Guide SOCIEUX à l'adresse des institutions des pays partenaires

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1 Guide SOCIEUX à l'adresse des institutions des pays partenaires Objectif de ce guide (version du 22/11//2013) Ce Guide à l'adresse des institutions des pays partenaires fournit des informations au sujet du programme SOCIEUX, telles que le fonctionnement de cette facilité, les secteurs de la protection sociale concernés et les types d'interventions possibles. Il contient également des informations détaillées sur la marche à suivre pour les institutions partenaires qui souhaiteraient solliciter une assistance dans le cadre de SOCIEUX, ainsi que sur les éléments financiers et logistiques liés à l'organisation des actions et activités. Destinataires : ce guide s'adresse aux administrations publiques et organismes mandatés pour traiter des questions de protection sociale dans les pays partenaires qui souhaitent bénéficier de l'assistance technique de SOCIEUX. 1. A propos de SOCIEUX 1.1. Qu'est-ce que SOCIEUX? SOCIEUX Expertise de l Union européenne pour la protection sociale dans la coopération au développement est une facilité d assistance technique établie par la Direction générale du Développement et de la Coopération -EuropeAid- de la Commission européenne en vue de soutenir les efforts déployés par les pays partenaires pour la conception, la gestion, la mise en œuvre et le suivi de systèmes de protection sociale inclusifs, efficaces et durables par le biais d une mobilisation à court terme d expert(e)s pair-à-pair Domaines d'assistance technique En principe, toute(s) politique(s) et mesure(s) de protection sociale qui ont pour objectif d'atténuer la pauvreté, réduire les vulnérabilités et assurer une sécurité de revenus ainsi qu'un accès aux services sociaux de base peuvent recevoir un appui dans le cadre d actions/activités individuelles. En pratique cependant, SOCIEUX a défini les secteurs de protection sociale pour lesquels une assistance peut-être délivrée. Les domaines d'assistance sont organisés en a) des domaines thématiques de protection sociale et b) des secteurs horizontaux de protection sociale: a) domaines thématique de protection sociale (liste non-exhaustive): accès aux services sociaux de base: santé, éducation et emploi; assistance sociale: programmes de transfert de fonds, subventions aux enfants et personnes handicapées, pensions sociales et autres prestations liées à l âge, programmes de garantie de revenus, programmes de garantie d emploi, travaux publics; assurance sociale: régimes contributifs en matière de pensions, maladie, accidents du travail et protection contre le chômage.

2 b) secteurs horizontaux de protection sociale: cadre juridique/réglementaire; développement de politiques/stratégies; gestion et administration; financement et budget; systèmes de suivi et évaluation, statistiques et systèmes de registres; communication et relations publiques; systèmes informatiques, etc Interventions de SOCIEUX SOCIEUX propose des actions d'assistance technique, elles-mêmes composées d'activités diverses se déroulant sur une à deux semaines. Le nombre d'activités dans le cadre de chaque action varie en fonction des besoins en assistance. Les actions de SOCIEUX peuvent varier entre des interventions touchant des aspects purement structurels comme la manière de répondre à des dysfonctionnements structurels/institutionnels au sein des institutions bénéficiaires et des interventions visant un transfert ad-hoc de savoirfaire et d'expertise afin de renforcer les capacités existantes et répondre à des besoins ponctuels. Dans la pratique, les activités de SOCIEUX se déclinent sous différentes formes: missions exploratoire d information ou d évaluation ou formation deformateurs formations techniques tables rondes appui à distance. SOCIEUX repose essentiellement sur des activités qui se dérouleront dans le pays partenaire, bien que d autres formes d intervention telles que des visites d étude dans des pays tiers, au sein ou en dehors de l Union européenne pourront être considérées Quelle est la durée des actions et activités? Les actions de SOCIEUX peuvent comprendre jusqu'à six activités de courte durée (1 à 2 semaines): 1 action = plusieurs activités ; durée de chaque activité = 1-2 semaines Expert(e)s fournissant l expertise SOCIEUX mobilise des expert(e)s provenant principalement des administrations publiques et organismes mandatés 1 dans les États Membres de l'union européenne, afin de faciliter le partage 1 Organismes semi-publics chargés de la protection sociale et mandatés pour participer au projet selon les mêmes conditions que s'ils étaient partie intégrante de l'administration.

