Grande Semaine de Fontainebleau Stade Equestre du Grand Parquet. Du 31 août au 8 septembre 2013

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1 Grande Semaine de Fontainebleau Stade Equestre du Grand Parquet Du 31 août au 8 septembre 2013 Guide exposant

2 1 - Présentation L Association «Société Hippique Française», organisatrice de l événement sera heureuse de vous accueillir sur l Hippodrome du Grand Parquet de Fontainebleau pour les Finales Jeunes Chevaux de Saut d Obstacles et de Hunter. 2 Conditions générales Toutes les prestations sont facturées avec TVA au taux de 19,6 %. Les exposants étrangers ont la possibilité de récupérer cette TVA auprès de l'administration fiscale française. Les exposants qui vendent des services ou des marchandises au public doivent impérativement être inscrits au registre du commerce ou à la chambre des métiers. Les stands doivent être ouverts tous les jours à partir du début des épreuves et ne doivent pas fermer avant la fin de celles-ci. L'exposition de marchandises et/ou matériel à l'extérieur du stand est réglementée. Les produits exposés font l'objet d'une description détaillée sur le bon de commande. Chaque exposant doit se conformer à l'objet de sa société. La commercialisation de denrées alimentaires et de boissons est strictement interdite. Elle fait partie d'un contrat particulier. L organisateur se réserve le droit de refuser les installations qui pourraient nuire soit à la sécurité, soit à l'esthétique générale de la manifestation. La distribution de prospectus ainsi que la pose de banderoles ou panneaux publicitaires sont interdites sauf accord écrit de l organisateur.

3 3 Renseignements pratiques Attribution des emplacements : nous vous proposons de préciser l emplacement souhaité lors de l envoi de votre bon de réservation et nous envisagerons ensemble sa faisabilité. Le nombre d'emplacements étant limité, leur attribution se fera en donnant priorité aux exposants présents en Pour les nouveaux exposants, le dossier sera examiné et l attribution d un emplacement se fera en fonction de la disponibilité. Une réponse vous sera donnée mi-juillet. Date limite de renvoi des dossiers : 1er juillet 2013 Attention : les dossiers ne seront plus acceptés au-delà de cette date. Au-delà de cette date, en cas d'annulation de la part de l'exposant, aucun acompte ne sera remboursé sauf s'il y a relocation de l'emplacement. * Principe d'aménagement : les stands sont livrés par l'organisation avec structure de tente et plancher (plancher auto stable pour toutes les structures). La moquette est en option. Merci de bien indiquer la couleur souhaitée. Les extincteurs nécessaires sont fournis par l organisateur. * Visuels aériens : les visuels aériens gonflables ou autres sont interdits sur l ensemble du site. * Décoration & aménagement : un devis sera étudié selon vos demandes. Les commandes devront être passées le 10 Juillet au plus tard. * Sous location : n est autorisée qu avec l accord de l organisateur moyennant le règlement d'une somme forfaitaire par co-exposant. Elle doit être mentionnée sur le bon de commande par le locataire du stand. * Installation : jeudi 29 Août et Vendredi 30 Août de 9h à 19h. En dehors de ces créneaux, il est impératif de contacter la SHF afin de fixer une date et un horaire d installation. * Livraisons : les véhicules de stockage de matériel seront stationnés à l extérieur du site. Une navette sera mise à votre disposition chaque jour, de 8h à 10h et le soir après les épreuves afin d assurer vos livraisons. En dehors de ces horaires, aucun véhicule ne sera autorisé à circuler sur le site, sauf accord de la Société Hippique Française. Sauf décharge écrite, l organisateur ne réceptionnera aucun colis pour le compte d un de ses clients.

4 * Démontage : dimanche 8 Septembre à l'issue des épreuves et/ou le lundi 9 Septembre au plus tard à 12h00. * Gardiennage : un service de gardiennage des stands, assuré par des maîtres-chiens, est mis en place tous les jours de 20h à 8h, du Jeudi 29 Août au Lundi 9 Septembre à 8h. * Parking : aucun camion servant au stockage de la marchandise ne sera autorisé à l intérieur de l enceinte. Un macaron parking par exposant donnant accès au parking de la Salamandre sera remis lors de l installation. Pour les autres véhicules, un parking gratuit sera possible sur l espace public du terrain de la Salamandre. * Assurance : quelque soit votre activité et le type d exposition (tente, vans, camions, constructions ), vous devez être couverts par votre propre assurance. * Accès internet : pour souscrire un accès à internet vous pouvez compléter le formulaire en ligne sur * Ecrans vidéo : vous pouvez effectuer votre commande auprès de Wan Vidéo au ou contact@wanevents.com * Électricité : les installations électriques doivent être effectuées selon les règles de la Commission Départementale de Sécurité. Un coffret électrique comprend : 2 prises, 10 ampères, 220 volts, 1 protection différentielle. L installation électrique qui n aura pas été commandée avant le 1 er juillet sera facturée 200 HT. Merci de nous contacter si vous avez besoin d un branchement spécifique. * Exposition de boxes, écuries, auvents, : il est obligatoire de fournir un plan de la construction envisagée, mentionnant le type de matériaux, les dimensions, les ouvertures éventuelles ; un devis personnalisé sera étudié à réception.

5 4 Conditions de réservation - Bon de commande daté et signé - Acompte de 40 % à la réservation * Conditions de règlement - 40% à la réservation - Solde (60%) au 5 août 2013 La réservation d'un emplacement quel qu'il soit vaut acceptation du présent règlement sans restriction. Les chèques des banques domiciliées hors de France ne seront pas acceptés. * Conditions d'annulation En cas d'annulation de toute ou partie de la manifestation empêchant la réalisation du contrat, les acomptes versés seront remboursés mais aucun dédommagement ne pourra être réclamé à la SHF. Si toute ou partie de la manifestation est reportée, et sous réserve de l'accord de l'exposant, l'engagement est à nouveau valable et lui-même reporté. En cas contraire, rien ne sera dû à la SHF. 5 Tarifs HT Voir ci-joint le bon de réservation A nous retourner Merci de nous contacter pour connaître les surfaces disponibles. Récapitulatif Stands (plancher, et parking inclus) 9 m²: m²: m²: m²: m²: m²: m²: m²: m²: 2415 Supplément pour angle (selon disponibilité) 1 angle : + 20% 2 angles : + 30%

6 Supplément pour la moquette 8,50 le m² : couleur au choix Merci d indiquer couleur souhaitée Surface extérieure d exposition 50 le m2 Surface pour Parasol 200 / unité Seuls les parasols et auvents mobiles et de couleur unie sont acceptés. Ils doivent être facilement démontables. Certains emplacements en zone 1 bis ne peuvent être munis de parasols. En cas de mauvaises conditions météorologiques, la SHF pourra exiger le démontage de ceux-ci. Électricité Location d'un compteur électrique (consommation non facturée) : 150 Surfaces d'exposition Véhicule 1 cheval /2 chevaux 830 Véhicule 3 à 6 chevaux 1100 Véhicule + de 6 chevaux 1360 Sous location Forfait sous location 515 Frais de dossier Par exposant ou co-exposant : 72