RAPRE : U 51 Réalisation d une activité professionnelle en relation avec une entreprise

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1 SIVAKUMAR Sajeen Etudiant en Brevet de Technicien Supérieur Assistance Technique d Ingénieur RAPRE : U 51 Réalisation d une activité professionnelle en relation avec une entreprise 1

2 SOMMAIRE Remerciement page 03 Présentation page 04 Localisation page 05 Histoire page 06 Organigramme page 07 Analyse page 08 Contexte page 08 Demande de l employeur page 09 Problématique page 09 Etudes des locaux page 10 Outils d analyse page 13 Bête à cornes page 13 QQOQCP page 14 Diagramme de pieuvre page 15 Coût page 16 Proposition page 17 Solutions page17 Solution n 2 page 21 Choix de l imprimante page 23 Choix du logiciel page 24 Présentation du logiciel page 25 Chiffrage page 26 Etude de rentabilité page 27 Choix de l entreprise page 28 Mettre en œuvre page 29 Notice page 30 Conclusion page 38 Annexes page 39 2

3 REMERCIEMENT Dans le cadre de ma réalisation d une activité professionnelle au sein de l entreprise TS Technologies, j ai pu travailler avec tous les services qui avaient besoin de moi mais surtout les services où j ai pu apporter un plus. Après avoir passé huit semaines auprès de cette entreprise je tiens à remercier toute l équipe et spécifiquement : M. Frédéric BERNA, Responsable des commandes ainsi que mon tuteur au sein de l entreprise, pour m avoir consacré du temps permis d élaborer mon projet. M. Guilbert GUOT, Dirigent de la société TS TECHNOLOGIES, pour m avoir accepté au sein de son entreprise pour effectuer mon stage auprès de son équipe. M. Yann PROSPER, Ingénieur en recherche et développement, pour m avoir impliqué dans ces travaux au quotidien au sein de l entreprise Je tiens à remercier aussi toute l équipe pédagogique du lycée Guillaume Apollinaire pour l aide apporté pour la rédaction de ce rapport de projet. 3

4 Présentation de l entreprise Fiche d identité : 4

5 Localisation TS TECHNOLOGIES est situé au Parc d Activité de la Siagne à l adresse suivante : Bât 1c- Allée François Coli,Mandelieu L entreprise se trouve à la sortie 41 de l autoroute A8 et est située dans la zone industrielle de MANDELIEU. 5

6 Histoire TS TECHNOLOGIES a vu le jour le 06 avril 1992 et fut crée par M. Gilbert GOUOT qui est toujours à l heure d aujourd hui le propriétaire de cette entreprise et directeur général. Lors de l ouverture de l entreprise, elle se situait a Cannes puis en 2010 le dirigent décide de s installer au Parc d activité de la Siagne à Mandelieu la Napoule. La société est spécialisée dans le secteur d activité de l installation d équipements électriques, de matériels électroniques et optiques ou d autres matériels Elle est spécialisée aussi dans l installation d alarme et de vidéo surveillance mais développe aussi son propre système de domotique pour répondre aux besoins des clients Toujours en 2010, elle augmente son capital qui est à ce jour de En 2011, la société intègre CLAYRIS, qui est un système d exploitation en domotique supervisé par les ingénieurs qui sont en recherche et développement de l entreprise afin de pouvoir se placer sur le marché de la domotique. 6

7 Organigramme de l entreprise 7

8 Analyse Contexte : TS TECHNOLOGIES est une entreprise spécialisée dans l installation : D appareils électroniques De standards téléphoniques D alarme et vidéo surveillance Elle développe aussi un système de domotique. L entreprise effectue aussi les dépannages de ses clients et pour assurer ces dépannages et ainsi satisfaire les clients au plus vite car certains clients ont un contrat d entretien, il y a un certain stock d appareils pour pouvoir intervenir. Il y a deux lieux de stockages dont un qui est utilisé comme magasin, qui permet au magasinier de préparer tous les appareils qu on besoin les techniciens pour la journée. Et le second est utilisé surtout pour stocker les câbles les gros écrans, les caméras, Le magasinier s occupe pleinement de ces deux lieux, pour tout ce qui s agit des commandes il passe par le chef des commandes qui est M. Fréderic BERNA. C est le magasinier aussi qui va chercher les appareils du coup parfois il n est pas disponible pour répondre au besoin des techniciens du service après vente. Malgré que les appareils du stock sont bien répertorier il n y a pas de traces informatiques donc parfois les feuilles remplies par le personnel pour indiquer le matériel pris peut être perdu. 8

