Dépenses professionnelles

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1 AUX : PROFESSEUR(E)S, PROFESSEUR(E)S SOUS OCTROI, ATTACHÉ(E)S DE RECHERCHE ET PROFESSEUR(E)S DE FORMATION PRATIQUE MEMBRES DU SGPUM AUX : CADRES ACADÉMIQUES (DOYENS ET DOYENNES, VICE-DOYENS ET VICE-DOYENNES, DIRECTEURS ET DIRECTRICES D UNITÉ ACADÉMIQUE DATE : 2 février 2012 Objet : Application de la clause TP 4.03 de la convention collective se rapportant aux dépenses professionnelles des professeur(e)s et à l achat d ordinateurs par les professeur(e)s Dépenses professionnelles Des modifications ont été apportées aux procédures de gestion du programme des dépenses professionnelles. Elles découlent de la nouvelle convention collective SGPUM-UdeM et de l utilisation du système Synchro. Ces modifications entrent en application à partir de l année , qui couvre la période comprise entre le 1 er mai 2011 et le 30 avril Attribution de l allocation Désormais, l allocation professionnelle des professeur(e)s, professeur(e)s sous octroi, attaché(e)s de recherche, professeur(e)s de formation pratique et cadres académiques admissibles (ci-après appelés «professeur») sera versée au début de l année budgétaire. Le versement de l allocation demeure conditionnel à la mise à jour du curriculum vitae du professeur, dûment communiquée au directeur ou au doyen de son unité avant le 1 er mai de l année visée. Le Bureau du personnel enseignant et de recherche (BPER) verra désormais à obtenir directement du directeur ou du doyen de l unité, la liste des professeurs ayant remis la mise à jour de leurs activités. Le professeur n aura donc plus à faire signer un formulaire par son directeur ou son doyen confirmant le dépôt de la mise à jour de son curriculum vitae. Un projet (numéro de compte) a été ouvert pour chaque professeur admissible au programme de dépenses professionnelles, dans lequel seront versés l allocation attribuée pour l année et le solde des allocations accumulées, le cas échéant, par le professeur au cours des années antérieures. Le professeur sera ainsi en mesure de connaître les sommes dont il dispose aux fins du remboursement des dépenses reliées à son travail professoral Tout nouveau professeur qui entrera en fonction en cours d année budgétaire se verra attribuer, dès son arrivée, le montant de l allocation professionnelle prévue à la convention collective. Pour l année , ce montant se chiffre à 2038 $.Tout solde d allocation non utilisé en date du 30 avril dans le compte d un professeur ayant quitté ses fonctions en cours d année retournera au fonds consolidé de l Université. Remboursement des dépenses admissibles Désormais, un professeur pourra faire une demande de remboursement pour des dépenses admissibles encourues au cours de l année budgétaire, soit du 1 er mai au 30 avril, à chaque 1

2 fois que le montant de ses déboursés aura atteint un minimum de 1 000$. Cependant, comme tous les déboursés effectués dans une année budgétaire doivent être remboursés avant le 30 avril, le professeur désirant obtenir un remboursement devra s assurer de le réclamer avant l échéance du 30 avril, même si à cette date, le total des déboursés à rembourser est inférieur à 1 000$. Le professeur doit s assurer en tout temps que les montants réclamés n excèdent pas les disponibilités de son projet. Le professeur pourra réclamer et approuver lui-même le remboursement de ses dépenses professionnelles, en ligne, via Synchro Finances. Une capsule d aide à la navigation dans Synchro a été créée spécialement pour le guider. Le professeur est invité, dans un premier temps, à consulter la capsule «Programme de remboursement des dépenses professionnelles» à l adresse suivante : Après avoir consulté la capsule d aide, le professeur sera outillé pour accéder à son numéro de projet, connaître l état de son solde, et remplir une demande de remboursement de dépenses professionnelles via Synchro Finances, à l adresse suivante : 1 Le professeur qui n est pas en mesure de compléter lui-même une demande de remboursement de dépenses devra imprimer le formulaire de réclamation disponible sur le site Internet du BPER ( et le remettre dûment complété et signé à la direction administrative de son unité. Le professeur n a pas à fournir les pièces justificatives pour obtenir le remboursement de dépenses admissibles au programme. Il doit toutefois, selon les règles fiscales, les conserver pour une période minimale de six ans, à défaut de quoi le remboursement de ces dépenses pourrait être considéré comme un avantage imposable par les autorités fiscales. Il doit également s assurer : que le déboursé associé à la dépense réclamée a été encouru entre le 1 er mai et le 30 avril de l année en cours à des fins professionnelles (c est-à-dire liées au travail professoral); que la dépense n a pas été remboursée par une autre source de financement; que, lorsque la dépense porte sur un bien ou un service utilisé à la fois à des fins professionnelles et à des fins personnelles, seule la partie du coût attribuable à l usage professionnel peut faire l objet d une demande de remboursement. Jusqu en , le remboursement des dépenses professionnelles s effectuait par le biais d un ajout sur la paie. Désormais, ce remboursement sera effectué par dépôt direct, et le professeur recevra un avis de paiement via son adresse courriel institutionnelle. 1 Si le poste du professeur est raccordé à une prise en accès libre, à l extérieur du campus, il doit se référer à la procédure suivante : 1) Établir une connexion de type VPN à l intranet sécurisé institutionnel en se rendant, depuis son navigateur web, à l adresse suivante : et en entrant son Code d accès DGTIC et son Mot de passe (UNIP). 2) Ensuite, à partir de la page d accueil du service VPN, il doit cliquer sur le lien «Portail Synchro» dans la section «Signets Web» pour accéder à l application Synchro. 2

