Programme intégré de santé au travail des employé(e)s

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1 Programme intégré de santé au travail des employé(e)s (PISTE) L application de cette politique est sous la responsabilité de la Direction des ressources humaines et des relations de travail Source : Direction des ressources humaines et des relations de travail Comité exécutif 12 juin 2007

2 PISTE - Programme en cinq (5) volets 1.0 SUIVI MÉDICAL ET GESTION DE L ABSENTÉISME (procédure médico-administrative) N.B. Le premier volet constitue le processus officiel de gestion des invalidités 1.1 Absence du personnel enseignant courte durée : trois (3) jours ou moins Signalement d une absence de courte durée (enseignement régulier) Dans le cas du personnel enseignant à l enseignement régulier, la procédure à suivre pour signaler toute absence aux cours est disponible au Service de soutien à l enseignement et s effectue normalement par voie électronique (Omnivox Internet) selon les instructions annuelles fournies. Pour signaler une seule demi-journée d absence, on doit se présenter en personne pour signer la déclaration d absence la journée même et être présent au collège pour l autre demi-journée Avis de retour au travail (enseignement régulier) Pour annoncer le retour à la suite d un retard ou d une absence, l enseignant ou l enseignante doit impérativement signer sa déclaration d absence ou de retard dès son retour au Collège à l agente préposée aux absences au Service de soutien à l enseignement. Comme la durée de son absence pour maladie est déterminée en fonction du moment où la personne procède à la signature de sa déclaration d absence, si la maladie prend fin une journée pendant laquelle elle n a pas à fournir de prestations de cours, elle doit tout de même, pour signaler la fin de sa maladie, se présenter pour signer la déclaration d absence et ainsi signifier son retour officiel Signalement d une absence de courte durée (formation continue) Pour les chargées et chargées de cours de la formation continue, on doit aviser la préposée et transmettre, dès que possible, la date de reprise du cours, après entente avec les élèves concernés. En temps normal, en cas d absence, le chargé ou la chargée de cours communique avec ses élèves afin d éviter un déplacement inutile. À cette fin, une liste des élèves avec les numéros de téléphone vous est transmise dès les premiers cours. Vous pouvez également constituer une chaine téléphonique pour simplifier l opération. Aucun autre changement à l horaire des cours n est autorisé sans l accord du conseiller pédagogique responsable de votre programme. 1.2 Signalement d une absence de courte durée (autre personnel) Une absence de courte durée, soit de trois (3) jours ou moins, est signalée au supérieur immédiat ou à la supérieure immédiate et déclarée sur le formulaire de déclaration du temps de travail. À moins, qu il ne s agisse d absences répétées, nul n a besoin de déclarer ces absences au Service des ressources humaines. Si on a en main un billet ou un rapport médical à remettre, c est à ce service qu on doit le faire. Toutefois, pour une absence de trois (3) jours ou moins, un tel billet ou rapport n est pas exigé par le Collège à moins d instructions contraires. 1.3 Absence de plus de trois (3) jours (tous) et de moins de 104 semaines Billet médical Le billet médical est un simple billet émis par le médecin généralement dans une institution qui ne comporte que l identification du patient, le diagnostic et la date de retour au travail. Ces éléments sont essentiels pour la validité du billet. Le billet est acceptable lorsque la période d absence se situe à l intérieur du délai de carence. Ce simple billet n est pas valide pour activer l assurance traitement de l employeur qui intervient normalement après cinq (5) jours d invalidité. Par conséquent, s il contient les éléments requis, le billet est accepté pour les absences de 3, 4 ou 5 jours d invalidité.

