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1 RESTRICTED WT/BFA/W/ avril 2014 ( ) Page: 1/46 RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI) JANVIER-DÉCEMBRE 2013 (EXERCICE 2013)

2 - 2 - Table des matières 1 RÉSUMÉ ANALYTIQUE INTRODUCTION RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL Plan d'audit pour l'exercice Audit des actifs matériels et des consommables de l'omc Observations d'audit État de la mise en œuvre des recommandations d'audit antérieures Audit des achats Voyages en mission États de paie Activités d'appui administratif et logistique de l'ifct Services de nettoyage et d'entretien Activités de sécurité et de sûreté Audit des consultants et fournisseurs de services connexes Programme d'assurance et d'amélioration qualité (PAAQ) Missions ad hoc Autres activités PERSONNEL DU BAI PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL PLAN BIENNAL POUR LES EXERCICES 2014 ET CONCLUSION ANNEXE A RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS D'AUDIT SIGNIFICATIVES CONCERNANT LES ACTIFS MATÉRIELS ET LES CONSOMMABLES DE L'OMC ANNEXE B VOYAGES EN MISSION ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ANNEXE C AUDIT DES ÉTATS DE PAIE ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ANNEXE D ACTIVITÉS D'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE L'IFCT ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ANNEXE E SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ANNEXE F ACTIVITÉS DE SÉCURITÉ ET DE SÛRETÉ ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ANNEXE G CONSULTANTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES CONNEXES ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ANNEXE H MATRICE DE CAPACITÉ/MATURITÉ DE L'AUDIT AU 31 DÉCEMBRE ANNEXE I PLAN D'AUDIT BIENNAL POUR LES EXERCICES 2014 ET

3 - 3 - SIGLES AGSD AT ATLC BAI CBFA CCM CDM CFE CHF CIA CISA CNUCED CPA CRIPP CRMA CWR DG DGA DRH FPC GAR GRE ICP IFCT IIA IPSAS ITC ITSD LDIMD OIT OMC OMPI ONU PAAQ PCSS PGI SDE SFM SGI SSA SSC SSS TEC TI UNRIAS VCN Division de l'administration et des services généraux Assistance technique Assistance technique liée au commerce Bureau de l'audit interne Comité du budget, des finances et de l'administration Comité consultatif mixte Bâtiment du Chemin des Mines Certified Fraud Examiner Franc suisse Auditeur interne certifié Certified Information Systems Auditor Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement Expert-comptable certifié Cadre de référence international des pratiques professionnelles Certification in Risk Management Assurance Centre William Rappard Directeur général Directeur(s) général (généraux) adjoint(s) Division des ressources humaines Formation professionnelle continue Gestion axée sur les résultats Gestion du risque d'entreprise Indicateur(s) clé(s) de performance Institut de formation et de coopération technique Institute of Internal Auditors Normes comptables internationales du secteur public Centre du commerce international Division des solutions en technologies de l'information Division des services linguistiques, de la documentation et de la gestion de l'information Organisation internationale du travail Organisation mondiale du commerce Organisation mondiale de la propriété intellectuelle Organisation des Nations Unies Programme d'assurance et d'amélioration qualité Poste central de sécurité et de sûreté Progiciel de gestion intégré Base de données ou registre des stocks Service Desk Express Base de données ou registre des stocks Solution Facility Management Section de la gestion des installations Accord(s) spécial (spéciaux) de services Contrat(s) spécial (spéciaux) de services Section de la sécurité et de la sûreté de l'omc Travaux en cours Technologies de l'information Représentants des services de vérification interne des comptes de l'onu Valeur comptable nette

4 - 4-1 RÉSUMÉ ANALYTIQUE 1.1. Le présent rapport d'audit annuel porte sur les activités d'audit interne de l'organisation mondiale du commerce (OMC) pendant la période allant de janvier à décembre Il se compose des parties suivantes: introduction; résumé du programme de travail pour l'exercice 2013; personnel du BAI; perfectionnement professionnel; plan d'audit biennal pour les exercices 2014 et 2015; et conclusion. Il comprend également plusieurs annexes Les activités mises en œuvre dans le cadre de la fonction d'audit interne sont conformes aux dispositions de la Charte de l'audit interne, qui suivent le Cadre de référence international des pratiques professionnelles (CRIPP). Le CRIPP, établi par l'institute of Internal Auditors (IIA), comprend les Normes comptables internationales (NCI), un Code de déontologie, des Modalités pratiques d'application, des Prises de position et des Guides pratiques Conformément à la Charte de l'audit interne 1, le BAI présente chaque année au Directeur général (DG), avec copie au vérificateur extérieur des comptes, un rapport récapitulatif sur les activités entreprises et les progrès accomplis dans l'application des recommandations d'audit. Ce rapport est également présenté au Comité du budget, des finances et de l'administration (CBFA) Le BAI, qui est dans sa sixième année de fonctionnement depuis sa création en mars 2008, fournit une évaluation indépendante et objective des systèmes et processus de contrôle de l'omc afin de renforcer l'obligation redditionnelle, d'améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance et de faire en sorte que les ressources financières mises à disposition par les Membres soient utilisées de manière efficace de façon à assurer leur optimisation Le plan d'audit annuel pour l'exercice 2013 prend en considération les activités suivantes: a. Examen et évaluation de la protection et de l'existence des éléments d'actif conformément à la disposition 5.6 c. 2 de la Charte de l'audit interne. b. Audits de suivi destinés à vérifier les mesures prises par la direction pour mettre en œuvre les recommandations en suspens issues des audits précédents, notamment en ce qui concerne les achats, les voyages en mission, les états de paie, les activités d'appui administratif et logistique de l'ifct, les services de nettoyage et d'entretien, les activités relatives à la sécurité et à la sûreté et les consultants et fournisseurs de services connexes. c. Dans le cadre des missions d'audit ad hoc, à compter d'avril et jusqu'à la clôture de l'exercice 2013, le chef du BAI a été désigné comme point focal pour la participation de l'omc à l'évaluation externe du Centre du commerce international (ITC), organe subsidiaire de l'omc et de la CNUCED. Par ailleurs, le chef du BAI ainsi qu'un représentant de la CNUCED ont fait partie de l'équipe d'évaluation technique qui a choisi un prestataire pour l'évaluation de l'itc. d. Travail effectué sur un Programme d'assurance et d'amélioration qualité (PAAQ) structuré pour traiter tous les aspects des activités d'audit interne. Les résultats de l'auto-évaluation du PAAQ sont illustrés à l'annexe H. Ils montrent que l'activité d'audit en est au niveau intégré de la matrice de capacité, ce qui veut dire qu'elle est généralement conforme au CRIPP de l'iia, avec des améliorations à réaliser dans certains domaines pour parvenir au niveau géré. En outre, dans le cadre du PAAQ, les documents de travail relatifs à l'audit ont été uniformisés, et des indicateurs clés de performance (ICP) ont été introduits pour évaluer les résultats des différentes missions d'audit et autres attributs de la fonction d'audit. Le tableau ci-dessous indique les résultats des ICP pour l'exercice OFFICE(08)/55/Rev.2, disposition 11 g. 2 OFFICE(08)/55/Rev.2: Le BAI "procède donc à des audits des comptes, à des audits de régularité et à des audits d'efficacité administrative (audits d'optimisation) afin de vérifier les éléments suivants: c. moyens utilisés pour protéger les éléments d'actif et, s'il y a lieu, vérification de leur existence".

