Guide d'utilisation du logiciel comptable

Transcription

1 Guide d'utilisation du logiciel comptable Pour utiliser ce tableau il faut avoir le logiciel EXCEL ou OPEN OFFICE. Conseil avant utilisation : Enregistrer ce modèle comme fichier de référence que vous pourrez récupérer chaque année. Faire une copie du fichier et l'utiliser pour la comptabilité de l'année. Pour éviter tout problème, penser à faire des sauvegardes régulières. Les formules de calcul ont été intégrées aux tableaux proposés. Les calculs se font donc automatiquement lorsque vous entrez vos données. DEMARRAGE DE LA MISE SOUS INFORMATIQUE DE LA TRESORERIE : ) sur la première page compléter : Le nom du Club. L année de l exercice comptable. 2) dans le premier tableau "dépenses page ", indiquer dans les colonnes (8 à 28), le nom des rubriques que vous souhaitez utiliser (les intitulés proposés sont des exemples, ils peuvent être supprimés pour les remplacer), faire pareil sur la page suivante dans le tableau "recettes page ". Exemple : PAGE DEPENSES Date N d'enregist rement Nature de l'opération Montan t Compte bancaire Mode de paiement Caisse (espèce) Placements Subve ntions Cotisati ons Assu ranc es Divers Intitulé divers Les affectations qui auront été indiquées dans ce tableau se reporteront automatiquement sur toutes les pages dépenses et recettes ainsi que dans le compte d'exploitation qui se trouve sur la feuille suivante : Feuille suivante

2 Les intitulés se reportent 3) Enregistrer chaque dépense et chaque recette sur les lignes du tableau correspondant : a) dans la colonne montant et compte bancaire, b) dans la colonne qui correspond à la rubrique. Exemple : Tous les résultats se reporteront automatiquement : ) dans le tableau compte d'exploitation en face de la rubrique concernée. Vous aurez ainsi le total des dépenses, des recettes et le résultat de l activité (précédés du signe - si le résultat est négatif). 2

3 3) sur les pages suivantes le report des montants se fait automatiquement : En permanence ce tableau vous donne donc : - la position de votre compte de résultat - la position de votre trésorerie. Pour la trésorerie, ne pas oublier, dans le premier tableau recette (page 2) et éventuellement dépenses (page ) d indiquer les reports de l année précédente. MISE EN PAGE ET IMPRESSION : Suivant les versions logicielles, il est possible de rencontrer des problèmes de mise en page, si le cas se présente, pour avoir des pages complètes en impression, procéder comme suit : Sélectionner "affichage", puis "aperçu des sauts de page" 3

4 Les trais bleu délimitent les pages. Réajuster les sauts de page à l aide de la souris si nécessaire. L'aperçu des sauts de page permet de visualiser les numéros de page. Pour imprimer la ou les pages souhaitées : Sélectionner "Fichier" puis "imprimer" et choisir les pages. Exemple : page à 3 page 0 à 0 Pour revenir aux tableaux : Cliquer sur "affichage", puis "normal". 4

5 MASQUER LES LIGNES ET LES COLONNES : Le logiciel se compose de 20 pages pour entrer votre trésorerie. S'il y a trop de pages et que vous ne souhaitez pas les voir à l'écran, vous pouvez les masquer. Sélectionner la ligne à partir de laquelle on souhaite masquer en cliquant sur le numéro de la ligne et faire glisser la souris vers le bas sans lâcher le bouton gauche jusqu'à la fin de la dernière page ; les lignes sélectionnées apparaissent en bleu (et non en orange) : Les lignes se surlignent en bleu Cliquer ensuite sur le bouton droit de la souris, puis sur "masquer" : Une fois les lignes masquées elles se présenteront comme ceci : 5

6 Pour faire réapparaître les lignes, sélectionner les deux lignes comme ci-dessus. Clic droit sur la souris puis : "afficher" : Vous pouvez faire de même pour les colonnes en sélectionnant les colonnes à masquer (même manipulation que pour les lignes). Les lettres des colonnes doivent apparaitre, elles aussi, en bleu : Les colonnes se surlignent en bleu 6