9 Analyse Demande de l entreprise : Après une analyse de l entreprise j ai constaté quelques soucis au sein de la gestion de stock de l entreprise. Les problèmes rencontrés sont : Mauvaise gestion du stock Dépendance de la gestion du stock vis-à-vis du magasinier (pas toujours présent sur place) Risque de vol des matériels Pas de traces informatiques de la gestion du stock Après un entretien avec mon tuteur, il me demanda d établir un cahcier des charges pour une réorganisation du magasin de stocks. Problématique : On m a imposé de travailler en respectant : La disposition du stock présent De faciliter le travail du magasiner De conserver les références du matériel De trouver une solution pour répertorier informatiquement les appareils 9

10 Analyse Etude des locaux : Voici le magasin de l entreprise qui est géré par le magasinier qui prépare tous les jours le matériel nécessaire pour chacun des techniciens. Les appareils sont classés par chantier et les techniciens en déplacement récupèrent leurs appareils chaque matin. 10

11 Analyse Etude des locaux : Le lieu de stockage complémente le magasin et fait prés de 40 m². L entreprise y stock tous les matériaux indispensables pour tous nouveaux chantiers mais aussi tous appareils qu auraient besoin le SAV pour leurs interventions. Les appareils sont rangé par catégorie (téléphone, alarme, boitier, ) sur des étagères et dans 3 allées différentes. Il y a un autre lieu de stockage où l entreprise stock de plus gros appareils tel que des écrans ou des grosses bobines de câbles. Ces lieux sont gérer par le magasinier mais en cas d astreintes certains techniciens y accèdent pour récupérer des appareils pour intervenir chez un client si besoin. 11

12 Analyse Etude des locaux : On peut quand même y voir un minimum d organisation au sein du stock, le magasinier a pris le temps d étiqueter ces rangements afin de faciliter la recherche d appareils que sa soit pour lui ou pour les techniciens qui pourraient venir en cas d astreinte. L entreprise utilise aussi ce premier lieu de stockage pour stocker des documents importants. 12

13 Outils d analyse Bête à cornes : 13

14 Outils d analyse QQOQCP : Qui? Personnes concernés par le problème : Les personnes concernés sont le magasinier majoritairement mais aussi le chef des commandes. Quoi? Nature et conséquence du problème : il n y a pas de répertoire informatique des appareils étant dans les stocks de l entreprise ce qui entraine parfois des manques d appareils, des oublis de commandes ou des pertes d appareils. L entreprise utilise que des feuilles pour ceci. Où? Localisation et périmètre du problème Le problème constaté est surtout au niveau de la gestion du stock et du magasin de l entreprise. Quand? Le problème apparait depuis l agrandissement de l entreprise. Il reste récurant au sein de l entreprise Comment? Lorsqu il y a des demandes d interventions et qu il y a des manques d appareils, puis notamment aussi quand le chef des commandes cherche a savoir combien d appareils restent-ils dans le stock. Pourquoi? Mauvaise gestion du stock Magasinier pas toujours présent Absence de trace informatique 14

15 Outils d analyse Le diagramme de pieuvre : Fonction principale n1 (FP1) Fonction contrainte n1 (FC1) Fonction contrainte n2 (FC2) Fonction contrainte n3 (FC3) Aider le magasinier à gérer son stock Faciliter l entrée et sortie du stock Répertorier le stock Apporter un bénéfice à l entreprise 15

