Manuel d administration du web mail Zimbra 7.1

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1 Manuel d administration du web mail Zimbra 7.1

2 Sommaire 1 CONNEXION A LA CONSOLE D ADMINISTRATION ZIMBRA Prérequis Ecran de connexion... 3 PRESENTATION GENERALE DE L INTERFACE GESTION DES COMPTES Création de comptes Modification des comptes GESTION DES ALIAS Création d alias Modification d alias GESTION DES LISTES DE DIFFUSION Création des listes de diffusion Modification des listes de diffusion GESTION DES RESSOURCES Création des ressources Recherches Manuel d administration du web mail Zimbra Page 2/11

3 1 CONNEXION A LA CONSOLE D ADMINISTRATION ZIMBRA 1.1 Prérequis Afin de se connecter au panneau d administration Zimbra, vous devez utiliser un navigateur web. Nous vous conseillons fortement d utiliser Mozilla Firefox. Il existe des problèmes de compatibilité connus avec Internet Explorer. Une fois, l installation de ce logiciel faite, vous pouvez lancer le lien, qui vous a été transmis par votre revendeur, afin de vous permettre d accéder à l administration de votre (vos) domaine(s) (par exemple) : Il est possible que votre administrateur réseau empêche la sortie sur internet vers ce port. Si vous n arrivez pas à accéder à la page de login, demander lui d ouvrir en sortie le port en question Ecran de connexion Afin d accéder à votre espace d administration, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : 1. Utilisateur : postmaster@entreprise.fr 2. Mot de passe : xxxxxx 3. Cliquez sur connexion Manuel d administration du web mail Zimbra Page 3/11

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5 2 PRESENTATION GENERALE DE L INTERFACE Lors de l ouverture de votre interface d administration Zimbra, la fenêtre de gestion des comptes apparaît automatiquement Adresses: Liste des différents objets disponibles (comptes, liste de diffusion, ressources, alias) Barre d outils: raccourcis vers les différentes actions possibles Barre de recherche: permet de trouver des éléments dans la liste des comptes ou autre, par mot clé Recherches: Recherches préconstruites ou sauvegardées (liste pas défaut) Liens: Liens vers les documents d aide (en anglais) et les outils administrateur ATTENTION! Le compte «galsync» est un compte système indispensable au bon fonctionnement de votre liste d adresses globale. Il ne faut donc pas le supprimer. Il n intervient pas dans le décompte de licences. Manuel d administration du web mail Zimbra Page 5/11

6 2.1 GESTION DES COMPTES Création de comptes En cliquant sur nouveau, un «pop- up» apparait, vous permettant de créer un nouveau compte de messagerie dans votre domaine. Les champs marqués d une «*» sont indispensables Information générale Si «Masquer dans la liste GAL» est coché, le compte nouvellement créé, n apparaitra pas dans la liste d adresses globale de votre domaine. Différents états peuvent être donnés à un compte à sa création : Actif Statut normal d un compte. Les courriers sont délivrés et l utilisateur peut se connecter à l interface. Verrouillé Lorsque le statut est a verrouillé, l utilisateur ne peut plus se connecter, mais les courriers continuent à arriver. Ce statut peut être utilisé en cas de litige, par exemple. Fermé Avec ce statut, la connexion est désactivée, et les messages sont rejetés. Ce statut va être utilisé pour une suppression «soft» d un compte, avant sa suppression complète du serveur. Un compte fermé consomme une licence. Maintenance La connexion est désactivée, et les courriers restent en file d attente du MTA. Utilisé pour la sauvegarde ou la restauration. En instance Pour un nouveau compte, en cour de création, mais pas encore prêt à passer a actif. La connexion est désactivée, les messages sont rejetés. Si la coche «Doit changer de mot de passe» est renseignée, l utilisateur devra changer de mot de passe à la première connexion. Même si le champ n est pas indispensable à la création du compte, le mot de passe ne peut pas être vide si l on veut que l utilisateur puisse se connecter à sa messagerie, même si «Doit changer de mot de passe» est Manuel d administration du web mail Zimbra Page 6/11

