Rapport du groupe de travail «EndNote et alternatives»

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1 Rapport du groupe de travail «EndNote et alternatives» La souscription institutionnelle à EndNote de l ULg s achevant fin 2014, un groupe de travail a été constitué en mars 2014, afin (i) de se prononcer quant à la pertinence de poursuivre cette souscription et (ii) de faire le point sur les éventuelles alternatives. Le groupe de travail se compose des personnes suivantes : Stéphanie Audrit (DG), Hassan Bougrine (BST), Christine Brouwir (BSV), Frédéric De Lemos Esteves (BSV), Ghislaine Fleury (Graulich), Bernard Pochet (BSA), Muriel Van Ruymbeke (ALPHA), Sandrine Vandenput (BSV). Méthodologie Actuellement, on dénombre une grosse vingtaine de logiciels de gestion de références bibliographiques, dont certains très spécifiques à un champ disciplinaire particulier. Dans la mesure où l objectif du GT est de définir une position institutionnelle pour les bibliothèques de l ULg, seules les solutions susceptibles de rencontrer les attentes d un large public ont été envisagées. Les outils datés, «de niche», limités à un système d exploitation ou à un champ disciplinaire bien spécifique ont donc été écartés. De plus, afin d être en mesure de mener à bien l analyse, il était nécessaire de disposer au sein du Réseau d agents disposant d une compétence suffisante dans les logiciels investigués. C est pourquoi le choix du groupe s est porté vers les logiciels suivants : 1. Zotero (testeurs : Ghislaine Fleury, Muriel Van Ruymbeke, aidées de Éric Gerkens) 2. EndNote, ainsi que ses versions EndNote web et EndNote basique (testeurs : Christine Brouwir, Frédéric De Lemos, Sandrine Vandenput) 3. JabRef (testeurs : Hassan Bougrine, Bernard Pochet) 4. Mendeley (testeurs : Hassan Bougrine, Bernard Pochet) La base d analyse proposée est la grille de Munich 1 (Lemke 2012), augmentée de quelques aspects complémentaires. L exhaustivité de cette grille permet une analyse en profondeur de chaque outil sous ses différentes facettes. La synthèse effectuée ci-dessous pour chaque logiciel ne vise pas à refaire une énumération exhaustive des différents aspects analysés dans la grille, mais plutôt à mettre en lumière les qualités et défauts spécifiques à chaque outil. Première outil : Zotero, le «sac à dos» ou la «cassette de Peau d âne» Le test a été réalisé par trois utilisateurs, exploitant chacun des fonctions assez différentes de l outil. Sont soulignées de prime abord la facilité de prise en main, ainsi que le caractère ergonomique et relativement intuitif de ce logiciel gratuit. Zotero peut fonctionner en local (version stand alone) ou en ligne, avec dans ce cas un stockage des données dans le cloud. Dans ce dernier cas de figure, la quantité de données est limitée à 300 méga (avec possibilité d acheter de la capacité de stockage supplémentaire). Zotero est compatible avec les principaux OS (Windows, Mac et Linux), conférant ainsi une belle liberté à ses utilisateurs. 1 Créé par : Dörte Böhner (HSU Hamburg), Thomas Stöber (LMU München) et Astrid Teichert (TUB München) en juillet Actualisé par Dorothea Lemke et Petra Frommer (TUB München) en mars Traduction française par Thomas Colombéra en juillet 2012

2 Le flux de données se fait toujours de la source (bases de données, etc.) vers Zotero. L interface de Zotero s utilise donc rarement en tant que telle. Ce logiciel se conçoit plutôt comme un «sac à dos», qui suit l utilisateur en permanence et dans lequel celui-ci peut ranger au fur et à mesure le fruit de ses recherches. Cette spécificité est perçue comme une plus-value par les testeurs de l outil, dans la mesure où elle sépare bien distinctement la recherche documentaire de la gestion des références bibliographiques. Zotero reste toujours très facilement accessible, y compris lors des recherches dans les bases de données. Concernant les citations, Zotero propose styles disponibles. Les styles préexistants ne sont pas modifiables (afin de préserver l unicité des styles mis à la disposition de tous via le cloud Zotero), mais il est en revanche tout à fait possible de créer un nouveau style, en lui attribuant un nouveau nom. À noter que Mendeley et Zotero partagent leurs styles. La création de style dans Zotero est extrêmement facile. La communauté d utilisateurs de Zotero est extrêmement active, à travers des forums, à la fois en anglais et en français. Si l on souhaite créer une bibliographie qui inclurait des références non mentionnées dans un article, cela doit se faire à partir du client Zotero. À partir de Word, la synchronisation de la bibliographique s effectue automatiquement, tandis que dans Power point, il est nécessaire de copier-coller des références. En revanche, Zotero ne permet pas de créer des bibliographies multiples dans le même document (une bibliographie par chapitre par exemple). Dans ce cas, l utilisateur devrait «saucissonner» son document. C est essentiellement dans sa version en ligne qu apparaissent les aspects coopératifs de l outil, tels que le partage de références avec les autres utilisateurs, la création de groupes d utilisateurs (avec une gestion différenciée des accès), etc. De telles fonctionnalités sont particulièrement utiles pour travailler ensemble sur un article. Parmi les fonctionnalités supplémentaires, pointons les nombreux sites (dont notamment des sites de presse) à partir desquels des références peuvent être importées. L export de références est également possible à partir de catalogues de bibliothèques, dont le nôtre. Les utilisateurs-testeurs se disent pleinement satisfaits des performances de l outil. La seule faiblesse soulignée a trait aux 300 MB de limitation, soit environ 750 références. Deuxième outil : EndNote, le «classique» L outil EndNote se décline maintenant en trois versions : (i) Base : version basique, complètement gratuite, uniquement en ligne (ii) Web : version intermédiaire, gratuite pour tous les membres de la communauté universitaire, à condition que l ULg maintienne un abonnement institutionnel pour ses chercheurs et ses académiques. (iii) Desktop : version la plus complète, payante, qui fait à l heure actuelle l objet d une souscription institutionnelle En cas d arrêt de la souscription institutionnelle, les usagers attachés à cet outil auront toujours le loisir d utiliser la version gratuite EndNote basique, tout en conservant leurs données. Les

3 options décrites ci-dessous appartiennent à la version la plus complète, c est-à-dire la version desktop. Concernant les systèmes d exploitation avec lesquels il est compatible, EndNote fonctionne sur Windows et sur Mac, mais pas sur Linux. Les fonctionnalités de gestion et d import des fichiers pdf sont bien développées: - Les pdf peuvent être soit attachés manuellement à la référence ou recherchés automatiquement par le moteur de recherche du logiciel - Cette recherche automatique du texte intégral correspondant à des références déjà présentes dans le logiciel peut s effectuer sur l ensemble des références ou sur les références d un dossier en particulier. Si cette opération de matching ne convainc pas la totalité des testeurs, elle est en revanche très appréciée de certains utilisateurs. Par ailleurs, tout comme dans Zotero et Mendeley, les fonctions basiques associées au pdf sont également présentes : - Les pdf peuvent être automatiquement renommés et classés. - Les références peuvent être insérées dans la bibliothèque à partir de fichiers pdf préexistants (extraction des métadonnées). - Les pdf peuvent être annotés. EndNote permet de créer des bibliographies sélectives par sections ou par chapitres, ainsi qu une bibliographie générale en fin de document. La création des styles s effectue très facilement dans une interface semblable à celle d un traitement de textes. Il est également possible de créer des types de documents qui ne sont pas proposés par défaut. L interface comporte également des champs vierges, lesquels facilitent la création de nouveaux styles. EndNote offre la possibilité de créer des groupes dynamiques, correspondant à une stratégie de recherche documentaire (ex : auteur X et année Y). Ces groupes dynamiques peuvent être supprimés quand ils ne sont plus nécessaires. De plus, il est également possible de définir des métagroupes (ou customized group comme ils sont dénommés dans EndNote), qui correspondent à l intersection entre deux groupes. EndNote permet la synchronisation automatique des références tant avec Word qu avec Power Point. Moyennant l installation d un plug in, EndNote fonctionne également avec Libre office. Outre la fonction d importation directe des notices à partir de sources extérieures, EndNote offre également des possibilités de recherche documentaire et de sauvegarde via son interface, à travers les abonnements souscrits par l institution ainsi que les sources gratuites (bases de données et catalogues). Cette fonction, appelée Online Search, est spécifique à l outil EndNote. Cependant, dans la mesure où nous ignorons exactement comme ladite recherche est effectuée, cette fonctionnalité est loin de faire l unanimité pour effectuer des recherches documentaires complètes. Par contre, la fonction de recherche directe à partir de l interface du logiciel Online Search est très utile pour cibler et retrouver des références connues, plutôt que de devoir remplir tous les champs de saisie manuellement. EndNote propose également des modèles word préformatés, en fonction des instructions aux auteurs. En vue de l encodage des références, EndNote propose une liste de titres de journaux. Afin de rencontrer les exigences de tous les formats bibliographiques, cette liste de titres se décline en 3 formats : (i) complet, (ii) abrégé et (iii) sans points. De cette manière, EndNote peut

