LE GUIDE PRATIQUE LE GUIDE PRATIQUE TOUS. Microsoft. Toutes les nouveautés. Tout le savoir faire. série hightech. Le guide pratique Office 2010.

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1 Prenez les commandes du nouvel Office : la version 00 de la plus célèbre des suites bureautiques fait le plein de fonctions inédites et ultra puissantes. Bonne nouvelle, elle bénéficie aussi de remarquables trouvailles ergonomiques, qui vous permettront de travailler avec rapidité et efficacité. À la maison, au travail, dans les études, apprenez avec nous, pas à pas, comment tirer le meilleur parti de cette formidable collection d outils. Et découvrez aussi, avec les Office Web Apps, comment créer, enregistrer et partager vos fichiers Office sur Internet. Word OneNote Excel Outlook PowerPoint Access Éditez des documents impeccables Faites parler les chiffres et les graphiques Créez des présentations convaincantes Mémorisez et organisez toutes vos idées Prenez le contrôle de votre messagerie Libérez la puissance des bases de données Le guide pratique Office 00 Office 00 série hightech LE GUIDE PRATIQUE LE GUIDE PRATIQUE DÉBUTANT OU EXPERT, UN GUIDE POUR TOUS Microsoft Toutes les nouveautés Pas à pas, exploitez les grandes fonctions de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access et Publisher Tout le savoir faire Suivez le guide et réalisez des documents, des présentations et des graphiques dignes d un pro Installez Choisissez la version d Office qui conviendra à vos besoins Maîtrisez Produisez de façon simple des documents complexes Profitez Découvrez toutes les façons d utiliser Office gratuitement Groupe Eyrolles, 0 ISBN : presselivre

2 À découvrir DANS CES PAGES 90 Ajouter des comptes de messagerie Créez un ou plusieurs comptes et commencez à recevoir des messages en quelques minutes. Vous suivez aussi des flux d actualité RSS? Outlook le fera pour vous. 9 Se connecter à un compte Hotmail ou Live Mail Grâce à un module spécifique, vous pouvez accéder depuis Outlook à toutes les informations liées à votre compte Hotmail : messagerie, contacts et calendriers. 9 Améliorer le look de ses messages électroniques Suivez les étapes pour insérer des photos, des tableaux et des objets graphiques SmartArt à vos s. 9 Reprendre le contrôle de sa boîte de réception Ne vous laissez plus submerger par les s en profitant de tous les outils de Outlook pour classer et repérer les messages pertinents. 96 Maîtriser les fonctions d entreprise Outlook est avant tout un outil professionnel de gestion du temps et de travail d équipe. Faites le tour des principales fonctions pro, dont certaines ont besoin d un serveur Exchange dédié. 98 Organiser ses rendez-vous Gérez votre agenda avec Outlook et organisez des réunions avec les membres de votre équipe. 99 Centraliser ses groupes de contacts Vous pouvez aussi stocker tous vos contacts clients ou numéros personnels au sein de Outlook et gérer des groupes. 00 Éliminer le courrier indésirable Grâce à ses fonctions anti-spam très complètes, Outlook limite le déferlement dans votre boîte de réception de messages promettant monts et merveilles... 0 Lister les tâches à accomplir Remplacez les nœuds au mouchoir par une liste de choses à faire bien organisée et partageable avec d autres utilisateurs de Outlook. Messages et contacts avec Outlook 00 Outlook rassemble les fonctions essentielles de gestion du temps et de l information. Son module de courrier électronique vous permet de vous connecter à tous les types de messagerie. Grâce au calendrier, vous pourrez notez tous vos rendez-vous mais aussi ceux de vos collègues. Avec les Contacts, vous regroupez toutes les informations de vos correspondants.

