A. Contrôle général d un (ou plusieurs) exercice(s) complet(s)

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1 Contrôles de comptes : les prestations proposées I. Analyse de comptes et de gestion A. Contrôle général d un (ou plusieurs) exercice(s) complet(s) a. Définition de la prestation Pour un exercice donné, il s agit du contrôle : de l ensemble des postes de charges courantes ; des bilans des travaux et opérations exceptionnelles ; de l état financier. Il est possible de demander l analyse de plusieurs exercices. Ce contrôle porte sur les éléments comptables (y compris le respect de la règlementation applicable) mais aussi sur les éléments de gestion. Ces deux aspects sont indissociables. Pour cela, le contrôleur prend connaissance d une part de l organisation de la copropriété, de ses équipements et de son fonctionnement, et d autre part de l organisation du conseil syndical et du syndic. Il étudie également les copies des pièces administratives, juridiques, techniques et financières du syndicat qu il aura préalablement demandées. Ensuite, il analyse chez le syndic les pièces comptables et financières sur lesquelles porte le contrôle, sans omettre les contrats principaux. La présence d un conseiller syndical au moins est nécessaire lors du contrôle chez le syndic. En résumé, il s agit typiquement du contrôle de l ensemble d un (ou plusieurs) exercice(s) afin de déterminer très précisément ce que l assemblée générale appelée à examiner les comptes va pouvoir (ou non) approuver, de manière motivée, tout en préconisant des améliorations ou des changements nécessaires dans la gestion et la comptabilité de la copropriété. Ce contrôle doit se situer normalement entre l arrêté de l exercice par le syndic et l envoi des convocations de l assemblée générale. b. Tarification Les tarifs s entendent par exercice. Nb lots principaux 2 à à à à à Forfait préparation 2h30 3h00 3h30 4h00 4h30 5h00 Temps chez syndic Au temps passé (réel) Forfait rapport 5h00 6h30 8h00 9h30 11h30 14h00 Forfait déplacement Paris : néant ; Petite couronne : 1h30 ; Grande couronne : 2h30 Petite couronne : départements 92, 93 et 94 Grande couronne : départements 77, 78, 91 et 95 Exemples de prix Un contrôle d une copropriété de 85 lots principaux dont le syndic se situe à Nanterre sera facturé 3h30 (préparation) + temps passé chez le syndic (variable) + 8h00 (rapport) + 1h30 (déplacement) = 13 h + temps chez le syndic.

2 Un contrôle d une copropriété de 42 lots principaux dont le syndic est situé à Paris intramuros sera facturé 3h00 (préparation) + temps passé chez le syndic (variable) + 6h30 (rapport) = 9h30 + temps chez le syndic. Réductions de tarif : Pluralité d exercices à contrôler Si plusieurs exercices consécutifs sont à contrôler en même temps, le contrôleur n aura pas à analyser la structure des postes de charges de chacun (les dépenses seront quant à elles toutes analysées) tandis que seul le dernier état financier va être analysé (puisqu il remplace les précédents). En ce cas, les forfaits de préparation et de rédaction sont divisés par deux pour chacun des exercices supplémentaires. S il s agit de plusieurs exercices non consécutifs, ils sont considérés indépendants et le tarif du tableau ci-dessus s applique à chacun. Dans tous les cas, le temps passé chez le syndic (qui sera plus important) sera facturé au temps réel et un seul forfait de déplacement sera appliqué. Contrôleur réaffecté étant intervenu précédemment Si le contrôleur affecté pour l analyse d un exercice est déjà intervenu sur l exercice antérieur l année précédente (cas du contrôleur qui intervient pour l exercice N alors qu il est déjà intervenu précédemment pour l exercice N-1), en ce cas les forfaits de préparation et de rédaction de l exercice N seront diminués de 10 %. Cette réduction ne s applique pas si les exercices ne sont pas consécutifs (par exemple si le contrôleur intervient pour l exercice N alors qu il n est intervenu précédemment que pour l exercice N-2). Elle ne se cumule pas avec la réduction de 50 % applicable en cas de cumul d exercices consécutifs à contrôler. c. Option sans rapport écrit Pour ce type de contrôle, le conseil syndical peut choisir de ne pas recevoir de rapport écrit du contrôleur. Le choix est à confirmer au plus tard en début du contrôle et est irréversible : il ne pourra plus être rédigé de rapport ensuite. Le contrôleur commente, lors du contrôle, ses observations, émet des conseils pour modifier ou améliorer les points nécessaires. Il ne rédige aucun document. C est le conseil syndical qui prend les notes qu il veut et qui les met en application après étude de sa part. Cela permet de bénéficier d une prestation de qualité mais à moindre coût puisque le temps (important) d un rapport écrit n est pas facturé. d. Prestation particulière Si l adhérent demande une prestation particulière qui dépasse le cadre défini du contrôle, une facturation adaptée sera proposée par le contrôleur à l adhérent afin de lui donner satisfaction à un tarif connu et accepté. Il peut s agir de la rédaction d une synthèse du rapport, de la réalisation d une analyse particulière, etc.