3 1.3.2 Certificat médical Le collège a le droit de réclamer un certificat médical d une personne salariée qui s absente en invoquant son état de santé. Le certificat médical est un document provenant d un médecin attestant d un certain nombre de faits d ordre médical. Il ne s agit pas d un simple billet médical qui est insuffisant pour établir votre droit au versement de prestations de maladie par le Collège. Le Collège exige la production de ce certificat à même le formulaire qu il met à la disposition des membres du personnel. Par conséquent, à moins d une urgence, l employé qui se rend chez son médecin devrait se munir d un tel formulaire surtout s il a des motifs de croire que son médecin recommandera un congé de plus de cinq (5) jours. Il évite ainsi l inconvénient d un rendez-vous simplement pour faire compléter le certificat médical Formulaire du collège pour l assurance traitement Après un délai de carence de cinq (5) jours qu il assumera à même ses congés de maladie ou, à défaut, à ses frais, l employé régulier ou à contrat pourra bénéficier de l assurance traitement fournie par le Collège pour toute absence de plus de cinq (5) jours et de moins de 104 semaines Production du certificat médical (prévu au mandat des vérificateurs) Le Collège doit exiger la production du certificat médical pour toute absence pour laquelle il y a réclamation d assurance traitement de l employeur qui assume ces frais à même son budget de coûts de convention collective. Le médecin a l obligation légale de fournir un diagnostic à la personne salariée qui le consulte et de donner les précisions demandées au formulaire. Pour bénéficier de l assurance, l employé ou son représentant doit autoriser le médecin à fournir les renseignements demandés par l employeur. Ce rapport ne peut provenir d un autre professionnel de la santé (chiropraticien, psychologue, etc.) mais d un omnipraticien ou d un médecin spécialiste (psychiatre, endocrinologue, orthopédiste, neurologue, etc.). Le Collège peut faire l objet de vérifications à la demande du ministère qui voudrait s assurer qu il n est pas laxiste dans le traitement des dossiers médicaux. N.B. Le vérificateur général du Québec a recommandé à l Assemblée nationale en 2002 que des vérifications soient effectuées auprès des organismes publics à ce propos pour éviter les lacunes dans le suivi médical des dossiers des personnes qui réclament des prestations d invalidité Contenu du certificat médical (nature et durée de l invalidité) Le Collège a le droit de connaître la nature de l invalidité et sa durée probable et ce, conformément à la convention collective. Le Collège est en droit de savoir s il s agit d une maladie incapacitante selon les fonctions de travail de cette personne. Le diagnostic, la nature du suivi médical requis et ce qui fait que l invalidité rend l employé incapable d exercer ses fonctions doivent être démontrés. Le Collège doit exiger la production d un rapport médical complet comportant tous les éléments précédents. La simple attestation que l employé ne peut travailler ne constitue par un certificat adéquat donnant accès à l assurance traitement. Le certificat doit contenir l avis du médecin et non les simples déclarations de l employé. Il doit avoir été établi à la suite d une consultation en personne. Nonobstant ce qui précède, le certificat médical doit comporter tous les points suivants: le nom de la personne salariée; le nom du médecin traitant et son numéro matricule; la signature du médecin traitant; la date de la visite médicale; la date du prochain rendez-vous s il y a lieu; la date du début de l invalidité; la date prévue de la fin de l invalidité; le diagnostic; le programme de traitement, comprenant le type de traitement, la fréquence des séances de traitement ainsi que le nom et la posologie des médicaments; l autorisation de communiquer des renseignements, dûment signée par la personne salariée. Cette autorisation devrait être obtenue à chaque fois que le formulaire est complété. 2