3 des connaissances et des expériences de pair-à-pair. Des praticiens originaires des administrations et organismes mandatés des pays partenaires peuvent également être mobilisés en tant qu expert(e)s en vue d apporter une valeur ajoutée aux actions menées dans le cadre d une coopération sud-sud ou triangulaire. Lorsque cela est jugé nécessaire, des expert(e)s d'autres organisations, telles que des organisations internationales, des universités, des représentants de la société civile ou des consultants privés peuvent également être impliqués dans les actions de SOCIEUX Comment fonctionne SOCIEUX? En vue de répondre aux demandes d'assistance soumises par les pays partenaires l équipe de SOCIEUX: évalue la demande et développe un plan d'action détaillé ; recruter et mobiliser les expert(e)s compétents, provenant principalement des États Membres de l'ue ; met en œuvre une assistance ciblée évalue les succès obtenus diffuse les résultats assure le suivi et tout soutien additionnel nécessaire Le graphique suivant visualise le fonctionnement de cette facilité : Requête Approbation Mise en œuvre Évaluation Les administrations et organismes publics des pays partenaires introduisent une demande auprès de l'équipe de SOCIEUX ou de la Délégation de l'ue dans le pays partenaire Affinement de la requête et de l'intervention envisagée en conformité avec le système existant dans le pays partenaire Préparation du formulaire de l'action Soumission du formulaire pour approbation par EuropeAid Déploiement rapide d'experts en protection sociale Organisation et réalisation des interventions Évaluation des résultats atteints par tous les acteurs impliqués Dissémination des résultats Partage de bonnes pratiques 2. Éligibilité, évaluation et introduction d une demande 2.1. Qui peut bénéficier d une aide dans le cadre de SOCIEUX? Pays éligibles Les pays pouvant bénéficier d'une aide dans le cadre de SOCIEUX sont les pays recevant uneassistance de EuropeAid, en particulier ceux bénéficiant de l'instrument de financement de la Coopération au Développement, de l'instrument Européen de Voisinage et du Fonds Européen de Développement : Voisinage Européen Amérique latine, Asie (y compris Asie centrale) et Moyen-Orient Afrique, Caraïbes et Pacifique

4 La liste complète des pays partenaires éligibles est jointe en Annexe I Institutions éligibles SOCIEUX vise en particulier les autorités publiques et organismes mandatés ayant des responsabilités dans le domaine de la protection sociale à l'échelon national et local. Plus précisément, sont considérés comme éligibles les organismes publics et semi-publics suivants : les gouvernements centraux, ministères, conseils législatifs et gouvernements régionaux, organismes mandatés et autres institutions chargées de la mise en oeuvre de la protection sociale ou de la mise à disposition de services de protection sociale. Toutefois, d'autres parties prenantes telles que des groupes de représentation de la société civile, des partenaires sociaux, des donateurs internationaux, etc. pourront être impliqués dans la réalisation des actions SOCIEUX Critères d'évaluation des demandes Les demandes d'assistance technique seront évaluées et approuvées selon les suivants: critères Pertinence: Dans quelle mesure, la demande d'assistance technique soumise correspond-elle aux objectifs et principes de la Communication de la Commission Européenne sur «la Protection Sociale dans le cadre de la Coopération au Développement de l UE» de 2012? Dans quelle mesure la demande est-elle pertinente pour le développement de systèmes de protection sociale durables dans le pays en question? Faisabilité: Les objectifs fixés dans la demande sont-ils réalisables dans le délai imparti (les actions de SOCIEUX consistent en une ou plusieurs activités ; chaque activité se compose d'une mission de courte durée d'1-2 semaines)? Efficacité: Dans quelle mesure la demande d'assistance technique aide-t-elle l'institution partenaire à mettre en œuvre son initiative/projet et à répondre aux besoins et priorités de son pays? Durabilité: Quelles est la probabilité que les mesures/politiques/impacts découlant de l'assistance technique se poursuivent et se développent une fois l'action achevée? 2.3. Approbation de la demande Les demandes sont appréciées et évaluées suivant les critères énumérés ci-dessus par l'équipe de SOCIEUX avec le soutien des services de la Commission européenne. Ce sont ces derniers qui décident de l'approbation ou du rejet d'une demande. La décision définitive est transmise par courrier électronique à la/les institution(s) requérantes environ cinq semaines après réception de la demande.

