Autoévaluation du conseil d administration. Guide et formulaire

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1 Autoévaluation du conseil d administration Guide et formulaire Pour les coopératives membres de la Fédération des coopératives d alimentation du Québec Avril 2008

2 Objectif Document no 1 Document à l intention du conseil d administration de la coopérative, aux fins de décisions Dans toute organisation, il est de mise de procéder de temps à autre à l évaluation du fonctionnement des instances ou des processus de gestion. Ce formulaire d autoévaluation du fonctionnement d un conseil d administration de coopérative alimentaire vous permettra d enclencher cette démarche en procédant à l évaluation de l instance qui a reçu le mandat de voir au bon fonctionnement de votre coopérative entre les assemblées générales, soit votre conseil d administration. En tant que membre du conseil d administration, vous avez une tâche importante à assumer au nom des membres de votre coopérative et l outil d évaluation qui vous est soumis vous permettra d évaluer sommairement l apport des membres et le fonctionnement de votre conseil d administration. Cet outil d évaluation n est pas une fin en soi, il doit être utilisé comme instrument d animation et de réflexion au sein de votre conseil. Votre fédération peut vous accompagner dans l animation d une rencontre spécifique de votre conseil d administration qui porterait sur cette autoévaluation. N hésitez pas à nous en faire la demande. Méthodologie 1. Votre conseil d administration doit d abord évaluer le bien-fondé de cet exercice et s engager dans la démarche de manière unanime, afin de s assurer d avoir les réponses de tous les administrateurs. 2. Remettez lors d une réunion de conseil d administration ou par la poste le formulaire d autoévaluation ci-dessous, en spécifiant clairement la date de retour. L exercice de réponse ne se fait pas sur place. 3. Chaque membre du conseil d administration répond individuellement et de manière confidentielle au questionnaire; il le retourne confidentiellement à sa coopérative (ou à la Fédération, si c est le cas). La coopérative (ou la Fédération) doit fournir des enveloppes-réponses et timbrées, sans identifier le participant. 4. Les réponses sont compilées par la coopérative ou par la Fédération des coopératives d alimentation du Québec. Communiquez avec M. Alain Bouchard, secrétaire général, pour profiter de ce service (des frais de 100 $ sont à prévoir). 5. On présente le rapport de la compilation au conseil d administration et on analyse en commun les réponses, dans un souci d amélioration continue : «Que pourrions nous faire pour améliorer cette pratique, cette carence?» -2-

3 6. Selon votre besoin, un(e) professionnel(le) de la Fédération pourra vous accompagner pour animer cette rencontre (faites part de vos besoins à M. Alain Bouchard et un estimé des coûts vous sera produit, selon la durée de l animation). 7. Il est suggéré de répondre au questionnaire de manière régulière (aux deux ans), afin de vérifier l évolution des indicateurs et s assurer que les nouveaux membres du conseil d administration soient soumis régulièrement à l évaluation. -3-

4 Document no 2 Remettre le document suivant aux administrateurs pour l autoévaluation Formulaire d autoévaluation du conseil d administration Objectif de l autoévaluation Dans toute organisation, il est de mise de procéder de temps à autre à l évaluation du fonctionnement des instances ou des processus de gestion. Ce formulaire d autoévaluation du fonctionnement d un conseil d administration de coopérative alimentaire vous permettra d enclencher cette démarche en procédant à l évaluation de l instance qui a reçu le mandat de voir au bon fonctionnement de votre coopérative entre les assemblées générales, soit votre conseil d administration. En tant que membre du conseil d administration, vous avez une tâche importante à assumer au nom des membres de votre coopérative et l outil d évaluation qui vous est soumis vous permettra d évaluer sommairement l apport des membres et le fonctionnement de votre conseil d administration. Cet outil d évaluation n est pas une fin en soi, il sera utilisé comme instrument d animation et de réflexion au sein de votre conseil. Consignes pour les administrateurs 1. Répondez individuellement et de manière confidentielle au questionnaire; retournez-le à votre coopérative (ou à la Fédération, si c est le cas), sans identification, dans l enveloppe-réponse fournie, dans les délais prévus. 2. Les réponses seront compilées par la coopérative ou par la Fédération des coopératives d alimentation du Québec, selon le choix de votre coopérative. 3. Le rapport de la compilation sera présenté au conseil d administration et il est recommandé d analyser en commun les réponses, dans un souci d amélioration continue : «Que pourrions nous faire pour améliorer cette pratique, cette carence?» -4-

5 Questionnaire d autoévaluation 1. Pas du tout 2. Plus ou moins 3. Plutôt bien 4. Parfaitement Connaître l encadrement légal Je connais les sept principes coopératifs et j en comprends l application 2. Je connais les règlements de régie interne de ma coopérative et j en possède une copie. 3. Je comprends le sens de l application de la Loi sur les coopératives et je sais comment y référer. 4. Je comprends le sens de l application de la Loi sur la salubrité des aliments. 1. Pas du tout 2. Plus ou moins 3. Plutôt bien 4. Parfaitement Connaître et assumer son rôle d administrateur Je connais et comprends bien le rôle et les responsabilités des administrateurs. 2. Je suis conscient de la nature confidentielle des informations partagées au conseil d administration et je respecte en tout temps cette confidentialité 3. Je connais et comprends bien la mission, les valeurs et la nature distinctive de notre coopérative et je m assure que nos pratiques commerciales y sont conformes 4. Je comprends bien les rapports sur la situation financière de ma coopérative 5. Je suis capable de bien interpréter les différents ratios utilisés pour évaluer notre entreprise (commerciaux et financiers). 6. Je suis à l écoute des membres et je m assure de l écoute de leurs besoins 7. Je comprends bien la répartition des fonctions entre le conseil d administration et le directeur général et je la respecte. -5-

6 1. Pas du tout 2. Plus ou moins 3. Plutôt bien 4. Parfaitement Connaître et assumer son rôle d administrateur (suite) Je m assure que les membres profitent d une information éclairée et qu ils sont consultés adéquatement lors des assemblées générales. 9. Je comprends et je possède bien les politiques en vigueur dans notre coopérative. 10. En regard du plan d action et des objectifs fixés par le conseil d administration, je suis capable d évaluer l atteinte des résultats et d en comprendre les écarts. 11. Je mets en tout temps le bien commun des membres audessus de mon intérêt personnel. 12. Par mes lectures ou autres, j assure une vigie constante dans le secteur de l alimentation et en coopération. 13. Je m assure que notre coopérative développe des liens avec d autres coopératives, tant dans notre secteur que dans d autres réseaux. 1. Pas du tout 2. Plus ou moins 3. Plutôt bien 4. Parfaitement Le fonctionnement du conseil d administration Les réunions du conseil sont bien préparées (ordres du jour, documentation). 2. Les documents utiles aux réunions sont envoyés à l avance. 3. La durée des réunions du conseil est adéquate. 4. Les réunions du conseil sont présidées efficacement. 5. L équilibre entre la direction générale et le conseil est bien respecté. 6. Les membres du conseil sont présents de manière régulière aux réunions. -6-

7 1. Pas du tout 2. Plus ou moins 3. Plutôt bien 4. Parfaitement Le fonctionnement du conseil d administration (suite) Les membres du conseil d administration reçoivent une formation régulière et adéquate. 8. Les nouveaux membres du conseil d administration sont accueillis et formés correctement. 9. Notre conseil d administration a un souci de la représentativité des membres lors de remplacement d administrateurs (sexe et âge). 10. Notre conseil d administration a un souci constant de sa relève. 11. Les comités du conseil, s il y a lieu, fonctionnent bien. 12. Les membres du conseil participent adéquatement à la représentation de notre coopérative 13. Les membres du conseil font leur part dans le recrutement de membres et la promotion de la coopérative. -7-

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