MANUEL DE SUIVI-EVALUATION DE LA CEDEAO

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1 MANUEL DE SUIVI-EVALUATION DE LA CEDEAO

2 INTRODUCTION Objet du manuel La Communauté Economique des Etats de l Afrique de l Ouest (CEDEAO) est une organisation d intégration régionale établie selon le Traité signé le 28 mai 1975 à Lagos dans le but d élever le niveau de vie des peuples de la région, de maintenir et d accroître la stabilité économique, de renforcer les relations entre les Etats membres 1 et de contribuer au progrès et au développement du continent africain. Pour parvenir à ces buts, la CEDEAO entend promouvoir la coopération et l intégration dans la perspective d une Union économique de l Afrique de l Ouest. Conformément à la vision 2020, l amélioration du bien être des peuples Ouest africains nécessite pour la CEDEAO une meilleure structuration de ses services et prestations autour des enjeux de développement à travers une évaluation permanente des performances et d impact. Le présent manuel de suivi-évaluation de la CEDEAO vise essentiellement à formaliser et à harmoniser les procédures et outils utilisés en matière de suivi et d appréciation critique des progrès réalisés en matière d intégration régionale. Il sert également de cadre de référence pour l automatisation et l opérationnalisation du système de suivi-évaluation. Le système de suivi-évaluation de la CEDEAO comporte un dispositif central de collecte, de traitement et d analyse des informations sur les actions d intégration régionale entreprises par les acteurs principaux impliqués dans la mise en œuvre des programmes de la CEDEAO (Etats membres et Institutions de la CEDEAO), financées sur fonds propres ou par les partenaires au développement. Le système de suivi-évaluation décrit dans le présent manuel se veut un processus d apprentissage axé sur les pratiques des acteurs reliés aux diverses structures de l organisation. Par conséquent il se veut assez souple, simple, fédérateur des différents outils existants et prêt à être complété au fur et à mesure de sa mise en œuvre. Champ de suivi-évaluation Afin de recentrer le rôle de la CEDEAO sur sa mission première d intégration régionale et de développement économique durable, ses institutions ont été restructurées en 2006 visant à l amélioration de sa structure organisationnelle et de ses systèmes et procédures de gestion. Dans ce cadre, les Autorités ont adopté en juin 2007 la Vision 2020² de la CEDEAO qui constitue un tournant décisif visant le passage à l horizon 2020 d une CEDEAO des Etas à une CEDEAO des Peuples. Le Plan Stratégique Régional a été élaboré pour réaliser la Vision Sur la base des principes fondamentaux de la CEDEAO 2 (Article 4 du Traité), et de l analyse de l existant, le Plan stratégique (régional) a identifié six piliers stratégiques. Ces piliers sont : 1 le Bénin, le Burkina Faso, le Cap Vert, la Côte d Ivoire, la Gambie, le Ghana, la Guinée, la Guinée Bissau, le Liberia, le Mali, le Niger, le Nigeria, le Sénégal, la Sierra Leone, et le Togo. 2 égalité et indépendance, solidarité et autosuffisance collective, promotion d un environnement pacifique, respect et protection des droits de l homme et des peuples, promotion et consolidation d un système démocratique de gouvernement, transparence, et répartition juste et équitable des coûts et avantages de la coopération et de l intégration régionale. 2

3 paix, sécurité et bonne gouvernance ; coopération et développement ; compétition et équité ; intégration économique et monétaire ; capacités institutionnelles ; perspectives internationales. De ces piliers de développement de la Communauté ont été dérivées six priorités stratégiques (ou buts) pour cinq ans, à compter de 2011, qui constituent des projections ouvertes, à dimension régionale, déterminant la direction générale dans laquelle la Communauté envisage de s engager, en vue de la concrétisation de la Vision Ces priorités sont les suivantes : 1. Promouvoir la Bonne gouvernance et la Justice, et améliorer le Mécanisme de Prévention, de Gestion et de Résolution des Conflits ; 2. Promouvoir le Développement des Infrastructures et un Environnement des Affaires Compétitif ; 3. Soutenir le Développement et la Coopération dans la Région ; 4. Renforcer l'intégration Economique et Monétaire ; 5. Renforcer les Capacités Institutionnelles ; 6. Renforcer le Mécanisme d'intégration dans le Marché Mondial. Chacune de ces priorités stratégiques est sous-tendue par des stratégies telles à capitaliser les forces, à éliminer les faiblesses, à exploiter les opportunités, à éviter les menaces identifiées par l analyse de l existant. Elles sont ensuite déclinées en objectifs stratégiques pour la région, et éventuellement éclatées en sous-objectifs stratégiques régionaux. De ces objectifs ou sous-objectifs découlent les objectifs spécifiquement poursuivis par les Institutions, chacune en ce qui la concerne, qu elles déclinent en plans d action à moyen terme, assortis d un plan de suivi-évaluation et d un cadre de mesure des performances. Ce dernier comporte au minimum pour chaque programme ou projet les éléments suivants : l objectif poursuivi, le résultat (ou le produit) attendu, la cible, l indicateur de performance, la méthode de mesure (y compris la fréquence), la personne responsable, la source de l information (ou le moyen de vérification). Ces éléments sont distingués à deux niveaux : le niveau stratégique (correspondant aux objectifs stratégiques de moyen terme) et le niveau opérationnel (correspondant aux activités et initiatives sur le court terme). Ils sont consignés dans un tableau de bord auquel nous nous référerons comme le cadre de mesure de rendement. Il doit être disponible pour chaque programme, projet, ou activité. Le dispositif de suivi évaluation retracé dans le présent manuel constitue un répertoire de pratiques et d activités à mettre en œuvre en soutien aux différents programmes opérationnels de mise en œuvre des priorités stratégiques ci-dessus citées pour garantir leur accomplissement dans les délais impartis. Cadre institutionnel 3

4 On distingue trois grandes catégories d acteurs intervenant dans l intégration régionale. Il s agit des Etats membres, des institutions de la CEDEAO et des partenaires au développement. Selon les besoins et les conditions, l une ou l autre de ces catégories d acteurs peuvent mobiliser d autres acteurs ou bénéficiaires, les organisations de la société civile, les individus, les entreprises ou regroupements d intérêt économiques et politiques, etc., à des fins de production, de distribution, de consommation ou de plaidoyer. L autorité du suivi et de l évaluation de la marche vers l intégration régionale est dévolue, selon l Article 7, alinéa 3 (b) du Traité, à la Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement, qui est ainsi chargée, en sa qualité d institution suprême de la Communauté, d «assurer le contrôle du fonctionnement des Institutions de la Communauté, ainsi que le suivi de la réalisation des objectifs de celles-ci». La Conférence est aidée dans cette tâche par le Conseil des Ministres de la CEDEAO, «chargé d assurer le bon fonctionnement et le développement de la Communauté» (Article 10, alinéa 3), et par la Commission de la CEDEAO qui, à cet effet, «est chargée de la présentation d un rapport sur les activités de la Communauté à toutes les réunions de la Conférence et du Conseil» (Article 19, alinéa 3.(e), et «de la soumission de propositions et l élaboration d études qui peuvent aider au bon fonctionnement et au développement harmonieux et efficace de la Communauté» (Article 19, alinéa 3. (h)). Dans l exercice de cette fonction, la Commission, à travers son Président, s appuie sur les rapports des autres Institutions et des Comités Techniques. Au niveau de chaque Institution ou structure impliquée dans la mise en œuvre de l intégration régionale, le système de suivi et l évaluation mobilise, chacun en ce qui le concerne, le Chef d Institution, les Chefs de départements, les directeurs et chefs de services, les chargés de programme, et les points focaux respectifs qui leur correspondent.. Le service chargé de la planification stratégique, de part la fonction de planification exercée en amont, ainsi que la coordination des activités de programmation et de la cohérence régulière requise entre les activités opérationnelles et leurs liens avec les objectifs stratégiques de la CEDEAO, est un partenaire privilégié du système de suivi évaluation, tout comme le corps de contrôle comprenant, naturellement, le Contrôle financier, l Audit interne et le Bureau du Commissaire aux Comptes. Concepts et définitions Dans le cadre du manuel, trois types de fonctions de suivi-évaluation sont considérés. Il s agit des fonctions de contrôle, de suivi et d évaluation. Les deux premières fonctions sont généralement confondues sous le vocable de suivi-contrôle, ou tout simplement de suivi, la fonction de contrôle étant cependant le fondement de tout système de suivi-évaluation. Le contrôle se préoccupe exclusivement de l état d exécution des programmes d activités établis pour une période donnée. Le suivi utilisera les informations établies par le contrôle pour apprécier dans quelle mesure les actions et investissements programmés ont été exécutées conformément au planning et ressources prévues, et les résultats attendus réalisés. Trois éléments sont ainsi pris en compte : l efficacité des outils utilisés en matière d organisation, de procédures de gestion et de technologies, la quantité des ressources mobilisées sur le plan financier, humain et matériel, ainsi que la quantité et la qualité des produits obtenus. Quant à l évaluation, elle consiste en un exercice de durée limitée visant l appréciation systématique et objective de la pertinence, de la performance (efficacité et efficience) et du succès d un programme à un moment donné de son exécution, et à 4

5 son achèvement (voir annexe 1 pour les interrelations et la complémentarité entre les deux fonctions de suivi et d évaluation, de même que la notion de suivi-évaluation axé sur les résultats). Caractéristiques du système de Suivi évaluation de la CEDEAO - Un processus participatif à grande échelle afin de développer chez tous les acteurs le sens de «l appropriation» et de «l engagement», sans lequel la mise en œuvre du système sur le terrain pourrait s avérer difficile. - La fonction de suivi est interne à l organisation mais la fonction d évaluation peut être interne et externe (pour des besoins d objectivité et d expertise pointue en vue d une opinion indépendante). le mécanisme d évaluation interne au sein de l organisation servira surtout pour pouvoir apprécier les performances réalisées en terme d évolution vers l atteinte des objectifs visés ; - Transparence des méthodes : le système doit être bâti sur la base d outils standardisés afin de faciliter l exploitation et l analyse des données de façon efficiente ; - Neutralité vis-à-vis de la mise en œuvre des programmes : afin de pouvoir émettre des avis objectifs sur la mise en œuvre des programmes, le service de S&E ne se voit pas confier de programme à mettre en œuvre au-delà des compétences d appui et d assistance à donner aux services chargés des programmes. - Responsabilités : les fonctions des différents acteurs impliqués dans la mise en œuvre du système doivent être clairement définies, celle du service de suivi-évaluation étant principalement de : (i) vérifier et synthétiser les rapports périodiques (y compris les bilans annuels) provenant des autres unités techniques ; (ii) et gérer le système d information et les banques de données associées. Contenu du manuel Outre la partie introductive consacrée au contexte et à la définition de concepts, y compris les annexes, le présent manuel comprend quatre chapitres : 1- le système de suivi-évaluation ; 2- les procédures et outils de programmation et de suivi 3- les procédures et outils de reddition de compte et de production des rapports 4- les procédures d évaluation. Le premier chapitre définit les attentes des différents acteurs impliqués dans le suivi-évaluation, et en fixe les objectifs. Une description est faite du modèle de suivi-évaluation, notamment en ce qui concerne le dispositif institutionnel et le système d informations. Le deuxième chapitre décrit les procédures et les outils spécifiques tels qu ils se rapportent à la programmation, à l organisation et à la gestion de l information tandis que la troisième partie est consacrée à la préparation et à la gestion des rapports par chacun des niveaux du dispositif institutionnel de suivi-évaluation. Enfin la 5

6 quatrième et dernière partie du manuel s appesantit sur les procédures et critères pour s assurer de la performance des programmes mis en œuvre par les différents acteurs d intégration régionale de la CEDEAO. La description détaillée des tâches opérationnelles à mener par maillon du dispositif de S&E est consignée en annexe. 6

