant clairement la demande de changement bancaire. Si le payeur ou le propriétaire nommé pour le compte bancaire n est pas le même qu auparavant, il faut fournir une nouvelle Demande de participation au programme des débits préautorisés signée par le propriétaire et le payeur. Soumettre l information ci-dessus accompagnée d une copie d un chèque préimprimé portant la mention «annulé». (Voir les modes de paiement acceptés à la page 7.) Une demande de changement de compte bancaire par télécopieur, courrier ou courriel sera acceptée du distributeur, du conseiller ou de l AGA et du propriétaire de police ou payeur, pourvu que nous recevions aussi un chèque préimprimé portant la mention «annulé» et la signature du payeur et du propriétaire de police sur la Demande de participation au programme de débits préautorisés ou l entente financière, si le payeur est changé; ou Système TransfertFacile : Fournir une lettre de la banque sur le papier à entête officiel, estampillée avec le sceau de la banque et signée par un cadre de la banque et par le client. REMARQUE : Si le payeur n est pas le propriétaire, sa signature ainsi que celle du propriétaire sont exigées. 21

23 Transactions visant les polices d assurance vie en vigueur Modification de la périodicité des versements de primes La périodicité des versements de primes est modifiée lorsqu un client désire changer la fréquence de versement de ses primes (p. ex. passer du débit préautorisé trimestriel à la facturation directe annuelle). Codes de l agent et de l agence de service (facultatif) Remplir la partie 11 intitulée «Changer le mode de paiement des primes» de la Demande de services (PS339FR); ou Soumettre une lettre de directives signée par le propriétaire de police ou la personne autorisée désignée et indiquant clairement le changement demandé. La signature de tous les propriétaires de police. Un avis par téléphone, courriel ou télécopieur du distributeur, du conseiller ou de l AGA. Dans ces cas, une confirmation est envoyée au client pour l aviser du changement. Une demande par téléphone ou télécopieur du distributeur, du conseiller ou du propriétaire de police, ou Une demande par courriel du distributeur ou du conseiller. Veuillez noter que les demandes par courriel provenant du propriétaire de police ne sont pas acceptées, étant donné que l identité de l expéditeur ne peut être vérifiée. REMARQUES : 1. Lorsqu il y a modification de la périodicité, les distributeurs doivent contacter le Centre d appels du Service à la clientèle pour déterminer le montant de prime requis pour acquitter la police jusqu à la date d échéance de la nouvelle périodicité. 2. Si le client désire passer de la facturation directe au DPA mensuel, un chèque préimprimé portant la mention «annulé» doit être fourni, accompagné du formulaire Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR) dûment signé. 22

24 Modifications de police Ajout d un enfant à un avenant en vigueur Directives pour des transactions en règle 2014 Un enfant peut être ajouté aux termes d un avenant d assurance d enfants au titre d une police en vigueur conformément aux dispositions énoncées dans le contrat. Pour ajouter un enfant, on doit remplir les conditions suivantes : La police doit déjà renfermer un avenant d assurance d enfants. L enfant devant être ajouté doit avoir entre 15 jours et 18 ans. La police ne doit pas être en déficit. Nom, sexe et date de naissance de l enfant Codes de l agent et de l agence de service Remplir la Demande de services (PS339FR) fournir le nom et la date de naissance de l enfant dans la partie Remarques; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou par la personne autorisée et indiquant le nom et la date de naissance de l enfant. 23

25 Modifications de police Changement de la date de naissance Une preuve d âge peut être exigée si la proposition d assurance vie indique une date de naissance erronée. Numéro de toutes les polices Type de régime Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et y indiquer la demande de correction de la date de naissance; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquant clairement la demande de correction de la date de naissance. Inclure la signature de tous les propriétaires de police Fournir une preuve d âge au moyen d un document émis par le gouvernement, tel le passeport, le certificat de naissance ou le permis de conduire. 24

26 Correction de l indication du sexe Directives pour des transactions en règle 2014 Pour faire une demande de correction de l indication du sexe, on doit fournir les renseignements suivants : Numéro et nom de la couverture Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et indiquer la demande de correction de l indication du sexe; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de la police ou la personne autorisée et indiquant clairement la demande. Inclure la signature de tous les propriétaires de police, le cas échéant Fournir une preuve du sexe au moyen d un document émis par le gouvernement, tel le passeport, le certificat de naissance ou le permis de conduire. 25

