Rapport de surveillance des politiques de Limites des pouvoirs de la direction

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1 POINT DE L ORDRE DU JOUR : 15g Rapport de surveillance des politiques de Limites des pouvoirs de la direction Période de référence : Du 9 mai 2013 au 8 mai 2014 Période de référence précédente : 7 juin 2013 Nom de l auteur : K. Allen Type de politique : Limites des pouvoirs de la direction Titre de la politique : LPD-1 Traitement du personnel et des bénévoles ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE DU CONSEIL Le chef de la direction ne doit pas faire en sorte ni permettre que le personnel ou les bénévoles qui relèvent de sa compétence aient des conditions de travail qui soient injustes, indignes, dangereuses, désorganisées ou manquent de clarté. «Les bénévoles qui relèvent de la compétence du chef de la direction» signifie tous le bénévoles et le personnel des ordres constituants nommés à des comités opérationnels ou des groupes de travail ou qui représentent Ingénieurs Canada auprès de comités et d organisations externes. «Le personnel qui relève de la compétence du chef de la direction» signifie le personnel à temps plein, à temps partiel, temporaire ou contractuel engagé par Ingénieurs Canada. La politique indique clairement que le chef de la direction ne doit pas faire en sorte ni permettre que ces personnes aient des conditions de travail qui soient injustes, indignes, dangereuses, désorganisées ou manquent de clarté. Le personnel et les bénévoles travaillent dans un environnement sécuritaire, respectueux et bien organisé, et connaissent les mécanismes de signalement d incident qui leur sont accessibles. Aucune indication de conditions de travail injustes, indignes, dangereuses, désorganisées ou manquant de clarté ne m a été communiquée durant la période de référence. Le Comité de santé et sécurité d Ingénieurs Canada supervise la conformité aux lois applicables et aux politiques internes pour assurer un milieu de travail sécuritaire. Les politiques internes prévoient un environnement de travail sécuritaire, équitable, respectueux et collégial, et offrent au personnel un moyen de signaler les manquements aux conditions susmentionnées à l équipe de direction, à leur superviseur, ou à la chef de pratique, Ressources humaines. Aucun cas nécessitant une enquête n a été signalé durant la période de référence.

2 Permettre que les membres du personnel ne soient pas guidés par des attentes claires et objectives concernant leur rendement et l évaluation de leurs résultats. 1. En outre, sans limiter la portée de ce qui précède, le chef de la direction ne doit pas : Le personnel doit avoir des descriptions de postes à jour, comportant des priorités et des responsabilités clairement identifiées. Le rendement doit être évalué par rapport aux responsabilités établies. Les employés reçoivent une description de poste à l embauche, lors d une mutation ou d une promotion. Les descriptions de postes sont revues lors de changements d affectations et d évaluations du rendement, et actualisées s il y a lieu. J examine les évaluations annuelles du rendement de tous les membres du personnel en décembre. Le suivi des responsabilités est effectué sur une base trimestrielle. Tous les employés ont des descriptions de postes qui exposent de façon exhaustive les responsabilités, les qualités de leadership, la portée et les conditions de travail. Les descriptions de postes sont revues et modifiées lors de changements d affectations. Par suite du projet de restructuration, 43 descriptions de postes ont été modifiées ou élaborées durant la période de référence. En mars et avril, j ai examiné toutes les descriptions de postes révisées. 2. Agir en l absence de politiques écrites en matière de ressources humaines qui précisent les attentes et les conditions de travail du personnel, prévoient le traitement efficace des griefs et protègent le personnel contre les conditions de travail abusives, comme le harcèlement, le népotisme et le traitement de faveur flagrant pour des raisons personnelles. 2.1 Agir en l absence de politiques qui protègent les employés qui, de bonne foi, divulguent les conduites contraires à l éthique, illégales ou non professionnelles. Les politiques en matière de ressources humaines doivent préciser les attentes et les conditions de travail du personnel, prévoir le traitement efficace des griefs et protéger le personnel contre les conditions de travail abusives, comme le harcèlement, le népotisme et le favoritisme. Le Manuel de l employé est conforme aux exigences législatives et aux pratiques en vigueur, et les employés sont informés de tout changement qui y est apporté. Ingénieurs Canada a un Manuel de l employé qui décrit les politiques susmentionnées. Ce manuel est accessible sur nos unités réseau internes et dans le système SharePoint. La société McConnell HR Consulting Inc. (MHRC) a été retenue en avril 2013 pour évaluer les

