Demande d enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles

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1 Demande d enregistrement au répertoire national des certifications s Assistant comptable des services financiers Option «Comptabilité du matériel» Option «Gestion des matériels» Dossier n : Page 1 sur 41

2 FICHE 4 METIER, FONCTIONS ET ACTIVITES VISE(ES) 1) Désignation du métier et des fonctions Placé sous les ordres d un chef de bureau ou de section, l assistant comptable des services financiers est chargé de la saisie des écritures dans un service financier et de la détection d éventuelles anomalies comptables. 2) Description des activités 1. L assistant comptable des services financiers intervient dans deux domaines : - Dans le domaine de la comptabilité budgétaire, il participe aux tâches d exécution budgétaire ; - Dans le domaine de la comptabilité générale, il participe à la comptabilité financière d une structure. - En régie : L assistant comptable des services financiers employé dans une régie de recettes et d avances peut être amené à occuper la fonction de régisseur, par suppléance. A ce titre, il est responsable des opérations financières réalisées sur le plan comptable et pécuniaire. Sa responsabilité pénale peut être engagée. - En trésorerie : Placé sous l autorité du trésorier, il est chargé de la saisie des écritures et de la détection d éventuelles anomalies comptables à l aide du logiciel dédié. Il suit la consommation des crédits et rend compte au trésorier. - En cellule comptable : L assistant des services financiers employé en cellule comptable est placé sous l autorité d un chef de bureau. Il réalise les opérations d enregistrement en respectant la nomenclature budgétaro-comptable. Il participe aux opérations de suivi budgétaire. - En organisme de restauration, hôtellerie, loisirs (RHL) : Employé dans un organisme de RHL, il est placé sous la responsabilité d un chef comptable. Il réalise les opérations de facturation et d enregistrement comptable. Il participe aux opérations de contrôle de caisse et prépare les documents de synthèse pour la tenue des conseils d administration. 2. Les options «comptabilité du matériel» et «gestion des matériels» font intervenir l assistant comptable des services financier dans le domaine de la logistique. - Option «comptabilité des matériels» : il participe à la tenue et au suivi de la comptabilité des matériels de la structure d emploi. - Option «gestion des matériels» : détenteur dépositaire, il est responsable en nombre et en valeur du stock confié. Il est chargé des écritures comptables et du suivi en comptabilité des matériels de vie courante (). Il organise : - la livraison et la manutention du matériel approvisionné au sein de la structure ; - le stockage du matériel dans un local dédié et en assure la surveillance et l entretien ; - la délivrance aux différents acteurs de la gestion du matériel. 3) Fiche(s) ROME la ou les plus proches M1203 : Comptabilité 4) Cadres d exercice les plus fréquents A. Secteur d activité et taille des entreprises ou services employeurs La taille du service employeur varie en fonction de la dimension de la structure administrative et du volume de l activité. L assistant comptable des services financiers, au sein du ministère de la Défense, travaille dans tout type de structure, en état-major ou en administration centrale, dans des unités Dossier n : Page 7 sur 41

3 décentralisées, interministérielles, en métropole ou en outre-mer ; au sein d unités embarquées ou à terre dans les diverses bases militaires, bases navales/aéronavales. B. Responsabilité et autonomie caractérisant les postes ciblés L assistant comptable des services financiers est hiérarchiquement placé sous l'autorité d'un chef de bureau ou de section. - Monographie fonctionnelle Autorité Chef de bureau Comptable des services financiers Assistant comptable des services financiers - Monographie relationnelle Comptable des services financiers Chef de section Comptable des services financiers Assistant comptable des services financiers Très fréquentes : Fréquentes : Occasionnelles : Etat-Major/ Autorité Fournisseurs Chef de bureau ou de section Comptable des services financiers Autres bureaux ou services Assistant comptable des services financiers Personnel administré Organisme de restauration hôtellerie Services de soutien Services extérieurs 5) Réglementation d activités (le cas échéant) L obtention du statut militaire est exigée par le ministère de la Défense pour exercer cet emploi en tant que militaire. Dossier n : Page 8 sur 41

