3. MAIN ACCOUNTABILITIES

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1 NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION TITLE GRADE DEFENCE POLICY AND PLANNING DIVISION DASG FOR DEFENCE POLICY AND PLANNING LOGISTICS CAPABILITIES Assistant B3-B4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The Defence Policy and Planning (DPP) Division has the lead role on the defence-related aspects of NATO s fundamental security tasks at the political-military level. Within DPP s Defence Policy and Capabilities Directorate (DPCD) the Logistics Capabilities Section promotes long-term logistics transformation within the Alliance through the development of logistics plans and policies. The incumbent is responsible for carrying out the duties of Assistant to the Head, Logistics Capabilities Section of the Defence Policy and Planning (DPP) Division. He/she is accountable for efficiently handling a wide range of support duties of an administrative and organisational nature and will provide assistance to the Officers in the Section on a secondary basis. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a good general education at least to higher secondary level or to secondary level complemented by secretarial school; have at least 5 years experience as a secretary and/or personal assistant and have a thorough knowledge of good office practices and procedures; - 1 -

2 have the ability to demonstrate at least one additional skill, e.g: in-depth working knowledge of PC software applications; experience in organising conferences or programme administration; be familiar with various software packages, in particular the Microsoft Office suite or similar as well as with WEB technologies (training in specific NATO systems will be provided, as necessary); have experience in accountancy/finance/budget; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; III ( Intermediate ) in the other; be prepared to work unsocial hours when necessary. DESIRABLE The following would be considered an advantage: familiarity with NATO ERP-EBS and Hyperion; familiarity with the tasks carried out by NATO committee secretaries so that she/he can assist him/her in the performance of her/his duties. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Manage the schedule of the Section Head. Arrange meetings and handle related details, in particular for travel arrangements. Coordinate all administrative tasks linked to missions, and coordinate leave plans. Support the regular logistics coordination work of the Section. Information Management Answer and filter enquiries and incoming calls for the Section Head. Type and format documents, including tables of figures, and draft memoranda and covering letters. Oversee the paper flow into and out of the office, channeling the information to the relevant staff officers, Divisions, military authorities and stakeholders as necessary, and coordinate timely responses and actions within the Section as required. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions within the Section. Keep the logistics calendar up-to-date on the NATO Logistics Website. Financial Management Manage the Section budget on a regular basis. Discuss annual budget requests and needs with the Section Head and Administrative Officer. Ensure that proper financial procedures are followed for the budget, prepare the necessary financial documents, update the NATO financial information systems; follow up on activities to ensure that financial files are correctly processed and maintain records of all financial transactions. Prepare and submit requests for reimbursement. Conducts data entry into the financial database. Make travel and accommodation arrangements for partner Representatives attending Logistics meetings. Expertise Development Proactively develop skills in areas such as planning and organising. Liaise with other Assistants to leverage knowledge. Enhance knowledge of international logistics work

3 Stakeholder Management Liaise with civilian and military points of contact to ensure efficiency in daily management of workload and processes. Be the point of contact for initial requests of varying nature and maintain all lists of internal and external contacts. Serve as back-up to other administrative colleague, including inputs to the NATO Logistics Website. Knowledge Management Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects and maintain well-structured paper and electronic filing systems. Organisational Efficiencies Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools. Perform other administrative support duties across the Division as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head, Logistics and coordinates work with one other colleague and will be required to interact with military representatives on a regular basis. He/she maintains close working relationships with staff across DPP, as well as throughout the Organization to ensure that logistics information is properly shared and stored. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Clarity and Accuracy Customer Service Orientation Empathy Flexibility Initiative Organisational Awareness Teamwork 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter. Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract

4 If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be appointed at the lower grade. There are certain specific circumstances in which a serving staff member may be appointed directly to the higher grade. These are described in the IS directive on twin-graded posts. Advancement to the higher grade is not automatic and at least a minimum period of 3 years service (2 years for an A.1/A.2 post) is required before promotion to the higher grade can be considered. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment

5 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «B» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : INTITULÉ : GRADE : POLITIQUE ET PLANS DE DÉFENSE DASG POUR LA POLITIQUE ET LES PLANS DE DÉFENSE CAPACITÉS LOGISTIQUES Assistant(e) B.3/B.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N o : RÉSUMÉ La Division Politique et plans de défense (DPP) est responsable au premier chef des aspects «défense» des missions de sécurité fondamentales de l'otan au niveau politico-militaire. Au sein de la Direction Politique et capacités de défense de la DPP, la Section Capacités logistiques encourage la transformation à long terme de la logistique au sein de l Alliance en établissant des plans et des orientations dans le domaine logistique. Le/La titulaire du poste est chargé(e) d'exercer les fonctions d'assistant(e) auprès du/de la chef (capacités logistiques), au sein de la Division DPP. Il/Elle doit s acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien d ordre administratif ou organisationnel et, à titre secondaire, il/elle aide les administrateurs/administratrices de la Section. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ou bien du niveau secondaire inférieur mais avec une formation complémentaire en secrétariat ; avoir au moins cinq ans d'expérience de la fonction de secrétaire et/ou d assistant(e) personnel(le) et très bien connaître les pratiques et les procédures de bureau ; avoir des compétences avérées dans un autre domaine au moins, par exemple une connaissance pratique approfondie de logiciels PC, et une expérience de l'organisation de conférences ou de la gestion administrative de programmes ; - 5 -

