Le planning hebdomadaire

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1 Guide Reference Livre 14 Gestion des ressources humaines Sécurité, contrôle des accès Vidéo surveillance via Internet Gestion d activités, Affichage d informations Distribution d heure synchronisée Audit, Conseil, Formation Développement d applications Assistance logicielle et technique Les Cheminots Lorrains 6 rue César Franck VANDOEUVRE LES NANCY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Contact@agt-solutions.com Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme Guide de l utilisateur Le planning hebdomadaire Reference - Livre 14 Page 1 / 14

2 Guide Reference Livre 14 Table des matières 14. Planning hebdomadaire Objectifs Paramétrage du planning hebdo : Détail de l écran de paramétrage : Utilisation planning Hebdomadaire : La semaine affichée (mémorisée) Les actions possibles dans le planning hebdo : Les informations affichées dans les cellules : Les compteurs affichés dans les colonnes de droite : Edition du planning hebdomadaire :...13 Reference - Livre 14 Page 2 / 14

3 14.1. Objectifs 14. Planning hebdomadaire Présenter l ensemble des informations de gestion des temps et d événements, sous la forme hebdomadaire, pour effectuer toutes les opérations de saisies, corrections, prévisions et planifications. Proposer aux responsables de services, un environnement global pour la gestion de leurs effectifs. Définir les critères d affichage, de classement, en utilisant les 5 critères associés à chaque personne. Présenter les badgeages effectués, les anomalies détectées, les absences identifiées, les prévisions horaires, les activités planifiées et les résultats calculés. Effectuer des modifications d horaires via la technique «Drag & Drop». Planifier des motifs d absences et des codes activités. Editer le planning hebdomadaire, pour distribution, affichage, etc. L ensemble est entièrement paramétrable pour répondre à tous les besoins. Reference - Livre 14 Page 3 / 14

4 14.2. Paramétrage du planning hebdo : Détail de l écran de paramétrage : Compteurs affichés en colonne Affichages dans les cellules Critères affichés en marge de gauche Liste des codes disponibles Activation des fonctionnalités Section «Compteurs affichés en colonne» : Colonne N 1 : Définition du numéro du compteur à afficher dans la colonne N 1 du planning hebdo Colonne N 2 : Idem pour la colonne N 2 Colonne N 3 : Idem pour la colonne N 3 Colonne N 4 : Idem pour la colonne N 4 Pour ne pas afficher de compteur dans la colonne indiquée, faire «suppression» sur le libellé. Attention, pour un aspect d esthétisme effectuer prioritairement la suppression de la colonne N 3 puis la colonne N 2. La liste des compteurs contient l ensemble des 100 compteurs de REFERENCE, compteur utilisé ou pas utilisé. Le libellé et l unité d affichage seront ceux définis dans les «Paramètres généraux» pour chaque compteur. Pour les compteurs définis en unité «Heure», ceux-ci seront affichés en fonction du paramètre «Unité des Cpts» décrit plus bas. Section «Critères affichés en marge à gauche» : Ligne N 1 : Définition du critère à afficher sur la première ligne, dans la cellule du nom prénom. Ligne N 2 : Idem pour la deuxième ligne Ligne N 3 : Idem pour la troisième ligne Les critères et les libellés proposés sont ceux définis dans «les «Paramètres généraux». Cette sélection de critère permettra de définir le classement d affichage des personnes dans l écran du planning hebdo. Reference - Livre 14 Page 4 / 14

5 Pour ne pas afficher de critère dans la ligne indiquée, faire «suppression» sur le libellé. Attention, préférez prioritairement la suppression de la ligne N 3 puis la ligne N 2. Section «Affichages dans les cellules» : Cet ensemble de paramètre permet de définir les informations à afficher dans chaque cellule. Contenu cellule : Définit l information de la première ligne de la cellule, les choix sont les suivants : Mvts Réels : Affiche les mouvements réellement effectués. Mvts calculés : Affiche les mouvements calculés. Plages Fixes Horaire : Affiche les plages de l horaire, zone masquée LibPlagesFixes, par exemple : 14, , Libellé court Horaire : Affiche le code court sur 4 caractères. Libellé long Horaire : Affiche le libellé long. Unité des Cpts : Définit l unité d affichage des compteurs : Heures minutes Heures centièmes Durée Code Evé : Définit si la durée de l absence/activité sera affichée. Si oui, l unité sera celle définie dans le paramètre «Unité des Cpts». Libellé Code Evé : Définit le type de libellé du code événement à afficher, court ou long. Théo / Réel : Définit si la dernière ligne de la cellule sera affichée, le contenu est : DuréeThéorique Théo DuréeRéelle Réel Où DuréeThéorique représente la durée normale de l horaire journalier associé, zone Théo Hor. (jour). Et DuréeRéelle représente le «Total jour payé», compteur N 3. L unité sera celle définie dans le paramètre «Unité des Cpts». Affichage en gras : Définit le mode d affichage en gras est activité. Permet de rehausser l affichage des cellules. Observations : Définit si l observation écrite dans l écran de correction doit être affiché dans la cellule. Exemple de contenu de cellule : Reference - Livre 14 Page 5 / 14

