PACK INVESTISSEUR BASIC en Zone Ohada

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2 INTRODUCTION Le PACK INVESTISSEUR BASIC EN ZONE OHADA est un Kit rassemblant un certain nombre de documents de base nécessaires à tout investisseur et opérateur économique évoluant dans l un quelconque des pays de la Zone Ohada (*) dans le cadre du lancement, puis du fonctionnement de ses affaires. Ces documents de base ont été choisis en fonction du cycle d évolution des affaires. qui commence souvent par des négociations avec des partenaires, se soldant par la signature de protocoles d accord, d où, le modèle de Protocole d affaires proposé,. qui impose à l opérateur de réfléchir sur le choix d une structure d affaires avec laquelle il fonctionnera (d où le Mémorandum sur le choix d une structure d affaires en zone Ohada), outre l inévitable business plan ;. et sauf s il dispose d un local en propriété, l opérateur devra s assurer de la disponibilité d un local dans les conditions de sécurité nécessaires à ses affaires qu offre le cadre du bail commercial, (d où le modèle de bail commercial aux normes Ohada proposé). Afin d évoluer de manière professionnelle, l opérateur devra : - connaitre le régime de base des ventes commerciales en zone Ohada (synthétisé dans le Mémorandum sur la vente commerciale dans les pays de la zone Ohada), - et fonctionner avec un minimum de documents, gages de son professionnalisme : le Modèle de Conditions générales de vente / de prestations de services permet à ses clients d être informés du sérieux de ses prestations en voyant les conditions dans lesquelles il délivre ses produits ou fournit ses services, outre les factures en bonne et due forme qu il est à même de délivrer (d où le Modèle de facture proposé) ; - à ces «incontournables», ont été ajoutés des modèles de contrat de travail et de certificat de travail balisant habituellement le démarrage et la fin des relations de travail; - par ailleurs, lorsque les nuages commencent à poindre à l horizon, l opérateur doit avoir immédiatement sous la main d autres éléments indispensables pour, selon le cas, rappeler à l ordre un débiteur impénitent (d où le modèle de mise en demeure), régulariser le statut d une créance (d où le modèle de reconnaissance de dette), mener une transaction afin d éviter dans certains cas les lenteurs et lourdeurs d un procès (d où le modèle de protocole transactionnel) ou s il est obligé d en arriver là, porter plainte (d où le modèle de plainte) (*) Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Centrafrique, Comores, Congo, Côte d Ivoire, Gabon, Guinée Bissau, Guinée Equatoriale, Mali, Niger, Sénégal, Tchad, Togo. Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 2 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 2

3 . enfin si le ciel s est encore considérablement assombri, il pourra être amené à déposer une déclaration de cessation de paiements qui fera entrer son entreprise dans le régime des procédures collectives (d où le modèle de déclaration de cessation des paiements aux normes Ohada). L ensemble de ces documents sont passés aux cribles de l œil du professionnel et peuvent donc être utilisés en toute sécurité en ajoutant simplement vos propres données. Ils sont utilisables dans l ensemble des pays de la zone Ohada dont la plupart ont un environnement légal francophone hérité du système juridique français. Toutes les fois où un texte Ohada existe, les documents proposés sont strictement paramétrés aux normes Ohada. Dans tous les autres cas où notamment l autonomie de la volonté a une grande place, la sécurité est assurée par référence aux paramètres communs susmentionnés comme le Code civil Dans les quelques cas où une législation nationale spécifique existera, n hésitez pas à (faire) adapter ce qui doit l être. Ce Kit peut aussi bien être utilisé au démarrage des activités qu en cas de remise en ordre décidée par l opérateur qui fonctionnait jusque là de manière plus «informelle». Bon fonctionnement dans la sécurité Me Mandessi Bell Evelyne NB. Dans les divers formulaires proposés, deux parties «A» et «B» sont mises en présence comme partenaires contractuels dont les noms seront remplacés par ceux des parties prenantes réelles. Ce remplacement pourra être facilité par l utilisation de la fonction «remplacer» dans Word. Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 3 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 3

4 SOMMAIRE DES FORMULAIRES Modèle de protocole d'accord en affaires P. 5 Mémorandum sur le choix de votre structure d affaires en zone Ohada P. 12 Modèle de bail commercial avec en annexe le texte de l Acte Uniforme sur le bail commercial révisé en 2010 P. 21 Checklist pour votre business plan et canevas de plan d affaires P. 34 Modèle de Conditions générales de vente / de prestations de services P. 48 Mémorandum sur la vente commerciale en zone Ohada avec en annexe le texte de l Acte Uniforme sur la vente commerciale révisé en 2010 P. 54 Modèles de factures P. 75 Modèle de mise en demeure P. 78 Modèle de transaction en affaires P. 80 Modèle de contrat de travail P. 85 Modèle de certificat de travail P. 90 Modèle de reconnaissance de dette P. 92 Modèle de déclaration de cessation de paiement avec en an nexe le texte de l Acte Uniforme sur la cessation des paiements révisé en 2010 P. 95 Modèle de plainte. P. 101 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 4 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 4

6 OBSERVATION PREALABLE Les domaines dans lesquels un protocole d accord d affaires est susceptible d être signé étant très nombreux, le canevas proposé est aussi large que possible afin de pouvoir être adapté à des situations très diverses.. Un protocole d accord peut en outre être signé à des stades divers, notamment : - au tout début des échanges entre les parties pour bien cadrer les contours des négociations approfondies à intervenir ultérieurement tout autant que les comportements des parties (confidentialité, rupture abusive etc.) ou - à l issue des négociations, pour formaliser l accord auquel les parties sont parvenues. Le modèle de protocole proposé ci-dessous appartient à la deuxième catégorie. PROTOCOLE D'ACCORD ENTRE LES SOUSSIGNEES :. La société (dénomination sociale) (forme de la société : SA, SARL ) au capital de (montant du capital social), immatriculée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier de (lieu d immatriculation) sous le numéro, représentée par (nom, prénom du représentant) intervenant aux présentes en sa qualité de (fonction du représentant dans la société), OU :. M. / Mme / Mlle (nom et prénom du commettant), né(e) le (date de naissance) à (lieu de naissance), de nationalité (nationalité), demeurant à (adresse), immatriculé(e) au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier de (lieu d immatriculation) sous le numéro, (indiquer le numéro d immatriculation), Ci-après désigné(e) «la Partie A», d une part, Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 6 ET. M. / Mme / Mlle (nom et prénom), né(e) le (date de naissance) à (lieu de naissance), de nationalité (nationalité), demeurant à (adresse), immatriculé(e) au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier de (lieu d immatriculation) sous le numéro, (i Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 6

8 Vous êtes le promoteur d un projet d entreprise que vous souhaitez mettre en place dans l un des pays de la zone Ohada. Dans votre démarche, vous devrez vous poser une série de questions sur la structure d affaires à adopter dans le cadre de ce projet, notamment :. que choisir entre la formule de l entreprise individuelle et de la société?. et si vous choisissez la formule sociétaire, quel type de société choisir? I. QUE CHOISIR ENTRE L ENTREPRISE INDIVIDUELLE ET UNE SOCIETE? Il importe de souligner qu il n y a pas de formule standard qui soit idéale pour tout projet d entreprise puisque chacune de ces formules a ses avantages et inconvénients ou limites que nous allons examiner successivement. 1. Les paramètres de l'entreprise individuelle A la différence des structures sociétaires, l'entreprise individuelle n'a pas de personnalité juridique propre. Vous et votre entreprise ne formez qu'une seule et même personne : «Les Etablissements Bekima». Vos biens personnels (si vous en avez) et votre patrimoine professionnel ou autre sont considérés comme «un» pour répondre du respect de vos obligations vis-à-vis des tiers avec lesquels vous êtes amené à traiter. Avantages de l'entreprise individuelle C est la formule de mise en place d activités la moins coûteuse (au départ : pas de capital social à mobiliser, les démarches d installation sont réduites au minimum et vous êtes seul maître à bord. Par la suite : fonctionnement simple (pas de statuts à rédiger, pas d'assemblée générale à organiser comme dans les sociétés ) et frais de comptabilité et de gestion peu élevés. Inconvénients de l'entreprise individuelle Vous êtes indéfiniment et solidairement responsable sur vos biens propres des dettes de l'entreprise. En cas de problèmes au niveau de l entreprise, vos biens personnels peuvent donc être engagés. 2. Les paramètres de la solution sociétaire Avec la formule sociétaire, l équation de base est la mise en place d une structure qui a une personnalité juridique propre (la société est une personne morale) séparée de celle de l entrepreneur (personne physique/individu) et puisqu il y a deux personnes distinctes, il ya aussi séparation des patrimoines. La société a son propre patrimoine (patrimoine social) et l entrepreneur le sien (patrimoine personnel). Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 13 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 8

9 II. QUELQUES PARAMETRES POUR CHOISIR VOTRE SA Sans appel public à l épargne Avec appel public à l épargne SA avec Conseil d administration et PDG ou PCA et DG ou avec AG SA avec Conseil d administration et PDG ou PCA et DG - Possibilité au départ de choisir le mode d administration et de gestion (entre formule du conseil d administration et de l administrateur général) et de changer d option par la suite par AGE. - Capital minimum : 10 millions F CFA. - Pas de possibilité de faire appel public à l épargne. - Obligation de désignation d 1 commissaire aux comptes titulaire et d 1 suppléant. - Transmission des titres possible :. par transfert (actions nominatives). ou par tradition (titres au porteur). - Capital minimum : 100 millions F CFA. - Possibilité de faire appel public à l épargne en respectant les prescriptions Ohada. - Formalités de constitution : formalités supplémentaires de publicité liées au régime des appels publics à l épargne. - Obligation d avoir un conseil d administration avec au moins 3 administrateurs et au plus 15 lorsque actions admises à la Bourse. - Obligation de désignation de 2 commissaires aux comptes titulaires et de 2 suppléants. - Transmission des titres possible :. par transfert (actions nominatives). ou par tradition (titres au porteur). ou par virement (actions nominatives ou au porteur inscrites dans un compte). - Obligation de publication annuelle des états financiers. SA avec Administrateur général Même chose que ci-dessus mais les actionnaires doivent être au minimum 2. SA avec Administrateur général Impossible SA unipersonnelle Même chose que ci-dessus mais l actionnaire est unique, ce qui induit un régime particulier au niveau des décisions sociales. Impossible SA unipersonnelle Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 17 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 9

10 MODELE DE BAIL COMMERCIAL Avec en annexe le texte de l Acte Uniforme Ohada sur le bail commercial révisé en 2010 p. 28 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 21 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 10

11 ENTRE LES SOUSSIGNES 1 / (noms, prénoms ou raison sociale), (qualité) (adresse) Si le bailleur est représenté : Représenté par en vertu d une procuration sous seing privé en date du Ci-après désigné(e) «le Bailleur», ET 2 / (noms, prénoms ou raison sociale), (qualité) (adresse) Si le locataire est représenté : Représenté par en vertu d une procuration sous seing privé en date du Ci-après désigné(e) «le Preneur», IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : ARTICLE 1. DESIGNATION DES LIEUX LOUES Le Bailleur donne à bail à loyer à titre commercial au Preneur qui accepte dans le cadre du dispositif de l Acte Uniforme Ohada sur le Droit Commercial Général relatif au bail commercial, les locaux ci-après désignés situés à, (le cas échéant, faisant partie d un immeuble situé à : Tels que lesdits locaux existent et sans qu il soit nécessaire d en faire une plus ample désignation, à la demande du Preneur qui déclare parfaitement les connaître pour les avoir vus et visités en vue du présent acte. ARTICLE 2. DUREE DU BAIL Bail à durée déterminée 2.1. Le présent bail est fait pour une durée de ( ) années entières et consécutives qui commenceront à courir le pour se terminer le Il pourra être renouvelé dans les conditions prévues aux articles 123 et 124 dudit Acte à la demande expresse du Preneur adressée au Bailleur au plus tard trois mois avant l expiration du bail par signification d'huissier de justice ou notification par tout moyen permettant d'établir la réception effective par le destinataire. Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 22 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 11

