Guide de l'utilisateur Ginco

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1 Guide de l'utilisateur Documentation utilisateur de (Gestion Informatisée de Nomenclatures Collaboratives et Ouvertes)

2 Documentation utilisateur de (Gestion Informatisée de Nomenclatures Collaboratives et Ouvertes) Nom : Version : 1.0 Date : Mai 2015 Auteur(s) : Licence : Julien Robert CC-BY_NC 2

3 Table des matières Introduction... 5 Chapitre 1 - Présentation générale... 6 Chapitre 2 - Connexion... 7 Chapitre 3 - Interface Interface générale de 8 2. Zoom sur l'explorateur de vocabulaires 12 Chapitre 4 - Fonctions de base Vocabulaires Vocabulaire? Interface d'un vocabulaire Création d'un vocabulaire Édition d'un vocabulaire Concepts Concept? Création de Concepts Édition d'un Concept Structuration d'un Concept Termes du Concept Concepts TT Relations hiérarchiques ou associatives Alignements Notes Concepts orphelins Termes Terme? Création de Termes Édition d'un Terme Notes Termes orphelins Recherche simple 79 Chapitre 5 - Fonctions avancées Recherche avancée Typage du rôle des relations Typage du rôle des relations d'équivalence entre Termes Typage du rôle des relations hiérarchiques ou associatives entre Concepts Typage des alignements Concepts complexes Concept complexe? Création des Concepts complexes Édition d'un Concept complexe Tableaux de concepts Tableau de concepts? Création des Tableaux de concepts Édition d'un Tableau de concepts 96 3

4 4.3. Édition d'un Tableau de concepts Groupes de concepts Groupe de concepts? Création des Groupes de concepts Édition d'un Groupe de concepts Groupes dynamiques Groupe dynamique? Création des Groupes dynamiques Édition d'un Groupe dynamique Attributs personnalisés Attribut personnalisé? Création des Attributs personnalisés Édition d'un Attribut personnalisé Suggestions Suggestion? Ajout de Suggestions Édition des Suggestions Équivalences complexes 116 Chapitre 6 - Fonctions d'administration Gestion des vocabulaires Exports Export d'un vocabulaire Export d'une branche Imports Import d'un vocabulaire complet Import d'une branche Import de Termes Publications Versions Version? Création des Versions Édition d'une Version Archives Journal des évolutions Outils statistiques et rapports Statistiques Rapports Gestion des utilisateurs Création des utilisateurs Modification des utilisateurs (rôle et identifiant) Suppression des utilisateurs 135 Glossaire

5 Guide de l'utilisateur Introduction Introduction Cette documentation est destinée aux administrateurs de vocabulaires, aux responsables opérationnels et aux experts contributeurs qui participent à la conception, à l'enrichissement et à l'exploitation des vocabulaires dans l'application. 5

6 Présentation générale Guide de l'utilisateur Chapitre 1 Présentation générale Une application dédiée à la gestion de vocabulaires normalisés en quelques mots (Gestion Informatisée de Nomenclatures Collaboratives et Ouvertes) est une application permettant la conception et la gestion de vocabulaires scientifiques et techniques (listes d'autorités, thésaurus, nomenclatures diverses). L'environnement de gestion des vocabulaires s'appuie sur la norme ISO :2011 [ catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber= Information and documentation - Thesauri and interoperability with other vocabularies - Part 1: Th esauri for information retrieval], mettant en particulier en œuvre la différenciation entre Concept et Terme. [ - SKOS - Les thésaurus ou listes d'autorité produits sont exportables au format SKOS Simple Knowledge Organization System], langage de diffusion des terminologies sur le web. Fonctionnalités L'application offre les fonctionnalités d'un outil de gestion de thésaurus : création de termes et de concepts, relations d'équivalence entre termes, relations de hiérarchie (mono- ou polyhiérarchie), relations d'association entre concepts, gestion de tableaux de concepts (facettes) et de groupes de concepts (par thématique, domaine, etc.), typage des relations, saisie de notes, alignements vers d'autres vocabulaires, gestion d'attributs personnalisés. Elle permet aussi les éditions alphabétiques et hiérarchiques simples ainsi que l'import et l'export de vocabulaires au format SKOS/RDF. 6

7 Guide de l'utilisateur Connexion Chapitre 2 Connexion Se connecter à l'application Depuis votre navigateur internet, connectez-vous à l'adresse fournie par l'administrateur de votre application. La boîte de dialogue Veuillez vous identifier s'affiche. Saisissez vos identifiants de connexion ( Nom d'utilisateur et Mot de passe ), puis cliquez sur Valider. Authentification locale ou centralisée (LDAP) Type d'authentification Identifiants de l'utilisateur Authentification locale Définis dans et fournis par l'administrateur de l'application. Authentification centralisée Identiques à ceux définis dans l'annuaire LDAP (identifiants habituels). L'authentification centralisée n'est disponible que dans le cas où un annuaire LDAP a été préalablement connecté à par l'administrateur de l'application. Résultat Vous êtes connecté à ; l'interface de l'application s'affiche. 7

8 Interface Guide de l'utilisateur Chapitre 3 Interface 1. Interface générale de 1 Explorateur de vocabulaires 8

9 Guide de l'utilisateur Interface 1 Explorateur de vocabulaires Permet de visualiser l'ensemble des vocabulaires présents dans l'application, de naviguer dans les arbres de concepts et d'accéder aux différents contenus. 2 Zone de travail 9

10 Interface Guide de l'utilisateur 2 Zone de travail Permet de gérer les vocabulaires : édition des contenus, recherches, imports, exports, publication, archivage... 3 Gestion Fonction de création de vocabulaires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur la création d'un Vocabulaire : Création d'un vocabulaire ) [p.20] Création d'un vocabulaire (cf. 4 Administration Fonctions d'import de vocabulaires (SKOS et/ou langage XML ) En savoir plus... Pour en savoir plus sur les fonctions d'import : vocabulaires ) [p.119] Gestion des vocabulaires (cf. Gestion des 5 Aide 10

11 Guide de l'utilisateur Interface 5 Aide Accès aux informations de version de l'application et à la documentation utilisateur. 6 Recherche Moteur de recherche permettant de lancer une recherche sur tous les vocabulaires présents dans l'application. La fenêtre d'affichage des résultats permet ensuite d'accéder à des fonctionnalités de recherche avancée. 7 Identification Rappel de l'identifiant de connexion utilisé. 8 Suggestions Raccourci vers l'ensemble des *[p.138] suggestions adressées à l'utilisateur connecté. 9 Déconnexion Bouton de déconnexion permettant de quitter l'application. 11

12 Interface Guide de l'utilisateur 2. Zoom sur l'explorateur de vocabulaires 1 Masquer Ce bouton permet de masquer ou d'afficher l'explorateur de vocabulaires. 2 Rafraîchir Ce bouton permet de forcer le rafraîchissement du contenu de l'explorateur de vocabulaires. Ce bouton peut être utile après le renommage ou la suppression d'un vocabulaire, par exemple. 3 Lier aux onglets 12

13 Guide de l'utilisateur Interface 3 Lier aux onglets Ce bouton permet de lier l'affichage de l'onglet actif dans la zone de travail à son emplacement dans l'explorateur de vocabulaires. Comment ça marche? Lorsque cette option est activée, l'objet sélectionné dans l'explorateur de vocabulaires (sur fond bleu) est mis à jour dynamiquement pour correspondre à l'onglet actif dans la zone de travail ( Concept, Terme, Vocabulaire,...) 4 Vocabulaires par rôles Ce bouton permet de basculer entre 2 options d'affichage des vocabulaires : Afficher uniquement les vocabulaires que l'utilisateur connecté peut modifier grâce aux rôles qui lui ont été attribués ; Afficher tous les vocabulaires présents dans l'application, quels que soient les rôles de l'utilisateur connecté. Remarque L'administrateur des vocabulaires voit par défaut l'ensemble des vocabulaires et a tous les droits sur ces vocabulaires. L'utilisateur lambda, qui n'a aucun droit déclaré sur aucun vocabulaire, voit aussi par défaut l'ensemble des vocabulaires, mais n'y a accès qu'en lecture. 5 Vocabulaires par producteur Ce bouton permet de sélectionner, au sein d'une liste déroulante, les vocabulaires à afficher en fonction de leur producteur. 6 Vocabulaires 13

14 Interface Guide de l'utilisateur 6 Vocabulaires Cette zone présente l'arborescence des vocabulaires de l'application. Remarque Cette zone présente l'ensemble des vocabulaires présents dans ou uniquement certains d'entre eux, en fonction des options et des filtres activés (voir ci-dessus). 7 Vocabulaire fermé Exemple d'un vocabulaire dont l'arborescence est repliée. Cliquez sur la flèche à gauche du nom d'un vocabulaire pour en afficher l'arborescence. 8 Vocabulaire ouvert 14

15 Guide de l'utilisateur Interface 8 Vocabulaire ouvert Exemple d'un vocabulaire dont l'arborescence est ouverte. 9 Arborescence des concepts Représente la structure des concepts enfants (en bleu). *[p.138] concepts TT Voir aussi : Concepts (cf. Concepts ) [p.29] (en rouge) et de leurs 10 Concepts complexes Permet d'accéder aux *[p.137] concepts complexes du vocabulaire. Voir aussi : Concepts complexes (cf. Concepts complexes ) [p.90] 11 Groupes de concepts Permet d'accéder aux *[p.137] groupes de concepts du vocabulaire. Voir aussi : Groupes de concepts (cf. Groupes de concepts ) [p.99] 12 Tableaux de concepts Permet d'accéder aux *[p.138] tableaux de concepts du vocabulaire. 15

16 Interface Guide de l'utilisateur Voir aussi : Tableaux de concepts (cf. Tableaux de concepts ) [p.94] 13 Concepts orphelins Permet d'accéder aux *[p.137] Concepts orphelins du vocabulaire. Voir aussi : Concepts orphelins (cf. Concepts orphelins ) [p.57] 14 Termes orphelins Permet d'accéder aux *[p.138] Termes orphelins du vocabulaire. Voir aussi : Termes orphelins (cf. Termes orphelins ) [p.75] 15 Afficher la sélection Ce bouton permet d'afficher, dans la zone de travail, l'élément sélectionné dans l'explorateur de vocabulaires. Il équivaut à un double-clic sur l'élément. 16

17 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Chapitre 4 Fonctions de base Cette section de la documentation contient les informations et les procédures à connaître pour faire vos premiers pas sur. 1. Vocabulaires 1.1. Vocabulaire? Vocabulaire Dans, un vocabulaire correspond à l'ensemble des entités (termes, concepts, tableaux et groupes de concepts) utilisés pour produire un vocabulaire normalisé (liste d'autorité, nomenclature, taxonomie, thésaurus). Il peut s'agir d'éléments validés (concepts structurés dans l'arborescence des concepts, concepts complexes, groupes et tableaux de concepts) comme d'éléments collectés durant la phase d'élaboration mais pas encore intégrés au vocabulaire normalisé (concepts et termes orphelins). Dans l' explorateur de vocabulaires (cf. Interface ) [p.8] de, un dossier est créé pour chacun des vocabulaires de l'application. Exemple Consultez un exemple de publication d'un vocabulaire sur le site du Ministère de la Culture et de la Communication [ ]. 17

18 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 1.2. Interface d'un vocabulaire 1 Onglets principaux Ces onglets permettent de basculer entre plusieurs espaces de travail ouverts simultanément : des vocabulaires, des résultats de recherche (cf. Recherche simple ) [p.79], la liste des suggestions adressées à l'utilisateur connecté (onglet Suggestions ) [p.113] ). Mes suggestions (cf. 2 Onglet actif (Vocabulaire) Onglet du vocabulaire actif, c'est-à-dire du vocabulaire dont un des éléments est affiché dans la zone de travail 3 Menu du vocabulaire Ce menu regroupe les fonctions de gestion du vocabulaire : Nouveau : ajouter des éléments au vocabulaire ( Termes, Concepts,...) ; Exports : exporter le vocabulaire (aux formats SKOS, texte hiérarchique, texte alphabétique ou XML ) ; 18

19 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Journal des évolutions : éditer le journal des évolutions ; Importer des termes ; Importer une branche ; Fermer tous les onglets ; Rechercher : moteur de recherche interne au vocabulaire. 4 Éléments ouverts du vocabulaire Ces onglets permettent de basculer entre plusieurs éléments ouverts au sein d'un vocabulaire. Il peut s'agir de : la fiche vocabulaire, Concepts (cf. Concepts ) [p.29] ou Concepts complexes (cf. Concepts complexes ) [p.90], Termes (cf. Termes ) [p.60], Groupes de concepts (cf. Groupes de concepts ) [p.99], Tableaux de concepts (cf. Tableaux de concepts ) [p.94]. 5 Élément actif (Fiche vocabulaire) Onglet de l'élément actif (élément affiché dans la zone de travail, potentiellement en cours de modification). Ici, il s'agit de la fiche vocabulaire qui permet de gérer et paramétrer le vocabulaire. 6 Actions sur l'élément actif Boutons des actions disponibles sur l'élément actif. Remarque Les actions disponibles varient en fonction de l'élément actif ( Terme, Concept, fiche vocabulaire,...). 7 Zone d'édition 19

20 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 7 Zone d'édition Cette zone permet d'éditer, de modifier l'élément actif. 8 Aspects de l'élément actif Ces onglets permettent d'afficher dans la zone d'édition les différents aspects de l'élément actif. Remarque Les aspects disponibles dépendent du type de l'élément actif ( Terme, Concept, fiche vocabulaire,...) Création d'un vocabulaire Créer un vocabulaire Depuis le cadre Gestion, en haut de l'application, cliquez sur le menu Nouveau / Vocabulaire. La Fiche vocabulaire du nouveau vocabulaire s'affiche dans la zone de travail. Elle permet de saisir les métadonnées descriptives du vocabulaire et de déclarer certaines propriétés du vocabulaire (langues utilisables, mono- ou polyhiérarchie) ou ses modalités de construction (Termes de tête par défaut ou pas). Complétez les métadonnées de la Fiche vocabulaire. En savoir plus... 20