3 7Outlook 00 Comment Ajouter une adresse de messagerie Au premier lancement d Outlook 00, un assistant vous propose de créer un premier compte de messagerie. Voici les étapes à suivre C est Long? Vos messages devraient commencer à arriver en quelques minutes. Paramètres de messagerie La boîte de dialogue vous demande d indiquer vos nom, adresse et mot de passe. Avec ces informations, Outlook essaie de créer automatiquement votre compte. S il n y parvient pas, par exemple parce que vous utilisez votre propre nom de domaine, vous devrez indiquer «à la main» les adresses des serveurs entrant et sortant, qu a dû vous donner votre fournisseur de service de messagerie. Ajouter des sous-dossiers Par défaut, vos messages arrivent dans la Boîte de réception. Pour classer vos messages et éviter de tous les conserver au même endroit, vous pouvez créer des sousdossiers. Cliquez avec le bouton droit sur le lien Boîte de réception et choisissez «Nouveau dossier». Donnez-lui un nom et cliquez sur OK pour le voir apparaître sous votre Boîte de réception. Pour y placer vos messages, le plus simple est de les faire glisser à la souris depuis la liste vers le nouveau dossier. Ajouter un deuxième compte Si vous avez l habitude d utiliser plusieurs adresses , vous pouvez centraliser leur consultation dans Outlook. Cliquez sur Fichier pour afficher la vue Backstage. Dans la section Informations, cliquez sur le bouton «Paramètres du compte», puis sur l option du même nom. Cliquez sur Nouveau dans la boîte de dialogue qui s affiche, sélectionnez «Compte de messagerie» et reprenez la procédure de l étape. Lire ses infos RSS Outlook 00 inclut un lecteur de flux RSS pour suivre les actus qui vous intéressent. Pour trouver l adresse d un flux, rendez-vous sur l un de vos sites d actualités habituels et cliquez sur le logo RSS, souvent de couleur orange. Sélectionnez l adresse de la page du flux et copiez-la via le raccourci CTRL + C. Ensuite, dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le dossier Flux RSS dans la liste des dossiers et choisissez «Ajouter un nouveau flux RSS». Collez l adresse via CTRL + V. Vous êtes prêt à lire vos actus. Les premiers réglages sont simples. Les fonctions avancées, comme l intégration d un compte Hotmail, peut s avérer plus complexe (voir p. suivante). 90 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00

4 Comment Se connecter à un compte Hotmail Si vous avez un compte Hotmail ou Windows Live Mail, vous pouvez accéder à tous vos messages, calendriers et contacts directement depuis Outlook 00. Laisser Faire Outlook Outlook 00 a besoin d un module complémentaire pour se connecter à votre compte Hotmail ou Live, le bien nommé Outlook Connector. Outlook vous proposera de l installer automatiquement si vous tentez de créer un nouveau compte de messagerie utilisant une adresse ou Commencez donc à créer un compte comme à l étape de la page précédente. Créer le compte Lorsque vous relancez Outlook, une fenêtre vous demande si vous souhaitez ajouter un compte Hotmail. Cliquez sur Oui. Dans la boîte de dialogue suivante, tapez les identifiant et mot de passe de votre compte Hotmail ou Live Mail. Cliquez ensuite sur le bouton Avancé et donnez un nom explicite au compte pour pouvoir le repérer facilement. Validez par OK C est long? Le fait d avoir à télécharger un module supplémentaire rallonge un peu le processus. Installer le connecteur Une petite boîte de dialogue vous propose d installer le Connecteur. Cliquez sur «Installer maintenant» pour accepter. Automatiquement, votre navigateur Internet lance le téléchargement du fichier d installation. Enregistrez-le dans un répertoire de votre disque dur. Une fois le transfert terminé, double-cliquez sur «OutlookConnector.exe» et suivez les étapes d installation. À la fin de la procédure, vous devrez redémarrer Outlook et recommencer la création du compte. Consulter Messages et rendezvous Une nouvelle boîte de réception apparaît dans la liste des dossiers à gauche. Cliquez dessus pour accéder à vos messages Live ou Hotmail. Cliquez sur le bouton Calendrier en bas de la colonne des dossiers. Votre carnet de rendez-vous Hotmail ou Live s affiche à côté de celui stocké dans Outlook. Si vous ajoutez des événements dans le calendrier Live, ils sont automatiquement synchronisés avec le serveur et vous pouvez les consulter en ligne, via le site Outlook vous prend par la main pour vous aider à installer le module nécessaire. F AQ Q : Le Connecteur ne s installe pas sur mon PC. Pourquoi? R : Si vous avez opté pour la version 6 bits d Office, le Connecteur n est effectivement pas encore compatible avec celle-ci. Un peu de patience, Microsoft travaille sur une version 6 bits de Outlook Connector. PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00 9

