GUIDE UTILISATEUR ETABLISSEZ VOTRE RAPPORT ANNUEL SUR LA SANTE, LA SECURITE ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL

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1 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DES PYRENEES-ATLANTIQUES Maison des Communes Cité administrative Rue Auguste Renoir CS PAU Cedex Internet : ETABLISSEZ VOTRE RAPPORT ANNUEL SUR LA SANTE, LA SECURITE ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL GUIDE UTILISATEUR Direction Santé au travail Pôle Prévention et conditions de travail Tél. :

2 RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 2

3 Ce guide doit vous permettre de télécharger le fichier Excel, de remplir l'enquête, d'enregistrer vos réponses et de les envoyer au Centre de Gestion. Il est fortement conseillé de prendre connaissance de ce guide avant de commencer la saisie de l'enquête sur le fichier Excel. Cela vous permettra de connaître à l'avance l'ensemble des écrans de cette enquête et de préparer en amont les éléments nécessaires au remplissage. Type d enquête : Fichier Excel Public visé : Les collectivités locales des Pyrénées-Atlantiques employant au moins un agent. Période de l enquête : Du 8 septembre 2014 au 20 octobre 2014 RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 3

4 SOMMAIRE I. Introduction... 6 II. Télécharger, enregistrer et renommer le rapport (fichier excel)... 8 III. Définitions et précisions importantes Définitions Précisions sur la période étudiée IV. Présentation et utilisation du fichier Onglet "Titre" Onglet "Sommaire" Naviguer dans le fichier Navigation dans un onglet Cellules "Commentaires" Onglet "Vérification" V. Deux hypothèses pour les collectivités VI. Hypothèse 1 : vous n'avez eu aucun accident de travail, aucune maladie professionnelle et/ou aucun reliquat des années antérieures en 2013 Comment renseigner le fichier? Renseigner l'onglet "Présentation de la collectivité" Renseigner les six feuilles aux onglets rouges VII. Hypothèse 2 : vous avez eu un accident de travail, une maladie professionnelle et/ou un reliquat des années antérieures en Comment renseigner le fichier? Renseigner l'onglet "Présentation de la collectivité" Renseigner l'onglet "Effectifs" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 4

5 3. Renseigner l'onglet "Généralités" : données générales accidents du travail / de trajet / maladies professionnelles Renseigner l'onglet "Précisions MP" : données générales maladies professionnelles (MP) ou a caractère professionnel Renseigner l'onglet "Bilan des actions realisées" Renseigner l'onglet "Détail des actions et mesures" Renseigner l'onglet "Filière" Renseigner l'onglet "Type d activités" Renseigner l'onglet "Tranche d âge" Renseigner l'onglet "Nature des lésions" Renseigner l'onglet "Siège des lésions" Renseigner l'onglet "Elément matériel" Renseigner l'onglet "TF TG" : taux de fréquence, indice de fréquence et taux de gravité VIII. Vérifier, enregistrer, imprimer et transmettre le fichier au cdg IX. Annexes techniques Procédure d édition automatisée sous COSOLUCE pour obtenir le total annuel des heures payées Procédure d édition automatisée sous CIRIL pour obtenir le total annuel des heures payées Procédure d édition automatisée sous MAGNOLIA pour obtenir le total annuel des heures payées Procédure pour collecter le nombre d heures payées pour l année sous CIVITAS Procédure d édition automatisée sous E-MAGNUS pour obtenir le total annuel des heures payées X. Annexe réglementaire RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 5

6 I. INTRODUCTION En vertu de l article 49 du décret n du 10 juin 1985 modifié par le décret n du 3 février 2012 relatif à l hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu à la médecine professionnelle et préventive dans la Fonction Publique Territoriale, un rapport faisant le bilan de la santé, la sécurité et des conditions de travail doit être établi chaque année par l ensemble des collectivités territoriales et des établissements publics locaux. Les dispositions du chapitre dont relève l obligation d établir ce rapport concernent le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou le comité technique lorsqu'il exerce les missions du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Comme le prévoit le décret, un exemplaire de ce rapport doit être transmis au Centre de Gestion. Ainsi un rapport de synthèse final, regroupant les Rapports Annuels de la Situation générale de la Santé, de la Sécurité et des Conditions de Travail (RASSCT) pour l année 2013, déclarés par l ensemble des collectivités ou établissements publics du département par l intermédiaire du fichier joint, sera établi par le Centre de Gestion des Pyrénées-Atlantiques, qui le transmettra ensuite au Conseil Supérieur de la Fonction Publique Territoriale. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 6

