logiciel de gestion de références bibliographiques

Transcription

1 X logiciel de gestion de références bibliographiques (personal bibliographic software) les filtres et les styles

2 fonctionnalités : import - export Filtres Styles BD externes Bibliothèques de références bibliographiques Bibliographie Fichiers de connexion Importation automatique Exportation automatique

3 filtres et styles : rappels Filtres Importation automatique depuis différentes sources, bases de données externes, CD-ROM, catalogues - plus de 580 filtres disponibles - possibilités de modification et de création de filtres illimitées Styles Exportation et intégration automatique dans un traitement de texte de références sélectionnées, dans un style de son choix - plus de 2300 styles prédéfinis disponibles - possibilités de modification et de création de styles illimitées - création automatique de citations dans le texte et de bibliographie en fin de document (fonction CWYW : Cite While You Write) Frédérique Cohen-Adad URFIST novembre2006

4 les filtres afficher un filtre : Edit/Import Filters/Open Filter Manager... afficher les paramètres du filtre : Edit copier un filtre : 2 méthodes 1. directement dans le répertoire Filters de EndNote 2. Edit/Import Filters/Open Filter Manager... sélection du filtre à copier afficher les paramètres du filtre : Edit Save as renommer le filtre et l enregistrer dans le répertoire Filters de EndNote supprimer un filtre : soit directement dans le répertoire Filters de EndNote soit dans le gestionnaire de filtres (Filter Manager) : sélection du filtre, clic droit et Delete Filter créer un filtre : Edit/Import Filters/New Filter... mise à jour des filtres :

5 le gestionnaire de filtres Edit/Import Filters/Open Filter Manager... producteur marquage en tant que favori : sera présent dans le menu Import Filters sélection du filtre options d affichage : par favoris ou par producteurs éditer modifier le filtre informations générales affichage des informations générales nombre de filtres affichés/filtres disponibles avec leur localisation

6 les filtres : paramètres Edit/Import Filters/Open Filter Manager... sélection du filtre/edit About This Filter : informations sur le filtre nom du filtre options paramétrables catégorie : nom du producteur informations générales et/ou instructions sur le format de sauvegarde du fichier à importer

7 filtres : les options paramétrables About This Filter Templates Author Parsing Continuation Lines Reference Type Informations de description du filtre (nom, origine, date de création, etc.) Définition des champs (données tagguées) et de leur contenu à importer, selon les types de références Traitement des noms d auteurs pour le champ générique de type Author uniquement. (Secondary, Tertiary, Subsidiary Author seront traités par l option Editor Parsing) Gestion des lignes de données continues : EndNote ignore les lignes de texte non précédées d un tag, sauf pour le contenu de champs sur plusieurs lignes continues (continuation lines) tel que le résumé Choix du type de référence importée par défaut, du fournisseur et de la base de données (tags identifiants)

8 filtres : les options paramétrables Editor Parsing Traitement des noms d éditeurs et d auteurs secondaires Field Editing Traitement des majuscules/minuscules. Choix des caractères exclus à l importation selon les champs MARC Records Paramètres des filtres d importation au format MARC Record Layout Identification des marques de début et fin de référence Source Parsing Identification du champ Source (tag) pour le type «Journal Article». C est une zone souvent complexe pouvant contenir différents éléments (titre, volume, pagination, etc.)

9 Templates un Template par type de références ici : celui de Journal Article sélection du type de référence sélection du champ Fields : champ EndNote associé au Tag Tag : identificateur de champ présent dans les références à importer

10 Author Parsing et Editor Parsing traitement des noms d auteurs ordre nom/prénom prénom : initiales ou complet sélection du séparateur -entre les auteurs - entre le nom et le prénom par défaut espace retour chariot identique ponctuation précise traitement des parenthèses

11 Continuation Lines traitement des lignes de données continues (c est-à-dire plusieurs lignes de texte) les lignes de données sont continues jusqu au prochain tag les lignes continues sont indentées par un nombre défini d espaces Pour PubMed : 6 espaces depuis la marge, pour tous les champs

12 Reference Type sélection du type de référence utilisé par défaut à l importation identification du producteur et de la base de données nécessaire pour les choix du filtre correct dans le cas d importation Multi-Filter

13 Field Editing traitement des majuscules/minuscules et des caractères à ignorer sélection du champ concerné Headline : 1ère lettre de chaque mot en majuscule Sentence : 1ère lettre de la phrase en majuscule Lowercase : tout en minuscule Do NOT Lowercase : tout en majuscule caractères à ignorer remarque : les 4 champs de la catégorie Authors sont toujours importés avec le type Headline