3 B. Contrôle général d un exercice partiel a. Définition de la prestation Pour un exercice non arrêté, il s agit du contrôle : de l ensemble des postes de charges courantes ; de la balance des comptes (les annexes comptables n étant pas établies). Ce type de contrôle peut être intéressant vers la moitié de l exercice afin de ne pas attendre l arrêté des comptes de celui-ci alors que le conseil syndical estime que des problèmes existent et qu il convient de les traiter sans délai. Ce contrôle porte sur les éléments comptables (y compris le respect de la règlementation applicable) mais aussi sur les éléments de gestion. Ces deux aspects sont indissociables. Le contrôleur procède de la même manière que pour le contrôle d un exercice complet. La présence d un conseiller syndical au moins est nécessaire lors du contrôle chez le syndic. Il faut distinguer : le contrôle général d un exercice partiel isolé (il n y a pas d autre demande de la part du conseil syndical) ; le contrôle général d un exercice partiel complémentaire (qui est accolé au contrôle général d un exercice complet, c est-à-dire que la demande porte sur l exercice N et plusieurs mois de l exercice N+1 en cours 1 ). Si le contrôle porte sur le contrôle général d un exercice partiel isolé (il n y a pas d autre demande de la part du conseil syndical), le contrôleur ne rédige pas de rapport. Si le contrôle porte sur le contrôle général d un exercice partiel complémentaire (qui est accolé au contrôle général d un exercice complet, c est-à-dire que la demande porte sur l exercice N et plusieurs mois de l exercice N+1 en cours), alors le contrôleur ajoute ses constatations au rapport de l exercice complet. b. Tarification Les tarifs s entendent par exercice. Contrôle général d un exercice partiel isolé (il n y a pas d autre demande de la part du conseil syndical) : Nb lots principaux 2 à à à à à Forfait préparation 2h00 2h30 3h00 3h30 4h00 4h30 Temps chez syndic Forfait déplacement Au temps passé (réel) Paris : néant ; Petite couronne : 1h30 ; Grande couronne : 2h30 Petite couronne : départements 92, 93 et 94 Grande couronne : départements 77, 78, 91 et 95 1 La réglementation appelle N l exercice écoulé à approuver et N+1 l exercice en cours.

4 Contrôle général d un exercice partiel complémentaire (accolé au contrôle général d un exercice complet, c est-à-dire que la demande porte sur l exercice N et plusieurs mois de l exercice N+1 en cours) : Nb lots principaux 2 à à à à à Forfait préparation sup. 1h00 1h30 2h00 2h30 3h00 3h30 Temps chez syndic Au temps passé (réel) Forfait rapport sup. 2h00 2h30 3h00 3h30 4h00 4h30 Forfait déplacement Paris : néant ; Petite couronne : 1h30 ; Grande couronne : 2h30 Petite couronne : départements 92, 93 et 94 Grande couronne : départements 77, 78, 91 et 95 Exemples de prix Un contrôle d exercice partiel isolé d une copropriété de 85 lots principaux dont le syndic se situe à Nanterre sera facturé 3h00 (préparation) + temps passé chez le syndic (variable) + 1h30 (déplacement) = 4h30 + temps chez le syndic. Un contrôle d exercice partiel complémentaire d une copropriété de 42 lots principaux dont le syndic est situé à Paris intramuros sera facturé 1h30 (préparation) + temps passé chez le syndic (variable) + 2h30 (rapport) = 4h00 + temps chez le syndic. c. Option sans rapport écrit Il est rappelé que pour le contrôle général d un exercice partiel isolé (il n y a pas d autre demande de la part du conseil syndical), le contrôleur ne rédige pas de rapport. Pour le contrôle général d un exercice partiel complémentaire (qui est accolé au contrôle général d un exercice complet, c est-à-dire que la demande porte sur l exercice N et plusieurs mois de l exercice N+1 en cours), le conseil syndical peut choisir de ne pas recevoir de rapport écrit du contrôleur pour ce complément. Le choix est à confirmer au plus tard en début du contrôle et est irréversible : il ne pourra plus être rédigé de complément de rapport ensuite. Le forfait de rédaction du complément de rapport n est donc pas facturé. Si le conseil syndical a choisi de ne pas recevoir de rapport écrit pour l exercice complet, cela vaut obligatoirement pour l exercice partiel complémentaire : il n est pas rédigé de rapport pour le seul exercice partiel complémentaire. d. Prestation particulière Si l adhérent demande une prestation particulière qui dépasse le cadre défini du contrôle, une facturation adaptée sera proposée par le contrôleur à l adhérent afin de lui donner satisfaction à un tarif connu et accepté. Il peut s agir de la rédaction d une synthèse du rapport, de la réalisation d une analyse particulière, etc.