4 1.3.6 Défaut de produire le certificat À défaut d avoir en main un tel certificat, le Collège peut refuser de procéder au versement de l assurance traitement à la suite du délai de carence de cinq (5) jours. Le certificat exigé par le Collège doit comporter une déclaration de la personne salariée nous autorisant à communiquer avec son médecin traitant. Les frais de production (le cas échéant) du certificat médical sont à la charge de la personne salariée. Les frais de l expertise médicale effectuée à la demande de l employeur sont à la charge de l employeur. Par ailleurs, à l échéance d un rapport médical, la personne salariée doit être en mesure de produire un nouveau rapport médical fournissant tous les renseignements établissant que l invalidité doit se poursuivre et mentionner la nouvelle date de retour probable Responsabilité du suivi médical Dans tous les cas où un certificat répondant aux normes spécifiées n a pas été fourni, le Collège se réserve le droit de référer la personne salariée à un médecin qu il désigne sur recommandation du service-conseil Retour au travail Au moment du retour au travail, le Service des ressources humaines doit être avisé dans un délai minimum de cinq (5) jours afin de permettre de procéder aux vérifications qu il souhaiterait faire pour s assurer que la personne invalide est bel et bien en état de reprendre ses tâches habituelles. Elle doit alors présenter au coordonnateur aux ressources humaines, le document médical attestant de sa capacité de retourner au travail. À cette occasion, compte tenu des antécédents médicaux, le Collège peut vouloir s assurer par une expertise médicale auprès de son spécialiste de la santé que la personne est effectivement en mesure de revenir au travail de manière sécuritaire tant pour elle que pour ses collègues de travail ou même pour les élèves, le cas échéant. Si le spécialiste de la santé recommande un retour progressif, c est à ce moment qu il faudra produire la recommandation médicale à cet effet. Toute demande de reconnaissance de limitations doit également être fournie au plus tard lors du dépôt de l avis de retour. 1.4 Absence pour invalidité prolongée (104 semaines ou plus assurance collective) Ayant franchi le cap de la 104e semaine d absence pour maladie, la personne salariée qui recevait des prestations d invalidité cessera de bénéficier de la couverture de l assurance traitement offerte par le Collège. À défaut de s être munie de la protection d assurance salaire longue durée de l assurance collective négociée par la Fédération syndicale à laquelle le Syndicat de la personne salariée invalide est affilié, cette dernière se retrouvera sans indemnité. À compter de la 104e semaine, c est l assureur collectif qui assure le suivi médical comme c est lui qui assumera désormais la couverture pour invalidité. À partir de ce moment, c est avec l assureur collectif que l employé transige et c est à lui qu on doit fournir les pièces médicales requises tout comme c est lui qui demandera occasionnellement une expertise médicale pour maintenir le droit à des prestations. Toutefois, le Collège est en droit, s il le juge à propos, pour fins de planification notamment, de maintenir le suivi médical pour se tenir informé de l état de santé de l employé invalide qui pourrait revenir un jour en présentant les rapports médicaux notifiant un tel retour. À défaut, le Collège pourrait procéder à un congédiement administratif. Il s agit d une condition essentielle pour réserver le poste laissé vacant. Rendu à cette étape, si l invalidité semble présenter un caractère de permanence, la personne salariée devra envisager la possibilité de s adresser à la Régie des rentes du Québec pour réclamer des prestations d invalidité. De toute manière, il est probable que l assureur demande à l employé invalide d effectuer une telle demande auprès de la Régie afin de réduise l ampleur des prestations qu il doit verser. 1.5 Programme spécialisée de soutien à la gestion de l absentéisme. Afin de s assurer de l expertise médicale appropriée, le Collège adhère au programme spécialisé de soutien à la gestion de l absentéisme offert par la Fédération des Cégeps en partenariat avec la Fédération des Commissions scolaires du Québec. Ce programme est articulé autour de trois (3) services: 3

