Système de gestion des décisions des instances RECOMMANDATION ADDENDA

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1 Système de gestion des décisions des instances RECOMMANDATION ADDENDA CG : /10/29 17:00 (2) Dossier # : Unité administrative responsable : Niveau décisionnel proposé : Service des technologies de l'information, Direction, Division Technologies Conseil d'agglomération Compétence d'agglomération : Acte mixte Projet : - Objet : Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. Il est recommandé au comité exécutif : 1 - d'abroger la résolution CE Il est recommandé au conseil d agglomération : 1 - de conclure une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire d une durée de soixante mois ; 2 - d'approuver le projet de convention de services professionnels par lequel Bell Canada, firme ayant obtenu le plus haut pointage final en fonction des critères de sélection préétablis, s'engage à fournir à la Ville les services professionnels requis à cette fin, pour une somme maximale de taxes incluses, conformément aux documents de l'appel d'offres public et selon les termes et conditions stipulés au projet de convention ; 3 - d'imputer ces dépenses de consommation à même les budgets des arrondissements, des services corporatifs et pour l ensemble des villes liées, et ce au rythme des besoins à combler. Signé par Alain DG MARCOUX Le :31 Signataire : Alain DG MARCOUX 1/27

2 Directeur général Direction générale, Cabinet du directeur général 2/27

3 Système de gestion des décisions des instances SOMMAIRE ADDENDA IDENTIFICATION Dossier # : Unité administrative responsable : Niveau décisionnel proposé : Compétence d'agglomération : Service des technologies de l'information, Direction, Division Technologies Conseil d'agglomération Acte mixte Projet : - Objet : Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. CONTENU CONTEXTE Suite à une évaluation exhaustive des besoins additionnels, la valeur globale du contrat a été ajustée comme suit : Un premier groupe d ajouts concerne les 9 arrondissements qui consomment des services Centrex directement chez Bell à des tarifs supérieurs à ceux de l entente. On estime qu il y a 175 lignes de type Centrex par arrondissement qui seront intégrées progressivement à l entente. Le coût de ces services devrait totaliser avant taxes (48 mois, 9 arrondissements, 175 lignes à 9,75). Certains arrondissements viennent de renouveler leur contrat avec leur fournisseur et devront attendre entre 12 et 24 mois avant de pouvoir intégrer l entente. Un second groupe d ajouts concerne l inclusion des lignes Centrex que la Ville paie mensuellement à Bell, depuis l octroi du contrat à Telus en Ces lignes ne sont pas prises en charge par Telus compte tenu des limitations technologiques de plateformes patrimoniales de la Ville (traitement des appels des services d urgences, télémétrie, etc.). On dénombre actuellement 1100 lignes représentant avant taxes (60 mois, 1100 lignes à 9,75) pour la durée du contrat. Élimination des autres sommes projetées qui correspondent à avant taxes. Ces sommes étaient associées à l évolution des besoins qui seront établis suite aux orientations et positionnement du projet Bureau de demain. Suite à cet ajustement, la valeur globale de l'entente, incluant l offre de Bell au bordereau de ,46 avant taxes, s'élève à avant taxes. 3/27

4 La planification ajustée des coûts du contrat se présente comme suit : Estimation du coût du Contrat Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Total Solutions de téléphonie Ajustements / évolutions Sous total TPS TVQ Grand total VALIDATION Intervenant et sens de l'intervention Autre intervenant et sens de l'intervention RESPONSABLE DU DOSSIER Marc SICOTTE Conseiller(ere) analyse - controle de gestion Tél : Télécop. : Parties prenantes : : 4/27

5 CONVENTION DE SERVICES PROFESSIONNELS ENTRE : VILLE DE MONTRÉAL, personne morale légalement constituée ayant son siège social en son hôtel de ville au 275, rue Notre-Dame Est, Montréal, (Québec) H2Y 1C6, agissant et représentée par Sylvain Perras, dûment autorisé(e) aux fins des présentes en vertu de la résolution du CG15- et de l article 96 de la Loi sur les cités et villes; Ci-après appelée la «VILLE» ET : 1) CORPORATION : BELL CANADA, personne morale ayant sa principale place d'affaires au 1 Alexandre Graham Bell, Verdun (Québec) H3E 3B3, agissant et représentée par Alain Brisson, dûment autorisé(e) aux fins des présentes, tel qu'il le déclare; N o d'inscription T.P.S. : N o d'inscription T.V.Q. : Ci-après appelé le «CONTRACTANT» LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : ARTICLE 1 DÉFINITIONS Dans la présente convention, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les termes suivants signifient: 1.1 «Directeur» : le directeur du Service des technologies de l information ou son représentant dûment autorisé; 1.2 «Annexe 1» : les termes de référence pour services professionnels (devis d appel d offres ), en date du 20 mai 2015 relatifs à la fourniture, sur demande, de services de téléphonie filaire; 1.3 «Annexe 2» : l'offre de service présentée par le Contractant le 13 juillet «Annexe 3» : Addenda émis : N o 1; le 28 mai 2015, N o 2; le 8 juin 2015, N o 3; le 10 juin 2015, N o 4; le 23 juin 2015, N o 5; le 30 juin 2015, N o 6; le 7 juillet /27

