Guide utilisateur. Conférence avec Pronto! v4

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1 Guide utilisateur Conférence avec Pronto! v4 Table des matières 1 Principe Pronto!...2 Accès...2 Paramètres de Pronto!...3 Démarrer une conférence...5 Ajouter des participants...6 Mener une action sur un ou des participants ciblés...7 Mettre fin à la conférence...7 La conférence téléphonique avec Pronto! v4 1/7

2 1 Principe Pour créer une conférence, il suffit d avoir un compte utilisateur et d utiliser l interface Pronto! Pronto! vous permettra d initier la conférence et d appeler les différents participants. Il est à noter que les conférences créées avec Pronto! sont essentiellement conçues pour appeler des correspondants. Smart Télécom peut vous proposer d autres options de conférence nommées «Pont de conférence» mettant un numéro 0 8XX à disposition de vos utilisateurs. Le nombre de participants à la conférence est limité par le nombre d appels simultané renseigné dans votre compte utilisateur (la valeur par défaut est 4). Veuillez contacter Smart Télécom 2 Pronto! Accès Accédez à l interface de gestion des options du pont de conférence, Pronto! : - en tapant l url : ce qui affichera la fenêtre ci-dessous ; - en saisissant dans la zone Adresse votre numéro de téléphone ( ) ; - et le mot de passe indiqué par Smart Télécom. Notes : Nous vous conseillons d utiliser l Auto-Login pour ne pas avoir à ressaisir votre login et mot de passe à la prochaine utilisation de Pronto! A la première utilisation de Pronto! celui-ci vous demandera de télécharger un plug-in permettant les services de téléphonie sur votre navigateur Internet. A la fin de l installation, il vous sera nécessaire de redémarrer votre navigateur pour que le plug-in soit fonctionnel. Il existe un plug-in pour chaque navigateur Internet. La conférence téléphonique avec Pronto! v4 2/7

3 Au démarrage de l application, une fenêtre vide s affiche à l écran : En cliquant sur «Choisir un fond d écran», il est possible de remplacer le fond gris par l image de votre choix. Ceci implique de télécharger préalablement un fichier via le gestionnaire de fichiers accessible par l icône dossier. L application Pronto! se gère au travers de la barre d outils située en bas de la fenêtre : Pour utiliser le softphone de Pronto! cliquez sur le bouton : Pour accéder au mode conférence de Pronto, cliquez sur le bouton : Conjointement à l affichage de cette fenêtre, Pronto! vous indique qu une conférence vient de démarrer avec un indicateur en bas et à gauche de l écran : «CONFCALL Début de la conférence.» Avant d utiliser la conférence, il convient de régler les paramètres de Pronto! Paramètres de Pronto! Avant de lancer une conférence, il convient d indiquer quel type de média vous désirez utiliser pour converser. Sans réglage préalable, Pronto! utilisera le microphone ainsi que les hautparleurs raccordés à votre micro-ordinateur. Pour changer ce réglage, cliquez sur le bouton Paramètres situé à droite de la fenêtre : La conférence téléphonique avec Pronto! v4 3/7

4 2 1 Dans la fenêtre «Paramètres», sélectionnez l entrée «Téléphonie» (1). Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez ensuite sur «Plus» (2). Il s affiche alors de nouvelles options : 3 & 4 5 Pour l option «Appels entrants» sélectionnez «Désactivé» (3). Pour l option «Appels sortants via» sélectionnez «Tous mes appareils enregistrés» (4). Validez votre choix en cliquant sur le bouton Sauver en bas de la fenêtre (5). La conférence téléphonique avec Pronto! v4 4/7

5 Démarrer une conférence Cliquez sur le bouton : Ceci aura pour effet de démarrer la conférence et d afficher la fenêtre de gestion Si aucun appel n est lancé pendant 60 secondes, la conférence s arrête d elle-même. Le démarrage effectif de la conférence commence lorsqu on clique sur le bouton qui a pour effet d appeler simultanément votre poste téléphonique et d activer le softphone de Pronto! Lorsque vous décrochez votre combiné téléphonique, la séquence de messages suivante est diffusée : «Vous êtes invité dans une conférence. Avant d accéder à la conférence, veuillez vous présenter après le bip sonore. Finissez par la touche dièse.» Prononcez votre nom, tapez ensuite la touche dièse de votre combiné téléphonique. Vous entendez alors : puis «Accès à la conférence en cours.» «<Nom> a rejoint la conférence.» est ensuite transmis aux participants à la conférence. Notes : Cette séquence est la même pour tous les participants que vous invitez à la conférence. Tant que vous n avez pas invité de participant à la conférence, une musique d attente est diffusée. Si vous créez la conférence avec le softphone de Pronto!, vérifiez que vous avez un micro et des haut-parleurs fonctionnels sur votre micro-ordinateur. Dans ce cas, l option «Appels entrants» de la «Téléphonie» doit être placée sur «Défaut (actif)». Pendant la conférence, votre poste est occupé. Vous ne pouvez recevoir d appels téléphoniques. La conférence téléphonique avec Pronto! v4 5/7

6 Ajouter des participants Pour ajouter des participants, cliquez sur le bouton. Ceci affichera la fenêtre de composition d appel : Saisissez un numéro ou sélectionnez-le dans l historique ou le carnet d adresses. Dès que l appel est lancé, la fenêtre de gestion de la conférence affiche le nouveau participant : Celui-ci est appelé sur son poste téléphonique et entend le message diffusé aux nouveaux participants (cf. page précédente). Note : Il est possible d ajouter autant de correspondants que de communications simultanées autorisées sur votre compte (4 par défaut). Veuillez contacter Smart Télécom pour augmenter ce paramètre. La conférence téléphonique avec Pronto! v4 6/7

7 Mener une action sur un ou des participants ciblés Lorsque la conférence est créée, vous visualisez d un coup d œil l ensemble des personnes présentes. La fenêtre s agrandit en fonction du nombre de participants : Vous pouvez en cours de conférence mener des actions ciblés sur les participants : silence de leur ligne (ils ne peuvent plus être entendus sur la conférence) ou déconnexion de la conférence en cours. Cliquez sur le haut-parleur afin de mettre en silence la ligne d un ou de plusieurs participants. Cliquez sur la croix (elle s affiche lorsque vous placez le curseur sur la zone du participant) afin de déconnecter un plusieurs participants. Mettre fin à la conférence Pour mettre fin à la conférence sur Pronto! cliquez sur le bouton. La conférence téléphonique avec Pronto! v4 7/7