5 1.5.1 Assistance en gestion médicale Les gestionnaires des ressources humaines des collèges ont accès à un service de consultation téléphonique afin de répondre aux demandes d assistance relatives au volet médical d un dossier d absence pour raison de santé. Ce service est assuré par une ressource expérimentée qui fait des recommandations pour les dossiers d assurance salaire et de lésion professionnelle. Le Collège soumet des certificats médicaux pour une lecture de diagnostic, une précision médicale, une recommandation, une intervention du médecin-conseil, etc. Les services offerts sont les suivants: assistance téléphonique des gestionnaires analyse des situations médicales vulgarisation de l information médicale détection des anomalies relatives au traitement, à la durée des absences, au pronostic et aux conditions relatives au retour au travail aide à la formulation de questions dans le cadre de demandes d expertises. collecte de l information médicale auprès des médecins traitants afin d éclairer le dossier, notamment concernant les limitations fonctionnelles à considérer conseils au regard des conditions inhérentes au retour au travail référence à des services médicaux spécialisés: accès à un répertoire des médecins spécialistes par région analyse de la pertinence d une expertise recommandations quant au choix de la spécialité et du spécialiste compte tenu du contexte médical et des attentes des gestionnaires quant aux délais d accès aux rendez-vous ainsi que pour l obtention d un rapport préliminaire recommandations quant aux interventions appropriées à la suite des résultats de l expertise recommandations aux gestionnaires: contact avec le médecin traitant, demande des renseignements médicaux complémentaires, etc. référence au médecin-conseil pour les dossiers de nature plus complexe et qui nécessitent une opinion médicale ou les cas d intervention auprès du médecin traitant. transmission des avis rendus par le médecin-conseil aux gestionnaires concernés conservation des données nécessaires à l identification, au traitement et au suivi des dossiers ainsi qu à la compilation de statistiques dans un système informatique de base de données. Ces données sont traitées de façon confidentielle dans le respect des normes en vigueur Service d un médecin-conseil Le médecin-conseil a pour mandat de faire des recommandations concernant un dossier ou des interventions auprès d un médecin traitant. La technicienne assurera le lien entre le gestionnaire et le médecin-conseil qui dans le cadre de ses mandats sera appelé à : procéder à l analyse d un rapport ou de notes médicales; fournir par écrit ou par téléphone les résultats d une analyse; contacter au besoin les médecins traitants; produire, au besoin, une argumentation médicale à l appui des recommandations faites, notamment dans les cas de litige Les outils de gestion Le service conseil assure la production du: Guide de l employeur concernant le traitement des périodes d absence pour invalidité ainsi que du Formulaire de réclamation d assurance salaire. 4

6 Guide de l employeur concernant le traitement des périodes d absence pour invalidité Ce guide offre un outil de références en matière de traitement des périodes d absence pour invalidité. Ce travail est réalisé en partenariat avec l équipe du Programme de santé et sécurité du travail du réseau du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). Formulaire de réclamation d assurance salaire En collaboration avec des conseillers spécialisés, le formulaire de réclamation d assurance salaire est en révision. Dès qu il sera disponible, il remplacera le formulaire du service-conseil du ministère au moment de l adoption du programme. 2.0 MESURES PRÉVENTIVES 2.1 Définition Mesures développées pour l ensemble du personnel afin d éviter les accidents et l apparition de la maladie. Ces mesures visent à favoriser la santé physique et mentale et même organisationnelle de manière à assurer la meilleure qualité de vie au travail possible. 2.2 Objectif d amélioration constante Conformément à la méthode Keizen d amélioration constante (ajout de nouveaux moyens plus performants et élimination des moyens qui se révèlent moins performants), le Collège offre des mesures susceptibles d avoir un effet positif sur un grand nombre de personnes. Tant et aussi longtemps que ces moyens s avèrent efficaces, ils sont maintenus dans les limites des disponibilités budgétaires. Au nombre de ces mesures, on peut retrouver des mesures telles la vaccination et les moyens pour contrer le tabagisme. Des moyens sont également pris dans le but de favoriser la prévention des accidents de travail. 