5 7Outlook 00 Comment Donner du style à ses s Plutôt que d envoyer de tristes messages en mode texte, laissez donc Outlook 00 vous aider à donner des couleurs à vos envois électroniques C est Long? 0 0 Une fois que vous avez compris le principe, cela ne vous prend pas plus de quelques secondes par message. Alors que l on peut passer des heures à travailler sur la mise en page de documents Word, il est bien rare que l on s applique autant pour un message électronique. Bien sûr, il n est pas question de le faire pour tous les messages, mais ceux que l on envoie pour des occasions spéciales mérite un peu plus d attention. Avec Outlook 00, vous pourrez facilement ajouter des photos et même créer des invitations ou des lettres d information en un clin d œil. Changer de polices Vous trouvez triste la police de caractères utilisée par défaut? Vous n êtes pas le seul. Heureusement, on peut en changer. Créez un nouveau message et tapez le nom ou l adresse de votre correspondant dans le champ À. Ensuite, tapez sur l onglet «Format du texte» pour accéder à toutes les options de mise en forme : polices, styles et effets typographiques, comme ce que vous trouvez dans Word (voir p. ). Attention, vos correspondants doivent également utiliser Outlook 007 ou 00 pour afficher ces enrichissements. Si ce n est pas le cas, ils recevront tout de même votre message, mais seulement en texte simple. Insérer des photos Pas besoin d attacher des photos en tant que pièces jointes, vous pouvez les ajouter au beau milieu de votre texte. Cliquez sur l onglet Insertion et sélectionnez Images pour trouver celle qui vous convient dans votre collection. La photo apparaît dans votre message, à l endroit où se situait le curseur d insertion de texte. Redimensionnez la photo à la taille voulue via les poignées qui l encadrent. Vous pouvez même la faire pivoter à l aide de la poignée verte. Afin de faire couler le texte autour de l image, cliquez sur le bouton «Renvoyer à la ligne automatiquement» de l onglet Outils Image qui apparaît lorsque vous sélectionnez l image. Choisissez Carré. Retoucher les photos Grâce à cet onglet Outils Image, vous pourrez aussi améliorer l aspect de vos photos. Rien de complexe, mais les résultats dépendront surtout de votre sens artistique! 9 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00

6 Cliquez sur Corrections pour changer par exemple la luminosité ou le contraste. Jouez avec les autres options pour personnaliser votre photo. Encadrer Envie d ajouter un cadre? Rien de plus simple. Déroulez la galerie de la section Styles d images. Comme d habitude, il vous suffit de survoler les styles proposés pour en voir l effet immédiatement sur votre photo. Cliquez sur celui qui vous plaît pour l appliquer réellement. Smart Art Les photos ne sont pas les seuls éléments que vous pouvez insérer dans un message. Il y a aussi les objets SmartArt, des graphiques et diagrammes tout prêts, bien pratiques pour exprimer rapidement une idée ou montrer un schéma d organisation. Dans l onglet Insertion, cliquez sur SmartArt pour afficher la galerie des objets disponibles. Choisissez-en un et remplissez-le comme d habitude (voir p. ). 6 Envoyer des histogrammes Vous avez besoin d envoyer les derniers résultats de votre entreprise? Rien de mieux que d afficher un graphique récapitulatif directement dans le message. Cliquez sur l icône en forme d histogramme dans le Panneau Illustrations de l onglet Insertion. Choisissez un style et cliquez sur OK pour lancer Excel. Modifiez les chiffres et les étiquettes de colonnes pour voir le graphique s adapter automatiquement au sein du message. Lorsque vous avez terminé, fermez la fenêtre d Excel. 7 Ajouter un tableau Si vous pensez que les informations que vous voulez envoyer seront plus claires sous forme d un tableau, cliquez cette fois sur le bouton Tableau dans l onglet Insertion. Choisissez le nombre de colonnes et de lignes et remplissez les cellules directement dans le message. Donnez ensuite un peu de style à votre tableau en choisissant dans la galerie de l onglet Création, que vous trouverez dans Outils de tableau. 8 Envoyer une capture d écran Vous avez consulté une page Web qui pourrait intéresser un de vos amis? Cliquez alors sur le bouton Capture, arborant un petit appareil photo, dans l onglet Insertion. Le menu qui s affiche liste les fenêtres ouvertes, dont celle du site Web que vous venez de consulter. Cliquez dessus pour l insérer dans le message. Pour ne capturer qu une partie de votre écran, cliquez sur Capture d écran et définissez une zone de capture à la souris. Plus Pouvoir mettre en forme vos s, c est bien, mais n en faites pas trop tout de même. N oubliez pas que le but premier de vos messages est de faire passer de l information. Si vous avez décidé d écrire en orange sur fond rouge, vos correspondants ne prendront pas la peine de vous lire! PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00 9

