CONVENTION ENTRE L ASSOCIATION SPORTIVE DU GOLF DE MENNECY CHEVANNES (ASGMC)

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1 CONVENTION ENTRE L ASSOCIATION SPORTIVE DU GOLF DE MENNECY CHEVANNES (ASGMC) ET GAIA CONCEPT MENNECY CHEVANNES (GCMC) 1

2 PREAMBULE Il est intervenu entre : et - GAIA CONCEPT MENNECY CHEVANNES (GCMC) - L ASSOCIATION SPORTIVE DU GOLF DE CHEVANNNES (ASGMC) la présente convention. Celle-ci a pour objet de définir le cadre des relations entre GCMC et l ASGMC ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION GCMC met à disposition de l ASGMC les équipements et prestations suivantes : - Le Club House et le chalet sur demande à titre exceptionnel. - L emplacement d un tableau d affichage permanent + des espaces temporaires négociés. - Le parcours pour l organisation des compétitions conformément au cahier des charges annuel défini entre les parties. - La réception du courrier par l accueil. - Accueil des compétiteurs. - Enseignement et entraînement onéreux des membres de l ASGMC. L ASGMC aura accès à ces équipements dans les conditions suivantes : - Au terrain : Dans le cadre général d accès au public, dans le respect du règlement intérieur. Les membres de l ASGMC s acquittent du paiement des tarifs applicables aux usagers. - A l accueil : aux heures d ouverture de l établissement La présente convention est conclue à titre gratuit dans la mesure où tous : - Les membres de l ASGMC ont acquitté auprès de GCMC un abonnement. - Les participants aux compétitions ou inter-clubs ont acquitté un droit d accès aux équipements. En revanche, au cas où l ASGMC ferait appel à des moyens de GCMC ceux-ci feraient l objet d une facturation (voir détail annexe 1). GCMC autorise l ASGMC à établir son siège sur le Golf sis Chemin de l Avenue à CHEVANNES ARTICLE 2 : LES OBLIGATIONS DE GCMC Dans le cadre de cette convention, GCMC : - Assure l entretien et le renouvellement des équipements et des matériels mis à disposition de l ASGMC. - Assume la responsabilité de tout incident qui pourrait intervenir en cas de défaillance du matériel ou des équipements et contracte, à cet effet, les assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité. 2

3 GCMC souscrit auprès des organismes de services publics (EDF, Service des Eaux, etc ) les abonnements indispensables au fonctionnement de l infrastructure mis à disposition de l ASGMC. - Veille à l accessibilité des installations mises à disposition de l ASGMC durant les heures d ouverture. - Conformément aux statuts de la FFG, GCMC prend acte qu il ne peut y avoir qu une association affiliée par terrain de façon à garantir le bon déroulement des compétitions fédérales et désigne l ASGMC pour participer à la vie sportive fédérale. Elle prend également acte de la nécessité de son adhésion à la FFG dans la catégorie «membres associés» pour que l ASGMC puisse être affiliée. Elle s engage à respecter l ensemble des obligations fédérales qui en découlent. - Elle s engage à respecter l ensemble de la législation et de la réglementation qui lui est applicable. A ce titre elle s engage entre autres à respecter les obligations d assurances édictées par la loi sur le sport (assurance responsabilité civile et obligation d information des pratiquants) ARTICLE 3 : LES OBLIGATIONS DE L ASGMC - Elle doit utiliser, dans des conditions normales, l ensemble des équipements mis à sa disposition par GCMC dans le respect du règlement intérieur. - L ASGMC est responsable de toutes les dégradations qui pourraient survenir du fait des activités qu elle organise pendant les périodes de mise à disposition. - Elle veille au respect de cette obligation par les participants à ses activités et s assure notamment de leur respect de l étiquette et des règles du jeu édictées par la FFG. A ce titre l ASGMC (selon le cahier des charges en annexe 2) : Participe au fonctionnement de l école de golf en soutien de GCMC. Organise et gère des animations sportives. Organise et gère les équipes de club. - Conformément au règlement intérieur du Club l enseignement est exclusivement réservé aux seuls enseignants diplômés d Etat salariés de GCMC. L ASGMC s oblige donc en cas de besoin à solliciter GCMC pour toute action de formation, entraînement, encadrement, initiation, etc.. - L ASGMC s engage à respecter l ensemble de la législation et de la réglementation qui lui est applicable. A ce titre elle s engage entre autres à respecter les obligations d assurances édictées par la loi sur le sport (assurance responsabilité civile et obligation d information des pratiquants) 3