21 Guide de l'utilisateur Fonctions de base En savoir plus... Pour en savoir plus sur l'édition du Vocabulaire : vocabulaire ) [p.22] Édition d'un vocabulaire (cf. Édition d'un Cliquez sur Important Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. Vous devez compléter les champs obligatoires (suivis d'un astérisque rouge) avant de pouvoir sauvegarder votre nouveau vocabulaire. Résultat Le vocabulaire est créé ; il apparaît dans l'explorateur de vocabulaires, classé dans l'ordre alphabétique des titres de vocabulaires. Arborescence des concepts L'arborescence des concepts du nouveau vocabulaire est automatiquement créée et visible dans l'explorateur de vocabulaires mais elle est vide puisqu'aucun Concept n'a encore été créé. Pour savoir comment ajouter des Concepts : Concepts (cf. Concepts ) [p.29] Métadonnées du Vocabulaire Certaines métadonnées sont automatiquement attribuées au vocabulaire lors de l'enregistrement : Identifiant, Date de création, Dernière modification. Elles sont visibles au clic sur le bouton : Alternative : Importer un vocabulaire Importer un vocabulaire Vous avez enregistré, sur votre disque dur, un vocabulaire (au format SKOS [ s/ - SKOS - Simple Knowledge Organization System] ou au format XML GINCO (issu d'un export de vocabulaire (cf. Export d'un vocabulaire ) [p.119] depuis une application )). Cliquez sur le bouton Imports du cadre Administration, en haut de l'application. Un menu déroulant s'affiche. 21

22 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Sélectionnez le type de fichier ( Import SKOS ou Import XML GINCO ) que vous souhaitez importer. La fenêtre Import s'affiche. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier à importer. Une fenêtre d'exploration de votre disque dur s'affiche. Parcourez votre espace de stockage jusqu'au fichier à importer et sélectionnez-le par un doubleclic. Cliquez sur le bouton Importer de la fenêtre Import. Résultat Le vocabulaire est importé. Un dossier correspondant à ce vocabulaire est automatiquement ajouté dans l'explorateur de vocabulaires. Remarque En cas de problème lors de l'import, un message d'erreur s'affiche. Il peut s'agir d'un format de fichier non reconnu, d'un vocabulaire comportant des doublons, d'une langue inconnue qu'il faudra préalablement déclarer dans le fichier de paramétrage des langues, Édition d'un vocabulaire Éditer un Vocabulaire Vous trouverez ci-dessous des indications sur la manière d'éditer un compléter ou modifier les métadonnées descriptives de sa Fiche vocabulaire. Vocabulaire, c'est à dire Afficher la Fiche vocabulaire Pour afficher la Fiche vocabulaire dans la zone de travail, 2 possibilités : Double-cliquez sur le nom du vocabulaire dans l'explorateur, ou, Sélectionnez le vocabulaire dans l'explorateur puis cliquez sur Afficher sélection. 22

23 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 1 Titre Saisissez le titre du vocabulaire. Remarque Ce titre sert à identifier le vocabulaire dans l'explorateur de vocabulaires. 2 Auteur Saisissez le nom de l'auteur du vocabulaire. Conseil Cette rubrique est utilisée pour le filtrage des vocabulaires par producteur. Pour cette raison, il peut être préférable de saisir le nom du service producteur en guise d' Auteur plutôt que le nom 23

24 Fonctions de base Guide de l'utilisateur peut être préférable de saisir le nom du service producteur en guise d' Auteur plutôt que le nom d'une personne physique. Dans ce cas, les personnes physiques seront mentionnées dans la rubrique Contributeur. 3 URL Saisissez l'adresse du site web du producteur du vocabulaire. Important L'adresse saisie doit être une URL correctement formée ( Il est impossible d'enregistrer les métadonnées si le format n'est pas correct. Exploitation en diffusion L'URL est exportée sous la forme d'une balise <foaf:homepage/>. [ - En savoir plu Si vous utilisez la plate-forme de diffusion -diff s sur la plate-forme de diffusion -diff ], cette URL est utilisée pour renvoyer vers le site du producteur du vocabulaire (onglet Site du producteur ). 4 Courriel Saisissez l'adresse à laquelle le producteur du vocabulaire peut être contacté ou un lien vers un formulaire de contact. Important L'adresse saisie doit être une adresse courriel correctement formée (mailto: PrenomNom@exemple.com). Il est impossible d'enregistrer les métadonnées si le format n'est pas correct. Exploitation en diffusion L'URL est exportée sous la forme d'une balise <foaf:mbox/>. [ - En savoir plu Si vous utilisez la plate-forme de diffusion -diff s sur la plate-forme de diffusion -diff ] producteur du vocabulaire (onglet Contact )., cette adresse est utilisée pour envoyer un message au 5 Contributeur Saisissez la liste nominative des auteurs / contributeurs du vocabulaire. 24

25 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Saisissez la liste nominative des auteurs / contributeurs du vocabulaire. Remarque Saisissez une valeur par ligne. Autant d'éléments que de lignes seront créés lors de l'export SKOS. 6 Éditeur Saisissez le nom de l'éditeur du vocabulaire. 7 Droits Détaillez les droits relatifs au vocabulaire (paternité du contenu? copyright? licence?). 8 Description Décrivez votre vocabulaire (objectifs, présentation...). 9 Couverture Précisez la couverture chronologique et/ou spatiale de votre vocabulaire. Exemple Un vocabulaire de l'architecture en France aura pour couverture géographique le territoire national ("France") et comme couverture chronologique "de l'antiquité à nos jours". Remarque Saisissez une valeur par ligne. Autant d'éléments que de lignes seront générés lors de l'export SKOS. 10 Sujet 25

26 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Saisissez quelques mots-clés permettant de caractériser le sujet de votre vocabulaire. Remarque Saisissez une valeur par ligne. Autant d'éléments que de lignes seront créés lors de l'export SKOS. 11 Type Sélectionnez dans la liste déroulante le type du vocabulaire. Remarque La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. 12 Format(s) Sélectionnez dans la liste déroulante le ou les formats de mise à disposition du vocabulaire. Remarque Il est possible de sélectionner plusieurs formats parmi la liste déroulante. Cette information est déclarative ; elle n'est pas liée à des fonctionnalités de. Remarque La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. 13 Langue(s) Sélectionnez dans la liste déroulante la langue du vocabulaire. Thésaurus multilingue Il est possible de sélectionner plusieurs langues par un simple clic dans la liste déroulante afin de créer des Termes dans différentes langues. La suppression d'une langue se fait en cliquant à nouveau sur la langue sélectionnée. Attention Il est possible d'ajouter et de supprimer des langues à un vocabulaire en cours de conception. Dans le cas de la suppression d'une langue, il vous appartient de contrôler la cohérence des termes créés dans la langue en question! 26

27 Guide de l'utilisateur Fonctions de base termes créés dans la langue en question! Au moment de supprimer une langue, un message d'alerte vous rappelle ce risque. Remarque La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. 14 Concepts TT par défaut Cochez la case Concepts TT par défaut si vous souhaitez que les nouveaux Concepts créés soient automatiquement rangés dans l'arborescence des concepts à leur enregistrement. Si non, les nouveaux Concepts sont rangés dans les Concepts orphelins. Conseil L'activation ou non de cette option permet la conception de vocabulaires selon 2 approches différentes. L'option est activée lorsqu'on veut rendre immédiatement disponibles dans l'arborescence des concepts les nouveaux Concepts intégrés dans le vocabulaire. L'option n'est pas activée lorsque l'on souhaite conserver des concepts ou des branches hors de l'arborescence des concepts ( Concepts orphelins ), durant une phase d'élaboration. En savoir plus... Pour en savoir plus sur la notion de Concepts TT : Concept? (cf. Concept?) [p.29] 15 Polyhiérarchique Cochez la case Polyhiérarchique si vous souhaitez autoriser l'attribution de plusieurs parents à un Concept. Si non, les Concepts ne peuvent avoir qu'un parent. Attention Il est possible d'autoriser ou d'interdire la polyhiérarchie des cours de conception. Concepts d'un vocabulaire en Dans le cas de l'interdiction de la polyhiérarchie, il vous appartient de contrôler la cohérence des 27

28 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Dans le cas de l'interdiction de la polyhiérarchie, il vous appartient de contrôler la cohérence des parents des Concepts créés! Concrètement, il ne vous sera plus possible de créer de nouvelles polyhiérarchies, mais les polyhiérarchies existantes seront conservées jusqu'à intervention de votre part. Au moment d'interdire la polyhiérarchie, un message d'alerte vous rappelle ce risque. 16 Ressource(s) associée(s) Saisissez des informations sur les publications associées à l'aide de ce champ de texte libre. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. Exploitation en diffusion [ - En savoir plus su Si vous utilisez la plate-forme de diffusion -diff r la plate-forme de diffusion -diff], vous pouvez saisir dans cette rubrique l'uri d'une ressource qui sera accessible depuis l'onglet En savoir plus. 17 Source(s) Saisissez des informations sur les ressources (papier ou en ligne) ayant servi de sources à l'élaboration du vocabulaire. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. Pour les fonctions d'administration des vocabulaires, voir : 28

29 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Gestion des vocabulaires [p.119] 2. Concepts 2.1. Concept? Concept Un Concept correspond à une entrée d'un vocabulaire, il est caractérisé par : un identifiant, un ou plusieurs terme(s), dont au moins un Terme préférentiel, un statut ( Validé, Rejeté, Prohibé,...). La notion de Concept La dissociation entre le Concept et le Terme a été introduite par la norme ISO [ o.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber= Information and documentation - Thesauri and interoperability with other vocabularies - Part 1: Thesauri for information retrieval ]. Elle permet de différencier le Concept, "unité de pensée", de ses manifestations dans la langue. Un Concept est manifesté par des Termes, dont certains sont préférés à d'autres ( Termes préférentiels ) pour représenter le Concept. Cette dissociation permet de garantir la pérennité du Concept, même si le Terme qui le représente évolue. Elle permet également de gérer le multilinguisme, un même avoir un Concept peut Terme préférentiel dans chacune des langues représentées dans le vocabulaire. Terme de Tête = Top Term (anglais) = TT Un Terme de Tête est un Terme préférentiel d'un Concept qui n'a pas de concept générique dans le vocabulaire : il se situe donc à la racine du vocabulaire. Il constitue un point d'entrée dans une branche d'un thésaurus. Déclarer un Concept TT Les explications suivantes indiquent dans quelles conditions le Concept devient Terme de tête. *[p.138] Terme préférentiel d'un La création des *[p.138] Termes de tête dépend de votre méthodologie de travail et de l'activation ou non de l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus. Lorsque l'option est cochée, un Concept devient TT lorsque : 29

30 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Lorsque l'option est cochée, un Concept devient TT lorsque : lors de sa création, on ne lui donne pas de Concept parent ; on supprime la relation existant avec son (ou ses) parent(s). Lorsque l'option est décochée, un Concept devient TT lorsque : on coche l'option Commentaires généraux Remarque Ce concept est TT dans ses métadonnées. Dans, les Concepts correspondants aux Termes de tête du thésaurus sont classés à la racine de l'arborescence des concepts et sont représentés par une icône particulière Création de Concepts Création d'un Concept et son Terme préférentiel Créer un Concept et son Terme préférentiel Cette procédure explique comment créer simultanément un ]. Concept et son *[p.138 Terme préférentiel Remarque Cette procédure suppose que le Terme n'existe pas déjà dans le vocabulaire. Dans le cas contraire, lors de l'enregistrement, un message d'erreur s'affiche et le Concept ne peut pas être sauvegardé. Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. Un menu déroulant s'affiche. 30

31 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Sélectionnez Concept + Terme. La fenêtre Création de nouveau terme s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : ) [p.66] Édition d'un Terme (cf. Édition d'un Terme Un onglet Nouveau concept Concept est déjà exprimé par le s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Ce nouveau Terme préférentiel Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. que vous venez de créer. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cet onglet : [p.35] Concept ) Édition d'un Concept (cf. Édition d'un 31

32 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Le Concept est créé. Il est automatiquement classé dans l'arborescence des concepts ou dans les Concepts orphelins, selon votre paramétrage. Si... *[p.138] le Concept est TT et n'a pas de Concept parent, le Concept a un Concept parent dans l'arborescence des concepts, le Concept n'est pas TT et n'a de Concept parent,... alors... il est classé à la racine de l'arborescence des concepts. il est classé sous son Concept parent dans l'arborescence des concepts. il est classé à la racine des Concepts orphelins. le Concept a un orphelin, Concept parent il est classé sous son Concept parent dans les Concepts orphelins. Création d'un Concept seul Créer un Concept seul Remarque Cette procédure est utilisée pour rattacher les Termes orphelins d'utiliser la fonction Nouveau / Concept + Terme. *[p.138]. Sinon, il est plus rapide Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Concept seul. Un onglet Nouveau concept s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important 32

33 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cet onglet : [p.35] Concept ) Édition d'un Concept (cf. Édition d'un Le Concept est créé. Il est automatiquement classé dans l'arborescence des concepts ou dans les Concepts orphelins, selon votre paramétrage. Si... *[p.138] le Concept est TT et n'a pas de Concept parent, le Concept a un Concept parent dans l'arborescence des concepts, le Concept n'est pas TT et n'a de Concept parent,... alors... il est classé à la racine de l'arborescence des concepts. il est classé sous son Concept parent dans l'arborescence des concepts. il est classé à la racine des Concepts orphelins. le Concept a un orphelin, Concept parent il est classé sous son Concept parent dans les Concepts orphelins. Alternative : Créer un nouveau Concept à partir d'un Terme orphelin Créer un Concept à partir d'un Terme orphelin Cliquez sur le bouton En savoir plus... Créer un concept depuis ce terme Pour savoir comment afficher un terme dans la zone de travail : Édition d'un Terme ) [p.66] Un onglet Nouveau concept du Terme orphelin concerné. Édition d'un Terme (cf. s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Le Terme orphelin est déjà le Terme préférentiel de ce nouveau Concept. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer le nouveau Concept. Le Résultat Concept est créé. Si l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus est cochée, alors le nouveau Concept devient un TT dans l'arborescence des concepts. Si l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus n'est pas cochée, alors, le nouveau Concept est classé dans les Concepts orphelins. Alternative : Créer un Concept seul et y rattacher un Terme orphelin 33

34 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Création d'un Concept depuis un autre Concept Ajouter un nouveau Concept enfant à un Concept Cette procédure explique comment créer et rattacher simultanément un nouveau un Concept existant. Concept depuis Attention Cette procédure permet seulement de créer un existant. Concept enfant Pour tous les autres types de relation, il est obligatoire de sélectionner des préalable dans. depuis un Concept Concepts créés au Cliquez sur le bouton Ajouter un concept enfant dans la zone d'édition du Concept existant. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Créer un nouveau concept. La fenêtre Création de nouveau terme s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Enregistrer. Important 34

