Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)

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1 Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31) Première publication : 23 Mars 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 TA B L E D E S M AT I È R E S Mise en route 1 Aperçu 1 Installation et configuration des Outils de productivité WebEx 3 Aperçu de l'installation et de la configuration des outils de productivité WebEx 3 Installer les outils de productivité WebEx 4 Installer les outils de productivité WebEx 5 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx 5 Options de configuration des outils de productivité WebEx 6 À propos de l'onglet Compte 6 À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant 7 À propos de l'onglet Préférences 8 À propos de l'onglet Outils 9 Vérifier la version des outils de productivité 9 Vérifier les mises à jour 10 Désinstaller les outils de productivité WebEx 10 Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu Démarrer 10 Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration 11 Programmer une réunion 13 Aperçu de la programmation d'une réunion 13 Configurer une réunion dans Lotus Notes 13 Inviter des participants 15 Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion 16 Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes 16 Utiliser les modèles de réunion 19 Programmer pour le compte d'un autre organisateur 21 Aperçu de la programmation pour un autre organisateur 21 Configuration avant la programmation pour un autre organisateur 21 Programmer une réunion pour un autre organisateur 22 iii

4 Table des matières Gérer une réunion 25 Aperçu de la gestion d'une réunion 25 Éditer une réunion programmée 25 Éditer une réunion programmée 26 Démarrer une réunion en tant qu'organisateur de réunion 26 Annuler une réunion 27 Rejoindre une réunion 27 iv

5 CHAPITRE 1 Mise en route Aperçu, page 1 Aperçu L'extension pour Lotus Notes vous offre un moyen pratique pour vous aider à démarrer rapidement, ajouter, ou rejoindre les réunions en ligne WebEx à partir de Lotus Notes, sans avoir à utiliser votre site WebEx c'est-à-dire, le site sur lequel vous programmez et rejoignez normalement vos réunions en ligne. Les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre ordinateur lorsque vous vous connectez à votre site WebEx. Lorsque des nouvelles versions sont disponibles, l'administrateur de votre site qui dispose des privilèges d'administrateur système, contrôle si vos outils de productivité peuvent être automatiquement mis à jour vers les nouvelles versions. Vous pouvez également installer les outils de productivité manuellement. Pour plus d'informations, voir Installer les outils de productivité WebEx. Lorsque les outils de productivité WebEx sont installés, les options WebEx pour démarrer ou ajouter des réunions s'affichent dans Lotus Notes. L'extension WebEx pour Lotus Notes offre également ce qui suit à partir de Lotus Notes : Un accès rapide à Mon WebEx sur votre site WebEx, qui comprend votre liste personnelle de réunions, votre profil utilisateur et d'autres options liées à votre compte. La commande Se rencontrer maintenant pour démarrer une réunion instantanée (disponible uniquement pour Meeting Center et Training Center). Modèles d'invitations aux réunions. Afin d'assurer la sécurité de vos réunions, l extension WebEx pour Outlook utilise un cryptage SSL (Secure Sockets Layer) 128 bits pour toutes les données qu'elle envoie et récupère de votre site WebEx. Remarque Lotus Notes n'est actuellement pas pris en charge dans la version Mac des outils de productivité WebEx. Avant d'utiliser l'extension WebEx pour Lotus Notes, assurez-vous d'être familiarisé(e) avec Lotus Notes, d'avoir un compte utilisateur sur votre site WebEx et que l'extension WebEx pour Lotus Notes est prise en charge sur votre site WebEx 1

6 Aperçu Mise en route 2

7 CHAPITRE 2 Installation et configuration des Outils de productivité WebEx Aperçu de l'installation et de la configuration des outils de productivité WebEx, page 3 Installer les outils de productivité WebEx, page 4 Installer les outils de productivité WebEx, page 5 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx, page 5 Options de configuration des outils de productivité WebEx, page 6 À propos de l'onglet Compte, page 6 À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant, page 7 À propos de l'onglet Préférences, page 8 À propos de l'onglet Outils, page 9 Vérifier la version des outils de productivité, page 9 Vérifier les mises à jour, page 10 Désinstaller les outils de productivité WebEx, page 10 Aperçu de l'installation et de la configuration des outils de productivité WebEx Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx pour démarrer ou rejoindre des réunions instantanément avec le panneau des outils de productivité WebEx, Microsoft Office, les navigateurs Internet, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes ; ou pour programmer des réunions avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, sans devoir aller sur votre site de service WebEx. Après avoir installé les outils de productivité WebEx, vous pouvez vous connecter et configurer des options pour votre compte WebEx, paramétrer des options de réunion pour les réunions instantanées et programmées, paramétrer les préférences du panneau des Outils de productivité WebEx et sélectionner les outils de productivité que vous utiliserez avec WebEx. 3