7 UN OUTIL D AIDE A LA DECISION Au-delà de l obligation réglementaire, les Centres de Gestion ont souhaité créer un outil informatique de collecte des données, qui soit un véritable outil de gestion des Ressources Humaines. La démarche est importante à la fois pour les collectivités et le Centre de Gestion puisque les informations renseignées dans le Rapport Annuel de la situation générale de la Santé, de la Sécurité et des Conditions de Travail permettront : pour votre collectivité ou établissement, de : quantifier l évolution des données sur plusieurs années et vous apporter les informations statistiques pour adapter les plans d action de santé au travail et ainsi vous permettre d orienter les actions de prévention de votre collectivité. Il permet d identifier les services les plus touchés par les accidents ou les maladies professionnelles et de cette manière, de déterminer les actions de formation, de sensibilisation et autres actions de prévention qui peuvent être mises en œuvre. mesurer l évolution d une année à l autre de l accidentologie de la collectivité ou établissement. répondre à l obligation réglementaire. réaliser facilement votre Rapport Annuel de la situation générale de la Santé, de la Sécurité et des Conditions de Travail avec des statistiques et des graphiques. pour le Centre de Gestion : d'informer les collectivités et établissements sur les éléments relatifs à l évolution des risques professionnels au niveau départemental (éléments sur l absentéisme lié aux maladies professionnelles et accidents de service et de trajet, éléments d analyse des accidents de service : siège des lésions, gravité des blessures ) et permettre ainsi à chaque collectivité de bénéficier d éléments de comparaison. d accompagner au mieux les collectivités dans leur démarche de prévention des risques professionnels dans un objectif de diminution de la sinistralité. Les éléments contenus dans ce rapport permettront également d identifier les actions prioritaires à mettre en place annuellement avec le médecin de prévention. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 7

8 II. TELECHARGER, ENREGISTRER ET RENOMMER LE RAPPORT (FICHIER EXCEL) Pour accéder au rapport (fichier Excel) à renseigner : 1/ Connectez-vous sur le site Internet du Centre de Gestion des Pyrénées- Atlantiques. Adresse de connexion : 2/ Sur la page d'accueil, cliquez sur le "bouton" : Rapport Annuel sur la Santé, la Sécurité et les Conditions de Travail 3/ Enregistrez et renommez le fichier sur votre ordinateur Le fichier Excel de saisie est à enregistrer dans les dossiers de l ordinateur de l agent en charge de cette enquête. Puis, il est nécessaire de renommer ce fichier Excel sous la forme suivante : «RASSCT 2013_ + Type de collectivité + de+ Nom de votre collectivité +.xls» Exemples : Pour la commune de Boisduroux : «RASSCT 2013_Com de Boisduroux.xls» RASSCT 2013_CCAS de Boisduroux.xls RASSCT 2013_ComCom des champs verts.xls RASSCT 2013_ComAgglo des vertes prairies.xls RASSCT 2013_CaiEco de la rivière.xls 4/ Ouvrez le fichier sur votre ordinateur Lors de l ouverture du fichier, si un message vous demandant d activer les macros apparaît, cliquez sur «Activer les Macros». RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 8

9 III. DEFINITIONS ET PRECISIONS IMPORTANTES 1. DEFINITIONS L'accident de travail / service concerne les accidents survenus durant l'exercice des missions : Lorsqu un accident se produit lors des missions ou à l occasion d un déplacement nécessaire à l exécution du travail, les informations sont à renseigner dans la rubrique accident de travail / service. L accident de trajet quant à lui est un accident qui se produit à l occasion d un déplacement : Entre le domicile et le lieu de travail Entre le lieu de travail et le lieu de restauration habituel. Une maladie est dite professionnelle lorsqu'elle est la conséquence directe de l'exposition d'un agent à un risque biologique, chimique, physique ou si elle résulte des conditions d'exercice de l'activité professionnelle. Aucune disposition statutaire ne précise la définition d une maladie imputable au service ni ne fixe de référence pour déterminer si une pathologie est en lien avec les fonctions exercées par l agent. Afin de déterminer l imputabilité au service d une maladie, la collectivité devra s appuyer sur une expertise médicale effectuée par un médecin agréé et sur l étude dans le temps des fonctions exercées par le fonctionnaire. A partir des éléments fournis par la collectivité, le médecin agréé devra notamment dégager si la pathologie présentée par le fonctionnaire est en lien direct et certain avec les fonctions exercées durant sa carrière. Les dispositions applicables aux salariés relevant du régime général de Sécurité Sociale (Articles L et R du Code de la Sécurité Sociale) ne sont pas applicables aux fonctionnaires relevant de la CNRACL. Toutefois, vous pouvez vous référer au tableau ci-après. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 9

10 Zoom sur la liste des maladies professionnelles ou à caractère professionnel : RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 10

11 2. PRECISIONS SUR LA PERIODE ETUDIEE Dans tous les cas, les statistiques sont à réaliser dans le respect de la règle «en cours», c'est-à-dire que le décompte des jours d arrêt et du nombre d évènements est effectué de la façon suivante : Période prise en compte pour les statistiques Année 2012 Année 2013 Année 2014 Arrêt n 1 Arrêt n 2 Arrêt n 3 Arrêt n 4 Rechute 1 arrêt n 4 Rechute 2 arrêt n 4 1 er janvier 31 décembre janvierja nvier D après le graphique ci-dessus, nous constatons que la période prise en compte pour établir les statistiques est comprise entre le 1 er janvier 2013 et le 31 décembre Par exemple : Dans le premier cas (Arrêt n 1), l accident de travail n est pas consolidé au 1 er janvier de l année L arrêt de travail n 1 débute au 20 novembre 2012 et prend fin au 15 janvier L accident ne sera pas pris en compte au titre de l année 2013 et les jours pris en compte seront uniquement ceux postérieurs au 1 er janvier 2013 jusqu à la reprise du travail. L arrêt n 1 entraînera donc 15 jours d arrêt pour 0 accident en Conclusion : Nombre d accident : 0 ; Nombre de jours d arrêt : 15 jours Dans le second cas (Arrêt n 2), l accident de travail est survenu au cours de l'année. L arrêt de travail n 2 débute au 5 avril 2013 et prend fin au 23 juillet Il s agit d un évènement dont tous les jours d arrêt sont comptabilisés au titre de l année 2013, c'est-à-dire 110 jours d arrêt. Conclusion : Nombre d accident : 1 ; Nombre de jours d arrêt : 110 jours RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 11

