2 ème Conférence Ministérielle Régionale sur la Sécurité des Frontières -Fiche Logistique-

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1 2 ème Conférence Ministérielle Régionale sur la Sécurité des Frontières -Fiche Logistique- 1) Date et lieu de la Conférence La conférence se tiendra à Rabat, les 13 et 14 novembre 2013 au siège du Ministère des Affaires étrangers et de la Coopération novembre: réunion des experts à la Salle Benhima - 14 novembre: réunion ministérielle à la Salle Balafrej 2) Formulaire d inscription, d arrivée et de départ : Les membres des délégations participantes (2 +6) sont tenues de remplir les formulaires d inscription, d arrivée et de départ (annexe 1) et de l envoyer au Poste de Coordination (PC) dont les adresses électroniques et les numéros de fax sont mentionnés au point 13 et ce, avant le 12 novembre 2013, délais de rigueur. 3) Badges des participants. a) Un badge de participation sera délivré à chaque participant sur la base des informations contenues dans le formulaire d inscription. b) Les badges seront délivrés aux participants au siège du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération (Desk accueil) à partir du 13/11/2013. c) En plus des badges, des pins seront délivrés aux Ministres et chefs de délégations. d) Pour des raisons de sécurité, le port de badges et de pins est impératif tout au long des travaux de la conférence. 4) Traduction Une traduction simultanée en langues arabe, française et anglaise sera assurée pendant les travaux de la conférence (13 et 14 novembre). 1

2 5) Vols privés a) Les pays disposant d une autorisation permanente de survol et/ou d atterrissage sont priés de communiquer au Ministère les coordonnées des Vols spéciaux. b) Les pays ne disposant pas d une autorisation permanente de survol et/ou d atterrissage sont priés d envoyer une demande au PC conformément au formulaire joint en annexe 2. c) Les Ambassades accréditées au Maroc sont tenues d informer le PC, par écrit, s il s agit d un vol d état où d un aéronef privé affrété. 6) Bagages a) L assistance des Ambassades accréditées au Maroc est sollicitée pour assister à la réception des délégations de leur pays ainsi qu à la collecte des bagages aux aéroports et leur acheminement vers les lieux de résidence des délégations, le cas échéant. b) Les Ambassades accréditées au Maroc sont tenues de saisir le PC, par écrit, sollicitant une autorisation des autorités de l Aéroport pour utiliser un véhicule de l Ambassade pour la récupération des bagages des vols spéciaux. 7) Transport intérieur a) Le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération mettra à la disposition des Chefs de délégations des pays participants ayant rang ministériel, une voiture avec chauffeur du 13 au 15 novembre b) Les Ambassades des pays participants dont le Chef de la délégation n a pas de rang ministériel assureront le transport intérieur de celui-ci. c) Le transport des autres participants des aéroports Med V de Casablanca et de Rabat-Salé vers les hôtels mentionnés dans le point 8 sera assuré à l arrivée, les 12 et 13 novembre 2013 et au départ à partir des hôtels vers les aéroports de Casablanca et de Rabat Salé, les 14 et 15 novembre 2013 par Minibus et ce, selon les coordonnées d arrivée et de départ mentionnées dans le formulaire (annexe 1). d) Des Minibus assureront des navettes à partir et vers les hôtels (8h du matin-fin des travaux) et le lieu de la conférence, les 13 et 14 novembre. 2

3 8) Le séjour a) Les frais de séjour seront à la charge des délégations des pays participants. b) Les hôtels ci-après, accorderont des prix préférentiels aux délégués ayant fait leur demande à travers l adresse électronique : La Tour Hassan Chamber standard Chamber Superior City View Chambre de Luxe junior Grand Presidential Royal Le petit dejeuner: 200 dh Sofitel Jardins des Roses Chamber standard Chamber de Luxe Chambre de Luxe club junior prestige Opera imperial Royal Le petit dejeuner: 250 dh Les tarifs sus-indiqués sont en Dirham marocain 9) Restauration Le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération assurera des pauses café lors des travaux de la Conférence, selon le programme proposé, et offrira aux participants le 13 novembre 2013 une collation et un déjeuner officiel le 14 novembre ) Visas a) Les participants des pays soumis au régime de visa pour entrer sur territoire marocain sont tenus de formuler une demande pour l obtention d un visa d entrée auprès des représentations diplomatiques et postes consulaires du Royaume du Maroc dans leur pays de résidence. 3

4 b) Pour les participants soumis au régime de visa pour entrer au Maroc et résidents dans des pays où le Maroc ne dispose pas de représentation diplomatique ou poste consulaire, ils sont tenus de faire parvenir au PC une demande accompagnée d une copie des pages principales de leur passeport et de lui communiquer la date de leur arrivée, le nom de la compagnie aérienne, le numéro de vol ainsi que leur adresse pour leur faire parvenir les autorisations requises. 11) Port d arme a) Les Ambassades accréditées au Maroc dont les chefs de délégation seront accompagnés d agents de sécurité porteur d arme sont tenues de présenter au PC une demande (annexe 3) qui sera soumise aux autorités marocaines compétentes pour approbation. b) Pour les pays qui n ont pas de représentation diplomatique au Maroc, ils sont tenus d envoyer directement au PC, une demande d autorisation de port d arme (annexe 3) 12) Presse a) Pour avoir une accréditation, les journalistes doivent remplir le formulaire disponible sur le site Web du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération : b) Les demandes d accréditation doivent être adressées à la Direction de la Diplomatie Publique et des Acteurs non Etatiques à l adresse électronique : 13) Poste de Coordination (PC) Pour toutes autres informations, les participants sont invités à contacter le Secrétariat de la Conférence aux adresses électroniques et au numéro de fax suivants : Tél : Fax: /18 PS/pour l'accueil des participants, deux PC seront mis en place au niveau des aéroports de Casablanca et de Rabat à partir du premier jour des arrivées. 4

5 Annexe 1 Formulaire d inscription, d arrivée et de départ -2ème Conférence Ministérielle Régionale sur la Sécurité des Frontières- Rabat le: 13-14/11/2013 Pays: Pour le Chef de la Délégation: Photo Informations Personnelles Prénom Nom Fonction N de Téléphone Adresse Coordonnées d arrivée et de départ Jour d arrivée Jour de départ N de Vol N de Vol Heure d arrivée Heure de départ Aéroport Aéroport Nom de l hôtel Régime alimentaire Observations 5

6 Pays: Pour les members de la délégation Photo Informations Personnelles Prénom Nom Fonction N de Téléphone Adresse Coordonnées d arrivée et de départ Jour d arrivée Jour de départ N de Vol N de Vol Heure d arrivée Heure de Départ Aéroport Aéroport Nom de l hôtel Régime alimentaire Observations 6

7 Annexe 2 Formulaire de demande d autorisation de survol et d atterrissage Pays Type d avion Compagnie aérienne N d immatriculation Code d appel Liste et noms de passagers Liste et nombre de l équipage Point d entrée 7

8 Annexe 3 Autorisation de port d arme Pays: Nom et prénom Date et lieu de naissance Type et n du passeport Type d arme N de serie Nombre de munitions Date, heure et aéroport d entrée de l arme Date, heure et aéroport de sortie de l arme 8

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