Le connecteur Outlook

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1 IceWarp Czech Republic Telefon: Web: Le connecteur Outlook Manuel d utilisation Version 9 Introduction Merak Outlook connecteur Merak Outlook connecteur permet de synchroniser des donnés entre le programme Outlook et les comptes de Merak. Les avantages et Les qualités du produit: - Une stabilité très haute et des coûts à l achat très bas. - Un outil simple et compatible avec les versions Outlook 2000, XP, 2003, Il permet la synchronisation du Calendrier, des contacts, des événements, des notes, des taches, du Journal et des dossiers partagés - Il Permet de partager des informations avec des autres usagers - La synchronisation automatique - Il Sélectionne tous les éléments dans Outlook, concluant suppléments, dossiers, VvCard objects, icalendar objevte, vfreebusy informations, planning etc. - Subvention de UTF8 - Une interface agréable pour l usager Ce document décrit comment installer le connecteur Outlook et comment configurer toutes les options souhaitées. L installation Avant l installation du produit.. - Il faut installer Outlook connecteur sur un ordinateur qui possède déjà Outlook. Mais au moment de l installation il ne doit absolument pas être déclenché. Parfois Outlook peut paraître comme fermer cependant nous vous recommandons de bien regarder le système du procédé afin de vous assurer que le programme outlook.exe est vraiment terminé. - Ayez les informations d accessibilité au compte MMS toujours a porté de mains. - Vous avez besoin de savoir s il faut intégrer les dossiers synchronisées avec de nouveaux dossiers ou s il faut créer un nouveau PTS-dossier Il est mieux d avoir téléchargé la dernière version d Outlook connecteur qui se trouve normalement à votre disposition sur

2 Comment commencer l installation: 1. Télécharger le dossier gw.zip qui contient la dernière version d Outlook connecteur et copiez les dossiers d archive, puis lancez le dossier setup.exe. 2. Cliquez sur OUI. Le dialogue suivant sera présenté.

3 3. Quand l écran avec le contrat de licence apparaîtra, lisez le et si vous êtes d accord acceptez le puis cliquez sur «suivant». 4. Sur l écran suivant, l usager devra sélectionner si le produit devra être installé pour lui même ou s il souhaite le rendre accessible à d autres usagers sur le même poste de travail.

4 5. L adresse sera ciblée automatiquement pour définir l endroit d installation sur votre ordinateur d Outlook connecteur.

5 Vous pouvez accepter la configuration initiale de l adresse dans le cadre de installation ou vous pouvez en sélectionner une selon vos propres choix. Ensuite, Vous continuer dans l installation en cliquant sur Installer Le manuel pour ajouter de nouveaux usagers sur le compte: Ce guide sert à ajouter de nouveaux usagers dont les donnés devraient être synchronisées.

6 1. Premièrement il faut ajouter le nom complet du nouvel usager. 2. Deuxièmement il faut définir l adresse de l usager, son mot de passe et le serveur cible.

7 3. Le mode d intégration permet à l usager de sélectionner le moyen dont les donnés, dans le cadre d Outlook, seront sauvegardés et comment elles seront mise en page. L usager a deux choix: Faire l intégration sur son actuel PTS dossier ou créer un nouveau dossier PTS.

8 Les moyens de la mise en page: - les donnés sont intégrées dans un dossier PTS unique (homogène), ou les donnés sont sauvegardés dans un dossier PTS separé.

9 4. Pour terminer la configuration à l aide du guide appuyez sur terminer L utilisation du connecteur dans le cadre d Outlook: Ce chapitre décrit comment: Changer le mot de passe, configurer son compte, ajouter un nouveau compte. Partager des informations avec des autres usagers. Parcourir les informations d autres usagers. Publier des informations «FreeBusy». Synchroniser des donnés automatiquement. L onglet d outils Outlook et le connecteur L onglet du programme Outlook connecteur se présente dans le coin gauche de l application juste après l installation La partie visible est présente de cette façon:

10 Si l onglet n est pas visible cliquez sur n importe quel endroit du cadre de l onglet principal «outils» et assurez vous que Outlook est configuré pour la mise en page de l offre de connecteur Description du fonctionnement de base du connecteur.