7 CHAPITRE I : LE SYSTEME DE SUIVI - EVALUATION DE LA CEDEAO 7

8 LE SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION DE LA CEDEAO Introduction Le système de suivi évaluation de la CEDEAO est un mécanisme flexible fédérateur des différents dispositifs internes à chaque institution, département et structure de la CEDEAO qui a pour objectif d assurer une meilleure centralisation de la collecte des données des différents niveaux sectoriels et décentralisés en vue de donner une meilleure visibilité aux progrès accomplis dans le processus d intégration régionale. Par conséquent, il est admis que chacune des unités dispose d autres outils spécifiques au renseignement de leurs activités à d autres partenaires, toutefois les outils contenus dans le présent manuel constituent le minimum auquel doit souscrire toutes les parties prenantes à la mise en œuvre de la politique d intégration régionale de la CEDEAO. Le dispositif présenté dans cette partie permet aux différentes parties prenantes de respecter les procédures décrites dans le manuel. Ces procédures doivent être respectées par toutes les structures impliquées dans la mise œuvre du processus de suivi-évaluation à travers le respect de leurs obligations respectives, en ce qui concerne notamment la production et la mise à disposition dans le délai de l information dans leurs domaines d activités ou secteur d intervention. Cette partie du manuel traite des sujets ci-après :i) Cadre d application du manuel de S&E ; ii) Cadre institutionnel iii) les attentes des différents acteurs et les besoins en information à satisfaire et iv) l organisation du dispositif au niveau des acteurs du système unique de suivi évaluation de la CEDEAO. Le présent chapitre identifie les acteurs du système de suivi-évaluation, et sur la base de leurs attentes respectives et de la nature des besoins en information à satisfaire, organise le dispositif institutionnel propre à assurer son fonctionnement et la réalisation des objectifs de suivi-évaluation. Il précise le cadre d application du manuel de suivi-évaluation. Il décrit en particulier le processus d informations qui est à la base du fonctionnement efficace du système. Cadre d application du manuel de suivi-évaluation Le Manuel de suivi-évaluation s applique à tous les programmes, plans, projets et activités, mis en œuvre dans le cadre de l intégration régionale de la CEDEAO, par les Institutions (y compris celles qui ont ou auraient un mécanisme indépendant de programmation et de gestion technique et financière 3 ) et les Etats membres, ou toute autre structure ou tout partenaire commis à cet effet par les Institutions ou les Etats membres. Le champ d intervention couvre tous les domaines d intégration régionale spécifiés par le Traité de la CEDEAO et tous les documents dérivés (Protocoles, Actes Additionnels, Décisions, Règlements, Directives, Déclarations, Recommandations, Avis et Rapports de la Conférence ou du Conseil), quelles que soient la nature des ressources ou les modalités de leur financement. Les acteurs principaux du système de suivi-évaluation sont : la Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement, le Conseil des Ministres, la Commission de la CEDEAO, les Départements et 3 Comme la BIDC 8

9 Institutions de la CEDEAO (ainsi que leurs personnels respectifs) et les Etats membres. Toutes les Institutions, selon l Article 6, Paragraphe 2 du Traité de la CEDEAO, «exercent leurs fonctions et agissent dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par le Traité et par les Protocoles y afférents». Au plan du suivi et de l évaluation, le Président de la Commission de la CEDEAO (aidé du Vice Président) coordonne les activités de toutes les Institutions de la Communauté, tandis que les Chefs d Institution et les Commissaires assurent, chacun dans son secteur d activités, le contrôle et le suivi de l application de la politique d intégration de la Communauté ainsi que l exécution des Actes pris par les instances de décision de celle-ci. Les directions et services sont chargés du suivi de l exécution des programmes, projets et activités relevant de leurs compétences. Le niveau opérationnel de mise en œuvre est constitué des chargés de programmes et des points focaux (dans les Institutions et dans les Etats membres). Le système de suivi et de l évaluation des actions d intégration régionale de la CEDEAO intègre le rôle complémentaire que jouent les corps de contrôle, notamment le contrôle financier, l audit interne et le bureau du Commissaire aux comptes, au niveau des Institutions, respectivement dans la production des rapports périodiques sur la gestion budgétaire, financière et comptable de la Communauté (Règlements C/REG.32/12/07 et C/REG.27/12/06), l évaluation des risques et des contrôles à mettre en œuvre (Règlements C/REG.32/12/07 et C/REG.26/12/06), et l audit des comptes annuels des Institutions (Article 75 du Traité Révisé). Le dispositif organisationnel d information (et de feedback) comprend les acteurs stratégiques et de pilotage, le système ordinaire de prise de décision et les acteurs opérationnels en charge de la production des données. Le service de suivi-évaluation a un rôle transversal de soutien et de coordination du système de gestion des données et de reporting. Le processus de programmation, de mise en œuvre et de reporting est soutenu par des concertations, et de réunions des acteurs des différents sous-systèmes du dispositif organisationnel, chacun en ce qui le concerne. 9

10 Objectifs du dispositif du système unique de suivi-évaluation de la CEDEAO Le système de suivi-évaluation de la CEDEAO vise spécifiquement à : établir une tradition de production de données fiables pouvant permettre de produire les différents rapports d activités des acteurs du système; accompagner la progression des opérations tout au long de l'exécution des programmes, afin d être en mesure de prendre en temps opportun des mesures correctives par rapport aux insuffisances ou déviations constatées ; tirer les enseignements utiles des actions passées en vue d une meilleure définition et exécution des actions futures ; déterminer de façon aussi systématique et objective que possible la pertinence et l efficacité des actions menées ainsi que leurs effets et impact sur les groupes cibles visés. Les attentes des différents acteurs de la CEDEAO En fonction du niveau de responsabilité occupé dans le dispositif institutionnel de l organisation, les préoccupations en matière de suivi-évaluation correspondent à des fonctions bien déterminées. Dans la hiérarchie des responsabilités et conformément aux principes de la chaîne de reddition de compte, chaque niveau est toujours dépendant du niveau sous-jacent en matière d information pour pouvoir exercer pleinement sa fonction. De ce fait, les niveaux d exécution de première ligne correspondant aux chargés de programme au sein des Directions et services équivalents, ainsi que des points focaux et autres acteurs, où s investit l essentiel des biens et services de la CEDEAO, joueront un rôle primordial dans la production de l information nécessaire au contrôle et à la surveillance dans le cadre du suivi-évaluation des programmes de la CEDEAO. Tableau N 1 : Préoccupations des acteurs et fonctions correspondantes en suiviévaluation ACTEURS PREOCCUPATIONS FONCTION Suivi-Evaluation Conférence des chefs d Etat et de Gouvernement et Conseil des Ministres Suivi de la Conformité entre les orientations stratégiques et les politiques régionales. Validation des rapports d activités annuels. Prise de décision en matière de vision et stratégie. Présidence de la Commission de la CEDEAO Coordination de la Planification et du Suivi des orientations stratégiques. Evaluation et audits des programmes. Coordination de l action de planification opérationnelle et de suivi Coordination de la veille stratégique. Prise de décision dans le cadre des compétences déléguées par les instances suprêmes. Coordination du Suivi de 10

11 évaluation au sein des départements et institutions spécialisées. l application des recommandations découlant des activités évaluatives. Commissaires/Chefs d Institution Coordination et prise de décisions courantes de gestion au sein des départements relevant de leur compétence. Supervision des résultats des programmes de chaque direction et service et soumission de rapport aux instances décisionnelles. Service de suivi-évaluation Coordination du processus de gestion des données, de planification opérationnelle, suivi Collecte des données et centralisation. Enregistrement, Analyse, Rapportage et dissémination. Compte rendu au Management. Directeurs et Chefs de service Contrôle et supervision des activités menées au niveau des programmes et projets relevant de leurs directions. Centralisation des données au niveau Direction. Suivi de l exécution des programmes au niveau des Directions et production de rapports de synthèse. Compte rendu aux Chefs de Département et Institution. Chargés de programme Planification opérationnelle et mise en œuvre des outils de collecte de données sur les activités menées. Suivi de l exécution des activités & rapports d activités, compte rendu aux Directeurs et Chef de service. Points focaux des Etats membres Suivi des réalisations et collecte des données communautaires. Transmission des données aux unités opérationnelles correspondantes. Informations à satisfaire Les besoins en informations présentés ci-après seront au fur et à mesure de la mise en œuvre du Manuel complétés, améliorés, par niveau de responsabilité, afin de les ajuster au contexte et à de nouvelles orientations stratégiques. 11

12 Tableaux N 2 : Besoins en informations pour le suivi-évaluation selon les différents niveaux de responsabilité Niveaux de responsabilité Besoins en informations pour le suivi-évaluation Conférence des chefs d Etat et de Gouvernement et Conseil des Ministres Progrès réalisés dans la mise en œuvre de la politique d intégration régionale. Présidence et Viceprésidence de la Commission de la CEDEAO Commissaire et Chef d Institution Directeurs Sectoriels et Chefs de service Progrès réalisés dans la réalisation des résultats stratégiques attendus de la Commission de la CEDEAO ; Perspectives à moyen terme en matière de stratégie, d actions et de ressources pour la réalisation des résultats attendus de la Commission de la CEDEAO ; Niveau de satisfaction des orientations définies par le Conseil des Ministres et la Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement de la CEDEAO Progrès réalisés dans la réalisation des résultats attendus du Département ou de l Institution; Perspectives à moyen terme en matière de stratégie, d actions et de ressources pour la réalisation des résultats attendus du Département ou de l Institution ; Progrès réalisés dans la réalisation des résultats attendus de la Direction ou du service; Perspectives à moyen terme en matière de stratégie, d actions et de ressources pour la réalisation des résultats attendus de la Direction ou du service ; Chargés de Programme État global d exécution technique et financière des actions ; État d exécution technique du PTAB en cours par division ou programme ; État d exécution budgétaire du programme de travail annuel budgétisé (PTAB) ; État d exécution des marchés dans le cadre du PTAB en cours ; Difficultés rencontrées dans le respect des procédures dans l exécution du PTAB et enseignements capitalisés pour les actions futures ; Effets et impacts obtenus dans le cadre du projet (études spécifiques) Points focaux des États membres État d exécution technique et financière des plans de travail par composante tels que définis pour la mise en œuvre du PTAB en cours ; 12

13 Dispositif organisationnel des Acteurs Le dispositif est tel que tous les acteurs du Système de suivi-évaluation sont régulièrement informés sur l état d exécution des activités programmées, sur les effets directs et indirects produits en terme de bénéfices, risques, opportunités, et sur les possibilités d intervention (décisions) pour renforcer et/ou réorienter certaines tendances observées. Il est composé des trois niveaux suivants : les acteurs stratégiques et du pilotage, les acteurs du sous système central de prise de décision, et les acteurs opérationnels en charge de la production des données de base. Le niveau stratégique et de pilotage comprend la Présidence de la Commission de la CEDEAO (assisté de la Vice Présidence). Il est chargé de la prise de décision au plus haut niveau au regard des informations d analyse de performance et de veille stratégique transmises par les deux services de suivi-évaluation et de planification stratégique, sur le suivi stratégique des activités de la CEDEAO. Le sous système central de prise de décision comprend le Commissaire ou le Chef d Institution, appuyés par ses Directeurs et Chefs de service. Il assure la production des données de synthèse ainsi que leurs analyses dans leurs domaines de compétence. Il assure la centralisation des données et informations sectorielles émanant des Directions, et relatives aux conditions de mise en œuvre et à l état d avancement des plans de travail. Il aide ainsi aux prises de décisions d ordre opérationnel. Les acteurs opérationnels en charge de la production des données de base sont essentiellement les responsables de programme ou de projet et les points focaux dans les Etats membres. Ils sont en charge de la production des données primaires pour les besoins de synthèse. Le circuit de l information est tel que les résultats obtenus soient partagés dans les délais requis avec tous les acteurs. Il est partie intégrante du cadre institutionnel de suivi évaluation. La dissémination des données peut se faire à travers des séances de concertations, d ateliers, ou à travers d autres supports appropriés (Voir annexe 2: diagramme circuit de l information du dispositif organisationnel de circulation de l information). 13

14 Schéma 2 : Cadre institutionnel du suivi et évaluation Acteurs de pilotage et des orientations stratégiques Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement Conseil des Ministres Présidence de la Commission Assistée de Vice Présidence service de S&E Service de PS Acteurs du système ordinaire de prise de décision Chefs de Département (Commissaires) Chefs d institution Directeurs Directeurs Acteurs du système opérationnel de production des données Chargés de Programme et Chefs de service Société civile Points focaux des Etats membres Autres acteurs à la base 14

15 CHAPITRE II : Procédures et outils de programmation et de suivi 15

16 Introduction L essentiel du dispositif de suivi évaluation repose sur la fiabilité des informations nécessaires pour une bonne programmation, de même que celles permettant d effectuer un compte rendu fiable de l exécution des actions planifiées. Ceci requiert de mettre en place des procédures et outils standards de suivi à la disposition des différents acteurs. Les outils proposés dans le manuel constituent une synthèse des différentes pratiques et outils existants. Au plan méthodologique, on distingue différentes étapes dans la conduite du processus de suiviévaluation. Ce sont, de façon séquentielle : la programmation, l élaboration du plan de travail annuel budgétisé décliné en plans trimestriels ou mensuels, les procédures de collecte, de traitement, d analyse et de diffusion de l information, les procédures d élaboration des rapports dans le cadre du suivi de l exécution, et les procédures d évaluation. Le présent chapitre du manuel traitera prioritairement des points ci-après - Les procédures de programmation - Les procédures de collecte des données - Les procédures de traitement et d analyse des données. A. La programmation La programmation consiste à établir chaque année les prévisions d actions et de ressources budgétaires à mettre en œuvre pour obtenir les résultats attendus. C est un exercice participatif et contractuel. Elle se traduit par l élaboration du Plan de Travail Annuel Budgétisé (PTAB) de l Institution, sur la base du plan stratégique et du cadre logique, que l on traduit en Plans de travail trimestriels des Institutions et Départements. Le PTAB est un document synthétique qui présente les grands axes d intervention par Département et Institution, et les budgets nécessaires pour un exercice donné sans en approfondir la stratégie de mise en œuvre. Au terme du premier semestre, l exécution des deux premiers PTA trimestriels de l année devrait permettre d élaborer le rapport semestriel d activités de la CEDEAO, qui décrit le niveau de performance atteint après un semestre d exécution du plan de travail annuel. Au terme du quatrième trimestre, le même exercice permet de produire le bilan annuel au niveau du service de suivi-évaluation et le rapport général annuel de la Commission de la CEDEAO. Ce rapport constitue la base de l élaboration du plan de travail annuel de l année suivante. Le processus de planification des activités est décrit ci-après. Il vise à s assurer que tous les acteurs, quel que soit leur niveau, ont contribué à la définition des activités à exécuter ainsi que la stratégie de mise en œuvre. Le plan de travail annuel comprend les éléments suivants : Identifications des objectifs ou résultats stratégiques de chaque Direction et leur lien avec les priorités du plan stratégique. 16

17 la description des activités et les objectifs visés ; les programmes d activités budgétisés par axe stratégique ; le chronogramme des activités réparti en douze (12) mois ; les responsables de chaque activité et leurs collaborateurs éventuels le plan de financement des activités par source de financement ; le plan de passation des marchés éventuellement. Procédure d élaboration du plan de travail annuel budgétisé (PTAB) La procédure d élaboration du PTAB se décline suivant les étapes décrites dans le diagramme suivant : 17

18 Diagramme du processus d élaboration du PTAB Etapes Activités Responsables & Associés Date butoir 1 Identification des priorités stratégiques annuelles (note circulaire) Président (assisté du Viceprésident, des Commissaires et Chefs d'institution) Mai/Juin année (n-1) 2 Note de cadrage (note circulaire) Présidence Juin année (n-1) 3 Elaboration du plan de travail annuel par département et Institution Commissaire, Chef d'institution, Directeurs et chargé de programmes Juillet année (n-1) 4 Consolidation du plan de travail Service Planification Stratégique (PS) 30 Août année (n-1) 5 Atelier de validation du plan de travail annuel Président, Vice-président, PS, Suivi-Evaluation, Commissaires, Chef d'institution, Directeurs, C/AF fin Août année (n-1) 6 Soumission du PTAB à l'approbation de la Présidence Commissaire, Chef d'institution, 15 Septembre année (n-1) 7 Diffusion du plan de travail annuel Président Fin Septembre année (n-1) a. L identification des priorités stratégiques annuelles Cette activité peut se réaliser sous forme d atelier. Elle regroupe le Chef d Institution et ses collaborateurs directs, les Directeurs (dont le Directeur des Finances), le service de suivi-évaluation, le service de planification stratégique. Cette activité vise à repréciser au regard du cadre logique de l Institution et du plan stratégique, les grandes orientations pour l année à venir. Les résultats de cette activité permettent aux Commissaires et Chefs d Institution d enclencher le processus d élaboration du plan de travail de leurs départements respectifs. En conformité avec le cycle de planification, cette activité doit être réalisée au plus tard au début du mois de mai de l année (n-1). Les conclusions de cet atelier vont être traduites dans une note circulaire adressée à tous les Départements et Chefs d Institutions par la Présidence de la Commission de la CEDEAO. La note circulaire indique notamment : 18

19 les principaux objectifs à atteindre au cours de l année à venir ; les ressources financières mobilisables pour les différents départements et Institutions; le calendrier de préparation du PTAB. Dès réception de la note circulaire, chaque Commissaire ou Chef d Institution invite ses collaborateurs et les informe des consignes de préparation du PTAB. Toutes les dispositions utiles sont prises pour la préparation des budgets respectifs, conformément au modèle de PTAB. Une date limite est arrêtée pour la remise des documents. b. L élaboration du plan de travail annuel par Département C est le socle même du processus de planification. Sur la base des orientations stratégiques définies ci-dessus, chaque Commissaire ou Chef d Institution organise son département pour élaborer son plan de travail annuel. Les besoins sont exprimés à tous les niveaux. Un atelier d élaboration du plan de travail est organisé suivant le modèle indiqué dans le guide opérationnel du manuel. Il est rappelé que le plan de travail produit à ce niveau doit être approprié par tous les acteurs du Département. Cette activité doit intervenir quinze (15) jours calendaires après la définition des orientations stratégiques prioritaires annuelles faisant office de lettre de cadrage. Le concours des services de planification stratégique, de suivi-évaluation et des finances est sollicité à cet effet. c. La consolidation des plans de travail des Départements Les PTAB sont tous transmis au service de planification stratégique pour consolidation et pour vérification de la cohérence des activités, du chronogramme d intervention, et de leur conformité pour l essentiel aux orientations stratégiques prioritaires définies. La consolidation du PTAB doit intervenir au cours du mois de juillet de l année (n-1) pour le plan de travail de l année (n) et normalement dans les cinq (05) jours calendaires suivant la réception des PTAB par Département. d La présentation du plan de travail annuel budgétisé Une fois les travaux de consolidation terminés, les résultats sont présentés à la Présidence, à la Vice Présidence, ainsi qu aux Commissaires et Chefs d Institution pour recueillir leurs observations. Après l intégration des observations, la première mouture du PTAB de la CEDEAO est disponible pour validation par tous les principaux acteurs à tous les niveaux de la hiérarchie. e L organisation d un atelier d arbitrage et de validation du PTAB Un atelier de validation du PTAB de la CEDEAO est ensuite organisé. Il regroupe les Chefs d Institution, les Chefs de département, ainsi que les Directeurs et et Chefs de service. Cet atelier regroupe au moins un membre de tous les niveaux de programme et catégories socioprofessionnelles de l Institution. Il permet de s assurer que le PTAB traduit réellement les préoccupations exprimées depuis le niveau le plus bas de l échelle de l Institution. Cet atelier doit intervenir au plus tard à la fin du mois d août de l année (n-1). Une copie du PTAB validé est transmise au service de suivi-évaluation. 19

20 f La dissémination du PTAB Après la validation du PTAB, les recommandations et suggestions de l atelier sont intégrées par les services de planification stratégique et de suivi-évaluation en vue de la version finale. Cette version finale est multipliée et distribuée par Département et Institution. Elle sera également transmise à toutes les institutions en relation avec la Commission de la CEDEAO. Chaque Chef de Département ou d Institution élabore un plan de dissémination du PTAB de son Département ou Institution. Cela pourra se faire sous forme de mini-ateliers par Direction ou par niveau de programme. Chaque Commissaire ou Chef d Institution a toutefois l initiative de la forme la plus appropriée pour assurer une bonne dissémination du PTAB relevant de lui afin d assurer son appropriation par tous les acteurs en charge de sa mise en œuvre. Présentation des outils d élaboration du PTAB - Cadre logique définissant le niveau stratégique des activités du Département ou de l Institution et leurs liens avec les priorités - Cadre pluriannuel d intervention - Canevas de présentation du PTAB 20

21 Tableau 1 : Canevas de présentation du Plan de Travail triennal des activités CADRE LOGIQUE Département / Institution: N Résultats stratégique s Indicateurs Valeurs de référence Prévisions sur 3 ans (Cibles chiffrées) 1 N N+1 N+2 2 Structure responsable Tableau 2 : Canevas de présentation du Plan de Travail Annuel des activités (voir détail en annexe 3) Résultats Activités Tâches PERIODE Respons able Coûts

22 g L élaboration du plan de travail trimestriel Le plan de travail annuel élaboré et validé sera décliné en plan de travail trimestriel pour faciliter l exécution et le suivi des activités en vue de l optimisation des résultats à atteindre. Cette activité pourra se faire trimestriellement, si possible au cours d un atelier de deux (2) jours au maximum (au moins une fois tous les 6 mois), consacré à la revue des activités réalisées au cours du trimestre n-1 et la planification du trimestre n. L élaboration du plan de travail du trimestre à venir doit tenir compte des forces et faiblesses observées dans l exécution du plan précédent. Les plans de travail trimestriel doivent être disponibles au moins quinze (15) jours calendaires avant le début du trimestre. Copie devra en être faite au service de suivi-évaluation. Le canevas d élaboration du plan de travail trimestriel figure en annexe 4 du présent manuel. h L élaboration du plan de travail mensuel Le plan de travail mensuel est une émanation du plan de travail trimestriel. Il vise à aider au niveau interne de chaque département les principaux responsables à connaître les principales tâches à réaliser au cours du mois. Le plan de travail mensuel (voir modèle dans le guide opérationnel) doit être rendu disponible au plus tard cinq (05) jours avant la fin du mois courant en ce qui concerne les prévisions du mois à venir. Tableau 2 : Modèle de plan de travail mensuel (voir annexe 5) MOIS DE : Activités Opérations / Taches Indicateurs physiques Cibles chiffrées Période d'exécution Début Fin Responsable d'exécution Les activités du suivi : procédures et outils de collecte, traitement et d analyse des données Un système de suivi-évaluation performant repose sur un dispositif de collecte, de traitement, d analyse, de diffusion et de dissémination d informations fiables et transparentes à toutes les parties pour la prise de décisions idoines en vue de l atteinte de l objectif poursuivi. 22

23 La collecte des données de suivi se fera par deux stratégies : la démarche passive (marquée par une collecte automatisée ou une remontée automatique des données depuis la base au sommet) et une démarche active (qui sera essentiellement consacrée à la descente ponctuelle des membres de l Unité de S&E pour corroborer ou vérifier certaines sources). Démarche globale de collecte des données La démarche de collecte passive : Elle est caractérisée par des niveaux de centralisation des informations depuis la base (points focaux) jusqu au département. Pour que cette démarche puisse mieux fonctionner elle devra s appuyer sur un système de gestion de l information qui centralise toutes les différentes bases de données. Elle peut également se faire par la remontée mécanique des fiches de collecte des données depuis les lieux d exécution des activités jusqu au niveau de l unité de S&E. Les informations seront transmises de la base vers le sommet c est-à-dire, des points focaux des États membres, des chargés de programme vers chaque niveau hiérarchique qui se chargera à son tour de produire les rapports. La démarche de collecte active : Quoiqu elle soit archaïque pour les grandes organisations comme la CEDEAO dans la mesure qu il est quasi impossible d envisager que le service de suivi-évaluation effectue elle-même la collecte des données à travers des visites périodiques de renseignement des fiches de suivi des activités, elle présente néanmoins l intérêt d offrir l opportunité à l équipe de ce service d opérer des visites en vue de s assurer de la fiabilité des données transmises. De ce qui précède, on peut retenir que la démarche de collecte des données de suivi sera essentiellement articulée autour d une démarche passive soutenue par un niveau d automatisation qui intègre les différents systèmes de gestion de l information existants avec possibilité d utilisation ponctuelle des procédés de collecte actifs pour vérifier sur un échantillon précis la fiabilité des données. Enregistrement, traitement et analyse des données Le processus d enregistrement, de traitement, et d analyse des données repose essentiellement sur les Directions et services. Chaque Direction ou service élabore une procédure de collecte tenant compte des informations balisées dans les outils de suivi. En vue de la production des divers rapports, le système de suivi-évaluation de la CEDEAO est structuré en 4 sous systèmes (voir annexe 6) : - Sous système de Collecte des données - Sous système de traitement des données - Sous système d analyse. - Sous système de rapport Les informations collectées à des niveaux décentralisés, seront traitées et consolidées au niveau du service de suivi-évaluation qui effectuera des analyses subséquentes au regard des résultats stratégiques, les prévisions et les progrès accomplis par rapport aux priorités de l année voire du plan stratégique. Ces analyses seront synthétisées dans les rapports de performance élaborés par le 23

24 service de suivi-évaluation pour faciliter la prise de décisions stratégiques au niveau des Départements et par suite au niveau de la Présidence de la Commission de la CEDEAO. a. Sous-système de collecte de données i. Enregistrement des données L enregistrement des données constitue la première étape du sous-système de collecte de données. Au fur et à mesure que les activités sont mises en œuvre, il sera procédé à la collecte des données d exécution. Ces données seront collectées dans les rapports d avancement périodiques d exécution du PTA par le niveau le plus bas de l échelle à savoir les Chargés de Programme et les points focaux des États membres. Les données à collecter à ce niveau sont relatives aux activités exécutées dont les indicateurs de mesure doivent être clairement définis dans le plan de travail annuel. Les données sur les activités conduites seront enregistrées quotidiennement par tous les acteurs au fur et à mesure de leur exécution. C est une étape importante dans le processus de collecte des données. Tout retard enregistré à ce niveau est préjudiciable à la qualité des informations qui seront fournies ultérieurement mais aussi à la fiabilité du système de suivi-évaluation. ii. Collecte des données La collecte des données est l étape d extraction des informations sous une forme susceptible de faciliter le traitement, l analyse et la prise de décision en adéquation avec les orientations stratégiques. Les données à collecter sont les indicateurs de réalisation des activités conformément aux prévisions du plan de travail annuel et en se fondant sur la chaîne de gestion axée sur les résultats. La collecte se fait à l aide des outils de collecte, des tableaux de bord et états d avancement au niveau des Chargés de Programmes. La période de collecte peut varier en fonction de la nature de l information à collecter et du cycle de vie dans la mise en œuvre des activités. La méthode de collecte peut être la collecte de routine, les enquêtes, les études diagnostiques, ou la recherche opérationnelle. Visites de terrain : Le service de suivi-évaluation effectue des visites de terrain ordinaires ou ad hoc pour s assurer que les informations transmises par les points focaux rendent compte fidèlement des évolutions sur le terrain pour apprécier le niveau d exécution, identifier les difficultés rencontrées et rendre compte à la hiérarchie en vue des mesures ou actions urgentes à entreprendre (formulaire de visite) b. Sous-système de traitement des données (Revue de la qualité des données) Le traitement des données vise à améliorer la qualité des données brutes collectées pour les mettre en adéquation avec la terminologie retenue au niveau des axes stratégiques et programmes afin de faciliter l analyse. Le traitement vise aussi à s assurer que l information collectée satisfait aux conditionnalités de base ou alors à procéder aux combinaisons susceptibles de renseigner sur un indicateur précis. Le cadre de mesure des indicateurs bien renseigné est un des résultats de cette étape. Le traitement suppose donc le contrôle de qualité. Le contrôle de qualité se fera à deux niveaux et concernera le remplissage complet des outils de collecte et le contrôle de la qualité des données collectées. 24