4 FICHE 6 - INGENIERIE : REFERENTIEL D ACTIVITES ET REFERENTIEL DE CERTIFICATION Domaine d activités 1 COMPTABILITE BUDGETAIRE ACTIVITE et TACHES REFERENTIEL D ACTIVITES Participer aux tâches d exécution des dépenses Dans le respect de la réglementation, l assistant comptable des services financiers est chargé de tâches liées à l exécution des dépenses. Il participe au suivi de la consommation des crédits (autorisations d engagements et crédits de paiement) et aux opérations de demande de paiement. Il organise son activité et son poste de travail afin de garantir le respect des délais imposés par la réglementation. COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES Engager les dépenses - identifier le rôle et les responsabilités des acteurs de la construction et de l exécution budgétaire - suivre les autorisations d engagements et les crédits de paiement - déterminer l imputation des dépenses et vérifier la disponibilité des crédits - saisir les allocations d enveloppes budgétaires sur le logiciel dédié - préparer l engagement des dépenses - saisir les engagements sur le logiciel dédié - suivre les engagements - informer les responsables de leur situation financière - préparer un compte rendu d activité - établir des tableaux de suivi de l activité du service pour faciliter la prise de décision Effectuer les opérations de liquidation des dépenses - rapprocher la facturation de l attestation de services faits ou du bon de commande - vérifier la conformité de la facture - passer les mouvements de régularisation - préparer le dossier de liquidation - saisir les éléments liés à la liquidation sur le logiciel dédié - préparer un compte rendu d activité (1) Toutes les mises en situation contenues dans ce référentiel sont réalisées en ateliers et/ou laboratoires REFERENTIEL DE CERTIFICATION MODALITES D EVALUATION Entretien avec les professionnels du jury Mise en situation (1) permettant d évaluer le candidat sur la réalisation des activités d engagement et de liquidation des dépenses. Le respect strict des principes de bases et des règles d exécution budgétaire sera également évalué à chaque étape de la mise en situation CRITERES D EVALUATION Identifie correctement l origine (BOP, UO), la destination (missions, programmes, actions) et la nature (titres) des crédits (d engagement et/ou de paiement) Discerne et respecte parfaitement les différentes étapes préalables à l'exécution budgétaire (engagement juridique, service fait, demande de paiement, paiement) La nature de la dépense est exactement constatée Identifie correctement le rôle du responsable du budget opérationnel et des unités opérationnelles ainsi que les attributions financières du Gouverneur de crédits Identifie sans erreur le contenu des macro processus et en particulier celui relatif à l'exécution budgétaire (MP3) Utilise adéquatement la nomenclature budgétaire en fonction du bon de commande Vérifie la cohérence de l imputation budgétaire (engagement) Dossier n : Page 12 sur 41 12

5 Participer aux tâches d exécution des dépenses (SUITE) Réaliser les opérations de demande de paiement - réaliser la saisie de la demande de paiement sur le logiciel dédié - établir et suivre un échéancier - préparer un compte rendu d activité - établir des tableaux de suivi de l activité du service pour faciliter la prise de décision - assurer les opérations d archivages à chaque d étape du processus Saisir et présenter les données et documents comptables sur le logiciel dédié Entretien avec les professionnels du jury Mise en situation (1) - A partir de données brutes, établir un tableau de répartition à l aide du tableur dédié ; - Concevoir un graphique à partir d'un tableau de synthèse ; - Mettre en forme un document contenant un texte brut à l aide d un logiciel de traitement de texte. - Elabore les différents types de tableau (suivi d activité, synthèse) adaptés à la demande, en utilisant les fonctions d automatisation de tâches du tableur (mise à jour automatique, calcul, références de cellule) - Construit et présente correctement un tableau de synthèse et un tableau de répartition - Prépare, rédige et met en forme un document administratif à partir d un logiciel de traitement de texte, dans le respect des règles de présentation institutionnelles et de sécurité informatique - Facilite l exploitation des données d un tableau en utilisant certaines fonctions du tableur (filtre, tri, masque) - Enregistre les différents documents en conformité avec les règles SSI (nom, emplacement du fichier) - Réalise un graphique explicite adapté à la synthèse des données produites - Participe à la production de documents adaptés à la fonction du destinataire en utilisant les fonctionnalités de mise en forme des logiciels (tableur et traitement de texte) conformément aux règles de correspondance appliquées dans le milieu professionnel tout en respectant les consignes du rédacteur (1) Toutes les mises en situation contenues dans ce référentiel sont réalisées en ateliers et/ou laboratoires. Dossier n : Page 13 sur 41 13

