Guide de l utilisateur

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2 . Introduction...3. Inscription...4. Créer un compte...4. Affiliation à une organisation Gestion des utilisateurs Voir la liste des utilisateurs Valider / supprimer un utilisateur Organisation Evénement Lieux Demande d un lieu existant dans TempsLibre Demande d un lieu inexistant dans TempsLibre.ch Annoncer un événement Rechercher l événement Visualiser / Modifier votre événement Nouvel événement Photos Logo d un sponsor Dates Fonctionnalités liées à la date Détail Contact Réservation Annulation Complet Supprimer Evénements annexe Diffusion / Envoyer un communiqué de presse aux médias Dupliquer Contact Version.0 /

3 Ce guide s adresse aux organisateurs d événements pour la mise en ligne de leurs événements. Vous y trouverez comment : - vous inscrire sur TempsLibre.ch - gérer votre compte - annoncer et gérer vos événements Voici un schéma du fonctionnement du back office de TempsLibre.ch : Version.0 /

4 Ce compte est personnel. Lien pour se connecter ou créer un compte Version.0 /

5 Complétez le formulaire. Vos données sont conservées de manière confidentielle dans TempsLibre.ch. Votre servira d identifiant. Vous recevrez un pour valider votre compte. 3 Version.0 /

6 Cliquez sur le lien pour valider votre inscription. 4 Version.0 /

7 Les événements diffusés seront répertoriés sous le nom de votre organisation. Vous pouvez vous affilier à plusieurs organisations. Inscrivez le nom de votre organisation. Cliquez sur le nom correspondant et les données seront automatiquement remplies. Recherchez le lieu où vous allez organiser votre événement et cliquez sur le nom. Vous pouvez ajouter plusieurs lieux. Une demande d autorisation sera immédiatement envoyée. Votre demande sera transmise à l organisation concernée qui validera votre compte. Nouvelle organisation : Votre demande a été envoyée à l équipe TempsLibre.ch. 3 Version.0 /

8 En tant que membre d une organisation, vous pouvez gérer les utilisateurs de ladite organisation : - ajouter un membre - valider / supprimer un membre - modifier les informations Tous les utilisateurs affiliés à votre organisation pourront annoncer des événements dans l agenda. Cliquez sur le bouton sélection. Sélectionnez le nom de votre organisation. Sélectionnez «Utilisateurs» Version.0 /

9 Ajoutez un utilisateur Utilisateurs : voir la liste des membres actifs Validez ou supprimez un utilisateur Version.0 /

10 Confirmez l action Vous pouvez modifier le mail pré-rempli qui sera envoyé à l utilisateur 3 Exécutez l action 4 Version.0 /

11 Visualisez les données de votre organisation ou modifiez-les. Sélectionnez votre organisation Vérifiez que vous êtes connecté avec la bonne organisation Vous pouvez modifier les informations et valider un nouvel utilisateur 3 Version.0 /

12 Un événement est toujours lié à un lieu. Les lieux qui vous sont attribués sont rattachés à votre organisation. Vous pouvez choisir plusieurs lieux. Vérifiez que vous êtes connecté avec la bonne organisation. 3 Cliquez sur «Lieux» Remplissez le champs de recherche avec le nom du lieu dans lequel vous organisez votre événement 4 L équipe TempsLibre.ch traitera votre demande. Version.0 /

13 Si votre lieu n existe pas encore dans le système, veuillez nous envoyer un avec les informations précises sur le lieu et le nom de votre organisation. Nous nous chargerons de créer ce lieu et de vous l attribuer. Informations à transmettre : - Nom - Adresse - NPA, Localité - Tél (si existant) - de contact (si existant) - Site Internet (si existant) - Horaires (si besoin) Vous pouvez créer un nouvel événement ou dupliquer un événement existant. Les trois étapes obligatoires pour la création d un événement sont :. Création de l événement : information. Insertion d un visuel 3. Programmation des dates Vous pouvez ensuite, si vous le souhaitez, associer des événements annexes tels qu un vernissage, une avant-première, une conférence ou tout autre manifestation. Ces événements annexes seront affichés sur la page détail dans l affichage des dates de l événement principal. En dernier lieu, vous pouvez si vous le désirez envoyer un communiqué que presse aux médias via l outil de diffusion de TempsLibre.ch. Version.0 /

14 Il est important de vérifier que votre événement n ait pas déjà été créé par un autre organisateur avec qui vous collaborez ou par d autres programmateurs. Dans le menu de gauche en haut, sélectionnez «Evénement» Vérifiez que l événement n ait pas déjà été créé. 3 Vérifiez que vous êtes connecté avec la bonne organisation. Cliquez sur «Nouvel événement» 4 Etat de votre événement Etat de la saisie : - Insertion des photos - Publié - Visualiser Nom de l organisation qui a créé l événement Date de début / fin Version.0 /

15 Vous pouvez modifier l événement même si vous ne l avez pas créé. Mais cette modification se répercutera pour tous les organisateurs planifiant l événement. Soyez donc vigilent. Cliquez sur le titre pour modifier Cliquez sur «Nouvel Evénement» Cliquez sur «Nouvel Evénement» Version.0 /

16 La barre d état vous permet de visualiser la progression de la création de votre événement Le titre est limité à 50 signes et sera affiché en majuscule. Plusieurs catégories à choix Version.0 /