2.3 Règlement de conflits Au besoin et selon ses disponibilités financières, le Collège facilite l intervention pour régler les conflits ou en médiation dans le but d assurer la qualité de vie au travail dans les différentes équipes de travail. 3.0 MESURES DE SENSIBILITATION 3.1 Définition L organisation d activités de santé physique et psychologique. Les mesures développées visent à favoriser la prise en main par l employé de sa santé physique et psychologique à partir de la formation, de l information et des activités de sensibilisation offertes par le Collège. 3.2 Les objets Les mesures de sensibilisation visent à améliorer : la productivité générale; la condition physique; l énergie des employées, employés la satisfaction au travail. 3.3 Ateliers et conférences Les mesures de sensibilisation portent sur tous les sujets susceptibles d améliorer la santé physique et mentale de l employé notamment le développement de bonnes habitudes de consommation, une bonne nutrition, la prévention des accidents, l usage prudent de produits nocifs, la gestion du stress, la qualité du sommeil, la santé cardiovasculaire, l humour au travail, des pratiques pour contrer l obésité et le cholestérol, etc. 5

7 4.0 MESURES DE RÉADAPTATION ET DE RÉINTÉGRATION AU TRAVAIL N.B. Ce volet ne sera entièrement mis en opération que lorsque le budget de la Direction des ressources humaines le permettra. En attendant, la Direction des ressources humaines peut appliquer les dispositions du présent volet lorsqu un dossier qui peut bénéficier de cette intervention est jugé prioritaire et que les prévisions budgétaires le permettent. 4.1 Nature du programme Le programme de réadaptation et réintégration vise à assurer la réussite du retour au travail (employés en arrêt pour santé mentale, maladie ou accidents autres que CSST) en particulier, dans le cas des employés ayant des problèmes de dépendance ou des limitations fonctionnelles. 4.2 Objet du programme Assurer la gestion de la période d invalidité jusqu à la réintégration complète et durable de l employé dans son milieu de travail avec la mise en place: d un accès à des services professionnels pour le soutien des employés en arrêt de travail pour raison psychologique. d un pivot entre les intervenants qui effectuent le suivi professionnel dans le rétablissement psychologique de l employé jusqu au retour au travail. 4.3 Objectifs institutionnels Réduire le nombre d employés en arrêt de travail pour raison psychologique dont la durée moyenne d absence pour invalidité est difficile à contrôler. Diminuer les impacts organisationnels et les coûts inhérents aux absences prolongées. 4.4 Aide au suivi et intervention auprès de l employé en arrêt de travail. Le consultant intervient d abord auprès des employés en arrêt de travail de moins de six (6) mois dont la cause de l invalidité est d ordre psychologique. Le programme peut aussi s adresser à des employés à risque de vivre un arrêt de travail afin de prévenir une période d invalidité d ordre psychologique ou une rechute. L organisation définit, en collaboration avec l équipe de consultants, les personnes admissibles et les modalités d inscription. Le programme débute par une évaluation du besoin selon certains critères et facteurs-clés de succès. Par la suite, le clinicien et l employé établissent ensemble un plan d intervention. L employé demeure le grand responsable du succès de sa démarche. Une fois que l état de santé de l employé le permet et le protocole de retour au travail est accepté par les deux parties, le processus de réintégration est mis en œuvre. 4.5 Durée du programme Il s agit d un programme qui vise une réinsertion au travail dans un délai de trois mois et alloue un maximum de 28 heures d intervention. Quoique chaque situation possède ses propres caractéristiques, les rencontres ont lieu généralement deux fois par semaine et une fois par semaine lors de la réinsertion au travail. 4.6 Plan d intervention (consultez la remarque préliminaire au début du volet 4) Le programme offre à l employé un plan d intervention personnalisé en vue de sa réadaptation et ensuite de sa réinsertion au travail.

8 Ce plan comprend un suivi intensif avec un psychologue qui l accompagne dans sa démarche de récupération et de prévention d une rechute. Une démarche d accompagnement au retour au travail. La démarche complète est assurée par une équipe multidisciplinaire préoccupée par la condition psychologique et médicale de l employé. 4.7 Pour assurer la réussite du programme, la pratique de l ensemble des interventions en réadaptation et en réinsertion au travail s appuie sur trois principes de fonctionnement fondamentaux: Le volontariat Idéalement l employé s adresse au programme de façon volontaire, ses chances de réussite durable sont ainsi augmentées de façon très significative. Cependant, il peut arriver que le soutien offert soit une dernière chance pour l employé ayant une problématique d absences fréquentes ou nombreuses ou les deux. L employeur peut surseoir à une procédure disciplinaire, le temps de permettre à une personne à son emploi de se prendre en main notamment pour régler un problème de dépendance. Pendant la période de traitement, l employé est considéré en maladie et, selon son niveau de revenus, le Collège peut appuyer sa démarche thérapeutique qui peut entraîner un partage des frais La confidentialité Le traitement des informations s effectue selon les codes d éthique en vigueur au pays. Un certain nombre d informations statistiques est recueilli afin de gérer l évolution de la démarche et assurer le retour au travail de l employé La non-ingérence Le programme ne peut influencer en aucun moment les autres systèmes de gestion des ressources humaines existants dans l organisation. De plus, aucun préjudice ne peut être causé à un employé parce qu il consulte le programme. Bien au contraire, il peut même être invité à le faire sur la recommandation de la Direction des ressources humaines ou du supérieur immédiat. 5.0 MESURES FAVORISANT LA BONNE CONDITION PHYSIQUE 5.1 Condition physique Lorsque le Collège est en mesure de fournir les services d un conseiller en santé, le présent volet est activé afin de permettre au conseiller d offrir à un employé ou une employée d établir son programme adapté de conditionnement physique en fonction de son état de santé. Le Collège offre aux employés et employées la possibilité d une évaluation de la condition physique conforme aux normes canadiennes recommandées avant d établir un programme d entrainement et de conditionnement physique adapté aux besoins de l employé ou de l employée. (voir annexe). Le bénéficiaire renonce ainsi à toute responsabilité du conseiller en santé ou du Collège au cas où le programme proposé aurait pour effet d aggraver exceptionnellement l état de santé du bénéficiaire du programme. 5.2 Objectif de changement durable Le collège encourage une démarche intégrée et progressive qui peut conduire à des changements de comportements durables en rapport avec l activité physique. La contribution du conseiller en santé est fournie avec cet objectif. 5.3 Accès aux installations Le Collège offre à ses employés un tarif réduit ou préférentiel aux activités de conditionnement physique ou sportives. Il favorise, pour le personnel, l accès aux installations, notamment aux gymnases, à la piscine, à la salle de musculation et à l aréna ainsi qu aux appareils disponibles pour favoriser l atteinte d une bonne condition physique. Toutefois, ces services offerts ne peuvent se faire au détriment des besoins de formation des élèves et selon la disponibilité des installations compte tenu des obligations contractuelles de l institution. 7

9 5.4 Tarif préférentiel Le Collège peut être amené à négocier un tarif préférentiel avec des entreprises offrants des services utiles aux fins du programme ou à adhérer à un programme de réduction négocié par la Fédération des Cégeps. 5.5 Contrer la sédentarité Sur une base expérimentale ou régulière, le Collège offre des mesures visant à assurer et à encourager le conditionnement physique du personnel que les tâches régulières amènent à la sédentarité sur une base expérimentale ou régulière. 5.6 Consultation du dossier médical (voir formulaire d autorisation en annexe) Le conseiller en santé s engage à respecter la confidentialité et le participant peut autoriser, au besoin, la consultation de son dossier de santé par le conseiller. Le conseiller en santé doit s engager à respecter les dispositions des présentes et de la Politique de gestion des ressources humaines. 5.7 Suivi et persistance Le Collège favorise le suivi des employés couverts par un programme adapté afin d assurer l encouragement et la persistance et éviter toute difficulté en accord avec l objectif visé à l article DISPOSITIONS GÉNÉRALES Les dispositions du présent programme n affectent en rien les dispositions du Programme d aide au personnel. Elles ne peuvent contredire les dispositions de la Politique de gestion des ressources humaines ni la réglementation du Collège. Tout programme antérieur ou toute directive antérieure portant sur les mêmes objets sont abrogés par le présent programme. Le présent programme entre en vigueur à compter du début de la session d automne 2007 et relève de la responsabilité de la Direction des ressources humaines. Les décisions relatives à l accès aux installations relèvent de la Direction générale sur recommandation du comité de régie. 8