6 Domaine d activités 2 COMPTABILITE GENERALE ET FINANCIERE REFERENTIEL D ACTIVITES COMPETENCES ACTIVITE et TACHES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES REFERENTIEL DE CERTIFICATION MODALITES D EVALUATION CRITERES D EVALUATION Participer à la comptabilité financière d une structure Dans le respect de la réglementation l assistant comptable des services financiers effectue la saisie des différentes écritures comptables. Il participe au suivi des données économiques et financières. Il organise son activité et son poste de travail afin de garantir le respect des délais imposés par la réglementation et l exactitude des opérations saisies. En outre, il rend compte d une situation et fait preuve de rigueur dans le classement et l archivage des pièces justificatives. Saisir et enregistrer les opérations courantes - reporter le journal des «à nouveaux» - déterminer le journal approprié à l opération à enregistrer - enregistrer les produits et les charges - contrôler la saisie des opérations et enregistrer les écritures de régularisation éventuelles - valider les écritures comptables Participer au processus de performance de l organisme Entretien avec les professionnels du jury Travaux pratiques - Tenir la comptabilité d un organisme au cours d un exercice comptable comprenant : - Interpréter des dotations aux amortissements, des variations de stock et des documents de synthèse Reporte les soldes des comptes dans le journal des «à nouveaux» en conformité avec la balance Impute l opération comptable conformément au plan comptable général (PCG) en fonction de la nature des mouvements (débit/crédit) tout en respectant la règle de l égalité débit/crédit Saisit les différents types d écriture (factures, TVA, inventaire, paiement) dans le logiciel dédié sans erreur de montant Dossier n : Page 14 sur 41 14

7 Participer à la comptabilité financière d une structure (SUITE) Préparer et enregistrer les opérations de fin de période - enregistrer les variations de stocks - enregistrer si nécessaire les provisions - enregistrer les opérations relatives aux amortissements et/ou aux investissements - enregistrer et contrôler les opérations de rattachement à l exercice - préparer les états financiers et fiscaux - participer aux opérations d analyse des coûts Déterminer les charges directes et indirectes et répartir les charges indirectes dans les différents centres d analyse (répartition primaire) ; Répartir les charges indirectes entre les centres principaux et les centres auxiliaires (répartition secondaire) ; Calculer les coûts afférents à l activité courante (achats, production, ) et présenter le coût complet Préparer les états périodiques Entretien avec les professionnels du jury Travaux pratiques Déterminer les éléments nécessaires et calculer un coût complet Effectue correctement les calculs liés aux différentes opérations de fin de période (dotations aux amortissements, TVA, coût unité d œuvre) en appliquant les formules appropriées Chiffre, quantifie, valorise les stocks selon la méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP) ou du premier entré premier sorti (PEPS) et calcule la/les variation(s) de stock(s) L impact de la variation des stocks et de la dotation aux amortissements de l exercice sur le total de l actif du bilan et sur le compte de résultat est parfaitement déterminé Les opérations de rattachement à l exercice (charges et produits) sont correctement déterminées Le solde des comptes mouvementés au cours de l exercice est calculé et l intégralité des soldes du grand livre est reportée sans erreur dans la balance Etablit rigoureusement les documents comptables (états financiers) et vérifie avec exactitude la concordance du solde du compte de résultat avec le résultat du bilan Détermine la nature du résultat et en explique sommairement l évolution Utilise à bon escient les clés de répartition pour ventiler les charges directes et indirectes aux différents centres d analyse Dossier n : Page 15 sur 41 15