35 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : ) [p.66] Édition d'un Terme (cf. Édition d'un Terme Un onglet Nouveau concept s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Ce nouveau Concept est déjà exprimé par le Terme préférentiel que vous venez de créer et il a déjà comme parent le Concept de départ de cette procédure. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cet onglet : [p.35] Concept ) Édition d'un Concept (cf. Édition d'un Le Concept est créé. Il est automatiquement classé dans l'arborescence des concepts ou dans les Concepts orphelins, selon votre paramétrage. Si... le Concept a un Concept parent dans l'arborescence des concepts,... alors... il est classé sous son Concept parent dans l'arborescence des concepts. le Concept a un orphelin, Concept parent il est classé sous son Concept parent dans les Concepts orphelins Édition d'un Concept Éditer un concept Vous trouverez ci-dessous des indications sur la manière de structurer un *[p.138] Concept (définir ses Termes, ses enfants, le déclarer TT,...) et sur les actions disponibles à partir de l'interface d'un Concept (ouvrir les Termes, exporter une branche, ajouter des notes,...). Afficher le Concept Pour afficher le Concept dans la zone de travail : Double-cliquez sur le nom du ou, Concept dans l'explorateur, Sélectionnez le Concept dans l'explorateur puis cliquez sur Afficher sélection. 35

36 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 1 Élément actif (Concept) Onglet de l'élément actif. Dans cet exemple, il s'agit du Concept École du vocabulaire Thésaurus exemple. 2 Enregistrer Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. Remarque Dans la zone d'édition, un triangle rouge indique les données modifiées qui n'ont pas encore été enregistrées. 36

37 Guide de l'utilisateur Fonctions de base 3 Supprimer Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer cet élément du vocabulaire. Attention Ce bouton n'est disponible que lorsque le statut est Candidat ou Rejeté. 4 Exporter une branche Cliquez sur le bouton Exporter cette branche pour exporter cette branche du vocabulaire. *[p.137] En savoir plus... Pour en savoir plus : Export d'une branche (cf. Export d'une branche ) [p.121] 5 Métadonnées Les métadonnées descriptives du Concept peuvent être de 2 types : Automatiques : elles sont créées et mises à jour automatiquement ; Manuelles : c'est à vous de les paramétrer. Afficher les métadonnées Pour afficher ou masquer les métadonnées, cliquez sur le bouton Métadonnées., à droite de la barre de titre 6 Concept TT *[p.138] Permet de déclarer ou non le Concept comme Terme de tête. En savoir plus... Pour en savoir plus : Concepts TT (cf. Concepts TT ) [p.47] 37

38 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 7 Statut du Concept Un Concept peut avoir plusieurs statuts. Ces statuts sont exploités dans les exports et sont une indication précieuse pour les utilisateurs du vocabulaire publié. Statuts possibles d'un Concept Le statut... Valide actuellement en usage et conseillé....désigne un concept... Candidat en attente d'un décision ; il sera soit Validé, soit Rejeté. Rejeté Déprécié Prohibé Il s'agit souvent d'un concept proposé par des utilisateurs ou des contributeurs et qui nécessite un processus de validation. (ce statut rend possible la suppression du Concept ; il ne peut être attribué qu'aux Concepts n'ayant aucune relation hiérarchique ou associative) qui n'a pas été validé. (ce statut rend possible la suppression du Concept) qu'il est conseillé de ne plus utiliser pour l'indexation. qu'il est interdit d'utiliser pour l'indexation. Nouveaux Concepts Le statut par défaut des nouveaux Concepts dépend du rôle de l'utilisateur qui le créé : Si je suis... Responsable ou Administrateur Expert... alors, un nouveau Concept est... Valide Candidat Changer le statut d'un Concept Le statut d'un Concept peut être modifié par le responsable ou l'administrateur du vocabulaire. Pour changer le statut du Concept : Dans les métadonnées du Concept, cliquez sur la flèche du menu déroulant concept. > Un menu déroulant apparaît. Sélectionnez le statut de votre choix. Enregistrez vos modifications. > Le statut du Concept est modifié. Statut du 8 Notation 38

39 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La notation est principalement utilisée dans les classifications pour représenter un Concept sous une forme codifiée. La notation peut également être utilisée dans les éditions pour trier les Concepts dans un ordre déterminé différent de l'ordre alphabétique. 9 Attributs personnalisés Exemple d' attributs personnalisés (cf. Attributs personnalisés ) [p.108]. 10 Liste des termes Chaque ligne représente un Terme (cf. Termes ) [p.60] qui exprime le Concept. Terme préférentiel et Terme caché Le cas échéant, cochez la case correspondante pour définir, au choix, un Terme comme : *[p.138] Terme préférentiel *[p.138] Terme caché Règles relatives aux Termes préférentiels du Concept Gardez toujours en tête les règles suivantes pour la liste des termes d'un Concept : Un Concept doit obligatoirement avoir un Terme préférentiel pour exister (et pouvoir être enregistré) ; Un Concept peut être exprimé par différents Termes (préférentiels ou non) mais il ne peut avoir qu'un Terme préférentiel dans chacune des langues du vocabulaire. Autrement dit, il peut avoir plusieurs Termes préférentiels, à condition que ces derniers appartiennent à des langues différentes. *[p.138] En savoir plus... [p.42] Pour en savoir plus : Termes du Concept (cf. Termes du Concept ) 11 Concepts parents 39

40 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 11 Concepts parents Chaque ligne représente un Concept parent (Générique) du Concept. Remarque Dans le cas d'un thésaurus mono-hiérarchique, cette zone ne contient qu'une seule ligne, qui correspond au concept parent du concept actif. En savoir plus... Pour en savoir plus : associatives ) [p.48] Relations hiérarchiques ou associatives (cf. Relations hiérarchiques ou 12 Concepts enfants Chaque ligne représente un Concept enfant (Spécifique) du Concept. En savoir plus... Pour en savoir plus : associatives ) [p.48] Relations hiérarchiques ou associatives (cf. Relations hiérarchiques ou 13 Concepts de tête Le Concept de tête correspond au Concept de premier niveau de la branche à laquelle appartient le concept concerné. Il fournit un élément de contexte sémantique qui peut être exploité sur les plates-formes de diffusion, en particulier en l'absence d'une présentation hiérarchique. Il est généré automatiquement lorsqu'une relation hiérarchique est créée entre deux Concepts. 14 Concepts associés 40

41 Guide de l'utilisateur Fonctions de base *[p.137] Chaque ligne représente un Concept associé au Concept. En savoir plus... Pour en savoir plus : associatives ) [p.48] Relations hiérarchiques ou associatives (cf. Relations hiérarchiques ou 15 Alignements Chaque ligne représente une relation du Concept avec un Concept externe au vocabulaire, ou Alignement *[p.137]. En savoir plus... Pour en savoir plus : Alignements (cf. Alignements ) [p.50] 16 Fiche concept L'onglet Fiche concept permet de paramétrer et structurer le Concept. Dans cet exemple, c'est l'onglet actif dans la zone d'édition. 17 Notes du Concept *[p.138] Permet d'éditer les Notes du Concept dans la zone d'édition. Voir : Notes (cf. Notes ) [p.53] 18 Suggestions *[p.138] Permet d'afficher les Suggestions associées au Concept dans la zone d'édition. Voir : Suggestions (cf. Suggestions ) [p.113] 41

42 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 2.4. Structuration d'un Concept Termes du Concept Ajout de Termes Création d'un nouveau Terme Créer un Terme depuis un Concept Cliquez sur le bouton Ajouter un terme dans la zone d'édition du Concept. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez l'option de votre choix. Détails Terme préférentiel / Créer un nouveau terme Terme non préférentiel / Créer un nouveau terme 42

43 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La fenêtre Création de nouveau terme s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En cas de doublon Si le terme existe déjà, un message d'erreur s'affiche au moment de l'enregistrement et le terme ne peut pas être enregistré. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : ) [p.66] Édition d'un Terme (cf. Édition d'un Terme Le Terme est créé ; il est ajouté à la liste des termes du Concept. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Ajout d'un Terme existant (orphelin) Associer un Terme existant (orphelin) à un Concept Cliquez sur le bouton Ajouter un terme dans la zone d'édition du Concept. 43

44 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez l'option de votre choix. Détails Terme préférentiel / Sélectionner un terme existant Terme non préférentiel / Sélectionner un terme existant 44

45 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La fenêtre Sélection d'un terme s'affiche. Fenêtre Sélection d'un terme La liste des termes disponibles (termes orphelins) est paginée, avec la possibilité de naviguer de page en page ou d'aller directement à une page donnée. Par défaut, les termes sont triés par ordre alphabétique. Cliquez sur un titre de colonne pour inverser l'ordre de tri. Cliquez sur la ligne du terme de votre choix, puis cliquez sur fenêtre. Sélectionner un terme en haut de la Le Terme est sélectionné ; il est ajouté à la liste des termes du Concept. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Suppression de Termes 45

46 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Détacher un Terme d'un Concept Cliquez sur le bouton à droite de la ligne du Terme que vous souhaitez détacher du Concept. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Résultat Le Terme est détaché du Concept ; il est automatiquement envoyé dans les Termes orphelins (en aucun cas, il n'est supprimé définitivement). Commentaires généraux Règles relatives aux Termes préférentiels du Concept Gardez toujours en tête les règles suivantes pour la liste des termes d'un Concept : Un Concept doit obligatoirement avoir un Terme préférentiel pour exister (et pouvoir être enregistré) ; Un Concept peut être exprimé par différents Termes (préférentiels ou non) mais il ne peut avoir qu'un Terme préférentiel dans chacune des langues du vocabulaire. Autrement dit, il peut avoir plusieurs Termes préférentiels, à condition que ces derniers appartiennent à des langues différentes. Modification du Terme préférentiel *[p.138] Modifier le Terme préférentiel d'un Concept offre la possibilité de modifier le terme choisi comme préférentiel d'un Concept. Cette possibilité est rendue possible grâce à la différenciation Concept/Terme ], puisque le Concept, grâce à son identifiant, reste stable. (cf. Concept?) [p.29 Règles relatives aux Termes préférentiels du Concept Gardez toujours en tête les règles suivantes pour la liste des termes d'un Concept : Un Concept doit obligatoirement avoir un Terme préférentiel pour exister (et pouvoir être enregistré) ; Un Concept peut être exprimé par différents Termes (préférentiels ou non) mais il ne peut avoir qu'un Terme préférentiel dans chacune des langues du vocabulaire. Autrement dit, il peut avoir plusieurs Termes préférentiels, à condition que ces derniers appartiennent à des langues différentes. *[p.138] Parmi la liste des termes du Décochez l'ancien Terme préférentiel. Concept, cochez le nouveau Terme préférentiel. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. 46

47 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Résultat Vos modifications sont sauvegardées. Important Lorsqu'il existe un Terme préférentiel dans la langue par défaut du vocabulaire (déclarée lors de l'installation de l'application), c'est ce Terme qui est choisi pour représenter le Concept dans l'arborescence des concepts. Donc, dans le cas d'une modification du Terme préférentiel, si un nouveau Terme préférentiel est déclaré dans la langue par défaut, l'arborescence des concepts est mise à jour. Voir aussi... Termes [p.60] Typage du rôle des relations [p.86] Concepts TT Terme de Tête = Top Term (anglais) = TT Un Terme de Tête est un Terme préférentiel d'un Concept qui n'a pas de concept générique dans le vocabulaire : il se situe donc à la racine du vocabulaire. Il constitue un point d'entrée dans une branche d'un thésaurus. Déclarer un Concept TT Les explications suivantes indiquent dans quelles conditions le Concept devient Terme de tête. *[p.138] Terme préférentiel d'un La création des *[p.138] Termes de tête dépend de votre méthodologie de travail et de l'activation ou non de l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus. Lorsque l'option est cochée, un Concept devient TT lorsque : lors de sa création, on ne lui donne pas de Concept parent ; on supprime la relation existant avec son (ou ses) parent(s). Lorsque l'option est décochée, un Concept devient TT lorsque : on coche l'option Ce concept est TT dans ses métadonnées. 47

48 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Commentaires généraux Remarque Dans, les Concepts correspondants aux Termes de tête du thésaurus sont classés à la racine de l'arborescence des concepts et sont représentés par une icône particulière Relations hiérarchiques ou associatives Ajout d'une relation hiérarchique ou associative Ajouter une relation hiérarchique ou associative Remarque Cette procédure explique à la fois comment ajouter une relation hiérarchique (Concept parent ou Concept enfant) et une relation associative (Concept associé) à un Concept. Dans la zone d'édition du Concept, cliquez sur le bouton Ajouter... correspondant au type de relation que vous souhaitez ajouter. Dans le cas d'un Concept enfant, un menu déroulant s'affiche. Il offre 2 options : Sélectionner un concept existant (option décrite dans cette procédure), Créer un nouveau concept (voir : Création de Concepts (cf. Création de Concepts ) [p.30] ). 48

49 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La fenêtre Sélectionner un concept s'affiche. Fenêtre Sélection d'un Concept La liste des concepts disponibles (concepts orphelins ou déjà structurés dans l'arborescence) est paginée, avec la possibilité de naviguer de page en page ou d'aller directement à une page donnée. Par défaut, les concepts sont triés par ordre alphabétique. Cliquez sur une barre de titre de la fenêtre pour inverser l'ordre de tri. Cliquez sur la ligne du concept de votre choix, puis cliquez sur Le Concept est sélectionné ; la relation est ajouté. Sélectionner en haut de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Commentaires généraux Cas particulier de l'attribution d'un Concept parent à un Concept orphelin Pour qu'un *[p.137] Concept orphelin soit structuré dans l'arborescence des concepts, vous devez lui attribuer un Concept parent qui n'est pas lui-même un orphelin ; c'est-à-dire un structuré dans l'arborescence des concepts. Concept déjà Remarque : si on donne à un concept orphelin un parent orphelin, lui-même n'est plus orphelin, 49