8 Installer les outils de productivité WebEx Installation et configuration des Outils de productivité WebEx La boite de dialogue comprend ces onglets : Compte Paramètres Se rencontrer maintenant Réunions programmées Préférences Outils Installer les outils de productivité WebEx Si l'administrateur de votre site a activé les options des outils de productivité WebEx pour votre site de service WebEx, tous les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre site. De plus, lorsque des nouvelles versions sont disponibles, les outils de productivité WebEx sont automatiquement mis à jour. Le processus d'installation installe tous les outils de productivité WebEx disponibles ; cependant, à tout moment, vous pouvez modifier vos préférences concernant les applications à utiliser avec les outils de productivité WebEx et vous pouvez également changer d'autres préférences du compte WebEx et des réunions en configurant les options dans la boite de dialogue Paramètres WebEx. Pour des détails, voir Options de configuration des outils de productivité WebEx, à la page 6. Si nécessaire, vous pouvez également télécharger et installer les outils de productivité WebEx manuellement. Avant d'installer les outils de productivité WebEx, vérifiez que votre ordinateur dispose bien de la configuration minimale du système requise décrite ci-dessous : Vous devez avoir les privilèges d'administrateur pour votre ordinateur. Consultez les notes de version sur les multiplateformes WebEx pour connaitre les systèmes d'exploitation et les navigateurs pris en charge, ainsi que les autres configurations minimales du système requises. Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible JavaScript et cookies activés dans le navigateur Remarque Si vous avez une version précédente des outils de productivité vous devez désinstaller cette version avant d'installer la nouvelle version. Vous devez également fermer les applications telles que Microsoft Outlook et tous les navigateurs avant d'installer la nouvelle version des outils de productivité. Ces applications doivent être redémarrées et vous devez vous reconnecter pour voir la nouvelle interface. L'extension WebEx pour IBM Lotus Notes est intégrée à l'installation ou au téléchargement des outils de productivité WebEx uniquement si l'administrateur de votre site a activé l'option Lotus Notes pour le site. Les administrateurs système peuvent également effectuer une installation de masse pour les ordinateurs de leur site. Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur IT pour le déploiement de masse des Outils de productivité WebEx à l'adresse 4

9 Installation et configuration des Outils de productivité WebEx Installer les outils de productivité WebEx Installer les outils de productivité WebEx Procédure Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Étape 7 Connectez-vous à votre site WebEx. Sélectionnez l'onglet Meeting Center. Dans la barre de navigation gauche, sous Assistance, sélectionnez Téléchargements. Dans la page Téléchargements, sous le titre Outils de productivité WebEx, cliquez sur Télécharger. La boîte de dialogue Téléchargement de fichier s'affiche. Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. Lancez le fichier d'installation et suivez les instructions. La boite de dialogue des Outils de productivité WebEx s'affiche. Saisissez l'url, le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre site WebEx. Que faire ensuite Après avoir terminé l'installation et vous être connecté(e) à votre compte WebEx, vérifiez vos paramètres dans la boite de dialogue Paramètres WebEx. Pour plus d informations, voir Options de configuration des outils de productivité WebEx, à la page 6. Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx Utilisez l'une des options suivantes pour ouvrir la boite de dialogue Paramètres WebEx : Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir du menu Démarrer, sélectionnez Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > Paramètres WebEx. À partir de la boîte de dialogue Paramètres WebEx du panneau des outils de productivité WebEx : Si le panneau des outils de productivité WebEx n'est pas déjà ouvert, effectuez l'une des tâches suivantes : Faites un double clic sur l'icône des Outils de productivité WebEx située sur votre bureau. Cliquez sur Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx. Dans le panneau Outils de productivité WebEx, sélectionnez Modifier les paramètres WebEx. À partir de la boite de dialogue Paramètres WebEx dans Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, dans le menu WebEx, sélectionnez Paramètres du compte. À partir de la boite de dialogue des paramètres WebEx de Microsoft Office, dans Microsoft Word, Microsoft Excel, ou Microsoft PowerPoint, sélectionnez Paramètres WebEx. 5