3 Dépenses admissibles En vertu de la convention collective, les dépenses admissibles sont les suivantes : L achat ou le remplacement d un ordinateur normalisé conforme à la liste établie par le Comité consultatif sur les ordinateurs; L inscription à des cours et à des activités de perfectionnement; L achat de matériel informatique L achat de logiciels informatiques; L abonnement à une ligne Internet à domicile; Les frais de téléphone, de messagerie vocale et du branchement au réseau informatique, engagés en sus du service actuellement fourni; L utilisation des services de photocopie de l Université en sus de ceux habituellement assumés par les unités pour l enseignement; L achat de livres et l abonnement à des revues; Les frais d inscription à un congrès ou à un colloque de nature scientifique ou professionnelle; Les frais de publication, y compris les frais de traduction ou de révision linguistique pour des textes; les frais d adhésion à des associations scientifiques ou professionnelles 2 N.B. Tout bien acheté dans le cadre du Programme de remboursement des dépenses professionnelles demeure la propriété de l Université. Acquisition d un ordinateur La convention collective (TP 4.03) précise que : «Le professeur devra acheter son ordinateur du fournisseur agréé par l Université et il s engage à respecter la politique d achat d ordinateur sur fonds d allocation professionnelle. Cet ordinateur devra être normalisé conformément à la liste déterminée par le Comité consultatif.» Il revient donc désormais au professeur d acquérir lui-même son ordinateur directement auprès du fournisseur agréé de l Université, INSO Solutions informatiques, en choisissant son appareil parmi une liste de plusieurs modèles normalisés. Cette liste est disponible sur le site d INSO ( et sera mise à jour périodiquement par le Comité consultatif sur les ordinateurs prévu à la convention collective. Il s agit d une amélioration majeure en comparaison de l ancien programme «Des ordis pour les profs», où le professeur n avait droit qu à un seul modèle d ordinateur fourni par la DGTIC. L achat d un ordinateur normalisé présente plusieurs avantages et bénéfices : Il garantit le soutien technique de la DGTIC durant toute la durée de vie utile de l appareil; Il garantit un niveau de service et un recours auprès du fournisseur en cas d insatisfaction; 2 L Université recommande aux professeurs de ne pas réclamer un remboursement pour les frais d adhésion à une association professionnelle. En effet, bien que Revenu Canada considère que le paiement par l employeur des cotisations professionnelles n est pas imposable lorsque cette adhésion est une condition d emploi, Revenu Québec considère, pour sa part, que ces frais, lorsqu ils sont remboursés par l employeur, constituent un avantage imposable. Le remboursement de ce type de dépenses mettrait donc en danger le caractère non imposable de l ensemble du Programme. 3

4 Il facilite l installation et assure d office le bon fonctionnement avec le réseau et les systèmes de projection de l Université; Il permet la reprise rapide d activités en cas de panne ou de dysfonctionnement; Il assure le niveau de sécurité informatique selon les normes de l Université de Montréal; Il permet gratuitement l accès à une panoplie de logiciels institutionnels; Il permet de façon transparente la configuration de nouvelles fonctionnalités, les mises à jour du système d exploitation et des pilotes spécifiques à l appareil. Il est bon de rappeler que les ordinateurs personnels (ordinateurs non normalisés) ne bénéficient pas de facto du service d accès au réseau Intranet de l Université. Dans ce cas, ce service doit faire l objet d une demande spécifique. (Pour plus d information, voir le site de la DGTIC ( ). Conformément à la Directive (Directive concernant l acquisition, le soutien, l entretien, la propriété et la disposition des équipements informatiques et audiovisuels de l Université), la DGTIC ne fait qu assurer la connectivité de l appareil au réseau informatique de l Université. Modalités d acquisition Le professeur pourra acquérir son ordinateur normalisé et les accessoires en utilisant l une des deux modalités suivantes : 1) Commander directement sur le site internet d INSO Solutions informatiques. À partir du site le professeur pourra consulter tous les ordinateurs normalisés de même que les accessoires et placer sa commande en ligne. Le paiement de la transaction pourra se faire avec la carte d achat de l Université ou une carte de crédit personnelle (Visa ou Mastercard). 2) Commander directement via Synchro Finances et imputer la dépense à son numéro de projet en une seule étape. À partir du site 3, le professeur pourra à la fois consulter l éventail des modèles normalisés et autres accessoires, placer sa commande en ligne et imputer la dépense directement à son numéro de projet. Une capsule d aide à l achat direct chez INSO a été créée spécialement pour guider le professeur à travers les étapes à suivre pour soumettre une demande d acquisition d un ordinateur. Dans un premier temps, le professeur est invité à consulter la capsule «Programme de remboursement des dépenses professionnelles» à l adresse suivante : Une fois qu il aura consulté la capsule, le professeur sera en mesure de remplir une demande officielle d achat d ordinateur via Synchro Finances. 3 Si le poste du professeur est raccordé à une prise en accès libre, à l extérieur du campus, il doit se référer à la procédure suivante : 1) Établir une connexion de type VPN à l intranet sécurisé institutionnel en se rendant, depuis son navigateur web, à l adresse suivante : et en entrant son Code d accès DGTIC et son Mot de passe (UNIP). 2) Ensuite, à partir de la page d accueil du service VPN, il doit cliquer sur le lien «Portail Synchro» dans la section «Signets Web» pour accéder à l application Synchro. 4

5 Dans le cadre de cette procédure, le professeur peut effectuer la transaction en utilisant une carte d achat de l Université ou en identifiant son numéro de projet de dépenses professionnelles. N.B. La combinaison comptable «Projet/Compte» à inscrire dans le formulaire de demande de remboursement Synchro est composée du numéro de projet du professeur et du compte Ce numéro de compte est requis pour toutes les demandes de remboursement de dépenses autres que les achats auprès du fournisseur agréé. Les acquisitions de biens auprès du fournisseur agréé de l Université doivent, pour leur part, être enregistrées aux comptes comptables suivants : pour les biens dont le coût est supérieur à 1 000$; pour les biens dont le coût est inférieur à 1 000$. Conseils et ressources disponibles Pour toutes questions relatives à son solde d allocation professionnelle, à la saisie de ses réclamations via Synchro et au suivi du traitement de ses demandes de remboursement, le professeur est invité à consulter la capsule d aide ci-jointe ou à communiquer directement avec son département ou sa faculté; Pour toutes questions relatives aux critères d éligibilité au Programme et aux dépenses admissibles à un remboursement, le professeur est invité à communiquer avec Mme Marie-Lyne Pion du Bureau du personnel enseignant et de recherche (marie-lyne.pion@umontreal.ca). Pour toutes questions relatives aux modalités d achat et de remise d un ordinateur, le professeur est invité à communiquer avec M. Jean Roberge de la DGTIC (jean.roberge@umontreal.ca). Pour toutes questions relatives aux consignes comptables, le professeur ou le personnel administratif est invité à communiquer avec Mme Louise Vanasse de la Direction des finances (louise.vanasse@umontreal.ca). Les nouvelles dispositions de la convention collective se rapportant aux dépenses professionnelles et à l acquisition d ordinateurs représentent une amélioration importante comparativement à la situation antérieure. Elles se traduisent notamment par une plus grande souplesse du système et une autonomie plus large des professeurs dans la gestion des dépenses liées à leur travail. Elvio Buono, directeur Bureau du personnel enseignant et de recherche 5