6 - 2 - ARTICLE 2 OBJET 2.1 La Ville retient les services du Contractant qui s'engage, selon les termes et conditions de la présente convention et des Annexes 1, 2 et 3 jointes aux présentes, à fournir les biens et les services prévus aux présentes; ARTICLE 3 INTERPRÉTATION 3.1 Le texte de la présente convention prévaut sur toute disposition ou condition des Annexes 1, 2 et 3 qui pourraient être inconciliable avec celui-ci. 3.2 L ordre de préséance d interprétation de la présente convention et des annexes sera le suivant : Annexe 3, 1 et Le texte de l'annexe 1 prévaut sur toute disposition ou condition de l'annexe 2 qui pourrait être inconciliable avec celui-ci. ARTICLE 4 DURÉE 4.1 La présente convention entre en vigueur à sa signature par les parties ou à toute date ultérieure fixée par le Directeur et prend fin lorsque le Contractant a complètement exécuté ses services, celui-ci demeurant tenu au respect de ses autres obligations envers la Ville. La Ville doit : ARTICLE 5 OBLIGATIONS DE LA VILLE 5.1 assurer au Contractant la collaboration du Directeur; 5.2 remettre au Contractant les documents qu'elle jugera utiles à l'exécution de la convention, documents qui seront considérés exacts, à moins que le Directeur ne soit avisé sans délai et par écrit de leur inexactitude; 5.3 communiquer avec diligence au Contractant la décision du Directeur sur tout plan, rapport, proposition ou autre document soumis par le Contractant. 6/27

7 - 3 - ARTICLE 6 OBLIGATIONS DU CONTRACTANT Le Contractant doit : 6.1 exécuter la convention en collaboration étroite avec le Directeur et tenir compte de toutes ses instructions et recommandations sur la façon d'exécuter le travail confié; 6.2 respecter l'échéancier, les orientations et les modes de fonctionnement décrits à la présente convention et aux Annexes 1 et 2; 6.3 assurer la confidentialité des données et des renseignements fournis par la Ville, de même que de ceux qui lui seraient révélés à l'occasion des services faisant l'objet des présentes; 6.4 obtenir l'autorisation écrite de la Ville avant d'utiliser ces données et renseignements à toute autre fin; 6.5 divulguer à la Ville tout intérêt qu'il peut avoir dans l'acquisition ou l'utilisation par la Ville de biens ou de services ayant une relation avec la présente convention; 6.6 remettre à la Ville, les documents ou autres éléments de production mis à sa disposition par celle-ci dans l'état où ils lui ont été livrés; 6.7 assumer ses frais généraux, tels le transport, les repas, les services de secrétariat et autres; 6.8 soumettre à la Ville une ou des factures détaillées tenant compte des heures attribuées à l'exécution de la convention et précisant le taux et le montant des taxes applicables aux services du Contractant, de même que le numéro d'inscription qui lui a été attribué par Revenu Canada pour les fins de la TPS et par Revenu Québec pour les fins de la TVQ; 6.9 transmettre au Directeur, selon les modalités et la fréquence que lui indique le Directeur, un rapport faisant état de l avancement des travaux en regard notamment de l évolution des coûts, du respect du calendrier et de la performance générale des activités; 6.10 transmettre au Directeur, selon les modalités que lui indique le Directeur, les comptesrendus des réunions de coordination ou de chantier; 6.11 ne pas remplacer le personnel assigné au projet sans avoir obtenu l'autorisation préalable et écrite de la Ville. De plus, dans un tel cas, tous les frais de remplacement sont à la charge du Contractant ; 7/27

8 - 4 - ARTICLE 7 PRÉROGATIVES DU DIRECTEUR À l'exclusion de toute autre personne ou autorité, le Directeur a pleine compétence pour : 7.1 coordonner l'exécution de la convention; 7.2 décider, de façon définitive, de toute question soulevée par le Contractant quant à l'interprétation de la convention et des Annexes 1, 2 et 3; 7.3 refuser les travaux, recherches et rapports du Contractant qu'il juge de mauvaise qualité ou non conformes aux dispositions de la convention ou des Annexes 1, 2 et 3; 7.4 exiger du Contractant la rectification et la correction de ces travaux, recherches et rapports, aux frais de ce dernier. ARTICLE 8 HONORAIRES 8.1 En contrepartie de l'exécution des obligations assumées par le Contractant, la Ville s'engage à lui verser une somme maximale de DOUZE MILLIONS DEUX CENT QUARANTE- QUATRE MILLE DEUX CENT SEPT, , couvrant tous les honoraires et incluant toutes les taxes applicables aux services du Contractant. 8.2 La Ville peut demander au Contractant de lui fournir des biens et services additionnels connexes conformément aux dispositions de l Annexe 1 reliés à ceux que le Contractant s est engagé à fournir, jusqu à concurrence d une somme maximale de UN MILLION CINQ CENT QUATRE-VINGT-SEPT MILLE TROIS CENT QUARANTE-CINQ, couvrant tous les honoraires et incluant toutes les taxes applicables aux services du Contractant. Toutefois, la Ville n'acquittera pas les honoraires du Contractant si les factures de ce dernier ne comportent pas toutes les informations requises quant à la TPS et à la TVQ. Aucun paiement d'honoraires versé au Contractant ne constitue une reconnaissance du fait que les services rendus par celui-ci sont satisfaisants ou conformes aux termes de la présente convention. ARTICLE 9 LIMITE DE RESPONSABILITÉ La responsabilité de la Ville pouvant lui être imputée en raison de la présente convention et des faits ou omissions s'y rapportant ne peut en aucun cas excéder la somme maximale mentionnée à l'article 8. ARTICLE 10 DROITS D'AUTEUR En considération des honoraires prévus à l'article 8, le Contractant: 8/27