10 Options de configuration des outils de productivité WebEx Installation et configuration des Outils de productivité WebEx Options de configuration des outils de productivité WebEx Procédure Étape 1 Étape 2 Étape 3 Ouvrez la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Dans l'onglet Compte, connectez-vous à votre compte en spécifiant l'url de votre site WebEx et en saisissant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Pour plus d informations, voir À propos de l'onglet Compte, à la page 6. Sélectionnez Actualiser. Étape 4 Sélectionnez l'onglet «Se rencontrer maintenant». Étape 5 Étape 6 Étape 7 Étape 8 Étape 9 Spécifiez les options pour les réunions démarrées instantanément à partir du panneau des Outils de Productivité WebEx, Microsoft Office, des navigateurs, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes. Pour plus d informations, voir À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant, à la page 7. Sélectionnez l'onglet Préférences. Spécifiez les options pour le panneau Outils de productivité WebEx. Pour plus d informations, voir À propos de l'onglet Préférences, à la page 8. Sélectionnez l'onglet Outils. Sélectionnez les applications avec lesquelles utiliser les extensions WebEx. Pour plus d informations, voir À propos de l'onglet Outils, à la page 9. À propos de l'onglet Compte Les options du compte vous permettent de vous connecter à votre site WebEx. URL du site : Saisissez l'url d'un site WebEx Meeting Center auquel vous voulez vous connecter. Exemple du format de l'url : company.webex.com Remarque Si vous saisissez l'url d'un site qui ne prend pas en charge l'extension TelePresence, un tel site vous permet de programmer des réunions WebEx uniquement et fournit également la documentation appropriée. Nom d'utilisateur : Entrez le nom d'utilisateur d'un compte organisateur sur votre site WebEx. Mot de passe : Entrez le mot de passe du compte organisateur sur votre site WebEx. Mémoriser mon mot de passe : Enregistrez le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez saisis afin de ne pas avoir besoin d'entrer votre nom d'utilisateur et l'url du site lors de votre prochaine connexion. Mot de passe oublié? : Ouvrez la page Mot de passe oublié? sur votre site WebEx, qui vous permet d'envoyer une demande pour créer un nouveau mot de passe. 6

11 Installation et configuration des Outils de productivité WebEx À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant Changer le mot de passe : Ouvrir une boîte de dialogue permettant de spécifier un nouveau mot de passe. Langue : Vérifiez la langue actuellement sélectionnée pour votre site de service WebEx. Paramètres locaux : Vérifiez le pays ou les paramètres locaux actuellement sélectionnés pour votre site de service WebEx. Fuseau horaire : Vérifiez le fuseau horaire actuellement sélectionné pour votre site de service WebEx. Changer les paramètres du site Web de service WebEx : Ouvrez la page Mon WebEx > Mon Profil sur votre site de service WebEx et effectuez des modifications sur votre profil. Actualiser : Actualisez la boîte de dialogue des Paramètres WebEx avec les paramètres les plus récents de votre site WebEx. À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant Les options des réunions instantanées affectent les réunions qui sont démarrées instantanément à partir du panneau des Outils de Productivité WebEx, Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes. Modèles de réunions : Sélectionnez le modèle à utiliser pour la réunion. Type de réunion : Sélectionnez le type de réunion WebEx que vous souhaitez utiliser pour les réunions instantanées. Cette option liste uniquement les types de réunions disponibles pour votre site et votre compte utilisateur. Utiliser ma salle personnelle pour les réunions instantanées : Sélectionnez pour utiliser votre salle personnelle pour les réunions instantanées par défaut. Sujet de la réunion : Entrez le sujet ou le nom de la réunion. Mot de passe de la réunion : Demandez aux participants d entrer le mot de passe défini pour rejoindre votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu une longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Lister sur le calendrier public : Inclure cette réunion dans les calendriers de réunions sur le site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de ventes et les sessions de formation uniquement. Demander mon approbation lorsque quelqu un rejoint la réunion : Activez cette option pour que la boîte de dialogue Demander à rejoindre la réunion lorsqu'une personne tente de rejoindre votre réunion. Disponible uniquement pour les sessions d'assistance. Connexion audio : Sélectionnez le type de connexion audio que vous souhaitez utiliser : Aucune : Indique que la réunion n inclut aucune connexion audio, ou que la réunion inclut une connexion audio pour laquelle vous fournirez les informations aux participants par une méthode autre que votre service de réunion. Audio WebEx : Indique que la réunion WebEx inclut une conférence audio WebEx pour la connexion audio, vous permettant d'utiliser votre téléphone ou votre ordinateur comme périphérique audio pour participer à une réunion. Si vous sélectionnez cette option, choisissez l'une des options suivantes pour l'audio WebEx : 7