5 2.4. Comment solliciter une assistance technique de SOCIEUX? Les institutions des pays intéressés sont priés de déposer une demande d'assistance technique dans le cadre de SOCIEUX en respect des consignes suivantes: 1. Si vous ne disposez pas d'une copie du formulaire de demande, veuillez la télécharger sur le site internet de SOCIEUX: ec.europa.eu/europeaid/socieux 2. En cas de difficulté avec le téléchargement du formulaire de demande, veuillez contacter l'équipe de SOCIEUX; 3. Remplissez le formulaire en anglais, français, espagnol ou portugais; 4. Joignez tout document ou information qui vous semble approprié; 5. Datez et signez la demande; 6. Envoyez le formulaire de demande dûment rempli par courrier électronique, lettre ou fax à: SOCIEUX Expertise de l Union européenne pour la protection sociale dans la coopération au développement Avenue Paul Deschanel 62, 1030 Bruxelles, Belgique Téléphone: / Fax: / contact@socieux.eu ec.europa.eu/europeaid/socieux 3. Aspects financiers et logistiques 3.1. Coûts couverts par SOCIEUX Pour toutes les actions et activités relevant du cadre de SOCIEUX, les coûts suivants pourront être couverts: Compensation financière, frais de voyage et d'hébergement des expert(e)s sous contrat Traduction de documents Interprétation Pour les séminaires et les ateliers de travail, les frais de location d une salle, repas/traiteur, interprétation, hébergement et transport local des participants (sous conditions, voir ci-dessous) Dispositions financières et logistiques pour les participants aux séminaires et ateliers SOCIEUX Hébergement Un hébergement sera prévu pour les participants résidant à au moins 100km du lieu du séminaire ou de l atelier (y compris pour la nuit précédant la réunion).

6 Dans le cas d'activités réparties sur plusieurs jours, tous les participants (y compris ceux résidant à moins de 100km du lieu de réunion, à l'exception de ceux habitant dans la ville du lieu de réunion) ont droit à un hébergement tout au long de l'activité. L'équipe de SOCIEUX ou le personnel local responsable de l'organisation logistique/administrative se chargera de la réservation et du paiement de l'hébergement, petit déjeuner inclus, des participants éligibles Transport local Le transport pour se rendre et repartir du lieu de l'activité pourra être pris en charge. Les participants nationaux, vivant à plus de 400km du lieu de réunion seront autorisés à voyager en avion. La réservation du vol sera assurée par l'équipe de SOCIEUX ou le personnel d'accompagnement local. Afin de minimiser les coûts de transport local, notamment les coûts de vols intérieurs, voyages en train, autocar ou taxi, l'équipe de SOCIEUX organisera, autant que possible, des transports groupés à travers la location de voitures, de minibus ou autocars, le cas échéant. La solution choisie sera arrêtée en accord avec l'institution requérante. Sur demande de l institution du pays partenaire et avec l'accord préalable de l'équipe de SOCIEUX, les participants ne souhaitant pas recourir à l'avion, seront remboursés des frais de voyage sur une base forfaitaire. Les taux forfaitaires applicables seront définis au cas par cas, après consultation avec EuropeAid. Le transport des participants au sein d'un pays partenaire sera généralement organisé par l'équipe de SOCIEUX. Des agences de voyage locales pourront être sollicitées Transport à l'international Le voyage à l'international des participants des pays partenaires se rendant à une activité à l'étranger sera organisé et payé par l'équipe de SOCIEUX (réservation, émission des billets et paiement). Dans certaines circonstances exceptionnelles et sur accord préalable de l'équipe de SOCIEUX, l'organisation du voyage pourra être gérée et payée directement par le/la participant(e). Les frais en découlant pourront être rapidement remboursés après réception de la facture afférente et des pièces justificatives (originaux des billets et cartes d'embarquement). En cas d'écart de prix entre le billet acheté individuellement par le/la participant(e)et un billet réservé par l'équipe de SOCIEUX, le remboursement ne pourra dépasser la valeur de ce dernier (voir le point pour plus de détails). Dans le cas où le/la participant(e) insisterait sur une solution de voyage plus onéreuse que celle proposée et si la raison du rejet n'est pas professionnelle, l'écart de prix sera déduit de l'allocation journalière. Le remboursement des billets d'avion se fera sur base du prix en classe économique et uniquement sur présentation des cartes d'embarquement.