50 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Remarque : si on donne à un concept orphelin un parent orphelin, lui-même n'est plus orphelin, mais il ne sera pas pour autant structuré dans l'arborescence des concepts : il restera dans le répertoire des concepts orphelins. Suppression d'une relation hiérarchique ou associative Supprimer une relation hiérarchique ou associative Remarque Cette procédure explique à la fois comment supprimer une relation hiérarchique (Concept parent ou Concept enfant) et une relation associative (Concept associé) d'un Concept. Cliquez sur le bouton à droite de la ligne du Concept avec lequel vous souhaitez supprimer la relation. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Voir aussi... Typage du rôle des relations [p.86] Voir aussi... Concepts orphelins [p.57] 2.5. Alignements Ajout d'un alignement Ajouter un alignement Dans la zone d'édition du Concept, cliquez sur le bouton Ajouter un alignement. 50

51 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La fenêtre Créer l'alignement s'affiche. Fenêtre Créer l'alignement *[p.137] La fenêtre Créer l'alignement permet de réaliser 2 types d' alignements : avec un Concept d'un autre vocabulaire ; avec un Concept d'un vocabulaire externe. Sélectionnez le type d'alignement que vous souhaitez créer à l'aide du bouton En fonction de votre choix, la fenêtre est mise à jour avec les rubriques adéquates. correspondant. Fenêtre de création d'un alignement vers un concept Fenêtre de création d'un alignement vers un concept externe Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Typage des alignements Pour en savoir plus sur les différents types d'alignements disponibles : (cf. Typage des alignements ) [p.88] Typage des alignements Identifiant du vocabulaire Le champ Identifiant du vocabulaire propose une liste déroulante permettant de retrouver les vocabulaires déjà recensés lors de précédents alignements. Si le vocabulaire cible ne figure pas déjà dans la liste, il convient de saisir (ou copier/coller) son *[p.139] nom ( URI ). Identifiant du Concept *[p.139] Le champ Identifiant du concept permet de saisir l' URI d'un concept. 51

52 Fonctions de base Guide de l'utilisateur *[p.139] Le champ Identifiant du concept permet de saisir l' URI d'un concept. Remarque : Lorsque l'alignement est enregistré, le bouton saisi. L'identifiant d'un Concept est disponible dans ses métadonnées : Aller à permet de vérifier le lien La fenêtre Créer l'alignement se referme. L'alignement est ajouté au Concept. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Commentaires généraux Équivalences complexes permet d'aligner un Concept source vers plusieurs Concepts cibles. Ce type d'alignement, appelé équivalence complexe *[p.137] Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité : complexes ) [p.116] Modification d'un alignement, n'est disponible que pour les équivalences exactes et inexactes. Équivalences complexes (cf. Équivalences Modifier un alignement Cliquez sur le bouton à droite de la ligne de l'alignement que vous souhaitez modifier. La fenêtre Créer l'alignement s'affiche. Apportez les modifications souhaitées à l'alignement puis cliquez sur. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. La fenêtre Créer l'alignement se referme. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. 52

53 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Suppression d'un alignement Supprimer un alignement Cliquez sur le bouton à droite de la ligne de l'alignement que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept Notes Notes? Notes Des notes peuvent être ajoutées par un utilisateur sur les Concepts et les Termes. Elles peuvent être de différents types ; certaines détaillent l'élément et sont exploitées dans les exports du vocabulaire, d'autres sont des notes de gestion internes à l'application. Type de note Usage Note d'application Définir l'étendue du Note historique Exemple Concept dans le cadre du vocabulaire. Préciser l'historique des modifications apportés au Concept au sein du vocabulaire. Donner un exemple. Types de notes du Concept Type de note Note éditoriale Note historique Définition Usage Note de gestion interne destinée aux gestionnaires du vocabulaire. Préciser l'historique des modifications apportés au Terme au sein du vocabulaire. Définir le Terme. Types de notes du Terme Ajout de notes Ajouter une note Remarque Cette procédure explique à la fois comment ajouter une note à un Concept et à un Terme. 53

54 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Sélectionnez l'onglet Notes du concept ou Notes du Terme en bas de l'élément actif. La liste des notes de l'élément s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Cliquez sur le bouton Ajouter une note. La fenêtre Nouvelle note s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Ajouter la note. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Le note est créée. Elle est automatiquement classée par ordre alphabétique dans la liste des notes de l'élément ( Concept ou Terme ). 54

55 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Cliquez sur le bouton Enregistrer de l'élément ( Concept ou Terme ) pour sauvegarder vos modifications. Édition d'une note Éditer une note Vous trouverez ci-dessous des indications sur la manière de modifier, compléter une note d'un Concept ou d'un Terme. Afficher la note Affichez la liste des notes de l'élément concerné ( Concept ou Terme ), puis double-cliquez sur la ligne de la note que vous souhaitez modifier. > La note s'ouvre dans une sur-fenêtre. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 1 Valeur lexicale 55

56 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 1 Valeur lexicale Saisissez le contenu rédactionnel de la note. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 2 Langue Sélectionnez dans la liste déroulante la langue de la note. 3 Source Saisissez des informations sur les ressources (papier ou en ligne) ayant servi de sources à l'élaboration de la note. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 4 Type Sélectionnez dans la liste déroulante le type de la note. 5 Ajouter la note 1. Cliquez sur le bouton Ajouter la note pour la mettre à jour parmi la liste des notes. 2. Cliquez sur le bouton de l'élément ( ou ) pour sauvegarder vos Enregistrer Concept Terme modifications. 56

57 Guide de l'utilisateur Fonctions de base 2.7. Concepts orphelins Concept orphelin? Concept orphelin Un Concept orphelin est un concept qui n'est pas rattaché à un concept parent dans l'arborescence des concepts et qui n'est pas déclaré comme Terme de tête. Il peut avoir des descendants (branche du thésaurus en phase d'élaboration). Où les trouver? Les Concepts orphelins sont automatiquement rangés dans un répertoire, nommé Concepts orphelins, dans le dossier du Vocabulaire : Si aucun orphelin n'existe dans le vocabulaire, alors le répertoire correspondant n'existe pas non plus. Rattachement des orphelins Il existe plusieurs manières de rattacher un Concept orphelin à l'arborescence des concepts, en fonction de la place qu'il doit y tenir. Vous pouvez : *[p.138] Déclarer le Concept orphelin comme Terme de tête, Rattacher le Concept orphelin à un Concept parent structuré dans l'arborescence des concepts. Les procédures correspondantes sont décrites ci-dessous. Déclaration d'un Concept comme Terme de tête Déclarer un Concept TT Les explications suivantes indiquent dans quelles conditions le *[p.138] Terme préférentiel d'un Concept devient Terme de tête. 57

58 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Concept devient Terme de tête. La création des *[p.138] Termes de tête dépend de votre méthodologie de travail et de l'activation ou non de l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus. Lorsque l'option est cochée, un Concept devient TT lorsque : lors de sa création, on ne lui donne pas de Concept parent ; on supprime la relation existant avec son (ou ses) parent(s). Lorsque l'option est décochée, un Concept devient TT lorsque : on coche l'option Commentaires généraux Remarque Ce concept est TT dans ses métadonnées. Dans, les Concepts correspondants aux Termes de tête du thésaurus sont classés à la racine de l'arborescence des concepts et sont représentés par une icône particulière. Attribution d'un Concept parent à un Concept orphelin Ajouter une relation hiérarchique ou associative Remarque Cette procédure explique à la fois comment ajouter une relation hiérarchique (Concept parent ou Concept enfant) et une relation associative (Concept associé) à un Concept. Dans la zone d'édition du Concept, cliquez sur le bouton Ajouter... correspondant au type de relation que vous souhaitez ajouter. Dans le cas d'un Concept enfant, un menu déroulant s'affiche. Il offre 2 options : Sélectionner un concept existant (option décrite dans cette procédure), Créer un nouveau concept (voir : Création de Concepts (cf. Création de Concepts ) [p.30] ). 58

59 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La fenêtre Sélectionner un concept s'affiche. Fenêtre Sélection d'un Concept La liste des concepts disponibles (concepts orphelins ou déjà structurés dans l'arborescence) est paginée, avec la possibilité de naviguer de page en page ou d'aller directement à une page donnée. Par défaut, les concepts sont triés par ordre alphabétique. Cliquez sur une barre de titre de la fenêtre pour inverser l'ordre de tri. Cliquez sur la ligne du concept de votre choix, puis cliquez sur Le Concept est sélectionné ; la relation est ajouté. Sélectionner en haut de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Commentaires généraux Cas particulier de l'attribution d'un Concept parent à un Concept orphelin Pour qu'un *[p.137] Concept orphelin soit structuré dans l'arborescence des concepts, vous devez lui attribuer un Concept parent qui n'est pas lui-même un orphelin ; c'est-à-dire un structuré dans l'arborescence des concepts. Concept déjà Remarque : si on donne à un concept orphelin un parent orphelin, lui-même n'est plus orphelin, 59

60 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Remarque : si on donne à un concept orphelin un parent orphelin, lui-même n'est plus orphelin, mais il ne sera pas pour autant structuré dans l'arborescence des concepts : il restera dans le répertoire des concepts orphelins. 3. Termes 3.1. Terme? Terme Un Terme représente, exprime un Concept. Un Concept peut être représenté par plusieurs Termes reliés entre eux par une relation d'équivalence. Règles relatives aux Termes préférentiels du Concept Gardez toujours en tête les règles suivantes pour la liste des termes d'un Concept : Un Concept doit obligatoirement avoir un Terme préférentiel pour exister (et pouvoir être enregistré) ; Un Concept peut être exprimé par différents Termes (préférentiels ou non) mais il ne peut avoir qu'un Terme préférentiel dans chacune des langues du vocabulaire. Autrement dit, il peut avoir plusieurs Termes préférentiels, à condition que ces derniers appartiennent à des langues différentes. *[p.138] 3.2. Création de Termes Création d'un Concept et son Terme préférentiel Créer un Concept et son Terme préférentiel Cette procédure explique comment créer simultanément un ]. Concept et son *[p.138 Terme préférentiel Remarque Cette procédure suppose que le Terme n'existe pas déjà dans le vocabulaire. Dans le cas contraire, lors de l'enregistrement, un message d'erreur s'affiche et le Concept ne peut pas être sauvegardé. Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. 60

61 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Concept + Terme. La fenêtre Création de nouveau terme s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : ) [p.66] Édition d'un Terme (cf. Édition d'un Terme Un onglet Nouveau concept Concept est déjà exprimé par le s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Ce nouveau Terme préférentiel Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important que vous venez de créer. 61

62 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cet onglet : [p.35] Concept ) Édition d'un Concept (cf. Édition d'un Le Concept est créé. Il est automatiquement classé dans l'arborescence des concepts ou dans les Concepts orphelins, selon votre paramétrage. Si... *[p.138] le Concept est TT et n'a pas de Concept parent, le Concept a un Concept parent dans l'arborescence des concepts, le Concept n'est pas TT et n'a de Concept parent,... alors... il est classé à la racine de l'arborescence des concepts. il est classé sous son Concept parent dans l'arborescence des concepts. il est classé à la racine des Concepts orphelins. le Concept a un orphelin, Concept parent il est classé sous son Concept parent dans les Concepts orphelins. Création d'un Terme seul Créer un Terme seul Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Terme seul. 62

63 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Un onglet Nouveau terme s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cet onglet : Édition d'un Terme [p.66] (cf. Édition d'un Terme) Résultat Le Terme est créé. Il est automatiquement classé dans les Termes orphelins. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les Termes orphelins et la manière de les rattacher à l'arborescence des concepts : Termes orphelins (cf. Termes orphelins ) [p.75] Création d'un Terme depuis un Concept 63

64 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Créer un Terme depuis un Concept Cliquez sur le bouton Ajouter un terme dans la zone d'édition du Concept. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez l'option de votre choix. Détails Terme préférentiel / Créer un nouveau terme Terme non préférentiel / Créer un nouveau terme La fenêtre Création de nouveau terme s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En cas de doublon Si le terme existe déjà, un message d'erreur s'affiche au moment de l'enregistrement et le terme ne peut pas être enregistré. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Édition d'un Terme (cf. Édition d'un Terme 64

65 Guide de l'utilisateur Fonctions de base ) [p.66] Le Terme est créé ; il est ajouté à la liste des termes du Concept. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Import de Termes Importer des Termes La fonction rapidement. Importer des termes permet de collecter du vocabulaire massivement et Vous avez créé une liste de termes dans un fichier au format.txt (à l'aide de Notepad++, par exemple). Attention Les termes de votre liste doivent être : rédigés de cette manière : terme@codelangue ; Exemples : grelot@fr school@en encodés en UTF-8. Remarque En cas d'absence de langue, les termes sont importés avec la langue par défaut, déclarée lors de l'installation de l'application. Cliquez sur le bouton Importer des termes du menu du vocabulaire. La fenêtre Import s'affiche. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier à importer. Une fenêtre d'exploration de votre disque dur s'affiche. Parcourez votre espace de stockage jusqu'au fichier à importer et sélectionnez-le par un double-clic. Cliquez sur le bouton Importer de la fenêtre Import. 65

66 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Résultat Les termes sont importés. Ils sont automatiquement classés dans les Termes orphelins. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les Termes orphelins et la manière de les rattacher à l'arborescence des concepts : Termes orphelins (cf. Termes orphelins ) [p.75] 3.3. Édition d'un Terme Éditer un terme Vous trouverez ci-dessous des indications sur la manière d'éditer un Terme (saisir sa valeur lexicale (nom), préciser la source,...) et sur les actions disponibles à partir de l'interface d'un Terme (afficher le Concept correspondant, ajouter des notes,...). Afficher le Terme Il existe plusieurs manières d'afficher un Terme dans la zone de travail : Lors de la création d'un nouveau Terme (cf. Création de Termes ) [p.60] ; Depuis un Concept (en double-cliquant sur la ligne d'un Terme dans la rubrique Liste des termes ) ; Depuis les Termes orphelins (en double-cliquant sur la ligne d'un Terme dans la liste des termes orphelins) ; À l'issue d'une recherche (en double-cliquant sur la ligne d'un recherche). Terme dans les résultats de la Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 66

67 Guide de l'utilisateur Fonctions de base 1 Élément actif (Terme) Onglet de l'élément actif. Dans cet exemple, il s'agit du Terme École du vocabulaire Thésaurus exemple. 2 Enregistrer Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. 3 Supprimer Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer cet élément du vocabulaire. Attention Ce bouton n'est actif que sur les Termes orphelins dont le statut est Candidat ou Rejeté. *[p.138] 4 Créer un concept depuis ce terme Attention 67