12 À propos de l'onglet Préférences Installation et configuration des Outils de productivité WebEx Afficher les numéros d appel internationaux aux invités : Sélectionnez si vous souhaitez fournir une liste de numéros comme les numéros gratuits ou locaux que les invités d'autres pays peuvent appeler pour se connecter à l'audio. Afficher le numéro gratuit : Sélectionnez si votre site fournit un numéro gratuit et que vous voulez l'afficher pour que les invités puissent l'appeler pour se connecter à l'audio. Remarque Après avoir démarré la réunion, les participants peuvent choisir d'utiliser leur ordinateur comme périphérique audio, ou d'utiliser leur téléphone comme périphérique audio. Autre téléconférence : Indique que la réunion comprend une téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions que vous tapez dans la zone de texte s'affiche automatiquement sur les écrans des participants lorsqu'ils rejoignent la réunion. Conseil Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut rejoindre une téléconférence en appelant un numéro de téléphone, qui est toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Tonalité d entrée et de sortie : Sélectionnez la tonalité entendue lorsqu'un invité rejoint et quitte la connexion audio. À propos de l'onglet Préférences Les préférences déterminent certaines fonctionnalités du panneau des Outils de productivité WebEx. Toujours afficher au dessus du bureau : Laissez le panneau Outils de productivité WebEx affiché au dessus de chaque application ou programme ouvert sur votre ordinateur. Afficher les Outils de productivité WebEx au démarrage de Windows Afficher l'icône des Outils de productivité sur la barre des tâches Afficher la fonction de programmation dans le panneau des Outils de productivité : Afficher les liens Démarrer la réunion programmée et Programmer une réunion dans le panneau. Sélectionner l'un des liens vous dirige sur les pages correspondantes de votre site de service WebEx. Carnet d'adresses par défaut : Sélectionnez un programme de messagerie électronique et de calendrier en tant que carnet d'adresse par défaut. Les Outils de productivité WebEx s'intègrent au programme de messagerie électronique que vous sélectionnez, ce qui permet d'obtenir facilement les adresses électroniques de vos contacts. Cliquer sur le panneau Outils de productivité WebEx ouvre un carnet d'adresses du programme de messagerie électronique que vous sélectionnez ici. Options de démarrage d'une réunion M'autoriser à modifier le sujet de la réunion au démarrage de la réunion M'autoriser à modifier le mot de passe de la réunion au démarrage de la réunion 8

13 Installation et configuration des Outils de productivité WebEx À propos de l'onglet Outils À propos de l'onglet Outils Les options des outils déterminent les programmes auxquels les extensions et les raccourcis WebEx seront intégrés. Messagerie électronique et programmation : Affiche la barre des Outils de productivité WebEx et les commandes pour programmer les réunions ou démarrer des réunions instantanées avec les Outils de productivité WebEx avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus en utilisant les contacts et le calendrier de Microsoft Outlook ou IBM Lotus. Microsoft Utiliser WebEx avec Microsoft Office : Afficher les boutons WebEx pour démarrer une réunion instantanée avec les Outils de productivité WebEx et automatiquement partager un fichier ou un document sélectionné à partir des applications Microsoft Office suivantes : Excel PowerPoint Word Afficher la barre d'outils dans Internet Explorer : Afficher un bouton WebEx qui vous permet de démarrer des réunions instantanées à partir de la barre d'outils Microsoft Internet Explorer. Afficher dans les menus contextuels de Windows (nécessite un redémarrage) : Afficher une commande WebEx qui vous permet de démarrer une réunion instantanée et de partager automatiquement un fichier ou un document sélectionné à partir des fenêtres contextuelles des raccourcis disponibles dans l'explorateur Windows. Mozilla Firefox Afficher la barre d'outils dans Firefox : Affiche la barre des outils de productivité WebEx qui vous permet de démarrer des réunions instantanées à partir de la barre d'outils de Firefox. Vérifier la version des outils de productivité Procédure Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Dans la barre des tâches Windows, faites un clic droit sur l'icône Outils de productivité. Dans le menu Outils de productivité, sélectionnez À propos des outils de productivité WebEx pour savoir quelle est la version actuelle installée. Allez sur votre site WebEx. Sélectionnez Assistance > Téléchargements. Sous «À propos de Meeting Center», vérifiez le numéro de version listé pour les outils de productivité. Si la version installée n'est pas la dernière version listée sur votre site, sélectionnez Télécharger sous «Outils de productivité» sur la page Téléchargements pour télécharger la dernière version. 9

14 Vérifier les mises à jour Installation et configuration des Outils de productivité WebEx Vérifier les mises à jour Si vous pouvez recevoir les mises à jour des outils de productivité WebEx, vous pouvez vérifier si une mise à jour est disponible. Procédure Étape 1 Étape 2 Dans la barre des tâches Windows, faites un clic droit sur l'icône Outils de productivité. Sélectionnez Vérifier les mises à jour. Le système vérifie si une nouvelle mise à jour est disponible. Si aucune mise à jour n'est disponible, un message s'affiche indiquant que la dernière version est installée. Si une nouvelle mise à jour est disponible, vous pouvez choisir de l'installer immédiatement. Remarque Vous pouvez également sélectionner la commande Vérifier les mises à jour dans le menu WebEx Programmer une réunion dans Microsoft Outlook. Désinstaller les outils de productivité WebEx Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu Démarrer ou le Panneau de configuration. Désinstaller les outils de productivité supprime tous les outils de productivité et raccourcis de votre ordinateur. Si vous souhaitez continuer d'utiliser certains outils de productivité mais en désactiver d'autres, modifiez les options dans la boite de dialogue Paramètres WebEx. Pour des détails, voir Options de configuration des outils de productivité WebEx, à la page 6. Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu Démarrer Procédure Étape 1 Étape 2 Sélectionnez Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > Désinstaller. Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. 10