11 Fonction Synchroniser /tout En plus Commencer la communication par le serveur Merak Comptes Adam Paclt (le nom du compte) Aide O programme Description Cette fonction effectue la synchronisation immédiate de tous les éléments du serveur. Dans tous les comptes les éléments d Outlook- la fonction effectue la synchronisation de tous les éléments, qui ont étés changés Les éléments de Merak- il synchronise les éléments qui ont été changés dans le cadre du serveur. Vous pouvez utiliser cette fonction pour initialiser la communication entre votre SIP et la SIP usager éloigné Montre l offre pour réglage d attributs des comptes individuels Tous les comptes effectués dans le cadre d Outlook connecteur seront inscris à cet emplacement. Configuration - commence le dialogue pour la configuration du compte, options- commence le dialogue pour les différentes possibilités du compte, les règlespermet a l usager de créer des règles dynamiques, pour élaboration de messages, directement dans le cadre du serveur Contient l aide pour le produit Commence le dialogue des informations de installation local

12 d Outlook connecteur Le dialogue de base pour la configuration du compte Tous les comptes qui sont en train d être synchronises sont présentés dans ce dialogue Pour ajouter un nouvel usager cliquez sur ajouter Pour retirer un usager cliquez sur retirer Pour changer la configuration du compte cliquez sur changer

13 Fonction Nom Adresse Description Configuration du nom du compte. Le plus souvent il s agit d un vrai nom d usager. Le même nom sera utilisé aussi pour nommer le dossier personnel, dans le cas ou les donnés ne sont pas intégrés avec le dossier initial du programme Outlook Contient l adresse complète du compte Mot de passe Changement du mot de passe Serveur Configuration Configuration du Proxy Contient le mot de passe ajouste Change le mot de passe de usager du serveur Configuration de l adresse du serveur du client La configuration de l adresse du client du serveur Si la station du client n est pas connectée sur Internet il va peutêtre falloir utiliser le serveur Proxy

14 Utiliser la connexion SSL Utiliser le texte normal pour vérification Si vous souhaiterez que chaque connexion du serveur soit absolument sécurisée, utilisez SSL. Ce choix est le plus effectif. Dans le cadre de la vérification de l usager, la transmission sécurisée du mot de passe n est pas utilisée Les comptes partagés Cette partie traite de la configuration qui permet de partager et de synchroniser des informations avec d autres usagers Attention: pour partager des informations il vous faut être défini parmi les amis (pour avoir plus d informations reportez-vous plus bas à l élément mes amis ). Tous les dossiers publics accessibles au domaine seront présents dans le panel du haut. Si vous souhaitez partager les donnés d un dossier, sélectionnez un dossier et cliquez sur partager le dossier. Si vous souhaitez ne pas partager les donnés d un dossier, sélectionnez ce

15 dossier et cliquez sur retirer le dossier Les comptes partagés seront présents dans la partie basse du dialogue Ajouter l adresse du compte (celui avec qui vous aimeriez partager) et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez aussi supprimer le partage du compte avec l aide de la touche Retirer. Les dossiers seront crées ou supprimés dans Outlook après que vous ayez cliquez sur OK. L offre mes amis Il vous faut spécifier la liste des amis qui auront accès aux donnés sauvegardés de l usager dans GroupWar. En outre, dans cette offre vous pouvez ajouter des rappels dans la journée en forme de message pour des événements différents ou même expédier automatiquement des messages pour cet événement. Le domaine Envoyer des événements de la journée par Description Après avoir effectué l activation de cette option, le programme enverra, chaque jour, les informations sur la liste d événements sauvegardées dans GroupWar.

