Processus de validation des coûts à l appui de l attestation par l DPF

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1 ASSISTANT DEPUTY MINISTER (FINANCE AND CORPORATE SERVICES) SOUS-MINISTRE ADJOINT (FINANCES ET SERVICES DU MINISTÈRE) Processus de validation des coûts à l appui de l attestation par l DPF Allan Weldon! Directeur - Service d'établissement! des coûts! Défense nationale!

2 Contexte Les estimations de coûts sont souvent préparées par le personnel des projets (programmes) Incapacité du personnel non formé d établir les coûts L établissement des coûts est souvent fait de manière superficielle au cours des premières étapes d un projet Souvent, le but de l établissement des coûts est mal compris Les décisions pour le programme impact sur tous les aspects du plan d investissement Les décisions pour l approvisionnement les autorisations sont fondées sur le crédit 5 Les opérations les coûts marginaux par rapport au coût complet, recouvrement des coûts Une remis en question insuffisante des hypothèses Les estimations de coûts sont souvent utilisées sans les avertissements appropriés concernant la qualité, les risques et la confiance que l on a dans les estimations Le manque d uniformité, d outils de normalisation, de modèles et de normes de préparation des rapports Pas d information de rendement sur la précision des estimations de coûts et les causes des changements notés au niveau des estimations Les examens ultérieurs faits par le personnel de l DPF ont souvent entraîné des reprises considérables du travail et des délais liés aux approbations

3 Qu entend-on par validation des coûts? Un examen sans distortion d une proposition : Pas une vérification Des changements pourraient être apportés à la proposition Préparé par le personnel formé de l DPF, sans distortion Permet de s assurer que la proposition respecte les normes du Ministère : Conformité technique et précision mathématique Corroboration examen complet de la documentation source Caractère complet, fiable, risque et sensibilité Inflation, taux de change, taxes, etc. Requis pour obtenir une lettre d attestation de l DPF. Le rapport de validation des coûts doit : Donner suite spécialement aux six affirmation contenues dans l attestation de l DPF Les avertissements recommandés doivent être ajoutés à la lettre d attestation de l DPF

4 Processus de validation des coûts Vérification de l estimation de base des coûts Le bureau du projet (ou secteur du programme) fournit des estimations de coûts Corroboration des données Vérifier s il y a des erreurs de mathématique Confirmer le caractère complet (confirmer qu on a tenu compte de tous les éléments de coûts) Confirmer l alignement des coûts et les hypothèses de taux de change Évaluation du risque, faire une analyse de la sensibilité Élaborer une estimation des coûts fondée sur le risque Attribuer les contingences Préparation des rapports Examen des CM ultérieurs ou des préparations destinées au CT pour s assurer qu ils sont conformes au rapport de validation

5 Lacunes courantes Caractère complet on n a pas tenu compte de tous les éléments de coûts Calcul de l inflation et du taux de change L évaluation du risque est fondée sur des opinions A&P / soumissions désuets Soutien logistique intégré fondé sur un pourcentage mais sans étalon de référence Coûts pour le personnel éléments de coût manquants, notamment les coûts pour le soutien par le personnel, la formation, l hébergement, etc. Dépenses des années antérieures (DAA) ne concordent pas dans le système financier Mauvaise compréhension des implications des crédits, source de fonds EBP, SI, calcul des taxes Erreurs sur les feuilles de calcul et d arrondissement

6 Éléments de risque Gens/culture WP de la Défense Comités exécutifs Éthique Structure des fonds Milieu de sécurité Intégrité des données Gouvernance Économie Mouvements de trésorerie Finances Extérieur Géo/Politique Gestion du risque Intégration Lois/èglements Systèmes de TI Gestion des connaissances Gestion de l information Opérations Gestion stratégique Innovation RMA Propriété int Cadence des op Changements org Déploiement/SCM Santé et sécurité Infrastructure Approvisionnement

7 Trois composants de l évaluation de la validation 1. Risque lié à l intégrité des données les données fournies sont vérifiables et elles respectent les normes de préparation des rapports 2. Risque lié au rendement tout ce qui devrait être compris dans l analyse a été présenté Risque lié au calendrier Risque au plan technique (nouveau concept/technologie) Risque lié à l inflation et au taux de change 3. Risque lié à l intégration l impact collatéral potentiel a été évalué par rapport aux autres capacités

8 Risque lié à l intégrité des données Si les données sous-jacentes à une décision sont erronées, il faut tenir compte de cette information dans la décision Niveau de confiance : Quelle est la qualité des données? Ce niveau risque-t-il de changer? Facteur d amplitude : Quelle sera l augmentation des coûts? Criticité : Dans quelle mesure ce facteur est-il pertinent dans le coût total du projet?

9 Sources de l information

10 Échelle de risque lié à l intégrité des données Niveau de confiance de l intrégrité des données Gammes appropriées Catégories Pondération du risque Criticité Très faible >40 % ROM Très substantiel Très substantiel Faible 31 % à 40 % Indication Substantiel Substantiel Moyen 21 % à 30 % Indication Important Important Élevé 11 % à 20 % Effectif ou indication Négligeable Négligeable

11 Éventualité prévue en fonction de la phase du projet Processus 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % Intervalle initial de confiance Niveau final de confiance Niv. supérieur Définition Niv. inférieur Coût prévu 50 % Analyse des options Définition du projet Réalisation du projet

12 Intervalle de confiance Une valeur sans intervalle de confiance précisément inexact Une simulation Monte Carlo peut être utilisée pour déterminer la gamme des coûts prévus Le risque et la probabilité attribué aux éléments de coûts individuels La simulation calcule la valeur prévue à différents niveaux de confiance; détermine les chances de dépasser le coûts énoncé pour le projet

13 Outils et références Guide d établissement des coûts du SCT Le manuel d établissement des coûts du MDN (Chapitre 11) Manuel des coûts standard du MDN (coûts standard) Modèle économique du MDN Prévisions du taux de change du MDN Directive sur l approbation des projets du MDN

14 Sommaire Méthodologie structurée Extensible en fonction de l information et du cadre temporel disponible Donne suite à l optimisme des gestionnaires de projets Fournit une évaluation significative des implications des coûts totaux Réduit la foi que la haute direction accorde à l intuition Base de comparaison des résultats

15 Leçons apprises Acceptation par la haute direction Il faut former les décideurs Il est important d impliquer le personnel pour le projet Formation pour les analystes de la validation des coûts de l DPF Établit et conserve des normes et des attentes claires

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