25 Le premier niveau de contrôle est effectué par le responsable hiérarchique direct du niveau qui transmet les données. Ce niveau vérifiera la cohérence des données transmises pour s assurer qu elles sont complètes et ne sont pas contradictoires. Le deuxième niveau de contrôle est constitué par les supervisions, les visites de contrôle et les réunions au sein des services et des Directions. Au cours des supervisions et des visites de contrôle, les équipes de suivi-évaluation vérifieront un échantillon des données collectées à chaque niveau pour s assurer de leur qualité. c) Analyse des données et synthèse L analyse des données vise à procéder et à apprécier le niveau de satisfaction des indicateurs et les progrès vers les résultats. Il s agit de faire la comparaison entre les valeurs prévisionnelles et les valeurs réalisées pour ressortir la performance réalisée. On procèdera donc à l analyse des données issues de l exécution des activités aux fins d apprécier l efficacité mais aussi l efficience. L analyse va être orientée beaucoup plus vers les résultats, effets et impacts des actions de l Institution en cohérence avec les orientations définies par le Conseil des Ministres et la Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement. Cette analyse doit permettre de ressortir l évolution des indicateurs. Cette analyse des données va être sanctionnée par la production de rapports qui vont être diffusés au niveau supérieur de la chaîne hiérarchique de chaque Institution. Les différents outils de synthèse suivants pourront être renseignés à travers les bases de données disponibles au niveau du service de suivi-évaluation. 25

26 CHAPITRE III : Procédures et outils de compte rendu 26

27 Introduction Au plan méthodologique la production des rapports est une phase ultime du processus de suivi évaluation qui vient compléter les analyses. Leur intérêt c est qu ils préparent la reddition de compte aux ayant droits. La production du rapport dans les délais permettra à la haute Direction de la CEDEAO de prendre des décisions dans les délais requis pour faciliter la révision ou la poursuite des stratégies d intégration régionale. La troisième partie du manuel s est consacrée aux procédures, outils et délais à respecter en matière de production des différents rapports suivants : i) le compte rendu mensuel (interne), ii) le rapport d avancement trimestriel, iii) le rapport semestriel de performance, iv) les rapports annuels de performance. Le but recherché ici est de créer un cadre simple d élaboration des différents rapports périodiques de performance au niveau de toute la chaîne des acteurs, en vue de rendre compte aux instances dirigeantes notamment le Conseil des Ministres et la Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement. Les procédures décrites ci-dessous sont relatives aux rapports suivants : le compte rendu mensuel (interne au service, à la direction ou au département), les rapports d avancement trimestriels, les rapports annuels de performance. Au plan opérationnel, le système de production des rapports ci-dessus est directement coordonné par le service de suivi-évaluation. Ces rapports servent d intrants pour d autres rapports importants de la CEDEAO. Parmi ceux-ci figurent les rapports intérimaire et annuel du Président de la Commission. La méthodologie d élaboration de chaque rapport est structurée en fonction des éléments ci-après : les étapes d élaboration du rapport, les dates butoirs de mise à disposition des informations, les responsabilités de chaque étape du processus. a. Compte rendu mensuel Le compte rendu mensuel est un rapport qui rend compte du niveau d avancement des activités mises en œuvre au cours de l année. En d autres termes, il s agit du compte rendu mensuel des activités exécutées. Le compte rendu doit être exhaustif dans la mesure du possible et doit prendre en compte la mesure de l indicateur de réalisation de l activité. Il porte sur toutes les activités planifiées par mois pour chaque centre de responsabilité. Chaque responsable devrait élaborer son compte rendu mensuel au fur et à mesure de l avancement des activités, conformément au modèle de compte rendu mensuel. 27

28 Tableau 3 : Modèle de compte rendu mensuel MODELE DE COMPTE RENDU MENSUEL IDENTIFICATION DU SERVICE OU DIRECTION COMPTE RENDU DU MOIS DE:. Code Activités (opérations ou tâches) Indicateurs physiques Prévision de la période Rapport d'avancement physique Réalisation de la période Taux de réalisation mensuel Taux de réalisation Cumulé Prévision de la période Rapport d'avancement financier Réalisation de la période Taux de réalisation mensuel Taux de réalisation Cumulé Observations

29 Le compte rendu mensuel d activités, de façon générale, comporte les éléments ci-après : le code de l activité, identique à celui contenu dans le plan de travail ; les paramètres qui regroupent les opérations et tâches concourant à la mise en œuvre des activités prévues dans le plan de travail mensuel ; les indicateurs, qui sont identiques à ceux prévus dans le plan de travail mensuel ; le rapport d avancement physique, qui permet d apprécier le niveau d exécution physique des activités. Au début de chaque mois, chaque responsable fournit un plan indicatif de travail. Il rend compte avec cet outil du niveau d avancement de ses activités tant pour le mois que de façon cumulative. L objectif est qu à terme, le dernier rapport puisse fournir le niveau d avancement global des activités afin de faciliter l évaluation de chaque responsable d activités ; la prévision de la période : elle indique les prévisions faites dans le plan de travail mensuel. Autant que faire se peut, on essayera de donner une valeur numérique en relation avec l indicateur ; la réalisation de la période : il s agit d apprécier le niveau d atteinte de la prévision mensuelle ; le taux de réalisation de la période : il s agit du rapport entre la réalisation et la prévision de la période ; le taux de réalisation cumulé : il représente le niveau d avancement global de l activité depuis la mise en œuvre du plan d action annuel. Il est calculé en faisant la somme des valeurs réalisées à la fin d une période sur la prévision annuelle reflétée dans l indicateur. Il reflète à tout moment de l année le niveau réel d atteinte des activités planifiées en vue de la prise des dispositions qui s imposent ; le rapport d avancement financier : en vue d apprécier l efficacité et l efficience des activités, il est requis de faire la corrélation avec les ressources financières mobilisées et utilisées. Il présente la même structure que le rapport d avancement physique mais fournit les informations sur les données financières ; les observations : cette partie narrative fournit les informations précises sur les tâches exécutées dans la mise en œuvre de l activité et tout autre fait majeur susceptible d être évoqué en vue d une prise de décision. Il peut s agir de difficultés rencontrées mais aussi de recommandations. L élaboration du compte rendu mensuel d activités appelle la mise à disposition à temps des informations par les différents centres de responsabilité dans un système communicationnel fluide où tous les acteurs s acquittent de leur partition dans les délais, formes et fonds requis. Le tableau cidessous renseigne sur les procédures d élaboration du compte rendu mensuel.