14 MARC Records traitement des formats MARC sélection du format MARC délimiteur de sous champ ($ par défaut) début des données (par défaut au 8ème caractère) interprétation du 1er caractère quand le délimiteur de sous champ est absent : début de donnée (data) ou marque de sous champ (field designator)

15 Record Layout traitement des tags de début et fin de références par défaut, EndNote reconnaît une nouvelle référence à la 1ère répétition d un tag précédé d une ligne vide références séparées uniquement par une ligne vide identification du premier et/ou dernier tag identification de la fin de la référence par des caractères spécifiques identification du début de la référence par des caractères spécifiques # pour les caractères numériques

16 Source Parsing identification du champ source pour les références de type Journal Article champ complexe dont le contenu doit souvent être réparti entre plusieurs champs EndNote sélection du tag identifiant le champ Source d un article de périodique Exemple d écriture du champ SO pour le filtre CSA-Life Sci (Ovid) si le filtre ne correspond pas aux données : interprétation des données par défaut ou importation en bloc dans un champ EndNote au choix (Notes par défaut)

17 l exportation Styles Style Manager création d une liste bibliographique avec citations dans un document word fonction CWYW Bibliothèques de références bibliographiques Bibliographie Formats prédéfinis Text File (.txt) Rich Text Format (.rtf) HTML (.html) XML (.xml) création d une liste bibliographique indépendamment d un document word

18 les styles afficher un style : Edit/Output Styles/Open Style Manager... afficher les paramètres du style : Edit copier un style : 2 méthodes 1. directement dans le répertoire Styles de EndNote 2. Edit/Output Styles/Open Style Manager... sélection du style à copier afficher les paramètres du style : Edit Save as renommer le style et l enregistrer dans le répertoire Styles de EndNote supprimer un style : soit directement dans le répertoire Styles de EndNote soit dans le gestionnaire de styles (Style Manager) : sélection du style, clic droit et Delete Style créer un style : Edit/Output Styles/New Style... mise à jour des styles :

19 les styles Edit/Output Styles/ affichage des références dans le style sélectionné, ici : Annotated 4 styles proposés par défaut créer un style modifier le style : affichage des paramètres du style en cours accéder au gestionnaire de styles : sélection/édition de tous les styles disponibles dans EndNote

20 les styles : le gestionnaire de styles Edit/Output Styles/Open Style Manager catégories marquage en tant que favori : sera présent dans le menu Output Styles options d affichage : par favoris ou par catégories sélection du style : styles propres à chaque revue et styles EndNote afficher le style et le modifier visualisation du style choisi : Style Preview ou des informations sur le style : Style Info nombre de styles affichés/nombre total de styles disponibles

21 les styles : le gestionnaire de styles Edit/Output Styles/Open Style Manager/Edit identification du style édité modules de paramétrage: - citations - bibliographie - notes de bas de page - figures et tableaux sélection des types de références sélection des champs et caractères spéciaux d écriture style spécifique pour chaque type de références Generic : style appliqué par défaut

22 les styles : paramètres généraux style de la revue American Journal of Physiology About This Style Anonymous Works informations générales sur le style catégorie d appartenance commentaires du producteur traitement des références anonymes - laisser un blanc - mettre le titre complet ou abrégé - utiliser les recommandations de l American Psychological Association -insérer un texte

23 les styles : paramètres généraux Page Numbers Journal Names traitement de la pagination sans modification première page abrégée ou non première-dernière page selon le type de références traitement des noms de périodiques complet abrégé sans modification suppression de la ponctuation (points) des titres remarque : cette option n est utilisable que pour les titres saisis sous la forme complète et abrégée dans la Journal Term List

24 Citations : Templates grille d écriture des formats d affichage des citations dans le texte Insert Field : sélection des champs et des caractères spéciaux de formatage (Bibliography Number) : numéros entre parenthèses ou (Author Year) : nom d auteur entre parenthèses choix du séparateur en cas de citations multiples affichage de l année sur 2 chiffres

25 Bibliography : Templates grille d écriture des formats d affichage de la liste bibliographique Insert Field : sélection des champs à inclure et des caractères spéciaux de formatage Reference Types : sélection des types de références à ajouter au style Si un type de références ne possède pas de style, le style Generic est utilisé par défaut

