PASOC. Formulaire d identification des besoins en renforcement des capacités

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1 PASOC Formulaire d identification des besoins en renforcement des capacités L offre de renforcement des capacités du PASOC consiste d une part à mettre à la disposition des organisations qui en expriment le besoin, des expertises ponctuelles de niveau national et ou international dans divers domaines ; d autre part, à appuyer l organisation d activités diverses de formation, d information et d échanges d expériences à l endroit des acteurs de la société civile et à les accompagner en matière d appui conseil, de communication et d échanges de bonnes pratiques. Ce formulaire est destiné : 1 à permettre aux OSC de mieux préciser leurs beso ins et/ou propositions vis-à-vis du PASOC 2 à permettre au PASOC d analyser la demande en fo nction des critères de sélection définis, de regrouper les besoins en activités dont les frais d organisation seront pris en charge par le budget du programme ; et d orienter les demandes non sélectionnées. Notez bien : Dans ce formulaire, des explications sont fournies pour chacune des informations demandées. Ces questions ou informations sont INDICATIVES, et sont donc là avant tout pour aider à l analyse et l expression des besoins par l OSC/les OSC dans la demande et pour l analyse des appuis possibles par l UGP. Il ne s agit pas pour chaque organisation de répondre à chaque question formellement comme dans un formulaire de subvention. Des précisions complémentaires peuvent être demandées au PASOC par courriel : ou par courrier postal BP Niamey à l attention du Service de Renforcement des Capacités.

2 Nom de la structure : Nom du ou des Représentant (s) de la structure : Date de création : N d identification légale et/ou autorisation d exe rcer Coordonnées de la structure : 1. Présentation sommaire de la structure : Quelles sont les raisons de la création de cette association? quels sont les objectifs poursuivis par l organisation? quelles sont la vision et la mission de l organisation? (est ce résumé dans vos statuts?) quelles sont les activités les plus pertinentes réalisées par l organisation? comment sont financées les activités de l organisation? l organisation a-t-elle déjà bénéficié d actions de renforcement des capacités? (par qui? cela a t il bien marché? est ce que cela a été capitalisé?) 2. Forces / faiblesses de l organisation (autodiagnostic) Pour rappel, ces questions sont indicatives et sont là pour aider à mieux identifier et formuler les besoins /demandes des organisations - En matière de connaissance des politiques sectorielles (analyse, stratégie, planification, ) : o Avez-vous pleinement connaissance des orientations et stratégies nationales et internationales par rapport à votre domaine d intervention? o Avez-vous participé au processus de formulation de la politique sectorielle couvrant votre domaine d intervention? o Vos activités contribuent-elles à l atteinte des objectifs assignés à la politique sectorielle couvrant votre domaine d intervention? o Pensez vous connaître les mécanismes de décision institutionnelle (nationaux, internationaux, négociations des PIN etc) des politiques sectorielles? o Connaissez vous l Accord de Cotonou? les APE? le FED? o Quelles sont les principales difficultés que vous avez en matière de connaissance des politiques sectorielles concernant vos domaines d intervention et les contraintes d y articuler vos interventions? - En matière organisationnelle : o A quelle périodicité/rythme se tiennent réellement les instances de votre structure? o Les organes de votre structure fonctionnent-ils normalement? o Les membres de votre organisation arrivent à jouer convenablement leurs rôles? o Les rôles des membres sont-ils clairement définis au sein de votre structure? o Quelles sont les principales difficultés ou contraintes que vous avez en matière organisationnelle?