16 Outils d analyse Coût du dysfonctionnement Durant ma période de stage j ai constaté pas mal de pertes d appareils étant dans le stock ou simplement un manque de ravitaillement d appareils qui sont nécessaires au quotidien pour certains techniciens. Ce dysfonctionnement au sein de l entreprise a fait perdre certains clients car vu le temps de commandes des appareils nécessaires et le dépannage, certains contrat d entretien n étaient pas respecté et les clients allaient voir la concurrence. Sur l étude d une année avec les appareils parfois défectueux ou égaré dans des chantiers on a pu chiffrer cette perte qui avoisiner les 5000 euros. Mais cela faisait perdre des clients parfois même fidele à l entreprise depuis plusieurs temps. Et selon les informations données par le responsable, il estimait cette perte d environ euros pour l entreprise sur une année. L entreprise privilégié les gros clients mais au fil du temps elle vu son chiffre d affaire baissé en négligeant ses clients certes avec une marge de bénéfice moins élevé lors de ses interventions mais qu en additionnent faisant une perte conséquente pour une entreprise moyenne. Il y a environ euros de pertes en une année Perte en euros sur une année perte en appareils perte de clientèle 16

17 Proposition de solutions Solutions techniques : Après des études au sein de l entreprise, et en étudiant la demande de mon tuteur, j ai trouvé deux solutions au problème de la gestion du stock : Gérer le stock via Excel Gérer le stock avec l installation d un système à codes barres J ai recherché à comprendre comment gérer le stock via Excel. Mais pour ceci j ai pris connaissance de la disposition des appareils dans les lieux de stockage et sur un document j ai repéré tous les articles avec leurs références, les quantités qu il y avaient. Apres cette étude faite j ai recherché le moyen de créer une base de données sur Excel afin de pouvoir gérer le stock. Ce tableau me permettra : D entrer les produits en stock avec leurs caractéristiques : nom, stock initial, stock de sécurité, stock minimum. De suivre toutes les entrées et sorties de stock pour tous les produits. D éditer les fiches de stocks. Exemple de création d un tableau : 17

18 Solutions techniques Par la suite il fallait nommer la liste des produits : Pour suivre les entrées et sortie de stock, j opte pour la mise en place d un tableau avec les entêtes : - Date : la date de l entrée en stock - Réf : la référence (le numéro du Bon par exemple) - Type : Entrée ou Sortie - Produit: le produit qui est mouvementé - Quantité: la quantité mouvementée 18

19 Solutions techniques Exemple pour la suivi des entrées et sorties : Par la suite il a fallut insérer une liste déroulante dans la colonne de type et produit. 19

20 Solutions techniques Pour finaliser ma gestion sur Excel il a fallut faire plusieurs autre manipulations afin d avoir un tableau pour les appareils, avec les entrées et les sorties. En deuxième cas j ai étudié l installation d un logiciel ou je pourrais répertorier informatiquement mes appareils via un lecteur code barres. Pour ceci vu que j ai un stock de 100m² au total avec des appareils différents, j avais la possibilité de garder les références de codes barres constructeur ou bien de créer de nouveau codes pour chaque appareils. Avant ceci j ai du choisir le matériel et logiciel a installé pour cette gestion qui permettra d aider un maximum le magasinier dans ses tâches. Lors de ma recherche j ai trouvé une entreprise qui proposait un logiciel justement qui pouvait gérer tout le stock grâce à l aide d un magasinier qui ferait l inventaire des appareils en scannant chaque appareils pour avoir un répertoire du stock dans le logiciel à l aide d un lecteur de code barre. L entreprise ISICod qui est situé à Toulouse se déplace dans l entreprise pour faire l installation ou bien nous envois le logiciel et le matériel après payement et l installation est très simple. Sachant qu on a deux lieux de stockage différent et séparé j ai opté pour l installation d un lecteur avec une portée d au moins 20m. 20

21 Solutions techniques Choix du lecteur à code barre : Critères de choix : Longue portée. Batterie de l appareil qui doit être performant et avoir une longue durée. Avoir plusieurs moyens de communications avec le logiciel. En un premier temps j ai trouvé un model totalement approprié pour l entreprise qui est le lecteur : I GBT 44002D C est un lecteur pouvant scanner tous types de codes barres que sa soit 1D ou 2D. Il communique ses données via sa base ou bien par Bluetooth et peut aussi enregistrer dans sa base plus de 1200 codes. Ce lecteur a une portée de 30m maximum. Il possède notamment une batterie lithium-ion qui a une longue durée. Son prix est de 750 euros 21

22 Solutions techniques Choix du lecteur à codes barres : A la suite de mes recherches j ai trouvé un autre lecteur de codes barres qui pourraient encore plus faciliter le magasinier pour indiquer les entrées ou sorties des appareils. Le second choix de lecteur est le MC3000 C est un modèle de marque Motorola, le MC3000 possède l avantage d être mobil puis peut directement entrer les appareils qui rentrent et sortent du stock. Il peut communiquer avec le système soit par câble ou par wifi. Il possède une grande autonomie de batterie et consomme peu lors de l utilisation. Il est très solide. Son prix est de 1400 euros 22

23 Solutions techniques Choix de l imprimante pour codes barres : J ai constaté que certains produits qui sont livrés dans un même carton ne possède pas forcement de codes barres donc pour faciliter le magasinier j ai cherché une imprimante pour les codes barres afin qu il puisse créer et imprimer de nouveaux codes barres en cas de besoins ou simplement tout répertorier avec de nouveaux codes barres. L imprimante choisie est la 105SL C est une imprimante de marque ZEBRA, elle imprime des codes barres 1D et 2D sous formes étiquettes. On peut la connecter avec un câble Ethernet, en USB ou bien avec le mode wifi. Son prix est de 1600 euros. 23

24 Solutions techniques Choix de la version du logiciel : L entreprise propose 3 versions différentes de son logiciel : J ai choisi la version serial car avec cette version le magasinier pour même préparer ses commandes, il pour utiliser pleinement l application terminal ou il pourra gérer les entrées et les sorties puis il pourra même indiquer les emplacements. 24

25 Solutions techniques Présentation du logiciel ISI STOCK : Voici une étape généraliste du logiciel qui nous permet de voir l entrée d un appareil au sein du stock donc on commence par entrer son code utilisateur puis d indiquer le types de mouvements donc ici c est une entrée, puis on définie son emplacement d origine. Ensuite on tape le code article ou bien son numéro de série puis enfin on termine par indiquer le nombre de quantité qu on fait rentrer dans le stock. Ce document reflète exactement ce que le logiciel peut faire lors d une entrée d article ce qui est très simple d utilisation mais pour ceci il faudra avant tout étiqueter tous les appareils avec leurs nouveaux codes. Ceci est une saisie manuelle, en utilisant un lecteur tel que le IGBT 4402D on sera obliger de procéder ainsi tandis que si on installe le MC300 on peut directement indiquer sur le lecteur le nombre d entrées ou sorties sans passer par ce procédé. 25

26 Solutions techniques Chiffrage de l installation: L entreprise ISI COD m avais envoyé un devis pour l installation de ce système. Tableau récapitulatif du devis : Logiciel ISI STOCK I GBT 44002D ZEBRA 105SL Formation Total 4000 euros 750 euros 1600 euros 200 euros 6550 euros La première installation couterait 6550 euros tout compris. Logiciel ISI STOCK Option terminal ZEBRA 105SL Formation MC3000 Total 4000 euros 500 euros 1600 euros 200 euros 1400 euros 7700 euros La deuxième installation couterait 7700 euros tout compris Solution EXCEL : Pour ce qui s agit de la première solution le magasinier n excitait d une formation sur Excel et ceci coutait 300 euros. 26

27 Solutions techniques Etude rentabilité pour l entreprise : Sachant que l entreprise perd environ euros de chiffres d affaires, les trois installations étudiés sont rentable très rapidement pour l entreprise. La première solution reste la plus abordable pour l entreprise car l entreprise ne débourse que 300 euros pour la formation du magasinier. La seconde reste nettement plus cher que la première mais reste toujours très avantageuse pour l entreprise car le magasinier pourra travailler plus vite avec un lecteur de codes barres et pourra répertorier plus facilement les appareils avec le logiciel ISI STOCK. Le troisième lui est le plus chère des solutions mais comme toutes les autres solutions apporte un plus à l entreprise et rentabilise son installation très rapidement si le magasinier et les techniciens d astreintes l utilisent correctement. Par ailleurs l avantage qu il a sur les autres c est qu on travaille nettement plus vite avec un lecteur de codes barres comme le MC3000 car il est à la fois lecteur mais aussi mini ordinateur donc on peut gérer plus facilement les entrées et sorties et même visualiser directement l emplacement des produits. Un gain de temps énorme pour les utilisateurs donc un gain d argent pour l entreprise. Le logiciel ISI STOCK permet aussi de visualiser la quantité d appareils qui restent dans le stock ce qui va réduire les oublis de commandes! 27

28 Choix de l entreprise Apres avoir étudié les solutions au problème de l entreprise, M.BERNA décida d installation la troisième solution car il trouve que malgré qu elle soit la plus chère elle est très intéressante pour rendre le travail de son effectif plus facile et plus rapide que les autres propositions. Il trouve qu avec un tel lecteur et logiciel le stock ne devient plus dépendant du magasinier et s occupa de se faire livrer le logiciel et matériel pour mettre en place ceci dans l entreprise. 28

29 Mettre en œuvre la solution choisie Installation et prise de connaissance du logiciel et du matériel : A l installation du matériel et du logiciel j ai suivi la formation pour utiliser correctement le logiciel. Avec le magasinier on a procédé à la première étape c est de créer un répertoire sur le logiciel de tous les appareils présent dans le stock. Pour ceci il a fallut faire l inventaire, créer des codes pour chaque articles et imprimer à l aide de l imprimante pour code barres tous les nouveaux codes barres des appareils. Puis on a du indiquer la quantité aussi en scannant avec le lecteur de code barre de chaque appareils présent dans le stock. Apres avoir créé notre répertoire sur le logiciel, on pouvait correctement l utiliser et des la première utilisation a pu constater des manques d appareils car le logiciel ISI STOCK nous alertes des qu on atteint un nombre de quantité faible d appareils présent dans le stock. Le magasinier en a profité pour établir une fiche de commande pour éviter d être en rupture et de répondre positivement en cas de besoin. L entreprise veut un certains stock pour que tout se déroule bien mais cherche à minimiser au maximum le stock pour éviter de payer des couts de stockage inutile. Et avec ce logiciel il pourront même visualiser ce qui s épuise le plus rapidement et le moins rapidement pour justement gérer leurs commandes et éviter un stock excessif. En voyant un impact direct, mon tuteur me demanda d établir une notice d utilisation de ce logiciel afin d aider des techniciens qui pourraient en avoir besoin lors des interventions en astreintes et même aider le magasinier en cas d oublis. 29

30 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Ouvrir le logiciel ISI STOCK. Page d accueil : Cliquer sur : Pour accéder a l import des commandes. Pour effectuer une nouvelle commande : Pour effectuer l inventaire ou consulte : 30

31 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Cliquer sur : Pour importer un article à partir d un fichier csv : Pour visualiser l alerte de stock : Pour visualiser le journal d erreurs : Toutes ces fonctions permettent de visualiser et agir sur le stock en cas d alertes. Ils permettent surtout une bonne gestion du stock. L icône permet de revenir à la page d accueil. 31

32 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Pour créer ou visualiser les utilisateurs, cliquer sur : Exemple : Pour ajouter un utilisateur, cliquer sur : La page suivante apparaitra : 32

33 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Pour trouver l emplacement des appareils, cliquer sur : Exemple : Pour ajouter un emplacement, cliquer sur : La page suivante apparaitra : 33

34 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Pour gérer les commandes, cliquer sur : Exemple : Pour ajouter une commande, cliquer sur : La page suivante apparaitra : 34

35 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Pour rentrer des articles, cliquer sur : Exemple : Pour ajouter un article, cliquer sur : La page suivante apparaitra : 35

36 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Pour accéder à la partie de l application sur le terminal, cliquer sur : On vous explique comment utiliser le MC3000 pour tout ce qui concerne les : Entrées Sorties Mouvements Inventaires Apres avoir scanner l article ISI COD s ouvre sur le MC3000 : Appuyer sur «Entrée» pour signaler des entrées d appareils. 36

37 Mettre en œuvre la solution choisie Notice d utilisation : Pour signaler une sortie, appuyer sur «sortie» : Pour rechercher dans le stock ou faire l inventaire, appuyer sur «inventaire» Pour visualiser un mouvement sur un appareil, appuyer sur : 37

38 Conclusion Pour conclure sur ce projet je tiens à dire que les démarches de recherches pour trouver une solution au problème de l entreprise m ont permis d apprendre beaucoup sur l importance d une bonne gestion de l entreprise mais surtout du stock pour éviter toutes pertes pour l entreprise. Ce stage m a été très bénéfique pour appliquer ce que j ai appris en cours. 38

39 ANNEXES 39

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