12 Dans le troisième cas (Arrêt n 3), l arrêt de travail n 3 débute au 19 décembre 2013 et prend fin au 16 janvier Un évènement sera pris en compte pour cet arrêt au titre de l année 2013 et les jours pris en compte seront uniquement ceux jusqu au 31 décembre L arrêt n 3 entraînera donc 13 jours d arrêt pour un accident en Conclusion : Nombre d accident : 1 ; Nombre de jours d arrêt : 13 jours Dans le quatrième cas (Arrêt n 4), l arrêt de travail n 4 débute au cours de l année 2012 et se consolide la même année. Puis, une première rechute débute le 1 er février de l année 2013 et prend fin le 20 février de l année Une seconde rechute débute le 10 juin de l année 2013 et se termine le 20 juin de l année Pour comptabiliser les rechutes d accidents antérieurs, l accident est comptabilisé en Le nombre de jours d arrêt imputable à l année 2013 sera pris en compte. Pour l arrêt n 4, nous comptabiliserons 0 accident en 2013 et 31 jours d arrêt de travail au titre de l année Conclusion : Nombre d accident : 0 ; Nombre de jours d arrêt : 31 jours Pour comptabiliser le nombre total de jours d arrêt de travail, nous prendrons en compte les accidents non consolidés au 1er janvier de l année 2013 (arrêt n 1), les accidents survenus au cours de l année (arrêts n 2 et 3) et les rechutes d accidents antérieurs (arrêt n 4). RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 12

13 IV. RENSEIGNER LE FICHIER Le fichier comporte seize onglets. Ce fichier comporte de nombreux graphiques qui se génèreront automatiquement en fonction des données que vous renseignerez. L ensemble du fichier avec ses tableaux et graphiques est imprimable. Certains onglets demanderont de renseigner des données pour les années 2011 et Mais, seules les données de l'année 2013 doivent être impérativement renseignées. Si vous pouvez saisir les données des années antérieures, cela permettra des comparaisons dans le temps. Si vous avez réalisé votre RASSCT pour les années antérieures, il est possible de récupérer les données. Cette opération est expliquée dans l'onglet "Présentation de la collectivité". 1. ONGLET "TITRE" Le rapport pouvant être imprimé, le logo de votre collectivité peut être ajouté sur cette page (facultatif). LOGO de votre collectivité à ajouter (facultatif) par le menu "insertion" puis "image". Le logo sera à redimensionner pour correspondre à la taille de la cellule. Onglets RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 13

14 2. ONGLET "SOMMAIRE" NAVIGUER DANS LE FICHIER Cette page permet d accéder directement aux différents onglets de saisie en cliquant sur les boutons correspondants. Pour passer à l'onglet suivant, vous pouvez cliquer sur le bouton «Onglet suivant» en bas de chaque onglet de saisie ou cliquer sur les différents onglets. Si tous les onglets n apparaissent pas au bas de votre écran, vous pouvez les retrouver à l aide des boutons de défilement. Enfin, certaines feuilles nécessitent d utiliser la barre de défilement pour pouvoir renseigner l ensemble des indicateurs. Après avoir complété chaque onglet ou avant d'interrompre la saisie des données, n'oubliez pas d'enregistrer en cliquant sur le bouton représentant une disquette en haut de l'écran : Barre de défilement Boutons de défilement Sommaire Onglets RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 14

15 3. NAVIGATION DANS UN ONGLET Afin d'utiliser le fichier dans les meilleures conditions, l'affichage de l'onglet doit être réglé à : Zoom à 100 %. La totalité de l'onglet peut ne pas être visible, comme sur l'image ci-dessous. Pour visualiser l'intégralité de l'onglet et renseigner l'ensemble des indicateurs, vous pouvez vous déplacer grâce aux barres de défilement. Barres de défilement Réglage du Zoom à 100 % RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 15

16 4. CELLULES COMMENTAIRES Vous trouverez dans les différents onglets des espaces de commentaires. Ces cadres sont prévus pour vous laisser la possibilité de commenter, d'analyser, voire de préciser des informations et ainsi personnaliser votre RASSCT. Ces commentaires apparaîtront sur votre RASSCT 2013 lors de l'impression. Lorsque vous êtes dans une cellule "Commentaires", vous ne pouvez pas utiliser les boutons "onglet suivant", "onglet précédent" ou "vérification". Cliquez d'abord sur une autre cellule, puis utilisez les boutons. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 16

17 5. ONGLET "VERIFICATION" Cette page est la dernière du questionnaire. Elle permet de vérifier vos réponses et de faire des contrôles de cohérence. Un bouton «Vérification» présent au bas de chaque page (excepté les trois dernières) vous permet d y accéder directement. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 17

18 V. DEUX HYPOTHESES POUR LES COLLECTIVITES IMPORTANT : Hypothèse 1 : Si en 2013, aucun agent de votre collectivité n a été victime d un accident de service/travail ou d une maladie professionnelle et si aucun agent n a été arrêté au moins un jour en 2013 suite à une maladie professionnelle ou à un accident de service/travail survenu avant 2013 (reliquat). Vous devez : cocher la case du bas de la première page (cf. p. 21) 1-Présentation de la collectivité renseigner obligatoirement les colonnes dont les intitulés sont en rouge dans les six feuilles aux onglets rouges : 1-Présentation de la collectivité, 2- Effectifs, 3-Généralités, 4-Précisions MP, 5-Bilan des actions réalisées en 2013, 6-Détail des actions et des mesures. Hypothèse 2 : Si au moins un agent de votre collectivité a été victime en 2013 d un accident de service/travail ou d une maladie professionnelle, ou a été arrêté au moins un jour en 2013 suite à une maladie professionnelle ou à un accident de service/travail survenu avant 2013 (reliquat). Vous devez : renseigner l ensemble du fichier (se rendre directement p23 du guide) RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 18

19 VI. HYPOTHESE 1 : vous n'avez eu aucun accident de travail, aucune maladie professionnelle et/ou aucun reliquat des années antérieures en 2013 Comment renseigner le fichier? 1. RENSEIGNER LA CASE DE L'ONGLET "PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE" : Comment récupérer les données provenant du RASSCT 2012? Pour cela, cliquer sur le bouton «Récupérer les données du RASSCT de l année précédente». Il vous sera alors demandé d ouvrir le fichier du RASSCT 2012 : cliquez sur ok puis ouvrez le fichier correspondant sur votre ordinateur. Les onglets Présentation Effectifs Généralités et Précisions MP se complètent en fonction des données présentes dans le RASSCT Les données 2011 qui avaient été saisies dans le RASSCT 2012 au niveau des onglets Généralités et Précisions MP seront également récupérées lors de cette opération. Cependant les données «Nombre total d heures payées dans l année» et «Total des effectifs au 31/12» devront être saisies manuellement dans l onglet «Effectifs» pour l année Si vous ne pouvez pas récupérer les données, vous devez préciser : la ville, le type de collectivité et l intercommunalité de rattachement à l'aide des listes déroulantes (utiliser si besoin l ascenseur sur la droite de ces listes). le numéro de SIRET qui est une information indispensable pour l exploitation de votre fichier par le CDG. l effectif à prendre en compte qui concerne les agents permanents et les agents non permanents rémunérés par la collectivité au 31 décembre Vous pouvez vous référer aux indicateurs du bilan social que vous avez transmis cette année pour compléter ces données : - Références pour les effectifs titulaires et stagiaires au 31/12/2013 : o Hommes : IND 1.1.1(5) o Femmes : IND 1.1.1(6) - Références pour les effectifs non titulaires : o Hommes : IND 1.2.1(14) o Femmes : IND 1.2.1(16) RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 19

20 Précisions : Les agents mis à disposition doivent être comptabilisés dans la collectivité d origine et non dans la collectivité d'accueil. En effet, les maladies professionnelles, les accidents et les reliquats étant déclarés par la collectivité d origine, ils doivent donc être renseignés par cette dernière dans son Rapport Annuel sur la Santé, la Sécurité et les conditions de Travail. L'enquête concerne TOUS les agents de l'année (y compris les saisonniers). Le nombre total annuel d heures payées pour l ensemble des agents est aussi indispensable pour calculer le taux de fréquence, l indice de fréquence et le taux de gravité des accidents du travail, qui sont calculés automatiquement dans l'onglet 10 "TF TG" de la feuille Excel Ce nombre d heures payées, accessible depuis le fichier N4DS "Norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales", est plus précis et réaliste que le nombre d heures travaillées au 31/12 habituellement utilisé. En effet, ce dernier ne tient compte ni des agents partis dans l année, ni des agents occasionnels ou saisonniers. Pour obtenir le nombre total annuel d heures payées pour l ensemble des agents : Vous trouverez en annexes techniques de ce document (p. 43), des modèles de requêtes permettant d extraire facilement cette donnée à partir de différents logiciels de gestion des ressources humaines (exemple : COSOLUCE). si la collectivité dispose de son propre Comité Technique Local (CT) et/ou de son propre Comité d'hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) ou si la collectivité (- de 50 agents) relève du Comité Technique Intercommunal (Centre de Gestion) RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 20

21 Enfin, vous devez cocher cette case si votre collectivité répond aux trois conditions cumulatives. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 21

22 2. RENSEIGNER LES SIX FEUILLES AUX ONGLETS ROUGES Après avoir complété l'onglet "Présentation de la collectivité", les cinq onglets suivants en rouge sont à renseigner : - Effectifs, - Généralités, - Précisions MP, - Bilan des actions réalisées en 2013, - Détail des actions et des mesures. Pour plus de précisions sur le remplissage de ces cinq onglets, veuillez-vous référer aux pages traitant de ces onglets dans ce guide (p.26, 27, 28, 29 et 31) Vous devez obligatoirement renseigner toutes les colonnes dont les intitulés sont en rouge (année 2013) des deux onglets suivants : 2-Généralités, 3-Précisions MP. Par exemple : RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 22