15 Installation et configuration des Outils de productivité WebEx Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration Procédure Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Sélectionnez Démarrer > Paramètres > Panneau de configuration. Faites un double clic sur Ajouter/Supprimer des programmes. Sélectionnez Outils de productivité WebEx. Sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. 11

16 Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration Installation et configuration des Outils de productivité WebEx 12

17 CHAPITRE 3 Programmer une réunion Aperçu de la programmation d'une réunion, page 13 Configurer une réunion dans Lotus Notes, page 13 Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes, page 16 Utiliser les modèles de réunion, page 19 Aperçu de la programmation d'une réunion Avant de programmer une réunion en ligne avec l'extension WebEx pour Lotus Notes, veuillez noter ce qui suit : L'extension WebEx pour Lotus Notes fournit les options de base pour la programmation d'une réunion. Toutefois, certaines options qui apparaissent sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Lotus Notes. Pour ces options supplémentaires, l'extension WebEx pour Lotus Notes utilise les paramètres du modèle que vous sélectionnez pour la réunion. L'extension WebEx pour Lotus Notes ne prend pas en charge toutes options de «répétitions» (récurrences) qui sont disponibles dans Lotus Notes. Dans toutes les invitations à une réunion que vous envoyez dans Lotus Notes, l'heure de démarrage de la réunion s'affiche en fonction du fuseau horaire paramétré sur votre ordinateur, et non celui défini dans les préférences de votre site de service. Sur votre site WebEx, toutes les heures de réunion correspondent au fuseau horaire paramétré dans les préférences du site, quel que soit le fuseau horaire paramétré sur votre ordinateur. Pour des détails concernant les préférences de votre site, reportez-vous à la documentation de votre site WebEx. Configurer une réunion dans Lotus Notes Les outils de productivité WebEx vous permettent de programmer des réunions dans Lotus Notes sans aller sur votre site WebEx. Pour configurer une réunion en ligne avec l'intégration WebEx pour Lotus Notes, ouvrez une nouvelle demande de réunion et spécifiez les informations et les paramètres de la réunion. 13

18 Configurer une réunion dans Lotus Notes Programmer une réunion Procédure Étape 1 Dans votre calendrier Lotus Notes, sélectionnez Programmer une réunion et ajoutez les détails de la réunion. L'onglet Nouvelle saisie dans le calendrier s'affiche avec un bouton Ajouter une réunion WebEx. Étape 2 Étape 3 Étape 4 Spécifiez les informations générales sur la réunion, comme le sujet, l'heure, l'emplacement, les invités et la récurrence de la réunion. Sélectionnez Ajouter la réunion WebEx. La boite de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Spécifiez les paramètres de réunion WebEx, puis sélectionnez OK. Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message, «Vous programmez pour [nom de l'organisateur]», l'indique dans la boîte de dialogue des Paramètres WebEx. Étape 5 Effectuez l'une des actions suivantes : Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations pour envoyer les invitations aux participants. Pour des détails sur l'invitation des participants, voir Inviter des participants. Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez ultérieurement des participants à la réunion programmée. Remarque Vous pouvez modifier tous les paramètres de votre réunion après l'avoir programmée. 14

19 Programmer une réunion Inviter des participants Les outils de productivité WebEx ajoutent la réunion programmée à votre calendrier Lotus Notes et au calendrier public sur votre site WebEx. Inviter des participants Lors de l'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus Notes pour programmer une réunion, vous pouvez inviter des participants en les sélectionnant dans l'un de vos carnets d'adresses Lotus Notes. Vous pouvez également inviter des participants qui ne figurent pas dans votre liste de contacts Lotus Notes en fournissant leur adresse électronique. Une fois que vous avez invité un participant à une réunion programmée, il ou elle reçoit un message électronique d'invitation. Le message électronique contient des informations concernant la réunion incluant le mot de passe et un lien sur lequel le participant peut cliquer pour rejoindre la réunion. Procédure Étape 1 Étape 2 Si vous avez programmé une réunion à l aide de l extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l élément de réunion dans votre calendrier Lotus Notes. Sélectionnez l'icône d'un carnet d'adresses et dans le panneau Invités sélectionnez les noms des invités, ou saisissez les noms manuellement. Remarque Tous les invités que vous invitez en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes ne s'affichent pas dans la liste des invités de la réunion sur votre site WebEx. 15