9 cède à la Ville tous ses droits d'auteur se rapportant aux rapports, études et autres documents réalisés dans le cadre de la présente convention, et renonce à ses droits moraux; 10.2 garantit la Ville qu'il est l'unique propriétaire ou l'usager autorisé des droits d'auteur relatifs aux rapports, études et documents dont il se sert aux fins d'exécuter la présente convention; 10.3 tient la Ville indemne de toute réclamation quant à ces droits, y compris les droits moraux, s'engage à prendre fait et cause pour cette dernière dans toute action intentée contre elle en raison de ces droits et à l'indemniser de tout jugement rendu à son encontre en capital, intérêts et frais. ARTICLE 11 RÉSILIATION 11.1 La Ville peut mettre fin à cette convention en tout temps, sur simple avis écrit, en acquittant le coût des services alors rendus, sur présentation de pièces justificatives Le Contractant doit alors livrer à la Ville tous les rapports, études, données, notes et autres documents préparés à la date de l'avis de résiliation Le Contractant n'a aucun recours contre la Ville pour la perte de profits anticipés ni pour des dommages occasionnés du fait de cette résiliation ÉLECTION DE DOMICILE ARTICLE 12 CONDITIONS GÉNÉRALES Aux fins des présentes, chaque partie élit domicile à l'adresse indiquée à la première page de la présente convention ou à toute autre adresse dont elle aura préalablement avisé l'autre partie par courrier recommandé HÉRITIERS ET REPRÉSENTANTS LÉGAUX La présente convention lie les héritiers et représentants légaux des parties, étant toutefois entendu que les droits et obligations de l'une des parties ne peuvent être cédés à un tiers qu'avec l'accord préalable écrit de l'autre partie MODIFICATION Aucune modification aux termes de cette convention n'est valide si elle est effectuée sans l'accord écrit des parties. 9/27

10 VALIDITÉ Une disposition de la présente convention jugée invalide par le tribunal n'affecte en rien la validité des autres dispositions qui conservent leur plein effet et force exécutoire LOIS APPLICABLES La présente convention est régie par les lois du Québec et toute procédure judiciaire s'y rapportant doit être intentée dans le district judiciaire de Montréal LIEN D EMPLOI La présente convention ne crée d'aucune façon un lien d'emploi entre les parties. EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ EN DEUX EXEMPLAIRES, À MONTRÉAL, À LA DATE INDIQUÉE EN REGARD DE LEUR SIGNATURE RESPECTIVE. Le e jour de 20 VILLE DE MONTRÉAL Par : Me Yves Saindon, greffier Le e jour de 20 Bell Canada Par : Alain Brisson, Vice-président, Ventes régions Québec/Atlantique et Ouest Cette convention a été approuvée par la résolution. 10/27

11 Système de gestion des décisions des instances RECOMMANDATION CG : /10/29 17:00 (2) Dossier # : Unité administrative responsable : Niveau décisionnel proposé : Service des technologies de l'information, Direction, Division Technologies Conseil d'agglomération Compétence d'agglomération : Acte mixte Projet : - Objet : Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. Il est recommandé : I. de conclure une entente-cadre pour la fourniture sur demande de Services de téléphonie filaire d une durée de soixante (60) mois ; II. d'approuver le projet de convention de services professionnels par lequel la firme désignée ayant obtenu le plus haut pointage en fonction des critères de sélection préétablis, s'engage à fournir à la Ville les services professionnels requis à cette fin, pour les sommes maximales inscrites, taxes incluses, conformément aux documents de l'appel d'offres public ( ) et selon les termes et conditions stipulés aux projets de conventions ; III. d'imputer ces dépenses de consommation à même les budgets des arrondissements, des services corporatifs et pour l ensemble des villes liées, et ce au rythme des besoins à combler. Signé par Alain DG MARCOUX Le :19 Signataire : Alain DG MARCOUX Directeur général Direction générale, Cabinet du directeur général 11/27

12 Système de gestion des décisions des instances SOMMAIRE DÉCISIONNEL IDENTIFICATION Dossier # : Unité administrative responsable : Niveau décisionnel proposé : Compétence d'agglomération : Service des technologies de l'information, Direction, Division Technologies Conseil d'agglomération Acte mixte Projet : - Objet : Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. CONTENU CONTEXTE La Ville de Montréal (Ville) utilise un ensemble de services de téléphonie filaire pour répondre aux nombreux besoins de communication. Ces services sont répartis dans plus de 800 sites qui sont en grande majorité sur l'île de Montréal. Lors du dernier décompte réalisé à l'interne, les services de téléphonie se découpaient de la manière suivante : Services de téléphonie Centrex (Centrex analogique, numérique, ligne d affaire et ligne de FAX, lignes non prises en charge) Ces services totalisent près de lignes. Services de téléphonie IP Ces services totalisent près de lignes. Services de téléphonie de type Soft Phone - téléphone logiciel pour la mobilité Nouvelle fonctionnalité à promouvoir. Services de messagerie (boîte vocale) Ces services totalisent près de boîtes vocales. Les fonctions, options diverses, les besoins évolués (configuration pour la Distribution automatique des appels (DAA) / Distribution uniforme des appels (DUA), la musique en attente, etc.) et les services payables à l usage (ex. : interurbain internationaux - outre-mer). Les frais pour la livraison et le support des services (MACD : Move, Add, Change et Delete; déplacement, ajout, retrait) Ce qui représente approximativement près de demandes annuellement. Le contrat actuel de services de téléphonie filaire octroyé en 2008 à TELUS, d une durée de 7 ans arrive à échéance le 31 octobre Afin d assurer la continuité opérationnelle des 12/27