7 7Outlook 00 Comment Reprendre le contrôle de vos messages Submergé par vos messages? Voici quelques fonctions et quelques bons conseils pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception C est Long? 0 0 Cela prend du temps d explorer toutes les options, mais vous gagnerez du temps à terme. Qui n a pas une histoire à raconter à propos du nombre insensé de messages électroniques que l on est susceptible de chaque jour? Une fois que vous aurez fait tout ce qu il faut pour vous débarrasser du spam (voir p. 00), il vous restera encore à gérer les «vrais» messages. Heureusement, les fonctions de suivi de conversation de Outlook vous y aideront. Mode conversation Outlook sait rassembler les messages par sujet, pour suivre une conversation, c est-à-dire une suite de réponses entre plusieurs correspondants. Rendez-vous dans l onglet Affichage et cochez «Afficher en tant que conversations». Choisissez si vous souhaitez que tous les dossiers soient présentés ainsi ou uniquement celui en cours. Les messages appartenant à une même conversation s affichent alors les uns en dessous des autres, quelle que soit leur date d arrivée, avec un léger décalage. Dommage qu Outlook soit parfois trompé par des messages portant le même sujet, alors qu il ne s agit pas de la même conversation. Faire le ménage Si vous décidez de conserver l affichage par conversation, le bouton Nettoyer du Panneau Supprimer de l onglet Accueil se montre particulièrement utile. Il vous permet de vous débarrasser des messages dont le contenu est dupliqué et que vous n avez donc pas besoin de conserver. Même si vous pouvez choisir de nettoyer un dossier complet, commencez d abord par utiliser cette fonction sur une conversation un peu longue pour vous faire la main. Ignorer certaines conversations Il arrive parfois que l on reçoive des messages en pagaille parce que chaque correspondant utilise le bouton «Répondre à tous». Si le sujet abordé ne vous intéresse pas, par exemple parce qu il s agit de l organisation d une réunion à laquelle vous ne pourrez pas assister, sélectionnez la conversation et cliquez sur le bouton Ignorer, dans l onglet Accueil. Tous les messages suivants de cette conversation seront automatiquement envoyés à la corbeille. Certaines fonctions sont incroyablement simples, tandis que d autre demande un peu plus d attention. 9 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00