23 VII. HYPOTHESE 2 : vous avez eu un accident de travail, une maladie professionnelle et/ou un reliquat des années antérieures en Comment renseigner le fichier? 1. RENSEIGNER L'ONGLET "PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE" : Comment récupérer les données provenant du RASSCT 2012? Pour cela, cliquer sur le bouton «Récupérer les données du RASSCT de l année précédente». Il vous sera alors demandé d ouvrir le fichier du RASSCT 2012 : cliquez sur ok puis ouvrez le fichier correspondant sur votre ordinateur. Les onglets Présentation Effectifs Généralités et Précisions MP se complètent en fonction des données présentes dans le RASSCT Les données 2011 qui avaient été saisies dans le RASSCT 2012 au niveau des onglets Généralités et Précisions MP seront également récupérées lors de cette opération. Cependant les données «Nombre total d heures payées dans l année» et «Total des effectifs au 31/12» devront être saisies manuellement dans l onglet «Effectifs» pour l année Si vous ne pouvez pas récupérer les données, vous devez préciser : la ville, le type de collectivité et l intercommunalité de rattachement à l'aide des listes déroulantes (utiliser si besoin l ascenseur sur la droite de ces listes). le numéro de SIRET qui est une information indispensable pour l exploitation de votre fichier par le CDG. l effectif à prendre en compte qui concerne les agents permanents et les agents non permanents rémunérés par la collectivité au 31 décembre Vous pouvez vous référer aux indicateurs du bilan social que vous avez transmis cette année pour compléter ces données : - Références pour les effectifs titulaires et stagiaires au 31/12/2013 : o Hommes : IND 1.1.1(5) o Femmes : IND 1.1.1(6) - Références pour les effectifs non titulaires : o Hommes : IND 1.2.1(14) o Femmes : IND 1.2.1(16) RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 23

24 Précisions : Les agents mis à disposition doivent être comptabilisés dans la collectivité d origine et non dans la collectivité d'accueil. En effet, les maladies professionnelles, les accidents et les reliquats étant déclarés par la collectivité d origine, ils doivent donc être renseignés par cette dernière dans son Rapport Annuel sur la Santé, la Sécurité et les conditions de Travail. L'enquête concerne TOUS les agents de l'année (y compris les saisonniers). le nombre total annuel d heures payées pour l ensemble des agents est aussi indispensable pour calculer le taux de fréquence, l indice de fréquence et le taux de gravité des accidents du travail, qui sont calculés automatiquement dans l'onglet 10 "TF TG" de la feuille Excel Ce nombre d heures payées, accessible depuis le fichier N4DS "Norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales", est plus précis et réaliste que le nombre d heures travaillées au 31/12 habituellement utilisé. En effet, ce dernier ne tient compte ni des agents partis dans l année, ni des agents occasionnels ou saisonniers. Pour obtenir le nombre total annuel d heures payées pour l ensemble des agents : Vous trouverez en annexes techniques de ce document (p. 43), des modèles de requêtes permettant d extraire facilement cette donnée à partir de différents logiciels de gestion des ressources humaines (exemple : COSOLUCE). si la collectivité dispose de son propre Comité Technique Local (CT) et/ou de son propre Comité d'hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) ou si la collectivité (- de 50 agents) relève du Comité Technique Intercommunal (Centre de Gestion) RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 24

25 Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 25

26 2. RENSEIGNER L'ONGLET "EFFECTIFS" L effectif à prendre en compte concerne les agents permanents et les agents non permanents rémunérés par la collectivité en 2013, pour l ensemble des tableaux de cet onglet Vous pouvez vous référer aux indicateurs du bilan social que vous avez transmis cette année pour compléter ces données : - Hommes : IND 1.1.1(5) et IND 1.2.1(14) de chaque filière, - Femmes : IND 1.1.1(6) et IND 1.2.1(16) de chaque filière. Les agents sans filière définie (emplois non classables, agents hors filière ou non permanents ) doivent être rattachés à la filière non définie. Pour les tranches d âge, vous pouvez vous référer aux indicateurs du bilan social que vous avez transmis cette année pour compléter ces données : - Hommes : IND 1.7.1(1) de chaque tranche d'âge, - Femmes : IND 1.7.1(2) de chaque tranche d'âge. Ces éléments permettent de pondérer le nombre d accidents de travail et de jours d arrêt à travers la filière et la tranche d âge, de manière à identifier les filières et les tranches d âge les plus concernées. Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 26

27 3. RENSEIGNER L'ONGLET "GENERALITES" : DONNEES GENERALES ACCIDENTS DU TRAVAIL / DE TRAJET / MALADIES PROFESSIONNELLES Dans ce tableau, vous devez renseigner le nombre d'accidents du travail, de trajet et/ou de maladies professionnelles survenus dans votre collectivité, ainsi que le nombre de jours d'arrêt consécutifs. Toutes les lignes sont à compléter. Le nombre d'accidents du travail et de trajet qui ont entraîné le décès de l'agent doit être renseigné; ces accidents doivent également être pris en compte dans la durée des arrêts qu ils ont entraînés le cas échéant. Vous devez aussi préciser le nombre d'allocations temporaires d'invalidité attribuées suite à un accident de service et suite à une maladie professionnelle. Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 27

