GUIDE POUR ORGANISER UNE MANIFESTATION LA VILLE EST A VOUS

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1 GUIDE POUR ORGANISER UNE MANIFESTATION LA VILLE EST A VOUS "La ville est à vous" regroupe des fêtes de quartier organisées autour de la convivialité, de l intégration et du mieux vivre ensemble. Connue aussi sous le nom de "vide-grenier", elle s'inspire de La fête de la Reine organisée chaque année à Amsterdam. La rue est à vous, qui se tient chaque année dans le quartier des Pâquis depuis 1993, a été la première manifestation de ce genre organisée à Genève. Organiser une fête de rue est une entreprise complexe. Comment occuper l espace public sans provoquer de perturbations dans le fonctionnement de différents services publics? Comment obtenir les autorisations nécessaires, comment intéresser de la population vis-à-vis de ces manifestations de proximité, comment mobiliser des bénévoles? Autant de questions auxquelles sont confrontés les comités d organisation. Organiser une fête nécessite également des moyens financiers : la Ville de Genève octroie des subventions aux comités pour les aider à couvrir leurs frais et offre, sous certaines conditions, des prestations habituellement payantes (prêt de bancs et tables, ramassage des déchets, etc.). Elle met aussi à la disposition des comités une cellule de coordination, au sein du Département de la culture, pour répondre à leurs sollicitations et les accompagner dans leurs démarches administratives. En contrepartie, la Ville fixe certaines règles, comme l obligation du tri et le recyclage des déchets ou l'usage de vaisselle compostable. La Ville de Genève met à disposition l espace public et soutient les comités dans le but de : amener les habitantes et habitants à prendre possession de leur quartier et à le vivre autrement favoriser le rapprochement de la population, toutes classes sociales, origines culturelles et générations confondues stimuler diverses formes d expression artistiques et culturelles, étrangères ou locales, impliquant la participation active du quartier (population résidente, associations, commerces, etc.) sensibiliser la population au maintien d une certaine qualité de vie et à la protection de l environnement à Genève mieux vivre ensemble en respectant les règles qui président au bon fonctionnement de la cité et ce pour l intérêt de toutes et de tous Ce guide résume en quelques pages les principales étapes que doivent suivre les comités d'organisation pour faire partie de "La ville est à vous" et ainsi bénéficier du soutien de la Ville et du Canton de Genève.

2 GUIDE A L ATTENTION DES COMITES D ORGANISATION Activité Délais Remarques, liens Chapitre 1 Démarches administratives S'inscrire pour la prochaine édition de "La ville est à vous" (VAV) Autorisation Remplir et envoyer la demande unique d'autorisation du Domaine public Remplir et envoyer la fiche détaillée explicative de la manifestation et l annexer à la demande unique d autorisation (VAV) Envoyer copie de toute la correspondance (envoyée et reçue) avec les services à la coordination de la VAV 15 novembre de l'année précédant la manifestation Délai recommandé : 3 mois avant la manifestation Délai officiel : 1 mois avant la manifestation 3 mois avant la manifestation (VAV) L'inscription est obligatoire, y compris pour les comités ayant déjà organisé une manifestation. Visualiser les conditions pour faire partie des manifestations de "La ville est à vous" Visualiser les consignes pour s inscrire à la prochaine édition de "La ville est à vous" Visualiser la fiche d inscription Suite à votre demande d autorisation, vous recevrez une convocation à la réunion technique Le délai officiel ne permet pas l'organisation des réunions techniques et stands nourritures. En conséquence, nous recommandons de faire la demande 3 mois avant la manifestation. Aller sur le site permettant de télécharger la demande unique d'autorisation du Domaine public Télécharger une fiche détaillée explicative de la manifestation Visualiser un exemple de fiche détaillée explicative de la manifestation L échange des courriers permet un meilleur suivi de la coordination Lien vers le site de "La ville est à vous" Réunion technique Avant la réunion technique Organiser une visite conjointe du périmètre - centrée sur les questions de sécurité - réunissant le comité, la coordination VAV, le SIS, la Gendarmerie les ASM et le SEEP (pour les panneaux de signalisation) Réunir le comité et désigner le(s) représentants du comité à la réunion technique La réunion technique est un moment d'échange et d'ajustement entre le comité d'organisation et les services. Elle précède la délivrance de l autorisation. Le comité doit être représenté à cette réunion par une ou plusieurs personnes. En tant qu'interlocutrices direct des services, elles doivent être en mesure de répondre aux questions liées à l'organisation de la manifestation. Au plus tard 2 semaines avant la réunion technique 1 semaine avant la réunion technique

3 Organiser une séance de préparation en collaboration avec la coordination de la VAV Pendant la réunion technique Distribuer le plan résultant de la réunion conjointe du périmètre centrée sur les questions de sécurité (VAV) Après la réunion technique Si nécessaire, prendre rendez-vous sur le site afin de régler des questions en suspend Modifier si besoin le dispositif en fonction des remarques des services et le communiquer aux services Le cas échéant, informer le comité et la coordination de la VAV des modifications s'il y en a Dans la semaine qui suit la réunion technique Chapitre 2 Préparer la manifestation Assurer la promotion publicitaire de la manifestation Informer la population et les responsables de la manifestation sur les conditions de participation et consignes de sécurité Les sensibiliser et les inviter à imaginer leur participation, à proposer des animations Inviter la population et les personnes intéressées par la manifestation à s'inscrire pour les stands de nourriture Envoyer le programme comprenant horaires, lieux, types d animation, etc., à la coordination de la VAV Commander le matériel de fêtes et autres pour assurer la logistique Elaborer le plan de livraison de matériel, d installation et d'emplacement des structures lourdes (scènes, roulotte WC, manège, etc.) (VAV) Confirmer la réservation des panneaux lors de la réunion sécurité précédant la réunion technique (signalisation, interdiction de stationnement) En collaboration avec la coordination de la VAV, commander la scène mobile de la Ville et/ou solliciter la mise à disposition des équipes techniques (les "Nomades") et du matériel de sonorisation de la Ville durant la manifestation 2 mois avant la manifestation 1 mois avant la manifestation Délai recommandé : 3 mois avant la manifestation Délai officiel : 2 semaines avant la manifestation 2 semaines avant la réunion technique (VAV) Pré réservation : novembre, Confirmation : janvier Visualiser un exemple de fiche d'inscription pour les animations Visualiser un exemple de fiche de pré inscription pour les stands de nourriture Visualiser un exemple d un programme de la manifestation Nous demandons de faire la demande (pré réservation) 3 mois avant la manifestation pour éviter que le matériel ne soit déjà réservé pour une autre manifestation. Lien vers le site du service logistique et manifestations (LOM) Visualiser un exemple de commande du matériel de fêtes Visualiser un exemple de plan de livraison de matériel et d installation des structures lourdes (VAV) Une réservation pour les panneaux de toutes les manifestations est faite par la coordination VAV en janvier Visualiser le kiosque mobile

4 Chapitre 3 Organiser la réunion pour les stands de nourriture avec le Service de la consommation Avant la réunion Fixer une date et un lieu pour la tenue de la réunion pour les stands de nourriture en collaboration avec les délégués des UAC Informer le Service de la consommation de la date de la réunion Convoquer les stands de nourriture retenus en fonction des critères définis par le comité En collaboration avec les UAC, préparer le support visuel (film), les fiches d'information et d'inscription, les macarons, etc. Pendant la réunion Attribuer à chaque inscrit un numéro (à reporter sur la fiche d inscription) qui lui sera remis sous forme de macaron en début de manifestation. Après la réunion Transmettre au Service de la consommation (SCAV) et à la Voirie ville propre (VVP) les copies des fiches d'inscription Chapitre 4 Pendant la manifestation Assurer la surveillance nocturne du site, si nécessaire, des scènes et du (des) bar(s) 2 mois avant la manifestation 1 semaine avant la réunion 2 semaines avant la manifestation Dans la semaine qui suit la réunion Commencer la surveillance dès la veille de la manifestation Lien vers le site des UAC (Unités d actions communautaires / Service social de la ville de Genève) Lien vers le site du Service de la consommation (SCAV) Visualiser le DVD "Pour que la fête soit réussie" (le est lien inactif) Visualiser les directives d'hygiène alimentaire Lien vers le site du Service de la consommation (SCAV)Lien vers le site de la Voirie ville propre (VVP) Fermer puis surveiller le périmètre pour dissuader les personnes qui cherchent à s'installer avant l'heure du début de la manifestation. Le jour même de la manifestation dès 06:00 Surveiller la fête tout au long de son déroulement Contrôler les stands selon les directives des services concernés Avoir des personnes identifiables avec des moyens de communication pour faire respecter les directives de la manifestation (accès d urgence, normes de sécurité, hygiène, etc.) Clôturer la manifestation et inviter les participantes et participants à mettre fin aux activités Nettoyer le périmètre et stocker les déchets encombrants aux lieux de levée et les indiquer à la voirie. Ranger les panneaux de signalisation et le matériel voirie aux lieux de levée, clôturer la fête et ouvrir les rues

5 Chapitre 5 Après la manifestation Faire un bilan de la manifestation avec la coordination de "La ville est à vous" (VAV) Envoyer les photos, vidéo ou articles de presse à la VAV Envoyer le rapport d activités de la manifestation, le bilan financier et le rapport des vérification des comptes au Département de la culture Avant le 15 novembre Avant le 15 mars de l'année qui suit Avant le 15 mars de l'année qui suit

6 CONDITIONS POUR FAIRE PARTIE DES MANIFESTATIONS DE "LA VILLE EST A VOUS" Retour aux consignes pour s inscrire à la prochaine édition de "La ville est à vous" R etour aux consignes pour s inscrire à la prochaine édition de "La ville est à vous" R etour au guide à l attention des comités d organisation

7 CONSIGNES POUR S INSCRIRE A LA PROCHAINE EDITION DE "LA VILLE EST A VOUS" Pour pouvoir faire partie de la prochaine édition de "La ville est à vous", les comités des associations qui se chargeront d'organiser la manifestation doivent impérativement compléter et envoyer la fiche d inscription auprès de la cellule de coordination de "La ville est à vous" du Département de la culture de la Ville de Genève avant le 15 novembre de l'année précédant la manifestation. Les comités d organisation proposent leur date de manifestation à la cellule de coordination de «La ville est à vous». Cette dernière émet un préavis et valide les différentes dates dans le souci d éviter les doublons et de permettre ainsi au mieux de garantir la disponibilité du matériel et des prestations. Télécharger la fiche d inscription Quelles sont les conditions pour faire partie des manifestations de "La ville est à vous"

8 FICHE D INSCRIPTION Quelles sont les conditions pour faire partie des manifestations de "La ville est à vous" Retour aux consignes pour s inscrire à la prochaine édition de "La ville est à vous"