5 - 5 - Tableau 1 ICP pour l'exercice 2013 Nombre de fonctionnaires chargés de l'audit qui possèdent une certification professionnelle Indice de satisfaction concernant l'audit Nombre d'heures de formation professionnelle continue (FPC) pour chaque fonctionnaire chargé de l'audit Réalisation du plan d'audit annuel ICP visé ICP réalisé Observations 100% 100% Les fonctionnaires ont une ou plusieurs certifications, par exemple: CIA, CPA, CFE, CRMA, CISA. 80% ou plus 86% Selon les informations en retour provenant de l'audit des actifs matériels et des consommables de l'omc. Dans tous les domaines notés, l'indice a été supérieur à 80%. Au moins Chef du BAI: Compte tenu des obligations de 80 heures de FPC 72 heures de FPC FPC pour les différentes Auditeur: certifications. 85% ou plus; 100% pour tous les audits reportés de l'exercice précédent 63,5 heures de FPC 100% Aucun audit n'a été reporté de l'exercice e. Tous les indices de performance visés ont été réalisés, sauf pour les heures de formation. Les ICP seront examinés de façon continue afin de rendre compte progressivement des facteurs de succès principaux de la fonction d'audit interne à mesure qu'elle évolue Le BAI utilise des critères de notation standard pour évaluer les observations de l'audit, les déficiences pouvant être décelées et les risques, selon leur impact et leur probabilité. Le rapport traite principalement des observations et recommandations significatives issues des audits qui, s'il ne leur est pas donné suite, sont susceptibles d'avoir un impact important sur l'organisation en ce qui concerne l'efficience et l'efficacité dans la réalisation des objectifs, l'intégrité des renseignements financiers, le respect du Statut et du Règlement du personnel ainsi que des politiques et procédures relatives au personnel, et l'adéquation des systèmes de contrôle interne Au 31 décembre 2013, le BAI avait exécuté 8 audits planifiés depuis sa création, qui ont donné lieu à 198 recommandations, dont 164 (83%) étaient classées comme significatives Le tableau ci-dessous indique l'état des recommandations d'audit significatives au 31 décembre 2013, résumé comme suit: a. En ce qui concerne la mise en œuvre, 82% des recommandations significatives ont été mises en œuvre et/ou closes, dont 20% ont été closes au cours de l'exercice 2013, comme cela est expliqué brièvement dans chaque rubrique pertinente de l'audit. b. Il y a des travaux en cours (TEC) pour 8% des recommandations, tandis que 10% sont ouvertes et attendent d'être mises en œuvre; toutefois, des plans d'action ont été mis en place, afin de garantir que des mesures correctives soient prises par les divisions concernées. c. Par catégorie d'audit, 65% des recommandations significatives ont un caractère opérationnel, 18% concernent la conformité, 11% concernent les systèmes ou la technologie, 4% sont d'ordre financier et 1% sont à caractère stratégique Aux fins du présent rapport, tous les pourcentages ont été arrondis au nombre entier le plus proche.

6 - 6 - Tableau 2 État récapitulatif de la mise en œuvre des recommandations d'audit significatives Activité d'audit RÉSUMÉ DE L'ACTIVITÉ D'AUDIT Nombre total Signifide recomman- catives dations Année de l'audit % Significatives Achats % Voyages en mission % Activités liées aux états de % paie 3 Activités d'appui administratif % et logistique de l'ifct Services de nettoyage et % d'entretien Activités relatives à la sécurité % et à la sûreté 4 Consultants et fournisseurs de % services connexes Audit des actifs matériels et % des consommables de l'omc Total au % RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Activité d'audit Closes TEC Ouvertes Total Achats Voyages en mission Activités liées aux états de paie Activités d'appui administratif et logistique de l'ifct Services de nettoyage et d'entretien Activités relatives à la sécurité et à la sûreté Consultants et fournisseurs de services connexes Audit des actifs matériels et des consommables de l'omc Total au % 82% 8% 10% 100% Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Conformité % Systèmes % Financier % Stratégique % Total % dont closes durant l'exercice 2013 Opérationnel 12 44% Conformité 10 37% Systèmes 2 7% Financier 3 11% Stratégique - 0% Nombre total de recommandations significatives closes durant l'exercice 2013 % 20% % 3 Les recommandations initiales concernant les états de paie étaient au nombre de 33 (trente-trois), dont 8, toutes significatives, ont été transférées durant l'exercice 2012 vers l'audit des consultants et fournisseurs de services connexes pour suivi. 4 Les recommandations initiales concernant les activités relatives à la sécurité et à la sûreté étaient au nombre de 24 (vingt-quatre), dont 3 (2 significatives) ont été transférées durant l'exercice 2013 vers l'audit des actifs matériels et des consommables de l'omc.