5 II. Analyse spécifique de la gestion et/ou des salaires des gardiens et employés d immeubles a. Définition des prestations Rappelons que lors d un contrôle général des comptes et de gestion d un exercice, le contrôleur vérifie sommairement la gestion et les salaires du personnel mais il ne rentre ni dans le détail des contrats de travail ni dans celui de chaque ligne des bulletins de salaire. En revanche, l analyse spécifique entre dans le détail des points demandés par le conseil syndical, incluant la vérification de calculs. Le contrôleur, spécialisé dans la gestion du personnel des copropriétés, vérifie notamment l application des prescriptions légales, réglementaires, conventionnelles et contractuelles. Le contrôle peut porter sur un ou plusieurs salariés de la copropriété. Il s agit d un contrôle sur pièces, sans déplacement chez le syndic, avec un rapport écrit (il ne peut pas être appliqué l option sans rapport écrit). Le Contrôleur demande les pièces nécessaires au conseil syndical pour les analyser ensuite. Plusieurs types de prestations sont proposés, indiqués dans le tableau ci-dessous, avec la tarification applicable. b. Tarification Les tarifs s entendent pour un salarié. Si une prestation est demandée pour plusieurs salariés, la tarification sera multipliée par le nombre de salariés. Analyse complète contrat de travail + avenants GARDIEN Analyse complète contrat de travail + avenants EMPLOYE D IMMEUBLE Analyse douze bulletins de salaire GARDIEN Analyse douze bulletins de salaire EMPLOYED IMMEUBLE Calcul indemnités de rupture contrat de travail Vérification sur un an réduction générale cotisations patronales (Fillon) Vérification sur un an réduction cotisations patronales (loi TEPA) Assistance à l élaboration contrat de travail GARDIEN Assistance à l élaboration contrat de travail EMPLOYE D IMMEUBLE Assistance à l élaboration d un contrat de travail de remplacement Coût prévisionnel d un recrutement envisagé GARDIEN Coût prévisionnel d un recrutement envisagé EMPLOYÉ D IMMEUBLE Chiffrage préjudices en cas d erreurs avérées et modalités de recours Analyse complète du poste de personnel 5h00 4h00 5h00 4h00 2h00 3h00 2h00 5h00 4h00 3h00 3h00 2h00 8h00 10h00 pour 1 salarié + 5h00 / salarié sup.

6 c. Précisions Analyse des bulletins de salaire L analyse initiale porte sur douze bulletins (un exercice ou une année, au choix du conseil syndical). Il peut être demandé l analyse de davantage de bulletins 2, la tarification sera augmentée d autant. Vérification sur un an de la réduction générale des cotisations patronales (Fillon) La réduction étant annualisée en année civile, la vérification ne peut porter que sur douze bulletins de salaires, de janvier à décembre. Il peut être demandé plusieurs années de vérification, la tarification unitaire étant alors multipliée par le nombre d années. Assistance à l élaboration d un contrat de travail Il est fourni tous les éléments nécessaires afin que le syndic puisse rédiger le contrat de travail. L ARC ne peut pas rédiger un contrat de travail, elle ne peut qu assister ses adhérents pour cette tâche. La collaboration entre le contrôleur et le conseil syndical est indispensable pour que les éléments du contrat puissent être en adéquation avec les attentes du conseil syndical. Coût prévisionnel d un recrutement Il est calculé le montant de la masse salariale à budgéter en fonction des éléments fournis au contrôleur. La collaboration entre le contrôleur et le conseil syndical est indispensable pour que les calculs soient en adéquation avec les attentes du conseil syndical. Chiffrage des préjudices et modalités de recours Il s agit de la suite d un constat préalablement établi par un contrôleur de l ARC : des erreurs ont été relevées et le contrôleur spécialisé dans la gestion du personnel des copropriétés va alors les chiffrer en tenant compte de la prescription applicable puis indiquer les voies de recours possibles pour obtenir une indemnisation. Le contrôleur rédige un rapport technique en précisant les responsabilités éventuelles. Analyse complète du poste du personnel Il s agit d analyser la cohérence entre les besoins normaux d un syndicat de copropriétaires et la réalité observée dans les dépenses comptabilisées, tout en vérifiant l adéquation entre les dépenses relatives au personnel et celles concernant les autres postes. À partir du règlement de copropriété, des éléments comptables d un exercice, des contrats de travail et leurs avenants ainsi que des bulletins de salaire, le contrôleur va analyser la situation, vérifier l application des prescriptions légales, réglementaires, conventionnelles et contractuelles, puis va proposer, en fonction des désidératas du conseil syndical, les solutions opérationnelles à mettre en place pour une vraie maîtrise de ce poste. Ce contrôle porte sur la totalité des salariés de la copropriété. La collaboration entre le contrôleur et le conseil syndical est indispensable pour que les solutions proposées puissent être en adéquation avec les attentes du conseil syndical. 2 Il n est pas nécessaire d avoir un nombre total de bulletin multiple de douze, la facturation minimale est celle du tableau (pour 12 bulletins ou moins) et ensuite un prorata est appliqué. Exemple : 18 bulletins d un gardien = 5h00 + (5h00 12 x 6) = 7h30.