7 renseigné Information du contact Informations a faire aparaitre dans le carnet d adresses Alias Ajoutez un ou des alias au compte a créer Redirection Il est possible, à la création, de définir une adresse de redirection vers laquelle transférer les courriers adressés au compte en cours de création, en choisissant d en conserver une copie ou non. Il est également possible de définir une ou plusieurs adresses de redirection cachée à l utilisateur. Une fois terminé, cliquez sur «Terminer». Si le message suivant apparait, c est que vous avez dépassé votre quota de création autorisé. Dans ce cas, vous devrez contacter votre revendeur Modification des comptes Une fois créé, un compte peut être modifié, vous accèderez alors aux mêmes options que lors d une création. Avec en plus, la possibilité de gérer les listes de diffusion en relation avec le compte. Manuel d administration du web mail Zimbra Page 7/11

8 2.2 GESTION DES ALIAS Création d alias Pour renseigner un alias, il suffit d entrer l alias désiré dans le premier champ, et le compte cible dans le second. Un alias est toujours dans le même domaine que le compte cible Modification d alias Le bouton cliquer sur vous conduira à la fiche du compte cible. Si vous voulez modifier le compte cible, il vous faudra. Il n est pas possible de renommer un alias. Manuel d administration du web mail Zimbra Page 8/11

9 2.3 GESTION DES LISTES DE DIFFUSION Création des listes de diffusion A la création d une liste de de diffusion, le seul champ indispensable, est son nom. Vous pourrez ensuite renseignez un nom différent qui sera affiché dans la GAL, et une description succincte. Si cette liste de diffusion doit pouvoir être adressable par mail, il faut cocher la case «Peut recevoir des mails». De même que l on cochera la case «Masquer dans la liste GAL» si l on veut cacher cette liste aux autres membres du domaine. Une liste de diffusion peut contenir des adresses du domaine et/ou des adresses externes au domaine. Il est également possible d ajouter un ou plusieurs alias pour la liste de distribution depuis l onglet «Alias» de la fenêtre de création Modification des listes de diffusion Une fois créé, une liste peut être modifiée, vous accèderez alors aux mêmes options que lors d une création. Avec en plus, la possibilité de gérer les listes de diffusion en relation avec la liste en cours d édition. Manuel d administration du web mail Zimbra Page 9/11

10 2.4 GESTION DES RESSOURCES Création des ressources En cliquant sur nouveau, un «pop- up» apparait, vous permettant de créer une nouvelle ressource dans votre domaine. Les champs marqués d une «*» sont indispensables. Manuel d administration du web mail Zimbra Page 10/11

11 Config ressources Type : La ressource est- elle un emplacement ou du matériel. Etat : Ressource active ou indisponible. Refuser automatiquement les RDV récurrents : Si cette case est cochée, il sera impossible de programmer des rendez- vous récurrents avec cette ressource. Politique de planning : Accepter automatiquement si l'opération est possible Refuser automatiquement si risque de conflit Autogestion de la ressource, elle acceptera les rdv si elle est libre, les refusera si elle est occupée Accepter manuellement si l'opération est possible Refuser automatiquement si risque de conflit Le gestionnaire de la ressource doit accepter les rdv, la ressource refuse automatiquement si la date demandée est déjà réservée Toujours accepter automatiquement Autogestion de la ressource, elle accepte toutes les demandes, sans tenir compte des réservations en cours. Sans accepter automatiquement ni refuser automatiquement Le gestionnaire de la ressource doit gérer manuellement toutes les demandes Nombre maximum de conflits autorisé : Combien de conflits peut il y avoir pour une même date Pourcentage maximum de conflits autorisé : Quel pourcentage de rdv en conflits peut il y avoir dans un calendrier Faire suivre les invitations du calendrier à ces adresses : Adresse de la personne en charge de la gestion du calendrier Information du contact/de la ressource Fiche d informations à faire apparaitre dans le carnet d adresse regroupant les informations sur la ressource et sur le gestionnaire. 2.5 Recherches Sont présentes par défaut un certain nombre de recherches préconstruites. Il vous est également possible d en construire des nouvelles avec l outil de recherche avancée, et de la sauvegarder. Manuel d administration du web mail Zimbra Page 11/11