17 Le chapeau est utilisé par Google pour le référencement. Il s agit de la phrase affichée sur les pages de recherche de Google. Utilisez un maximum de mots clés. Version.0 /

18 Les champs vides ne seront pas affichés sur votre événement. Les mots clés sont repris par Google et TempsLibre.ch pour la recherche. Pensez aux termes que taperont les internautes pour rechercher votre événement, ainsi qu aux fautes d orthographe possibles. Version.0 /

19 Cochez «Permanent» si votre événement est permanent Cochez «Gratuit» si votre événement est gratuit Date d embargo : il s agit de la date de diffusion sur le site Enregistrez votre événement Version.0 /

20 Ajouter des visuels à votre événement. o Format de l image : sélectionnez paysage ou portrait o Vignette : pour afficher une petite vignette dans la recherche o Exclure : pour exclure l image de la galerie d image (par exemple un logo de sponsor, une vignette) o Sponsor : pour ajouter le logo d un partenaire (4 maximum) Les formats «Vignette», «Portrait» ou «Paysage» sont attribués par défaut. Dès l ajout d un second visuel, vous pouvez choisir le format approprié pour chacun d entre eux, sachant que les trois doivent être attribués. Cliquez sur «Ajouter» pour choisir votre visuel Téléchargez votre visuel. Exclure de la galerie d image Visuel ajouté mais non téléchargé 3 Sélectionnez le format de votre visuel ainsi que la possibilité de l utiliser en vignette 4 Sélectionnez «Sponsor» pour le logo d un partenaire Ajouter le logo d un sponsor. Il sera visible sur la page détail de votre événement. 4 sponsors maximum. Voir procédure au point précédent 5..4 «Photos». Version.0 /

21 Après la création de votre événement, programmez-en la date. Si la date à laquelle vous aimeriez programmer l événement est déjà inscrite, cela signifie qu un autre organisateur a déjà programmer votre événement dans l agenda. Si vous avez plusieurs dates avec des horaires différents, créez différentes lignes. Attention : il n est pas possible de prendre en compte les relâches théâtrales. L annonce d un événement permanent s effectue dans le formulaire de création/modification d un événement. Autres dates programmées pour votre événement. Elles peuvent avoir été programmées pas vous-mêmes ou une autre organisation. Annoncez «Complet» ou «Annulé». La notification sera visible sur l événement dans l agenda Sélectionnez les dates. La durée de l événement ne sera pas affichée, mais permet de rentrer votre événement dans un agenda. Sélectionnez le lieu. Votre organisation doit avoir fait une demande d attribution du lieu dans lequel vous organisez votre événement. Version.0 /

22 Pour accéder au menu de la date, cliquez sur l icône à gauche de la sélection de date. Ajouter un descriptif à la date. Sélectionnez «Détail» Dans la sélection date, cliquer sur l icône Insérez le texte et cliquez sur OK 3 Version.0 /

23 Vous pouvez changer le contact par défaut qui est celui de l organisation. Sélectionnez «Contact» pour visualiser ou modifier le contact Dans la sélection date, cliquez sur l icône Sélectionnez «Autre» pour changer le contact 3 Validez 4 Version.0 /

24 En activant la réservation, un formulaire de réservation sera mis en ligne. Toutes les coordonnées de la personne, le nombre de billets, ainsi qu un éventuel commentaire vous seront transmis par à l adresse de contact (par défaut celui de l organisation). Vous pouvez changer le contact en suivant l étape «Contact». Sélectionnez «Réservation» Dans la sélection date, cliquer sur l icône Cochez la case et cliquez sur OK 3 Version.0 /

25 Annoncez l annulation de votre événement. Votre événement ne sera pas supprimé de l agenda, mais annoncé comme annulé. En cliquant sur l icône, vous ouvrez le menu des dates, à gauche. Cliquez sur «non» Cochez la case et cliquez sur OK Accès à cette page par le menu de gauche : «Annulation» Le bouton «oui» est affiché sous «Annulé» Version.0 /

26 Annoncez que votre événement est complet. En cliquant sur l icône, vous ouvrez le menu des dates, à gauche. Cliquez sur «non» Cochez la case et cliquez sur OK Le bouton «oui» est affiché sous «Complet» Version.0 /

27 Vous ne pouvez pas supprimer un événement, en revanche, vous pouvez supprimez les dates. Ainsi, votre événement n apparaîtra pas dans l agenda. Sélectionnez «Supprimer» Dans la sélection date, cliquez sur l icône Confirmez 3 Version.0 /

28 Annoncez une répétition générale, un vernissage, un finissage, une avantpremière, une conférence, ou tout autre événement lié à votre événement principal. La notification sera affichée dans les dates de la page détail de votre événement. Cliquez sur «Nouvel événement annexe» Sélectionnez «Evénement annexe» Remplissez les champs 3 Confirmez 4 Version.0 /

29 Ce service est en cours de finalisation. Dupliquer un ancien événement pour la création d un nouvel événement. Sélectionnez «Dupliquer» Confirmez Version.0 /

30 N hésitez pas à nous contacter pour toute aide complémentaire ou information relative à l agenda culturel TempsLibre.ch. Contact : Tél : Fax : Editeur : GeneralMedia SA Ch. de la Gravière 8 CP Lausanne 6 Version.0 /

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