27 Modifications de police Exercice de l option de non-déchéance On apporte une modification à l option de non-déchéance lorsqu un propriétaire de police soumet une demande en conformité avec les dispositions de la police visant une assurance libérée réduite ou une assurance temporaire prolongée. L exercice de l option de non-déchéance peut se faire comme suit : Nom du ou des propriétaires et de l assuré Type de régime Codes de l agent et de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) et y indiquer la modification de police conformément aux dispositions de l option de non-déchéance à la date d échéance de la prime jusqu à ce que l assurance soit libérée; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquant clairement l option de non-déchéance exigée. Inclure la signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic en matière de faillites, le cas échéant. Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. 26

28 Directives pour des transactions en règle 2014 Réduction du capital assuré ou de la somme assurée Une réduction est demandée lorsqu un propriétaire de police désire réduire le capital assuré ou la somme assurée de sa police. Pour demander une réduction du capital assuré ou de la somme assurée d une police d assurance vie, on doit fournir les renseignements suivants : Type de régime Codes de l agent ou de l agence de service Remplir la partie 1 intitulée «Réduction : somme assurée/capital assuré» de la Demande de services (PS339FR); ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de la police ou la personne autorisée et indiquant clairement la demande de réduction du capital assuré. La signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic en matière de faillites, le cas échéant. Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. REMARQUES : 1. Indiquer la couverture devant faire l objet d une réduction et le nouveau capital assuré. 2. Le montant de réduction minimum est de $ et le capital assuré ne peut être réduit en-deça du minimum prévu par le régime. Consultez le contrat pour connaître le capital assuré minimum de chaque type de régime. 3. Des frais de rachat proportionnels peuvent s appliquer à une réduction du capital assuré. Le propriétaire de police doit accepter les frais de rachat avant le traitement de la réduction du capital assuré ou de la somme assurée. 4. Lorsqu il y a réduction du capital assuré ou de la somme assurée d une police d assurance vie universelle, il faut indiquer la nouvelle prime périodique projetée demandée. Si, en tout temps, la prime périodique projetée demandée ne suffit pas à couvrir le coût d assurance mensuel, la Transamerica Vie Canada enverra un avis de déficit à l adresse postale courante figurant au dossier, conformément aux règles administratives. 27

29 Modifications de police Annulation d une couverture, d une garantie ou d un avenant Pour annuler une couverture, une garantie ou un avenant de la police, on doit fournir les renseignements suivants : Numéro et nom de la couverture Codes de l agent ou de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) pour demander l annulation d une couverture particulière; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquant clairement les détails de la couverture devant être annulée. La signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic en matière de faillites, le cas échéant. Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. REMARQUE : 1. Pour vous assurer que la police entière n est pas annulée, veuillez fournir le plus de détails possible concernant l annulation de la couverture, la garantie ou l avenant. 28

30 Directives pour des transactions en règle 2014 Passage d une couverture conjointe à une couverture sur une seule tête On demande ce changement lorsqu on souhaite annuler la couverture de l un des assurés ou d un rentier. Pour supprimer l un des assurés, on doit fournir les renseignements suivants : Nom de l assuré à supprimer Codes de l agent ou de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) pour demander l option sur une seule tête en y donnant tous les détails; ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et renfermant tous les détails de la demande d option sur une seule tête. La signature de tous les propriétaires de police et celle du bénéficiaire irrévocable, du cessionnaire et du syndic en faillite, le cas échéant. Si le propriétaire est une société, la signature, le nom et le titre du signataire autorisé sont requis. Le formulaire Avis de transfert de propriété (PS371FR) et le formulaire Changement de bénéficiaire (PS367FR) doivent être utilisés s il y a changement du propriétaire et(ou) du bénéficiaire. Un chèque préimprimé «annulé» et la Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR) s il y a changement du payeur ou des renseignements bancaires. REMARQUES : 1. Pour les polices d assurance vie temporaire de la Transamerica, cette option n est offerte qu au titre des polices établies depuis Si une police est cédée, l autorisation signée ou une demande de libération de cession doit être soumise. 29