68 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Attention Ce bouton n'est actif que sur les Termes orphelins. En savoir plus... Pour en savoir plus : Termes orphelins (cf. Termes orphelins ) [p.75] 5 Afficher le concept de ce terme Ce bouton permet d'ouvrir dans la zone de travail le Concept auquel ce Terme est rattaché. Attention Ce bouton n'est disponible que sur les Termes non orphelins. 6 Métadonnées Les métadonnées descriptives du Terme peuvent être de 2 types : Automatiques : elles sont créées et mises à jour automatiquement ; Manuelles : c'est à vous de les paramétrer. Afficher les métadonnées Pour afficher ou masquer les métadonnées, cliquez sur le bouton Métadonnées., à droite de la barre de titre 7 Statut du Terme Un Terme peut avoir plusieurs statuts. Ces statuts sont utiles à la gestion du vocabulaire : Seuls les Termes dont le statut est Validé peuvent être rattachés à des Concepts. Seuls les statuts des Termes orphelins peuvent être modifiés. Statuts possibles d'un Concept 68

69 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Statuts possibles d'un Concept Le statut... Valide actuellement en usage et conseillé....désigne un concept... Candidat en attente de statut ; il sera soit Validé, soit Rejeté. Rejeté Il s'agit souvent d'un terme proposé par des utilisateurs ou des contributeurs et qui nécessite un processus de validation. (ce statut rend possible la suppression du Terme) qui n'a pas été validé. (ce statut rend possible la suppression du Terme) Nouveaux Termes Le statut par défaut des nouveaux Termes dépend du rôle de l'utilisateur qui le créé : Si je suis... Responsable ou Administrateur Expert Valide... alors, un nouveau Terme est... Candidat Changer le statut d'un Terme Le statut d'un Terme peut être modifié par le responsable ou l'administrateur du vocabulaire. Pour changer le statut du Terme : Dans les métadonnées du Terme (orphelin), cliquez sur la flèche du menu déroulant Statut. > Un menu déroulant apparaît. Sélectionnez le statut de votre choix. Enregistrez vos modifications. > Le statut du Terme est modifié. 8 Valeur lexicale Permet de saisir le nom correspondant au Terme. 9 Source 69

70 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Saisissez des informations sur les ressources (papier ou en ligne) ayant servi de sources à l'élaboration du terme. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 10 Langue Sélectionnez dans la liste déroulante la langue du Terme. Important Un Terme ne peut avoir qu'une seule langue. La liste des langues dépend du vocabulaire ) [p.22]. paramétrage de votre vocabulaire (cf. Édition d'un 11 Attributs personnalisés Exemple d' attributs personnalisés (cf. Attributs personnalisés ) [p.108]. 12 Fiche terme L'onglet Fiche terme permet de paramétrer le Terme. Dans cet exemple, c'est l'onglet actif dans la zone d'édition. 13 Notes du Terme *[p.138] Permet d'afficher les Notes du Terme dans la zone d'édition. Voir : Notes (cf. Notes ) [p.53] 14 Suggestions *[p.138] Permet d'afficher les Suggestions du Terme dans la zone d'édition. Voir : Suggestions (cf. Suggestions ) [p.113] 70

71 Guide de l'utilisateur Fonctions de base 3.4. Notes Notes? Notes Des notes peuvent être ajoutées par un utilisateur sur les Concepts et les Termes. Elles peuvent être de différents types ; certaines détaillent l'élément et sont exploitées dans les exports du vocabulaire, d'autres sont des notes de gestion internes à l'application. Type de note Usage Note d'application Définir l'étendue du Note historique Exemple Concept dans le cadre du vocabulaire. Préciser l'historique des modifications apportés au Concept au sein du vocabulaire. Donner un exemple. Types de notes du Concept Type de note Note éditoriale Note historique Définition Usage Note de gestion interne destinée aux gestionnaires du vocabulaire. Préciser l'historique des modifications apportés au Terme au sein du vocabulaire. Définir le Terme. Types de notes du Terme Ajout de notes Ajouter une note Remarque Cette procédure explique à la fois comment ajouter une note à un Concept et à un Terme. Sélectionnez l'onglet Notes du concept ou Notes du Terme en bas de l'élément actif. 71

72 Fonctions de base Guide de l'utilisateur La liste des notes de l'élément s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Cliquez sur le bouton Ajouter une note. La fenêtre Nouvelle note s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Ajouter la note. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Le note est créée. Elle est automatiquement classée par ordre alphabétique dans la liste des notes de l'élément ( Concept ou Terme ). 72

73 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Cliquez sur le bouton Enregistrer de l'élément ( Concept ou Terme ) pour sauvegarder vos modifications. Édition d'une note Éditer une note Vous trouverez ci-dessous des indications sur la manière de modifier, compléter une note d'un Concept ou d'un Terme. Afficher la note Affichez la liste des notes de l'élément concerné ( Concept ou Terme ), puis double-cliquez sur la ligne de la note que vous souhaitez modifier. > La note s'ouvre dans une sur-fenêtre. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 1 Valeur lexicale 73

74 Fonctions de base Guide de l'utilisateur 1 Valeur lexicale Saisissez le contenu rédactionnel de la note. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 2 Langue Sélectionnez dans la liste déroulante la langue de la note. 3 Source Saisissez des informations sur les ressources (papier ou en ligne) ayant servi de sources à l'élaboration de la note. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 4 Type Sélectionnez dans la liste déroulante le type de la note. 5 Ajouter la note 1. Cliquez sur le bouton Ajouter la note pour la mettre à jour parmi la liste des notes. 2. Cliquez sur le bouton de l'élément ( ou ) pour sauvegarder vos Enregistrer Concept Terme modifications. 74

75 Guide de l'utilisateur Fonctions de base 3.5. Termes orphelins Terme orphelin? Terme orphelin Un Terme orphelin est un terme qui n'est associé à aucun Concept. Où les trouver? Les Termes orphelins sont automatiquement rangés dans un répertoire, nommé Termes orphelins, dans le dossier du Vocabulaire : Si aucun orphelin n'existe dans le vocabulaire, alors le répertoire correspondant n'existe pas non plus. Rattachement des orphelins Il existe deux manières de rattacher un Terme orphelin à l'arborescence des concepts : l'associer à un créer un nouveau Concept existant, Concept depuis ce terme orphelin. Les procédures correspondantes sont décrites ci-dessous. Association d'un Terme orphelin à un Concept existant Associer un Terme existant (orphelin) à un Concept Cliquez sur le bouton Ajouter un terme dans la zone d'édition du Concept. 75

76 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez l'option de votre choix. Détails Terme préférentiel / Sélectionner un terme existant Terme non préférentiel / Sélectionner un terme existant 76

77 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La fenêtre Sélection d'un terme s'affiche. Fenêtre Sélection d'un terme La liste des termes disponibles (termes orphelins) est paginée, avec la possibilité de naviguer de page en page ou d'aller directement à une page donnée. Par défaut, les termes sont triés par ordre alphabétique. Cliquez sur un titre de colonne pour inverser l'ordre de tri. Cliquez sur la ligne du terme de votre choix, puis cliquez sur fenêtre. Sélectionner un terme en haut de la Le Terme est sélectionné ; il est ajouté à la liste des termes du Concept. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Création d'un Concept à partir d'un Terme orphelin 77

78 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Créer un Concept à partir d'un Terme orphelin Cliquez sur le bouton En savoir plus... Créer un concept depuis ce terme Pour savoir comment afficher un terme dans la zone de travail : d'un Terme ) [p.66] Un onglet Nouveau concept est déjà le Terme préférentiel de ce nouveau Concept. du Terme orphelin concerné. Édition d'un Terme (cf. Édition s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Le Terme orphelin Cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer le nouveau Concept. Le Résultat Concept est créé. Si l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus est cochée, alors le nouveau Concept devient un TT dans l'arborescence des concepts. Si l'option Concepts TT par défaut de la Fiche vocabulaire (cf. Édition d'un vocabulaire ) [p.22] de votre thésaurus n'est pas cochée, alors, le nouveau Concept est classé dans les Concepts orphelins. Alternative : Créer un Concept seul et y rattacher un Terme orphelin Créer un Concept seul Remarque Cette procédure est utilisée pour rattacher les Termes orphelins d'utiliser la fonction Nouveau / Concept + Terme. Cliquez sur le bouton Nouveau Un menu déroulant s'affiche. du menu du vocabulaire. *[p.138]. Sinon, il est plus rapide Sélectionnez Concept seul. 78

79 Guide de l'utilisateur Fonctions de base Un onglet Nouveau concept s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cet onglet : [p.35] Concept ) Édition d'un Concept (cf. Édition d'un Le Concept est créé. Il est automatiquement classé dans l'arborescence des concepts ou dans les Concepts orphelins, selon votre paramétrage. Si... *[p.138] le Concept est TT et n'a pas de Concept parent, le Concept a un Concept parent dans l'arborescence des concepts, le Concept n'est pas TT et n'a de Concept parent,... alors... il est classé à la racine de l'arborescence des concepts. il est classé sous son Concept parent dans l'arborescence des concepts. il est classé à la racine des Concepts orphelins. le Concept a un orphelin, Concept parent il est classé sous son Concept parent dans les Concepts orphelins. Alternative : Créer un nouveau Concept à partir d'un Terme orphelin 4. Recherche simple Effectuer une recherche simple Saisissez le terme que vous recherchez dans la zone de recherche de votre choix. Où sont les zones de recherche? Selon vos besoin, deux modalités de recherche sont disponibles : Depuis le moteur de recherche général (pour une recherche sur l'ensemble des vocabulaires), en haut de la fenêtre de ; Depuis le moteur de recherche d'un vocabulaire (pour limiter la recherche à ce vocabulaire), à droite du menu du vocabulaire. Syntaxe de la zone de recherche 79

80 Fonctions de base Guide de l'utilisateur Syntaxe de la zone de recherche La zone de recherche de autorise la saisie d'opérateurs afin d'enrichir vos recherches : Si vous saisissez alors le moteur de recherche... * ramène tout. table* ramène tout ce qui commence par la chaîne table (table, tableau, tablette...). table+ ramène strictement le mot table (forme lemmatisée). +table +fumeur ramène uniquement les expressions contenant à la fois le mot table et le mot fumeur. +table -fumeur ramène les expressions contenant le mot table mais pas le mot fumeur. cand?labr? ramène à la fois le mot français candélabre et le mot italien candelabro. Cliquez sur le bouton Lancer la recherche. Recherches possibles grâce à l'utilisation des opérateurs 80

81 Guide de l'utilisateur Fonctions de base La liste des résultats de recherche s'affiche. Cette liste est paginée, avec la possibilité de naviguer de page en page ou d'aller directement à une page donnée. Personnaliser l'affichage des résultats de recherche Cliquez sur la flèche à droite du titre d'une colonne pour afficher les options de personnalisation disponibles : Utilisez les options de colonnes pour ajouter ou supprimer des colonnes et les informations correspondantes aux résultats de recherche. Utilisez les options de tri pour classer les résultats de recherche en fonction de l'ordre croissant ( Tri croissant ) ou décroissant ( Tri décroissant ) de la colonne en question. Astuce : Un clic dans la barre de titre d'une colonne permet aussi de trier dans l'ordre croissant ou décroissant. Parmi les résultats de recherche, double-cliquez sur la ligne de l'élément de votre choix pour l'ouvrir dans la zone de travail. Vous pouvez aussi : 1. Cliquez sur la ligne de votre choix pour la sélectionner. 2. Cliquez sur Afficher pour ouvrir l'élément sélectionné dans la zone de travail. 81

82 Fonctions de base Guide de l'utilisateur L'élément sélectionné s'affiche dans la zone de travail. Remarque Si besoin, vous pouvez revenir à l'onglet de la recherche pour ouvrir un autre élément de la liste des résultats. Voir aussi... Recherche avancée [p.83] 82

83 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Chapitre 5 Fonctions avancées Cette section de la documentation contient les informations et les procédures à connaître pour utiliser les éléments et outils avancés de. 1. Recherche avancée Effectuer une recherche avancée Pour accéder aux fonctions de recherche avancées, vous devez avoir réalisé au préalable une Recherche simple (cf. Recherche simple ) [p.79]. Depuis l'onglet Résultats de recherche, cliquez sur le bouton, à droite de la barre de titre Recherche avancée. 83

84 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur Les fonctions de recherche avancées s'affichent. Les différents critères de la recherche avancée permettent de restreindre l'étendue de la recherche et ainsi de mieux cibler les résultats. Paramétrez les critères de recherche de votre choix et cliquez sur Rechercher. Détails 84

85 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Détails Critère de recherche Recherche Action Modifiez, complétez ou supprimez le terme recherché. Vocabulaire Cliquez sur le bouton pour ouvrir un menu déroulant dans lequel vous pourrez sélectionner un vocabulaire particulier. Type Cliquez sur le bouton pour ouvrir un menu déroulant dans lequel vous pourrez sélectionner un type d'élément. Statut Cliquez sur le bouton pour ouvrir un menu déroulant dans lequel vous pourrez sélectionner un statut. Langue Cliquez sur le bouton pour ouvrir un menu déroulant dans lequel vous pourrez sélectionner une langue. Date de création Cliquez sur le bouton pour ouvrir un calendrier dans lequel vous pourrez sélectionner une date. Date de modification Cliquez sur le bouton pour ouvrir un calendrier dans lequel vous pourrez sélectionner une date. Syntaxe de la zone de recherche La zone de recherche de autorise la saisie d'opérateurs afin d'enrichir vos recherches : Si vous saisissez... * ramène tout.... alors le moteur de recherche... table* ramène tout ce qui commence par la chaîne table (table, tableau, tablette...). table+ ramène strictement le mot table (forme lemmatisée). +table +fumeur ramène uniquement les expressions contenant à la fois le mot table et le 1. mot fumeur. +table -fumeur ramène les expressions contenant le mot table mais pas le mot fumeur. cand?labr? ramène à la fois le mot français candélabre et le mot italien candelabro. Recherches possibles grâce à l'utilisation des opérateurs La liste des résultats de recherche est mise à jour. Parmi les résultats de recherche, double-cliquez sur la ligne de l'élément de votre choix pour l'ouvrir dans la zone de travail. Vous pouvez aussi : Cliquez sur la ligne de votre choix pour la sélectionner. 2. Cliquez sur Afficher pour ouvrir l'élément sélectionné dans la zone de travail. 85