4 automatiquement reformater un titre de revue dans le format exigé par un style bibliographique donné. Cette option est particulièrement utile avec les références extraites de PubMed, qui travaille avec des noms de revue abrégés. Cette liste de titres peut en outre être complétée par l utilisateur. La fonction Online Search du logiciel permet de retrouver et d intégrer facilement dans la bibliothèque EndNote une bibliographie déjà existante au format Word. Cependant, cette recherche en ligne s opère item par item, et ne semble donc pas offrir de réelle plus-value par rapport aux fonctions d imports directs en un clic présentes dans les autres logiciels. Dans EndNote, l utilisateur peut choisir lui-même les critères de dédoublonnement. Tant EndNote que Mendeley offre une fonction permettant de compléter les références lacunaires : il s agit de need review dans Mendeley (via Google Scholar) ou find update dans EndNote. La synchronisation automatique entre la version desktop et la version web, laquelle tient dans ce cas le rôle de «cloud», permet l accès à sa bibliothèque EndNote desktop en tous lieux. Grâce à la version en ligne, le chercheur garde avec lui ses bibliographies qui peuvent le suivre et il a également la possibilité de travailler avec une même bibliothèque EndNote sur deux postes différents (bureau-domicile par exemple), comme c est le cas pour les outils en ligne que sont Zotero et Mendeley. La version web autorise le travail collaboratif en permettant le partage de l entièreté ou d une partie choisie de ses données avec un ou plusieurs «invités», qui y accèderont en mode lecture ou écriture + lecture. 3 e outil : JabRerf, la «boite de mécano» Le logiciel JabRef est dédié à la gestion de références bibliographiques dans le logiciel Latex, dont il partage le langage. Il s agit donc d un outil plutôt orienté sciences et sciences appliquées. Cet outil, extrêmement puissant au niveau local, offre de nombreuses possibilités. Depuis quelques mois, une interface minimale a été développée, qui contribue à rendre l outil plus user friendly. 4 e outil : Mendeley, l immense «pot commun» Mendeley est un logiciel gratuit. La version en ligne englobe toutes les bases de référence personnelles encodées par les utilisateurs. Elle fonctionne donc comme un immense «pot commun» de références (même si celles-ci sont évidemment anonymisées). Les notes personnelles peuvent également être partagées. Cependant, l utilisateur qui ne souhaite pas partager ses références garde la possibilité de ne pas le faire. Mendeley fonctionne sur les 3 systèmes d exploitation (Windows, Mac et Linux), de même que sur IOS et Android. L importation de données s effectue très facilement, en effectuant un simple «glisser-déposer» dans un répertoire. Mendeley crée ensuite automatiquement les références.

5 L option watch folder permet une recherche automatique des références liées aux articles contenus dans ce dossier. Cependant, pour évaluer l étendue de cette fonctionnalité, il serait intéressant de la tester avec des articles issus de plusieurs champs disciplinaires. La fonction file organizer crée une copie du dossier ad hoc, dans laquelle les pdf sont automatiquement classés par auteur, année et titre (pour autant que le pdf comporte des métadonnées correctes). L outil offre également la possibilité de changer le nom d un document selon une nomenclature définie par l utilisateur. Mendeley peut créer des fichiers BibTex et permet donc le transfert vers Latex. La base de données globale est accessible via l onglet Mendeley search. Comme les autres logiciels, Mendeley permet d effectuer le dédoublonnage. Comportant peu de menus, cet outil est extrêmement intuitif et très facile d utilisation. L éditeur pdf intégré à Mendely est très puissant et permet une gestion des pdf assez développée. Il est notamment possible de faire une recherche dans le texte du pdf (même si celui-ci est protégé en écriture). À l inverse, l usager a tout à fait la possibilité de définir les éléments sur lesquels porte sa recherche (champ auteur, titre, etc.), ce qui évite d avoir du bruit inutile. Les pdf peuvent également être annotés. Sur les pdf récents, il est également possible d exploiter la table des matières. Les fonctions sociales de l outil sont pour leur part assez bluffantes. Mendeley a été racheté depuis peu par Elsevier, ce qui laisse augurer que les liens avec Scopus vont être renforcés. La stratégie d Elsevier semble être de se doter d une solution comparable à l outil EndNote, de son concurrent Thomson Reuters. Si l on peut déplorer ce rachat très controversé par un des géants de l édition scientifique, un des côtés positifs sera toutefois que les développements vont désormais s accélérer. Malgré ce rachat, aucune accointance intempestive avec les revues Elsevier n a à ce jour été constatée. A priori, cet outil est assez orienté vers les sciences. Il gagnerait à être testé de façon systématique pour le domaine des sciences humaines et des sciences sociales. Mendeley est donc un outil que le chercheur garde avec lui. Il n effectue pas la recherche directement via les bases de données. Mais l absence de cette fonctionnalité est compensée par le fait que l on peut travailler comme Zotero, à savoir avec un bouton d import, lequel enclenche un javascript qui va extraire toutes les données de la page. L interfaçage avec PubMed par exemple fonctionne parfaitement. DOCEAR : un regard vers le futur Docear utilise JabRef, Free plane (le logiciel de mind mapping) et l éditeur pdf de Mendeley. Il ajoute ainsi des fonctions sociales à JabRef et fonctionne sur la base du MindMapping pour organiser les références de manière beaucoup plus riche et complexe que ce que ne permettent les logiciels actuels. Il permet de travailler à plusieurs usagers.