28 4. RENSEIGNER L'ONGLET "PRECISIONS MP" : DONNEES GENERALES MALADIES PROFESSIONNELLES (MP) OU A CARACTERE PROFESSIONNEL Vous devez renseigner le nombre de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, en fonction du sexe de l'agent et du type de maladie professionnelle, et non le nombre de jours d arrêt. Lorsqu un agent a eu plusieurs maladies professionnelles (MP) en 2013, il faut renseigner le tableau en indiquant les types de maladies professionnelles. Ainsi, pour un même agent ayant, par exemple, une MP au poignet droit et une MP au poignet gauche (bilatéralité), deux MP doivent être renseignées. Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 28

29 5. RENSEIGNER L'ONGLET "BILAN DES ACTIONS REALISEES" Les objectifs de cet onglet, outre l identification des acteurs santé-sécurité au travail au sein de la collectivité, sont de : - faire le bilan des documents "santé-sécurité au travail" obligatoires mis en place dans votre collectivité, - mettre en avant les actions de prévention des risques professionnels engagées par votre collectivité. Le décret n du 3 février 2012 modifiant le décret n du 10 juin 1985 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale a pour objet la modification de règles relatives à l'hygiène et à la sécurité au travail, à la formation et aux organismes compétents en la matière, ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive. Ainsi, le décret modifié introduit de nouvelles dispositions qui visent à faire évoluer les missions de l ACMO vers un dispositif à deux niveaux : 1) les assistants de prévention qui assurent un rôle de proximité 2) les conseillers de prévention qui assurent un rôle de coordination. Les trois premières questions ne concernent que les collectivités qui disposent d'un Comité Technique Local, à savoir les collectivités de plus de 50 agents ou qui disposent de leur propre Comité d'hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. A la 7 ème question "Document unique d'évaluation des risques professionnels", si votre document était en cours de réalisation au 31 décembre 2013 et même s'il a été finalisé en 2014, vous devez indiquer "en cours" (l'enquête s'intéresse aux données de l'année 2013). Exemple : les études/audits/conseils, peuvent concerner des études ergonomiques, une mission de conseil en prévention des risques professionnels, des audits risque chimique RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 29

30 Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 30

31 6. RENSEIGNER L'ONGLET "DETAIL DES ACTIONS ET MESURES" Dans ce tableau, vous devez détailler : les actions de formation et de sensibilisation en matière de santé et de sécurité au travail réalisées dans votre collectivité en 2013 les mesures mises en place dans votre collectivité en 2013 dans ce domaine. Enregistrer puis cliquer sur "Onglet suivant" En ce qui concerne les mesures techniques, peuvent être renseignés par exemple : les mesures visant la mise en conformité des bâtiments et des matériels, les mesures d isolation phonique, thermique, organisation spatiale, l achat de matériel léger afin d alléger le port de charges, du matériel adapté diminuant les vibrations. En ce qui concerne les mesures organisationnelles, peuvent être indiquées : la mise en place de procédures, de consignes, de fiches techniques de sécurité la mise en place de systèmes de management de la sécurité la réalisation de fiches de poste, d un livret d accueil sécurité la réalisation d études ergonomiques, d environnement de travail la réalisation d audits (chimique ) Les tableaux «Prévisions 2014» permettent à la collectivité d indiquer les démarches réalisées, en cours de réalisation ou prévues en RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 31

32 7. RENSEIGNER L'ONGLET "FILIERE" Dans ce tableau, vous devez renseigner par filière et par sexe : 1. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 dans la colonne "Nbre d'accident survenus en 2013". Il ne faut pas prendre en compte ni les accidents de trajet ni les accidents antérieurs à le nombre de jours d arrêt en 2013 consécutifs à des accidents survenus en 2013 ou au cours des années précédentes (les reliquats) dans la colonne "Nombre de jours d arrêt" 3. le nombre d'agents victimes d'accidents survenus en Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 32

33 8. RENSEIGNER L'ONGLET "TYPE D ACTIVITES" Dans ce tableau, vous devez renseigner en fonction du type d activité pratiquée par l agent au moment de son accident (il peut donc s agir d une activité différente de son activité principale) : 1. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année Il ne faut donc pas prendre en compte ni les accidents de trajet, ni les accidents antérieurs à le nombre de jours d arrêt en 2013 consécutifs à des accidents survenus en 2013 ou au cours des années précédentes (les reliquats) dans la colonne " Nombre de jours d arrêt " 1 2 Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 33

34 9. RENSEIGNER L'ONGLET "TRANCHE D AGE" Dans ce tableau, vous devez renseigner par tranche d âge et par sexe : 1. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 (il ne faut donc pas prendre en compte les accidents de trajet et ni les accidents antérieurs à 2013) 2. le nombre de jours d arrêt en 2013 consécutifs à des accidents survenus en 2013 ou au cours des années précédentes (les reliquats) dans la colonne «Nombre de jours d arrêt» 3. le nombre d'agents victimes d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 (ni les accidents de trajet ni ceux antérieurs à 2013) Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 34