8 REFERENTIEL D ACTIVITES ACTIVITE et TACHES Participer à la comptabilité financière d une structure L assistant comptable des services financiers participe à la comptabilité d une structure disposant d une avance de trésorerie Participer à la comptabilité financière d une structure COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES Participer à la comptabilité d une formation disposant d une avance de trésorerie - reporter le journal des «à nouveaux» sur le logiciel dédié - enregistrer la mise en place et le recomplètement de l avance de trésorerie - enregistrer les opérations relatives aux dépenses et recettes sur le logiciel dédié - contrôler la saisie des opérations avant validation et enregistrer les écritures de contre passation éventuelles sur le logiciel dédié - enregistrer et contrôler les opérations de rattachement à l exercice - participer à la ventilation analytique des dépenses Enregistrer les opérations comptables relevant des flux financiers de la structure. Appréhender les procédures relatives à la gestion financière d une structure REFERENTIEL DE CERTIFICATION MODALITES D EVALUATION Entretien avec les professionnels du jury Mise en situation Enregistrer les opérations comptables d un service disposant d'une avance de trésorerie Entretien avec les professionnels du jury Mise en situation Enregistrer les opérations comptables d un service disposant d'une avance de trésorerie CRITERES D EVALUATION Effectue sans erreur les opérations de contrôle nécessaires des pièces comptables (bon de commande, factures, pièces de caisse) avant toute saisie informatique et corrige le montant de l engagement le cas échéant Enregistre correctement sur le logiciel dédié l intégralité des opérations comptables courantes (bons de commande, factures) et spécifiques (allocations budgétaires, recettes extra budgétaires, avances dépôt de fonds au trésor, cartes achats) avec exactitude (montants et libellés) Reporte avec exactitude les numéros d enregistrement sur les documents comptables conformément aux consignes Saisit correctement l'engagement, la liquidation et le paiement d'ordres de mission sur le logiciel dédié Edite les tableaux de synthèse nécessaires et rend compte à l échelon supérieur du suivi des crédits ainsi que de la situation financière de la formation Applique strictement les principes comptables spécifiques aux formations disposant d une avance de trésorerie Sélectionne sans erreur les comptes et les journaux appropriés à l opération Réalise une lecture précise des éléments retranscrits au compte de résultat et au bilan Dossier n : Page 16 sur 41 16

9 Participer à la comptabilité financière d une structure L assistant comptable des services financiers participe à la comptabilité d un organisme de restauration, d hôtellerie et de loisirs (RHL) Participer à la tenue de la comptabilité d un organisme de restauration, d hôtellerie et de loisirs - Appliquer les règles de gestion d un organisme de restauration, d hôtellerie et de loisirs (RHL) - Enregistrer les opérations courantes relevant d un organisme RHL - Procéder aux opérations de clôture relevant d un organisme RHL - Effectuer les saisies informatiques sur le logiciel dédié Mise en situation : - Identifier les missions et attributions des différents acteurs, d'hôtellerie et de loisirs, dans le respect de la réglementation spécifique à la tenue des comptoirs de vente. - Procéder aux opérations courantes et de fin de période. - Enregistrer les mouvements comptables relevant d'un organisme de restauration, d'hôtellerie et de loisirs. Entretien avec les professionnels du jury Identifie l organisation d un organisme de restauration, d hôtellerie et de loisirs (structure, missions, conseil d administration, acteurs, fournisseurs) Enregistre avec exactitude (montants et libellés) sur le logiciel dédié les différentes opérations comptables en lien avec la clientèle Impute et saisit sur le logiciel dédié les opérations comptables conformément au plan comptable général (PCG) en fonction de la nature des mouvements (débit/crédit) tout en respectant la règle de l égalité débit/crédit Classe les documents comptables conformément aux dispositions réglementaires Réalise une lecture précise des éléments retranscrits au journal, au compte de résultat et au bilan afin d expliquer le résultat obtenu Procède au paramétrage du logiciel dédié Dossier n : Page 17 sur 41 17