7 Le rapport d'audit annuel pour l'exercice 2012 constatait les mesures prises par l'ancienne direction pour mettre en œuvre et clore les recommandations d'audit au premier trimestre de l'exercice 2013 avant de cesser ses fonctions plus tard dans l'année, et il en rendait déjà compte. Ces actions correctives ont néanmoins été incorporées dans le présent rapport afin d'avoir un état complet de la mise en œuvre des recommandations pour l'exercice Le graphique ci-dessous représente l'état de la mise en œuvre de 164 recommandations significatives à la clôture de l'exercice Graphique 1 État récapitulatif de la mise en œuvre des recommandations d'audit significatives 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes TEC Ouvertes Stratégique 1% 0% 0% Financier 4% 1% 0% Systèmes 7% 1% 2% Conformité 14% 2% 2% Opérationnel 55% 4% 6% Des détails sur toutes les recommandations en suspens pour lesquelles des travaux sont en cours ou qui restent ouvertes sont annexés au présent rapport pour chaque rubrique de l'audit. Les annexes contiennent des observations de la division concernée et indiquent la personne chargée de prendre les mesures correctives ainsi que la date d'achèvement prévue. Lorsqu'il y a lieu, des renseignements actualisés ont été ajoutés pour indiquer les mesures correctives signalées et vérifiées qui ont été prises juste après le 31 décembre 2013, durant l'établissement du présent rapport Aucune limitation n'a été imposée quant à la portée des travaux du BAI dans la conduite de ses activités durant l'exercice Toutefois, pour assurer la continuité de la fonction d'audit interne, il est important d'examiner les conditions de recrutement au poste d'auditeur qui, à la classe 6, est limité à une période fixe non renouvelable de 5 ans, contrairement aux autres postes de classe similaire à l'omc Durant l'année, le BAI a poursuivi ses efforts pour fournir des services d'audit interne ayant une valeur ajoutée et continuer d'améliorer le processus d'audit, ce qui ne serait pas possible sans le soutien de la direction et la coopération du personnel.

8 - 8-2 INTRODUCTION 2.1. Conformément à son mandat, le BAI donne une assurance et des conseils sur des audits en matière financière, de conformité et d'optimisation des ressources, dont les objectifs premiers sont de garantir des opérations efficientes et efficaces, une information financière fiable et exacte, la protection des éléments d'actif et l'observation des règlements, des règles, des politiques et des procédures. 3 RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL 3.1 Plan d'audit pour l'exercice Le plan d'audit pour l'exercice 2013 se compose des activités d'audit suivantes: a. examen des actifs matériels et des stocks (consommables) de l'omc; b. élaboration d'un PAAQ portant sur tous les aspects de l'activité d'audit interne; c. réalisation d'audits de suivi pour vérifier l'état de la mise en œuvre des mesures correctives en suspens relatives aux audits conclus, notamment en ce qui concerne les achats, les voyages en mission, les états de paie, les activités d'appui administratif et logistique de l'ifct, les services de nettoyage et d'entretien, les activités relatives à la sécurité et à la sûreté et les consultants et fournisseurs de services connexes; d. toute tâche ponctuelle confiée par la direction Le plan d'audit a été approuvé par le DG, communiqué au vérificateur extérieur des comptes, transmis à la direction et présenté au CBFA. 3.2 Audit des actifs matériels et des consommables de l'omc 3.3. L'audit des actifs matériels et des consommables de l'omc, qui fait partie du plan d'audit annuel pour l'exercice 2013, porte sur les actifs désignés en comptabilité sous le nom d'actifs fixes. Il s'agit des biens durables en mesure de rendre des services à l'omc pendant plus d'un exercice. Ces actifs comprennent les immobilisations corporelles appartenant à l'omc, par exemple le mobilier, le matériel audiovisuel, le matériel de sécurité, le matériel de reprographie, les véhicules et le matériel informatique. Le matériel loué et les actifs historiques constitués par diverses œuvres d'art en font également partie L'objectif était, conformément à la Charte de l'audit interne, d'évaluer la gestion de ces actifs, leur protection, les comptes rendus à leur sujet et leur existence physique Les terrains et bâtiments n'étaient pas visés par l'audit, ni les logiciels développés au niveau interne ou acquis à l'extérieur, bien que le coût des logiciels achetés avec le matériel soit considéré comme faisant partie du matériel et relève donc de l'audit L'examen des actifs matériels est également devenu plus important lorsque l'omc a mis en application les normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) pour l'exercice 2012, normes qui veulent que les actifs sous forme d'immobilisations corporelles achetées dont le coût dépasse des seuils établis soient incorporés dans les états financiers et systématiquement amortis sur leur durée d'utilité estimée et que les pertes de valeur et les valeurs nettes comptables finales soient déterminées. Avant l'exercice 2012, ces actifs étaient entièrement comptabilisés comme dépenses au titre des dépenses d'administration de l'omc L'audit a en outre analysé les contrôles mis en place pour assurer la protection et l'utilisation efficaces des consommables tels que le papier d'impression et de photocopie, les cartouches et tous les autres matériels de maintenance, pièces détachées et périphériques ou auxiliaires informatiques. Les stocks de publications et de souvenirs ont été exclus de l'audit, car ils ont été largement traités par le vérificateur extérieur des comptes ces dernières années, bien que le papier en stock destiné à la production de ces publications internes fasse partie de l'audit.

9 Trois recommandations significatives concernant les actifs issues des audits précédents ont été jugées en rapport avec cet audit et dûment prises en compte. Il s'agissait d'une recommandation issue de l'audit des activités d'achat de l'exercice 2008 qui a été incorporée dans cet audit, et de deux recommandations nécessitant un suivi additionnel issues de l'audit des activités de sécurité et de sûreté de l'exercice 2012 qui ont été transférées à cet audit Observations d'audit 3.9. Deux bases de données, la base de données des stocks Service Desk Express (SDE) et la base de données des stocks Solution Facility Management (SFM), servent à enregistrer, gérer et suivre l'emplacement physique et l'existence des actifs de l'omc et à maintenir une piste d'audit à leur sujet. La base de données SDE, application Web sous licence utilisée par la Division des solutions en technologies de l'information (ITSD), sert à gérer les actifs informatiques tels que les ordinateurs et le matériel réseau, tandis que la base de données SFM, réalisée en interne et utilisée par la Division de l'administration et des services généraux (AGSD), sert principalement à gérer tous les autres actifs tels que le mobilier et le matériel de bureau. Ces deux bases de données ne sont cependant pas intégrées: elles sont totalement indépendantes l'une de l'autre et ne sont pas non plus intégrées avec Oracle, l'outil d'établissement des rapports financiers utilisé par l'omc L'existence de deux bases de données gérées par des divisions différentes entraîne des doubles emplois dans l'exploitation des actifs et n'est peut-être pas un moyen efficient et efficace d'utiliser les ressources de l'omc. Il n'est donc pas surprenant que certains actifs soient enregistrés dans les deux bases de données, ce qui fait double emploi, alors que d'autres ont deux codes-barres différents liés à chacune des bases de données. Les données faisant double emploi entraînent une surestimation du nombre d'actifs appartenant à l'omc et du coût correspondant. Ces anomalies ont un impact sur la qualité et l'exactitude des bases de données, et au bout du compte sur leur fiabilité. Il serait donc possible d'améliorer la situation en validant les bases de données, puis en les fusionnant en une seule base de données centrale D'autre part, en raison de l'absence de lignes directrices spécifiques régissant l'enregistrement des actifs, leur affectation, leur suivi, leur déplacement et leur gestion en général, les données relatives aux actifs sont exposées à diverses irrégularités telles que des écarts dans leur coût enregistré. Les renseignements figurant dans les deux bases de données indiquent un coût de CHF au 31 décembre 2012, alors que les livres comptables d'oracle indiquent un coût total de CHF, comme l'indique le tableau ci-dessous. Tableau 3 Positions dans les bases de données SDE et SFM au 31 décembre 2012 Base de données des stocks Nombre d'actifs % Coût total en CHF SDE % SFM % Total % Oracle Source: Bases de données SDE, SFM et Oracle Une analyse plus précise des actifs enregistrés dans les bases de données SDE et SFM indique que, au 31 décembre 2012, 49% des actifs, soit actifs représentant un coût de CHF, présentaient à la fois des incohérences et des irrégularités, comme l'illustrent le graphique et le tableau ci-dessous. De même, par comparaison, au 14 octobre 2013, 46% des actifs, soit actifs représentant un coût de CHF, présentaient les mêmes particularités.

10 Graphique 2 Analyse des bases de données des stocks (SDE et SFM) au 31 décembre 2012 Actifs sans écarts identifiés dans les bases de données des stocks 51% Actifs avec écarts identifiés dans les bases de données des stocks 49% Pas de valeur enregistrée 10% Actifs sans n de bon de commande 16% Emplacement CDM 12% Aucun emplacement indiqué 10% Enregistrés dans les 2 bases de données 0% Actifs sans code-barres 1% Actifs virtuels 0% ANALYSE DES ANOMALIES DANS LES 2 BASES DE DONNÉES DES STOCKS SDE ET SFM Nombre total d'actifs dans les bases de données SDE et SFM dont: type d'anomalie enregistrée Au 31 décembre 2012 Au 14 octobre 2013 Nombre d'actifs % Coût total en CHF Nombre d'actifs % Coût total en CHF % % Actifs sans n de bon de commande % % Actifs sans coût % % - Emplacement CDM % % Actifs virtuels 52 0% % Aucun emplacement indiqué % % Actifs sans code-barres 272 1% % Enregistrés dans les 2 bases de données Nombre total d'actifs présentant des anomalies 46 0% % % % Ces irrégularités, qui ne facilitent pas la prise de décisions concernant les actifs, entraînent les risques suivants pour l'omc: a. L'absence de numéro de bon de commande enregistré rend difficile le suivi des actifs dans les livres de comptes, notamment les actifs amortissables, car ce numéro est le point de référence de l'amortissement. b. L'absence d'enregistrement d'un coût correspondant pour les actifs sous-évalue le coût enregistré total, ce qui rend les données relatives aux actifs incomplètes, inexactes et non fiables. c. Il serait possible d'améliorer encore l'exactitude et la fiabilité des bases de données des stocks en veillant à enregistrer l'emplacement correct. Par exemple, le bâtiment du Chemin des Mines (CDM) est resté enregistré comme emplacement physique de certains actifs durant l'exercice 2013, alors qu'il était libéré et que les actifs avaient été transférés dans les locaux du Centre William Rappard (CWR) et le nouveau bâtiment extra-muros à la fin de décembre d. De même, l'absence totale d'enregistrement d'un emplacement pose des difficultés pour suivre et déterminer l'existence physique et l'affectation du responsable d'un actif.

11 e. L'enregistrement des frais de location, des frais de livraison, des frais de service, des frais de crédit-bail, des frais de contrat, des frais d'installation et des frais auxiliaires en tant qu'actifs virtuels alors que, pour l'essentiel, ils ne constituent pas des actifs distincts, ne sont pas identifiables physiquement et constituent des sommes qui auraient probablement dû être ajoutées au coût des actifs originels (immobilisées), crée des inexactitudes dans le processus d'enregistrement et de reconnaissance des actifs. f. Il y a des possibilités d'améliorer la codification des actifs, sans laquelle il est difficile d'identifier les actifs, de suivre leur emplacement physique et d'enregistrer leur mouvement et leur réaffectation En outre, les deux bases de données des stocks sont dépourvues de contrôles internes permettant d'empêcher l'entrée de données incorrectes. Ce problème est aggravé par l'absence de vérification physique régulière et systématique des actifs, qui aiderait à valider les données relatives aux actifs et à corriger toute anomalie détectée dans les bases de données Une vérification physique d'environ types d'actifs dans 75 emplacements de l'omc, effectuée pour corroborer l'analyse ci-dessus, a encore souligné la nécessité de renforcer les contrôles et d'améliorer l'exactitude de l'enregistrement des actifs. Les constats de l'audit ont été, entre autres, les suivants: certains actifs ne sont pas enregistrés du tout; certains actifs ont deux codes-barres; certains actifs ont été éliminés sans être retirés des bases de données; l'emplacement enregistré diffère de l'emplacement réel, ou l'emplacement visité n'est pas enregistré dans les bases de données Dans les lieux où une visite physique a été effectuée pour évaluer la protection du matériel, il y avait des contrôles adéquats visant à protéger le matériel, par exemple le matériel de reprographie et le matériel loué. Toutefois, les contrôles de sécurité en place pour le centre de données de l'itsd pourraient être renforcés, afin de rendre l'environnement plus sûr et d'éviter que se matérialisent des risques d'atteinte à la sécurité susceptibles de nuire à la continuité des opérations de l'omc Conformément aux normes IPSAS, des actifs d'une valeur de CHF, représentant 19% du coût total des actifs ( CHF), ont fait l'objet d'un amortissement à la clôture de l'exercice Une vérification physique d'un échantillon d'actifs amortis a révélé des points qui exigent l'attention, par exemple: absence de code-barres ou de numéro de bon de commande enregistré pour certains actifs; absence d'emplacement pour certains actifs; certains actifs indiqués comme vendus font l'objet d'un amortissement et sont enregistrés avec une valeur comptable nette (VCN) Par ailleurs, il serait possible d'obtenir des données plus précises et plus fiables sur l'amortissement en activant et en utilisant le module disponible d'oracle sur les actifs au lieu d'utiliser un tableur Excel pour enregistrer et calculer les données. Ce module, intégré avec la fonction finances, a un programme bien développé de calcul, de contrôle et de gestion de l'amortissement L'OMC possède plusieurs actifs historiques sous forme d'œuvres d'art de valeur offertes par des gouvernements, des artistes et d'autres partenaires. Toutefois, leur nombre n'a pu être déterminé de façon suffisante, car ils ne sont pas enregistrés, ce qui les expose à des pertes. Il serait donc possible d'améliorer la gestion des actifs historiques et les comptes rendus à leur sujet en les enregistrant comme il convient Sur la base des observations ci-dessus et en l'absence de lignes directrices concernant le processus d'enregistrement des actifs et de gestion des actifs en général, il a été difficile de confirmer le nombre d'actifs matériels détenus par l'omc et de déterminer de manière satisfaisante leur existence physique et l'obligation redditionnelle à leur sujet Une évaluation des consommables a révélé que les stocks de l'unité de la reprographie servant à la production et à la distribution des publications de l'omc étaient bien protégés et comptabilisés et que l'état des stocks était tenu conformément aux Règles de gestion financière de l'omc.

12 Il serait toutefois possible de renforcer les contrôles relatifs à l'enregistrement du papier d'impression et de photocopie, des cartouches et des toners afin de favoriser une meilleure gestion des stocks, d'éviter tout risque de gaspillage, de respecter les Règles de gestion financière qui imposent l'enregistrement des stocks, et enfin d'éviter un éventuel surstockage et l'immobilisation inutile de fonds qui seraient dépensés à meilleur escient dans d'autres domaines prioritaires L'audit a donné lieu à 19 recommandations, dont 10 ont été classées comme significatives car elles portaient sur des irrégularités qui, si elles ne sont pas corrigées, pourraient avoir un effet défavorable important sur l'enregistrement, l'existence, la sauvegarde et la gestion des actifs appartenant à l'omc, sur l'obligation redditionnelle à leur sujet et sur les contrôles relatifs aux consommables Le tableau ci-après indique les recommandations significatives, par catégorie d'audit (opérationnel et systèmes), y compris deux qui ont été transférées de l'audit des activités de sécurité et de sûreté. Tableau 4 Audit des actifs matériels et des consommables de l'omc État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013 AUDIT DES ACTIFS MATÉRIELS ET DES CONSOMMABLES AU 23 DÉCEMBRE 2013 NOMBRE TOTAL, TOUTES 19 RECOMMANDATIONS CONFONDUES État de la mise en œuvre au Closes TEC Ouvertes Nombre de recommandations 1-18 Total (%) au % 0% 95% RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 10 SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Systèmes % Nombre total de recommandations % significatives Total (%) au % 0% 90% 100% dont closes durant l'exercice 2013 par catégorie d'audit Systèmes 1 Total Recommandation close a. Aucune recommandation significative n'est encore mise en œuvre, sauf une dans la catégorie des systèmes. Cette recommandation, originaire de l'audit des activités de sécurité et de sûreté, concernait une amélioration du logiciel Secu-Gesmag utilisé pour gérer les actifs de la Section de la sécurité et de la sûreté (SSS) de l'omc. Elle a été close parce que le logiciel a été abandonné au profit de la SFM, de façon que les actifs de la SSS soient gérés au niveau central avec les autres équipements de l'omc Un résumé des neuf recommandations significatives ouvertes, des plans d'action des divisions respectives, des personnes chargées de mettre en œuvre les recommandations et des dates d'achèvement prévues peut être consulté à l'annexe A. 3.3 État de la mise en œuvre des recommandations d'audit antérieures Conformément à la Charte de l'audit interne, le BAI est chargé du suivi, et il détermine si des dispositions ont été prises pour traiter de manière adéquate et efficace les questions signalées dans les constats et recommandations d'audit. Cela se fait normalement en milieu et en fin ou début d'année; toutefois, le rapport d'audit annuel pour l'exercice 2012 a pris exceptionnellement en considération les résultats d'un audit de suivi additionnel effectué en avril Cet audit de suivi avait pour but d'incorporer des mesures correctives prises au premier trimestre de l'exercice 2013 par l'ancienne direction en prévision d'un changement de la haute direction plus

13 tard dans l'année. Ces mesures ont été reprises dans le présent rapport afin d'avoir un état complet de la mise en œuvre des recommandations d'audit pour l'exercice Selon les procédures de travail relatives à l'audit, les recommandations qui font l'objet de travaux en cours (TEC) depuis plus d'un an sans avoir enregistré de progrès et/ou sans avoir de justification adéquate concernant le fait qu'elles n'ont pas été mises en œuvre reviennent à l'état "Ouvert", et la division de l'omc responsable de leur mise en œuvre est informée en conséquence. Durant l'exercice 2013, quatre recommandations ont été soumises à cette procédure, comme cela est expliqué notamment dans chaque rubrique pertinente de l'audit; l'une concernait les états de paie, deux l'audit des consultants et fournisseurs de services connexes, et une a été transférée de l'audit des activités de sécurité et de sûreté vers l'audit des actifs matériels et des consommables de l'omc qui peut être consulté à l'annexe A Audit des achats Un audit de suivi concernant les achats a été effectué pour évaluer l'état d'une recommandation d'audit significative en suspens qui a été mise en œuvre et close en avril Elle portait sur une politique de règlement des factures destinée à régir la réception et l'enregistrement des factures, la validation de la livraison des marchandises et des services, et la validation et le paiement des factures À la fin de l'exercice 2013, toutes les recommandations d'audit, significatives ou non, étaient closes. Le tableau ci-dessous donne des détails sur les recommandations d'audit significatives par catégorie d'audit, y compris une comparaison avec les résultats à la clôture de l'exercice Tableau 5 Audit des achats État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013 AUDIT DES ACHATS DU 17 NOVEMBRE 2008 NOMBRE TOTAL, TOUTES RECOMMANDATIONS 41 CONFONDUES État de la mise en œuvre au Closes TEC Ouvertes Nombre de recommandations Total (%) au % 0% 0% Total (%) au % 2% 0% RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 36 SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Conformité % Systèmes % Nombre total de recommandations % significatives Total (%) au % 0% 0% 100% Total (%) au % 3% 0% 100% Nombre de recommandations significatives closes par catégorie d'audit Closes durant l'exercice 2013 Closes durant l'exercice 2012 Opérationnel 1 3 Systèmes - 4 Total Voyages en mission Trois audits de suivi ont été effectués pour évaluer l'état de la mise en œuvre des recommandations d'audit significatives concernant les voyages en mission Au 31 décembre 2013, 18 (86%) des 21 recommandations d'audit significatives initialement formulées durant l'exercice 2009 étaient closes, dont 4 (22%) ont été closes durant l'exercice Par comparaison, au 31 décembre 2012, des mesures correctives avaient été prises pour 67% des recommandations significatives.

14 Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre à la fin de l'exercice 2013 par rapport à l'exercice 2012, par catégorie d'audit. Le graphique représente l'état à la clôture de l'exercice Tableau 6 Audit des voyages en mission État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013 AUDIT DES VOYAGES EN MISSION DU 13 OCTOBRE 2009 NOMBRE TOTAL, TOUTES 23 RECOMMANDATIONS CONFONDUES État de la mise en œuvre au Closes TEC Ouvertes Nombre de recommandations Total (%) au % 13% 0% Total (%) au % 30% 0% RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 21 SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Conformité % Systèmes % Financier % Nombre total de recommandations % significatives Total (%) au % 14% 0% 100% Total (%) au % 33% 0% 100% Nombre de recommandations significatives closes par catégorie d'audit Closes durant l'exercice 2013 Closes durant l'exercice 2012 Opérationnel 3 - Conformité - 2 Systèmes 1 1 Total 4 3 Graphique 3 Voyages en mission Résumé des recommandations significatives au 31 décembre % 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes TEC Ouvertes Financier 10% 0% 0% Systèmes 19% 5% 0% Conformité 14% 0% 0% Opérationnel 43% 10% 0%

15 État de l'activité durant l'exercice Recommandations closes a. Opérationnel i. En ce qui concerne la politique des voyages, une recommandation tendant à rembourser les faux frais au départ et à l'arrivée sur la base des dépenses réelles a été considérée comme close durant l'exercice 2013 en faveur de la décision prise par la direction de maintenir le statu quo conformément au modèle de l'onu selon lequel les faux frais sont payés automatiquement pour chaque trajet à destination ou à partir de l'aéroport ou de la gare, à un taux spécifié. ii. Pour promouvoir la reddition de comptes, des contrôles ont été institués afin que les cartes d'embarquement et les reçus d'hôtel soient joints à la demande de remboursement des frais de voyage des fonctionnaires de l'omc. iii. Le guide pratique de l'ifct, que le personnel peut consulter sur Intranet, a été mis à jour pour incorporer les contrôles institués sous la forme d'une politique destinée à rendre plus efficace la gestion des dépenses liées aux activités financées par l'omc (par exemple les montants des indemnités journalières de subsistance et des autres indemnités auxquelles ont droit les participants et les consultants extérieurs). b. Systèmes i. Afin de rationaliser les activités de l'ifct et de promouvoir l'efficience, les documents relatifs aux activités d'assistance technique (AT) ont été automatisés, y compris les formulaires de demande nationale d'at, entre autres Travaux en cours a. Opérationnel i. Deux recommandations au titre de cette catégorie d'audit concernent la politique des voyages de l'omc: améliorer les procédures et les directives concernant la planification et le remboursement des frais de voyage et des frais connexes, y compris les indemnités journalières de subsistance; et améliorer la reddition de comptes et promouvoir une utilisation plus efficiente des ressources financières de l'omc. Le projet de politique révisé a été soumis au CCM pour qu'il l'examine plus avant. b. Systèmes i. Il s'agit de doter le BAI d'un outil fiable pour extraire et analyser les données en toute indépendance et avec exactitude. L'outil qui a été fourni doit encore être amélioré. Il est actuellement examiné avec le projet en cours de mise à niveau de la solution PGI Oracle de l'omc sous la forme d'une nouvelle version L'annexe B indique les domaines dans lesquels des mesures correctives doivent encore être appliquées États de paie Trois audits de suivi ont été effectués pour vérifier les mesures correctives prises en vue de remédier aux déficiences importantes identifiées durant l'exercice Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre de 21 recommandations d'audit significatives à la clôture de l'exercice 2013 par rapport à l'état à la clôture de l'exercice À la clôture de l'exercice 2013, 19 (90%) mesures correctives avaient été prises pour rationaliser les activités liées aux états de paie. Trois (16%) de ces mesures ont été instituées durant l'exercice 2013.

16 Tableau 7 Audit des états de paie État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013 AUDIT DES ÉTATS DE PAIE DU 28 JUIN 2010 NOMBRE TOTAL, TOUTES 25 RECOMMANDATIONS CONFONDUES État de la mise en œuvre au Closes TEC Ouvertes Nombre de recommandations Total (%) au % 4% 12% Total (%) au % 32% 0% RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 21 SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Systèmes % Financier % Nombre total de recommandations % significatives Total (%) au % 5% 5% 100% Total (%) au % 24% 0% 100% Nombre de recommandations significatives closes par catégorie d'audit Closes durant l'exercice 2013 Closes durant l'exercice 2012 Opérationnel 3 4 Total Le graphique ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre des recommandations significatives à la clôture de l'exercice Graphique 4 États de paie Résumé des recommandations significatives au 31 décembre % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes TEC Ouvertes Financier 5% 0% 0% Systèmes 10% 0% 0% Opérationnel 76% 5% 5% État de l'activité durant l'exercice Recommandations closes a. Opérationnel i. La DRH est désormais entièrement propriétaire des données existantes sur les états de paie et le personnel, qu'elle gère et dont elle rend compte, rôles qui étaient précédemment assurés en partie par l'itsd, laquelle se concentre donc sur la fourniture d'un soutien technique.

17 ii. De même, durant l'exercice 2013, après que l'itsd a finalisé l'intégration des nouvelles données dans les états de paie, la gestion et la propriété en ont été confiées à la DRH pour qu'elle rationalise encore le processus et en améliore la transparence, par exemple en ce qui concerne les états de paie des stagiaires, entre autres. iii. Des contrôles ont ensuite été mis en place pour limiter l'accès aux données relatives aux états de paie selon les besoins fonctionnels, de manière à protéger leur intégrité Travaux en cours a. Opérationnel i. La seule (5%) recommandation d'audit significative en cours de mise en œuvre est de nature opérationnelle. Elle concerne la nécessité de sensibiliser le personnel aux valeurs essentielles de l'omc et au comportement éthique. Bien qu'une certaine sensibilisation ait eu lieu, l'achèvement de cette tâche en suspens, qui dépendait précédemment de l'utilisation de l'apprentissage en ligne comme plate-forme, fera l'objet d'une décision lors de l'examen stratégique de l'omc durant l'exercice Recommandation ouverte a. Opérationnel i. Une (5%) recommandation d'audit significative de nature opérationnelle, mentionnée précédemment comme faisant l'objet de TEC, est revenue à l'état ouvert durant l'exercice Elle concerne la rédaction de directives à l'intention du personnel pour savoir quand et comment utiliser les différents contrats de travail à l'omc, y compris les critères applicables pour déterminer s'il convient de renouveler des contrats de courte durée, le nombre de renouvellements acceptable et la mise en place de contrôles destinés à faire en sorte que les contrats de courte durée soient utilisés comme prévu Les deux recommandations significatives en suspens, qui sont en cours ou ouvertes, peuvent être consultées à l'annexe C Activités d'appui administratif et logistique de l'ifct Un audit de suivi concernant les activités d'appui administratif et logistique de l'ifct a été effectué pour évaluer l'état de la mise en œuvre d'une recommandation d'audit significative en suspens de nature opérationnelle Il s'agit de renforcer les contrôles relatifs à l'utilisation des contrats de courte durée à l'ifct. L'état était le même à la fin des exercices 2013 et Deux contrats de courte durée à l'unité de l'apprentissage en ligne de l'ifct auquel il avait été prévu de mettre fin ont été jugés nécessaires pour mettre en œuvre la stratégie d'apprentissage en ligne approuvée. Ils ont été prorogés jusqu'en avril 2014 et devraient être remplacés par deux postes de classe L à l'issue de la publication d'avis de vacance pour des contrats de durée déterminée d'un an Le tableau ci-dessous analyse l'état au 31 décembre 2013 par catégorie d'audit par rapport à l'état à la fin de l'exercice Des détails sur cette recommandation en suspens sont donnés dans l'annexe D, y compris les mises à jour pertinentes.

18 Tableau 8 Audit des activités d'appui administratif et logistique de l'ifct État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013 AUDIT DES ACTIVITÉS D'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE L'IFCT DU 2 DÉCEMBRE 2010 NOMBRE TOTAL, TOUTES 12 RECOMMANDATIONS CONFONDUES État de la mise en œuvre au Closes TEC Ouvertes Nombre de recommandations Total (%) au % 8% 0% Total (%) au % 8% 0% RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 9 SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Conformité % Stratégique % Nombre total de recommandations % significatives Total (%) au % 11% 0% 100% Total (%) au % 11% 0% 100% Nombre de recommandations significatives closes par catégorie d'audit Closes durant l'exercice 2013 Closes durant l'exercice 2012 Opérationnel - 1 Stratégique - 2 Total Services de nettoyage et d'entretien Trois audits de suivi ont été effectués afin de vérifier les mesures correctives prises pour remédier aux déficiences importantes identifiées durant l'exercice 2011 au sujet des services de nettoyage et d'entretien Des mesures correctives avaient été appliquées à la clôture de l'exercice 2013 pour 23 (96%) recommandations d'audit significatives, dont 6 (26%) ont été mises en œuvre durant l'exercice L'état de la mise en œuvre des recommandations significatives est illustré dans le tableau ci-dessous par catégorie d'audit au 31 décembre 2013, avec un aperçu comparatif de la situation à la fin de l'exercice Le graphique qui suit met en relief l'état au 31 décembre 2013.

19 Tableau 9 Audit des services de nettoyage et d'entretien État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013 AUDIT DES SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN DU 30 JUIN 2011 NOMBRE TOTAL, TOUTES 31 RECOMMANDATIONS CONFONDUES État de la mise en œuvre au Closes TEC Ouvertes Nombre de recommandations Total (%) au % 3% 0% Total (%) au % 23% 6% RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 24 SIGNIFICATIVES État de la mise en œuvre au Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total % Opérationnel % Conformité % Systèmes % Financier % Nombre total de recommandations % significatives Total (%) au % 4% 0% 100% Total (%) au % 21% 8% 100% Nombre de recommandations significatives closes par catégorie d'audit Closes durant l'exercice 2013 Closes durant l'exercice 2012 Opérationnel 2 4 Conformité 3 - Systèmes - 1 Financier 1 - Total 6 5 Graphique 5 Services de nettoyage et d'entretien Résumé des recommandations significatives au 31 décembre % 100% 80% 60% 40% 20% 0% Closes TEC Ouvertes Financier 4% 0% 0% Systèmes 4% 0% 0% Conformité 17% 4% 0% Opérationnel 71% 0% 0%

20 État de l'activité durant l'exercice Recommandations closes a. Opérationnel i. Au 30 avril 2013, toutes les surfaces de l'omc devant être nettoyées et qui avaient été omises figuraient dans le contrat avec le fournisseur de services sous forme d'avenants au contrat original, afin de rendre plus fiables les prévisions de coûts pour les services de nettoyage. ii. À la suite de l'achèvement du nouveau bâtiment, des armoires sont désormais installées pour que le matériel et les fournitures de nettoyage soient entreposés correctement. Cela résout le problème que pose le fait de les laisser dans les couloirs et les espaces communs, ce qui fait mauvaise impression et entraîne des risques de perte et d'usage abusif ou peut être contraire aux règles de sûreté et d'évacuation s'ils sont laissés près des issues de secours. b. Conformité i. Deux recommandations ont été closes avec la modification des modalités et conditions du contrat passé avec le fournisseur de services de nettoyage. Une disposition qui exigeait que le fournisseur ne facture pas à l'omc le coût des espaces libérés ou des bureaux inoccupés a été supprimée, car elle était mentionnée comme difficile à appliquer. En revanche, une disposition définissant des délais clairs pour la présentation du casier judiciaire des agents de nettoyage a été ajoutée. ii. Il y a conformité de la part du fournisseur de services de nettoyage pour ce qui est de présenter des documents dans les délais prévus par le contrat et selon les critères prescrits, par exemple: police d'assurance responsabilité civile, évaluation annuelle des ICP, rapports mensuels sur le contrôle de la qualité et rapports d'activité annuels. c. Financier i. Contrairement à la pratique précédente et conformément à la meilleure pratique, il a été constaté que les paiements faits au fournisseur de services étaient dûment assortis de justificatifs, y compris pour les éventuels coûts additionnels facturés Travaux en cours a. Conformité i. Une recommandation d'audit significative concernant le contrôle de la qualité reste en suspens. Bien que des contrôles mensuels de la qualité soient effectués en divers lieux de l'omc par le fournisseur de services de nettoyage et le responsable des contrats de l'omc, conformément aux dispositions du contrat et aux critères établis, une enquête auprès du personnel prévue durant l'exercice 2014 donnera des indications supplémentaires sur la qualité des services de nettoyage. Ce point sera considéré comme clos si les résultats de l'enquête se révèlent satisfaisants L'annexe E donne des détails sur la recommandation d'audit en suspens Activités de sécurité et de sûreté Un audit de suivi a été effectué pour évaluer l'état de la mise en œuvre des recommandations significatives en suspens concernant les activités de sécurité et de sûreté Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre des recommandations d'audit significatives à la clôture de l'exercice Dix-huit (95%) recommandations étaient closes au

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