8 Automatiser Si vous avez l habitude de réaliser les mêmes tâches de manière répétitives - faire suivre des messages à votre patron ou déplacer un certain type de message vers un dossier - vous pouvez programmer des actions automatiques. Remarquez la galerie des Actions rapides dans l onglet Accueil. Vous aurez peut-être besoin d agrandir la fenêtre d Outlook pour voir apparaître le bouton Créer. Cliquez dessus. Dans la boîte de dialogue, définissez l action à entreprendre. Ensuite, il suffira de cliquer sur le bouton correspondant dans la galerie. Codes couleur Grâce à des repères de couleur, vous pourrez facilement distinguer les messages importants des autres. Dans l onglet Accueil, cliquez sur Classer, puis sur «Toutes les catégories». Vous pouvez assigner des couleurs à chacun de vos projets par exemple, en sélectionnant une nuance puis en cliquant sur Renommer pour lui donner un nom explicite. Ensuite, lorsqu un nouveau message arrive, il suffit de choisir la catégorie adéquate pour lui donner une couleur. Plus tard, utilisez le bouton «Filtre de courrier» pour n afficher que les messages d une certaine catégorie. Ce bouton vous permettra aussi de vous focaliser sur les messages contenant des pièces jointes ou non-lus. 6 MEttre un drapeau Vous venez de recevoir un message important et vous n avez pas le temps de vous en occuper tout de suite? Cliquez donc sur le bouton «Assurez un suivi», arborant un petit drapeau rouge. Vous verrez alors que le message apparaît dans la liste de vos tâches à réaliser, en bas à droite de la fenêtre de Outlook. 7 Chercher et Trouver Il vous suffit de taper un ou plusieurs mots-clés dans la zone de saisie toujours visible au dessus de la liste de vos messages. Les résultats s affinent au fur et à mesure que vous tapez. Notez aussi qu un nouvel onglet Outils de recherche apparaît alors dans le ruban. Vous y trouverez par exemple le moyen de filtrer les messages en provenance d un certain correspondant ou ayant un objet particulier. 8 établir DES RÈGLES Vous pouvez demander à Outlook de classer vos messages à leur arrivée, par exemple pour déplacer dans un dossier les s provenant d un correspondant particulier. Rendez-vous dans Fichier et cliquez sur «Gérer les règles et les alertes». Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton «Nouvelle règle» et définissez la règle via les options. Plus Si vous effectuez souvent les mêmes recherches, vous n avez pas besoin de retaper les motsclés. Effectuez le raccourci-clavier CTRL + E pour activer la zone de recherche, puis cliquez sur le bouton Recherches récentes pour cliquer sur celle dont vous avez besoin PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00 9

9 7Outlook 00 Comment Profiter des outils professionnels Outlook est l un des logiciels de messagerie les plus utilisés dans les entreprises. Normal au vu des nombreuses fonctions dans le domaine C est Long? 0 0 Prenez le temps d étudier ces fonctions, vous en trouverez forcément une que vous utiliserez tous les jours. Bien que rien ne vous empêche de l utiliser à la maison, Outlook est principalement un outil d entreprise très puissant. Si vous l utilisez correctement, vos messages auront un look très pro (voir p. 9), mais il vous fera également gagner du temps au quotidien. Voici comment profiter des fonctions les plus professionnelles d Outlook. Attention, certaines d entre elles nécessitent que votre entreprise utilise Exchange, la configuration serveur centralisée de Microsoft. Ce qui est très probablement le cas si Outlook est le logiciel de messagerie de choix de votre société. Créer une signature Une signature, ce sont quelques lignes de texte qui s ajoutent automatiquement à la fin de votre message, incluant par exemple votre nom, votre fonction et votre numéro de téléphone. Cliquez sur Fichier, puis sur Options dans la fenêtre Backstage. Sélectionnez Courrier dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Signatures. Cliquez sur Nouveau et donnez un nom à votre signature. Remplissez la zone inférieure avec le texte de la signature. Via les menus en haut à droite, choisissez d insérer ou non cette signature dans vos nouveaux messages et aussi dans vos réponses. Prendre des notes Besoin d annoter un message que vous venez d envoyer? Outlook profite des fonctions de OneNote (voir p. 0) en la matière, en vous permettant de modifier, de surligner et même de prendre des notes manuscrites (si vous avez un Tablet PC) directement dans le message. Cliquez simplement sur l icône OneNote dans le panneau Déplacer de l onglet Accueil. Volet Personnes Cette nouvelle fonction d Office 00 vous permet de suivre d un coup d œil vos activités de courrier électronique. Ce volet est disponible en bas de chaque nouveau message. Cliquez sur la petite flèche tout en bas à droite pour le dérouler et voir apparaître un historique des s que Dès lors que votre entreprise utilise Exchange Server, rien de bien sorcier. 96 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00