86 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur L'élément sélectionné s'affiche dans la zone de travail. Remarque Si besoin, vous pouvez revenir à l'onglet de la recherche pour ouvrir un autre élément de la liste des résultats. 2. Typage du rôle des relations 2.1. Typage du rôle des relations d'équivalence entre Termes Typer la relation d'équivalence entre les Termes d'un Concept Procédure optionnelle Cette procédure n'est pas obligatoire. Si aucun rôle n'est défini, alors la relation d'équivalence par défaut Employer / Employé pour (EM/EP) s'applique. Cliquez dans la case Rôle de la ligne du Terme dont vous souhaitez typer la relation d'équivalence. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez le rôle de votre choix. Remarque La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. Commentaires généraux Exemple Si on choisit le terme préférentiel "ONU" et le terme non préférentiel "Organisation des Nations Unies", alors on typera le rôle du non préférentiel comme étant la "forme développée". 86

87 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées 2.2. Typage du rôle des relations hiérarchiques ou associatives entre Concepts Typer les relations hiérarchiques ou associatives d'un Concept Remarque Cette procédure explique à la fois comment typer la relation hiérarchique et la relation associative entre deux Concepts. Attention La relation hiérarchique est toujours typée depuis le Concept enfant via la rubrique Concepts parents. Cliquez dans la case Rôle de la ligne du Concept dont vous souhaitez typer la relation hiérarchique ou associative. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez le rôle de votre choix. Rôles disponibles TG - TS TGG - TSG TGI - TSI TGP - TSP Relation hiérarchique générale (rôle par défaut) (Générique / Spécifique) Relation hiérarchique générique (Classe ou Catégorie / Élément) Utilisé pour distinguer des relations hiérarchiques génériques des relations hiérarchiques instanciatives ou partitives. Relation hiérarchique d'instance (Catégorie générale / Spécimen) Relation hiérarchique partitive (Tout / Partie) Relations disponibles avec les Concepts parents 87

88 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur TA Terme associé Remarque Relations disponibles avec les Concepts associés La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept Typage des alignements Typer un alignement Le type de l'alignement est défini lors de la création de l'alignement. Il peut être modifié en cliquant sur le bouton à droite de la ligne de l'alignement en question. La fenêtre Créer l'alignement s'affiche. Cliquez sur le bouton du champ Type d'alignement. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez le type d'alignement souhaité puis apportez les modifications induites, si nécessaire. Types d'alignements disponibles 88

89 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Types d'alignements disponibles Type d'alignement Équivalence exacte Équivalence inexacte Alignement générique Alignement générique générique Alignement spécifique Alignement spécifique générique Alignement générique partitif Alignement spécifique partitif Alignement générique instance Alignement spécifique instance Alignement associatif Usage La portée du Concept cible est équivalente à celle du Concept source. Les Concepts sont interchangeables. La portée du Concept cible n'est pas exactement la même que celle du Concept source. La portée du Concept cible est plus large que celle du Concept source : le Concept cible est un générique du Concept source. La portée du Concept cible est plus précise que celle du Concept source : le Concept cible est un spécifique du Concept source. L'entité désignée par le Concept cible contient l'entité désignée par le Concept source (relation tout/partie). L'entité désignée par le Concept cible appartient à l'entité désignée par le Concept source (relation partie/tout). L'entité désignée par le Concept cible est une classe dont l'entité désignée par le Concept cible est une instance. L'entité désignée par le Concept cible est une instance de la classe désignée par le Concept cible. Le Concept source est sémantiquement associé au Concept cible, par une relation autre que hiérarchique ou d'équivalence. Important Relations disponibles entre les Concepts alignés Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'alignement ou ses modifications. La fenêtre Créer l'alignement se referme. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. 89

90 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 3. Concepts complexes 3.1. Concept complexe? Concept complexe Un Concept complexe est une notion abstraite qui n'existe pas dans le vocabulaire sous la forme d'un Concept simple, mais qui nécessite d'être exprimée par deux Concepts ou plus. Pour bien comprendre Les Concepts complexes ne sont pas utilisés pour indexer des ressources. En revanche, ils sont exploités lors de la recherche, pour renvoyer l'utilisateur vers une combinaison de Concepts existants et valides. Les Concepts complexes sont d'ailleurs souvent créés à partir de l'analyse des requêtes utilisateurs récurrentes qui n'aboutissent pas. Exemple Militant des droits de l'homme équivaut à la combinaison de deux notions exprimées dans le vocabulaire par les Concepts militantisme ET droits de l'homme. Où les trouver? Les Concepts complexes sont automatiquement rangés dans un répertoire, nommé Concepts complexes, dans le dossier du Vocabulaire : Si aucun Concept complexe n'existe dans le vocabulaire, alors le répertoire correspondant n'existe pas non plus. 90

91 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées 3.2. Création des Concepts complexes Créer un Concept complexe Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Concept complexe. Un onglet Nouveau concept complexe s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Le Concept complexe doit avoir au moins deux Termes préférentiels valides et structurés dans l'arborescence des concepts pour exister. *[p.138] En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Édition d'un Concept complexe ) [p.92] Édition d'un Concept complexe (cf. Le Concept complexe complexes. est créé. Il est automatiquement classé dans les Concepts 91

92 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 3.3. Édition d'un Concept complexe Éditer un Concept complexe Attention Seules les spécificités du Concept complexe sont présentées ci-dessous, pour les fonctions [p.35] communes avec le Concept, voir : Édition d'un Concept (cf. Édition d'un Concept ). Afficher le Concept Complexe Depuis les Concepts complexes complexe de votre choix au sein de la liste. du vocabulaire, double-cliquez sur la ligne du Concept Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Le Concept complexe doit avoir au moins deux Termes préférentiels valides et structurés dans l'arborescence des concepts pour exister. *[p.138] 1 Valeur lexicale 92

93 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Permet de saisir le nom correspondant au Concept complexe. 2 Source Saisissez des informations sur les ressources (papier ou en ligne) ayant servi de sources à l'élaboration du Concept complexe. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 3 Langue Sélectionnez dans la liste déroulante la langue du Concept complexe. Important Un Concept complexe ne peut avoir qu'une seule langue. La liste des langues dépend du vocabulaire ) [p.22]. paramétrage de votre vocabulaire (cf. Édition d'un 4 Termes préférentiels Liste des termes préférentiels qui permettent d'exprimer le Concept complexe. Éditer la liste des termes préférentiels Cliquez sur le bouton liste. Attention : Ajouter un terme préférentiel pour ajouter un terme préférentiel à la Pour exprimer un des Concept complexe, il faut choisir des termes validés et associés à Concepts structurés dans l'arbre des concepts. ne filtre pas les termes des Sélection d'un terme. *[p.137] Concepts orphelins lors de l'affichage de la fenêtre 93

94 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur Sélection d'un terme. Cliquez sur le bouton à droite de la ligne d'un terme préférentiel pour le supprimer de la liste. Double-cliquez sur la ligne d'un terme préférentiel pour ouvrir l'onglet correspondant à ce Terme dans la zone d'édition. 4. Tableaux de concepts 4.1. Tableau de concepts? Tableau de concepts Un Tableau de concepts permet d'organiser des Concepts frères (soit à la racine du vocabulaire, soit ayant le même Concept parent) en ensembles. Détails Les Tableaux de concepts constituent une astuce d'organisation (uniquement) permettant de structurer une longue liste de en édition Concepts frères, sans pour autant créer de "vrais" niveaux dans le vocabulaire (autrement dit, sans créer de Concepts ). Ils sont exportés dans les exports texte hiérarchique (cf. Export d'un vocabulaire ) [p.119] uniquement et sont identifiables grâce à leur nom placé entre crochets (exemple : <tableau de concept>) Par défaut, un Tableau de concepts est exporté à la racine de l'arborescence ; cependant, il est possible de lui attribuer un concept parent de manière à réunir ses enfants sous différentes facettes. Il est possible de créer des "sous-tableaux" en ajoutant un tableau parent à un de concepts. Tableau 94

95 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Exemple Exemple d'un export texte hiérarchique comportant 4 tableaux de concepts, dont 2 ont pour parent commun le tableau de concepts "bâtiments" et 1 a pour parent le concept "école" Où les trouver? Les Tableaux de concepts sont automatiquement rangés dans un répertoire, nommé Tableaux, dans le dossier du Vocabulaire : Si aucun Tableau de concepts correspondant n'existe pas non plus. n'existe dans le vocabulaire, alors le répertoire 4.2. Création des Tableaux de concepts Créer un Tableau de concepts Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. 95

96 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Tableau de concepts. Un onglet Tableau de concepts s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Édition d'un Tableau de concepts ) [p.96] Édition d'un Tableau de concepts (cf. Le Tableau de concepts est créé. Il est automatiquement classé dans les Tableaux Édition d'un Tableau de concepts Éditer un Tableau de concepts Afficher le Tableau de concepts Pour afficher un Tableau de concepts dans la zone de travail : Double-cliquez sur le nom du ou, Tableau de concepts dans l'explorateur, Sélectionnez le sélection. Tableau de concepts dans l'explorateur puis cliquez sur Afficher la Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 96

97 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées 1 Titre Saisissez le titre du Tableau de concepts. Remarque Ce titre sert à identifier le tableau dans l'explorateur de vocabulaires et dans les exports texte hiérarchique. 2 Langue Sélectionnez dans la liste déroulante la langue du Tableau de concepts. Important Un Tableau de concepts ne peut avoir qu'une seule langue. La liste des langues dépend du vocabulaire ) [p.22]. paramétrage de votre vocabulaire (cf. Édition d'un 3 Trier les concepts par ordre alphabétique 97

98 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 3 Trier les concepts par ordre alphabétique Lorsque l'option est cochée, les concepts du tableau sont exportés dans l'ordre alphabétique lors d'un export texte hiérarchique. Lorsque l'option n'est pas cochée, les concepts du tableau sont exportés dans leur ordre d'ajout au tableau lors d'un export texte hiérarchique. Remarque : L'ordre d'ajout des concepts est visible dans la colonne concepts. Ordre de la liste des 4 Tableau parent Cette rubrique permet de désigner un autre Tableau de concepts comme parent du tableau actif afin de créer une relation hiérarchique entre les 2 tableaux et ainsi d'imbriquer ces 2 tableaux dans les exports texte hiérarchique. Éditer le tableau parent Cliquez sur le bouton parent du tableau actif. Sélectionner un tableau parent pour désigner un tableau comme Cliquez sur le bouton Supprimer le tableau parent comme parent du tableau actif. pour supprimer le tableau désigné 5 Concept parent Cette rubrique permet de désigner un tableau actif afin que ce tableau soit exporté sous ce (et non à la racine du vocabulaire). Concept de l'arborescence des concepts comme parent du Concept dans les exports texte hiérarchique Remarque Lorsqu'un Concept parent est désigné, seuls les enfants de ce concept sont proposés dans la fenêtre de sélection des concepts du tableau. Éditer le concept parent Cliquez sur le bouton parent du tableau actif. Sélectionner un concept parent pour désigner un concept comme Cliquez sur le bouton Supprimer le concept parent pour supprimer le concept désigné comme parent du tableau actif. 98

99 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées comme parent du tableau actif. 6 Concepts Liste des Concepts qui composent le tableau. Éditer la liste des concepts Cliquez sur le bouton Ajouter un concept pour ajouter un Concept à la liste : Si vous n'avez pas désigné de Concept parent, propose tous les termes de premier niveau ( TT *[p.138] ) comme membres possibles du tableau. Si vous avez désigné un Concept parent, propose les enfants de ce concept comme enfants possibles du tableau. Remarque : ne propose pas les Concepts orphelins ; il ne propose que des concepts frères (termes de tête ou enfants d'un concept). Cliquez sur le bouton *[p.137] à droite de la ligne d'un concept pour le supprimer de la liste. Double-cliquez sur la ligne d'un concept pour ouvrir l'onglet correspondant à ce Concept dans la zone d'édition. 5. Groupes de concepts 5.1. Groupe de concepts? Groupe de concepts Un Groupe de concepts est un regroupement de Concepts sélectionnés selon un critère particulier, tel que leur pertinence à un domaine ou à une thématique, indépendamment de leur place dans l arborescence des concepts. Détails Les Groupes de concepts peuvent être utilisés par une application de diffusion pour offrir un accès aux concepts du vocabulaire par thématique, facette ou sous-domaine. 99

100 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur offrir un accès aux concepts du vocabulaire par thématique, facette ou sous-domaine. Il est possible de créer une relation de hiérarchie entre les groupes, en rattachant un groupe de concepts un autre groupe de concepts de plus haut niveau. Où les trouver? Les Groupes de concepts sont automatiquement rangés dans un répertoire, nommé Groupes, dans le dossier du Vocabulaire : Si aucun Groupe de concepts correspondant n'existe pas non plus. n'existe dans le vocabulaire, alors le répertoire 5.2. Création des Groupes de concepts Créer un Groupe de concepts Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Groupe de concepts. 100

101 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Un onglet Groupe de concepts s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Édition d'un Groupe de concepts ) [p.101] Édition d'un Groupe de concepts (cf. Le Groupe de concepts est créé. Il est automatiquement classé dans les Groupes Édition d'un Groupe de concepts Éditer un Groupe (de concepts ou dynamique) Afficher le Groupe Pour afficher un Groupe dans la zone de travail : Double-cliquez sur le nom du ou, Groupe dans l'explorateur, Sélectionnez le Groupe dans l'explorateur puis cliquez sur Afficher la sélection. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 101

102 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 1 Titre Saisissez un titre décrivant le regroupement. Remarque Ce titre sert à identifier le groupe dans l'explorateur de vocabulaires et dans les exports SKOS. 2 Type Sélectionnez dans la liste déroulante le type du groupe (Thématique, Facette, Domaine ou Microthésaurus). Remarque La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. 3 Langue Sélectionnez la langue dans laquelle est exprimé le titre du Groupe. Important 102

103 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Important La liste des langues disponibles dépend du vocabulaire ) [p.22]. paramétrage de votre vocabulaire (cf. Édition d'un 4 Notation Saisissez une notation symbolique pour le groupe. 5 Groupe parent Cette rubrique permet de désigner un autre Groupe comme parent du groupe actif afin de créer une relation hiérarchique entre les deux groupes. Éditer le groupe parent Cliquez sur le bouton parent du groupe actif. Sélectionner un groupe parent pour désigner un groupe comme Cliquez sur le bouton Supprimer le groupe parent comme parent du groupe actif. pour supprimer le groupe désigné 6 Concepts Liste des Concepts ajoutés au Groupe de concepts. Éditer la liste des concepts Cliquez sur le bouton Ajouter un concept pour ajouter un Concept à la liste. Cliquez sur le bouton à droite de la ligne d'un concept pour le supprimer de la liste. Double-cliquez sur la ligne d'un concept pour ouvrir l'onglet correspondant à ce Concept dans la zone d'édition. Particularité du Groupe dynamique 103

104 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur Particularité du Groupe dynamique Dans le cas d'un Groupe dynamique (cf. Groupes dynamiques ) [p.104], il suffit d'ajouter un seul Concept, dit Tête de groupe. C'est l'ensemble des concepts enfants du concept tête de groupe qui seront exportés pour ce Exemple : Groupe lors des exports SKOS Groupes dynamiques Groupe dynamique? Groupe dynamique Un Groupe dynamique permet d'ajouter toute une branche de concepts (un Concept et ses enfants) dans un groupe. Autrement dit, il s'agit d'un groupe de concepts particulier pouvant être créé rapidement sans avoir à ajouter les concepts un par un. Ce groupe de concepts s'enrichit dynamiquement de tous les nouveaux concepts ajoutés dans la branche. Détails Les Groupes dynamiques peuvent être utilisés pour créer un microthésaurus à partir d'une branche d'un thésaurus. Ils sont aussi utiles pour la gestion de thématiques inter-vocabulaires, c'est à dire de regroupements construits à partir de Groupes issus de plusieurs vocabulaires. Il est possible de créer des "sous-groupes" en ajoutant un groupe parent à un Groupe dynamique. Les Groupes dynamiques peuvent être exploités par les applications de diffusion pour offrir un accès aux Concepts selon un domaine, une thématique ou une facette particuliers. Où les trouver? Les Groupes dynamiques sont automatiquement rangés dans un répertoire, nommé Groupes, dans le dossier du Vocabulaire : 104

105 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Si aucun Groupe dynamique n'existe dans le vocabulaire, alors le répertoire correspondant n'existe pas non plus Création des Groupes dynamiques Créer un Groupe dynamique Cliquez sur le bouton Nouveau du menu du vocabulaire. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez Groupe dynamique. Un onglet Groupe de concepts s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Complétez les champs de cet onglet puis cliquez sur Enregistrer. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Édition d'un Groupe dynamique ) [p.106] Édition d'un Groupe dynamique (cf. 105

106 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur Le Groupe dynamique est créé. Il est automatiquement classé dans les Groupes Édition d'un Groupe dynamique Éditer un Groupe (de concepts ou dynamique) Afficher le Groupe Pour afficher un Groupe dans la zone de travail : Double-cliquez sur le nom du ou, Groupe dans l'explorateur, Sélectionnez le Groupe dans l'explorateur puis cliquez sur Afficher la sélection. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 1 Titre Saisissez un titre décrivant le regroupement. Remarque 106

107 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Remarque Ce titre sert à identifier le groupe dans l'explorateur de vocabulaires et dans les exports SKOS. 2 Type Sélectionnez dans la liste déroulante le type du groupe (Thématique, Facette, Domaine ou Microthésaurus). Remarque La liste des valeurs est paramétrable par l'administrateur de l'application, en fonction des besoins. 3 Langue Sélectionnez la langue dans laquelle est exprimé le titre du Groupe. Important La liste des langues disponibles dépend du vocabulaire ) [p.22]. paramétrage de votre vocabulaire (cf. Édition d'un 4 Notation Saisissez une notation symbolique pour le groupe. 5 Groupe parent Cette rubrique permet de désigner un autre Groupe comme parent du groupe actif afin de créer une relation hiérarchique entre les deux groupes. Éditer le groupe parent Cliquez sur le bouton parent du groupe actif. Sélectionner un groupe parent pour désigner un groupe comme Cliquez sur le bouton Supprimer le groupe parent comme parent du groupe actif. pour supprimer le groupe désigné 6 Concepts 107

108 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 6 Concepts Liste des Concepts ajoutés au Groupe de concepts. Éditer la liste des concepts Cliquez sur le bouton Ajouter un concept pour ajouter un Concept à la liste. Cliquez sur le bouton à droite de la ligne d'un concept pour le supprimer de la liste. Double-cliquez sur la ligne d'un concept pour ouvrir l'onglet correspondant à ce Concept dans la zone d'édition. Particularité du Groupe dynamique Dans le cas d'un Groupe dynamique (cf. Groupes dynamiques ) [p.104], il suffit d'ajouter un seul Concept, dit Tête de groupe. C'est l'ensemble des concepts enfants du concept tête de groupe qui seront exportés pour ce Exemple : Groupe lors des exports SKOS. 6. Attributs personnalisés 6.1. Attribut personnalisé? Attribut personnalisé Les Attributs personnalisés sont des informations ajoutées aux Concepts et/ou aux Termes pour répondre à des besoins particuliers. 108

109 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Remarque [ - Information and docume La norme ISO ntation - Thesauri and interoperability with other vocabularies - Part 1: Thesauri for information retrieval ] prévoit la création d'attributs personnalisés (d'un Terme ou d'un Concept ). Ces attributs permettent d'ajouter des éléments d'information qui ne sont pas prédéfinis par la norme et qui sont créés localement pour les besoins spécifiques des concepteurs du vocabulaire. Il peut s'agir d'attributs de gestion, qui ne seront pas exportés, ou d'enrichissements de contenus, qui pourront être exportés mais devront alors être documentés pour pouvoir être réutilisés par des tiers. Exemples En terminologie, on peut ajouter aux nature ou le genre du mot. Termes des caractéristiques grammaticales, tels que la Dans une liste d'autorité de noms de personnes, on peut ajouter des attributs aux Concepts pour gérer les dates de naissance et de décès Création des Attributs personnalisés Ajouter un Attribut personnalisé Remarque Cette procédure explique comment ajouter des Attributs personnalisés aux aux Termes. Concepts et/ou Sélectionnez l'onglet Attributs personnalisés de la Fiche vocabulaire. 109

110 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur L'interface de gestion des attributs personnalisés du vocabulaire s'affiche. Cliquez sur le bouton Ajouter un attribut de la rubrique Concepts ou Termes, selon votre besoin. Une ligne d'attribut personnalisé est ajoutée. Pour l'éditer, saisissez ou modifiez les informations puis cliquez sur Mise à jour. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les zones de saisie de la ligne d'un attribut : personnalisé (cf. Édition d'un Attribut personnalisé ) [p.111] Édition d'un Attribut Cliquez sur le bouton Résultat Enregistrer de la rubrique correspondante. L'attribut personnalisé est ajouté sur tous les Termes ou Concepts du vocabulaire (existants et futurs). Exemples Pour voir des exemples d'attributs personnalisés : [p.35] Édition d'un Concept (cf. Édition d'un Concept ) Édition d'un Terme (cf. Édition d'un Terme ) [p.66] 110

111 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées 6.3. Édition d'un Attribut personnalisé Éditer un attribut personnalisé Afficher la liste des attributs personnalisés Sélectionnez l'onglet Attributs personnalisés de la Fiche vocabulaire. 1 Attribut personnalisé en cours d'édition Double-cliquez sur la ligne d'un attribut personnalisé pour l'éditer. 2 Code Saisissez le Code qui sera utilisé pour identifier cet attribut personnalisé dans les exports. 3 Type Saisissez le Type de l'attribut personnalisé. Il correspond au nom de l'attribut tel qu'il est affiché dans la zone d'édition des Concepts ou des Termes. 4 Supprimer un attribut personnalisé 111

112 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 4 Supprimer un attribut personnalisé Cliquez sur le bouton pour supprimer l'attribut personnalisé. Attention Si vous supprimez un attribut personnalisé et que vous enregistrez vos modifications, alors cet attribut est supprimé de tous les Concepts ou Termes du vocabulaire. Soyez donc vigilants avant de réaliser cette opération afin de ne pas perdre d'éventuelles informations qui auraient été saisies. 5 Mise à jour 1. Cliquez sur le bouton Mise à jour pour valider les modifications de l'attribut personnalisé. 2. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer de la rubrique correspondante pour sauvegarder vos modifications et les appliquer au vocabulaire. 6 Annuler 1. Cliquez sur le bouton Annuler pour abandonner les modifications de l'attribut personnalisé. 2. Cliquez ensuite sur le bouton l'abandon des modifications. Enregistrer de la rubrique correspondante pour confirmer 7 Exportable Dans le cas des attributs personnalisés de disponible : Exportable. Concepts, une case à cocher supplémentaire est [ - SKOS - Simple Knowledge Organ Si la case est cochée, l'attribut est exporté en SKOS ization System] ; Si la case est décochée, l'attribut n'est pas exporté (attribut de gestion principalement). 112

113 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées 7. Suggestions 7.1. Suggestion? Suggestions Des suggestions peuvent être rédigées, sur les Concepts et les Termes, par un utilisateur d'un vocabulaire à destination d'un administrateur ou responsable opérationnel de ce vocabulaire. Où les trouver? Les suggestions sont accessibles de deux manières, selon votre profil utilisateur : Tous les utilisateurs d'un vocabulaire peuvent accéder aux suggestions d'un élément ( Concept ou Terme ) depuis l'onglet Suggestions de l'élément en question : L'administrateur général et les responsables opérationnels du vocabulaire retrouvent les suggestions qui leurs sont adressées grâce au bouton Suggestions, en haut à droite de l'application. Ces suggestions, dont ils sont les destinataires, s'affichent alors dans l'onglet Mes suggestions : 113

114 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 7.2. Ajout de Suggestions Ajouter une Suggestion Remarque Cette procédure explique à la fois comment ajouter une suggestion à un. Concept et un Terme Sélectionnez l'onglet Suggestions en bas de l'élément actif ( Concept ou Terme ). La liste des suggestions de l'élément s'affiche dans la zone d'édition du vocabulaire. Cliquez sur le bouton Ajouter une suggestion. La fenêtre de création d'une suggestion s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Ajouter la suggestion. Important 114

115 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Ajouter la suggestion. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Suggestions ) [p.115] Édition des suggestions (cf. Édition des La suggestion est créée et ajoutée à la liste des suggestions de l'élément ( Concept ou Terme ). Pour son destinataire (administrateur du vocabulaire ou responsable opérationnel), elle est aussi accessible depuis le bouton Suggestions en haut à droite de la fenêtre Édition des Suggestions Éditer les suggestions Afficher les Suggestions Il existe plusieurs manières d'accéder à la fenêtre d'édition d'une suggestion : Lors de l' ajout d'une nouvelle suggestion (cf. Ajout de Suggestions ) [p.114] ; Depuis l'onglet Suggestions d'un Concept ou d'un Terme (en double-cliquant sur une ligne dans la rubrique Liste des suggestions ) ; Depuis l'onglet Mes suggestions, accessible grâce au bouton Suggestions, où l'administrateur général et les responsables opérationnels du vocabulaire retrouvent les suggestions dont ils sont les destinataires (en double-cliquant sur une ligne de cet onglet). Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. 1 Destinataire 115

116 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur 1 Destinataire Sélectionnez dans la liste déroulante le destinataire de la suggestion. Remarques La liste des destinataires propose l'ensemble des administrateurs et des responsables opérationnels du vocabulaire. Un administrateur ou responsable opérationnel retrouve l'ensemble des suggestions qui lui sont adressées dans l'onglet Mes suggestions, accessible grâce au bouton Suggestions, en haut à droite de l'application. 2 Contenu Saisissez le contenu rédactionnel de la suggestion. Pour ajouter des liens externes (vers une URL, une adresse courriel...), sélectionnez un (ou plusieurs) mot et cliquez sur le bouton. 3 Ajouter la suggestion 1. Cliquez sur le bouton suggestions. Ajouter la suggestion pour la mettre à jour parmi la liste des 2. Cliquez sur le bouton Enregistrer de l'élément ( Concept ou Terme ) pour sauvegarder vos modifications. 8. Équivalences complexes Équivalence complexe? Équivalence complexe Dans le cadre des relations d'équivalence, il est possible d'aligner un Concept source sur 2 concepts (ou plus) d'un vocabulaire cible, associés par une relation ET ou OU. Ce type 116

117 Guide de l'utilisateur Fonctions avancées concepts (ou plus) d'un vocabulaire cible, associés par une relation ET ou OU. Ce type d'alignement s'appelle Équivalence complexe. Création d'une équivalence complexe Créer une équivalence complexe Créez un alignement de type Équivalence exacte ou Équivalence inexacte vers le premier Concept concerné. Exemple ET ou OU La case à cocher ET entre les concepts permet de paramétrer le type de relation à établir entre les concepts cibles pour obtenir une portée sémantique équivalente ou partiellement équivalente à celle du concept source. 1. Si la case ET est cochée, alors l'intersection des portées des concepts cibles (relation ET ). la portée du Concept source a pour équivalent 2. Si la case ET n'est pas cochée, alors l'union des portées des Concepts cibles (relation OU ). la portée du Concept source a pour équivalent Exemples Concept du vocabulaire source "énergies fossiles" aligné sur les concepts "charbon" OU "pétrole" OU "gaz naturel" dans le vocabulaire cible. Concept du vocabulaire source "sécurité des passagers dans les chemins de fer" aligné sur les concepts "transport ferroviaire" ET "sécurité des personnes" dans le vocabulaire cible. En savoir plus Pour savoir comment créer un alignement : Alignements (cf. Alignements ) [p.50] Cliquez sur le bouton Ajouter un concept ou Ajouter un concept externe, selon que vous êtes en train de créer un alignement interne ou externe. 117

118 Fonctions avancées Guide de l'utilisateur Un second champ de saisie l'alignement. Identifiant du concept est ajouté dans la fenêtre Créer Saisissez l'identifiant du deuxième Concept concerné par l'équivalence complexe. Exemple Si besoin, répétez les 2 étapes précédentes pour ajouter d'autres Concepts concernés par l'équivalence complexe. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. La fenêtre Créer l'alignement se referme. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées au Concept. 118

119 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Chapitre 6 Fonctions d'administration Cette section de la documentation regroupe les informations et les procédures utiles pour la réalisation des activités d'administration des vocabulaires dans. 1. Gestion des vocabulaires 1.1. Exports Export d'un vocabulaire Exporter un vocabulaire Cliquez sur le bouton Exports Un menu déroulant s'affiche. du menu du vocabulaire. Sélectionnez le Type d'export que vous souhaitez réaliser. Types d'exports 119