12 Bail à durée indéterminée : Le présent bail est fait pour une durée indéterminée. Il cessera à l initiative de la partie désireuse d y mettre fin qui donnera congé à l autre partie dans les conditions prévues à l article 125 dudit Acte six (6) mois à l avance par signification d'huissier de justice ou notification par tout moyen permettant d'établir la réception effective par le destinataire, en précisant les motifs pour lesquels ledit congé est donné. ARTICLE 3. DESTINATION DES LOCAUX 3.1. Les locaux présentement loués sont exclusivement destinés à un usage (commercial, industriel, artisanal, professionnel) pour l /les activité(s) suivante(s) :. Interdiction de modification de la destination 3.2. Le Preneur ne pourra, sous aucun prétexte, modifier, même momentanément cette destination ou l /les activité(s) sus-visée(s) menée(s) dans les locaux, ni y adjoindre des activités connexes ou complémentaires. Modification de la destination avec autorisation du Bailleur 3.2. Le Preneur ne pourra modifier cette destination ou l /les activité(s) susvisée(s) menée(s) dans les locaux, ni y adjoindre des activités connexes ou complémentaires sans solliciter préalablement l autorisation du Bailleur par lettre recommandée avec avis de réception ou lettre simple contre décharge. Adjonction d activités connexes ou complémentaires 3.3. Conformément à l article 113 al.3 de l Acte uniforme sus-visé, le Preneur pourra adjoindre à l activité prévue au contrat de bail des activités connexes ou complémentaires relevant d un même domaine que celui envisagé lors de la conclusion du bail en en informant le Bailleur par lettre simple contre décharge. ARTICLE 4. CHARGES ET CONDITIONS Cette rubrique peut être plus ou moins étoffée selon les précisions plus ou moins nombreuses que les parties souhaitent y apporter. Les clauses ci-dessous constituent en quelque sorte un minimum qui peut être complété selon la volonté des parties. Le présent bail est consenti et accepté sous les clauses et conditions suivantes que le Preneur s oblige à exécuter, savoir :. Etat de lieux. Le Preneur prendra les lieux dans l état où ils se trouveront au moment de son entrée en jouissance, sans pouvoir exiger du Bailleur aucune réparation ni remise en état autre que celle qui serait nécessaire pour qu ils soient clos et couverts. Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 23 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 12

14 OBSERVATION PREALABLE Les produits et services susceptibles d être concernés par ces conditions générales sont très divers. Des produits X nécessiteront d être acheminés par transport, et alors que certains produits devront être commandés, d autres pourront être directement achetés etc. Le canevas de Conditions générales de vente et de services proposé ci-dessous tient compte de la contrainte constituée par cette diversité de situations qu il est impossible de prendre en compte. Des adaptations seront donc nécessaires en fonctions de vos produits/services. Enfin, ce modèle inclut les produits et les services, mais vous devrez bien évidemment l adapter si votre entreprise n est impliquée que dans la fabrication de produits ou la fourniture de services. PRÉAMBULE Les présentes conditions générales fixent le régime s appliquant à toutes les ventes ou prestations de service réalisées par (nom de votre entreprise ou mettre notre Société). Sauf stipulations contraires contenues dans un contrat écrit spécifique, toutes les ventes / prestations de services de (nom de votre entreprise ou notre Société y sont soumises. En passant commande, en signant le devis ou les documents de (nom de votre entreprise ou notre Société) valant ordre de travaux, le client : adhère sans réserve aux présentes CGVPS et accepte que ces CGVPS avec les clauses particulières susceptibles d être stipulées dans la confirmation de commande, le devis ou le document valant ordre de travaux, constituent le contrat liant les parties à l exclusion de toutes autres dispositions contenues dans quelque autre document que ce soit. Le fait que (nom de votre entreprise ou notre Société) ne se prévale pas à un moment donné des présentes CGVPS ne vaut pas renonciation à s en prévaloir ultérieurement. 1. PASSATION DES COMMANDES La commande passée par le client doit être confirmée par (nom de votre entreprise ou notre Société), par un accusé de réception de commande, pour former valablement le contrat de vente. Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 49 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 14

15 MEMORANDUM SUR LA VENTE COMMERCIALE EN ZONE OHADA Avec le texte de l Acte Uniforme sur la vente commerciale p. 67 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 54 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 15