35 10. RENSEIGNER L'ONGLET "NATURE DES LESIONS" Dans ce tableau, vous devez renseigner en fonction de la nature des lésions : 1. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 ayant entraîné un arrêt de travail (il ne faut donc pas prendre en compte les accidents de trajet et les accidents antérieurs à 2013) 2. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 n'ayant entraîné aucun un arrêt de travail 3. le nombre de jours d'arrêt en 2013 consécutifs à des accidents survenus en 2013 ou au cours des années précédentes (les reliquats) Un accident ne doit être renseigné qu'une seule fois. Ainsi, les accidents entraînant plusieurs lésions doivent être uniquement comptabilisés dans «lésions de nature multiple» Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 35

36 11. RENSEIGNER L'ONGLET "SIEGE DES LESIONS" Dans ce tableau, vous devez renseigner en fonction du siège des lésions : 1. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 (il ne faut donc pas prendre en compte les accidents de trajet et les accidents antérieurs à 2013) 2. le nombre de jours d arrêt en 2013 consécutifs à des accidents survenus au cours de l'année 2013 ou au cours des années précédentes (les reliquats) 3. Un accident ne doit être renseigné qu'une seule fois. Ainsi, les accidents affectant plusieurs parties du corps doivent être uniquement comptabilisés dans «Localisation multiple» Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 36

37 12. RENSEIGNER L'ONGLET "ELEMENT MATERIEL" Dans ce tableau, vous devez renseigner en fonction des éléments matériels : 1. le nombre d'accidents de travail / service survenus durant l année 2013 (il ne faut donc pas prendre en compte les accidents de trajet et les accidents antérieurs à 2013) 2. le nombre de jours d arrêt en 2013 consécutifs à des accidents survenus au cours de l'année 2013 ou au cours des années précédentes (les reliquats) Puis enregistrer et cliquer sur "Onglet suivant" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 37

38 13. RENSEIGNER L'ONGLET "TF TG" : TAUX DE FREQUENCE, INDICE DE FREQUENCE ET TAUX DE GRAVITE Dans cet onglet, seuls les taux et indices de 2013 seront calculés automatiquement à partir des données que vous aurez renseignées dans les onglets "Présentation de la collectivité" et "Généralités". Pour les années 2011 et 2012, les données seront calculées automatiquement à partir du nombre d heures payées de l onglet «Effectifs» ainsi que des données concernant les accidents de travail/service présentes dans l onglet «Généralités». Enregistrer La saisie des données est terminée. Cliquer sur "Vérification" RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 38

39 CES TAUX SONT CALCULES AUTOMATIQUEMENT SELON LES FORMULES SUIVANTES : TAUX DE FREQUENCE, INDICE DE FREQUENCE ET TAUX DE GRAVITE DES ACCIDENTS DU TRAVAIL : Nb d'accidents du travail / de service avec arrêt survenus en 2013 x 10 6 Taux de fréquence = Nombre total annuel d heures payées Indice de fréquence = Taux de gravité sans reliquat = Taux de gravité avec reliquat = Nb d accidents du travail / de service avec arrêt survenus en 2013 x 10 3 Nombre total annuel d heures payées / 1607 Nb de jours d'arrêt de travail liés aux accidents du travail / de service survenus en 2013 x 10 3 Nombre total annuel d heures payées Nb de jours d'arrêt de travail liés aux accidents du travail / de service survenus en 2013 et les années antérieures x 10 3 Nombre total annuel d heures payées TAUX DE FREQUENCE, INDICE DE FREQUENCE ET TAUX DE GRAVITE DES ACCIDENTS DE TRAJET : Taux de fréquence = Nb d'accidents de trajet avec arrêt x 10 6 Nombre total annuel d heures payées Indice de fréquence = Taux de gravité sans reliquat = Taux de gravité avec reliquat = Nb d accidents de trajet avec arrêt x 10 3 Nombre total annuel d heures payées / 1607 Nb de jours d'arrêt de travail liés aux accidents de trajet survenus en 2013 x 10 3 Nombre total annuel d heures payées Nb de jours d'arrêt de travail liés aux accidents de trajet survenus en 2013 et les années antérieures x 10 3 Nombre total annuel d heures payées RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 39

40 Commentaires : le taux de fréquence représente le nombre d accidents avec arrêt par million d heures payées l indice de fréquence représente le nombre d accidents avec arrêt pour 1000 agents le taux de gravité représente le nombre de jours d arrêt par millier d heures payées Les taux prennent en compte l ensemble des données, à savoir les accidents survenus au cours de l année, les accidents non consolidés et les accidents ayant entraîné une rechute. Ils permettent de comparer l accidentologie d une année à l autre malgré la variation du nombre d heures payées et des effectifs présents dans les collectivités. Ils sont destinés à permettre des comparaisons entre collectivités de même type ou à observer les évolutions au sein d une même collectivité. RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 40

