Lignes directrices destinées aux prestataires de formation

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1 Erziehungsdirektion des Kantons Bern Direction de l instruction publique du canton de Berne Mittelschul- und Berufsbildungsamt Office de l enseignement secondaire du 2 e degré et de la formation professionnelle Kasernenstrasse 27 Case postale 3000 Berne 22 Tél Fax Lignes directrices destinées aux prestataires de formation concernant l application de l AESS par le canton de Berne Edictée par Christian Bürki... Signature sig. CHB... Section responsable OSP-SRAJ... Personne compétente ASC... Vérifiée par CHB, ACO... Valable à compter du Version 1... Remplace la version du nouveau document... N de dossier /14... N de document Diffusion Institutions de formation AESS... Internet Intranet > Formation professionnelle > Formation professionnelle supérieure > Liens et documents

2 Table des matières I. Objectif... 3 II. Principes... 3 III. Contenu Qui sont les personnes de contact des étudiants et étudiantes? Quels sont les justificatifs requis pour l annonce des nouveaux étudiants et étudiantes? Principe : documents originaux Formulaire de données personnelles Attestations de domicile Quand et comment déposer les dossiers? Moment du dépôt des dossiers Mode de dépôt des dossiers Quand et comment le canton de Berne accorde-t-il des garanties de prise en charge des frais d enseignement? Quand et comment le décompte est-il effectué? Que faire si la situation des étudiants et étudiantes change? Changement de filière d études (EP/EPS <--> ES) Changement d établissement... 6 Page 2 de 6

3 I. Objectif Les présentes lignes directrices répondent aux questions fréquemment posées par les prestataires de formation concernant l application de l Accord intercantonal sur les écoles supérieures spécialisées (AESS) par le canton de Berne. Elles visent à permettre un déroulement rapide et sans heurts des différents processus, tant pour les prestataires de formation que pour l Office de l enseignement secondaire du 2 e degré et de la formation professionnelle du canton de Berne (OSP). II. Principes 1. L Accord intercantonal sur les écoles supérieures spécialisées (AESS) du 27 août 1998, complété de son annexe, constitue la référence pour l examen des demandes et des dossiers déposés ainsi que pour l émission des garanties de prise en charge des frais d enseignement. Il prime le formulaire de données personnelles, conçu comme une aide pour l application de l AESS. 2. Pour déterminer le droit à des contributions selon l AESS, l OSP se fonde sur le principe que la personne qui dépose une demande est tenue d apporter la preuve qu elle a effectivement droit à ces contributions. 3. En sa qualité d autorité chargée de l examen, la Section des écoles professionnelles de l OSP est habilitée à demander tous les documents et justificatifs qu elle juge nécessaires. 4. Le refus ou l omission de fournir les documents requis est considéré comme un non-respect de l obligation de collaborer, ce qui entraîne le rejet de la demande de garantie de prise en charge des frais d enseignement. III. Contenu 1 Qui sont les personnes de contact des étudiants et étudiantes? Les étudiants et étudiantes doivent s adresser aux institutions de formation pour toute question concernant l application de l AESS et les garanties de prise en charge des frais d enseignement octroyées par le canton de Berne. 2 Quels sont les justificatifs requis pour l annonce des nouveaux étudiants et étudiantes? 2.1 Principe : documents originaux Les institutions de formation doivent demander aux étudiants et étudiantes de fournir des documents originaux. Pour des raisons liées à la sécurité juridique et à l exécution, le canton de Berne n accepte ni les copies, ni les fax et refuse tout document transmis par voie électronique. 2.2 Formulaire de données personnelles Seul le formulaire de données personnelles pour la détermination du canton débiteur figurant sur le site Internet de la CDIP doit être utilisé : Les étudiants et étudiantes doivent remplir le formulaire de données personnelles de manière exhaustive et conforme à la réalité, le dater et y apposer leur signature manuscrite. Pour savoir comment remplir le formulaire, ils peuvent se référer aux explications figurant en annexe au formulaire. Il incombe aux institutions de formation de vérifier l exactitude des renseignements fournis dans le formulaire de données personnelles. La date de début des études fait foi pour dé- Page 3 de 6