7 III. Analyse spécifique des comptes de travaux a. Définition de la prestation Rappelons que lors d un contrôle général des comptes et de gestion d un exercice, le contrôleur vérifie les bilans des différents comptes de travaux, mais sans entrer dans le détail de chacun. L analyse spécifique contrôle les comptes de travaux qui sont terminés et vont être proposés à l approbation de l assemblée générale 3. Le contrôleur vérifie si les décisions de celle-ci ont bien été traduites réellement dans les comptes, si les montants facturés par tous les intervenants, y compris le syndic, correspondent et sont légitimes. Tous les écarts sont analysés puis des préconisations sont établies pour que l assemblée générale sache ce qu elle devra prendre comme décision. Les principes généraux décrits pour les contrôles généraux des comptes et de gestion restent valables (avec un rapport écrit), sachant que la notion d exercice n est pas pertinente puisque des travaux peuvent s étaler sur plusieurs exercices. b. Tarification Les tarifs dépendent du budget voté pour les travaux à contrôler. Budget travaux voté < < < Forfait préparation + rapport 10h00 13h00 17h00 23h00 Temps chez syndic Forfait déplacement Au temps passé (réel) Paris : néant ; Petite couronne : 1h30 ; Grande couronne : 2h30 Petite couronne : départements 92, 93 et 94 Grande couronne : départements 77, 78, 91 et 95 IV. Analyse spécifique du grand livre et/ou des annexes comptables a. Définition de la prestation Un adhérent collectif rencontrant des difficultés d'analyse, de compréhension ou d'exploitation des pièces comptables de sa copropriété peut demander l assistance d un contrôleur de comptes et de gestion. Il s agit typiquement du grand livre ou/et des annexes comptables. Le Contrôleur reçoit l adhérent au siège de l ARC à Paris sur rendez-vous. Il n y a pas de déplacement chez le syndic et aucun rapport n est rédigé par le contrôleur. Ces consultations ne concernent que des problèmes de gestion comptable et ne peuvent pas porter sur des questions techniques de gestion qui relèvent d'interlocuteurs différents (telles que les questions sur le personnel de copropriété, les fluides, le chauffage, les ascenseurs, etc.). De même, il ne s'agit pas d'un contrôle de comptes général : la prestation est une consultation d'éclaircissement et/ou d'orientation. Pour connaître les détails de cette prestation, il suffit de consulter l article suivant : Nouveau service de l ARC : aide à l analyse des documents comptables (grand-livre et annexes). 3 Il s agit des travaux figurant dans l annexe comptable n 4 (et/ou qui devraient y figurer si le syndic n a pas comptabilisé correctement les travaux).

8 b. Tarification Les tarifs dépendent du nombre de lots principaux : Nb lots principaux < à et + Temps forfaitaire 2h 3h 4h V. Demande de contrôle(s) de comptes et de gestion Remplir et adresser à l ARC le formulaire accessible ici. VI. Autres prestations a. Contrôles des impayés Si, lors du contrôle général d un exercice, le contrôleur analyse le niveau des impayés et les quelques cas particuliers les plus marquants, le contrôle spécifique des impayés comprend l analyse de chacun des dossiers des copropriétaires débiteurs (de plus de deux trimestres de charges), de l évolution de la situation et des méthodes de recouvrement du syndic. Cette prestation est du ressort du Pôle Copropriété en difficulté et est assurée par un(e) chargé(e) de mission spécialisé(e) pour ce type de travail. Le formulaire pour cette demande spécifique de contrôle d impayés est accessible ici puis la demande est à adresser à : contrôle-arc@arc-copro.fr. b. Questions juridiques Si le contrôleur aborde lors ses interventions le cadre juridique de ce qu il peut constater, les questions juridiques qui se situent au-delà de ce cadre sont du ressort du Pôle juridique.