20 Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion Programmer une réunion Pour des informations complémentaires concernant l'invitation de participants dans Lotus Notes, veuilles consulter l'aide Lotus Notes. Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion En utilisant les options de répétition Lotus Notes, vous pouvez spécifier un critère de récurrence pour votre réunion. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une réunion se répète chaque mercredi à 14h00 jusqu'à une date spécifique. L extension WebEx pour Lotus Notes programme la réunion pour chacun des jours spécifiés dans l'option de récurrence. Cependant, en fonction de votre service, certaines options de répétition Lotus Notes peuvent ne pas être prises en charge. Procédure Étape 1 Si vous avez programmé une réunion à l aide de l extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l élément de réunion dans votre calendrier Lotus Notes. Étape 2 La boite de dialogue Options de répétition s'affiche. Spécifiez les options dans la boite de dialogue, puis sélectionnez OK. Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes Le tableau suivant montre comment les critères de récurrence Lotus Notes sont gérés dans WebEx pour les réunions WebEx et pour les réunions Conférence personnelle WebEx. 16

21 Programmer une réunion Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes Tableau 1: Réunions WebEx Type Quotidien Option Lotus Notes Chaque 1er-31ème jour Convertie en Option Réunion WebEx Chaque 1er-31ème jour Hebdomadaire Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Pour les centres de réunions : Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center : Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx. Mensuel Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème Compte à partir de la fin du mois Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème jour Non pris en charge. Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier] Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier] Annuellement Personnalisé Date de fin Spécifier les exceptions Chaque 1ère-10ème année Paramètres personnalisés Démarrage de date à date Démarrage à partir de la date continuer pendant X fois Ne pas déplacer Déplacer sur vendredi Déplacer sur lundi Déplacer sur le jour de la semaine le plus proche Supprimer Chaque année. Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X année, avec X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx. Non pris en charge. Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. 17

22 Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes Programmer une réunion Tableau 2: Réunions Conférence Personnelle WebEx Type Quotidien Option Lotus Notes Chaque 1er-31ème jour Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx Chaque jour Hebdomadaire Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Mensuel Annuellement Personnalisé Date de fin Spécifier les exceptions Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème Compte à partir de la fin du mois Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] Chaque 1ère-10ème année Paramètres personnalisés Démarrage de date à date Démarrage à partir de la date continuer pendant X fois Ne pas déplacer Déplacer sur vendredi Déplacer sur lundi Déplacer sur le jour de la semaine le plus proche Supprimer Chaque mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] Non pris en charge Chaque 1ère semaine le [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] Non pris en charge Non pris en charge Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. 18

23 Programmer une réunion Utiliser les modèles de réunion Remarque Pour la modification ou la suppression d'une réunion récurrente dans Lotus Notes, faites attention à ce qui suit : Lorsque vous éditez une réunion récurrente, comme pour reprogrammer sa date ou modifier ses options de réunion, les modifications que vous effectuez sur une seule instance de la réunion doivent être appliquées à toutes ses instances pour que les modifications soient prises en compte sur votre site WebEx. Si vous appliquez les modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas sur le calendrier de votre site WebEx. Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier. Utiliser les modèles de réunion Un modèle de réunion mémorise tous vos paramètres préférés, pour vous permettre de rapidement programmer ou démarrer une réunion en ligne en choisissant le modèle au lieu de sélectionner les mêmes paramètres pour chaque réunion que vous programmez. Un modèle, cependant, ne mémorise pas les paramètres du sujet, du mot de passe et de la date et de l'heure. Si vous n'avez jamais spécifié un modèle de réunion par défaut dans les outils de productivité sur votre ordinateur local, les valeurs par défaut suivront les paramètres de votre site WebEx. Après avoir spécifié un modèle de réunion par défaut dans les outils de productivité sur votre ordinateur local, les valeurs par défaut suivent vos paramètres locaux. Lors de la programmation d'une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez sélectionner l'un des modèles de réunion que vous avez enregistrés sur votre site WebEx. Remarque Bien que l'extension WebEx pour Lotus Notes n'offre qu'un sous-ensemble de toutes les options que vous pouvez utiliser pour une réunion en ligne, toutes les options sont préconfigurées dans un modèle, qu'elles apparaissent ou non dans l'extension WebEx pour Lotus Notes. Par exemple, si vous paramétrez des privilèges spécifiques pour les invités dans un modèle, ces privilèges sont configurés pour la réunion. Les paramètres des privilèges des invités ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Lotus Notes. Lorsque vous programmez une réunion, vous ne pouvez pas changer son modèle. Procédure Étape 1 Pour afficher les détails d'un modèle, cliquez sur le bouton Configuration sur la barre d'outils Lotus Notes, puis choisissez Modèles de réunion. 19

24 Utiliser les modèles de réunion Programmer une réunion Votre liste de modèles de réunions enregistrés sur votre site WebEx s'affiche. Étape 2 Sélectionnez un modèle, puis sélectionnez Afficher. 20

25 CHAPITRE 4 Programmer pour le compte d'un autre organisateur Aperçu de la programmation pour un autre organisateur, page 21 Configuration avant la programmation pour un autre organisateur, page 21 Aperçu de la programmation pour un autre organisateur Vous pouvez programmer une réunion WebEx pour le compte d un autre organisateur, si ce dernier vous a donné les autorisations nécessaires. Par exemple, si vous êtes l adjoint administratif d un directeur qui souhaite organiser régulièrement des réunions WebEx, le directeur peut vous désigner pour programmer les réunions en son nom. Vous pouvez programmer, éditer et annuler des réunions pour cet organisateur. Configuration avant la programmation pour un autre organisateur Avant de pouvoir programmer une réunion WebEx pour un autre organisateur, vérifiez que vous et l'organisateur avez un compte organisateur WebEx et que vous avec tous deux la même version des Outils de productivité WebEx installée sur vos ordinateurs. L organisateur actuel effectue les actions suivantes : Donne la permission à l'organisateur qui va programmer des réunions WebEx sur le site WebEx. Si vous êtes l'organisateur actuel, allez dans Mon WebEx > Préférences > Options de programmation. Dans la fenêtre de permission de Programmation, saisissez l'adresse électronique de tous les organisateurs auxquels vous souhaitez accorder la permission de programmer des réunions pour votre compte. Donne la permission à l'organisateur actuel qui va programmer des réunions WebEx sur son calendrier Lotus Notes. L'organisateur effectue cette tâche en sélectionnant un délégué dans Lotus Notes. 21

26 Programmer une réunion pour un autre organisateur Programmer pour le compte d'un autre organisateur Programmer une réunion pour un autre organisateur Si l'organisateur vous a donné les permissions nécessaires, vous pouvez programmer une réunion pour le compte de cet organisateur. Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue des Paramètres WebEx. Procédure Étape 1 Sur le menu Calendrier, sélectionnez Action > Plus > Ouvrir le calendrier de la personne. Étape 2 Étape 3 Étape 4 La boîte de dialogue Calendrier s'affiche. Sélectionnez Autre et sélectionnez le nom de l'organisateur. Conseil La prochaine fois que vous programmerez une réunion pour cet organisateur, tant que vos permissions restent valides, vous pourrez sélectionner le nom de l'organisateur directement à partir du menu du calendrier. Le calendrier de l'organisateur s'affiche sous forme d'onglet sur votre calendrier. Sélectionnez une date et une heure sur le calendrier de l'organisateur. La boite de dialogue Saisie dans le calendrier s'affiche. Sélectionnez Ajouter une réunion WebEx en haut à gauche de la boite de dialogue Saisie dans le calendrier. Programmer la réunion. La boite de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 22

27 Programmer pour le compte d'un autre organisateur Programmer une réunion pour un autre organisateur Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue des Paramètres WebEx. Étape 5 Programmer la réunion. 23

28 Programmer une réunion pour un autre organisateur Programmer pour le compte d'un autre organisateur 24

29 CHAPITRE 5 Gérer une réunion Aperçu de la gestion d'une réunion, page 25 Éditer une réunion programmée, page 25 Démarrer une réunion en tant qu'organisateur de réunion, page 26 Annuler une réunion, page 27 Rejoindre une réunion, page 27 Aperçu de la gestion d'une réunion Après avoir programmé une réunion en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez gérer la réunion, y compris : Modifier la réunion. Les modifications que vous effectuez à la réunion dans Lotus Notes sont automatiquement mises à jour sur votre site WebEx. Démarrer la réunion, si vous êtes l'organisateur de la réunion. Annuler la réunion dans Lotus Notes, qui est également supprimée de votre site de service. Rejoindre la réunion en tant qu'invités à la réunion. Éditer une réunion programmée Après avoir programmé une réunion avec l extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez utiliser Lotus Notes pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de téléconférence, etc. Après avoir édité une réunion programmée, l'extension WebEx pour Lotus Notes envoie une invitation à une réunion mise à jour à tous les participants que vous avez invités à la réunion et effectue la mise à jour des informations de la réunion sur votre site WebEx. 25

30 Éditer une réunion programmée Gérer une réunion Important Si vous éditez une réunion en utilisant votre site WebEx au lieu de l'extension WebEx pour Lotus Notes, vos modifications n'apparaissent pas dans Lotus Notes. Par exemple, si vous modifiez l'heure de démarrage de la réunion en utilisant votre site, l'heure de démarrage ne change pas sur votre calendrier Lotus Notes. Toutefois, il est recommandé que vous utilisiez uniquement Lotus Notes pour éditer une réunion. Lorsque vous utilisez Lotus Notes pour éditer une réunion récurrente, les modifications que vous effectuez sur une seule instance de la réunion doivent être appliquées sur toutes ses instances pour que les modifications soient prises en compte sur votre site WebEx. Si vous appliquez les modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas sur le calendrier. Remarque Vous ne pouvez pas modifier le modèle d'une réunion programmée. Éditer une réunion programmée Procédure Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Sur votre calendrier Lotus Notes, recherchez la réunion que vous souhaitez modifier et ouvrez l'onglet de saisie sur le calendrier. Modifier les informations ou changer les options sur l'écran de Réunion. Sélectionnez Éditer la réunion WebEx pour éditer des options WebEx spécifiques dans la boite de dialogue Paramètres de réunion. Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations. Votre réunion est mise à jour sur votre site WebEx. Démarrer une réunion en tant qu'organisateur de réunion Lorsque vous programmez une réunion avec l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez démarrer la réunion de l'une des façons suivantes : Sur votre calendrier Lotus Notes, ouvrez l'élément de réunion et sélectionnez l'élément de réunion puis cliquez sur le bouton Démarrer, ou copiez et collez le lien pour démarrer la réunion dans votre navigateur Internet. Remarque Le lien qui s'affiche dans votre calendrier est réservé uniquement aux organisateurs. Le lien qui apparaît dans les invitations envoyées aux invités est un lien différent, sur lequel les invités peuvent cliquer pour rejoindre la réunion. 26

31 Gérer une réunion Annuler une réunion Connectez-vous à votre site WebEx, puis démarrez la réunion à partir de votre page Mes réunions. Pour plus d'informations sur le démarrage d'une réunion programmée à partir de votre site WebEx, consultez la documentation sur votre site. Annuler une réunion Pour annuler une réunion en ligne que vous avez programmée dans Lotus Notes, utilisez simplement les options d'annulation disponibles dans Lotus Notes. Tous les invités reçoivent automatiquement un avis d'annulation. La réunion est également annulée sur votre site WebEx. Important Si vous programmez une réunion WebEx dans Lotus Notes, vous devez l'annuler directement dans Lotus Notes. Si vous tentez de l'annuler directement à partir de votre site WebEx, elle ne sera pas annulée dans Lotus Notes. Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier. Pour plus d'informations sur l'annulation d'une réunion dans Lotus Notes, consultez l'aide Lotus Notes. Rejoindre une réunion Si l'organisateur d'une réunion utilise l'extension WebEx pour Lotus Notes pour vous inviter à une réunion, vous recevez un message électronique d'invitation qui contient un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour rejoindre la réunion. Sinon, vous pouvez rejoindre une réunion directement à partir de votre site WebEx. Rejoindre une réunion en utilisant un courrier électronique d'invitation Lorsque vous recevez une invitation à une réunion par courrier électronique, vous pouvez la rejoindre de l'une des façons suivantes : Vous pouvez cliquer sur le lien contenu dans le courrier électronique d'invitation Si vous cliquez sur le lien contenu dans l'invitation alors que vous utilisez un ordinateur, vous rejoindrez la réunion sur votre ordinateur. Si vous cliquez sur le lien contenu dans l'invitation sur votre périphérique mobile et que vous avez installé l'application Cisco WebEx Meetings mobile, vous êtes redirigé(e) vers l'application mobile pour rejoindre la réunion. Si vous ne rejoignez pas la réunion en ligne et que vous souhaitez uniquement la rejoindre sur votre téléphone, vous pouvez composer les numéros contenus dans l'invitation à la réunion pour appeler la réunion. L'invitation à une réunion contient d'autres informations dont vous pouvez avoir besoin, telles que le numéro ou le code d'accès de la réunion, le mot de passe de la réunion et le mot de passe numérique si vous la rejoignez à partir d'un système vidéo ou d'un téléphone. Si vous êtes l'organisateur et que vous avez besoin de la clé organisateur et du code d'accès, cliquez sur le lien fourni en bas du courrier électronique d'invitation. 27

32 Rejoindre une réunion Gérer une réunion Rejoindre une réunion à partir du site WebEx Au lieu de rejoindre la réunion à partir du lien contenu dans votre calendrier Lotus Notes, vous pouvez également rejoindre la réunion directement sur le site WebEx de l'une des façons suivantes : Sur la page Bienvenue, saisissez le numéro de la réunion. Connectez-vous à votre site WebEx et allez à la page Meeting Center > Mes réunions ou la page Mon WebEx > Mes réunions, sélectionnez Les réunions auxquelles vous êtes invité(e) dans la liste, puis sélectionnez le nom de la réunion à rejoindre Au lieu d'utiliser un programme de messagerie électronique pour rejoindre une réunion, vous pouvez aller sur votre site WebEx. Si la réunion est listée, recherchez la saisie de la réunion sur le site, en utilisant le calendrier des réunions ou une autre liste de sessions. Ou, si la réunion n'est pas listée, saisissez le numéro de réunion sur le site. Vous pouvez obtenir le numéro de la réunion à partir de votre message électronique d'invitation ou en le demandant directement à l'organisateur de la réunion. Pour plus d'informations pour rejoindre une réunion sur votre site WebEx, consultez la documentation sur le site. 28