4 terminer le canton responsable du financement des études et vérifier si une garantie de prise en charge des frais d enseignement doit être octroyée par le canton de Berne. 2.3 Attestations de domicile Les étudiants et étudiantes doivent fournir des attestations de domicile récentes établies par la ou les communes compétentes pour justifier de leur domicile dans le canton de Berne pendant au moins 24 mois avant le début de la formation. S ils ne peuvent fournir la preuve qu ils ont été financièrement indépendants pendant 24 mois sans être simultanément en formation, c est le domicile des parents au moment du début des études qui permet de déterminer si le canton est tenu de payer les contributions. Les attestations d établissement ne sont pas considérées comme des attestations de domicile. L original de l attestation de domicile, ne datant pas de plus de deux mois, doit être déposé auprès de l OSP. 3 Quand et comment déposer les dossiers? 3.1 Moment du dépôt des dossiers Dans les délais prévus et avant le début de la formation, les institutions de formation doivent déposer auprès de l OSP (Section des écoles professionnelles, Kasernenstrasse 27, Case postale 3000, Berne 22) les originaux du formulaire de données personnelles dûment rempli ainsi que des attestations de domicile. Il leur incombe de vérifier l exactitude des documents. 3.2 Mode de dépôt des dossiers Tous les dossiers doivent être déposés via le formulaire annonce/facturation (cf. art. 3 AESS) publié sur le site Internet de la CDIP. Cette liste doit être remplie de manière exhaustive et conforme à la réalité et signée par les institutions de formation. Les dénominations officielles des filières d études reconnues par l OFFT/le SEFRI, accompagnées de la mention de l objectif de formation (examen professionnel fédéral [EP], examen professionnel fédéral supérieur [EPS], école supérieure [ES]), doivent être indiquées. La liste doit être déposée sous forme électronique et sous forme papier. Forme électronique : Les institutions de formation peuvent enregistrer le formulaire annonce/facturation sur leur propre disque dur et le modifier si elles souhaitent ajouter des informations utiles (p. ex. colonnes supplémentaires). Attention! Par défaut, le formulaire de la CDIP utilise le calendrier depuis Or, dans la majorité des documents Excel, et c est le cas à l OSP, c est le calendrier depuis 1900 qui est utilisé par défaut. Avant d enregistrer le formulaire sur votre PC, veillez donc à décocher la case «Utiliser le calendrier depuis 1904» sous Fichier / Options / Options avancées / Lors du calcul de ce classeur afin d éviter que les données soient automatiquement faussées lorsque vous effectuerez un copier/coller des informations relatives aux étudiants et étudiantes. Forme papier : La version papier de la liste des étudiants et étudiantes prime la version électronique. Pour que le document soit valable, le cachet de l école et la signature manuscrite de l organe compétent (direction) doivent y être apposés. Une copie de la signature n est pas acceptée, la signature permettant d attester de l exactitude des données. Page 4 de 6

5 4 Quand et comment le canton de Berne accorde-t-il des garanties de prise en charge des frais d enseignement? Une fois que l OSP a reçu tous les documents, un délai d ordre de 40 jours commence, pendant lequel la Section des écoles professionnelles vérifie le contenu et l exactitude des demandes (art. 7 des lignes directrices concernant l AESS). Si toutes les conditions énoncées dans l AESS sont remplies, l OSP octroie une garantie de prise en charge des frais d enseignement jusqu à concurrence du montant fixé dans l annexe à l AESS pour l ensemble de la formation et retourne la liste d annonce originale, datée et signée, aux institutions de formation en y apposant un tampon confirmant l octroi de la garantie. 5 Quand et comment le décompte est-il effectué? La facture doit nous être adressée aux dates de référence et (art. 6 des lignes directrices concernant l AESS) via le formulaire annonce/facturation, d une copie de la liste d étudiants et étudiantes inscrits correspondante comportant le tampon d octroi de la garantie de prise en charge des frais d enseignement. La facturation doit être effectuée séparément pour chaque établissement de formation et chaque filière de formation (art. 8 des lignes directrices concernant l AESS). Pour que le versement des contributions puisse être effectué, les étudiants et étudiantes figurant sur la liste de facturation doivent fréquenter les filières d études concernées aux jours de référence. La facture doit être établie au plus tôt à compter du jour de référence et dans un délai d un mois. L OSP dispose d un délai de 60 jours pour contrôler la facture reçue et s en acquitter (art. 9 des lignes directrices concernant l AESS). Avant l expiration de ce délai, il ne sera pas entré en matière sur l envoi d avis ou de rappels de paiement. 6 Que faire si la situation des étudiants et étudiantes change? Toute modification concernant les personnes en formation (interruption, renoncement, changement du lieu des cours, changement de filière, répétition, admission en cours de semestre, etc.) doit être communiquée par courrier ou par courriel à la collaboratrice spécialisée compétente pour l AESS, Valentine Donzelot Elle doit en outre être signalée et prise en considération dans la prochaine liste de facturation. 6.1 Changement de filière d études (EP/EPS <--> ES) Si un étudiant ou une étudiante souhaite changer de filière d études, une demande «raccourcie» doit être déposée auprès de l OSP (liste d annonce mentionnant les personnes concernées) avec renvoi aux documents déjà fournis, pour autant que les informations relatives à l étudiant ou l étudiante n aient pas changé. La liste d annonce doit en outre indiquer le début de la formation dans la nouvelle filière. En cas de modifications des informations, notamment concernant le domicile légal déterminant, la demande raccourcie doit être accompagnée d une attestation de domicile récente (document original). Page 5 de 6

6 6.2 Changement d établissement La garantie de prise en charge des frais d enseignement est établie pour une certaine filière d études et l établissement demandé. Un changement d établissement est possible aux conditions suivantes : Le changement d établissement doit au préalable être communiqué par écrit à l OSP. Le nouvel établissement doit également figurer dans la liste annexée à l AESS et le canton de Berne doit s être engagé à verser des contributions. Le changement d établissement doit être indiqué dans la prochaine liste de facturation. Pour toute question relative à l application de l AESS, veuillez vous adresser à la collaboratrice spécialisée Valentine Donzelot, Section francophone de l OSP à Tramelan, par courriel ou par téléphone au Page 6 de 6

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