3 principaux systèmes de ressources humaines d Ingénieurs Canada. Le rapport d évaluation et les recommandations de MHRC ont été livrés le 17 juin Conformément à ces recommandations, Ingénieurs Canada procède actuellement à la mise à jour de ses politiques et processus de gestion des ressources humaines. La Politique de surveillance des processus («dénonciation») adoptée en 2007 prévoit des recours permettant au personnel et aux bénévoles de soulever des préoccupations. Cette politique les protège contre les mesures de représailles pour avoir dénoncé des situations inacceptables en toute bonne foi. 3. User de représailles contre un membre du personnel qui aurait exprimé, de façon non perturbatrice, une différence d opinions. Les commentaires, plaintes et griefs exprimés par le personnel doivent être accueillis par le chef de la direction et l équipe du haut leadership. Les membres du personnel ne sont pas punis s ils soulèvent des préoccupations. Le chef de la direction et les vice-présidents accueillent les commentaires et les préoccupations du personnel, et en assurent le suivi. Il est possible d exprimer des commentaires, des plaintes et des griefs lors de réunions de l ensemble du personnel, de réunions de service/équipe, et de rencontres individuelles. Ingénieurs Canada applique une politique de la «porte ouverte» qui est basée sur la conviction que la meilleure façon de répondre aux préoccupations des employés passe par des communications informelles et ouvertes, et encourage la participation des employés aux décisions qui les touchent. Le dialogue ouvert et l expression complète des idées sont encouragés dans toutes les réunions. J ai participé à de nombreuses réunions durant la période de référence. Le personnel était mobilisé et très coopératif. Durant la période de référence, je n ai été témoin d aucune forme de représailles, de la part de l équipe de leadership, contre un membre du personnel qui aurait exprimé, de façon non perturbatrice, une différence d opinions. La chef de pratique, Ressources humaines, n a

4 reçu aucune plainte de représailles. 4. Permettre que les membres du personnel ne soient pas informés de l interprétation que le chef de la direction fait de leurs protections en vertu de la présente politique. Le personnel doit être informé de mon interprétation de leurs protections en vertu de la présente politique. Je fournis aux employés cette interprétation écrite de leurs protections en vertu de cette politique, ainsi que l accès au Manuel de gouvernance par politiques. Le 9 septembre 2013, j ai envoyé un courriel à tous les employés pour leur fournir le lien d accès au Manuel de gouvernance par politiques dans le site Web d Ingénieurs Canada. Le 16 septembre 2013, j ai envoyé par courriel mon interprétation de cette politique à tous les employés et les ai invités à me faire parvenir leurs commentaires et questions. Des copies des rapports de surveillance, qui comprennent mon interprétation des politiques, sont diffusées dans le site Web d Ingénieurs Canada et seront enregistrées dans notre système SharePoint pour consultation par les employés. Les employés sont avisés quand les politiques du Manuel de gouvernance sont modifiées. 5. Permettre que le personnel ne soit pas préparé pour faire face à des situations d urgence. Le personnel doit être formé aux procédures à suivre en cas d urgence (touchant la santé, l immeuble, les opérations). Tous les employés sont formés aux procédures à suivre en cas d urgence santé, immeuble et procédures opérationnelles, et des renseignements médicaux personnels sont disponibles pour permettre une intervention d urgence efficace. Le processus d accueil et d intégration des employés comprend de l information sur les politiques et les procédures à suivre en cas d urgence (touchant la santé, l immeuble, les opérations). Les troubles médicaux des employés sont documentés et, en cas d urgence médicale, cette information est disponible dans le dossier de l employé.

5 Les politiques relatives aux procédures d évacuation en cas d incendie et de séisme sont communiquées au personnel et stockées dans la section des politiques et des procédures du système SharePoint. Des copies imprimées des procédures sont affichées en évidence aux deux sorties d urgence des bureaux. Nous tenons régulièrement des exercices d évacuation en cas d incendie coordonnés par le gestionnaire de l immeuble et le service d incendie. Le plus récent exercice a eu lieu le 17 mai 2013, et le prochain exercice est prévu le 16 mai Ingénieurs Canada applique une norme de «tolérance zéro» à l égard de la violence en milieu de travail. Notre politique relative à la violence en milieu de travail fournit des conseils sur la façon de maintenir dans les locaux et lors des événements d Ingénieurs Canada un environnement exempt de toute violence et menace de violence, et énonce les procédures à suivre en cas d incident. Notre politique a été actualisée en Notre aire de réception est équipée d un système d alarme au cas où un visiteur paraissant violent se présente à l entrée. ÉNONCÉ DES RESSOURCES ET DE LA DOCUMENTATION EXAMINÉES OU UTILISÉES Manuel de l employé Politiques et procédures d Ingénieurs Canada Politique de surveillance des processus («dénonciation») Procès-verbaux du Comité de santé et de sécurité Manuel de gouvernance par politiques Descriptions de postes Rapports d évaluation du rendement McConnell HR Consulting Inc. Rapport du 17 juin 2013 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ OU DE NON-CONFORMITÉ Je soumets, par la présente, mon rapport de surveillance de la politique de Limites des pouvoirs de la direction «LPD-1 Traitement du personnel et des bénévoles», conformément au calendrier établi ci-

6 dessus. Je certifie que l information présentée dans ce rapport est exacte et conforme à une interprétation raisonnable de la politique, à moins d indication contraire. 9 mai 2014 Kim Allen, FEC, P.Eng. Date Chef de la direction

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