6 Section «Liste des codes disponibles» : Ces deux paramètres définissent le contenu de la liste des codes absences/activités. Cette liste sera ensuite utilisée pour saisir des absences et/ou activités dans le planning hebdomadaire à l aide la technique «Drag & Drop». Evé Usuels : Si oui, l ensemble des codes événements dont le N est inférieur à 1000 seront proposés dans la liste. Ils seront identifiés avec le symbole «Abs». Activités : Si oui, l ensemble des codes événements dont le N est supérieur et égale à 3000 seront proposés dans la liste. Ils seront identifiés avec le symbole «Act». Section «Activation des fonctionnalités» : Drag & Drop Eve : Détermine si la liste des codes Eve apparaît pour permettre d effectuer des affectations en mode «Drag & Drop». Drag & Drop HJour : Détermine si la liste des codes horaires journaliers apparaît pour permettre d effectuer des affectations en mode «Drag & Drop». Tous ces paramètres sont archivés dans le fichier RefUser.ini (le fichier des paramètres l utilisateur courant). Exemple d utilisation : ces paramètres sont définis par l administrateur du système. Ensuite les gestionnaires n auront pas accès à la fonction «Paramètre Planning Hebdo», ils utiliseront le planning hebdo avec certaines possibilités de personnalisation, visualisation des couleurs, des anomalies. Reference - Livre 14 Page 6 / 14

7 14.3. Utilisation planning Hebdomadaire : Après lancement de la fonction menu «Planning hebdomadaire», l écran suivant apparaît : Au lancement de l écran, les informations apparaissent comme le définit le paramétrage (vu précédemment), contenu des cellules, liste des compteurs en colonne, critères dans la cellule du nom prénom. Cependant l utilisateur peut sélectionner ou définir quelques paramètres supplémentaires :. L ordre de classement de la liste du personnel (mémorisé). Les classements proposés sont les suivants : Nom prénom Critère1 : Libellé du critère et Nom prénom Critère2 : Libellé du critère et Nom prénom Critère3 : Libellé du critère et Nom prénom Critère4 : Libellé du critère et Nom prénom Critère5 : Libellé du critère et Nom prénom Seuls les critères sélectionnés pour l affichage dans la marge gauche sont proposés dans le classement. Reference - Livre 14 Page 7 / 14

8 La semaine affichée (mémorisée) Un clic dans l emplacement de la gauge de progression permet de revenir à la semaine courante.. Filtre Cycle : Application d un filtre sur un cycle en particulier.. Semaine affichée, avec les boutons qui permettent d avancer ou de reculer d une semaine.. Définition de l imprimante et du mode.. Définition du classement de la liste du personnel.. Section «Autre» :. Couleur Horaire : Couleur de fond des cellules = Couleur Horaire Journalier. Couleur CodeEve : Couleur de fond des cellules = Couleur Code Evé. Visu ano/validée : Affichage du coin Anomalie et Journée validée. Confirme modif : Active l écran de confirmation en cas de saisie d absence par le technique du «Drag & Drop».. Bouton pour rafraichir l affichage des informations à écran.. Bouton pour recalculer les compteurs.. Section «Hauteur ligne» : Le système permet de gérer et mémoriser 2 hauteurs de lignes, par exemple : une hauteur de 360 pour un affichage plus condensé à l écran et une hauteur de 940 pour une sortie sur l imprimante.. Les tailles limites sont : mini 160 et maxi Les deux tailles sont mémorisées. Hauteur des lignes Boutons «Augmentation» et «Diminution» de la hauteur des lignes Bouton appliquer la taille saisie Sélectionne la taille N 2 Sélectionne la taille N 1 Bouton Set qui mémorise la hauteur indiquée dans la taille 1 ou 2, ainsi que le N de taille par défaut. Section «Liste des codes Evénements» : La liste contient :. Si dans l écran «Paramétrage du Planning Hebdo», la zone «Evé Usuels» est à Oui, tous les codes Evénements «Usuels» créés par l administrateur, dont les N de code sont < à Ces codes sont repérables avec le symbole «Abs». Si la zone «Evé Usuels» est à Reference - Livre 14 Page 8 / 14

9 non, les codes Eve < 1000 ne sont pas proposés dans la liste.. Si dans l écran «Paramétrage du Planning Hebdo», la zone «Evé Activités» est à Oui, tous les codes Evénements «Activités» créés par l administrateur, dont les N de code sont >= Ces codes sont repérables avec le symbole «Act». Si la zone «Activités» est à non, les codes Eve < 1000 ne sont pas proposés dans la liste. La case à cocher «Usuels» permet de sélectionner ou désélectionner (cocher/décocher) l ensemble des codes Evé qui sont proposés dans la liste. La coche devant les codes Evé permet d afficher ou ne pas afficher le codes Evé dans l écran du planning hebdo. La case à cocher «Activités» permet de sélectionner ou désélectionner (cocher/décocher) l ensemble des codes Evé d activité qui sont proposés dans la liste. La coche devant les codes Evé permet d afficher ou ne pas afficher le codes Evé dans l écran du planning hebdo. Pour modifier la case à cocher il faut faire un clic «droit» sur la ligne bleue du code (attention, pas sur la case), le clic «gauche» est réservé pour le Drag & Drop. Cette liste permet de sélectionner un code événement d Absence ou d Activité, pour le déposer dans le planning hebdo, par la technique du Drag & Drop. Attention, au préalable, il faut sélectionner la ou les cellules de la personne concernée (voir plus en avant les explications). Tous ces paramétrages sont mémorisés dans le fichier RefUser.ini de l utilisateur courant. La technique «Drag & Drop» est disponible dans les deux listes. La liste de droite permet de sélectionner un code horaire journalier, pour le déposer dans le planning hebdo, par la technique du Drag & Drop. Attention, au préalable, il faut sélectionner la ou les cellules de la personne concernée (voir plus en avant les explications). Attention également au Reference - Livre 14 Page 9 / 14

10 Les actions possibles dans le planning hebdo :. Sélection d une ou plusieurs personnes :. Le bouton «+» dans le coin haut à gauche permet de sélectionner toutes les personnes, un deuxième clic permet de les désélectionner.. Un clic droit dans le cellule d un nom fait apparaître la coche rouge, un deuxième clic fait disparaître cette coche. Pour effectuer un recalcul des compteurs il est nécessaire de cocher la ou les personne(s) concernée(s).. Sélection d une date : Pour sélectionner une date pour une personne, il faut faire un clic «gauche» sur la cellule concernée. La colonne de la date sélectionnée est affichée en vert ainsi que la cellule du nom de la personne.. Sélection de plusieurs dates : Pour sélectionner plusieurs dates pour une même personne, il faut faire un clic «gauche» maintenu sur la première date, puis «tirer» jusqu à la date de fin, puis relâcher le bouton «gauche» de la souris. Les entêtes des colonnes dates sont affichées en vert ainsi que la cellule du nom de la personne. Les dates sélectionnées sont obligatoirement consécutives. Il n est pas possible de sélectionner plusieurs personnes.. Accéder à la fiche de la personne : Pour accéder à fiche de la personne, faire un double clic sur la cellule du nom prénom. Les informations relatives à la personne sélectionnée apparaissent. Cette fonctionnalité est intéressante pour gérer les contrats de travail des personnels intérimaires et également d accéder au zones supplémentaires pour visualiser une information particulière.. Double clic sur une cellule : Accède à l écran de «Correction historique» de la personne et pour la date sélectionnée.. Clic «droit» sur une cellule : Un sous menu apparaît, il propose de :. Saisir un événement.. D accéder à l écran de «correction historique».. Modifier Cycle Hebdo : Reference - Livre 14 Page 10 / 14

11 Cette fonctionnalité permet de modifier le cycle hebdo de la semaine en cours de gestion. La modification ne remet pas en cause le cycle à venir, la modification est ponctuelle. Attention de sélectionner au préalable la cellule avec un clic «gauche».. Drag & Drop : Cette technique permet de saisir un code Evénement ou Activité provenant de la liste des codes, ou d un code horaire journalier. Attention, de bien sélectionner au préalable la ou les dates concernées. Si le paramètre «Confirme modif» est coché, un écran de confirmation apparaît puis l écran de saisie des événements avec les zones suivantes automatiquement renseignées :. Le nom de la personne est coché dans la liste. Le motif de l événement est sélectionné dans la liste.. La ou les dates sont proposées et cochées dans la liste. Après validation du motif d absence ou d activité, l écran du planning hebdomadaire est remis à jour. Attention, le motif d absence ou d activité qui vient d être saisi peut ne pas apparaître dans le planning hebdo, si ce code n est pas sélectionné dans la liste des codes à haut à droite de l écran. Pour la sélection d un code horaire journalier, si le paramètre «Confirme modif» est coché, un message de confirmation apparaît, dans le cas contraire, le nouvel horaire est appliqué à la cellule (sans possibilité de faire marche arrière).. Limiter la liste du personnel affiché : Deux actions de sélection sont possibles pour restreindre la liste du personnel :. Filtre Cycle. Critères, au sommet de l écran REFERENCE. La liste du personnel tient compte des restrictions associées à l utilisateur courant. Reference - Livre 14 Page 11 / 14

12 Les informations affichées dans les cellules :. Prévision de présence : Affichage du libellé court ou long de l horaire journalier avec sa couleur (si le paramètre «Couleur Horaire» est coché.. Prévision d absence : Si présence d un motif d absence/activité (sélectionné dans la liste des codes Evé), la couleur de l horaire journalier est remplacée par la couleur du code Evé. Attention de bien sélectionner les couleurs des codes des horaires pour ne pas alourdir la lecture, préférez les couleurs pastel. Egalement, préférez des couleurs de même type pour les horaires journaliers de Jour, de nuit, de même que des couleurs de même type pour les codes Evé de type congés, maladie, ceci pour éviter les écrans agressifs par les couleurs. L objectif est de mettre en évidence les prévisions, les anomalies par rapport à un prévisionnel.. Hors période : Si les dates de la période du contrat de la personne sont en dehors des dates de la semaine affichée, les dates concernées apparaissent avec le motif «Hors période». Dans ce cas, aucune couleur n est visible dans la cellule. Idem pour les «identificateurs» anomalie et journée validée qui ne sont pas affichés.. Les anomalies et journée validée : Ces indications sont affichées dans chaque cellule sous la forme d un petit triangle dans le coin haut à gauche :. Triangle rouge plein : signale la présence d au moins un motif d anomalie, absence de badgeage, retard, dépassement, etc.. Triangle vert plein : informe que la journée a été validée.. Triangle rouge/vert : signale la présence d au moins une anomalie et informe que la journée a été validée. Attention, les saisies d événements sur les journées validées n ont aucune action, le motif n est pas mémorisé. Idem, les saisies d événements sur les périodes hors dates de contrat de la personnel ne sont pas mémorisées.. Observations : Affiche le commentaire introduit lors de la correction historique. Le bouton permet d actualiser l affichage en tenant compte des modifications des paramètres Les compteurs affichés dans les colonnes de droite : En fonction de la définition faite dans le paramétrage, les valeurs des 4 compteurs sélectionnés sont affichées, l unité du compteur est affichée sous la forme (J)=Jour ou Fois, (H)=Heure Reference - Livre 14 Page 12 / 14

13 14.4. Edition du planning hebdomadaire : L édition obtenue est le reflet exact du tableau planning présenté à l écran, les couleurs, le contenu des cellules, le classement, la hauteur des cellules, etc. Le résultat de l édition pourra être affiché, distribué, archivé, transmis par messagerie électronique à la hiérarchie. Une confirmation avant l édition est toujours demandée. Attention de bien sélectionner le mode de présentation «Paysage» ou «Portrait», par défaut mode portrait. Le générateur d état par requêtes propose plusieurs autres modèles de planning hebdomadaire personnalisables. Reference - Livre 14 Page 13 / 14

14 Reference - Livre 14 Page 14 / 14