RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COORDONNATEUR

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1 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COORDONNATEUR Très souvent, la promotion à un poste de gestion s appuie sur une bonne performance au chapitre des opérations. Pourtant, les rôles et les responsabilités liés à la fonction de gestionnaire font appel à d'autres types de compétences que celles qui sont mises en valeur à titre d intervenant. Cet atelier propose donc une mise au point sur les réelles attentes que l'on a d'une personne occupant un poste de cadre. Assimiler les rôles et les responsabilités inhérentes au travail du gestionnaire Reconnaître les caractéristiques d'un gestionnaire Identifier les responsabilités imputables au gestionnaire Les rôles du gestionnaire Ses responsabilités au niveau de la productivité Les activités d'un gestionnaire efficient et efficace d échanger et de réfléchir sur leurs rôles à titre de gestionnaire.

2 PLANIFICATION ET GESTION DU TEMPS Plusieurs voudraient que les journées soient plus longues pour réussir à faire tout ce que l'on souhaite réaliser durant une période de temps donnée. De ce fait, le stress qu'occasionne l'occupation de notre temps rend parfois difficile notre épanouissement au travail. Cet atelier propose donc des moyens pour mieux maîtriser cet impondérable, le temps. Gérer son temps pour réaliser de façon efficace les activités voulues Appliquer des méthodes facilitant la gestion du facteur temps Choisir les activités à réaliser en fonction de leur priorité Le temps réel à notre disposition Les imprévus et les rongeurs de temps Les activités en fonction de leur priorité La délégation Méthodes réalistes et efficaces pour réaliser nos activités à l'intérieur d'une période donnée d échanger et d'appliquer une méthode pour gérer plus efficacement leur temps.

3 SÉLECTION DU PERSONNEL Tous les gestionnaires désirent embaucher le meilleur personnel disponible. Mais comment limiter au minimum les erreurs potentielles? La mise en place d'un processus de sélection bien étoffé peut grandement y contribuer. À vous de choisir! Mettre sur pied un processus de sélection du personnel identifiant les ressources compétentes 1. Cibler les attentes en termes de compétences souhaitées 2. Utiliser des moyens favorisant l'identification des compétences 3. Structurer efficacement un processus de sélection du personnel complet L'importance de la définition des compétences attendues Les étapes et outils d'un processus de sélection La stratégie globale d'un processus de sélection La préparation d'une entrevue de sélection Le déroulement d'une entrevue de sélection L'évaluation des candidatures d échanger et de s'exercer à partir des éléments vus.

4 ANIMATION DE RÉUNIONS Le défi des réunions est de rendre cette activité agréable tout en réussissant à passer les messages voulus. Le défi est de taille et le succès pas toujours garantie. L'atelier propose donc des moyens pour y arriver en abordant les dimensions préparation, animation et suivi. Animer des réunions productives nous permettant l'échange des informations essentielles au bon déroulement des activités de l'organisation 1. Identifier les différentes dimensions d un processus de réunion 2. Structurer efficacement une réunion 3. Appliquer certaines techniques aidant à bien diriger et gérer une réunion Les étapes d'un processus de réunion Les préparatifs à la réunion Les ingrédients clés pour réussir sa réunion Les techniques d'animation de réunion d échanger et d'appliquer, par le biais de mises en situation, les concepts abordés.

5 MOTIVATION DU PERSONNEL Le personnel est la pierre angulaire de toute organisation. Des employés démotivés peuvent rendre difficile l'accomplissement des opérations quotidiennes. Cet atelier prend le temps de démystifier la dimension "motivation" pour la rendre accessible, dans l'action, à tous les gestionnaires. Motiver le personnel pour consolider sa productivité 1. Distinguer les différentes sources de motivation 2. Élaborer un plan de motivation pour leur personnel Définir la motivation Les sources de motivation Les actions motivantes L'élaboration d'un plan de motivation d échanger et d'amorcer leur plan d'action pour la motivation du personnel.

6 FEEDBACK CONSTRUCTIF ET MESURES DISCIPLINAIRES Orienter les efforts de notre personnel n'est pas une mince affaire pour un gestionnaire. Il existe des méthodes simplifiant cette portion de travail: le feedback de renforcement et de mise au point comme outil préventif et la mesure disciplinaire pour les employés récalcitrants. Utiliser le feedback constructif et la mesure disciplinaire pour conserver la motivation du personnel et orienter ses efforts 1. Procéder à des rencontres de feedback constructif pour stimuler les efforts du personnel 2. Utiliser la mesure disciplinaire comme recourt ultime dans le cas d'un employé difficile Distinguer feedback constructif et mesure disciplinaire Les étapes du feedback de renforcement Les étapes du feedback de mise au point Les habiletés à développer pour donner de bons feedbacks L'application d'une mesure disciplinaire d échanger et de procéder à des mises en application du feedback constructif.

7 ÉVALUATION DE RENDEMENT L'évaluation de rendement est un moment privilégié que l'on prend avec l'employé pour faire le bilan de son apport dans l'équipe. Ce bilan sert de temps d'arrêt pour mieux orienter les efforts d'un employé afin d'accomplir plus efficacement la mission de notre organisation. Cet atelier se veut une esquisse des moyens d'évaluation disponibles, des comportements évaluables et des procédures pour réussir nos rencontres d'évaluation. Savoir évaluer son personnel pour orienter leur apport vers la réussite des activités de l'organisation 1. Établir un processus d'évaluation correspondant aux attentes de l'organisation 2. Rencontrer un employé pour procéder à une évaluation de rendement constructive Pertinence de l'évaluation de rendement Les comportements que l'on peut évaluer Les outils d'évaluation de rendement La stratégie de mise en place d'un système d'évaluation de rendement gagnant-gagnant La procédure d'une rencontre d'évaluation de rendement d échanger et d'élaborer une stratégie d'évaluation de rendement pour leur secteur.

8 GESTION DE CONFLITS Les conflits minent souvent l'esprit de camaraderie pouvant régner dans un milieu de travail. C'est pourquoi, dans le cas de conflits, le gestionnaire n'a d'autre choix que celui d'agir. Mais comment faire pour régler le problème de façon permanente? Cet atelier propose une réflexion sur les aptitudes à développer en matière de gestion de conflits. Gérer des conflits de manière à les éliminer de façon permanente 1. Adopter des comportements favorables au règlement d'un conflit 2. Élaborer des stratégies en matière de gestion de conflits Le développement d'un conflit Les étapes en gestion de conflit Les stratégies d'une gestion de conflits Les comportements favorables en gestion de conflits La prévention des conflits d échanger et de pratiquer des situations de gestion de conflits.

9 CONSOLIDER SON ÉQUIPE La cohésion et la mise en commun des efforts individuels exigent l'apport de tous. Mais comment faire pour stimuler cet apport? Quelle stratégie me permettra d'y arriver? Comment éviter que les volontés de l'équipe ne demeurent qu à l'état de vœux pieux? Pouvoir consolider les membres d'un groupe de travail autour d'un projet d'équipe Cibler les moyens pour amener le personnel à se réunir autour d'un projet d'équipe Identifier les stratégies possibles pour consolider leur équipe Distinguer groupe de travail et équipe de travail Les avantages et désavantages d'une équipe de travail Les conditions de base pour créer un projet d'équipe Les moyens pour stimuler l'appartenance et l'engagement Les comportements souhaités pour réussir son équipe d échanger, de réfléchir et d'établir une stratégie pour consolider leur équipe.

10 SERVICE CLIENT ET TRAITEMENT DES PLAINTES Les plaintes représentent souvent un casse-tête pour le gestionnaire. Le défi est de trouver des moyens pour satisfaire la clientèle tout en préservant l'image de l'organisation. Cet atelier propose des pistes d'action pour pallier à ce genre de difficultés. Utiliser un processus de traitement des plaintes permettant de solutionner les problèmes. Identifier les différentes étapes du traitement d une plainte Appliquer des méthodes pour traiter les plaintes Explorer leur capacité d action face aux situations problématiques Les comportements favorables en termes de service client Les actions souhaitables face à une situation de plainte Le processus de résolution du problème Les actions préventives pour éviter les plaintes d échanger et de se pratiquer à travers des mises en situation.

11 GESTION DU RISQUE ET DE LA CRISE Plus que jamais on compte sur les gestionnaires pour minimiser les risques entourant la réalisation d un programme d animation destiné aux jeunes de 3 à 16 ans. Par où commencer si l on veut s assurer de prévenir du mieux possible le prévisible? Et comment réagir devant l imprévisible? Habiliter le gestionnaire à identifier les risques liés à son contexte d intervention et à réagir promptement en cas de crise D inventorier l ensemble des risques inhérents à leur contexte d intervention De mettre en place un programme de gestion des risques incontournables De développer des plans d intervention appropriés à diverses situations de crise susceptibles de se produire dans leur milieu Les responsabilités juridiques du gestionnaire Inventaire des risques Procédures et mécanismes de contrôle à mettre en place afin de réduire les risques Gérer une situation de crise d échanger et d'amorcer leur plan d'action afin de mieux gérer la sécurité et les urgences dans leur contexte d intervention.