10 vous avez échangés avec le destinataire du message que vous êtes en train de rédiger. Message en absence Si vous partez en vacances pour quelques jours, informez vos collègues et vos clients de votre date de retour. Cliquez sur Fichier, puis sur le bouton Réponses automatiques de la section Informations. Cliquez sur «Je suis actuellement absent du bureau» et tapez un texte explicatif. Validez par OK. Ces messages en absence ne fonctionneront que si votre entreprise dispose d un serveur Exchange ou si vous laissez votre PC allumé en permanence. Accusé de réception Plutôt que de renvoyer un message à un correspondant pour lui demander s il a bien reçu votre précédent , vous pouvez demander à Outlook de recevoir un accusé de réception, et même un accusé de lecture. Accédez à ces options dans le Panneau Suivi de l onglet Options dans la fenêtre de composition d un message. Attention, ces accusés ne sont pas infaillibles car ils n utilisent pas une technologie standard. Organiser un vote Dans certains 6 cas, la question que vous posez par ne requiert qu une réponse simple : oui ou non. Par exemple «Serez-vous présent à la réunion de lundi?». Outlook propose pour cela des boutons de vote afin que vos correspondants puissent vous répondre d un clic de souris. Dans un nouveau message, rendezvous dans l onglet Options et sélectionnez un des formulaires de vote pré-définis. Tapez un texte d accompagnement dans le corps du message et envoyez. Attention, seuls les utilisateurs d Outlook verront les boutons de vote. AJOUTER des adresses de 7 réponses Si vous souhaitez que d autres personnes reçoivent les réponses à un message que vous envoyez, Rendez-vous dans l onglet Options et cliquez sur le bouton «Réponses directe à». Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Sélectionner des noms», dans la zone «Options de remise». Choisissez les destinataires des réponses dans votre carnet d adresses ou tapez des adresses. Partager votre boîte de réception 8 Pour qu un collègue puisse accéder à vos messages lorsque vous êtes absent, cliquez sur le bouton Autorisations du dossier dans le panneau Propriétés de l onglet Dossier. Cliquez sur Ajouter, puis double-cliquez sur un nom. Choisissez «Tous les détails» dans la section «Niveau de lecture» et validez par OK. Sur son PC, la personne que vous avez choisie doit se rendre dans Fichier, Ouvrir, puis cliquer sur «Dossier d un autre utilisateur» et donner votre nom. Elle aura accès à tous vos messages, jusqu à ce que vous stoppiez la procédure. 6 Plus Vous pouvez définir plusieurs signatures pour répondre à différentes situations : une pour les messages professionnels contenant vos coordonnées du bureau et une autre pour les messages perso, par exemple. Pour cela, répétez l étape pour créer une deuxième signature. Ensuite, à chaque fois que vous écrivez un nouveau message, cliquez sur le bouton Signature dans l onglet Message pour choisir celle qui convient. 7 8 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00 97

11 7Outlook 00 Comment Organiser son carnet de rendez-vous Outlook sert aussi à gérer votre agenda. Si vous utilisez un serveur Exchange, vous pourrez aussi organiser des rendez-vous avec plusieurs participants C est Long? Quelques minutes suffisent pour découvrir les fonctions de gestion d agenda de Outlook. Ajouter des rendez-vous Outlook vous permettra de facilement organiser vos rendez-vous perso et pro. Pour ajouter un nouveau rendez-vous, cliquez sur l onglet Calendrier en bas de la colonne de gauche, puis sur le bouton «Nouveau rendezvous», à gauche de l onglet Accueil. Indiquez l objet de l événement et déroulez les menus pour sélectionner l heure de début et de fin. Notez en haut de la fenêtre les options qui vous permettent de déterminer la nature du rendezvous. Indiquez par exemple que vous serez Occupé pendant ce moment-là. Ce genre de renseignement est important si vous partagez votre calendrier avec vos collègues. Vous pouvez en effet choisir de ne partager que les plages horaires, sans indiquer les intitulés. rendez-vous à plusieurs Besoin d organiser une réunion? Créez un nouveau rendez-vous mais, avant de valider, cliquez sur le bouton «Assistant planification». S il s agit d une réunion avec des collègues de votre entreprise, tapez leurs noms pour que Outlook affiche leurs disponibilités, qu il va chercher sur le serveur Exchange. Vous pouvez ajouter des adresses de personnes situées en dehors de l entreprise, mais vous devrez attendre leur réponse pour savoir s ils sont disponibles. Cliquez sur Envoyer pour inviter tout le monde. Vous recevrez un message à chaque réponse des invités. Différentes vues Les rendez-vous sont pris. Pour voir l ensemble de vos occupations, profitez des différentes vues à l aide des boutons. La vue mensuelle vous donne une bonne vue globale. prendre des notes Besoin de prendre des notes avant ou pendant la réunion? Ouvrez le rendez-vous et cliquez sur le bouton OneNote, dans l onglet Réunion pour créer une note liée au rendez-vous. Vous pouvez dès lors tapez du texte ou même enregistrer la réunion en audio. Les fonctions de base sont simples, mais l intégration avec OneNote l est moins PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00