4 - L ASGMC s engage à ne faire appel à aucun parrain susceptible de porter atteinte à l image du Golf et en particulier à ne promouvoir aucune marque commercialisant des alcools ou du tabac. - L ASGMC s engage en outre à ne solliciter le soutien d aucune entreprise ou organisme de quelque nature que ce soit dont l intervention et/ou la présence sur le Golf serait incompatible ou en concurrence avec les entreprises liées à GCMC, sauf accord préalable de GCMC. - L ASGMC s engage ainsi à soumettre pour accord à GCMC la liste des entreprises où organismes avec qui elle envisage de créer un accord de partenariat ou de parrainage. - La GCMC n aura pas à motiver son refus. ARTICLE 4 : UTILISATION DU NOM - En toute hypothèse, GCMC autorise l ASGMC, pendant la durée d exécution de la présente convention, à utiliser le nom GCMC ou le logo de GCMC. Il est ici rappelé que l enseigne et les signes distinctifs de GCMC demeurent la propriété exclusive de GCMC et que l ASGMC ne pourra en user que dans le cadre de la présente convention. L ASGMC s engage à soumettre au préalable à GCMC tout projet de communication utilisant la dénomination GCMC ou Golf de Chevannes, afin de sauvegarder la réputation et l image du Golf (caractères, graphismes, sigles, logo type et couleurs). - Obligation d information si changement : L ASGMC s engage également à ce qu aucune confusion ne puisse se créer dans l esprit de quiconque, et notamment de la clientèle de GCMC, sur sa qualité de structure juridique indépendante de l ASGMC. ARTICLE 5 : INDEPENDANCE DE FONCTIONNEMENT L ASGMC et GCMC prennent acte de la nécessité pour chacune d assurer son indépendance de fonctionnement et financière en disposant de ses propres ressources et en assumant l intégralité des charges de ses activités. GCMC ne peut verser à l ASGMC que des subventions globales d équilibre sans contrepartie. Cette subvention ne doit donc pas être versée en vue d une affectation à une activité spéciale au bénéfice direct de la société versante. GCMC et l ASGMC ne doivent pas avoir de dirigeants, de droit ou de fait, communs. Aucun associé ou son représentant ne peut être dirigeant de l association, sauf à titre consultatif. L ASGMC ne peut constituer un vecteur commercial de GCMC. Il est toutefois admis que dans un souci de gestion harmonieuse des activités des deux organismes, GCMC et l ASGMC instituent une communication harmonieuse régulière. Dans 4

5 ce but GCMC et l ASGMC s engagent à organiser régulièrement des réunions d information dont elles établiront l ordre du jour en commun et établiront un compte-rendu. ARTICLE 6 : DISPOSITIONS DIVERSES - Durée du contrat : La présente convention est conclue à durée déterminée pour 16 mois an à compter du 1 er septembre Elle pourra être reconduite pour 1 an par tacite reconduction à compter de chaque 1 er janvier. Chaque partie pourra y mettre fin à condition d en informer l autre partie par lettre RAR 1 mois avant la date d anniversaire du contrat. - Résiliations, sanctions : En cas de manquement de l une des parties à ses obligations, l autre partie pourra la mettre en demeure, par lettre R.A/R, de respecter ses engagements. A défaut de régularisation dans un délai d un mois, le contrat pourra être résilié de plein droit par simple lettre R.A/R sans respect d un quelconque préavis et aux torts de la partie qui aura manqué à ses obligations. Celle-ci pourra en outre être condamnée à des dommages et intérêts. En cas d infraction ayant donné lieu à mise en demeure au cours des 24 derniers mois, le contrat pourra être résilié de plein droit à cet effet immédiat par lettre RAR sans nouvelle mise en demeure. Fait à Chevannes, le 26 Août 2006 en deux exemplaires GCMC ASGMC Le Directeur Le Président H. Segrais D. Julié 5