31 Modifications de police Fractionnement de police Les propriétaires de police peuvent fractionner une police conjointe ou vies multiples en des polices d assurance vie distinctes. Le fractionnement n est possible que pour les polices suivantes : Les polices conjointes d assurance vie universelle de la Transamerica et de NN Les polices conjointes d assurance vie temporaire de la Transamerica et de NN Les polices vie universelle vies multiples Les polices d assurance vie temporaire multiples ou les avenants d assurance temporaire aux termes des polices vie universelle Les polices Challenger revêtues d un avenant Challenger ou d assurance temporaire Les polices ProtecteurPlus multiples ou un avenant d assurance temporaire au titre d une police ProtecteurPlus Pour en faire la demande, on doit fournir les renseignements suivants : Type de régime Codes de l agent ou de l agence de service Remplir la partie 12 de la Demande de services (PS339FR) et indiquer le nom de l assuré de la police initiale visée par le fractionnement; ou Soumettre une lettre de directives indiquant clairement la demande de fractionnement. La signature de tous les propriétaires de police, du cessionnaire et celle du bénéficiaire irrévocable, le cas échéant. Si un nouveau propriétaire de police est inscrit au titre de la police fractionnée, remplir le formulaire Avis de transfert de propriété (PS371FR) et le soumettre avec la demande de fractionnement pour chaque nouvelle police ou police initiale. Un formulaire est requis pour chaque propriétaire. Veuillez noter que tous les formulaires Avis de transfert de propriété doivent être signés par le propriétaire actuel et le nouveau propriétaire. S il y a un nouveau bénéficiaire aux termes de la police visée par ce fractionnement, remplir et soumettre le formulaire Changement de bénéficiaire (PS367FR) signé par le ou les nouveaux propriétaires de police avec la demande de fractionnement pour chaque nouvelle police. Si de nouveaux renseignements bancaires sont requis pour les paiements préautorisés de la police visée par le fractionnement, la Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR) doit être remplie et soumise accompagnée d un chèque préimprimé «annulé». REMARQUES : 1. Pour les polices de la Transamerica Vie Canada seulement : des frais de service de 50,00 $ par contrat émis s appliquent en cas de fractionnement. 2. Pour les polices conjointes payables au dernier décès, un certificat de divorce est requis en cas de divorce. Les clauses de dissolution sont requises en cas de dissolution d entreprise. 3. Pour plus de détails, consultez votre contrat. 30

32 Directives pour des transactions en règle 2014 Survie Au premier décès parmi les personnes assurées, une assurance peut être souscrite sur la tête de l assuré survivant sans preuve d assurabilité. Pour se prévaloir de cette option, on doit remplir les conditions suivantes : Une demande écrite est reçue au siège social dans les 90 jours de la date du premier décès parmi les coassurés. L assuré survivant n a pas atteint l âge maximum. Veuillez consulter le contrat. Codes de l agent ou de l agence de service Remplir la partie intitulée «Remarques concernant la demande n o / ou autres changements qui ne nécessitent pas de tarification» de la Demande de services (PS339FR) pour demander l option de survie et la faire signer par les liquidateurs, ou Soumettre une lettre de directives signée par le ou les propriétaires de police ou la personne autorisée et indiquant tous les détails de la demande d exercice de l option de survie. Copie notariée du testament, si les assurés sont tous deux propriétaires de la police Avis de transfert de propriété (PS371FR) portant la signature originale du ou des liquidateurs, du ou des propriétaires de police et du nouveau propriétaire Changement de bénéficiaire (PS367FR) portant la signature du ou des nouveaux propriétaires Demande de participation au programme de débits préautorisés (PS375FR) accompagnée d un chèque «annulé», s il y a changement des renseignements REMARQUES : 1. Le coût de l assurance sera fondé sur l âge atteint et sur les taux applicables à l assuré survivant au moment où l option est exercée. 2. La même catégorie de risque s applique au coassuré à la date d établissement de la couverture initiale. 3. Des frais de police annuels s appliquent à la nouvelle police. 4. Le montant maximum pouvant être souscrit correspond au montant d assurance en vigueur immédiatement avant la date du décès du premier décès. 31