12 Comment Gérer toute sa liste de contacts Importer une liste de contacts existante Il y a des chances que vous ayez déjà constitué une liste de vos contacts, qu elle soit stockée dans une version précédente d Outlook, sur un téléphone mobile ou via un Webmail comme Gmail. Outlook est capable d importer un grand nombre de formats. Prenez d abord soin d exporter cette liste depuis l outil que vous avez l habitude d utiliser. Ensuite, dans Outlook 00, cliquez sur Fichier pour afficher la vue Backstage, puis sur Ouvrir et Importer. Suivez les étapes de l Assistant d importation en lui indiquant le format du fichier à récupérer. d anniversaire ou un pseudo par exemple. Cliquez sur Enregistrer & Fermer lorsque vous avez terminé. Contacts suggérés Pour vous faciliter la tâche, Outlook vous propose aussi une liste de contacts suggérés, en haut de la colonne. Cette liste contient les personnes avec lesquelles vous avez eu des échanges récemment, en indiquant leur nom et adresse . Pour les ajouter à votre répertoire, faites glisser leur fiche vers Contacts C est long? La procédure d importation peut être un peu longue, mais prendra bien moins de temps que de tout taper «à la main». Ajouter de nouveaux contacts Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur l onglet Contacts, tout en bas de la colonne de gauche pour afficher toutes vos fiches de contacts. Cliquez ensuite sur le bouton «Nouveau contact» en haut à gauche du ruban. Remplissez les différents champs proposés. Si jamais vous ne trouvez pas celui qui correspond à l information que vous souhaitez entrer, vous pouvez dérouler chacune des étiquettes de champ pour dénicher celui qui vous convient. Cliquez aussi sur le bouton Détails de l onglet Afficher du ruban, pour pouvoir ajouter une date Créer des groupes de contacts Si vous envoyez régulièrement des messages au même groupe de personnes - membres d un club ou équipe d un projet - cliquez sur le bouton «Nouveau groupe de contacts» et donnez-lui un nom. Cliquez ensuite sur le bouton «Ajouter des membres» pour y choisir l option «À partir des contacts Outlook». Double-cliquez ensuite sur tous les noms que vous voulez ajouter au groupe et validez par OK. Au prochain message, il vous suffit de taper les premières lettres du nom du groupe pour l envoyer à tous les membres. N ayez pas peur, l importation de données dans Outlook n est pas si compliquée! Plus Si vous avez besoin de modifier les membres d un groupe, il vous suffit de double-cliquer sur sa fiche dans votre collection de contacts, pour retourner sur la fenêtre de création du groupe. PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00 99