3 - En matière stratégique o Votre organisation dispose-t-elle d outils appropriés en planification (planification stratégique, plan d actions, etc.)? o Votre organisation a-t-elle tissé des alliances stratégiques avec d autres organisations pour promouvoir ses activités? o Quelles sont les principales difficultés ou contraintes que vous avez en matière stratégique? - En matière de gestion o Disposez-vous d outils appropriés de gestion (manuel de procédures, logiciel comptable, budget, etc.) ; o Disposez-vous des ressources humaines compétentes (gestionnaire, comptable, secrétaire administratif et financier, etc.) o Disposez-vous d organes internes de contrôle de la gestion de votre organisation? o Réalisez-vous des audits de vos comptes régulièrement? o Quelles sont les principales contraintes ou difficultés que vous avez en matière de gestion? de comptabilité? de prévisions budgétaires? - En matière de mise en œuvre opérationnelle o Disposez-vous des ressources humaines, matérielles et financières suffisantes pour la mise en œuvre de vos activités? o Disposez-vous d un plan d action opérationnel? o Quelles sont les contraintes que vous avez en matière de planification et de mise en œuvre de vos activités? - En matière d information et de communication o Disposez-vous d un plan ou d une stratégie de communication? o Quels sont vos outils de communication? d information? o Comment l information circule-t-elle dans votre organisation? o Avez-vous des contacts avec la presse? o Avez-vous réalisé des bulletins d information? des brochures? (le voudriez vous?) o Quelles sont globalement vos difficultés en matière de communication? - En matière d autodiagnostic o Avez-vous déjà effectué un diagnostic organisationnel? o Disposez-vous d un plan de développement organisationnel? o Quels sont les principaux problèmes auxquels votre organisation est confrontée? - En matière de suivi et évaluation o Disposez-vous d un plan de suivi et évaluation? o Disposez-vous des compétences internes en suivi et évaluation? o Quels sont les outils de suivi et évaluation dont vous disposez? o Quelles sont vos principales contraintes en matière de suivi et évaluation?

4 3. Besoins en termes de renforcement des capacités : 3.1 Ce dont vous disposez déjà (Acquis de l organisation) disposez vous déjà de plans d actions? de rapports financiers? de rapports d activités? disposez vous d une stratégie d intervention? disposez vous d objectifs en termes de visibilité? de communication? 3.2. Ce dont vous pensez avoir besoin en priorité (Besoins de renforcement prioritaires de l organisation) (en dehors de l équipement, matériel, ressources humaines supplémentaires, financements) Avez-vous besoin d un appui en diagnostic organisationnel participatif? avez-vous besoin d outils de planification et de mise en œuvre des projets et programmes (analyse stratégique, analyse macroéconomique, comptabilité, gestion de projet, )? avez-vous besoin de mettre en place des mécanismes et outils de communication interne et externe? voulez-vous améliorer la gestion administrative, technique et comptable de votre organisation? quels sont vos vecteurs de diffusion d informations de vos activités? etc. 4. Objet et nature de la demande : la demande est-elle complémentaire à une action donnée? (s inscrit t elle dans une activité, un plan général) la demande a-t-elle été proposée à d autres partenaires? comment a été identifié le besoin? (la demande est elle un besoin identifié par les membres ou par la direction? la demande est elle le résultat d une réflexion interne à l Ong? sous quelle forme? ) la demande a-t-elle un caractère local, régional ou national? la demande a-t-elle été fait l objet d un échange avec d autres organisations? la demande va-t-elle entraîner des besoins supplémentaires dans le fonctionnement de l organisation (ressources humaines, matériel, équipement etc) 5. Forme de l appui souhaité (voir la liste des formes d actions proposées pour 2008, et la liste des activités potentielles couvertes par le PASOC) (cadre logique) De quel type d appui souhaitez vous bénéficier (expertise court terme, frais d organisation) Exemples : o un appui technique, financier ou matériel? o un appui en renforcement du capital humain : conseil, formations, ateliers, échanges etc) dans un aspect spécifique de vos activités? quelques exemples : diagnostic,

5 réalisation de plans d actions, stratégie opérationnelle, gestion, comptabilité, marketing, communication, recherche de financement, dialogue, analyse politique et macroéconomique en développement renforcement des capacités etc etc o une facilitation pour la mise en relation avec d autres PTF en vue du financement de vos activités o un appui pour la concertation avec d autres OSC? o etc souhaitez vous un appui financier pour couvrir des frais spécifiques d organisation d une activité? Quelques exemples o un ou plusieurs ateliers o formation(s) o conférence/restitution o séminaire de partage / d échanges o séminaire de dialogue / concertation o action de sensibilisation o actions d appuis conseils envers des membres o actions de communication / information o etc Pour les appuis techniques et financiers pour la réalisation d activité, des TDR pourront être joints en annexe de la demande ainsi qu un budget indicatif si nécessaire. 6. Planning souhaité la demande a-t-elle un caractère urgent? la demande couvre-t-elle une courte, moyenne ou longue période? quelle est la période indicative souhaitée pour bénéficier de l appui? quelle pourrait être la durée minimale ou la durée maximale de l appui demandé? 2. Résultats attendus (impact, changements) quels types de changements attendez-vous suite à la réalisation de l action demandée? en quoi l appui demandé répondrait-il à vos attentes? quelles activités pensez vous améliorer avec l appui obtenu? quelles mesures ou quels indicateurs vous permettront de mesurer l impact de l appui apporté pour votre organisation?

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