13 unités d affaires de la Ville, le Service de l approvisionnement conjointement avec le Service des technologies de l information (STI) ont lancé un appel d offres public ( ) pour obtenir les services de téléphonie filaire requis par la totalité des entités de la Ville. Depuis la mise en place du contrat en 2008, une gouvernance dédiée a permis de réaliser une normalisation des services requis et de réaliser un inventaire exhaustif des services consommés. Les objectifs principaux du contrat de 2008 visaient la diminution des coûts d exploitation des services (générer des économies en migrant massivement les services vers la téléphonie IP) et la rationalisation des services consommés. La Ville désire poursuivre sa transition vers la téléphonie IP et des initiatives, comme celles du projet Bureau de demain, inciteront un nombre de clients utilisant actuellement des solutions Centrex à migrer en IP. L appel d offres public a été publié sur le système électronique d appel d offres du gouvernement du Québec (SÉAO) ainsi que dans le journal La Presse. La publication s est faite sur une période de 53 jours calendrier, soit du 20 mai au 13 juillet Les soumissions reçues sont valides pour 210 jours calendrier, soit jusqu au 8 février Sommaire des addendas : No Addenda Date Description Portée d émission questions des soumissionnaires Précisions Prolongation de la période de soumission Prolongation questions des soumissionnaires Précisions questions des soumissionnaires Précisions questions des soumissionnaires Précisions questions des soumissionnaires Précisions Par le présent dossier, le STI recommande de conclure une entente-cadre avec Bell Canada, d une durée de soixante (60) mois, suite au processus d appel d offres public relatif à l obtention, sur demande, de services de téléphonies filaire pour l ensemble du territoire de l agglomération de Montréal. DÉCISION(S) ANTÉRIEURE(S) CG Mise en œuvre RASOP, volet télécommunications - Accorder aux firmes TELUS et Bell Mobilité trois contrats pour la fourniture des services de télécommunications, pour les durées et montants indiqués en regard de chacun d'eux, conformément aux appels d'offres publics et incluant une provision de 20% pour des besoins additionnels / transmission de données (TELUS, 10 ans, 57 M), / Téléphonie filaire (TELUS, 7 ans, 42 M) et / Téléphonie cellulaire (Bell Mobilité, 4 ans, 9 M). DESCRIPTION La Ville désire obtenir les services énumérés au devis couvrant la totalité du territoire de l agglomération de Montréal ainsi que pour quelques sites satellites (sites à l extérieur du territoire de l agglomération, à titre d exemple : Laval, Pépinière de l Assomption, etc.). Des services de téléphonie uniformes, robustes, performants, hautement disponibles, sécuritaires sont requis afin de satisfaire les besoins fonctionnels et opérationnels, courants et futurs, des unités d affaires. Le fournisseur de téléphonie filaire (Centrex et IP) retenu doit héberger, gérer et déployer les services requis par la Ville. Ces services devront être disponibles à un coût uniforme peu importe la localisation. Les besoins en services et équipements de téléphonie par les entités de la Ville sont 13/27

14 multiples et diversifiés. Chacune de ces unités administratives gère, de façon autonome, ses besoins en téléphonie. Outre l utilisation du service Centrex pour la téléphonie analogique régulière, les services Centrex sont requis, lorsqu'il y a des contraintes technologiques, pour : Ligne d alarme; Ligne pour ascenseur; Lignes numérique Centrex; Ligne de fax; Ligne pour des systèmes d intercom (Valcom) dans les casernes du Service de sécurité incendie Montréal (SIM); Ligne pour modem, équipements de télémétrie La mise en œuvre de l entente-cadre anticipe, dans sa première phase (celle de mise en œuvre /prise en charge), que les services actuels seront reconduits tels quels afin d assurer une transition transparente tout en minimisant les contraintes pour les utilisateurs. Comme la Ville entend promouvoir des solutions disposant de fonctions enrichies et plus modernes de téléphonie auprès de ses utilisateurs, elle fera la promotion des orientations et positionnements résultant du groupe mandaté pour définir le "Bureau de demain". La seconde phase concernera les projets de migration vers la téléphonie IP. Certains services Centrex seront remplacés et migrés vers les solutions de téléphonies IP. JUSTIFICATION L'entente avec le fournisseur Telus, qui arrive à échéance le 31 octobre 2015, dispose d une clause qui assure la Ville d une période de transition de 180 jours. La période de transition se terminera le 28 avril Le financement de cette période est prévu dans l enveloppe budgétaire résiduelle du contrat de services de téléphonie filaire de Telus. Cette période sera utilisée par le nouveau fournisseur Bell Canada pour mettre en place les outils requis pour la gestion contractuelle et réaliser la totalité des migrations des services. Les deux soumissions reçues ont été déclarées conformes par le Service de l approvisionnement. Ci-joint les informations relatives aux preneurs des cahiers des charges : Pourcentage Nombre Preneurs des cahiers des charges 11 Preneurs des cahiers des charges n'ayant pas déposé de 82 9 soumission Preneurs des cahiers des charges ayant déposé une soumission 18 2 Soumissions conformes Prix de base (taxes incluses) Autre (préciser) Total Bell Canada , ,81 Telus , ,81 Dernière estimation réalisée , ,00 Écart entre l adjudicataire et la dernière estimation () (l adjudicataire estimation) ( ,98 ) Écart entre l adjudicataire et la dernière estimation (%) ((l adjudicataire estimation) / estimation) x % 14/27