16 Situations liées à des problèmes d exécution de la part du vendeur SITUATION Il a des difficultés de livraison dans les délais CE QUI SE PASSERA L acheteur peut obtenir de la juridiction compétente, statuant à bref délai l autorisation de différer l exécution de son obligation de paiement (art. 282). Livraison selon des modalités différentes de celles prévues au contrat O Livraison anticipée L acheteur peut prendre livraison ou refuser de prendre livraison des marchandises (art. 290 al. 1). O Livraison en quantité supérieure L acheteur peut accepter ou refuser de prendre livraison de la quantité excédentaire, mais s il accepte d en prendre livraison en tout ou en partie, il doit la payer au tarif du contrat (art. 290 al. 2 et 3). O Livraison non conforme Livraison selon des modalités différentes de celles prévues au contrat Lorsque le défaut de conformité des marchandises livrées est invoqué dans les délais, le vendeur peut imposer à ses frais exclusifs et sans délai, à l acheteur leur remplacement par des marchandises conformes (art.283). Les parties peuvent aussi convenir d un délai supplémentaire pour un tel remplacement, aux frais exclusifs du vendeur (al.2). Après ce délai, même si le vendeur peut encore réparer à ses frais exclusifs, l acheteur peut s y opposer et obtenir des dommages-intérêts (art. 284). En cas de défaut de conformité des marchandises, que le prix ait été ou non déjà payé, l acheteur peut réduire le prix proportionnellement à la différence entre la valeur que les marchandises effectivement livrées avaient au moment de la livraison, et la valeur que des marchandises conformes auraient eu à ce moment (art. 288). Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 58 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 16

18 DROIT APPLICABLE A LA VENTE COMMERCIALE ARTICLE 237- La vente commerciale est soumise aux règles du droit commun des contrats et de la vente qui ne sont pas contraires aux dispositions du présent Livre. Les parties sont tenues de se conformer aux exigences de la bonne foi. Elles ne peuvent exclure cette obligation, ni en limiter la portée. ARTICLE 238- Lorsqu une clause est ambiguë, la volonté d une partie doit être interprétée selon le sens qu une personne raisonnable, de même qualité que l autre partie, placée dans la même situation, aurait déduit de son comportement. Pour déterminer la volonté d'une partie, il doit être tenu compte des circonstances de fait, et notamment des négociations qui ont pu avoir lieu entre les parties, des pratiques qui se sont établies entre elles, voire des usages en vigueur dans la profession concernée. ARTICLE 239-Les parties sont liées par les usages auxquels elles ont consenti et par les pratiques qui se sont établies dans leurs relations commerciales. Sauf convention contraire des parties, celles-ci sont réputées avoir adhéré aux usages professionnels dont elles avaient connaissance ou auraient dû avoir connaissance et qui, dans le commerce, sont largement connus et régulièrement observés par les parties à des contrats de même nature dans la branche d activité concernée. Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 61 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 18

20 OBSERVATION PREALABLE Les contrats de travail standards dans la plupart des pays de la zone Ohada ont le même profil de base issu de l environnement du droit social hérité de la colonisation française, mais peuvent avoir certaines particularités çà et là. Il est donc pertinent de citer en tant que de besoin le texte applicable dans le pays d exécution du contrat de travail et en conséquence, là où une telle mention s impose, a été ajouté l astérisque suivant: (*), le cas échéant, rappeler les dispositions de la législation nationale applicables dans le pays concerné). CONTRAT DE TRAVAIL Entre les soussignés M (Nom et Prénom ou Raison Sociale) Qualité : Adresse complète Ci-après dénommé l Employeur, d une part et M. (Nom et prénom) Né(e) le A Titulaire de (document d identité) n délivré(e) le à (lieu de délivrance du document concerné) Lieu de résidence habituelle Profession Nationalité Situation de famille Ayant à sa charge (renseignements optionnels pouvant figurant ailleurs dans la fiche de l employé(e) 1) - Nom et prénom de l époux/épouse 2) Nombre d enfants à charge Nom et prénom, date et lieu de naissance Personne à prévenir en cas de besoin Ci-après dénommé(e) l Employé(e), d autre part, Il est établi le présent contrat qui, outre les dispositions ci-dessous sera régi par : - instituant le Code du Travail en/au (pays concerné) ; - Les textes pris pour son application ; - La convention collective (s il en existe une) ARTICLE 1 er DUREE DU CONTRAT Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits reserves 86 Kit Investisseur Basic en Zone Ohada Tous droits réservés 20