Guidelines stages à l EIB Année académique

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1 Guidelines stages à l EIB Année académique Version du 12 novembre 2015 Avertissement Ce document rassemble les principales informations à destination des étudiants concernant les stages organisés à l EIB. Il a pour but de déterminer les grandes lignes du cadre des stages obligatoires de 15 ECTS organisés dans la formation des bioingénieurs. L ensemble des documents nécessaires pour les stages sont disponibles sur le site de l EIB : ainsi que sur l Université Virtuelle dans environnements des mnémoniques des stages. L UV est également le meilleur endroit afin d être tenu au courant des échéances et des dernières informations relatives aux stages et à leurs évaluations. Deux possibilités Un stage en entreprise (ONG, ministères, agences régionales ou fédérales, organismes internationaux, entreprises,...), couplé ou non au MFE. Un stage en centre de recherche hors entreprise, couplé ou non au MFE. Dans le cas où l étudiant choisirait de faire un stage couplé au MFE, nous attirons l attention de l étudiant sur le fait que le stage (15 ECTS) et le MFE (20 ECTS) demandent des livrables spécifiques et poursuivent des objectifs différents. L étudiant devra par ailleurs préciser parmi les résultats utilisés dans le cadre de son MFE ceux récoltés durant le stage et en informer ses lecteurs. L évaluation du stage se fera indépendamment de l évaluation du MFE, charge à l'étudiant de bien prendre connaissance des attendus spécifiques de chacune des épreuves d évaluation. Objectifs A l issue du stage, l étudiant : a satisfait aux attentes de l opérateur de stage telles que décrites dans le cahier des charges : l étudiant a compris ce qu on attendait de lui et a fourni les livrables demandés, a démontré une expertise scientifique et technique suffisante,

2 a adopté les attitudes professionnelles de base attendues dans un contexte de stage : fiabilité, autonomie et initiative. a démontré les aptitudes relationnelles nécessaires à un bon fonctionnement professionnel : intégration dans l équipe, décodage de la culture du lieu de stage... a utilisé des outils d organisation du travail adaptés à la situation de stage, porte un regard réflexif sur son expérience de stage, fait un bilan critique et objectif lui permettant de tirer les enseignements nécessaires à la poursuite de son parcours. NB : Dans le cas d un stage de recherche intra muros, l intégration et la découverte ne prendront évidemment pas la même dimension. Cependant, un stage est par définition une expérience de type professionnel et l université est également un lieu de travail. Il sera attendu de l étudiant de modifier ses habitudes et d adopter les mêmes comportements que s il était dans une situation professionnelle en dehors de l université. Durée La durée du stage est de 12 semaines minimum sur une base du nombre légal d heures à prester par semaine soit 38 heures. Période Le stage doit avoir lieu entre le bloc 1 et le bloc 2 du MA, entre la proclamation de la première session et le début de la semaine 7 (début novembre). Cas des étudiants ayant une seconde session de plus de 15 ECTS Le jury se réserve le droit d annuler la convention de stage d un étudiant ayant plus de 15 ECTS en seconde session. Ces étudiants devront postposer le stage à la période fin janvier-avril du bloc2 du MA. Cas des étudiants ayant une seconde session de 15 ECTS ou moins et qui désirent postposer le stage à la période fin janvier-avril du bloc2 du MA Les étudiants peuvent envoyer une lettre de demande de report de stage, en motivant cette demande. Celle-ci doit être transmise au titulaire du stage et au secrétariat de l'eib (eib@ulb.ac.be) avant la commission de l enseignement qui a lieu en avril (cas des étudiants ayant raté des examens durant la session de janvier) ou avant la délibération de la première session (cas des étudiants ayant raté des examens durant la session de juin). Les demandes seront traitées lors de ces deux conseils.

3 Cas des étudiants ayant une seconde session de plus de 15 ECTS et qui désirent maintenir le stage à la période juillet-novembre entre les blocs 1 et 2 du MA Les étudiants peuvent envoyer une lettre de demande de maintien du stage à la période juilletnovembre, en motivant cette demande. Celle-ci doit être transmise au titulaire du stage et au secrétariat de l'eib (eib@ulb.ac.be) avant la délibération de la première session. Ces demandes seront examinées le jour de la délibération. Cas des étudiants ayant une seconde session et qui désirent demander un aménagement de la période de stage Les étudiants qui ont une seconde session et dont le programme de cours du bloc 2 du MA couvre principalement le 2ème quadrimestre peuvent demander un aménagement de leur période de stage (typiquement du 31 août au 20 novembre). Cette demande devra s accompagner du programme de cours que l étudiant suivra lors de son bloc 2 du MA. La demande doit être transmise soit avant la Commission de l enseignement d avril, soit avant la délibération de première session afin d être examinée le jour de ces conseils. La demande doit être introduite auprès du titulaire de stage et du secrétariat de l EIB (eib@ulb.ac.be). Encadrement Le maître de stage : reçoit le stagiaire sur le lieu de stage et l accompagne durant le stage. Le superviseur académique : est choisi par l'étudiant, est membre du corps académique de l EIB et supervise à distance le stagiaire. Il valide la convention de stage. Le responsable de stage (Romain Depireux Bureau UB4.225 Extension 6612) : aide l étudiant à construire son projet de stage, vérifie les conditions d'éligibilité des stages et contrôle que la procédure administrative est respectée. Les titulaires de stage ont pour rôle la responsabilité des mnémoniques. Ils sont consultés en cas de litiges ou de questions administratives, mais ne sont pas chargés du suivi quotidien des stagiaires, rôle laissé au superviseur académique. Pour l année académique , les titulaires des stages sont : Master en Sciences et Technologie de l'environnement o Pierre Servais pour les stages en centre de recherche o Frédéric Debaste pour les stages en entreprise Master en Sciences Agronomiques o Nicolas Vereecken pour les stages en centre de recherche o Charles De Cannière pour les stages en entreprise Master en Chimie et Bio-industries o Sigrid Flahaut pour les stages de recherche ou en entreprise