15 Écart entre la 2 ème meilleure note finale et l adjudicataire () (2 ème meilleure note finale adjudicataire) Écart entre la 2 ème meilleure note finale et l adjudicataire (%) ((2 ème meilleure note finale adjudicataire) / adjudicataire) x 100 ( ,21 ) 12% Le présent dossier sera référé à la Commission permanente sur l'examen des contrats selon les critères suivants : Contrat de plus de 10 M; Écart de plus de 20% entre l estimation interne effectuée pendant le processus d appel d offres et la soumission de l adjudicataire. L écart entre l estimé interne et la plus basse soumission peut être expliquée par les quatre facteurs suivants : 1. Coût uniforme et bas des services Centrex 2. Les tarifs déposés pour les services Centrex sont très avantageux. L'estimation réalisée par le STI était basée sur les résultats d'une étude comparative externe, réalisée en 2012, ainsi qu'avec l'historique contractuel pour ces types de services. Selon les estimés, les tarifs anticipés devaient varier entre 28 et 42 par ligne et Bell Canada propose un tarif unique à 9,75, ce qui génère d'importantes économies d'échelle. Offre jumelée de la solution de téléphonie IP et logicielle La solution de téléphonie logicielle est offerte sans frais avec le service de téléphonie IP. Frais pour la messagerie La solution de messagerie est offerte sans frais avec les services de téléphonie Centrex et IP Frais de services (MACD) Belle propose des services MACD à 26. Nos estimations, basées sur l'analyse comparative de 2012, nous indiquaient qu'un tarif pour un MACD en service géré, dans l'industrie, était de l'ordre de 72,212. ASPECT(S) FINANCIER(S) Selon les quantités exprimées au bordereau de l appel d offres , l offre de Bell Canada concernant les services demandés pour une période de 60 mois se chiffre à ,81, taxes incluses. À la suite de l'analyse de la proposition de Bell, le STI estime que les tarifs hautement avantageux de l'offre feront en sorte qu'un nombre plus élevé, qu'initialement prévu, de clients de l'agglomération désireront se prévaloir des services offerts par l'entremise de la nouvelle entente. Par conséquent, le STI a effectué une réévaluation des volumes anticipés de consommation des services de téléphonie et recommande de conclure une entente d'une valeur globale de , taxes incluses. Les principaux ajustements anticipés sont les suivants : 15/27

16 Intégration des services Centrex qui n ont pu être pris en charge par Telus et qui sont toujours «contractés» sur une base mensuelle chez Bell (environ lignes); Anticipation de l intégration de services des 9 arrondissements qui n ont pas adhéré au contrat Telus (environ 175 lignes Centrex par arrondissement); Évolution des besoins (environ 15%) : Ajustements nécessaires suite aux variations des inventaires à la prise en charge (versus les volumes inscrits au DAO qui représentaient l'inventaire au début 2015) (environ 4%); Augmentation des coûts d exploitation suite aux migrations Centrex vers IP; Acquisition des appareils téléphoniques lors de migration vers la téléphonie IP; Ajout de nouvelles fonctionnalités ou services en cours de contrat (demande de changement). Malgré le fait que les volumes d'abonnements seront plus élevés, les coûts mensuels unitaires pour les principaux services requis nous indiquent que la Ville va bénéficier d une réduction globale de 45% de ses frais d'exploitation en téléphonie filaire. Le tableau suivant présente une comparaison des tarifs mensuel pour les principaux types de services requis. Estimation de la réduction des coûts mensuels des services Type de service Qtée mensuelle Tarif mensuel actuel Total actuel Nouveau tarif mensuel Total nouvelle entente Lignes IP , , Lignes CTX , , Lignes CTX Fax , , Lignes CTX , , num. Lignes CTX revente 37 50, , MACD , , Grand Total Estimation du coût global du contrat L offre des services déposée par Bell totalise ,46, avant taxes. Nos ajustements en regard des volumes et évolution se chiffrent à , avant taxes (soit , taxes incluses) : Intégration au Contrat des services contractés chez Bell mensuellement Intégration des services Centrex des 9 arrondissements (environ 175 lignes par arrondissement) Évolution des besoins (environ 15%) /27

17 Le coût global estimé du contrat avec la firme Bell Canada pour une période de 60 mois, débutant le 1 er novembre 2015, sera de , incluant les taxes. Le coût des services sera entièrement assumé par les unités requérantes (ou arrondissements ou villes liées) à même leur budget de fonctionnement. Estimation du coût du Contrat Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Total Solutions de téléphonie Ajustements / évolutions Sous total TPS TVQ Grand total DÉVELOPPEMENT DURABLE La Ville favorise le développement durable, en conséquence et afin de soutenir son engagement en matière de protection de l environnement, le STI entend, dans le cadre du présent dossier, s assurer de l implication de l Adjudicataire à toutes les étapes du cycle de vie des équipements destinés aux services de téléphonie. Les téléphones Centrex seront réutilisés et seulement une petite portion (moins de 10%) des téléphones IP, devront être remplacés afin de pouvoir bénéficier des fonctionnalités des solutions qui seront déployées. Les équipements remplacés seront recyclés. IMPACT(S) MAJEUR(S) La date d octroi visée, fin octobre 2015, permettra d amorcer les travaux préliminaires requis de manière à bénéficier du maximum de la période de 180 jours dédiée à la transition afin que l Adjudicataire puisse prendre en charge les services dispensés par 17/27

18 TELUS dans les quelque 800 sites de la Ville. Le risque de dépassement de la période de prise en charge allouée est minime, puisque Bell Canada a maintenu et continué à déployer ses infrastructures de services dans les sites de la Ville. Advenant un report de la décision d un mois, l impact demeurerait minime et la continuité opérationnelle pour les unités d affaires ne serait pas affectée. OPÉRATION(S) DE COMMUNICATION Des communications auprès des quelque 250 coordonnateurs en téléphonie seront amorcées dès l octroi du contrat. Les sujets seront : - L avis d octroi du contrat, l annonce du nouveau fournisseur et la publication du catalogue de service; - La formation sur l outil de facturation en ligne (code d usager); - Les modalités de prise en charge des services; - Les modalités de commandes des services. CALENDRIER ET ÉTAPE(S) SUBSÉQUENTE(S) Dossier soumis au Comité exécutif : 7 octobre 2015 Présentation à la Commission permanente sur l examen des contrats. Octroi du contrat : 1er novembre 2015 Période de transition de sortie du contrat de téléphonie de TELUS du 1er novembre 2015 au 28 avril 2016 (180 jours) : Activités de transition à l entrée (novembre 2015 à avril 2016) Migration du premier client (février 2016) Réalisation des migrations (février à avril 2016) Gouvernance contractuelle Reddition de compte aux instances sur base annuelle (novembre 2016) CONFORMITÉ AUX POLITIQUES, AUX RÈGLEMENTS ET AUX ENCADREMENTS ADMINISTRATIFS À la suite de vérifications effectuées, le signataire de la recommandation atteste de la conformité de ce dossier aux politiques, aux règlements et aux encadrements administratifs. VALIDATION Intervenant et sens de l'intervention Avis favorable avec commentaires : Service de l'approvisionnement, Direction (Pierre L'ALLIER) Autre intervenant et sens de l'intervention RESPONSABLE DU DOSSIER ENDOSSÉ PAR Le : /27

19 Marc SICOTTE Conseiller(ere) analyse - controle de gestion Luc THIBAULT Chef de division Tél : Tél : Télécop. : Télécop. : APPROBATION DU DIRECTEUR DE SERVICE Sylvain PERRAS Directeur du service des technologies de l'information Tél : Approuvé le : /27

20 Système de gestion des décisions des instances INTERVENTION - Service de l'approvisionnement, Direction Dossier # : Unité administrative responsable : Objet : Service des technologies de l'information, Direction, Division Technologies Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. SENS DE L'INTERVENTION Avis favorable avec commentaires COMMENTAIRES Appel d'offres public no : Titre : SERVICES DE TÉLÉPHONIE FILAIRE Date de lancement : 20 mai 2015 Date d'ouverture : 13 juillet 2015 Preneurs du cahier des charges onze (11) : Avaya inc. Modulis.ca inc. Bell Canada Rogers Solutions d affaires Cisco Systems Canada Telus Connex Québec Ubity SEAO IBM Canada ltée Vidéotron s.e.n.c. Jean-Louis Notelteers Soumissionnaires deux (2) : Bell Canada Telus Analyse des soumissions : Les deux (2) propositions reçues ont été jugées recevables et analysées par le comité de sélection. Rencontre du comité de sélection : 22 juillet 2015, 13h30 au 9515 Saint-Hubert Résultats d évaluation des soumissions : Tableau.doc 20/27

21 tableau pdf Résultat de l'évaluation : Les deux (2) offres évaluées ont obtenu le pointage intérimaire nécessaire en fonction des critères de sélection préétablis dans l'appel d'offres et celle de la firme Bell Canada a obtenu le plus haut pointage final. Adjudicataire recommandé : Retenir les services de la firme Bell Canada pour le projet mentionné en titre, et ce, selon le prix soumis dans leur offre de service le tout conformément à l'appel d'offres NUMÉRO DE CERTIFICAT (OU NOTE) RESPONSABLE DE L'INTERVENTION ENDOSSÉ PAR Le : Pierre L'ALLIER Pierre GATINEAU Agent d'approvisionnement II c/s Tél : Tél : Division : approvisionnement en biens et services 21/27

22 Commission permanente sur l examen des contrats Rapport d examen de la conformité du processus d appel d offres Mandat SMCE Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. Rapport déposé au conseil d agglomération Le 29 octobre /27