6 ANNEXE N 1 Tarification des moyens de GCMC mis à la disposition de l ASGMC. Affranchissement Photocopie Voiturette Entraînement des équipes Seau de balles durant les entraînements Selon le tarif en vigueur 0.35 TTC Selon le tarif en vigueur 77 / heure Selon le tarif en vigueur Liste non exhaustive à compléter à chaque nouveau moyen utilisé. Tarification révisable chaque 1 er janvier. Chevannes le 26 Août En deux exemplaires. GCMC ASGMC Le Directeur Le Président H. Segrais D. Julié 6

7 ANNEXE N 2 Cahier des charges annuel détaillé de l ASGMC envers GCMC Ecole de golf : L ASGMC prendra part aux côtés de GCMC de l organisation et du déroulement de l école de golf au travers de bénévoles sous le couvert de l enseignant du club. Equipe du Club : L ASGMC prendra en charge l entière préparation, organisation et déroulement des équipes de club. Animation club : Les rencontres inter-clubs à raison de 3 maximums par année civile pourront être organisées. Des départs de 4 joueurs seront mis à la disposition de l ASGMC à concurrence de 10 départs maximum par rencontre. Les tarifs de réciprocités en vigueur (green fee). Compétition : Le cahier des charges ci-dessous est mis en place : Organisation de 25 compétitions en week end maximum par an dont 15 compétitions maximum entre avril et juin et septembre et octobre. Le deuxième dimanche de chaque mois est libre de toute organisation de compétition afin de permettre aux non-compétiteurs de pratiquer librement. La préparation du calendrier des compétitions sera fait en commun. L ASGMC et GCMC arrêteront un calendrier définitif des compétitions et comportera au minimum : - La date des compétitions - La formule de jeu - Le nom des sponsors Une fois validé un calendrier des compétitions imprimé en nombre suffisant pour alimenter la demande des pratiquants durant toute l année sera effectué par GCMC. Dans le cadre d une organisation de compétition GCMC assurera les tâches suivantes : - Préparation du terrain. - Prise en charge pré-compétition des relations avec le sponsor, - Placer les fiches d inscriptions avec le règlement de l épreuve 7 jours avant la compétition, - Assurer l organisation via fléole de la compétition, - Mise en place la veille de la compétition de la PLV, - Assurer le recording, - Assurer le protocole de la remise des prix en collaboration avec l ASGMC, - Assurer la mise à jour des handicaps par le biais de fléole. - Démontage de la PLV du sponsor le soir ou le lendemain matin suivant la compétition, Dans le cadre d une organisation de compétition l ASGMC assurera les tâches suivantes : - Fournir les emplacements des repères de départ, la grille des drapeaux, les règles locales à GCMC l avant veille de la compétition. 7

8 - Valider les règles locales complétées des règles locales du jour le matin de la compétition. - Assurer le leader board, starter et commissaire de parcours. - Assurer le protocole de la remise des prix avec GCCM, - Compte rendu post compétition en direction de la presse. Les départs seront bloqués au trou N 1 à partir de 8 h 30 dans le cadre des compétitions. L intervalle des départs et le nombre de compétiteurs par départ seront laissés à la libre appréciation de l organisation. Dans le cas d accueil de compétitions départementales, régionales, nationales ou internationales l autorisation d organisation devra être obligatoirement demandée à la GCMC. Dans ce cas un cahier des charges spécifiques concernant la préparation et la répartition «charges / produits» sera conjointement mis en place entre l ASGMC et la GCMC. L organisation d un cocktail sur la base des formules proposées par la GCMC à concurrence minimum du nombre d inscrits à la compétition + 10% devra être assurée pour toutes les compétitions sponsorisées. GCMC s autorise le droit d organiser des compétitions également en semaine. Chevannes le 26 Août 2006 ; En deux exemplaires. GCMC Le Directeur H. Segrais ASGMC Le Président D. Julié 8