16 Envoyer des rappels par Le mode de partage Après avoir effectué l activation de cette option, le programme enverra automatiquement tous les événements directement sur l de l usager Le Client peut définir trois niveaux de partages des donnés: Mon compte est accessible pour n importe qui (cette option rend l intégralité des donnés accessible à tout le monde). Mon compte sera partagé juste avec mes amis (Les donnés seront accessible juste aux personnes définies dans le liste d amis Mon compte ne sera pas partagé (le partage des donnés ne sera pas autorisé) des amis Configuration des droits Ajouter l adresse des usagers dont vous souhaitez permettre l accès à vos informations sauvegardées. Après avoir défini votre liste d amis, il faut définir leurs droits d accès à vos informations. Lire: tous les usagers peuvent lire tous les éléments, sauf ceux qui seront marqués comme prives Lire, Ecrire: les usagers peuvent lire les éléments qui existent déjà et peuvent en plus en créer de nouveaux (sauf les éléments qui seront marqués comme privés) Lire, Ecrire, Changer, Effacer: les usagers peuvent lire, changer, effacer des éléments. (sauf les éléments qui seront marqués comme privés) Lire, Ecrire, Changer, Effacer, Propriétaire: cet usager à l accès complet pour lire, écrire, changer toutes les donnés ce qui inclus les éléments marqués comme prives.

17 Ajouter Retirer Cette option fonctionne pour ajouter un nouvel usager dans la liste Option pour retirer un usager de la liste L offre : «les autres» Le domaine synchronisation Synchroniser des ressources Consigne des donnés du GroupWar dans le dossier Description Sélectionnéssez des éléments que vous souhaitez synchroniser Des éléments, des donnés dans Outlook vont se synchroniser avec le serveur Groupwar Des éléments, des donnés de GroupWar vont se synchroniser avec Outlook l option consignera toutes les donnés dans le dossier XML

18 Renouveler les donnés de GroupWar du dossier l option pour renouveler les donnés du XLM dossier (qui ont été sauvegardés en avance) L offre: «options» Le domaine Synchronisation après le départ de l application d Outlook Engager la synchronisation automatique Synchroniser chaque (minute) Montrer la fenêtre d état d avancement de la synchronisation Description Le connecteur initialise la synchronisation automatique juste après le début du fonctionnement du programme Outlook Activera ĺa synchronisation automatique après la interface du temps ajouté. l intervalle allonge pour le but de synchronisation Dans le cas ou cette option est sélectionnée, la fenêtre d état d avancement de la synchronisation apparaîtra dans l intervalle de temps sélectionné et indiquera l état de la synchronisation

19 Fermer la fenêtre d état d avancement après avoir fini la synchronisation Jouer le son au départ de la synchronisation Jouer le son à la fin de la synchronisation l option pour fermer automatiquement la fenêtre d état d avancement après avoir fini la synchronisation Jouera le.wav sélectionné après avoir commencé la synchronisation Jouera le.wav sélectionné après avoir terminé la synchronisation

20 Le domaine Effectuer des synchronisations en arrière-fond Engager la notation Ouvrir des notations Description La synchronisation automatique se produit en arrière-fond sans déranger l usager dans son travail ordinaire avec Outlook Cette fonction effectue une notation automatique pendant la synchronisation de donnés. Cela peut être très utile dans le cas ou des problèmes inattendus se produisent pendant cette action Ouvre le dossier contenant des notations

21 Comment profiter du fonctionnement de FreeBusy: Cette section décrit comment publier des informations FreeBusy d un compte d un usager. Cette option vous permet ainsi qu à d autres participants de planifier des rendez-vous entre vous en empêchant de se retrouver dans des situations de désaccords d emploi du temps. 1. Il faut mettre en fonctionnement le support de cette option directement par Outlook et remplir l adresse complète pour télécharger les informations du serveur pour pouvoir être capable de recevoir et de lire les informations FreeBusy des autres usagers 2. Cliquez sur l offre outils et options. 3. Cliquez sur options du calendrier (cf : image) 3. Cliquez sur options du temps libre

22 Le domaine chercher dans installation est la seule chose que l usager doit changer. Il faut y mettre l adresse laquelle Outlook utilisera comme la source pour accéder aux informations sur le temps libre publié. Le format de URL est le suivant: např Ne sélectionnez pas l option publier dans l installation, car tout ce qui est nécessaire est traité automatiquement dans l arrière-fond. 5. Cliquez sur OK et fermer toutes les fenêtres du dialogue. Comment planifier le rendez-vous a l aide de FreeBusy? Revenez dans le menue principal d Outlook. En fait il ne faut effectuer aucune configuration manuelle, car Outlook reconnaît automatiquement les informations sur le temps libre des participants invités et même insère automatiquement des informations sur son temps libre dans le planificateur. 1. Commencez le dialogue rendez-vous a l aide du raccourci clavier CTRL+SHIFT+Q. 2. Puis cliquez sur planification et dans le champ tous les participants pour insérer le nom du participant.

23 3. Outlook reçoit automatiquement des informations sur le temps libre des participants et les montre dans le planificateur. Options des comptes Configuration de la réponse automatique (la configuration se présente sur le coté du serveur)

24 Le domaine Mode Description Débranché: la réponse automatique n est pas envoyée Répondre toujours: la réponse automatique est toujours envoyée après avoir reçu le message dans sa boite de messagerie Répondre une fois: la réponse automatique est envoyée juste une seule fois. Le serveur garde en mémoire la réponse automatique qu il a envoyée et quand il reçoit un message d un même expéditeur il n envoie pas la même réponse automatique. Répondre après un temps: le système se comporte exactement comme dans le cas précédent, mais il est possible d allonger le temps (qu il faut spécifier) de la réponse automatique. Quand la interface

25 des jours sera dépassée le système recommencera à envoyer des réponses automatiques ainsi que pour ceux auxquels il a déjà envoyé la réponse. Répondre encore une fois après une durée (des jours) Expéditeur Sujet Texte du message Spécifie le nombre de jours qui une fois qu ils sont passés la réponse automatique recommence a être envoyée. Il s agit de l option répondre après un temps Spécifie l expéditeur de la réponse automatique Spécifie le sujet de la réponse automatique Spécifie texte propre du message Configuration de l'indication de la direction de messages dans le cas de votre absence (configuration se présent a coté (dans le cote) du serveur)

26 Le domaine Indiquer la direction Laisser la copie Description Ajouter l adresse d d arrivée, ou tous les messages seront automatiquement envoyés pendant le temps de votre absence La copie du message sera sauvegardé dans la boite de messagerie de l usager Configuration des règles: Outlook connecteur (comme application) coopère directement avec le serveur. Nous avons profité de cette qualité afin de permettre à nos usagers de créer des règles très sophistiquées pour la création de la messagerie. Ces règles sont appliquées directement dans le cadre du serveur. Les facilités de cette solution sont claires. Si vous créez une règle qui refuse des messages d un expéditeur (après la mise en place de cette règle), le

27 serveur refuse ce message dès moment de SMTP connexion. Donc ces messages n arriveront jamais sur l du client. Le domaine Conditions Action (opération) Icônes logiques Description L usager décrit les conditions des règles dans ce blog. Le blog peut contenir même plus de conditions. Mais aussi un tzp d action (opération) peut être utilisé plusieurs fois dans le cadre d un règle Le blog définit l action (l opération), laquelle la règle allonge doit effectuer (produire). L action peut aussi être mise en place plusieurs fois dans le cadre d une seule règle Point d exclamation marque la négation et la condition IL N EST PAS Des parenthèses ouvertes ou fermées -placent les éléments dans la règle que vous créez. Flèche montrant le haut où le bas- peut qualifier comment les opérations et les conditions vont se suivre l une après l autre. (dans le domaine d une règle bien sur). touche X - efface la condition contemporaine. Description Description (se trouve dans la fenêtre suivante) Cette case décrit toutes les règles afin de simplifier la clarté pour l'usager La case pour nommer la règle.