41 VIII. VERIFIER, ENREGISTRER, IMPRIMER ET TRANSMETTRE LE FICHIER AU CDG 1. Vérifiez vos données Vous devez vous rendre dans le dernier onglet du questionnaire "Vérification". Un bouton «Vérification» présent au bas de chaque page (excepté les trois dernières) vous permet également d y accéder directement. Cet onglet vous permettra de vérifier vos réponses et d'effectuer les contrôles de cohérence. 2. Enregistrez votre RASSCT (fichier Excel) Vous pouvez enregistrer une dernière fois. 3. Transmettez votre RASSCT au CDG Il ne vous reste plus qu'à transmettre le fichier Excel au Centre de Gestion. Pour cela, vous devez l'envoyer par mail à l adresse suivante : rassct@cdg-64.fr 4. Imprimez votre RASSCT Vous pouvez cliquer sur le menu "Fichier" puis "Imprimer" et sélectionner "Imprimer le classeur entier" (les tableaux que vous avez complétés génèreront automatiquement des graphiques). RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 41

42 NOUS VOUS REMERCIONS DE VOTRE PARTICIPATION RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 42

43 IX. ANNEXES TECHNIQUES Modèles de requêtes permettant de calculer le nombre total d heures payées, à partir de différents logiciels de gestion des ressources humaines : 1. PROCEDURE D EDITION AUTOMATISEE SOUS COSOLUCE POUR OBTENIR LE TOTAL ANNUEL DES HEURES PAYEES : Accéder au module PARME Sur la page d'accueil, cliquer sur l'onglet "Historique" Puis cliquer sur "Réédition des journaux de paie" Sélectionner l'exercice (Janvier Décembre 2013) Cocher la case "Totaliser tous les mois" Cliquer sur "Aperçu" Le document s'ouvre. Le nombre total d'heures payées est en bas de la colonne "heures". RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 43

44 2. PROCEDURE D EDITION AUTOMATISEE SOUS CIRIL POUR OBTENIR LE TOTAL ANNUEL DES HEURES PAYEES : Accéder au module N4DS Ouvrir la brique DADS U (NORME N4DS) Dans le Menu Edition : - Menu Editions détaillées o Déclaration URSSAF Lancer la requête pour l année et l établissement concerné L application édite un fichier PDF de plusieurs pages (qui peut être long) Rechercher le total établissement en dernière page puis la colonne heures payées 3. PROCEDURE D EDITION AUTOMATISEE SOUS MAGNOLIA POUR OBTENIR LE TOTAL ANNUEL DES HEURES PAYEES : Module paye Etats récapitulatifs Fiche individuelle Appliquer le filtre Sélectionner tous Année N 4. PROCEDURE POUR COLLECTER LE NOMBRE D HEURES PAYEES POUR L ANNEE SOUS CIVITAS : Paie Saisie des éléments Choix d'un agent Traitement de fin d'année Rubrique par agent État paramétrable de fin d'année Choix de l'année RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 44

45 5. PROCEDURE D EDITION AUTOMATISEE SOUS E-MAGNUS POUR OBTENIR LE TOTAL ANNUEL DES HEURES PAYEES : Onglet Accueil puis sélectionner «Statistiques» Dans l onglet Statistiques choisir «Editions multicritères» RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 45

46 Dans l onglet «Editions», choisir le ou les éléments de salaires désirés. Puis l enregistrer dans un dossier (icône sur la barre des tâches en haut à droite, juste à côté de la petite disquette de sauvegarde) Puis sélectionner les critères demandés, comme ci-dessous par exemple: RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 46

47 Choisir ensuite le format des éditions, puis éditer via la petite icône de la barre des tâches en haut à droite: Exemple de requête obtenue avec les critères demandés, à savoir le montant salarial d une période donnée des heures supplémentaires d un agent, ainsi que le taux: RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 47

48 X. ANNEXE RÉGLEMENTAIRE En vertu de l article 49 du décret n du 10 juin 1985 modifié par le décret n du 3 février 2012, relatif à l hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu à la médecine professionnelle et préventive dans la Fonction Publique Territoriale, un rapport annuel de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail (RASSCT) doit être établi chaque année par l ensemble des collectivités territoriales et des établissements publics locaux. Les dispositions du chapitre dont relève l obligation d établir ce rapport concernent le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou le comité technique lorsqu'il exerce les missions du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. «Art. 49.-Chaque année, le président soumet au comité, pour avis : 1 Un rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail du ou des services entrant dans le champ de compétence du comité et des actions menées au cours de l'année écoulée. Ce bilan est établi notamment sur la base des indications contenues dans le rapport prévu par le décret n du 25 avril 1997 relatif au rapport pris en application de l'avantdernier alinéa de l'article 33 de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale. Il fait état des indications contenues dans le registre prévu à l'article 5-3 du présent décret. Un exemplaire de ce rapport est transmis au centre de gestion. Chaque centre de gestion établit sur la base de ces documents un rapport de synthèse bisannuel qu'il transmet au Conseil supérieur de la fonction publique territoriale en annexe au rapport pris pour l'application de l'article 33 de la loi du 26 janvier 1984 précitée (bilan social).» RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 48

49 NOTES : RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 49

50 Direction Santé au travail Pôle Prévention et conditions de travail Tél. : RASSCT 2013 Guide utilisateur CDG des Pyrénées-Atlantiques 50