6 avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier de la suite Microsoft Office ou équivalent, ainsi que des outils web (une formation à l'emploi des systèmes propres à l'otan sera assurée le cas échéant) ; avoir une expérience de la comptabilité, de la finance et des budgets ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre ; être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service, en fonction des besoins. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une bonne connaissance de la suite Oracle EBS et du module Hyperion pour l'erp à l'otan ; une bonne connaissance des tâches effectuées par les secrétaires de comité de l'otan, permettant de les aider dans leur travail. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution Gère l'emploi du temps du/de la chef de la Section. Organise des réunions et s occupe des formalités y afférentes, en particulier pour les voyages. Assure la coordination de toutes les tâches administratives liées aux déplacements en mission, et coordonne les prévisions de congés. Soutient le travail de coordination en matière de logistique que la Section est régulièrement amenée à effectuer. Gestion de l'information Répond aux demandes d information et aux appels téléphoniques destinés au/à la chef de la Section et les filtre. Dactylographie et met en forme toutes sortes de documents, y compris des tableaux chiffrés, et rédige des mémorandums et des lettres de couverture. Supervise le flux des documents entrants et sortants, en veillant à la bonne transmission des informations aux administrateurs/administratrices concerné(e)s, et coordonne les réponses et les actions en temps voulu au sein de la Section, selon les besoins. Tient à jour un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures à exécuter au sein de la Section. Tient à jour le calendrier des activités logistiques sur le site web des services logistiques de l'otan. Gestion financière Gère le budget de la Section de manière régulière. Examine les demandes et les besoins annuels de crédits avec le/la chef de section et le responsable administratif/la responsable administrative. Veille au respect des procédures financières en vigueur pour le budget, établit les documents financiers nécessaires, et tient à jour les systèmes d'information financière de l OTAN. Se charge du suivi des activités pour s assurer du bon traitement des dossiers financiers, et garde une trace de toutes les transactions financières. Prépare et soumet les demandes de remboursement. Est chargé(e) d'entrer les informations dans la base de données financières. Prend les dispositions nécessaires pour les déplacements et l'hébergement des représentants des pays partenaires qui assistent aux réunions de logistique

7 Développement de l'expertise Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines comme la planification et l organisation. Se tient en liaison avec d'autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances. Améliore ses connaissances des travaux menés dans le domaine de la logistique au niveau international. Gestion des parties prenantes Se tient en liaison avec les points de contact civils et militaires pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités. Est la première personne contactée pour des demandes de toutes sortes. Tient à jour la liste des contacts internes et externes. Assume les fonctions de suppléant(e) pour l'autre collègue assurant le soutien administratif, notamment pour ce qui est d'actualiser le site web des services logistiques de l'otan. Gestion des connaissances Rassemble les informations nécessaires à différents projets et tâches, les classe par catégorie et en assure le suivi ; tient un système de classement bien ordonné pour les dossiers papier comme pour les fichiers électroniques. Efficacité organisationnelle Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche à perfectionner la gestion de l'information et l'utilisation des outils bureautiques sur le plan de la rapidité et de l'efficacité. S'acquitte d'autres tâches de soutien administratif qui pourraient lui être confiées au sein de la Division. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef (capacités logistiques), assure la coordination des travaux avec un(e) collègue et est amené(e) à avoir régulièrement des contacts avec des représentants militaires. Il/Elle entretient des relations de travail étroites avec les membres du personnel de la Division DPP, et de l Organisation dans son ensemble, pour faire en sorte que les informations logistiques soient correctement partagées et classées. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Clarté et précision Souci du service au client Empathie Flexibilité Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe - 7 -

8 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément au Règlement du personnel civil de l'otan, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. À ce poste, la durée de service d un agent détaché n excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. NOTE : Les personnes retenues pour des postes à grades jumelés seront nommées au grade inférieur, quelles que soient leurs qualifications et leur expérience antérieures. Toutefois, un agent en fonction peut être nommé directement au grade supérieur dans certaines circonstances spécifiques, définies dans la directive du Secrétariat international sur les postes à grades jumelés. Le passage au grade supérieur n'est pas automatique. Au moins trois années de service sont requises (deux ans pour un poste A.1/A.2) avant qu'une promotion puisse être envisagée. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien

9 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac