Document d information destiné aux parents et au personnel enseignant et administratif

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1 Document d information destiné aux parents et au personnel enseignant et administratif Projet conjoint du et du Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée Commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario Février 2001

2 Le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ Ontario tient à remercier M me Mary Neelands du Toronto District School Board d avoir participé à l élaboration du présent document. Cette publication est également accessible au site Web du Bureau du commissaire. Toronto (Ontario) M5T 1P Commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario 2 rue Bloor Est, Bureau 1700 Toronto (Ontario) M4W 1A

3 Table des matières 1. Collecte de renseignements personnels par une école ou un conseil scolaire 2. Rectification de renseignements personnels 3. Photographies prises à l école 4. Albums de fin d études 5. Numéros de carte Santé 6. Conjoints séparés 7. Documents de conseillers scolaires 8. Rapports confidentiels 9. Renseignements demandés par une société d aide à l enfance à une école ou à un conseil scolaire 10. Divulgation de renseignements à la police

4 N O 1 FÉVRIER 2001 Collecte de renseignements personnels par une école ou un conseil scolaire L école nous demande souvent des renseignements par téléphone ou par écrit. Certaines questions ont trait à des renseignements que je considère comme étant personnels et confidentiels. Je me demande pourquoi les responsables de l école en ont besoin et si je dois les leur fournir. Quelles sont les règles concernant la collecte de renseignements sur mes enfants et, dans certains cas, sur d autres membres de notre famille? La Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) établit comment et dans quelles circonstances il est possible de recueillir des renseignements personnels à votre sujet ou au sujet de vos enfants et de votre famille. Par définition, les renseignements personnels sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Il s agit notamment des renseignements concernant la race, l origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l âge, le sexe, l orientation sexuelle, l état matrimonial ou familial, l éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels, d un numéro d identification, d un symbole ou d un autre signe individuel, de l adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin, des opinions personnelles, sauf si elles se rapportent à un autre particulier, et du nom du particulier, s il figure parmi d autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d autres renseignements personnels au sujet du particulier. Pour qu une représentante ou un représentant de l école (membre de la direction, du personnel enseignant ou du secrétariat, ou tout autre membre du l école ou du conseil scolaire) puisse recueillir des renseignements personnels, les règles suivantes doivent être respectées : 1. La collecte des renseignements doit être autorisée expressément par une loi; 2. Ces renseignements servent à l exécution de la loi; 3. La collecte est nécessaire au bon exercice d une activité autorisée par la loi; dans le cas d une école, il s agirait de l administration de l éducation. Ces règles représentent l autorité légale que l école peut invoquer pour recueillir des renseignements personnels. Si l école est autorisée à recueillir des renseignements personnels, le mode de collecte est également assujetti à des règles : 1. Dans la plupart des cas, les renseignements doivent être recueillis directement du particulier concerné (vous, ou votre enfant si ce dernier n est pas trop jeune); 2. Vous devez recevoir un avis vous informant de la collecte des renseignements. Cet avis doit comprendre les indications suivantes : l autorité légale invoquée pour justifier la collecte, les fins principales auxquelles doivent servir les renseignements ainsi que les titre, adresse et numéro de téléphone d affaires d une personne qui peut vous renseigner au sujet de cette collecte.

5 Dans certains cas précis, cependant, ces règles de collecte de renseignements personnels ne s appliquent pas. Prenons l exemple suivant et examinons l application des règles de collecte. Lorsque vous inscrivez votre enfant à l école, vous devez fournir les renseignements suivants : nom de l enfant, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, langue, renseignements sur la citoyenneté, statut d immigrant (s il y a lieu); renseignements sur les parents ou tuteurs, notamment le nom, l adresse, le numéro de téléphone, la langue de correspondance et le numéro de carte Santé; la dernière école fréquentée en Ontario et le conseil scolaire dont elle fait partie; d autres renseignements sur la santé, le transport, la garde, etc. Il faut d abord se demander si le conseil scolaire a l autorité nécessaire pour recueillir ces renseignements. Essentiellement, oui, car en vertu de l article 58.5 de la Loi sur l éducation, votre conseil scolaire est une personne morale qui doit fournir un éventail de programmes et de services aux élèves. L article 265 oblige la direction de l école à inscrire les élèves et à tenir des dossiers sur eux conformément aux exigences du ministère. Il faut aussi déterminer si les renseignements ont été recueillis correctement. Dans ce cas, correctement signifie : a) que les renseignements sont recueillis directement d un élève adulte (c.-à-d. de 18 ans ou plus en vertu de la Loi sur l éducation) ou des parents ou tuteurs d un élève qui n est pas adulte; b) que l élève adulte ou ses parents ou tuteurs reçoivent l avis de collecte exigé (précisant l autorité, les fins principales et le nom d une personneressource). Tous ces renseignements seront inclus dans ce que l on appelle un avis de collecte. Cet avis figure généralement dans le formulaire utilisé pour recueillir les renseignements, mais il peut également être donné verbalement. Par exemple, un avis de collecte aux fins de l inscription à une école pourrait être libellé comme suit : Le conseil scolaire de district recueille ces renseignements personnels en vertu des articles 58.5, 265 et 266 de la Loi sur l éducation (L.R.O. 1990, chap. E.2) telle que modifiée. Ces renseignements serviront à l inscription et au placement de l élève dans une école ou à des fins compatibles, notamment l affectation du personnel et des ressources. Ces renseignements pourraient être divulgués à une compagnie d assurances si l élève est impliqué dans un accident ou en est témoin. Les renseignements seront utilisés conformément à la Loi sur l éducation, à ses règlements d application et aux lignes directrices du ministère de l Éducation concernant l établissement, la tenue, l utilisation, la conservation, le transfert et la suppression des documents sur les élèves. Pour plus de précisions sur cette collecte de renseignements, adressez-vous à la directrice ou au directeur d école. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1400 Toronto (Ontario) M5S 2V1 Téléphone :

6 N O 2 FÉVRIER 2001 Rectification de renseignements personnels Je crois que l école a des renseignements erronés sur mon enfant dans ses dossiers. Que puis-je faire? Avant tout, vous devez demander l accès aux renseignements que l école a recueillis sur votre enfant. Vous pouvez présenter une demande en vertu de la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) ou en invoquant les dispositions de la Loi sur l éducation, ou les deux. Sachez toutefois que ces deux textes de loi sont distincts; ils établissent des procédés, droits et responsabilités différents, et le résultat de vos démarches pourrait varier selon la loi que vous invoquez. Le tableau suivant décrit les procédures d accès prévues en vertu de chacune de ces lois : Loi sur l éducation La Loi sur l éducation permet aux parents d un élève de moins de 18 ans d examiner le dossier scolaire de l Ontario (DSO) de cet élève; s ils sont d avis que les renseignements sont consignés de façon inexacte ou ne contribuent pas à l amélioration de l enseignement donné à l élève, ils peuvent demander que soient rectifiés ou supprimés ces renseignements [paragraphes 266 (3), (4) et (5)]. Demandez par écrit ou de vive voix au à la directrice ou au directeur d école de vous donner accès au DSO de votre enfant. Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée La Loi permet d accéder aux renseignements personnels contenus dans n importe quel document et de rectifier ces renseignements. Le droit d un enfant de moins de 16 ans peut être exercé par la personne qui en a la garde légitime (articles 36 à 38 et 54). Présentez une demande d accès aux renseignements qui concernent votre enfant en vertu de la Loi. Cette demande doit être présentée par écrit, adressée au conseil scolaire, énumérer clairement les documents demandés et inclure les droits de 5 $. La demande ne doit pas être adressée à l école.

7 Loi sur l éducation Si, à votre avis, les renseignements sont consignés de façon inexacte ou ne contribuent pas à l amélioration de l enseignement donné à votre enfant, demandez par écrit à la directrice ou au directeur d école de rectifier l inexactitude alléguée ou de supprimer les renseignements. Si la directrice ou le directeur refuse de se conformer à la demande, vous pouvez lui demander par écrit de renvoyer la demande à l agente ou à l agent de supervision compétent (surintendante ou surintendant). L agente ou l agent de supervision doit soit demander au directeur d école de se conformer à la demande, soit présenter le dossier et la demande à la personne désignée par le ministre. La personne désignée par le ministre doit tenir une audience et, à l issue de cette audience, trancher la question. La décision de la personne désignée par le ministre est définitive et lie les parties à l instance. Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée Vous devriez recevoir dans les 30 jours une lettre qui vous donne accès aux documents demandés ou qui refuse l accès à une partie ou à la totalité des documents. Si l accès est refusé, vous recevrez des renseignements détaillés sur les motifs de ce refus et la marche à suivre pour interjeter appel de cette décision devant le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée. Si vous interjetez appel, vous pouvez également soulever la question de la rectification des renseignements. Sachez qu il faut payer des droits obligatoires de 10 $ ou de 25 $ pour en appeler devant le Bureau du commissaire. Si, après avoir examiné les renseignements personnels que vous a communiqués l institution, vous croyez qu il y a une erreur ou une omission, vous pouvez en demander la rectification. Soulignons que les renseignements en question doivent être personnels et confidentiels, inexacts, incomplets ou ambigus, et que la rectification ne peut être motivée par le désir de changer une opinion. Si la rectification demandée n est pas effectuée, vous pouvez exiger qu une déclaration de désaccord qui fasse mention de cette rectification soit annexée aux renseignements. Vous pouvez également exiger que la personne ou l entité à qui les renseignements ont été divulgués au cours de la dernière année soient avisés de la demande de rectification ou de la déclaration de désaccord. En vertu de la Loi, l auteur de la demande a le droit de demander une révision judiciaire de la décision du Bureau du commissaire. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1400 Toronto (Ontario) M5S 2V1 Téléphone :

8 N O 3 FÉVRIER 2001 Photographies prises à l école J ai des inquiétudes concernant l utilisation des photographies d écoliers dans les publications du conseil scolaire et dans les médias. J aimerais savoir où et quand les photos de mes enfants paraîtront. Quels sont les règles ou restrictions qui s appliquent dans ce cas? Les photographies représentent sans conteste des renseignements personnels, et à ce titre, elles sont assujetties à toutes les règles et dispositions de la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi). Les renseignements personnels sont définis comme des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié, et un document est défini comme un document qui reproduit des renseignements sans égard à leur mode de transcription, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement. En fait, à l ère de l information où nous vivons, il serait plus judicieux de parler d images afin d englober à la fois les photographies traditionnelles et les clichés électroniques ou numériques. Au sein d une école ou d un conseil scolaire, les renseignements personnels doivent être recueillis, utilisés et divulgués conformément à la Loi. Ces renseignements ne devraient être recueillis qu en vertu de l autorité légale nécessaire et après qu un avis a été donné (voir le n 1 des Questions fréquentes). En règle générale, les renseignements doivent être recueillis directement du particulier, et ils doivent être utilisés ou divulgués uniquement dans le respect de la Loi, notamment si la personne concernée a consenti à leur utilisation, et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à des fins compatibles. Une fin compatible représente la fin invoquée à l appui de l utilisation ou de la divulgation à laquelle le particulier pourrait raisonnablement s attendre. Ce cadre s applique aux photographies en tant que renseignements personnels. Il arrive souvent que les écoliers soient photographiés; ils le sont le plus souvent par des photographes professionnels à la demande de l école, mais également dans d autres circonstances. Dans la plupart des écoles, un photographe vient chaque année prendre des photos individuelles et de classe qui seront vendues aux parents ou utilisées à l école. Cette pratique fait partie de la vie scolaire et familiale depuis des décennies. Malgré tout, les photographies prises à cette fin ne sont pas «autorisées expressément par une loi» ou «nécessaires au bon exercice d une activité autorisée par la loi» comme le prévoit la Loi; c est pourquoi l école devrait demander aux parents ou tuteurs s ils consentent à ce que les photos soient prises et à ce qu elles soient utilisées ou divulguées. Avant la séance de photographie, les parents ou tuteurs devraient recevoir un avis les informant de cette séance et avoir la possibilité de donner leur consentement. En outre, le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée recommande que des dispositions concernant l accès à l information et la protection de la vie privée soient intégrées dans le contrat conclu avec le fournisseur de l extérieur (en l occurrence, le photographe).

9 Il arrive parfois qu un photographe demande à prendre des photos à l école. Il travaille peut-être pour un média local, avec un conseiller scolaire ou un avec un chercheur. Dans tous les cas, il faut demander l autorisation des parents ou tuteurs avant de faire participer des élèves de moins de 18 ans. Des parents, enseignants et élèves prennent souvent des photos lors d événements sportifs, de concerts de l école, etc. Ces photos paraissent dans le bulletin de l école ou sont affichées sur un babillard. Cependant, lorsque des employés du conseil recueillent des renseignements personnels, en l occurrence en prenant des photos, il leur faut donner un avis de collecte clair, indiquant l autorité légale invoquée, et obtenir le consentement de la personne concernée par ces renseignements. L école devrait élaborer une politique concernant les photos d élèves prises dans les lieux scolaires ou lors d événements scolaires par des personnes autres que les employés du conseil. Cette politique devrait être rédigée en consultation avec les parents et tuteurs et devrait leur être communiquée. N oubliez pas que ces critères s appliquent à toutes les images, notamment les photographies, les images numériques, les images affichées sur Internet, les films et les enregistrements vidéo. Idéalement, cette politique devrait être fondée sur l obtention du consentement du sujet ou, pour les élèves de moins de 18 ans, de leurs parents ou tuteurs. Les parents et les élèves qui s interrogent sur l utilisation de photographies au sein de la communauté scolaire ou dans les médias devraient s adresser à la directrice ou au directeur d école. Il est tout à fait raisonnable pour les parents de demander qu on ne prenne pas de photos de leur enfant ou qu on ne se serve pas de telles photos sans leur consentement. Soulignons, par ailleurs, que ces mêmes règles s appliquent aux entrevues avec des élèves. Les opinions ou points de vue personnels, sauf s ils se rapportent à un autre particulier, représentent des renseignements personnels au sens du paragraphe 2 (1) de la Loi. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1400 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

10 N O 4 FÉVRIER 2001 Albums de fin d études Notre fils fréquente l école secondaire et participe activement à la publication de l album de fin d études. Quels sont les critères de protection de la vie privée en ce qui concerne ces albums? Les dispositions de la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) s appliquentelles? Les albums de fin d études sont préparés par des élèves, et non par des employés du conseil scolaire. Cependant, ils sont publiés sous l égide et le contrôle du conseil, de sorte qu ils sont assujettis aux règles habituelles de protection de la vie privée. Les élèves et les conseillers du conseil déterminent le contenu et la présentation, organisent la publication et la vente, etc. Souvent, les écoles demandent à un photographe de prendre des photos des classes, d élèves, d équipes sportives ou de clubs qui paraîtront dans l album. Ce dernier pourrait également comprendre des clichés d événements auxquels ont participé des élèves, des textes et illustrations préparés par des élèves ainsi que des photos et commentaires du personnel enseignant. Les albums de fin d études sont produits en vue de leur vente, surtout aux élèves eux-mêmes. On les ajoute souvent à la collection de la bibliothèque de l école et de la bibliothèque publique locale. Entre autres choses, les albums de fin d études relatent les activités de l école et de la population scolaire et répertorient le personnel de l école. Pour bien des élèves, il s agit d un précieux souvenir, qui documente aussi l histoire de l école. Cependant, ces albums contiennent des renseignements personnels sur les élèves et le personnel, dont il faut veiller à protéger la vie privée. En vertu de l article 32 de la Loi, les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués uniquement dans certaines circonstances, notamment aux fins pour lesquels ils ont été obtenus ou recueillis, ou à des fins compatibles, ou encore avec le consentement de la personne concernée. Une fin compatible représente une fin invoquée à l appui de l utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels à laquelle le particulier concerné par les renseignements pourrait raisonnablement s attendre. Les albums de fin d études peuvent contenir des renseignements personnels qui ont été recueillis à une autre fin. Mentionnons, par exemple, les photographies de classes, de particuliers, d équipes et de clubs. Généralement, un avis est envoyé aux parents au sujet de la visite prochaine d un photographe professionnel; des copies des photos leur sont également offertes. La plupart des membres de la communauté scolaire, particulièrement les élèves et les parents, s attendent à ce que ces photos, accompagnées de l identification appropriée, soient incluses dans l album. Lorsqu on peut raisonnablement s attendre à une utilisation particulière, cette utilisation constitue une fin compatible. Si des renseignements personnels sont recueillis à des fins non compatibles, l école et les responsables de l album doivent obtenir le consentement des personnes concernées avant de divulguer ces renseignements et de les publier dans l album.

11 Souvent, les élèves sont appelés à fournir du contenu, ou le font volontairement pendant la production de l album. Il peut s agir d illustrations, de poèmes, de nouvelles ou de commentaires. En fournissant ce contenu directement, les élèves ou le personnel accordent leur consentement implicite à sa publication dans l album. Évidemment, ce consentement provient des élèves, non des parents. Il serait donc judicieux pour les parents et les élèves de discuter des éléments à inclure dans l album et de ceux qu il serait préférable d exclure, en tenant compte du fait que cet ouvrage est produit pour la postérité. En résumé, les albums de fin d études sont des publications créées par des élèves pour vente ou distribution aux autres élèves de l école ou dans la communauté scolaire. Le personnel et les élèves qui contribuent à leur production doivent prendre des mesures raisonnables pour s assurer qu en incluant des renseignements personnels dans les albums, ils ne portent atteinte à la vie privée de personne. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1700 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

12 N O 5 FÉVRIER 2001 Numéro de carte Santé Les responsables de l école m ont fait parvenir un formulaire du bureau de santé me demandant de fournir le numéro de carte Santé de mon enfant. À mon avis, il s agit là d une atteinte à la vie privée de mon enfant. Le bureau de santé a-t-il le droit de demander ce renseignement par l entremise de l école? L école vous a demandé de fournir le numéro de carte Santé de votre enfant en remplissant un formulaire élaboré par le bureau de santé. À cet égard, la plupart des écoles font office d intermédiaires et ne conservent pas de copies des formulaires remplis. Le numéro de carte Santé de votre enfant représente un renseignement personnel à son sujet. Chaque fois qu un organisme gouvernemental recueille des renseignements sur une personne (renseignements personnels), le formulaire dans lequel vous êtes appelé à inscrire ces renseignements devrait contenir un avis de collecte. Cet avis doit expliquer pourquoi l organisme en question est autorisé à demander ces renseignements, car en vertu la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi), nul ne doit recueillir des renseignements personnels sauf si : l organisme y est autorisé expressément par une loi; ces renseignements servent à l exécution de la loi; ces renseignements sont nécessaires au bon exercice d une activité autorisée par la loi. La Loi précise également qu il faut donner un tel avis. Voici un exemple d avis qui figure dans un formulaire demandant le numéro de carte Santé d un enfant : La collecte de ces renseignements est autorisée en vertu de l article 8 de la Loi de 1982 sur l immunisation des élèves et de l article 2 de la Loi de 1991 sur le contrôle des cartes Santé et des numéros de cartes Santé. Ces renseignements sont utilisés par le médecin hygiéniste en chef afin de constituer un dossier d immunisation pour votre enfant et prendre les mesures qui s imposent pour lutter contre certaines maladies qui peuvent être prévenues par la vaccination dans la circonscription sanitaire Dans cet exemple, le bureau de santé indique que la loi l autorise à recueillir le numéro de carte Santé dans certaines circonstances. Il précise que cette autorisation se trouve dans les deux lois mentionnées dans l avis de collecte, la Loi sur le contrôle des cartes Santé et des numéros de cartes Santé et la Loi sur l immunisation des élèves. Le paragraphe 2 (1) de la Loi sur le contrôle des cartes Santé et des numéros de cartes Santé impose une règle générale qui interdit de demander, de recueillir ou d utiliser le numéro de carte Santé d une autre personne. Cependant, les paragraphes 2 (2) et (3) prévoient des exceptions à cette règle. Par exemple, le médecin peut recueillir ou utiliser le numéro de carte Santé d une autre personne à des fins liées à la prestation à cette personne d une ressource en matière de santé subventionnée par la province. Le numéro de carte Santé peut également être recueilli à des fins liées à l administration ou à la planification en matière de santé, à la recherche dans le domaine de la santé ou à des études épidémiologiques (sur l incidence et la distribution des maladies, leur contrôle et leur prévention).

13 Le numéro de carte Santé de l Ontario représente un identificateur unique lorsqu il est combiné à la date de naissance et au nom de votre enfant. Le bureau de santé utilise ces renseignements pour s assurer que les élèves ont été vaccinés conformément aux normes et qu ils sont admissibles aux vaccins financés par les deniers publics. En Ontario, ces renseignements sont stockés sous forme électronique en fonction de ces trois identificateurs. Il servent à des fins administratives, notamment pour générer des listes d élèves à vacciner et pour contrôler l état vaccinal des élèves tout au long de leurs études élémentaires et secondaires. Pour des raisons épidémiologiques, le bureau de santé dresse des listes d élèves «à risque» lorsqu une maladie se déclare. Ces listes servent à réaliser des rapports et des études. L autre texte de loi mentionné dans l exemple d avis de collecte est la Loi sur l immunisation des élèves. L article 11 de cette loi autorise le médecin hygiéniste à tenir un dossier d immunisation à l égard de chaque élève qui fréquente une école située dans le territoire qui relève de sa compétence. Ce dossier est rédigé dans la forme et comprend les renseignements prescrits par les règlements. En outre, le paragraphe 266 (2.1) de la Loi sur l éducation est libellé comme suit : «Sur demande du médecin-hygiéniste dont le service s étend au territoire dans lequel l école est située, le directeur d école lui fournit les renseignements suivants à l égard des élèves inscrits à l école : 1. Le nom, l adresse et le numéro de téléphone de l élève. 2. La date de naissance de l élève. 3. Le nom, l adresse et le numéro de téléphone du père, de la mère ou du tuteur de l élève.» Par ailleurs, d après l article 1 du Règlement 645 pris en application de la Loi sur l immunisation des élèves, le dossier d immunisation constitué par le médecin hygiéniste en chef doit contenir les renseignements suivants : le nom de l élève au complet; la date de naissance de l élève; le sexe de l élève; le nom de l école que l élève fréquente; le numéro de carte Santé de l élève, au sens de la Loi de 1991 sur le contrôle des cartes Santé et des numéros de cartes Santé; une liste des vaccins qui ont été administrés à l élève contre des maladies désignées; toute déclaration d exemption médicale dont fait l objet l élève, montrant la durée de validité; toute déclaration de croyance religieuse concernant l élève. Le médecin hygiéniste en chef peut se servir de ces renseignements si une maladie s est déclarée. En vertu de l article 12 de la Loi sur l immunisation des élèves, le médecin hygiéniste en chef peut ordonner à une personne responsable d une école d exclure un élève. Il peut le faire dans les circonstances suivantes : une maladie désignée s est déclarée ou risque de se déclarer immédiatement dans l école que fréquente l élève; il n a pas reçu une déclaration d immunisation signée par un médecin attestant que l élève a suivi en entier le programme d immunisation prescrit contre la maladie désignée ou une déclaration d exemption médicale attestant que l élève a déjà été atteint de cette maladie ou que le laboratoire a prouvé son immunité. Le bureau de santé doit disposer du numéro de carte Santé de l Ontario dans ses dossiers afin de fournir l état vaccinal de tout élève ou parent dans sa base de données. Le caractère confidentiel et l exactitude des données sont ainsi garantis. Les dossiers d immunisation sont transférés à d autres circonscriptions sanitaires de la province en fonction des trois identificateurs. Ainsi, lorsqu un élève déménage dans le territoire d un autre conseil scolaire, son dossier est transféré au bureau de santé approprié. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1700 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

14 N O 6 FÉVRIER 2001 Conjoints séparés Ai-je le droit de recevoir des renseignements sur le rendement scolaire de mon enfant? Ma conjointe et moi sommes séparés, et notre fils de 12 ans vit avec elle. Les renseignements sur le rendement scolaire de votre enfant sont considérés comme des renseignements personnels qui concernent votre enfant. La collecte, l utilisation et la divulgation de renseignements personnels par un conseil scolaire sont régies par la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée. La Loi sur l éducation traite également de la collecte, de la conservation et de la divulgation de renseignements sur un élève. Si vous et votre conjointe êtes séparés, la Loi sur les services à l enfance et à la famille, la Loi portant réforme du droit de l enfance et la Loi sur le divorce (Canada) peuvent s appliquer. Loi sur l éducation La Loi sur l éducation donne aux parents et tuteurs le droit d examiner les renseignements personnels sur les élèves de moins de 18 ans réunis dans le dossier scolaire de l Ontario (DSO). Pour être inclus dans le DSO, les renseignements doivent contribuer à l amélioration de l enseignement donné à l élève. Comme exemples de renseignements personnels se trouvant dans le DSO, relevons les bulletins scolaires, les relevés de notes, les évaluations de santé, les évaluations psychologiques, les avis disciplinaires et les relevés des présences. Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée Si l enfant est âgé de moins de 16 ans, la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) permet aux parents et tuteurs d obtenir l accès à tous les renseignements personnels à son sujet, y compris les documents qui ne sont pas compris dans le DSO. Ces documents comprennent tous les autres types de renseignements personnels qu un conseil scolaire peut recueillir : fiches d autorisation permettant aux élèves de participer à des excursions scolaires, listes des élèves d une classe, relevés de notes aux tests hebdomadaires, photos d élèves publiées dans un album de fin d études avec leur nom, et tableau des distinctions. La plupart des parents demandent des renseignements directement auprès de l école en invoquant la Loi sur l éducation; cependant, il peuvent également adresser une demande officielle au conseil scolaire en vertu de la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée 1. Les articles pertinents précisent que les droits et pouvoirs conférés à un particulier par cette loi peuvent être exercés par la personne qui a la garde légitime du particulier, si celui-ci est âgé de moins de 16 ans. La «garde légitime» pourrait être fondée sur une entente ou une ordonnance d un tribunal qui accorde la garde de l enfant au père ou à la mère. Vous et votre conjointe pourriez également avoir la garde partagée de l enfant, auquel cas vous pouvez exercer ces droits

15 tous les deux. Si vous et votre conjointe êtes séparés mais n avez pas conclu d entente ou n êtes pas visés par une ordonnance concernant la garde, vous avez tous les deux la garde de l enfant. Cependant, si votre conjointe a la garde et si vous avez simplement un droit de visite, cet article ne s applique pas à vous. Les parents ne peuvent invoquer cet article en vue d obtenir des documents pour des fins personnelles. La divulgation effectuée conformément à cette disposition doit se faire au nom de l enfant et dans son intérêt, et non dans l intérêt de ses parents. Soulignons que l article 50 de la Loi prévoit que si une personne responsable, aux termes de la Loi, peut donner accès à des renseignements, la Loi n a pas pour effet d empêcher cette personne d y donner accès en réponse à une demande verbale ou en l absence d une demande quelconque. Par conséquent, dans le système scolaire, si la personne responsable a délégué ses pouvoirs décisionnels à la directrice ou au directeur d école, ce dernier peut accorder l accès en réponse à une demande verbale. Autres textes de loi Si vous ne répondez pas aux critères énoncés précédemment, vous pouvez quand même obtenir des renseignements sur votre enfant si une loi de l Ontario ou du Canada autorise expressément leur divulgation. Par conséquent, pour déterminer si vous avez le droit d accéder aux renseignements, il pourrait être pertinent de consulter la Loi sur l éducation, la Loi sur les services à l enfance et à la famille, la Loi portant réforme du droit de l enfance et la Loi sur le divorce (Canada). La loi qui s applique repose sur les renseignements que vous voulez obtenir et sur la nature des rapports entre vous et votre conjointe ou conjoint. Le père ou la mère qui n a pas la garde de l enfant mais jouit d un droit de visite a le droit d être renseigné sur la santé, l éducation et le bien-être de l enfant aux termes de la Loi portant réforme du droit de l enfance. La Loi sur le divorce (Canada) confère également le droit d accès à des renseignements sur la santé, l éducation et le bien-être de l enfant après qu une demande de divorce a été déposée. Dans ce cas, le consentement d un enfant de moins de 16 ans n est pas exigé (voir les ordonnances M-787 et P-1246 du Bureau du commissaire). D autres textes de loi, comme la Loi sur les services à l enfance et à la famille, autorisent expressément la divulgation de renseignements personnels sur les élèves aux parents et tuteurs. En vertu de la Loi portant réforme du droit de la famille, les renseignements peuvent être divulgués à la personne qui a la garde de l enfant ou qui jouit d un droit de visite. 1 Voir également le n 2 des Questions fréquentes, Rectification de renseignements personnels. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier contenant à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1400 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

16 N O 7 FÉVRIER 2001 Documents des conseillers scolaires Je discute souvent avec ma conseillère scolaire de mes préoccupations et de mes idées concernant les activités de l école que fréquente ma fille. Cependant, je recherche souvent des renseignements sur des questions sur lesquelles s est penché le conseil, des rapports, des études, etc., pour exprimer mon point de vue à leur sujet. Quelles sont les règles d accès à l information et de protection de la vie privée qui s appliquent aux documents des conseillers scolaires? Dans le cas des documents des conseillers scolaires, qui sont les membres élus d un conseil scolaire, il est important de comprendre les notions de garde et de contrôle. La Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) régit les institutions et les documents dont elle a la garde et le contrôle. En l occurrence, les documents dont le conseil scolaire a la garde ou le contrôle comprennent les documents que détiennent les conseillers élus. Cependant, l institution n a pas la garde ou le contrôle de certains de ces documents qui, par conséquent, ne sont pas visés par la Loi. Il s agit donc de départager les documents visés de ceux qui ne le sont pas. Dans l une de ses premières ordonnances, le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée a énoncé 10 questions auxquelles il faut répondre pour déterminer si les documents en question sont des documents dont l institution a la garde ou le contrôle, et qui sont donc visés par la Loi. Ces questions sont les suivantes : 1. Le document a-t-il été créé par un dirigeant ou un employé de l institution? 2. À quelles fins ce document a-t-il été créé? 3. L institution possède-t-elle le document parce que la personne qui l a créé le lui a fourni volontairement ou en vertu d une loi ou d une exigence d emploi? 4. Si l institution ne possède pas le document, ce dernier est-il détenu par un dirigeant ou un employé de l institution dans l exercice de ses fonctions? 5. L institution a-t-elle le droit de posséder le document? 6. Le contenu du document porte-t-il sur le mandat et les fonctions de l institution? 7. L institution a-t-elle le droit de régir l utilisation du document? 8. Dans quelle mesure l institution a-t-elle utilisé ce document? 9. À quel point le document est-il intégré dans les autres documents que possède l institution? 10. L institution a-t-elle le droit de disposer du document?

17 Compte tenu de ces facteurs, voici des exemples de documents dont le conseil aurait la garde ou le contrôle : copies de documents publics que possèdent les conseillers, notamment des ordres du jour, procès-verbaux et rapports; documents créés par un conseiller à la demande du conseil ou en son nom, comme de la correspondance ou des rapports; documents créés par un conseiller dans le cadre de ses fonctions, notamment au sein de comités d entrevue ou de sélection. Le conseil n a pas la garde des documents qui, de toute évidence, sont des documents personnels, c està-dire qui contiennent des renseignements qui portent sur le conseiller et non pas sur l institution ou ses fonctions. Ces documents ne sont donc pas assujettis à la Loi. Mentionnons comme exemples des documents portant sur des questions politiques, des stratégies de campagne électorale, des bénévoles, des campagnes de financement, etc. Les questions touchant le conseil ou votre enfant dont vous discutez pourraient faire partie de l une ou l autre de ces catégories, selon les circonstances. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1700 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

18 N O 8 JUILLET 2004 Rapports confidentiels J ai porté plainte auprès du surintendant et du directeur de l école que fréquente mon enfant au sujet d un incident qui a impliqué un autre enfant, car j étais insatisfaite de la façon dont l enseignante a réglé l incident. Le directeur m a dit qu il avait fait enquête sur ma plainte et qu il avait discuté avec l enseignante de la manière dont elle avait fait face à la situation. Il m a dit également qu il avait remis un rapport écrit au surintendant sur son enquête. J aimerais examiner les notes qu il a prises lors de cette enquête ainsi que son rapport au surintendant, mais il refuse de m y donner accès. Même si le directeur d école refuse de vous fournir une copie de ces renseignements, vous avez le droit de présenter une demande au conseil en vertu de la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi). Cependant, une modification apportée assez récemment à la Loi pourrait soustraire les renseignements de ce genre à l application de la Loi car ils pourraient être considérés comme des renseignements relatifs à l emploi ou aux relations de travail. Plus précisément, le paragraphe 52 (3) prévoit que la Loi ne s applique pas aux documents recueillis, préparés, maintenus ou utilisés par une institution ou pour son compte à l égard de ce qui suit : «Les réunions, les consultations, les discussions ou les communications, en ce qui a trait aux relations de travail ou à des questions en matière d emploi, dans lesquelles l institution a un intérêt.» Comme votre plainte portait sur la conduite d une enseignante, le conseil peut invoquer que le rapport traite d une question en matière d emploi dans laquelle il a un intérêt, auquel cas ce rapport est exclu de l application de la Loi en vertu de la modification. Vous pouvez interjeter appel de la décision du conseil au Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Même si le paragraphe 52 (3) ne s applique pas et si les renseignements sont effectivement assujettis à la Loi, les mentions sur la conduite de l autre enfant ou de l enseignante seraient considérées comme des renseignements personnels qui les concernent. Dans la plupart des cas, la Loi interdit la divulgation de renseignements personnels à toute personne autre que le particulier concerné par ceux-ci. Même si les notes ou le rapport contiennent des renseignements personnels qui concernent votre enfant, le conseil pourrait vous refuser l accès à ces renseignements si leur divulgation risquait de porter atteinte à la vie privée d une autre personne, comme l enseignante ou l autre enfant. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1400 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

19 N O 9 FÉVRIER 2001 Renseignements demandés par une société d aide à l enfance à une école ou à un conseil scolaire J ai découvert que le directeur de l école que mes enfants fréquentent a donné à la société d aide à l enfance des renseignements sur mon fils et ma fille (p. ex., leur comportement, leurs progrès, etc.). Peut-il le faire sans mon consentement? La Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) impose aux directrices et directeurs et à d autres responsables des écoles certaines limites concernant la divulgation de renseignements personnels au sujet de vos enfants. En règle générale, l école ou le conseil scolaire ne peut divulguer de tels renseignements à moins de respecter les modalités de la Loi. Dans le cas qui nous intéresse, et qui fait intervenir la société d aide à l enfance, l alinéa 32 e) s applique. Cette importante disposition prévoit que l école ne doit pas divulguer de renseignements personnels sauf : «afin de se conformer aux dispositions d une loi de la Législature ou du Parlement, à un accord ou à un arrangement intervenus en vertu d une telle loi ou à un traité.» Ainsi, le directeur d école peut divulguer des renseignements sur vos enfants si une loi provinciale ou fédérale l oblige à le faire. La société d aide à l enfance est un organisme dont les activités sont régies par la Loi sur les services à l enfance et à la famille et ses règlements d application. Il s agit d un texte de loi très complexe et détaillé qui donne aux organismes de ce genre des obligations, des pouvoirs et des responsabilités très étendus concernant la protection des enfants. En vertu de cette loi et des règlements, la société d aide à l enfance a le droit d obtenir des renseignements personnels auprès des écoles et conseils scolaires afin de mener, suite à des allégations ou à des plaintes, une enquête relative à la protection des enfants. À ce titre, le directeur d école aurait pu divulguer les renseignements au sujet de vos enfants si la société d aide à l enfance les avait demandés aux fins d une enquête ayant trait à la protection de vos enfants. Dans cette situation, le directeur d école serait tenu de divulguer ces renseignements pour se conformer à la Loi sur les services à l enfance et à la famille. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1700 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :

20 N O 10 FÉVRIER 2001 Divulgation de renseignements à la police Quels sont les renseignements que la police peut obtenir sur ma fille de la part du directeur de son école? La Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) impose aux directrices et directeurs et à d autres responsables des écoles certaines limites concernant la divulgation de renseignements personnels au sujet de leurs élèves. En l occurrence, le directeur d école ne peut divulguer de tels renseignements sur votre fille à qui que ce soit, y compris à la police, à moins que certaines modalités de la Loi ne s appliquent. Dans le cas qui nous intéresse, l alinéa 32 g) s applique. Cette importante disposition prévoit que l école ne doit pas divulguer de renseignements personnels sauf : «si la divulgation est faite à une institution quelconque ou à un organisme chargé de l exécution de la loi au Canada aux fins de faciliter une enquête menée en vue d une action en justice ou qui aboutira vraisemblablement à une action en justice.» Ainsi, le directeur d école pourrait être tenu de divulguer des renseignements sur votre fille si la police en fait la demande à des fins d exécution de la loi. «Exécution de la loi» s entend a) du maintien de l ordre, b) des enquêtes ou inspections qui aboutissent ou peuvent aboutir à des instances devant les tribunaux judiciaires ou administratifs, si ceux-ci peuvent imposer une peine ou une sanction à l issue de ces instances, c) de la tenue des poursuites visées à l alinéa b). Le directeur d école pourrait également être autorisé à divulguer des renseignements personnels lors d une situation d urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d un particulier, ou dans une situation relative à un événement de famille afin de faciliter la communication avec un proche parent ou un ami d un particulier blessé, malade ou décédé [alinéas 32 h) et i)]. est publié par le et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée/ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/ontario 2, rue Bloor Est, Bureau 1700 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone :