JIRO SY RANO MALAGASY D.G.A.A DIRECTION DES APPROVISIONNEMENTS. - Juillet Procédures Achats Import JIRAMA 1

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1 JIRO SY RANO MALAGASY D.G.A.A DIRECTION DES APPROVISIONNEMENTS PROCEDURES ACHATS IMPORT - Juillet JIRAMA 1

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 : OBJECTIFS ARTICLE 2 : DEFINITIONS ARTICLE 3 : PASSATION DE COMMANDE ARTICLE 4 : TRAITEMENT DES FORMALITES IMPORT ARTICLE 5 : DEDOUANEMENT ET LIVRAISON ARTICLE 6 : TRAITEMENT DES FACTURES DE PRESTATIONS ARTICLE 7 : CALCUL DU PRIX DE REVIENT ET CLOTURE DU DOSSIER IMPORT JIRAMA 2

3 ARTICLE 1 : OBJECTIFS Attribution des parts de responsabilité à toutes les entités impliquées dans l opération «ACHAT» en vue de sécurisation et transparence d une part, respect des différents délais d autre part. ARTICLE 2 : DEFINITIONS Lettre de crédit documentaire : Système de paiement bancaire consistant à l achat des devises par la JIRAMA auprès de sa Banque pour confirmation commande auprès du Fournisseur via sa Banque. Le montant de ces devises doit concorder au montant de la facture proforma La validité d une Lettre de crédit est de 120 jours. La banque procède au paiement du Fournisseur dès réception des documents d expédition provenant de la Banque du Fournisseur Remise documentaire : Système de paiement pour les fournisseurs n exigeant pas une garantie bancaire à la commande, le paiement se fera seulement à la réception des documents ARTICLE 3 : PASSATION DE COMMANDE Financement SILI (FONDS PROPRES JIRAMA) - Dès approbation Crédit, la Direction d Appui Technique envoie à la DAPPRO la Demande d Approvisionnement accompagnée des SPECIFICATIONS TECHNIQUES EN FRANÇAIS ET EN ANGLAIS. - La DAPPRO envoie par mail «Commission Evaluation» les Demandes de Prix aux Fournisseurs répertoriés dans la Base de données - Evaluation des offres avec les Directions d Appui - Demande Accord Financier de la DFIN qui détermine la Banque à retenir - Notification Fournisseur retenu et ceux non retenus à signer par la Direction Générale Financement par Bailleurs de Fonds (BEI-BADEA-IDA) - Grands Projets (ex ENII) - La DEEL transmet à la DAPPRO : - Contrat - Lettre de notification ou Ordre de service - Accord Ministère de l Energie - Accord Bailleurs de Fonds Niveau DAPPRO : - Vérification et contrôle des documents - Demande Accord Financier à DFIN - Engagement formalités import JIRAMA 3

4 ARTICLE 4 : TRAITEMENT DES FORMALITES IMPORT Toutes les marchandises exportées vers Madagascar sont soumises à l ouverture d un Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC) par l exportateur ou le transitaire dès expédition Achat par lettre de crédit (LC): a.- Demande d Ouverture du Crédit Documentaire (OCD) : - Etablissement demande Ouverture de Crédit Documentaire (OCD) auprès de la Banque stipulée dans l accord financier (Art. 3.1), demande à signer conjointement par le DGAA et le DG Modèle Formulaire à utiliser : fourni par la Banque - Pièces à joindre :. Demande achat de devise pour le montant stipulé dans la proforma, demande signée conjointement par le DGAA et le DG. Facture proforma mentionnant La désignation des matériels / Quantité / Prix Unitaire FOB / Montant FOB / Frêt / Assurance / Montant Coût Assurance Frêt (CAF) / Délai de livraison / Pays d origine / Port d embarquement et de débarquement / Coordonnées de la banque du Fournisseur - La banque établit le draft des termes de référence de la LC à communiquer au Fournisseur pour approbation b.- Demande de domiciliation bancaire : permettant à la Banque de référencier les dossiers de commande à lui domicilier. Pièces à joindre : factures proforma en 4 (quatre) exemplaires c.- Paiement Dès expédition des matériels par le Fournisseur, la Banque du Fournisseur envoie à la Banque de la JIRAMA les documents listés ci-après : Factures en deux exemplaires originaux et trois copies Connaissement si expédition maritime Lettre de Transport Aérien (LTA) si expédition aérienne Certificat d assurance Certificat d origine des matériels Note de poids et colisage Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC) Au vu de ces documents : - si les documents sont conformes aux termes de la Lettre de Crédit, la Banque effectue le paiement et avise la JIRAMA JIRAMA 4

5 - si les documents présentent des anomalies, la Banque demande l avis de la JIRAMA pour la levée ou non des réserves avant d effectuer le paiement Achat par remise Documentaire (RMD) à réception documents a.- Demande de domiciliation bancaire : permettant à la Banque de référencier les dossiers de commande à lui domicilier. Pièces à joindre : factures proforma en 4 (quatre) exemplaires b.- Communiquer au Fournisseur la référence de la domiciliation et les coordonnées de la Banque c.- Expédition matériels Dès expédition des matériels par le Fournisseur, la Banque du Fournisseur envoie à la Banque de la JIRAMA les documents listés ci-après : Factures en deux exemplaires originaux et trois copies Connaissement si expédition maritime Lettre de Transport Aérien (LTA) si expédition aérienne Certificat d assurance Certificat d origine des matériels Note de poids et colisage Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC) d.- Paiement La Banque avise la JIRAMA de la réception des documents d expédition La DAPPRO établit une Demande d Achat de devises et une Autorisation de débit à signer conjointement par le DG et le DGAA (modèle formulaire bancaire). Au vu de cette demande et cette autorisation de débit, la Banque procède au paiement ARTICLE 5 : DEDOUANEMENT ET LIVRAISON - Vérification et contrôle des documents requis pour le dédouanement : Factures en deux exemplaires originaux et trois copies Connaissement si expédition maritime Lettre de Transport Aérien (LTA) si expédition aérienne Certificat d assurance Certificat d origine des matériels Note de poids et colisage Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC) JIRAMA 5

6 - Etablissement Ordre de transit pour le Transitaire - Etablissement des Accusés de Réception (AR) pour transmission au Magasin Central - Paiement Droits et taxes douaniers :. Le Transitaire transmet à la DAPPRO l Avis de Paiement des Droits et Taxes émanant de la Douane. La DAPPRO établit une Demande de Paiement sur l imprimé DA à transmettre à DFIN pour paiement Droits et Taxes par Virement Bancaire au compte de la Douane - Livraison des matériels par le Transitaire - Expertise analytique contradictoire au Magasin réceptionnaire (Magasinier + Technicien de la Direction d Appui + Technicien de la DAPPRO + Transitaire + Expert) ARTICLE 6 : TRAITEMENT DES FACTURES DE PRESTATIONS - Réception, contrôle et vérification des factures : - de Prestations des Transitaires - portuaires - Envoi à la DFIN après Visa «Bon à Payer» de la DAPPRO ARTICLE 7 : CALCUL DU PRIX DE REVIENT ET CLOTURE DU DOSSIER IMPORT - Rapprochement Accusés de Réception (AR) et Facture Commerciale du fournisseur - Calcul du Prix de Revient - Réclamation auprès du Fournisseur ou de l Assureur pour le remplacement des éventuelles avaries (à signer par la Direction Générale) - Réajustement des prix de revient - Clôture du dossier JIRAMA 6

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