4 Déroulement de la procédure Recherche d un stage. Identification d un superviseur qui fera le suivi de la mise en place de la convention de stage notamment en vérifiant la pertinence des tâches proposées par le maître de stage. Remise de la convention de stage signée par le maître de stage, l étudiant, le superviseur, le responsable des stages et le président de l EIB. Les dates limites précises sont disponibles sur l Université Virtuelle. Stage : 12 semaines entre le lendemain de la proclamation de la première session et la semaine 7 (non incluse). Évaluation des stages : décembre ou mai. Les dates précises et horaire de passage des évaluations sont disponibles sur l Université Virtuelle. Conditions d éligibilité d un stage Les tâches confiées à l étudiant doivent être bien décrites et être à la mesure des tâches qu on pourrait attendre d un bioingénieur nouvellement diplômé. Le superviseur a approuvé les objectifs et tâches du stage définis dans la convention de stage et le maître de stage mentionné sera bien en contact régulier avec le stagiaire durant le stage. Le stage ne peut se dérouler dans un lieu où travaille un membre de la famille proche du stagiaire. Le stagiaire, quelle que soit la formule choisie, travaille dans un lieu où il est accueilli et équipé (à l exception de l ordinateur). Le télétravail régulier n est pas autorisé. Les lieux de stage éligibles sont ceux où l'étudiant pourrait être engagé par la suite en tant que bioingénieur ou bien où il peut acquérir une connaissance d'un cadre qui lui sera utile pour sa formation de bioingénieur. Convention de stage Le modèle utilisé doit être celui fourni par l EIB (il est disponible sur le site ainsi que sur l Université Virtuelle). La convention doit être complète et signée dans l ordre suivant : maître de stage, étudiant, superviseur, responsable des stages, président(e) de l EIB. NB : La convention est un document officiel qui contractualise la relation entre le lieu de stage et l université. Elle permet que l étudiant soit assuré par l université durant son stage. L'évaluation du stage L'évaluation est basée sur quatre éléments :

5 L évaluation du maître de stage (via la grille d évaluation) Le portfolio (évalué par le superviseur académique) Le texte intégrateur (3 pages max, fourni aux membres du jury) L'entretien (face au jury, 10 min de présentation et 10 minutes de questions-réponses) L avis du maître de stage : il s agit de l évaluation de vos livrables et de vos compétences professionnelles lors du stage. C est une partie importante car elle permettra de savoir si vous avez atteint les objectifs fixés par l entreprise, y compris d un point de vue technique et scientifique. Le portfolio qui doit contenir vos traces d apprentissages et vos réflexions durant le stage. Plus que le contenu en lui-même, l important est le portfolio soit un outil qui vous aura permis de garder les traces marquantes de votre stage et de prendre du recul par rapport à celui-ci. Enfin le texte intégrateur (3 pages max) et l entretien (10 minutes de présentation et 10 minutes de questions-réponses) permettront au jury d évaluer vos capacités à synthétiser votre expérience de stage. Ces deux exercices ont pour but d évaluer la capacité de l étudiant à - Synthétiser son expérience professionnelle (contexte, projets, travail effectué, ) ; - Identifier ses progrès ; - S auto-évaluer. Il s agit de deux exercices complémentaires. Même si le jury aura lu votre texte intégrateur avant l entretien, n hésitez pas à être redondant sur les points que vous jugez importants : ces deux exercices doivent avoir du sens s ils sont présentés indépendamment l un de l autre. Le temps qui vous est offert est volontairement court pour vos obliger à choisir les éléments les plus importants à présenter au jury. Stage à l étranger Erasmus Si un étudiant souhaite effectuer son stage à l'étranger (28 pays de l UE + Norvège, Turquie, Islande, Liechtenstein, Ancienne république yougoslave de Macédoine) et bénéficier d une bourse Erasmus stage pour son séjour à l étranger, il doit effectuer une demande auprès du coordinateur Erasmus de l EIB. Le formulaire de candidature (disponible sur site du Service de Mobilité Etudiante, SME) signé par le coordinateur Erasmus EIB doit être transmis au SME impérativement 6 semaines avant le début du stage (excepté pour les stages commençant en août et septembre, pour lesquels le formulaire doit être remis au SME pour 15 juin de l année académique précédant celle durant laquelle le stage sera effectué). Cette demande doit mentionner l institution de recherche ou l entreprise dans laquelle le stage sera effectué. Pour plus d informations, consulter :

6 BSSE Il est également possible de faire appel la Bourse de Soutien à un Stage à l Etranger (BSSE), créée à l initiative d Alumni de l Ecole Polytechnique de Bruxelles et de l Ecole Interfacultaire de Bioingénieurs. Toutes les informations sont disponibles à cette adresse :