23 Service du greffe Division des élections, du soutien aux commissions et de la réglementation 275, rue Notre-Dame Est, bureau R-134 Montréal (Québec) H2Y 1C6 La commission : Présidente Mme Émilie Thuillier Arrondissement d Ahuntsic-Cartierville Vice-présidentes Mme Dida Berku Ville de Côte-Saint-Luc Mme Karine Boivin Roy Arrondissement de Mercier Hochelaga- Maisonneuve Membres M. André Allard Ville de Kirkland M. Richard Celzi Arrondissement de Mercier Hochelaga- Maisonneuve Mme Marie Cinq-Mars Arrondissement d Outremont M. Richard Deschamps Arrondissement de LaSalle M. Marc-André Gadoury Arrondissement de Rosemont La Petite- Patrie Montréal, le 29 octobre 2015 M. Denis Coderre Maire de Montréal Membres du conseil d agglomération Hôtel de ville de Montréal 275, rue Notre-Dame Est Montréal (Québec) H2Y 1C6 Mesdames, Messieurs, Conformément au mandat SMCE , nous avons l honneur de déposer, au nom de la Commission permanente sur l examen des contrats, le rapport de la commission concernant la conclusion d une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. Nous vous prions d agréer, Monsieur le Maire, l expression de nos sentiments les meilleurs. M. Manuel Guedes Arrondissement de Rivière-des-Prairies Pointe-aux-Trembles Mme Louise Mainville Arrondissement du Plateau Mont-Royal Mme Lili-Anne Tremblay Arrondissement de Saint-Léonard (ORIGINAL SIGNÉ) (ORIGINAL SIGNÉ) Émilie Thuillier Présidente Pierre G. Laporte Secrétaire recherchiste 2 23/27

24 Introduction La Commission permanente sur l examen des contrats s'assure de la conformité du processus d'appel d'offres à l'égard des contrats qui lui sont soumis et en fait état aux instances compétentes, avant l octroi. Cette commission peut également proposer, le cas échéant, des améliorations au processus. Les modalités de fonctionnement de la commission sont prévues dans le Règlement sur la Commission municipale sur l'examen des contrats (11-007) et le Règlement sur la Commission d agglomération sur l'examen des contrats (RCG ). Les contrats examinés par la commission doivent répondre à certains critères fixés par les conseils. Ceux-ci ont fait l objet de résolutions du conseil municipal (CM ) et du conseil d agglomération (CG ). Mandat SMCE Conclure avec Bell Canada, une entente-cadre pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire, d une durée de soixante (60) mois, débutant le 1er novembre 2015 et se terminant le 31 octobre 2020, pour une somme maximale de , taxes incluses / Appel d'offres public (2 soumissionnaires) / Approuver le projet de convention à cette fin. À sa séance du 7 octobre 2015, le comité exécutif a mandaté la Commission permanente sur l examen des contrats d étudier le dossier Ce dossier répondait au critère suivant : Contrat de plus de 10 M; Contrat de services professionnels d une valeur de plus de 1 M présentant un écart de plus de 20 % entre l estimation interne effectuée pendant le processus d appel d offres et la soumission de l adjudicataire. Le 14 octobre 2015, les membres de la commission se sont réunis lors d une séance de travail afin d étudier la conformité du processus d appel d offres relativement au mandat SMCE qui lui avait été confié. Des représentants du Service des technologies de l information (STI) et du Service de l approvisionnement ont répondu aux questions des membres de la commission. Ils ont d abord rappelé le contexte dans lequel s inscrit le présent contrat. La Ville de Montréal utilise un ensemble de services de téléphonie filaire pour répondre aux nombreux besoins de communication. Ces services sont répartis dans plus de 800 sites qui sont en grande majorité sur l'île de Montréal. Le contrat actuel de services de téléphonie filaire octroyé en 2008 à TELUS, d une durée de 7 ans arrive à échéance le 31 octobre Afin d assurer la continuité opérationnelle des unités d affaires de la Ville, le Service de l approvisionnement conjointement avec le Service des technologies de l information (STI) ont lancé un appel d offres public ( ) pour obtenir les services de téléphonie filaire requis par la totalité des entités de la Ville. 3 24/27