6 Conclusion Concernant l échange de données avec le répertoire institutionnel de l ULg, ORBi permet l export au format RIS. Par conséquent, le transfert de données avec les différents logiciels investigués ne devrait pas poser de problème. Cependant, cette fonctionnalité d ORBi semble méconnue de la part de nombreux collègues du réseau et devrait donc gagner en visibilité. Le fait de disposer d un logiciel installé en local sur une machine est plutôt perçu comme une contrainte par les testeurs, dans la mesure où le chercheur a obligatoirement besoin de sa machine pour accéder à ses bibliographies. Les outils fonctionnant dans (ou en synchronisation avec) le cloud présentent l avantage d être accessibles de n importe où. L avenir semble en effet être vers un outil qui suit le chercheur, et non l inverse. JabRef apparait avant tout comme un outil très disciplinaire, assez difficile d accès et peu développé au niveau «social» (c est-à-dire des possibilités d échange entre les usagers). C est la raison pour laquelle ce logiciel ne sera pas promu au niveau institutionnel. Les 3 logiciels restantes (Zotero, EndNote et Mendeley) possèdent un noyau de fonctionnalités de base globalement assez comparables (dédoublement, création de styles, import automatique des métadonnées liées à un document, etc.). De façon générale, l outil EndNote propose une multitude de fonctionnalités et de possibilités de choix dans les paramètres. Si certaines (telles que la liste de titres de revues déclinées en 3 formats) sont, à juste titre, très appréciées, la pertinence des autres n est pas toujours avérée EndNote est un outil qui recouvre régulièrement les fonctionnalités des logiciels avec lesquels il interagit. De plus, ce logiciel offre de nombreuses possibilités de paramétrage, susceptibles de complexifier l utilisation. Cependant, les utilisateurs de base tels que les étudiants «bac-master» ont toujours la possibilité de s en tenir aux paramètres par défaut de l outil. En revanche, les utilisateurs chevronnés apprécient pour leur part beaucoup cette possibilité accrue de personnaliser au mieux l outil, en fonction de leurs besoins spécifiques. Le fait qu EndNote ne permet pas de travailler avec Linux constitue par ailleurs un frein à son utilisation. L outil Mendeley possède quelques fonctionnalités originales apportant une réelle plus-value. Mendeley fonctionne avec les 3 principaux systèmes d exploitation, ce qui en fait un outil accessible à tous. Ajoutons à cela la simplicité de ses menus, ses fonctionnalités sociales (et par là les possibilités qu elles offrent en termes de travail collaboratif) et la puissance de son éditeur pdf. C est donc cet outil qui semble être le meilleur «dénominateur commun» entre les besoins des différents utilisateurs du Réseau. Une piste pourrait dès lors être d aller dans le sens d une suppression de l abonnement institutionnel à EndNote, mais uniquement à partir de janvier 2016, afin de laisser une année de transition à la fois à nos usagers et à nos formateurs. En effet, eu égard au degré de qualité respectif des outils comparés et compte tenu du contexte financier actuel en berne, le montant d une souscription annuelle à EndNote apparait comme difficilement justifiable. De plus, étant donné l existence d EndNote basic, les utilisateurs qui le souhaitent pourraient ainsi continuer à faire usage de cette version gratuite du logiciel. L offre de formation aux logiciels de gestion de référence bibliographique se pourrait donc autour du triptyque Mendeley Zotero EndNote basic. Enfin, quelle que soit la solution logicielle retenue, les membres du groupe insistent sur la nécessité de sensibiliser nos utilisateurs, en particulier la nouvelle génération d étudiants, à l importance de la complétude et de la qualité des métadonnées. En effet, quelle que soit la qualité de l outil investigué, celui-ci ne pourra pas fonctionner correctement avec des données incorrectes ou incomplètes.