13 7Outlook 00 Comment Filtrer le courrier indésirable Ne perdez pas votre temps à lire des messages vous vantant les mérites de petites pilules bleus : passez-les à la trappe automatiquement C est Long? Environ 0 minutes pour mettre le filtrage en place, mais vous l améliorerez en permanence. Régler le niveau de filtrage Sachant qu aujourd hui plus de 90 % des messages électroniques échangés dans le monde sont des spams, c est presque un miracle de pouvoir encore profiter des joies de la messagerie électronique, miracle assuré par les filtres anti-spam. Votre fournisseur d accès en utilise un, qu Outlook complète avec ses propres outils afin de ne laisser dans votre boîte de réception que les messages qui vous importent. Pour les mettre en place, déroulez le bouton «Courrier indésirable» de l onglet Accueil pour accéder aux options. Conservez le réglage «Faible» par défaut pour être sûr de ne pas filtrer un «bon» message. Faux positifs Aussi efficace qu il soit, le filtre anti-spam n est pas infaillible. Pensez donc à vérifier régulièrement le contenu du dossier «Courrier indésirable», dans la colonne de gauche, pour éventuellement y dénicher un message qui vous intéresse. Si c est le cas, déroulez le bouton et choisissez «Ceci n est pas indésirable». Le message retourne dans votre boîte de réception. Correspondants sûrs Pour éviter que des messages envoyés par des personnes que vous connaissez ne soient bloqués, retournez dans les options de Courrier indésirable et cochez les cases «Approuver également le courrier en provenance de mes Contacts» et «Ajouter automatiquement les personnes auxquelles j envoie un courrier...». Bloquer les pays à haut risque Une grosse partie du spam est envoyée de pays comme la Chine, le Nigéria et la Russie. Si vous n avez pas d échanges réguliers avec ces pays, vous pouvez simplement bloquer tous les messages qui en proviennent. Sélectionnez l onglet International de la fenêtre des options de Courrier indésirable et cliquez sur le bouton «Liste des domaines de niveau supérieur bloqués». Cochez les pays à bloquer : CN pour la Chine, NG pour le Nigéria et RU pour la Russie. Incroyablement simple, autant à activer qu à utiliser. 00 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00

14 Comment Manier ses listes de choses à faire Outlook 00 vous permet de créer facilement des listes de choses à faire afin que vous - et vos collègues - vous souveniez de toutes les tâches à réaliser. Une fonction indispensable si vous êtes souvent interrompu dans votre travail par le téléphone ou l arrivée de nouveaux messages électroniques. Créer des tâches Pour ajouter une tâche à votre liste de choses à faire, cliquez sur Tâches tout en bas de la colonne de gauche dans Outlook. Cliquez suite sur le bouton Nouvelle tâche, en haut à gauche du ruban. Vous pourriez aussi tout simplement taper un intitulé dans le panneau qui s affiche au milieu de l écran, mais vous aurez accès à plus d options via le bouton Nouvelle tâche. Donnez-lui un nom et indiquez une date de début et de fin si c est pertinent. Si vous cochez la case Rappel, vous pouvez choisir une date à laquelle Outlook affichera un message pour que vous n oubliiez pas la tâche à réaliser. cocher automatiquement deux autres case qui vous assurent de conserver la tâche dans votre propre liste et d envoyer un rapport d état quand la tâche est terminée. Décochez-les si nécessaire. Envoyer un rapport À l inverse, si votre boss vous a assigné une tâche, vous pouvez le tenir au courant de son bon déroulement. Double-cliquez sur la tâche dans la liste et changez le pourcentage de déroulement via la petite zone de saisie à double-flèche. Pour envoyer un rapport intermédiaire afin de le rassurer sur l évolution des travaux, cliquez sur le bouton «Envoyer le rapport d état». Un nouveau message s affiche, pré-rempli avec l adresse du destinataire C est long? Quelques secondes pour entrer une nouvelle tâche, quelques minutes si vous avez besoin d ajouter des détails. Assigner les tâches Le responsable d une équipe peut assigner des tâches à chacun des membres. Remplissez le formulaire comme à l étape, puis cliquez sur le bouton «Affecter une tâche», dans le panneau «Gérer la tâche». Tapez le ou les noms des personnes concernées dans la zone «À...» qui s affiche au dessus du formulaire. Outlook s occupe de Suivre le déroulement Chacune des tâches auxquelles vous participez s ajoute automatiquement à votre calendrier. De plus, une liste réduite des tâches à réaliser ou en retard est accessible en bas à droite de la fenêtre d Outlook. Si le petit cadre n apparaît pas, cliquez sur le bouton vertical à droite, appelé «Barre des tâches». Le cadre affiche aussi les messages que vous avez marqués comme suivis, à l aide du petit drapeau rouge. Probablement une des fonctions les plus simples d Outlook. PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 00 0

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