UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À HULL SERVICE DE LA BIBLIOTHÈQUE POLITIQUE RELATIVE À LA DOCUMENTATION REÇUE EN DONS

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1 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À HULL SERVICE DE LA BIBLIOTHÈQUE POLITIQUE RELATIVE À LA DOCUMENTATION REÇUE EN DONS LE 17 JUILLET 2000

2 TABLE DES MATIÈRES 1. BUTS ET OBJECTIFS 3 Pages 2. DÉFINITION 3 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX 3 4. LIMITATION 3 5. PROCESSUS D ÉVALUATION ET RESPONSABILITÉS Information documentaire (bibliothécaire responsable de secteur) : choix Gestion documentaire : vérification et évaluation Bureau de la direction : approbation 5 6. DONS NON RETENUS 5 ANNEXES A : FORMULAIRE «DONS DE DOCUMENTS» B : REÇU D IMPÔT ÉMIS EN FONCTION DE LA LOI SUR L EXPORTATION ET L IMPORTATION DES BIENS CULTURELS 2

3 1. BUTS ET OBJECTIFS Le Service de la bibliothèque, par l apport régulier de dons de documents, vise à enrichir ses collections et à mieux répondre aux besoins liés aux activités d enseignement et de recherche de la communauté universitaire. 2. DÉFINITION Un don se définit comme toute documentation, dont l appartenance est entièrement reconnue au donateur, offerte au Service de la bibliothèque de l UQAH. 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX La bibliothèque accepte, selon ses besoins et ses priorités de développement, des documents de toute nature (livres, périodiques, logiciels, etc.) et sur supports variés (microformes, numériques, CD-ROM, etc.) qui contribuent surtout à compléter la documentation courante ou une documentation rétrospective jugée indispensable. Le donateur lègue sans condition préalable ou ultérieure tout document qu il juge pouvoir offrir en don. Un reçu pour fins d impôt, pour tout montant égal ou supérieur à cent dollars (100,00$), est émis à tout donateur qui en fait la demande selon les prescriptions prévues dans la Loi de l impôt sur le revenu; si par contre la demande de reçu relève de l application de la Loi sur l exportation et l importation des biens culturels, on se réfère à l Annexe B de la politique. La bibliothèque ne s engage ni à conserver ni à intégrer tous les documents reçus en dons. La bibliothèque réfère, tout donateur, à la Didacthèque Carmen Lachance ou à l Audiovidéothèque pour des dons proposés afférents à ces collections particulières. La bibliothèque manifeste sa reconnaissance envers le donateur qui en fait la demande par l apposition d un ex-libris pour les dons de grande importance, l émission de reçus officiels pour usage fiscal et la publication, dans le Rapport annuel, de la liste des donateurs. 4. LIMITATION Il n existe aucune limitation quant à la quantité du nombre de documents offerts. Tout document déjà reçu gratuitement, surtout les publications gouvernementales, est généralement exclu de la sélection; Aucun reçu ne sera émis pour les dons antérieurs à l année de donation selon l obligation de l UQAH, organisme de charité dûment enregistré, de produire une déclaration de renseignement dans les trois mois (3) qui suivent la fin de l exercice financier. 3

4 5. PROCESSUS D ÉVALUATION ET REPONSABILITÉS 5.1 Information documentaire (bibliothécaire responsable de secteur) : choix Le don proposé est accepté s il est conforme à la Politique de développement des collections du Service de la bibliothèque « et s il : entraîne des frais raisonnables de traitement et de conservation; remplace des ouvrages détériorés ou perdus; ajoute des exemplaires supplémentaires d ouvrages importants; complète des collections de périodiques (numéros manquants ou rétrospectifs) ou de publications sériées; ajoute des éditions et des titres que l on n a pu se procurer ou qui sont épuisés. 5.2 Gestion documentaire : vérification et évaluation Évalue le don retenu, à l aide de sources usuelles, en fonction de sa valeur marchande réelle si un reçu pour usage fiscal est requis, selon les prescriptions prévues dans la Loi de l impôt sur le revenu en suivant la procédure suivante : Estime la valeur des dons retenus en fonction de sa juste valeur marchande en déterminant : - le coût réel moins la dépréciation pour les titres disponibles sur le marché; - pour ceux qui sont épuisés mais non considérés comme rares ou précieux, on fixe le prix à partir des répertoires de l année de leur publication; - pour les rares et précieux, les prix sont établis en consultant les répertoires des ventes publiques, les spécialistes de la librairie ancienne ou les éditeurs des documents s ils existent encore; - et dans certains cas on peut demander au donateur de fixer son prix, mais il est sujet à libre négociation de sa juste valeur marchande; - envoie au bureau de la direction l évaluation signée par la technicienne responsable du projet. Fait appel à une expertise externe, sur approbation du bureau de la direction, selon l importance des dons et des collections soumises pour tout montant excédant 2000,00 $. Appose un ex-libris portant le nom du donateur lorsque requis. Applique les procédures afférentes au traitement de la documentation. 5.3 Bureau de la direction : approbation Approuve l évaluation soumise par la gestion documentaire. Achemine au Service des finances les données pertinentes recueillies et nécessaires à l émission du reçu officiel pour usage fiscal. Envoie, lorsque requis, aux donateurs une lettre de remerciement et publie, avec leur consentement, dans le Rapport annuel, une liste de ceux-ci pour l année en cours. 4

5 6. DOCUMENTS NON RETENUS Le Service de la bibliothèque se réserve le soin de disposer des documents qu elle ne retiendra pas pour sa collection. Ces documents seront expédiés au Centre d échange du livre de la Bibliothèque nationale du Canada, offerts à d autres bibliothèques ou autres organismes susceptibles d enrichir leurs collections ou vendus à la communauté universitaire. Dans le cas échéant où les documents seront vendus à la communauté universitaire, les prix seront fixés par la gestion documentaire et le produit des ventes servira à l achat de nouveautés. Le 3 juillet

6 DONS DE DOCUMENTS ANNEXE A DONATEUR Nom : Adresse : Téléphone : 1. CHOIX (Information documentaire) Domaine : Descriptions Nbre reçus Nbre conservés Monographies Brochures Numéros de périodiques Reçu pour usage fiscal : [ ] [ ] Lettre de remerciement : [ ] [ ] Liste des donateurs : [ ] [ ] Ex-libris : [ ] [ ] Par : Date : oui non 2. VÉRIFICATION (Unité des acquisitions) Dons retenus no. documents valeur $ Monographies Brochures Numéros de périodiques Par : Date : 3. APPROBATION (Direction) Lettre de remerciement : Rapport annuel : Service des finances : (date) (année) (date) Par : Date :

7 ANNEXE B REÇU D IMPÔT ÉMIS EN FONCTION DE LA LOI SUR L EXPORTATION ET L IMPORTATION DE BIENS CULTURELS 1. Critères d admissibilité des documents Les documents offerts en don doivent : a) Présenter un intérêt exceptionnel en raison : de leurs liens étroits avec l histoire du Canada ou la société canadienne; de leurs qualités esthétiques; de leur utilité pour l études des arts ou des sciences. ou b) Revêtir une importance nationale telle que leur perte appauvrirait gravement le patrimoine national. 2. Marche à suivre Le donateur doit conclure une entente visant à aliéner sa collection au profit d un établissement désigné par le Ministère des communications. Le Service de la bibliothèque de l UQAH l est. Cette entente est négociée par le directeur du Service de la bibliothèque avec le donateur. La collection offerte en don et décrite dans une bibliographie complète, doit être évaluée par des experts indépendants, c est à dire des personnes qui ne sont associées ni au donateur ni au bénéficiaire. La valeur attribuée à l objet est définie comme étant Asa, juste valeur marchande@. Pour les biens dont la juste valeur marchande est estimée à cinq mille dollars (5000,00 $), une seule évaluation suffit. Si la valeur du bien est supérieure à cette somme, deux évaluations doivent être présentées à la Commission d examen. Les évaluateurs choisis par l établissement qui reçoit le don doivent être acceptés par la Commission. Le donateur est informé des résultats de l évaluation et doit confirmer son accord avec ces résultats avant la poursuite des démarches. Le coût des évaluations est porté au compte soit du donateur, si telle est l entente négociée, soit du bénéficiaire. 1

8 L établissement désigné doit attester l authenticité du bien culturel et remplir le formulaire de demande d attestation de biens culturels, document qu il doit faire parvenir à la Commission avec la description du bien culturel (liste bibliographique complète) et les évaluations des évaluateurs. Si la Commission d examen approuve la demande d attestation, elle délivre un certificat fiscal visant des biens culturels, établi au nom de l établissement bénéficiaire. Le donateur est avisé de l envoi du certificat à l établissement. Le donateur doit alors céder officiellement, par lettre, ses droits de propriété à l établissement qui lui remet le certificat fiscal. 3. Informations concernant l utilisation du certificat fiscal par le donateur Le donateur utilise le «certificat fiscal visant des biens culturels, le reçu que lui a remis l établissement et la preuve de la valeur marchande de l objet (l évaluation) ainsi que peut l exiger Revenu Canada pour obtenir une exemption fiscale». La Loi sur l exportation et l importation des biens culturels permet de déduire la valeur du don jusqu à un maximum de cent pour cent (100%) du revenu imposable du donateur. Si la valeur du don est de beaucoup supérieure au revenu imposable du donateur, le montant ne pouvant être déduit pour l année du don peut être reporté jusqu à cinq (5) ans après l année ou il fait le don, soit six (6) ans au total. Cependant, seule la portion ne pouvant être déduite pour une année donnée peut être reportée à l année suivante. Ces dispositions s appliquent tant au provincial qu au fédéral. 2