10 OPTION : «COMPTABILITE DES MATERIELS» Domaine d activités 3 COMPTABILITE DU MATERIEL REFERENTIEL D ACTIVITES ACTIVITE et TACHES Participer à l ouverture d une comptabilité du matériel à chaque exercice comptable L assistant comptable des services financiers option «comptabilité des matériels» prépare et réalise l ouverture d une comptabilité du matériel au sein de la formation. Il organise son activité et son poste de travail afin de garantir les délais et procédures imposés par la réglementation. Le matériel concerné peut être du domaine de l emploi commun ou de la gestion centralisée. COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Débuter un exercice comptable COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES - Préparer les prises de fonction du comptable et du détenteur-dépositaire - Enregistrer des changements de responsables du matériel sur les logiciels dédiés et sur le livre IV - Rédiger et enregistrer des procès-verbaux de mutation du comptable et des détenteursdépositaires - Préparer les documents comptables et débuter un exercice comptable REFERENTIEL DE CERTIFICATION MODALITES D EVALUATION Entretien avec les professionnels du jury Cas pratique : - Réaliser les opérations d ouverture de l exercice - Renseigner la liste des responsables du matériel, au vu d un ordre commandant de désignation ; - Renseigner le livre IV «matériel» du registre des actes de l administration. CRITERES D EVALUATION - Identifie sans erreur les acteurs de la comptabilité des matériels (attributions principales) afin de les conseiller dans ce domaine - Tient à jour rigoureusement les documents comptables relatifs à la gestion du matériel du registre des actes de l administration en s appuyant sur la réglementation en vigueur - Rédige les différents documents relatifs à la comptabilité des matériels (Procès Verbal de mutation, documents de prise et de cessation de détention de charges) en conformité avec la réglementation Dossier n : Page 18 sur 41 18

11 Participer à l ouverture d une comptabilité du matériel à chaque exercice comptable L assistant comptable des services financiers option «comptabilité des matériels» suit l ensemble des mouvements de matériel de la formation afin de tenir à jour l inventaire complet au sein de sa comptabilité. Il participe au suivi du patrimoine de l unité ainsi que du budget de son domaine de compétence. Mettre à jour et valoriser les stocks Rédiger et enregistrer des mouvements courants d entrée et de sortie de matériel prévus par la réglementation Rédiger et enregistrer des actes administratifs divers sur le livre IV Renseigner les indicateurs de gestion Inscrire les opérations de contrôle Organiser son activité et son poste de travail afin d effectuer un suivi cohérent et régulier et de pouvoir fournir à tout moment la disponibilité du matériel Entretien avec les professionnels du jury Cas pratique : Tenue de la comptabilité d un service au cours d un exercice comptable et saisie des opérations journalières. Le candidat: Enregistre sans erreur sur le logiciel dédié les mouvements courants (entrée/sortie) de matériel en conformité avec la réglementation Etablit rigoureusement et parfaitement les documents comptables (fiches de détention, actes administratifs, livre IV) appropriés à la situation sans erreur, rature ni omission Détermine la nature des mouvements à effectuer (entre les différents inventaires) Renseigne exactement les indicateurs de gestion répondant à la demande de statistiques émanant d une autorité hiérarchique Renseigne sans erreur les opérations de contrôle effectuées en cours d année Met à jour et valorise les stocks Dossier n : Page 19 sur 41 19