25 Depuis la mise en place du contrat en 2008, une gouvernance dédiée a permis de réaliser une normalisation des services requis et de réaliser un inventaire exhaustif des services consommés. Les objectifs principaux du contrat de 2008 visaient la diminution des coûts d exploitation des services (générer des économies en migrant massivement les services vers la téléphonie IP) et la rationalisation des services consommés. La Ville désire poursuivre sa transition vers la téléphonie IP et des initiatives, comme celles du projet Bureau de demain, inciteront un nombre de clients utilisant actuellement des solutions Centrex à migrer en IP. La Ville désire obtenir les services énumérés au devis couvrant la totalité du territoire de l agglomération de Montréal ainsi que pour quelques sites satellites (sites à l extérieur du territoire de l agglomération, à titre d exemple : Laval, Pépinière de l Assomption, etc.). Des services de téléphonie uniformes, robustes, performants, hautement disponibles, sécuritaires sont requis afin de satisfaire les besoins fonctionnels et opérationnels, courants et futurs, des unités d affaires. Le fournisseur de téléphonie filaire (Centrex et IP) retenu doit héberger, gérer et déployer les services requis par la Ville. Ces services devront être disponibles à un coût uniforme peu importe la localisation. Les besoins en services et équipements de téléphonie par les entités de la Ville sont multiples et diversifiés. Chacune de ces unités administratives gère, de façon autonome, ses besoins en téléphonie. Outre l utilisation du service Centrex pour la téléphonie analogique régulière, les services Centrex sont requis, lorsqu'il y a des contraintes technologiques, pour : les lignes d alarme; les lignes pour ascenseur; les lignes numériques Centrex; les lignes de fax; les lignes pour des systèmes d intercom (Valcom) dans les casernes du Service de sécurité incendie Montréal (SIM); les lignes pour modems et équipements de télémétrie. L'entente avec le fournisseur Telus, qui arrive à échéance le 31 octobre 2015, dispose d une clause qui assure la Ville d une période de transition de 180 jours. La période de transition se terminera le 28 avril Le financement de cette période est prévu dans l enveloppe budgétaire résiduelle du contrat de services de téléphonie filaire de Telus. Cette période sera utilisée par le nouveau fournisseur Bell Canada pour mettre en place les outils requis pour la gestion contractuelle et réaliser la totalité des migrations des services. L appel d offres public a été publié sur SÉAO ainsi que dans le journal La Presse. La publication s est faite sur une période de cinquante-trois jours calendrier, soit du 20 mai au 13 juillet Les soumissions reçues sont valides jusqu au 8 février Il y a eu onze preneurs du cahier des charges et deux soumissionnaires. Ces derniers ont obtenu le pointage intérimaire requis lors de l évaluation qualitative des offres. Il y a un écart de 57 % favorable à la Ville entre la dernière estimation réalisée à l interne et la plus basse soumission conforme. Cet écart peut être expliqué par divers facteurs. 4 25/27

26 Les tarifs déposés pour les services Centrex sont très avantageux. L'estimation réalisée par le STI était basée sur les résultats d'une étude comparative externe, réalisée en 2012, ainsi qu'avec l'historique contractuel pour ces types de services. Selon les estimés, les tarifs anticipés devaient varier entre 28 et 42 par ligne et Bell Canada propose un tarif unique à 9,75, ce qui génère d'importantes économies d'échelle. La solution de téléphonie logicielle est offerte sans frais avec le service de téléphonie IP. La solution de messagerie est offerte sans frais avec les services de téléphonie Centrex et IP. Bell propose également des frais de services très inférieurs à ceux estimés. Les membres de la Commission ont soulevé diverses questions sur le processus d appel d offres dans le présent dossier. Ils ont manifesté un certain malaise devant le fait que l on recommande de conclure une entente-cadre de quelque 15,1 M alors que la soumission de l adjudicataire proposé est de quelque 12,2 M. Ils ont bien compris que le passage de certaines lignes Centrex, actuellement louées sur une base mensuelle, pourraient être désormais intégrées au contrat et que des arrondissements qui avaient des ententes séparées pour leurs lignes téléphoniques pourraient vouloir mettre fin à leurs ententes pour profiter des prix proposés dans le présent contrat. Les membres considèrent que, nonobstant les raisons invoquées par le Service, il conviendrait d octroyer les contrats au montant de la plus basse soumission. C est une position que la Commission a déjà fait valoir dans le passé. Étant donné que la planification des besoins futurs en téléphonie n est pas encore finalisée, les membres de la commission ne jugent pas approprié d allouer 3 M supplémentaires à ce contrat. Si des besoins supplémentaires ponctuels sont identifiés à court terme, les membres pensent que la marge de manœuvre est suffisante dans ce contrat de 12 M sur 5 ans. Enfin, les membres ont constaté que les prix établis par l adjudicataire proposé étaient généralement inférieurs à ceux négociés dans le contrat précédent, ce qui témoigne sans doute de l intérêt des grandes entreprises de services de téléphonie pour des clients de la taille de la Ville. Conclusion À l'issue de ses travaux, la Commission permanente sur l examen des contrats remercie les représentants du Service des technologies de l information et du Service de l approvisionnement pour leurs interventions au cours de la séance de travail de la commission. La commission adresse la conclusion suivante au conseil d agglomération: Considérant que le dossier soumis à l examen répond aux critères établis par le conseil d agglomération à savoir : Contrat de plus de 10 M; Contrat de services professionnels d une valeur de plus de 1 M présentant un écart de plus de 20 % entre l estimation interne effectuée pendant le processus d appel d offres et la soumission de l adjudicataire. 5 26/27

27 Considérant les renseignements qui ont été soumis aux membres de la commission; Considérant les nombreuses questions adressées par les membres de la commission aux responsables du dossier; Considérant l analyse approfondie faite par les membres de la commission sur les nombreux aspects liés à ce dossier; À l égard du mandat SMCE qui lui a été confié, la Commission permanente sur l examen des contrats constate, à l unanimité, la conformité du processus tenu dans le cadre de ce dossier. Recommandation Considérant le prix soumis par le plus bas soumissionnaire conforme; Considérant que le Service des technologies de l information recommande d octroyer à l adjudicataire proposée un montant supérieur à celui de sa soumission; Considérant que la Commission ne juge pas approprié d allouer ce montant supplémentaire; Que l administration recommande l octroi du présent contrat pour la fourniture sur demande de services de téléphonie filaire au montant du plus bas soumissionnaire conforme, soit ,81, taxes incluses. 6 27/27