Les différences d'inventaire

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1 Les différences d'inventaire Ce chapitre a pour but de mettre fin à ce que je considère comme une mauvaise habitude. Je parle de l'ignominieuse vente fictive, procédure couramment utilisée dans certains foyers, héritage indirect de nos anciens et regrettés amis Logimag, Gestock et autre Igor... Pour bien comprendre le fonctionnement de cette vente fictive, et prouver que celle ci n'est pas convenable, nous allons partir sur un exemple concret. 1 - Etude de cas Le foyer de Tatihou (!!!) revend exclusivement des Smacacs... - Prix d'achat d'un smacac : 5,00 HT - Prix de vente d'un smacac : 10,00 HT Sur la journée du 15 novembre, entre 08h30 et 17h00, le foyer a procédé à des ventes. A la fermeture du comptoir de vente, le directeur adjoint procède à l'arrêté de le caisse ainsi qu'à l'inventaire des stocks : - Statistiques articles : 100 smacacs vendus pour 1000,00 HT - Inventaire théorique de CPV : 150 smacacs en stock - Inventaire réel : 148 smacacs en stock - Recette réelle en caisse : 998,00 Nous constatons donc après inventaire 2 smacacs manquants. De plus, une fois la recette effectuée, nous constatons également qu'il nous manque 2,00 en caisse. Comment allons nous répercuter ces différences en comptabilité? 2 - Les ventes fictives Cette méthode n'est plus préconisée par le Siège et doit être abandonnée... explications : Cette pratique actuellement en cours dans certains foyers consiste à régulariser notre inventaire réel par rapport à notre inventaire théorique en procédant à une dernière vente sur CPV. On part du principe que les articles manquant ou en trop ont fait l'objet d'une mauvaise manipulation sur la caisse enregistreuse lors de la vente.

2 En clair, dans notre exemple, nous allons considérer que les deux smacacs manquant ont probablement été vendus et donc procéder à une vente fictive pour cette même quantité. Après cette manipulation, nos inventaires réel et théorique affichent un chiffre identique de 148 smacacs. Editons le "Z" et enregistrons le en comptabilité générale : - Ventes HT (707) : 1020,00 - Recette réelle (411) : 998,00 - Ecart de caisse (658) : 22,00 Quel est l'intérêt de cette méthode? Le seul avantage est celui-ci : une défaillance s'est produite sur notre comptoir de vente ; de par cette opération, nous pouvons la constater en comptabilité. La PJ constatant la différence d'inventaire est tout simplement le ticket de la vente fictive. Par contre, cette méthode va provoquer confusions et inexactitudes : a - nous partons du principe que les articles manquants ont été vendu ; dans l'exemple nous constatons que cette vente ne se répercute pas sur la caisse ; ne s'agit t'il pas plutôt d'un vol, d'un mauvais comptage lors de l'inventaire, d'une mauvaise saisie lors de l'approvisionnement,...? b - Ces différences d'inventaires sont indirectement répercutées dans le compte "658 - Ecart de caisse" ce qui le gonfle de manière artificielle et anormale (dans notre exemple, nous constatons un écart de 22,00 au lieu de 2,00 ). A la fin de l'exercice, ce compte n'est absolument plus lisible. c - Nous constatons notre différence au prix de vente alors qu'en théorie, une perte devrait se constater au prix d'achat : dans notre exemple, nous dégrevons notre résultat de 20,00 (2 smacacs x 10,00 ) au lieu de 10,00 (2 smacacs x 5,00 ) claire. d -... sans compter la perte de temps liée à cette opération qui reste au final... pas très 3 - Que faire en remplacement de cette méthode? En fait, la solution consiste... à ne rien faire (ou presque). Oubliez cette histoire de ventes fictives et re concentrons nous sur notre exemple : a - Imprimer un état valorisé au prix d'achat de nos différences d'inventaire Vous êtes sur la fenêtre de saisie de l'inventaire et vous venez de terminer la saisie de vos chiffres réels. Cliquez sur "Sortir" (votre travail reste en mémoire) :

3 Cliquez sur Traitement - Inventaire - Saisie : Vous revenez à la fenêtre d'avant saisie : Nous allons imprimer notre différence d'inventaire. Dans "Modèle", choisissez "ValeurEcart", puis cliquez sur "Aperçu" ou sur "Imprimer". Il ne vous reste plus qu'à archiver cet état dans un classeur spécialement ouvert pour cette occasion.

4 b - Corriger les quantités théoriques Revenez à la saisie de votre inventaire et cliquez cette fois ci sur "Corriger les quantités théorique". L'inventaire théorique se calle sur l'inventaire réel. La valeur du stock est donc ré évalué au plus juste. Attention! Une fois cette opération effectuée, il ne sera plus possible de retrouver la valeur des écarts. Veillez donc bien à la bonne impression de vos valeurs écarts avant de tout remettre à zéro. c - Que saisie t'on en comptabilité générale? Vous allez saisir votre "Z" et les vrais écarts de caisse ; pour notre exemple : - Ventes HT (707) : 1000,00 - Recette réelle (411) : 998,00 - Ecart de caisse (658) : 2,00 L'écart de caisse est cette fois-ci conforme à la réalité. L'écart d'inventaire de 10,00 (HT) ne sera pas constaté en comptabilité dans cette recette.

5 d - Comment suivre mes écarts d'inventaire? Il n'a aucun intérêt à constater ces écarts en comptabilité pour la simple et bonne raison qu'ils seront régularisés lors de la variation de stock mensuelle. En gros, les écarts seront répercutés tous les mois directement sur la marge commerciale. Par contre, concernant le suivi, je vous engage fortement à imprimer et archiver les "ValeurEcart" de Ciel point de vente. Mise à jour du 03/11/08