12 OPTION : «GESTION DES MATERIELS» Domaine d activités 4 GESTION DES MATERIELS REFERENTIEL D ACTIVITES COMPETENCES ASSOCIEES ACTIVITE et TACHES AUX ACTIVITES ET TACHES Organiser la livraison et la manutention du matériel approvisionné L assistant comptable des services financiers option «gestion des matériels» réceptionne le matériel commandé par les différents acteurs de la formation afin de satisfaire des besoins de l institution ou pour approvisionner son stock de consommables. Il organise son activité et son poste de travail afin de pouvoir organiser et gérer une manutention en ayant la responsabilité du personnel placé sous ses ordres. COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES Organiser la réception et la manutention du matériel dans un local dédié et en assurer la surveillance et l entretien Réceptionner une palette de marchandises. Vérifier la conformité entre la réalité de la livraison et les divers documents attachés à la commande. Contrôler l état du matériel livré. REFERENTIEL DE CERTIFICATION MODALITES D EVALUATION Entretien avec les professionnels du jury Ateliers pratiques évaluant le candidat sur l exécution des diverses tâches liées à la réception et la gestion du matériel. CRITERES D EVALUATION Accueille le livreur en respectant les règles de politesse Utilise à bon escient tous les moyens mis à sa disposition (cahier de bon de commande, agenda de livraison, téléphone, matériel de manutention) conformément aux règles de l HSCT Effectue un strict et exact contrôle administratif et physique du matériel livré (qualitatif et quantitatif) puis rend compte à l échelon supérieur compétent de toute anomalie. Constate la non conformité des matériels (emballage abîmé, produit non étiqueté, absence de référence client) et rend compte à l échelon supérieur Emarge et conserve le bordereau de livraison après y avoir mentionné d éventuelles réserves Dossier n : Page 20 sur 41 20

13 Organiser le stockage du matériel dans un local dédié et en assurer la surveillance et l entretien L assistant comptable des services financiers option «gestion des matériels» assure la conservation du stock de marchandises dont il a la responsabilité. Il organise son activité et son poste de travail afin de pouvoir organiser le rangement d une soute de stockage et l entretien du matériel dont il a la responsabilité Stocker les marchandises en tenant compte de la réglementation et des différentes normes de stockage en vigueur - Optimiser et sécuriser l aire de stockage - Vérifier les stocks existants et enregistrer les données pertinentes Entretien avec les professionnels du jury Ateliers pratiques évaluant la bonne réalisation du stockage des marchandises. Range les marchandises dans le magasin en respectant les normes de stockage en vigueur (produits, locaux) tout en appliquant les règles de manutention liées à l HSCT (équipements de protection individuelle) Assure avec rigueur le suivi comptable des matériels et effectue les opérations de contrôle des stocks Renseigne sans erreur les documents réglementaires de suivi de stock Conserve et archive les documents comptables (pièces justificatives) à l appui des enregistrements Dossier n : Page 21 sur 41 21

14 Organiser la délivrance aux différents acteurs de la gestion du matériel L assistant comptable des services financiers option «gestion des matériels» organise les mouvements de sortie du matériel adapté à chaque demande. Il identifie le matériel concerné et les procédures adaptées. Délivrer les marchandises - Effectuer les opérations de sorties du matériel - Assurer la remise du matériel hors service Entretien avec les professionnels du jury Ateliers pratiques évaluant la réalisation et l enregistrement de la délivrance des stocks. Fait respecter la restriction d accès à la zone de stockage Utilise à bon escient tous les moyens mis à sa disposition (cahier de bon de commande, agenda de livraison, téléphone, matériel de manutention) conformément aux règles de l HSCT Exploite de manière appropriée les demandes de délivrance de matériel conformément à la réglementation (imprimé, visas, quantité, émargement) Vérifie la disponibilité du matériel dans le logiciel dédié Conserve et archive les documents comptables (pièces justificatives de délivrance) nécessaires au suivi de la comptabilité des matériels Recense sans rien oublier le matériel hors service afin d en assurer sa remise. Dossier n : Page 22 sur 41 22