7 Allocations journalières en cas de séjour à l'étranger (per diems) Les participants des pays partenaires qui seront contraints de se rendre à l'étranger dans le cadre des activités de SOCIEUX bénéficieront d'une allocation journalière pour chaque nuitée passée dans un lieu différent de leur domicile professionnel. Si aucune nuit n'est passée sur le lieu de l'activité, la moitié de l'allocation journalière sera versée. L'allocation journalière couvre les frais d'hébergement, les repas, le transport local et autres frais divers pendant la période de l'activité et sur le lieu de celle-ci. Les coûts liés aux appels téléphoniques privés, au minibar et autres frais personnels du participant doivent également être couverts par cette allocation. Nulle allocation journalière versée dans le cadre d'une activité ne pourra excéder les plafonds publiés sur le site internet suivant: Le versement sera forfaitaire et aucun justificatif des frais engendrés ne sera exigé, mais il sera fonction de l'itinéraire et s'appuiera sur des éléments probants tels que les cartes d'embarquement et autre justificatifs de voyage. L'allocation journalière sera versée par virement bancaire/transfert de fonds aux participants au plus tard le jour de l'arrivée sur le lieu de l'activité. Un reçu signé par chacun des participants sera exigé Visas Les demandes de visas requis pour l'entrée sur un territoire étranger devront être gérées par les participants concernés eux-mêmes, le cas échéant. L'équipe de SOCIEUX apportera toutefois son soutien aux participants en mettant à leur disposition les informations liées à l'obtention du visa et en se chargeant de la préparation et l'émission d'une lettre d'invitation par l'institution hôte. Les frais de visas seront remboursés sur demande et fourniture d'une facture Assurance et vaccins Une assurance pour les participants d'une activité SOCIEUX à l'étranger est prévue et prise en charge par le programme. Elle couvrira le voyage et toute la durée du séjour et comprend: - Une couverture santé internationale (frais médicaux, de pharmacie, de transport) - Une assurance accident: o Invalidité o Rapatriement o Indemnité des frais de sauvetage o Frais de réhabilitation/cure o Chirurgie esthétique o Allocation journalière en cas de coma

8 o Allocation journalière en cas d'hospitalisation o Services d'assistance (assistance médicale et voyages) - Assurance-voyage: o Annulation o Retard > 4 heures o Retard dans la livraison des bagages > 4 heures o Perte de bagages > 48 heures Les conditions générales détaillées de l'assurance peuvent être transmis à l'institution partenaire/aux participants sur demande. Le respect et la mise à jour des vaccination(s) nécessaires en vue du voyage et séjour à l étranger relève de la responsabilité des participants. Les frais de vaccination(s) requises pour un lieu d'activité donné seront remboursés aux participants sur demande et présentation d'une facture.

9 Annexe 1. Liste des pays éligibles par SOCIEUX 2 Dans le cadre l'instrument de financement de la Coopération au Développement (programmes géographiques ICD) Amérique Latine Asie Asie Centrale Moyen Orient Argentine Bolivie Brésil Chili Colombie Costa Rica Équateur Salvador Guatemala Honduras Mexique Nicaragua Panamá Paraguay Pérou Uruguay Venezuela Afganistán Bangladesh Bhoutan Cambodge Chine Inde Indonésie Laos Malaisie Maldives Mongolie Myanmar Népal Pakistan Philippines Sri Lanka Thaïlande Vietnam Kazakhstan Kirghizstan Tadjikistan Turkménistan Ouzbékistan Irak Irán Yémen Dans le cadre de l'instrument Européen de Voisinage Algérie Arménie Égypte Géorgie Liban Libye Palestine (Russie) Azerbaïdjan Israël Moldavie Syrie Biélorussie Jordanie Maroc Tunisie Ukraine Dans le cadre du Fonds Européen de Développement Afrique Caraïbes Pacifique Angola Bénin Botswana Burkina Faso Burundi Cameroun Cap-Vert République Centrafricaine Tchad Comores Congo (République du) Congo (République démocratique du) Djibouti Guinée équatoriale Érythrée Éthiopie Gabon Gambie Ghana Guinée-Bissau Guinée Côte d'ivoire Kenya Lesotho Liberia Madagascar Malawi Mali Mauritanie Maurice Mozambique Namibie Niger Nigeria Rwanda Sao Tomé -et- Principe Sénégal Seychelles Sierra Leone Somalie Afrique du Sud Soudan du Sud Soudan Swaziland Tanzanie Togo Ouganda Zambie Zimbabwe Antigua-et-Barbuda Bahamas Barbade Belize Cuba3 Dominique République dominicaine Grenade Guyana Haïti Jamaïque Saint-Christophe-et- Niévès Sainte-Lucie Saint-Vincent-et-les- Grenadines Suriname Trinité-et-Tobago Îles Cook Timor oriental Fidji Kiribati Îles Marshall Micronésie Nauru Niue Palaos Papouasie- Nouvelle-Guinée Samoa Îles Salomon Tonga Tuvalu Vanuatu 2 En accord avec l'assistance fournie par EuropeAid 3 Non éligible au FED mais membre de la région ACP