IMPORTS DE PAIEMENTS

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1 IMPORTS DE PAIEMENTS Sommaire Introduction... 2 Importation d'un fichier... 4 Validation technique... 4 Suppression d'imports... 5 Signature d'imports... 6 Statuts possibles de l import... 8 Consultation du détail des paiements... 9 Consultation des paiements rejetés Imports : de 10

2 Introduction Ce module offre la possibilité d'intégrer automatiquement dans le système B-Web des ordres de paiement domestiques et internationaux générés sous forme de fichiers par votre logiciel comptable. Les formats de fichiers actuellement autorisés par B-Web sont les suivants : Pour les paiements domestiques : format CODA, longueur 128 bytes (standard bancaire belge) format CODA, longueur 360 bytes (standard bancaire belge) format ETEBAC (versions I, III ou V), longueur 160 bytes (standard bancaire français) Pour les paiements internationaux : format CODA, longueur 128 bytes (standard bancaire belge) format CODA, longueur 1440 bytes (standard bancaire belge) format ETEBAC (versions I, III ou V), longueur 320 bytes (standard bancaire français) Grâce à ce module, vous pouvez ainsi constituer de manière automatique un ou plusieurs lots de paiements. De plus, B-Web peut traiter les fichiers contenant plusieurs donneurs d'ordre. Attention! Ce module de B-Web a été totalement revu afin, notamment, de pouvoir intégrer des nouveaux formats. Pour accéder à la nouvelle version du module, nous vous invitons à utiliser le bouton «Imports» se trouvant dans la barre de menus supérieure. Celui-ci remplacera à terme la commande «Enveloppes» présente dans la partie gauche de l'écran permettant d'exécuter l'ancienne version du module. Attention! Avant toute utilisation de ce module, veuillez vous mettre en contact avec la cellule B-web de votre banque afin de procéder préalablement à une phase de test permettant de valider le bon format de vos fichiers. Pour accéder au module des importations de paiements dans B-Web, cliquez sur le bouton «Imports» se trouvant dans la barre de menus supérieure. Imports : de 10

3 L'application affiche un sommaire reprenant l'ensemble des imports, liés au contrat, traités ou en cours de traitement. Si vous le souhaitez, vous pouvez limiter l'affichage aux seuls imports d'un compte donneur d'ordre en cliquant sur celui-ci dans la partie gauche de l'écran. Attention, dans ce cas, seuls les imports traités ayant réussi l'étape d'importation seront affichés. Imports : de 10

4 Importation d'un fichier Attention, l'importation ne peut pas être effectuée si vous êtes connecté en mode «Off line». L'importation d'un nouveau fichier se fait en cliquant sur le bouton «Import» de la barre d'actions inférieure. B-Web vous affiche alors un écran vous demandant les renseignements suivants : - Le nom du fichier contenant les paiements à importer. Si vous ne connaissez pas le chemin d'accès complet du fichier, cliquez sur le bouton «Fichier» afin que B-Web vous propose une fenêtre Windows de sélection d'un fichier. - Si vous êtes habilité à envoyer des imports de paiements domestiques et des imports de paiements internationaux, lors de la sélection du fichier, B-web vous demande de préciser le type de paiements inclus dans le fichier import attaché. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour confirmer l'importation. Validation technique Une fois le fichier enregistré, il est pris en charge automatiquement par un programme B-web qui se charge de contrôler la structure du fichier attaché. Cette étape consiste à valider techniquement que le fichier répond aux normes standards établies et qu il peut être traité sans problème. Si le fichier ne répond pas aux normes techniques standard, il ne peut être traité, le statut de l import est automatiquement positionné à «rejeté». Pour visualiser le détail d'un import totalement rejeté lors de la phase de validation technique, cliquez sur le bouton «Rejets» de la barre d'actions inférieure après avoir sélectionné l'import en question. Imports : de 10

5 Suppression d'imports B-Web vous permet de supprimer un fichier importé, ainsi que tous les paiements liés, tant qu'il n'a pas été signé. Pour ce faire, il vous suffit de : - sélectionner l'import à supprimer dans la partie droite de l'écran - cliquer sur le bouton «Supprimer» de la barre d'actions inférieure - confirmer votre demande en répondant «oui» à la question : «Etes-vous sûr de vouloir supprimer ce(s) import(s)?» Imports : de 10

6 Signature d'imports La signature des paiements importés s'effectue d'une manière semblable à la signature des paiements encodés directement à partir des écrans B-Web. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Signer» de la barre d'actions inférieure après avoir sélectionné les imports et de suivre la procédure habituelle de signature. Imports : de 10

7 Pour plus d informations, veuillez vous référer à la documentation du module paiement dans la partie relative à la signature. Attention! Si vous le souhaitez et que vous le précisez à la cellule B-web de votre banque, il est possible d intégrer un contrôle supplémentaire lors de la signature des paiements. Si B-web détecte qu un fichier portant le même nom, pour le même donneur d ordre contient le même nombre de paiements et le même montant qu un fichier déjà transmis auparavant, selon votre choix, un message d erreur ou d avertissement sera affiché. Attention, sauf contre information de votre part, par défaut, B-web ne procède pas à ce contrôle. Imports : de 10

8 Statuts possibles de l import A l écran, B-Web affiche le statut de l'import : - «Ouverture» indique que B-Web a réceptionné le fichier désigné, mais aucun traitement n'a encore été appliqué, le fichier est en attente de prise en charge pour validation technique des données. - «Prêt» indique que B-Web a validé techniquement votre fichier. Tous les paiements ont été contrôlés et sont «techniquement corrects» (en terme de format de fichier). Il vous suffit, à présent, de les signer pour qu'ils soient transmis pour exécution à votre banque. - «Rejeté» signifie : - soit que B-Web n'a pu importer votre fichier (anomalie technique, format du fichier incorrect), la raison du rejet est affichée dans la colonne «Information» de l écran - soit que tous les paiements du lot ont été rejetés sur décision de votre banque. - «A signer» indique que le lot a subi au moins un premier niveau de signature et qu il faut encore l intervention d au moins un signataire pour que le lot soit effectivement signé. - «Signé» indique que le lot peut être traité et exécuté par la banque. - «En cours de traitement» signifie que les paiements (signés) sont en cours d'exécution. - «Exécuté» et «Comptabilisé» signifient que tous les paiements de l'import ont correctement été exécutés / comptabilisés. - «Partiellement exécuté» indique que tous les paiements du lot n ont pas encore été exécutés par la banque ou que certains d entre eux ont été rejetés. Pour visualiser les paiements rejetés, sélectionnez l import et cliquez sur le bouton «Rejets» de la barre d'actions inférieure. - «Partiellement comptabilisé» indique que certains paiements du lot ont été rejetés. Pour visualiser les paiements rejetés, sélectionnez l import et cliquez sur le bouton «Rejets» de la barre d'actions inférieure. Imports : de 10

9 Consultation du détail des paiements Avant signature du lot de paiement, il vous est possible de visualiser le détail des paiements inclus dans le fichier que vous avez transmis pour exécution. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Visualiser» de la barre d'actions inférieure après avoir sélectionné l'import. B-Web vous affiche la liste de tous les paiements inclus dans l'import. Cliquez sur le bouton «Retour» de la barre d'actions inférieure pour retourner à l'écran affichant la liste des imports. Imports : de 10

10 Cliquez sur le bouton «Détail» de la barre d'actions inférieure pour visualiser le détail du paiement. Après exécution des paiements par votre banque, cette possibilité de visualiser le détail des paiements reste accessible. Consultation des paiements rejetés Après avoir été signés, les paiements d'un fichier importé sont exécutés et comptabilisés. Le statut de l'import passe alors à «Exécuté» ou «Comptabilisé» lorsque tous les paiements ont pu être exécutés. Mais, il arrive également que le statut passe à «Partiellement exécuté» ou «Partiellement comptabilisé» si certains paiements ont été rejetés par votre banque. Après avoir sélectionné l'import partiellement exécuté ou partiellement comptabilisé, visualisez le détail des paiements rejetés en cliquant sur le bouton «Rejets» de la barre d'actions inférieure. B-Web vous affiche alors la liste de tous les paiements rejetés de l'import. Cliquez sur le bouton «Retour» de la barre d'actions inférieure pour retourner à l'écran affichant la liste des imports. Cliquez sur le bouton «Détail» de la barre d'actions inférieure pour visualiser le détail du paiement rejeté. Veuillez contacter le Help Desk pour connaître la raison du rejet. Imports : de 10

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