120 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur Types d'exports Type d'export Particularités de l'export Format du fichier exporté Export SKOS [ / / - SKOS - Simple Knowled ge Organization System] Export texte hiérarchique Export texte alphabétique Export XML GINCO Export riche au format préconisé par le W3C pour l'échange et la diffusion de vocabulaires sur le web. Cet export ne prend pas en compte les concepts et les termes orphelins. Export de l'arborescence des concepts (termes *[p.138] préférentiels uniquement) et des tableaux de concepts *[p.138]. Cet export peut être utilisé en phase de conception, d'édition, de relecture... d'un vocabulaire. Cet export ne prend pas en compte les concepts et les termes orphelins. * Export de tous les termes du vocabulaire (préférentiels [p.138] et non préférentiels), classés par ordre alphabétique. Les relations et les notes sont indiquées après chaque terme. Cet export peut être utilisé en phase de conception, d'édition, de relecture... d'un vocabulaire. Cet export ne prend pas en compte les concepts et les termes orphelins. Export spécifique à l'application, destiné aux échanges de fichiers, aux sauvegardes... Cet export conserve les éléments en phase de travail, attributs personnalisés, suggestions... Types d'exports disponibles dans.rdf.txt Ouvrable avec Notepad++, par exemple.txt Ouvrable avec Notepad++, par exemple.xml Une fenêtre d'options s'affiche. Enregistrez le fichier. Remarque Selon le paramétrage de votre navigateur, l'export peut être enregistré dans un dossier de téléchargement par défaut ou dans un répertoire de votre choix. Résultat L'export est réalisé, le fichier correspondant est enregistré dans le répertoire choisi. 120

121 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Export d'une branche Exporter une branche Cas d'usage *[p.137] Un export de branche est souvent réalisé en vue d' : importer (cf. Gestion des vocabulaires ) [p.119] une partie d'un vocabulaire dans un autre vocabulaire (sur sa propre application ou dans le cadre d'un échange de données) ; archiver une partie d'un vocabulaire. Depuis la fenêtre d'un Concept donné, cliquez sur le bouton Exporter cette branche. Une fenêtre d'options s'affiche. Enregistrez le fichier (au format XML ). Remarque Selon le paramétrage de votre navigateur, l'export peut être enregistré dans un dossier de téléchargement par défaut ou dans un répertoire de votre choix. Résultat L'export est réalisé, le fichier correspondant est enregistré dans le répertoire choisi Imports Import d'un vocabulaire complet Importer un vocabulaire Vous avez enregistré, sur votre disque dur, un vocabulaire (au format SKOS [ - SKOS - Simple Knowledge Organization System] ou au format XML GINCO (issu d'un Export d'un vocabulaire ) [p.119] depuis une application )). export de vocabulaire (cf. Cliquez sur le bouton Imports du cadre Administration, en haut de l'application. Un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez le type de fichier ( Import SKOS ou Import XML GINCO ) que vous souhaitez importer. 121

122 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur La fenêtre Import s'affiche. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier à importer. Une fenêtre d'exploration de votre disque dur s'affiche. Parcourez votre espace de stockage jusqu'au fichier à importer et sélectionnez-le par un double-clic. Cliquez sur le bouton Importer de la fenêtre Import. Résultat Le vocabulaire est importé. Un dossier correspondant à ce vocabulaire est automatiquement ajouté dans l'explorateur de vocabulaires. Remarque En cas de problème lors de l'import, un message d'erreur s'affiche. Il peut s'agir d'un format de fichier non reconnu, d'un vocabulaire comportant des doublons, d'une langue inconnue qu'il faudra préalablement déclarer dans le fichier de paramétrage des langues, Import d'une branche Importer une branche Vous avez enregistré, sur votre disque dur, une *[p.137] branche (au format XML GINCO) issue d'un export de branche (cf. Export d'une branche ) [p.121] depuis une application. Cliquez sur le bouton Importer une branche du menu du vocabulaire. La fenêtre Import s'affiche. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier à importer. 122

123 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Une fenêtre d'exploration de votre disque dur s'affiche. Parcourez votre espace de stockage jusqu'au fichier à importer et sélectionnez-le par un double-clic. Cliquez sur le bouton Importer de la fenêtre Import. Résultat La branche est importée. Elle est automatiquement classée dans les Concepts orphelins. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les Concepts orphelins et la manière de les rattacher à l'arborescence des concepts : Concepts orphelins (cf. Concepts orphelins ) [p.57] Import de Termes Importer des Termes La fonction rapidement. Importer des termes permet de collecter du vocabulaire massivement et Vous avez créé une liste de termes dans un fichier au format.txt (à l'aide de Notepad++, par exemple). Attention Les termes de votre liste doivent être : rédigés de cette manière : terme@codelangue ; Exemples : grelot@fr school@en encodés en UTF-8. Remarque En cas d'absence de langue, les termes sont importés avec la langue par défaut, déclarée lors de l'installation de l'application. Cliquez sur le bouton Importer des termes du menu du vocabulaire. 123

124 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur La fenêtre Import s'affiche. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier à importer. Une fenêtre d'exploration de votre disque dur s'affiche. Parcourez votre espace de stockage jusqu'au fichier à importer et sélectionnez-le par un double-clic. Cliquez sur le bouton Importer de la fenêtre Import. Résultat Les termes sont importés. Ils sont automatiquement classés dans les Termes orphelins. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les Termes orphelins et la manière de les rattacher à l'arborescence des concepts : Termes orphelins (cf. Termes orphelins ) [p.75] 1.3. Publications Publier un vocabulaire La fonction Publier de permet de déposer un export SKOS dans un répertoire défini par l'administrateur de l'application. Ce répertoire peut éventuellement être scruté par une application qui souhaite récupérer la dernière version du vocabulaire, par exemple, une plate-forme de diffusion du vocabulaire, une application de production, un CMS,... Journal des évolutions Le journal des évolutions est remis à zéro lors de chaque publication du vocabulaire. Il est conseillé de le générer et de l'archiver manuellement sur son disque dur avant chaque publication. Voir aussi : Journal des évolutions (cf. Journal des évolutions ) [p.129] Version du vocabulaire publiée La version du vocabulaire publiée par cette action est la Voir aussi : Versions (cf. Versions ) [p.125] Version courante du vocabulaire. 124

125 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Cliquez sur le bouton Publier de la Fiche vocabulaire (onglet Métadonnées ). Résultat Le vocabulaire est publié ; le fichier SKOS correspondant est déposé dans le répertoire cible Versions Version? Version permet à l'administrateur d'un vocabulaire de gérer des versions de son vocabulaire et d'ajouter des notes de version. Où les trouver? Les versions sont accessibles depuis l'onglet Versions de la Fiche vocabulaire : Création des Versions Créer une version Sélectionnez l'onglet Versions de la Fiche vocabulaire. 125

126 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur L'interface de gestion des versions du vocabulaire s'affiche. Cliquez sur le bouton Créer une version. La fenêtre de création d'une version s'affiche. Complétez les champs de cette fenêtre puis cliquez sur Ajouter la version. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. En savoir plus... Pour en savoir plus sur les champs de cette fenêtre : Version ) [p.126] Édition d'une Version (cf. Édition d'une La version est créée et ajoutée à la liste des versions du vocabulaire Édition d'une Version Éditer une version Afficher la liste des versions Sélectionnez l'onglet Versions de la Fiche vocabulaire. 126

127 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration 1 Version en cours d'édition Double-cliquez sur la ligne d'une version pour l'éditer. 2 Date de version Une version est identifiée grâce à sa date et son heure de création. Cette information est ajoutée automatiquement et n'est pas modifiable. 3 Note de version Saisissez une note permettant de caractériser, détailler la version. 4 Statut Sélectionnez le Statut de la version dans la liste déroulante. Statuts disponibles Projet Validé 127

128 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur Publié Déprécié Prohibé 5 Version courante Cochez la case de la version qui est la publiée (cf. Publications ) [p.124]. Version courante du vocabulaire ; c'est à dire la version 6 Mise à jour 1. Cliquez sur le bouton Mise à jour pour valider les modifications de la version. 2. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. 7 Annuler 1. Cliquez sur le bouton Annuler pour abandonner les modifications de la version. 2. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour confirmer l'abandon des modifications Archives Archiver un vocabulaire La fonction Archiver de permet de figer définitivement l'état d'un vocabulaire. Attention Il n'est plus possible de modifier un vocabulaire archivé et cette action est irréversible! Cliquez sur le bouton Archiver de la Fiche vocabulaire (onglet Métadonnées ). Résultat Le vocabulaire est archivé. Il reste consultable en mode lecture seule. La seule opération disponible restante est la suppression du vocabulaire. 128

129 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Commentaires généraux Supprimer un vocabulaire L'archivage est l'opération préalable requise pour la suppression d'un vocabulaire. Après avoir archivé un vocabulaire, cliquez sur le bouton Supprimer de sa Fiche vocabulaire (onglet Métadonnées ). Cliquez sur le bouton Oui de la fenêtre de confirmation qui s'affiche. > Le vocabulaire est supprimé Journal des évolutions Générer le journal des évolutions L'outil Journal des évolutions permet à l'administrateur d'un vocabulaire de télécharger un tableau (document CSV) récapitulant les modifications apportées au vocabulaire depuis sa dernière publication (cf. Publications ) [p.124]. Attention Le journal des évolutions est remis à zéro lors de chaque publication du vocabulaire. Il est conseillé de le générer et de l'archiver manuellement sur son disque dur avant chaque publication. Cas d'usage Le journal des évolutions peut être utilisé pour l'élaboration d'un document d'information sur les nouveautés, les termes dépréciés,... Informations du journal des évolutions Les informations exportées dans le journal des évolutions sont : Type d'évolution, Date d'évolution, Auteur, ID Concept, ID Terme, Rôle, Statut, Ancienne valeur lexicale, Nouvelle valeur lexicale, Ancien TG (id), Nouveau TG (id). 129

130 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur Cliquez sur le bouton Un menu déroulant s'affiche. Journal des évolutions du menu du vocabulaire. Sélectionnez Éditer au format CSV. Une fenêtre d'options s'affiche. Enregistrez le fichier sur votre disque dur. Résultat Le journal des évolutions est généré et le fichier correspondant est enregistré sur votre disque dur. Commentaires généraux Ouvrir le journal des évolutions Le journal des évolutions téléchargé (au format CSV) peut être ouvert avec l'application LibreOffice Calc, par exemple. Lors de l'ouverture du fichier, veillez à choisir : le jeu de caractères de l'encodage : Unicode (UTF-8), le séparateur : Virgules 2. Outils statistiques et rapports 2.1. Statistiques Statistiques L'outil Statistiques de permet à l'administrateur d'un vocabulaire de visualiser les informations récapitulatives sur le nombre d'éléments qui composent le vocabulaire. Où les trouver? Les statistiques sont accessibles depuis l'onglet Statistiques de la Fiche vocabulaire : 130

131 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Remarque Vous pouvez personnaliser l'affichage des statistiques en cliquant sur un titre de colonne ( Propriété ou Valeur ) et passer de l'ordre croissant à décroissant Rapports Rapports L'outil Rapports de permet à l'administrateur d'un vocabulaire de générer des rapports relatifs à diverses informations exploitables (concepts ou termes sans notes, concepts alignés sur le vocabulaire). Où les trouver? Les rapports sont accessibles depuis l'onglet Rapports de la Fiche vocabulaire : 131

132 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur Générer un rapport Affichez l'onglet Rapports de la Fiche vocabulaire. Sélectionnez le Type de rapport Détails Vous avez le choix entre : Concepts sans notes, parmi la liste déroulante. Résultat Termes sans notes, Concepts alignés sur le vocabulaire. Les Résultats du rapports s'affichent automatiquement et instantanément. Remarques La liste des résultats est paginée, avec la possibilité de naviguer de page en page ou d'aller directement à une page donnée. Cliquez sur le bouton dans la zone d'édition., à droite d'une ligne de résultat, pour ouvrir l'élément correspondant Pour afficher un autre rapport, sélectionnez un autre actualisée instantanément. Type de rapport. La liste des résultats est 132

133 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration 3. Gestion des utilisateurs 3.1. Création des utilisateurs Créer un utilisateur Attention Seuls l'administrateur général et les responsables opérationnels du vocabulaire peuvent gérer les utilisateurs. Pour bien comprendre L'administrateur général peut désigner un responsable opérationnel du vocabulaire qui, à son tour, pourra ajouter d'autres utilisateurs du vocabulaire avec le rôle de responsable opérationnel ou d'expert. Sélectionnez l'onglet Utilisateurs de la Fiche vocabulaire. L'interface de gestion des utilisateurs du vocabulaire s'affiche. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur. 133

134 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur La fenêtre de création d'un utilisateur s'affiche. Saisissez l'identifiant de l'utilisateur et sélectionnez son rôle dans la liste déroulante. Important Les champs suivis d'un astérisque rouge sont obligatoires. Cliquez sur le bouton Ajouter l'utilisateur. Une ligne est ajoutée à la liste des utilisateurs pour ce nouvel utilisateur. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vos modifications sont sauvegardées Modification des utilisateurs (rôle et identifiant) Modifier le rôle ou l'identifiant d'un utilisateur Attention Seuls l'administrateur général et les responsables opérationnels du vocabulaire peuvent gérer les utilisateurs. Sélectionnez l'onglet Utilisateurs de la Fiche vocabulaire. L'interface de gestion des utilisateurs du vocabulaire s'affiche. 134

135 Guide de l'utilisateur Fonctions d'administration Double-cliquez sur la ligne de l'utilisateur à modifier. La ligne de l'utilisateur passe en mode édition. Modifiez l'identifiant et/ou le rôle de l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Mise à jour. Les informations de l'utilisateur sont mises à jour dans la ligne correspondante. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vos modifications sont sauvegardées Suppression des utilisateurs Supprimer un utilisateur Attention Seuls l'administrateur général et les responsables opérationnels du vocabulaire peuvent gérer les utilisateurs. Sélectionnez l'onglet Utilisateurs de la Fiche vocabulaire. L'interface de gestion des utilisateurs du vocabulaire s'affiche. 135

136 Fonctions d'administration Guide de l'utilisateur Cliquez sur le bouton à droite de la ligne d'un utilisateur pour le supprimer de la liste des utilisateurs du vocabulaire. La ligne de l'utilisateur est supprimée de la liste. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vos modifications sont sauvegardées. 136