26 Templates : écriture Insert Field caractères spéciaux : End of Paragraph : saut de ligne avec un paragraphe Tab : tabulation Forced Separation : séparer des informations dépendantes Link Adjacent Text : espace insécable : la chaîne de caractères et l intitulé de champ sont liés Singular/plural : choix automatique entre singulier et pluriel insertion - du numéro identifiant unique de la référence (#xx) - du type de référence sélection des champs à insérer dans le style

27 Citations : autres paramètres Ambiguous Citations traitement des citations multiples pour un même auteur, la même année : initiales ou nom complet, ajout du titre ou des auteurs suivants, différenciation par une lettre après l année Author Lists Author Name formatage des auteurs multiples : paramétrage des séparateurs d auteurs, des règles à appliquer pour l abréviation de la liste d auteurs d une référence et les citations multiples d une même référence formatage des noms d auteurs : pour le 1er auteur et les suivants, traitement de l ordre des noms et prénoms, de la casse, des initiales, des citations multiples pour un même auteur Numbering regroupement de citations consécutives (exemple : as shown in ) ou utilisation d un groupe de références sous un même nombre ne s utilise qu avec les styles de citations numérotées (Templates : Bibliography Number) Sort Order définition de l ordre d apparition des citations : identique à celui de la bibliographie, tri sur auteurs et titre, etc. Don t Sort : dans le même ordre que celui des citations temporaires Other : combinaison de tri sur 5 champs avec choix des critères remarque : Ambiguous Citations, Author Lists et Author Name s emploient uniquement pour les styles avec noms d auteurs dans la citation (Templates : Author Year)

28 Bibliography : autres paramètres Author Lists Author Name Editor Lists Editor Names Layout Sort Order Title Capitalization formatage des auteurs et éditeurs scientifiques multiples, formatage des noms d auteurs et d éditeurs scientifiques : mêmes options que pour les citations insertion automatique au début ou à la fin de chaque référence de texte libre ou du contenu de certains champs avec ou sans indentations ordre des références dans la liste bibliographique : mêmes options que pour les citations Sort edited works after original works by the same author : Edited works : l auteur est éditeur scientifique d un ouvrage collectif Original works : auteur principal de l ouvrage traitement des majuscules et des minuscules pour les titres

29 Footnotes : Templates grille d écriture des formats d affichage des références en notes de bas de page dans le texte 3 options de formatage : Same as bibliography : format de la bibliographie Same as citations : format des citations Using footnote format : format propre à écrire dans la grille Generic ainsi que pour les types de références souhaités inclure les références des notes de bas de page dans la liste bibliographique choix du séparateur en cas de citations multiples remarque : les notes de bas de pages utilisées avec les styles attribuant un numéro aux citations (Bibliography Number) sont numérotées et intégrées dans la liste bibliographique. si ce n est pas les cas, la note apparaît comme du texte dans le corps du document.

30 Footnotes : Repeated Citations paramétrage des citations répétées dans les notes de bas de page utiliser une forme abrégée pour les citations répétées : auteur, pages et/ou titre paramétrage spécifique pour les notes consécutives pour un même référence pour une même source de données (par exemple pour des références différentes d un même journal) remarque : les notes de bas de page sont demandées le plus souvent dans les revues de sciences humaines. La MLA (Modern Language Association) a publié sur ce sujet l ouvrage suivant : MLA Handbook for Writers of Research Papers. Editer le style MLA de EndNote pour voir l écriture complexe des paramètres du module Footnotes

31 Figures & Tables positionnement des images et tableaux positionnement des légendes Table # pour Chart or Table Figure # pour tous les autres types de références paramétrage du nombre de lignes de séparation entre le texte et l image ou tableau : quand ils sont dans le corps du texte quand ils sont dans une liste en fin de texte insertion d un point après le libellé et/ou la légende

32 ressources site officiel : version de démonstration : guide de l utilisateur Mac : guide de l utilisateur PC : manuel pour EndNote 9 (en anglais) de l Université de Queensland / guides et FAQ de la bibliothèque de l Université de Queensland manuel de la bibliothèque de l université Laval, février support de formation de l URFIST de Bretagne et Pays de Loire, EndNote 9, par M.L. Malingre Gérer sa bibliographie avec EndNote, ressources documentaires de l INRA Nantes gerer_sa_bibliographie_avec_endnote manuel de la médiathèque scientifique de l Institut Pasteur EndNote 7 (MacIntosh) informations du portail de l'institut Pasteur concernant les logiciels bibliographiques répertoire des logiciels personnels de gestion documentaire, de J.P. Lardy, URFIST de Lyon