Gestion de Stock sous Excel (GSE) Version 1.5.2

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1 Gestion de Stock sous Excel (GSE) Version Dates des révisions : V : 26/01/15 V : 15/02/15 V : 23/02/ Frédéric KULAS

2 A Propos GSE ou Gestion de Stock sous Excel est un logiciel de gestion de stock compatible avec le tableur Microsoft Excel*. Ecrit en VBA, il vous permet de gérer un stock d articles ou de marchandises. De nombreux stocks peuvent-être gérés à l aide de GSE : Le stock d'une entreprise Le stock d une bibliothèque Le stock d une trousse à pharmacie Le stock d'une réserve alimentaire Etc Quel est le nombre maximal d'articles que peut gérer GSE? En théorie cela dépend du nombre de lignes que peut contenir une feuille Excel. Environ articles avec Excel 2003, et plusieurs centaines de milliers sur les versions supérieures. En réalité, depuis Excel 2010, cela dépend de la puissance et de l'optimisation du poste informatique sur lequel GSE est installé. GSE peut gérer dans un même stock : La quantité de Produits disponible et à commander Les entrées et les sorties d un Produit Le Prêt de Produits Les dates de péremption des Produits. Une bonne gestion des stocks s appuie sur deux facteurs principaux : la date de la commande et la quantité commandée. Il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De même que la quantité commandée peut être fixe ou variable. En s appuyant sur ces deux constantes, plusieurs combinaisons sont envisageables. Elles correspondent à autant de méthodes de gestion possibles. GSE se base sur la gestion de limite de commande, encore appelée méthode de gestion à point de commande. Il adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c est l atteinte d un niveau donné du stock (appelé : limite de commande) qui déclenche la commande de réapprovisionnement. GSE est un logiciel gratuit. Il est disponible en téléchargement libre sur le site Une version dite "professionnelle" vous permet en plus de gérer la facturation de vos ventes et de disposer de la fonction «Inventaire Intégral» de votre stock. *Le Logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser GSE. Page 1 26/02/2015

3 Un "Pack tout en 1" est disponible sur le site pour vous permettre de commencer la gestion de votre stock en toute simplicité! Ce pack comprend : Le Manuel complet de GSE Le logiciel GSE en version Professionnelle avec l'accès aux codes VBA pour vos modifications personnelles. Les mises à jour illimitées de GSE. Le Tableau de Référence pour l option «Inventaire Intégral» de GSE Un Lecteur de Codes-barres USB ou Wifi Le manuel d'utilisation du scanner de Codes-barres avec GSE. Un accès privé sur le Forum d'xlexe.com pour une demande d'aide sur l'utilisation du Pack. Page 2 26/02/2015

4 Table des matières SIGNIFICATION DES SYMBOLES... 6 I QUELS SONT LES RESSOURCES NECESSAIRES POUR FAIRE FONCTIONNER LE LOGICIEL?... 7 QUELLES SONT LES VERSIONS D OFFICE COMPATIBLES?...7 SUR QUEL SYSTEME D EXPLOITATION LE LOGICIEL FONCTIONNE-T-IL?...7 QUELLES SONT LES REFERENCES NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL?...7 II GESTION DES ACCES UTILISATEURS (A / SA)... 8 SIMPLE UTILISATEUR...8 ADMINISTRATEUR...8 SUPER-ADMINISTRATEUR...8 III GERER LES UTILISATEURS (A / SA)... 9 AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR...9 SUPPRIMER UN UTILISATEUR...9 DESIGNER LES DROITS DE CHAQUE UTILISATEUR...9 IV IMPORTER / EXPORTER UNE BASE DE DONNEES (SA) IMPORTER LA BASE DE DONNEES D UN AUTRE LOGICIEL IMPORTER UNE BASE DE DONNEES D UNE AUTRE VERSION DE GSE (SA) EXPORTER UNE BASE DE DONNEES D UNE AUTRE VERSION DE GSE V PRESENTATION DES FENETRES PRINCIPALES NOUVEAU PRODUIT DESCRIPTION DE LA FENETRE NOUVEAU PRODUIT : IMPORT IMAGES WEB MODIFICATION PRODUIT DESCRIPTION DE LA FENETRE MODIFICATION DE PRODUIT : AJOUT DESCRIPTION DE LA FENETRE AJOUT DE PRODUIT : RETRAIT DESCRIPTION DE LA FENETRE RETRAIT DE PRODUIT : VI PRESENTATION DES FENETRES SECONDAIRES INVENTAIRE PARAMETRES UTILISATEURS RESEAUX RAZ HISTORIQUE STATISTIQUES VII PROCEDURES D APPLICATION COMMENT CREER UN NOUVEL ARTICLE DANS LE STOCK? COMMENT AJOUTER UN ARTICLE DANS LE STOCK? COMMENT MODIFIER UN ARTICLE DANS LE STOCK? COMMENT SUPPRIMER UN ARTICLE DU STOCK? Page 3 26/02/2015

5 COMMENT SORTIR UN OU PLUSIEURS ARTICLES DU STOCK? A- VOTRE PRODUIT NE CONTIENT PAS DE DATE DE PEREMPTION : B - VOTRE PRODUIT CONTIENT UNE DATE DE PEREMPTION : SUPPRESSION DES PRODUITS PERIMES VIDES VIII GERER L INVENTAIRE DU STOCK OPTIONS DE LA FENETRE «INVENTAIRE SELECTIF» GERER L INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK JOURNALIER GERER L INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK SUR UNE PERIODE DETERMINEE GERER L INVENTAIRE DES ENTREES (PAR FOURNISSEURS, JOURS, MOIS, ANNEE) GERER L INVENTAIRE DES SORTIES (PAR CLIENT, JOURS, MOIS, ANNEE) GERER L INVENTAIRE DES PRODUITS EN PRET GERER L INVENTAIRE DES PRODUITS AVEC UNE DATE DE PEREMPTION VISUALISER L INVENTAIRE DU STOCK URGENT VISUALISER L INVENTAIRE DES PRODUITS REFORMES VISUALISER L INVENTAIRE DE GESTION DES LOTS VISUALISER GRAPHIQUEMENT LA DUREE THEORIQUE DE PRESENCE DES LOTS PAR PRODUITS PERSONNALISER VOTRE INVENTAIRE IX GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS EN PRET AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT EN PRET SORTIR UN PRODUIT DISPONIBLE EN PRET VISUALISER LES PRODUITS EMPRUNTES OU EN RETARD VISUALISER LES CLIENTS EMPRUNTEURS X GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS AYANT UNE DATE DE PEREMPTION (DDP) AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT AVEC UNE DDP GERER UNE ALERTE SUR LE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION SORTIR UN PRODUIT PERIME DU STOCK XI MODE MANUEL / AUTOMATIQUE QU EST-CE QUE LE MODE MANUEL? QU EST-CE QUE LE MODE AUTOMATIQUE? XII GERER LES CODES-BARRES QU EST-CE QUE LE CODE-BARRES EAN? CREER UN NOUVEAU CODE-BARRES IMPRIMER LES NOUVEAUX CODES-BARRES CREES RENSEIGNER LES CODES-BARRES DE CHAQUE ARTICLE DEJA PRESENTS DANS LE STOCK UTILISER UN SMARTPHONE EN WIFI COMME LECTEUR DE CODE-BARRES UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) USB UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) EN WIFI OU SCANNER UN ARTICLE DANS GSE? COMMENT ACTIVER L UTILISATION DES CODES-BARRES DANS GSE? XIII - REALISER L INVENTAIRE INTEGRAL DE VOTRE STOCK REEL (A / SA) COMMENT EFFECTUER UN INVENTAIRE INTEGRAL DEMARRAGE DE L INVENTAIRE : EN COURS D INVENTAIRE : FIN DE L INVENTAIRE : UTILISER LE TABLEAU DE REFERENCE DES CODES-BARRES ANNULER OU SUPPRIMER UN SCAN MODIFICATION MANUELLE EN COURS D INVENTAIRE INTEGRAL GERER LA COMMANDE VOCALE LORS D UN SCAN Page 4 26/02/2015

6 L ASSISTANT VOCAL D EXCEL XIV - GERER LES VISUELS (A / SA) COMMENT IMPORTER L IMAGE D UN ARTICLE? IMPORT MANUEL : IMPORT AUTOMATIQUE : OU SONT STOCKEES LES IMAGES DES PRODUITS : COMMENT IMPORTER L IMAGE D UN CLIENT OU D UN FOURNISSEUR? IMPORT MANUEL : IMPORT AUTOMATIQUE : XV GERER LA FACTURATION (SA) COMMENT PERSONNALISER UNE FACTURE? COMMENT INSERER VOTRE LOGO DANS VOTRE FACTURE? GERER LA TVA ET LES FRAIS DE PORT XVI LES ERREURS (SA) COMMENT GERER LES ERREURS DU LOGICIEL? XVII - GARDER UN HISTORIQUE DES ACTIONS EFFECTUEES (SA) COMMENT GARDER UN HISTORIQUE DE TOUTES LES ACTIONS EFFECTUEES DANS LE LOGICIEL? XVIII COMMENT MODIFIER, IMPORTER OU SUPPRIMER UNE LANGUE DANS LE LOGICIEL? (SA) IMPORTER UNE LANGUE TRADUIRE UNE LANGUE DANS GSE XIX COMMENT TENIR LE LOGICIEL A JOUR? (SA) ERE OPTION : EME OPTION : XX - COMMENT SUPPRIMER LA BASE DE DONNEES DU LOGICIEL? (SA) XXI - COMMENT EFFECTUER UNE SAUVEGARDE AUTOMATIQUE DE LA BASE DE DONNEES? (SA) XXII COMMENT SUPPRIMER L HISTORIQUE DES ENTREES ET SORTIES DU LOGICIEL? XXIII COMMENT IMPORTER DES DONNEES EXTERNES DANS GSE? XXIV COMMENT TENTER DE REDUIRE LA TAILLE DU FICHIER EXCEL DU LOGICIEL? XXV MODIFIER LE LOGICIEL COMMENT MODIFIER LE CODE DU LOGICIEL? QUELS SONT LES AIDES DISPONIBLES POUR LA PROGRAMMATION DU LOGICIEL? XXVI - LICENCE ET DROITS D UTILISATION QU ELLE EST LA PORTEE DE LA LICENCE PROFESSIONNELLE DE GSE? XXVI - DEFINITIONS Page 5 26/02/2015

7 Signification des symboles A = Utilisateur connecté en Mode Administrateur SA = Utilisateur connecté en Mode Super-Administrateur NB = Note complémentaire Toutes les copies d écran de ce manuel sont issues du logiciel GSE, à partir de la version Certaines parties de ce Manuel nécessitent d acquérir «un Pack de Gestion de Stock» disponible à cette adresse : Ce manuel sera révisé, autant que possible, à chaque changement de version de GSE. Les mises à jour de ce manuel seront disponibles en téléchargement sur une page protégée par mot de passe à cette adresse : En cas d anomalies, d erreurs ou d incohérences découvertes dans ce manuel, veuillez nous le signaler sur le Forum dédié au logiciel GSE à cette adresse : Page 6 26/02/2015

8 I Quels sont les ressources nécessaires pour faire fonctionner le logiciel? Quelles sont les versions d Office compatibles? GSE fonctionne sur toutes les versions d Excel depuis Excel 2003 (compris). Sur quel système d exploitation le logiciel fonctionne-t-il? GSE fonctionne sur la plateforme de Microsoft Windows, depuis Windows XP (inclus). Quelles sont les références nécessaires au bon fonctionnement du logiciel? GSE a besoin de plusieurs références sur le poste d installation pour pouvoir fonctionner. Voici la liste des références nécessaires par défaut lors de l ouverture d un fichier Excel : C:\PROGRA~1\COMMON~1\MICROS~1\VBA\VBA7.1\ VBE7.DLL C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ EXCEL.EXE C:\Windows\System32\ stdole2.tlb C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICE14\ MSO.DLL Voici la liste des références nécessaires pour le bon fonctionnement de GSE : C:\WINDOWS\system32\ FM20.DLL C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\VBA\VBA6\ VBE6EXT.OLB C:\Windows\System32\ mshtml.tlb C:\Windows\System32\ ieframe.dll C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ REFEDIT.DLL Note : l emplacement de ces fichiers varie en fonction de votre système d exploitation et de votre version de Microsoft Excel. Page 7 26/02/2015

9 II Gestion des accès utilisateurs (A / SA) Simple Utilisateur Vous pouvez limiter l accès à certaines fonctionnalités de GSE en ajoutant un simple utilisateur. L utilisateur peut : - visualiser les produits périmés du stock (mais ne pourra pas les supprimer) - ajouter une quantité pour des produits déjà existants dans le stock - sortir des produits déjà existants dans le stock - éditer l inventaire des entrées et sorties du stock Après modification des autorisations définies dans les paramètres de GSE : - ajouter des nouveaux produits dans le stock - modifier des produits dans le stock - supprimer les produits périmés du stock Administrateur L administrateur peut : - supprimer les produits périmés du stock - ajouter des produits déjà existants dans le stock - sortir des produits déjà existants dans le stock - modifier des produits dans le stock - ajouter et retrancher des produits déjà existants dans le stock - éditer des inventaires personnalisés - voir l état du stock et les statistiques - ajouter un utilisateur - supprimer un utilisateur - définir ou modifier les droits d accès des utilisateurs - ajouter, supprimer ou modifier une fiche fournisseur - ajouter, supprimer ou modifier une fiche client Super-Administrateur Le Super-Administrateur possède TOUS les droits des utilisateurs et des administrateurs dans GSE, en plus des droits suivants : - Accéder aux paramètres du programme - Accéder à l historique de toutes les actions effectuées dans GSE (si l option est activée dans les paramètres) - Supprimer toutes les données du programme : la base complète du stock l historique des entrées du stock l historique des sorties du stock les fiches fournisseurs les fiches clients - Optimiser la base de donnée (= réduire la taille du fichier Excel) - Importer une base de données externe - Modifier le modèle des factures - Accéder aux feuilles du classeur de GSE : de la base de données des entrées et sorties des traductions du programme de l historique des erreurs du programme (si l option est activée dans les paramètres) Page 8 26/02/2015

10 III Gérer les utilisateurs (A / SA) Ajouter un nouvel utilisateur Accéder à la page de Gestion des utilisateurs : 1. Ajouter le nom d un utilisateur dans la colonne «Nom». 2. Spécifier les droits d accès de l utilisateur dans la colonne «Grade». 3. Spécifier le mot de passe de l utilisateur dans la colonne «Mot de passe». NB : Vous ne pouvez et ne devez pas spécifier deux mots de passe identiques! 4. Spécifier son rôle dans la colonne «Statut». (Statut simplement indicatif dans la fenêtre principale de GSE) Supprimer un utilisateur Supprimer toutes les informations de l utilisateur existant sur la page de Gestion des utilisateurs. (cf. Ajouter un nouvel utilisateur) Effacer les données dans les colonnes «Nom», «Grade», «Mot de passe» et «Statut». NB : Effacer simplement les données de chaque cellules sur la même ligne, vous ne devez surtout pas supprimer la ligne entière de la feuille! Désigner les droits de chaque utilisateur Les droits des utilisateurs sont spécifiés dans la colonne «Grade» sur la page de Gestion des utilisateurs. (cf. Ajouter un nouvel utilisateur) Les Grades correspondant sont : Personnel = Simple Utilisateur Administrateur = Administrateur Super-Administrateur = Super-Administrateur (cf. Gestion des accès utilisateurs pour plus d information sur les droits spécifiés.) Page 9 26/02/2015

11 IV Importer / Exporter une Base de données (SA) Importer la Base de données d un autre logiciel Pour importer une Base de données externe à GSE il vous faut renseigner deux Feuilles au sein du classeur : La Feuille PRODUITS et la Feuille STOCK. Il vous suffit de remplir chaque colonne suivant les données disponibles. NB : Important : chaque produit importé sur une feuille doit Obligatoirement être importé sur l autre feuille, sur la même ligne, sans quoi GSE ne fonctionnera pas correctement! Vous avez 2 possibilités pour importer une base de données d un autre fichier Excel par exemple. 1) Méthode Manuelle : - Vous vous connectez en Mode Super-Administrateur, et vous affichez toutes les feuilles du classeur : Faites un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à l importation d une Base de données externe. - Vous pouvez copier manuellement chaque colonne à importer sur les Feuilles STOCK et PRODUITS. Page 10 26/02/2015

12 2) Méthode Semi-Automatique : - Vous pouvez utiliser le Module d importation intégré à GSE. - Coller 1 colonne d une source externe. - Cliquer sur Transfert - Recommencer l opération selon le nombre de colonne souhaitée. Pour importer un Produit dans GSE il faut au minimum la Référence et le nom du Produit (sur la même ligne des Feuilles PRODUITS et STOCKS). Page 11 26/02/2015

13 Importer une Base de données d une autre version de GSE (SA) NB : cette option n est disponible que depuis la version de GSE. Vous ne pourrez donc pas utiliser cette option pour importer une Base d une version inférieure à la de GSE! Pour importer une Base de données d une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous pouvez utiliser le Module d Importation disponible dans la section n 7 des paramètres de GSE. Cliquez sur «Importer une Base de données» Page 12 26/02/2015

14 Exporter une Base de données d une autre version de GSE NB : cette option n est disponible que depuis la version de GSE. La Base de données exportée ne sera pas utilisable dans une version inférieure à de GSE. Pour exporter une Base de données d une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous pouvez utiliser le Module d Exportation disponible dans la section n 7 des paramètres de GSE. Cliquer sur «Exporter une Base de données» Page 13 26/02/2015

15 V Présentation des fenêtres principales Nouveau Produit Page 14 26/02/2015

16 Description de la fenêtre Nouveau Produit : 1- Référence du Produit (Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques) (Cette référence ne doit pas contenir les mots «-REF» et «-DP-», elles sont réservées à GSE) 2- Nom du Produit 3- Catégorie du Produit 4- Description du Produit 5- Nombre limite de commande (GSE vous indiquera automatiquement qu il faudra commander ce produit dès que cette limite sera atteinte lors de la sortie du Produit) (Cette limite peut-être spécifiée pour chaque Produit indépendamment) 6- Emplacement physique de votre produit dans votre lieu de stockage 7- TVA* 8- Numéro du Code-Barres du Produit* (Si l option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à plusieurs références de produits. Il peut s agir d un même produit, mais avec des dates de péremption différentes par exemple.) 9- Code-Barres du Produit 10- Messages signalétiques* (Vous averti si le scan de votre produit a été pris en compte) (Vous averti si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données) 11- Impression du Code-Barres du produit en plusieurs exemplaires 12- Fonction de Prêt* (Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt) (Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu un seul produit par référence.) 13- Date de Péremption* (Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l ajout d un produit dans le stock.) 14- Eviter la fermeture de la fenêtre (Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des caractéristiques similaires.) 15- Uploader une image* (Cliquez sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.) (cf. Import Images Web) 16- Agrandir ou réduire la fenêtre* (Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d afficher ou cacher l illustration du produit.) *Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE. Page 15 26/02/2015

17 Import Images Web NB : Cette fonction apparaîtra uniquement si vous avez préalablement attribué un code-barres à votre produit. 1- Recherche GSE (GSE va se connecter à Internet sur le site désigné en et va rechercher avec le code-barres de l article les illustrations disponibles sur le site web) (cf. Comment importer l image d un article?) (NB : GSE ne pourra télécharger que les images au format.jpg ou.bmp, le format.png n étant pas pris en charge par VBA.) Vous pouvez désigner un site particulier en cochant l option «Autre site» 2- Import Manuel (Vous pouvez rechercher une illustration pour votre article directement sur votre ordinateur.) 3- Recherche sur Google Books (Cette option vous permet d ouvrir une page de Google Livres avec le code-barres de votre article) Cette option n est utile que si vous gérez une bibliothèque avec GSE et que vous voulez importer des informations spécifiques à un livre grâce à son code ISBN (= code barre unique pour les livres). (NB : GSE ne fera qu ouvrir votre navigateur Internet sur la page dédié au livre, il ne fera aucune importation automatique.) Page 16 26/02/2015

18 Modification Produit Page 17 26/02/2015

19 Description de la fenêtre Modification de Produit : 1- Référence du Produit à sélectionner (Cette référence et unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques) (Cette référence ne doit pas contenir «-REF» et «-DP -», elles sont réservées à GSE) 2- Nom du Produit à sélectionner 3- Nom du Produit Modifiable 4- Prix du produit Modifiable 5- TVA Modifiable * 6- Nombre limite de commande Modifiable (GSE vous indiquera automatiquement qu il faudra commander ce produit dès que cette limite sera atteinte lors de la sortie du Produit) (Cette limite peut-être spécifiée pour chaque Produit indépendamment) 7- Emplacement physique Modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage 8- Description du Produit Modifiable 9- Code-Barres du Produit 10- Numéro du Code-Barres du Produit* (Si l option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à plusieurs références de produits. Il peut s agir d un même produit, mais avec des dates de péremption différentes par exemple.) 11- Messages signalétiques* (Vous averti si le scan de votre produit a été pris en compte) (Vous averti si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données) 12- Code-Barres du Produit* 13- Import en Masse de codes-barres* (Si vous avez déjà des produits dans votre stock qui n ont pas encore de codes-barres, vous pouvez utiliser cette fonction.) (cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock) 14- Fonction de Prêt* (Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt) (Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu un seul produit par référence.) 15- Date de Péremption* (Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l ajout d un produit dans le stock.) 16- Eviter la fermeture de la fenêtre (Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des caractéristiques similaires.) 17-Agrandir ou réduire la fenêtre* (Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d afficher ou cacher l illustration du produit.) Page 18 26/02/2015

20 18-Uploader une image* (Cliquer sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.) (cf. Import Images Web) 19-Supprimer (Ce Bouton vous permet de supprimer totalement le Produit sélectionné du Stock) 20- Défilement article par article pour visualiser rapidement ceux qui n ont pas de codes-barres.* (cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock) *Cette fonction sera visible uniquement si elle est activée dans les paramètres de GSE. Page 19 26/02/2015

21 Manuel Ajout d utilisation du Logiciel GSE Page 20 26/02/2015

22 Description de la fenêtre Ajout de Produit : 1- Référence du Produit à sélectionner (Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques) 2- Nom du Produit à sélectionner 3- Nom du Produit 4- Stock actuel pour la Référence sélectionnée 5- Stock Global sous la même Référence (Total de tous les Produits sous la même référence ; soit une référence unique, soit une référence avec plusieurs Dates de péremption.) 6- Quantité (Nombre de Produits à ajouter dans le stock actuel pour la Référence sélectionnée.) 7- Prévision (Nombre total des Produits déjà présents dans le stock actuel sous la Référence sélectionnée + le nombre total de Produits que vous allez ajouter dans le stock.) 8- Date d ajout (Date et heure lors de l ajout du Produit sélectionné.) (NB : Si l autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.) 9- Date limite (Il s agit de la Date de péremption de votre Produit DLC ou DLUO) 10- Fournisseur du Produit 11- Unité du Produit (Kg, Litre, etc ) (Ces unités sont modifiables dans les paramètres de GSE.) 12- TVA* 13- Emplacement physique Modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage 14- Prix en Stock (Prix actuel de vos Produits déjà présents dans votre stock.) 15- Prix Ajout (Prix du ou des Produits que vous allez ajouter dans votre stock.) (NB : Le prix d ajout est le prix auquel vous allez vendre votre Produit.) 16- Prix Pondéré Le Prix pondéré dans GSE peut être également appelé coût moyen pondéré des stocks, ou coût unitaire moyen pondéré (CUMP). Le coût moyen pondéré est une technique comptable d'évaluation des stocks. Cette méthode permet de déterminer la valeur du stock. L'ensemble des biens de même nature sert à calculer le coût moyen pondéré lors de chaque entrée de stock. Le CUMP se calcule en prenant la valeur initiale par article multipliée par le nombre d'articles en stock. Il faut additionner le résultat obtenu à la valeur des articles entrant en stock multipliée par le nombre d'articles entrant en stock. Le total doit être divisé par le nombre total d'articles restant en stock. Page 21 26/02/2015

23 17- Description du Produit Modifiable 18- Réceptionneur (Nom de la personne qui ajoute un Produit sélectionné dans le stock.) (NB : Si l autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.) 19- Prix Total des Produits ajoutés 20- Agrandir ou réduire la fenêtre* (Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d afficher ou cacher l illustration du produit.) 21- Illustration du Produit* 22- Description du Produit 23- Code Barre du Produit* (NB : Le code barre n apparaît que si le produit à été renseigné avec un code barre dans la base de données.) 24- Messages signalétiques* (Vous averti si le scan de votre produit à été pris en compte) (Vous averti si plusieurs codes barres identiques sont présents dans la base de données) 25-Numéro de Lot* Renseigner le numéro de lot de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre Produit. (NB : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.) 26-Numéro du Bon de Livraison* Renseigner le numéro du bon de livraison de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre Produit. (NB : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.) 27-Nombre de palette* 28-Etat du lot* Renseigner l état général du conditionnement de votre Produit lors de son arrivée dans votre stock Champs libre n 1 2-3* Vous pouvez renseigner ici n importe qu elle donnée utile pour vous (T C d arrivée du colis, Conformité, Jours de retard de livraison, etc ) 32-Prix d achat* Il s agit du prix d achat de votre Produit chez votre Fournisseur 33-Marge* Il s agit de la différence entre le Prix d achat chez votre Fournisseur et le prix d ajout de votre Produit. 34-Pourcentage de Marge* Il s agit du pourcentage de votre marge. Page 22 26/02/2015

24 35-Historique des achats Fournisseurs* Dans cette fenêtre, vous visualisez rapidement les derniers prix appliqués par vos Fournisseurs. (Prix, Quantité, Nom du Fournisseur) (NB : en cliquant sur une ligne de cette fenêtre vous pouvez voir le détail du Produit.) *Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE. Page 23 26/02/2015

25 Retrait Page 24 26/02/2015

26 Description de la fenêtre Retrait de Produit : 1- Référence du Produit à sélectionner (Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques) (Cette référence ne doit pas contenir «-REF» et «DP», elles sont réservées à GSE) 2- Nom du Produit à sélectionner 3- Nom du Produit 4- Stock actuel pour tous les Produits ayant la même Référence que celle sélectionnée. (Ce stock comprend tous les produits d une même Référence, avec toutes les Dates de péremption différentes.) 5- Prix du Produit sélectionné à sortir du stock 6- Balance (Balance = Quantité restante dans le stock après retrait du stock votre Produit) 7- Unité du Produit (Kg, Litre, etc ) 8- Emplacement physique Modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage 9- Date limite (Si ces lettres XX/XX/XX sont affichées, c est que votre Produit possède une Date de péremption.) 10- Quantité à sortir Il s agit du nombre de Produit que vous allez sortir du Stock pour la Référence sélectionnée. 11- Date de sortie (Date et heure lors de la sortie du Produit sélectionné.) (NB : Si l autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.) 12- Nom du Client 13- Après un clic sur l image, vous accédez à la Fiche Client du client sélectionné. 14- Etat de Facturation OUI = Facture payée NON = Facture impayée PARTIELLEMENT = Facture payée en partie 15- Durée du Prêt 16- Date de retour du Produit sorti du Stock en fonction de la Durée du prêt renseignée préalablement. 17- Nom de l Approvisionneur Nom de la personne qui sort le produit du stock. (NB : Si l autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.) 18- Note du Personnel (Emplacement libre en cas de besoin.) Page 25 26/02/2015

27 19- TVA* (Taux de TVA appliqué au Produit sélectionné. Ce taux est renseigné lors de la création d un Nouveau Produit et il est modifiable dans la fenêtre Modification Produit.) 20- Prix total Prix du Produit sélectionné * Nombre de produits sortis. (NB : Si vous éditez une facture, ce label vous affichera également le prix total de la facture.) 21- Editer une Facture* Si vous cochez cette option, la fenêtre de sortie restera affichée après validation pour que vous puissiez ajouter d autres Produits pour le même Client (= Facture unique). Les produits ajoutés seront visibles sur une liste récapitulative à la place du Nom de l Approvisionneur et de la Note du Personnel : La Facture sera générée après avoir cliqué sur le bouton «Sortie» de la fenêtre. 22- Frais de Port* 23- Agrandir ou réduire la fenêtre* (Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d afficher ou cacher l illustration du produit.) 24- Illustration du Produit* 25- Description du Produit Page 26 26/02/2015

28 26- Code-Barres du Produit* (NB : Le code-barres n apparaît que si le produit a été renseigné avec un code-barres dans la base de données). 27- Messages signalétiques* (Vous averti si le scan de votre produit a été pris en compte) (Vous averti si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données) 28- Message d Avertissement Si la quantité que vous désirez sortir du stock dépasse la limite de commande (cf. Nouveau Produit) renseignée pour le Produit sélectionné, le message «A COMMANDER» s affiche. Si la quantité de Produit que vous désirez sortir du stock dépasse la quantité réelle du stock, le message «IMPOSSIBLE» s affiche. 29- Sortie Rapide* En cliquant sur l icône représentant un chronomètre, vous activez la sortie rapide. Après validation de la sortie, GSE ne vous demandera pas de confirmer et ne fera aucun récapitulatif de la sortie en cours. NB : Cette fonction est surtout utile pour une sortie rapide de produits à l aide d un scanner de codebarres. (cf. Sortie Rapide) 30-Numéro du dernier Lot* Il s agit du dernier numéro de lot entré dans le stock pour ce Produit. Le numéro de lot affiché est le numéro du dernier lot connu qui est rentré dans le stock pour ce Produit. Une même Date de Péremption peut-être associée à plusieurs lots. (NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du lot pour ce Produit.) 31-Numéro du dernier Bon de Livraison* Il s agit du numéro du dernier Bon de Livraison entré dans le stock pour ce Produit. Le numéro du Bon de Livraison affiché est le numéro du dernier Bon de Livraison connu qui est rentré dans le stock pour ce Produit. Une même Date de Péremption peut-être associée à plusieurs Bon de Livraison différents. (NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du Bon de Livraison pour ce Produit.) 32-Désignation aléatoire du n de lot et du n du BL* - Si coché : le numéro de lot et du BL correspondent aux derniers numéros entré dans le stock pour ce Produit. - Si décoché : vous confirmez vous-même en décochant que le numéro de lot et du BL correspondent réellement à ce Produit. (NB : si vous avez effectué un double clic sur le numéro de lot ou du BL, cette option sera cochée et activée pour confirmer vos modifications.) Page 27 26/02/2015

29 33-Produit en prêt provisoire* En cochant cette option vous spécifiez la sortie de votre Produit comme un prêt. Ce produit ne sera plus comptabilisé dans votre stock. Le statut de prêt sera visible lors de la génération de l inventaire des Produits en prêt. (cf. Gérer l inventaire des produits en prêt) 34-Produits Périmés* Renseigner ici si vous sortez un Produit de votre stock parce qu il ne peut plus être consommé ou vendu. 35-Causalité* Indiquer ici pourquoi ce Produit doit-être sortis du stock. *Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE. Page 28 26/02/2015

30 VI Présentation des fenêtres secondaires Inventaire Sur cette fenêtre vous avez accès à tout l inventaire de votre Stock. Page 29 26/02/2015

31 Paramètres Dans la fenêtre des paramètres vous avez accès à 13 onglets différents : 1- Vues du Programme 2- Gestion des accès 3- Paramètres de Gestion 4- Paramètres Monétaires 5- Paramètres Logiciel 6- Gestion des Erreurs 7- Informations sur le Programme 8- Unités de volume 9- Gestion des Dates de péremption 10- Options complémentaires 11- Catégories Fournisseurs 12- Statuts 13- Moyens de Paiement Page 30 26/02/2015

32 Utilisateurs Sur cette fenêtre vous pouvez gérer l accès de tous les utilisateurs de GSE. Page 31 26/02/2015

33 Réseaux Fiche Fournisseurs Fiche Clients Page 32 26/02/2015

34 RAZ Sur cette fenêtre vous pouvez supprimer, optimiser, importer votre Base de données et effacer, modifier votre modèle de Facturation. Page 33 26/02/2015

35 Historique Sur cette fenêtre vous pouvez visualiser toutes les actions effectuées dans GSE. (NB : Cette fonction doit tout d abord être activée dans les paramètres de GSE.) Page 34 26/02/2015

36 Statistiques Sur le prolongement de la fenêtre d accueil, vous avez accès aux statistiques de base de votre stock et à l historique des dernières actions effectuées dans GSE. Page 35 26/02/2015

37 VII Procédures d application Comment créer un nouvel article dans le stock? + Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (cf. Nouveau Produit) 2 informations sont obligatoires pour enregistrer un produit dans GSE : 1- Renseigner une Référence pour votre Produit Il n y a pas de limite de taille pour votre référence. Cette référence doit être unique, il ne peut y avoir deux Références identiques dans GSE. Vos Références ne doivent pas contenir les suites «REF» et «-DP-», ces expressions sont exclusivement réservées à GSE pour gérer les Dates de Péremption! Conseil : Pensez à classer vos produits par famille, genre ou caractéristiques et adapter les Références en fonction de ces critères. 2- Renseigner un Nom pour votre Produit Il n y a pas de limite de taille pour votre nom. Il peut y avoir plusieurs produits avec des noms identiques (mais avec des Références différentes). Le nom de vos Produits ne doit pas contenir la suite «-DP-», cette expression est exclusivement réservée à GSE pour gérer les Dates de Péremption! Les autres informations sont facultatives. Information : Par cette procédure vous ajoutez un nouveau produit dans votre stock (donc dans votre Base de données). Par défaut, la quantité de ce produit est à 0, il est juste référencé. Vous devez maintenant ajouter une quantité à ce produit nouvellement créé. (cf. Ajout) Page 36 26/02/2015

38 Comment ajouter un article dans le stock? + Accéder à la fenêtre d Ajout d un Produit (cf. Ajout) 1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son codebarres #. 2- Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le Stock (suivant l Unité : Unité, Kg, L etc ) 3- Renseigner la Date de péremption le cas échéant. 4- Renseigner le Fournisseur 5- Renseigner l Unité 6- Renseigner le Prix 7- Renseigner une Note si besoin 8- Renseigner l Approvisionneur 9- Cliquer sur Valider 10- Confirmer la validation de la saisie Votre Produit est désormais enregistré dans le stock. Page 37 26/02/2015

39 Comment modifier un article dans le stock? + Accéder à la fenêtre Modification d un Produit (cf. Modification Produit) 1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son codebarres #. 2- Vous pouvez modifier tous les champs accessibles dans la fenêtre de Modification. Vous ne pouvez pas modifier la Référence d un produit! Si vous voulez modifier la Référence d un produit, vous devez supprimer le produit à modifier et le recréer! Lors de la modification d un produit, comme son nom, son prix, sa description les modifications ne seront pas prises en compte dans l historique des entrées et sorties effectuées avant la modification, mais seront bien prises en compte pour les entrées et sorties à venir. Page 38 26/02/2015

40 Comment supprimer un article du stock? + Accéder à la fenêtre Modification d un Produit (cf. Modification Produit) 1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son codebarres #. 2- Cliquer sur le bouton de suppression 3- Confirmer la suppression NB : Si votre article est renseigné dans votre stock avec une ou plusieurs Dates de péremption, vous devrez préalablement supprimer chaque article selon sa Date de péremption, puis vous pourrez supprimer l article principal. L historique des entrées et sorties de cet article ne seront pas supprimées dans GSE, sauf si vous supprimer l historique complet des entrées et sorties de tous les produits du stock. Votre article est désormais supprimé du stock! Page 39 26/02/2015

41 Comment sortir un ou plusieurs articles du stock? + Accéder à la fenêtre Retrait (cf. Retrait) 1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son codebarres #. 2- Renseigner la Quantité à sortir du stock 3- Renseigner le Client (Facultatif) 4- Renseigner l état de Facturation (Il s agit uniquement d une information gardée dans l historique de sortie de GSE. Il n y a aucun traitement sur cette information. Il convient, après acquittement de la Facture, au Super- Administrateur de GSE de modifier cette information dans l historique. Cette information sera disponible dans l inventaire des sorties.) 5- Renseigner la Durée du prêt le cas échéant (GSE calculera automatiquement la Date de retour.) 6- Renseigner le nom de l Approvisionneur 7- Rédiger un Commentaire si besoin 8- Cocher l option «Editer une Facture» en cas de besoin 9- Renseigner les Frais de Port le cas échéant. (Les Frais de ports sont ceux qui sont renseignés sur la Fiche du Client que vous venez de sélectionner pour la sortie.) 10- Cliquer sur Valider Plusieurs modes de confirmation s offrent à vous selon les Produits à sortir du stock : A- Votre Produit ne contient pas de Date de péremption : Il vous suffit alors simplement de confirmer votre action de sortie sur la fenêtre récapitulative. Page 40 26/02/2015

42 B - Votre Produit contient une Date de péremption : Si vous sortez un Produit de votre stock avec la même Date de péremption ou avec plusieurs Dates de péremption différentes, GSE vous dispose de 2 modes de sortie : 1) La méthode Manuelle (NB : Si vous sortez des produits du stock avec un scanner de code-barres, seule la méthode de sortie Manuelle est autorisée!) Vous sélectionner vous-même quels produits, selon leur Dates de péremption, vous voulez sortir du stock. Dans ce cas : Cliquer sur l option «Spécifier une quantité manuelle pour chaque produit à sortir» Cliquer sur la liste récapitulative, puis cocher la ou les ligne(s) correspondante(s) Cliquer sur Valider Valider la quantité à sortir par ligne Page 41 26/02/2015

43 GSE vous récapitule les produits effectivement sortis du stock et vous indique les quantités restantes à sélectionner. Une fois vos quantités sélectionnées et sorties du stock vous pouvez quitter la fenêtre. Option : suppression des lignes vides des Produits Périmés (cf. Suppression des Produits Périmés vides) 2) La méthode Automatique Page 42 26/02/2015

44 Vous laissez GSE sélectionner le ou les Produit(s) dont les Dates de péremption sont le plus proche. Dans ce cas, il vous suffit de : cliquer sur Valider. Une fois vos quantités sélectionnées et sorties du stock, vous pouvez quitter la fenêtre. Option : suppression des lignes vides des Produits Périmés (cf. Suppression des Produits Périmés vides) Page 43 26/02/2015

45 Suppression des Produits Périmés vides Une fois que vous, ou GSE avez sorti le nombre de produits voulus, il arrive que des Références avec une Date de péremption peuvent être vides. Il peut être inutile de les conserver si leur Date de péremption approche ou si vous n aurez plus d articles avec cette date de votre Fournisseur. Dans ce cas vous pouvez demander à GSE de supprimer ces Références du stock. Avant de fermer la fenêtre de sélection des Produits à sortir, il suffit de cocher les Références à supprimer de votre stock, puis de cocher l option «Supprimer définitivement les références vides et cochées de la Base de donnée, à la sortie de cette fenêtre.». Vous pouvez ensuite cliquer sur «Quitter» pour fermer la fenêtre et GSE supprimera les Références sélectionnées. Si vous confirmez la suppression des Références vides, il n y aura que ces références, avec leur Date de péremption qui seront supprimées du stock. Le produit, lui, sera toujours visible dans le stock et sera toujours disponible pour y ajouter d autres quantités et d autres Dates de péremption. Page 44 26/02/2015

46 VIII Gérer l inventaire du stock Options de la fenêtre «Inventaire sélectif» + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) 1- Générer au format web Cette option vous permet de générer votre inventaire dans une page Excel au format html (Utile si vous devez diffuser votre inventaire sur un site Internet par exemple) 2- Générer dans un nouveau fichier Excel Si vous ne choisissez pas l option «Générer au format web, c est alors cette option qui est cochée par défaut. 3- Insérer la valeur de sortie ou d entrée cumulée GSE effectue le calcul de la valeur marchande des entrées et/ou des sorties sur la période choisie. 4- Trier par fournisseurs et clients GSE trie dans l ordre alphabétique les entrées par fournisseurs et les sorties par clients. 5- Vous pouvez choisir de n afficher dans le rapport que les entrées, ou que les sorties pour la période choisie. 6- Choisissez de visualiser les entrées et/ou les sorties d une journée uniquement 7- Choisissez de visualiser les entrées et/ou les sorties sur une période calendaire. Page 45 26/02/2015

47 Gérer l inventaire des entrées et sorties du stock journalier + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - sélectionner la date du jour désiré - cliquer sur le Bouton «Inventaire du Jour» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif des Entrées et Sorties pour le jour sélectionné par l utilisateur. Page 46 26/02/2015

48 Gérer l inventaire des entrées et sorties du stock sur une période déterminée + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée - cliquer sur le Bouton «Inventaire Sélectif» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif des Entrées et Sorties pour la période sélectionnée par l utilisateur. Page 47 26/02/2015

49 Gérer l inventaire des entrées (par fournisseurs, jours, mois, année) + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - sélectionner l inventaire désiré en cliquant sur le bouton correspondant GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de toutes les Entrées en historique, suivant le critère demandé Gérer l inventaire des sorties (par client, jours, mois, année) + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - sélectionner l inventaire désiré en cliquant sur le bouton correspondant GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de toutes les Sorties en historique, suivant le critère demandé. Page 48 26/02/2015

50 Gérer l inventaire des produits en prêt + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Stock en Prêt» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de toutes les Sorties en Prêt qui sont en cours. Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l emprunteur et la Date de retour pour chaque Produit sorti Gérer l inventaire des produits avec une date de péremption + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Inv. Date de Péremption» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de tous les Produits présents dans le stock avec une Date de Péremption. GSE triera tous vos Produits selon leur Nom si vous cliquez sur le bouton «Tris par Produits». GSE triera tous vos Produits selon leur Date de péremption si vous cliquez sur le bouton «Tris par Date». Page 49 26/02/2015

51 Visualiser l inventaire du stock Urgent + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Voir le Stock Urgent» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de tous les produits qui sont proches ou sont en rupture de stock et qui doivent être commandés Visualiser l inventaire des produits réformés + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Stock Réformés» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de tous les produits retirés du stock. (Ce sont tous les produits qui ne doivent pas être gardés dans le stock : produit abimé, à date de péremption dépassée, interdit à la vente etc ) Page 50 26/02/2015

52 Visualiser l inventaire de gestion des Lots + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Gestion des Lots» Vous avez la possibilité de visualiser de différente façons la répartition des lots dans votre stock.. Page 51 26/02/2015

53 Visualiser graphiquement la durée théorique de présence des lots par Produits + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Durée Théorique de présence des Lots par Produits» Pour visualiser le temps de présence théorique des lots pour un Produit, procéder de cette façon : Renseigner le nom du Produit désiré Cliquer sur le Bouton «Rechercher» Plusieurs options sont disponibles : Respecter la case : GSE doit rechercher le mot exact du Produit si cette case est cochée. Marge estimée de présence du Lot avant sa rupture : selon les paramètres établis dans GSE, vous ajouterais un nouveau lot dans votre stock avant la rupture du lot précédent. Les 2 lots vont alors être présents simultanément. Avec cette option vous définissez un temps de cohabitation entre ses 2 lots. Page 52 26/02/2015

54 Date de départ de la recherche : Ce graphique prend en compte un maximum de 49 lots pour 1 produit. Avec cette option vous pouvez réduire la taille du graphique et par conséquent le nombre de lots recherchés. Zoom sur le graphique : permet de réduire ou d agrandir le graphique. Flèches gauche/droite : permet d ajouter d autres lots ou de revenir aux lots de départ. Visualiser rapidement le temps de présence de chaque lot pour un Produit dans votre stock Principe de base : Soit vous ne savez pas quand les lots sont sortis de votre stock : votre lot est margé. Soit vous savez précisément quand un lot n est plus présent dans votre stock (suite à un inventaire ou une rupture de Produit) : votre lot est certifié. Page 53 26/02/2015

55 Personnaliser votre inventaire + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Stock Global sélectif» Cette fenêtre vous permet de sélectionner quelles Indications vous désirez voir apparaître dans le classeur Excel généré par GSE après validation. Cocher le bouton du haut d une colonne pour sélectionner toutes les informations disponibles. Page 54 26/02/2015

56 Ou sélectionner par colonne, en ordre croissant, l information désirée. GSE cochera automatiquement la Référence sélectionnée. GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec toutes les Références sélectionnées selon l ordre des colonnes demandées. Page 55 26/02/2015

57 Vous avez la possibilité d enregistrer plusieurs configurations de colonnes pour les rappeler ultérieurement. Pour enregistrer une configuration : - Renseigner un nom pour votre configuration - Cliquer sur l icône de la disquette pour enregistrer Pour appeler une configuration : - Sélectionner une configuration que vous avez enregistrée dans la liste déroulante Page 56 26/02/2015

58 IX Gérer un stock avec des produits en prêt Ajouter un nouveau produit en prêt NB : GSE vous permet de gérer le prêt d article. GSE gère uniquement 1 prêt par article. Vous devrez donc ajouter 1 produit par prêt possible. + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Nouveau Produit) Il vous suffit de cocher l option «Sera disponible en prêt». La limite de commande passe alors à 0. Chaque article en prêt est géré individuellement dans GSE. Il vous faudra donc créer autant d articles que vous en avez dans votre stock. Ex : vous avez 3 exemplaires du livre «Les Hommes viennent de Mars et les Femmes de Venus» de John Gray, il vous faudra donc créer 3 Nouveau Produits de cet article à l identique, mais avec une Référence différente! Pour créer un autre article identique : Renseigner la fenêtre avec toutes les caractéristiques de votre 1 er article. Cocher l option «Ne pas fermer cette fenêtre après validation pour ajouter d autres produits avec les mêmes caractéristiques». Cliquer sur le bouton «Valider». Changer la Référence pour un autre article identique. Cliquer sur le bouton «Valider». Après avoir ajouté vos articles identiques, cliquer sur le bouton «Sortie» pour quitter la fenêtre. NB : Votre article est ajouté avec une quantité à 1, vous n avez pas besoin d en ajouter après sa création! Page 57 26/02/2015

59 Sortir un produit disponible en prêt + Accéder à la fenêtre Retrait des Produits (cf. Retrait) Pour sortir un Produit en prêt : Choisissez le Produit à sortir du Stock disponible en prêt. NB : Lorsqu un Produit est disponible en prêt, la quantité à sortir est figée à 1 sur la fenêtre de retrait et la saisie de la Durée du prêt devient possible. Renseigner l emprunteur Si l emprunteur n est pas dans la liste de GSE, il suffit d ajouter son nom et son prénom dans le carré de saisie. Renseigner la Durée de l emprunt GSE calcul automatiquement la Date de retour en fonction de la Date d emprunt et de la durée du prêt. Page 58 26/02/2015

60 Visualiser les produits empruntés ou en retard + Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire) - Cliquer sur le bouton «Stock en Prêt» GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif de toutes les Sortie en Prêt qui sont en cours. Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l emprunteur, la Date de retour pour chaque Produit sorti et le nombre de jours de retard le cas échéant Visualiser les clients emprunteurs (Voir la procédure identique à celle ci-dessus : Visualiser les produits empruntés ou en retard) Page 59 26/02/2015

61 X Gérer un stock avec des produits ayant une Date de péremption (Ddp) Ajouter un nouveau produit avec une Ddp + Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (cf. Nouveau Produit) Il vous suffit de cocher l option «Aura une date de péremption». Pour créer un autre article identique : Renseigner la fenêtre avec toutes les caractéristiques de votre 1 er article. Cocher l option «Ne pas fermer cette fenêtre après validation pour ajouter d autres produits avec les mêmes caractéristiques». Cliquer sur le bouton «Valider». Changer la Référence pour un autre article identique. Cliquer sur le bouton «Valider». Après avoir ajouté vos articles identiques, cliquer sur le bouton «Sortie» pour quitter la fenêtre. Si le code-barres existe déjà dans votre stock, GSE vous préviendra par ce message : Page 60 26/02/2015

62 Après avoir créé un nouveau Produit, il vous faut ajouter une quantité de votre Produit dans votre Stock. + Accéder à la fenêtre Ajout Produit (cf. Ajout) Pour ajouter un Produit avec une Date de péremption : Sélectionner votre Produit par nom ou par Référence. Si le Produit peut avoir une Date de péremption, l option «Date limite apparaîtra». Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le stock Renseigner la Date limite (= Date de péremption) de votre Produit Renseigner le Fournisseur Renseigner l Unité du Produit (Kg, Litre, etc ) Renseigner le Prix d ajout du Produit Cliquer sur le bouton «Valider» Page 61 26/02/2015

63 Gérer une alerte sur le suivi des Dates de péremption GSE vous permet de gérer le suivi des Dates de péremption de vos Produits. Pour cela, il faut tout d abord que l option soit activée dans les paramètres de GSE. Pour que GSE gère le suivi de vos Dates de péremption, il faut également activer l option de suivi. GSE vérifiera la validité des Dates de péremption à chaque ouverture du programme et vous affichera une alerte en cas de Produits périmés ou proche de l être. Vous pouvez définir une marge de vérification pour la validité de vos Dates de péremption. Exemple : Vous définissez une marge de 3 semaines. Votre produit sera périmé le 1er janvier 2016 GSE vous mettra une alerte 3 semaines avant le 1 er janvier 2016, à partir du 11 décembre Exemple de la fenêtre d avertissement pour signaler la présence de Produits périmés dans le stock Page 62 26/02/2015

64 Sortir un produit périmé du stock Si vous avez activé la gestion des Dates de péremption dans les paramètres de GSE, vous pouvez demander à GSE de sortir automatiquement un Produit périmé de votre stock à chaque ouverture. NB : Attention, le Produit sera supprimé de la Base de données sans aucun message d avertissement et sans aucune trace de sortie! Page 63 26/02/2015

65 XI Mode Manuel / Automatique Qu est-ce que le Mode Manuel? En laissant le paramètre sur OUI, vous activez le Mode Manuel. (cf. Votre Produit contient une Date de péremption/la méthode Manuelle) Qu est-ce que le Mode Automatique? En laissant le paramètre sur NON, vous activez le Mode Automatique (cf. Votre Produit contient une Date de péremption/la méthode Automatique) Page 64 26/02/2015

66 XII Gérer les Codes-barres Qu est-ce que le Code-barres EAN? Exemple de code barre EAN 13 Le code EAN (European Article Numbering) est un code-barres utilisé par le commerce et l'industrie conformément aux spécifications d EAN International, organisme aujourd'hui remplacé par GS11. Il est connu en France sous le nom de GENCODE, à tort, puisque GENCOD était le nom de l'organisme français chargé de sa régulation nationale. L'EAN est composé de 8, 10 ou 13 chiffres représentés sous forme de séquences de barres noires et blanches formant un code à barres. À noter que le lecteur lit les lignes blanches et non les noires. Ce type de code à barres se trouve sur la presque totalité de produits courants (alimentation, vêtements, pharmacie, papeterie, électroménager, etc.). Le code est lu lors du passage aux caisses des commerces. Il existe des codes EAN 8 et des codes EAN 13, composés respectivement de 8 ou 13 chiffres : Les codes EAN 8 sont réservés à l'usage sur des produits de petite taille (paquets de cigarettes par exemple). Les codes EAN 10 ont été remplacés par les codes EAN 13 et sont utilisés sur tous les autres produits. Les codes à barres sont destinés à être lus à des distances différentes, et donc les lecteurs ne mesurent pas la largeur réelle des barres, mais leurs largeurs relatives, en détectant uniquement les zones de transition selon leur propre référence de mesure. Cela induit des contraintes élevées sur le codage, car ces lecteurs n ont au départ aucune information sur la largeur élémentaire utilisée dans le codage. Ils doivent donc la déduire de ce qu ils captent, et être en mesure de déterminer si ce qu ils ont détecté correspond à la réalité du codage initial. Par conséquent, le codage intègre plusieurs points de contrôle permettant de régler automatiquement le lecteur aux particularités du support où ces codes à barres sont imprimés, et de vérifier la qualité de cette lecture dans les conditions variables où le lecteur sera utilisé. Source Wikipédia GSE gère les codes EAN 13, la norme la plus répandue actuellement. Page 65 26/02/2015

67 Créer un nouveau code-barres Pour créer un nouveau code-barres que vous utiliserez sur un des produits de votre stock : Désigner une Référence Désigner le Nom d un Produit La fenêtre de codes-barres devient alors accessible : Renseigner alors un numéro à 13 chiffres (obligatoirement) pour créer votre code-barres. NB : Les lettres ne sont pas autorisées dans le code-barres! GSE génère alors automatiquement un code-barres qui sera reconnu par n importe quel lecteur de codes-barres capable de lire un code EAN. Page 66 26/02/2015

68 Imprimer les nouveaux codes-barres créés Pour imprimer un code-barres créé dans GSE, il suffit de cliquer sur l icône de l imprimante. GSE vous permet d imprimer plusieurs codes-barres que vous pourrez imprimer sur une feuille simple ou sur des feuilles autocollantes. Veillez à imprimer avec une qualité d impression élevée pour que les codes-barres soient facilement lisibles par les lecteurs. Page 67 26/02/2015

69 Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock Si vous possédez une Base de donnée déjà existante et que vous désirez ajouter des codes-barres à chaque produits dans votre Base de donnée, procéder comme suit : Allez sur la fenêtre Modification : Page 68 26/02/2015

70 - Choisissez l article sur lequel vous allez ajouter un code-barres. - Cocher l option «Import en masse de codes-barres». - Scanner le code-barres de l article. GSE enregistre alors automatiquement le code-barres de l article dans la Base de données, sans vous demander de confirmer! Une fois le code-barres scanné, GSE passe au produit suivant en descendant automatiquement d une ligne dans votre Base de données. L option vous permet de descendre de lignes en lignes dans votre Base de données, ce qui vous permet d accéder rapidement et plus facilement à vos Produits pour ajouter un code-barres (vous pouvez visualiser directement grâce à la fenêtre si le Produit contient ou non un codebarres). Utiliser un smartphone en Wifi comme lecteur de code-barres Pour utiliser un smartphone comme un lecteur de code-barres en Wifi, il faut que votre smartphone puisse communiquer avec votre PC. Pour cela il faut installer, puis configurer un serveur VNC sur votre PC. Virtual Network Computing (VNC, signifiant en anglais Informatique virtuelle en réseau), est un système de visualisation et de contrôle de l'environnement de bureau d'un ordinateur distant. Il permet au logiciel client VNC de transmettre les informations de saisie du clavier, de la souris ou d un lecteur de code-barres à un ordinateur distant, possédant un logiciel serveur VNC à travers un réseau informatique. Il y a beaucoup d applications pour installer un serveur VNC : UltraVNC, TightVNC, etc Après l installation d un serveur VNC, il vous faudra installer et configurer un lecteur de codebarres Wifi sur votre smartphone. L application utilisera l appareil photo de votre smartphone pour lire le code-barres de votre Produit et l enverra sur votre PC en Wifi comme si le code-barres était directement tapé sur votre clavier. (Utilisez de préférence un smartphone avec un flash intégré. Il est souvent nécessaire d allumer la lampe du flash pour que l appareil photo du smartphone détecte bien le code-barres.) Vous trouverez Gratuitement sur le site une procédure complète pour installer et configurer le logiciel UltraVNC sur un pc, ainsi qu une procédure complète pour installer un programme de lecture de code-barres (ScanPet) sur un téléphone équipé du système Androïd. Inscrivez-vous sur le site connectez-vous à l espace membre et copier/coller cette adresse dans votre navigateur internet : Il est possible d utiliser des smartphones avec des systèmes d exploitation différents comme ios pour iphone ou Windows Mobile pour Windows Phone à condition que vous y installiez un programme de lecteur de code-barres en Wifi. Page 69 26/02/2015

71 Utiliser un lecteur de codes-barres (douchette, scannette ou scanner) USB Vous pouvez utiliser n importe quel lecteur de codes-barres USB s il est compatible et reconnu sur votre système d exploitation où est installé GSE (Système d exploitation Windows). La majorité, sinon, tous les lecteurs USB sont capables de lire les codes-barres utilisés par GSE. Brancher votre lecteur de codes-barres USB sur un des ports USB libre de votre PC. Exemple sur Windows XP : Exemple sur Windows 8.1 : Redémarrer votre ordinateur. Ouvrez le Bloc note de Windows, cliquer dans la fenêtre de saisie (le curseur doit clignoter). Scanner un code-barres à 13 chiffres. Si des chiffres apparaissent dans la fenêtre, votre scanner est opérationnel. Si des lettres minuscules apparaissent dans la fenêtre, verrouiller votre clavier en Majuscule et refaite un scan. Page 70 26/02/2015

72 Utiliser un lecteur de codes-barres (douchette, scannette ou scanner) en Wifi Vous pouvez utiliser n importe quel lecteur de codes-barres USB avec un module Wifi s il est compatible et reconnu sur votre système d exploitation où est installé GSE (Système d exploitation Windows). La majorité, sinon, tous les lecteurs USB Wifi sont capables de lire les codes-barres utilisés par GSE. Brancher le module Wifi USB sur un des ports USB libre de votre PC. Un module ressemble bien souvent à une simple clé USB, mais qui est en fait le récepteur de lecteur de codes-barres. NB : La majorité des lecteurs de codes-barres wifi sont livrés avec un câble USB. Ce câble peut être utilisé en cas de défaillance de votre récepteur Wifi ou en cas de mauvaise réception. Le câble vous permet aussi de recharger votre lecteur de codes-barres. (Vérifiez bien que le voyant de charge reste allumé si vous éteignez ou mettez votre PC en veille.) Suivant les lecteurs de codes-barres plusieurs options sont possibles : Augmenter, réduire ou désactiver le bip de scan Activer ou désactiver une lecture de scan en continu Changer la langue de lecture du scanner (pour clavier Azerty ou Qwerty) Changer la norme de lecture du scanner EAN-13, Code 128 Activer ou désactiver le retour à la ligne après un scan NB : Il y a une pléthore d offre de lecteur de codes-barres et la majorité des lecteurs de codesbarres sont livrés avec une notice en anglais. Vous trouverez sur le site des lecteurs certifiés compatibles et testés pour être utilisés avec GSE. Exemple d un lecteur USB et d un lecteur Wifi Page 71 26/02/2015

73 Où scanner un article dans GSE? Les emplacements où GSE permet un scan de codes-barres sont matérialisés par ce symbole : Il peut s agir, soit d emplacements spécifiques destinés uniquement aux numéros des codes-barres, soit de la fenêtre où l on renseigne la référence d un Produit. Comment activer l utilisation des Codes-Barres dans GSE? Pour utiliser les Codes-Barres dans GSE il faut activer l option dans les paramètres de GSE. Sur de nombreux lecteurs de codes-barres du commerce il faut verrouiller la touche Majuscule du clavier pour que le scan soit correct. GSE effectue cette opération automatiquement. Cette option est utile si vous stockez par exemple des Produits avec des Dates de péremption, car vous devez référencer dans GSE des produits avec un même code-barres, mais avec des dates et des références différentes. Cette option vous permet notamment d entendre le nom et la quantité des articles scannés lors d un inventaire intégral. Si votre lecteur de code-barres et bien branché sur votre port USB, cette option permet de vérifier si GSE le détecte correctement. NB : il se peut que GSE vous détecte un lecteur de code-barres alors que vous n en avez pas de branché! Un lecteur de code barre est simplement assimilé par Windows comme un clavier USB ou un autre appareil générique. Page 72 26/02/2015

74 XIII - Réaliser l Inventaire Intégral de votre stock réel (A / SA) Comment effectuer un Inventaire Intégral Une fonction très demandée vient d être intégrée à GSE, il s agit de l Inventaire Intégral. L Inventaire Intégral est la comparaison de votre stock réel avec celui de votre Base de données. Il s agit simplement d un Inventaire Global qu une entreprise ou un commerce peut réaliser une ou deux fois par an pour connaître l état de son stock. Pour effectuer un Inventaire Intégral dans GSE il faut Obligatoirement «le Tableau de Référence de Code-Barres.» Ce tableau contient tous les codes-barres de commande que reconnaîtra GSE pour effectuer l Inventaire. Cliquer sur le bouton «Inventaire Intégral». Page 73 26/02/2015

75 Scanner le Code-Barres de Démarrage de l Inventaire Intégral (Disponible sur le Tableau de Référence) Si vous utilisez un scanner de code-barres Wifi vous pouvez utiliser l aide vocale de GSE (cf. Comment activer l utilisation des Codes-Barres dans GSE? ) pour vous déplacer dans votre entrepôt, votre magasin, et scanner vos Produits sans avoir à regarder l écran de votre ordinateur. Pour cela il faut que le volume sonore de votre écran ou des haut-parleurs de votre ordinateur soit suffisant. Les icônes suivantes vous indiquent si l aide vocale est activée et vous permet de tester le volume sonore de l aide vocale. Aide vocale désactivée (Cliquez dessus pour l activer) Aide vocale activée (Cliquez dessus pour tester le volume sonore) Page 74 26/02/2015

76 DEMARRAGE DE L INVENTAIRE : Après avoir scanné le code de démarrage, GSE prépare la feuille où vous allez effectuer les scans de votre inventaire. Si vous avez activé la fonction vocale, GSE vous informe de sa mise en place. GSE se met en mode plein écran, et si elle est activée, l option vocale vous invite à commencer le 1 er scan. Vous pouvez scanner tous les articles de votre stock avec un code-barres. Page 75 26/02/2015

77 2 sons différents se font entendre à chaque scan, le bip de lecture sur le lecteur même, et le bip de prise en compte par GSE du scan. C est pour cela qu il est préférable de disposer de haut-parleurs avec un volume adéquat pour effectuer l inventaire. NE SCANNEZ PAS UN AUTRE ARTICLE AVANT D AVOIR ENTENDU LE BIP DE GSE! EN COURS D INVENTAIRE : A chaque nouveau code-barres scanné, GSE intégré le code-barres dans une nouvelle ligne, ajoute la quantité 1 pour le produit scanné et renseigne le Nom du Produit et la quantité du Produit s il le code-barres correspond à un Produit présent dans la Base de données de GSE. Si le code-barres n est pas enregistré dans la Base de données de GSE, GSE ajoutera la quantité 1 et mettra PRODUIT NON DANS LA BASE. A chaque code-barres déjà scanné au cours de l inventaire, GSE incrémentera automatiquement la colonne QUANTITE REELLE sur la ligne du code-barres déjà inventorié. FIN DE L INVENTAIRE : Lorsque tous les produits de votre stock ont été scannés, il vous faut scanner le code-barres «Arrêter l Inventaire Intégral» sur le «Tableau de Référence des Codes-Barres». GSE se charge de récupérer tous les articles présents dans votre stock et qui n ont pas été scannés. Un Bip de fin et l assistant vocal, s il est activé, vous avertissent de la fin de l inventaire. Une boîte de dialogue vous confirme la fin de l inventaire et vous informe qu un nouveau classeur vient d être généré par GSE et qui contient le détail de l inventaire effectué. Cette feuille récapitule la quantité pour chaque article scanné et compare ce nombre avec le nombre d article référencé dans la Base de GSE. S il y a plus d articles référencés dans la Base de GSE que dans le stock réel, l écart calculé s affiche sur un fond ROUGE. S il y a plus d articles dans le stock réel que dans la Base de GSE, l écart calculé s affiche sur un fond ORANGE. Page 76 26/02/2015

78 Utiliser le tableau de référence des codes-barres Le «Tableau de Référence des Codes-Barres» est livré avec «le Pack de Gestion Premium» ou avec, en cas d achat de ce Manuel, sur le site d xlexe.com. Lien d achat du Pack de Gestion : Copie du Tableau de Référence Le Tableau de Référence est livré en format PDF sur une clé USB fournie dans le Pack ainsi qu un exemplaire plastifié pour être utilisé rapidement avec le lecteur de codes-barres en Wifi. Ce Tableau vous permet de piloter GSE à l aide de codes-barres que vous scannez avec votre lecteur. Vous pouvez, en autre : Démarrer l Inventaire Intégral Arrêter l Inventaire Intégral Annuler la dernière quantité renseignée Supprimer le dernier article de la liste de l Inventaire Activer ou désactiver l assistant vocal de GSE Activer ou désactiver le nom des Produits scannés qui sont enregistrés dans GSE Faire énumérer à l assistant vocal l action en cours Ce Tableau vous permet surtout de désigner à distance la quantité d articles présents dans votre stock. Ex : vous avez 1356 flacons de shampoing dans votre stock. Pour éviter de scanner les 1356 flacons individuellement, ou de revenir saisir la quantité sur votre clavier d ordinateur, il suffit d utiliser le Tableau de Référence. Vous scannez simplement le nombre de code-barres nécessaire sur le Tableau : Le code-barres qui représente 1000 Le code-barres qui représente 500 Le code-barres qui représente 6 Puis, vous scannez votre article. Page 77 26/02/2015

79 GSE a d abord effectué le cumul des codes-barres scannés sur le Tableau, qu il reconnait comme des quantités préenregistrées dans sa mémoire, puis enregistre le code-barres de votre produit. NB : peu importe l ordre des codes-barres scannés, GSE effectue automatiquement l addition. Vous auriez fait un scan des codes-barres suivant : Le code-barres qui représente 3 Le code-barres qui représente 500 Le code-barres qui représente 250 Le code-barres qui représente 500 Le code-barres qui représente 3 Le code-barres qui représente 100 Tant que le total des scans correspond à votre quantité désirée (ici 1356), le résultat est bon! Annuler ou supprimer un scan Si vous vous êtes trompé dans le cumul des scans, il vous suffit de scanner le code-barres «Annuler le dernier Scan» sur le Tableau. Mais par sécurité, GSE va alors afficher une demande de confirmation qu il faudra venir valider sur votre ordinateur. Si vous avez scanné un article et que vous désirez le supprimer. Vous pourrez uniquement supprimer l article présent sur la dernière ligne de l inventaire. Si votre article se trouve au milieu de la liste, vous ne pourrez plus le supprimer avec le lecteur, il faudra le supprimer manuellement. Modification Manuelle en cours d Inventaire Intégral Vous pouvez modifier manuellement les données transmises à GSE au cours de l Inventaire. Si vous vous êtes trompé sur les quantités, vous pouvez les modifier manuellement. Si vous voulez supprimer un article, vous pouvez supprimer la ligne entière de l article. Il y a une règle importante à respecter pour que votre Inventaire reste juste : Après une modification manuelle, il faut IMPERATIVEMENT vérifier que pour le prochain article scanné, la cellule active sur la feuille d Excel soit située juste en dessous de la dernière ligne de la liste de l Inventaire et en colonne A! Page 78 26/02/2015

80 Gérer la commande vocale lors d un scan Vous pouvez, à tout moment pendant l inventaire, activer ou désactiver l aide vocale d Excel en scannant le code-barres «Activer ou désactiver l aide vocale». Par défaut GSE énumère le nom du Produit scanné s il est enregistré dans sa base de données. Cette option est pratique pour vérifier la validité des produits scannés, mais ralentit le déroulement de l inventaire. Vous pouvez désactiver cette fonction, tout en gardant l aide vocale, en scannant le code-barres «Enumérer ou pas le nom des Produits». L assistant vocal d Excel Si vous avez installé Office Excel avec l installation par défaut, l assistant vocal est alors présent sur votre version d Excel. GSE utilise automatiquement l assistant vocale à l aide de VBA, vous n avez donc pas de manipulation particulière à effectuer. Il se peut que l assistant vocal soit en Anglais si vous possédez une version d Office avec un «patch de langue». Vous pouvez néanmoins régler la langue utilisée par les applications Offices en cliquant sur «Préférences linguistiques d Office 20..» dans le menu démarrer de Windows. Régler les préférences linguistiques NB : Pour le moment, à la version de GSE, l aide vocale pour l Inventaire Intégral est uniquement configurée pour la langue Française. Aucune traduction n est pour le moment possible. Page 79 26/02/2015

81 XIV - Gérer les visuels (A / SA) Comment importer l image d un article? Pour ajouter une image lors de la création d un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l image vide. Cette fenêtre apparaîtra : Page 80 26/02/2015

82 Import Manuel : En cliquant sur «Import Manuel», GSE va ouvrir une fenêtre de l explorateur de Windows qui va vous permettre de rechercher une image de votre Produit que vous aurez sélectionnée sur votre disque dur. NB : seuls les formats.gif,.bmp et.jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en charge nativement le.png! Import Automatique : Si vous gérez une bibliothèque, GSE va utiliser L ISBN du livre qui lui est transmis par le codebarres. L ISBN est un numéro international normalisé permettant l identification d un livre dans une édition donnée. Selon le décret n , du 3 décembre 1981, pris pour l application de la loi relative au prix du livre, ce numéro doit figurer sur tous les exemplaires d une même œuvre dans une même édition. Il a été conçu pour simplifier le traitement des livres en ordinateur : les libraires peuvent passer des commandes standardisées, les distributeurs ont le même code pour traiter les commandes, et les retours. Les différentes opérations de gestion dans les bibliothèques et centres de documentation sont facilitées. Par ailleurs, le caractère international de cette numérotation constitue, à l étranger également, une référence unique pour tous les professionnels du livre. Le numéro ISBN comporte 13 chiffres à ce jour répartis en 5 segments : le premier étant un préfixe appliqué au produit livre (978 ou 979), le deuxième identifiant la zone linguistique (2 pour les pays francophones), le troisième l éditeur, le quatrième un livre précis dans la production de l éditeur, le cinquième est un chiffre de contrôle. En France, l Agence francophone pour la numérotation internationale du livre vous attribuera un indicatif ISBN. Une fois attribué, un ISBN ne doit jamais être utilisé de nouveau, même si le titre auquel il a été initialement attribué est épuisé depuis longtemps. Source : Si vous avez renseigné un code-barres GSE fera apparaître l option «Recherche d images d articles sur :», avec une liste de sites Internet connus. En sélectionnant un site, puis en cliquant sur «Recherche GSE», GSE va alors se connecter par Internet sur le site sélectionné, en demandant au site les informations correspondantes à l ISBN du livre. Après avoir importé toutes les images que lui propose le site interrogé, GSE importe les images dont VBA supporte le format, et vous affiche le résultat dans cette fenêtre dans laquelle il vous suffit de cliquer sur l image désirée pour l associer à votre Produit : Page 81 26/02/2015

83 Où sont stockées les images des Produits : Toutes les images importées manuellement ou automatiquement par GSE ne sont pas intégrées dans le fichier Excel de GSE. Toutes les images des Produits, des Clients ou des Fournisseurs sont stockées dans un dossier externe à GSE appelé «GSE-Pictures». Lors de l importation de votre 1 ère image, si GSE ne trouve pas le dossier «GSE-Pictures», GSE vous prévient qu il va le créer au même endroit où se trouve le fichier Excel de GSE. NB : Si vous déplacez le fichier Excel de GSE sur votre disque, vous devrez déplacer également le fichier «GSE-Pictures» au même endroit, sinon vous n aurez plus accès à vos images! Page 82 26/02/2015

84 Comment importer l image d un Client ou d un Fournisseur? Pour ajouter une image lors de la création d un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l image vide. Import Manuel : En cliquant sur «Import Manuel», GSE va ouvrir une fenêtre de l explorateur de Windows qui va vous permettre de rechercher une image pour la Fiche de votre Client ou la Fiche de votre Fournisseur que vous aurez sélectionnée sur votre disque dur. NB : seuls les formats.gif,.bmp et.jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en charge nativement le.png! Import Automatique : Si vous cliquez sur le Bouton «Recherche GSE», GSE va alors se connecter à Internet à l adresse indiquée sur la Fiche du Client ou la Fiche du Fournisseur renseignée et va récupérer les images disponibles et compatibles sur le site indiqué. Cliquez ensuite sur le Bouton «Modifier la Fiche» effectuées. pour enregistrer les modifications Page 83 26/02/2015

85 XV Gérer la Facturation (SA) Comment personnaliser une Facture? Pour utiliser et personnaliser une Facture dans GSE, activer l option dans les Paramètres de GSE Ensuite, pour accéder au Modèle de Facture de GSE, cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre principale de GSE : Page 84 26/02/2015

86 GSE vous affiche alors le Modèle de Facture Unique utilisé. Cliquez sur le Bouton «Information» et GSE vous affichera une fenêtre d aide. INFORMATION IMPORTANTE : NE MODIFIEZ EN AUCUN CAS LES CELLULES MARQUEES DE COULEUR ROUGE! Point N : GSE incrémente automatiquement le numéro de la facture à chaque Facture éditée à l aide de la fenêtre «Retrait» sur la fenêtre principale. GSE indique la Date d édition de la Facture, le jour de l édition de la Facture. Point N : Le N de client, son Nom, Adresse, Téléphone etc sont récupérés par GSE lors du choix du client lors du Retrait des Produits. Point N : Renseigner à cet endroit vos coordonnées personnelles. Point N : Laisser cet emplacement libre pour GSE! GSE insérera automatiquement vos articles vendus et vos sorties de stock avec leur quantité respective ainsi que leurs prix. (En cas de besoin, et après l édition de la Facture, vous pourrez ajouter ou supprimer des informations.) Page 85 26/02/2015

87 En dehors du Total de la Facture, vous pouvez modifier le pied de page de votre Facture selon votre convenance. NB : N hésitez pas à faire plusieurs essais avant de valider le format de votre Facture. Astuce : enregistrer plusieurs fichiers du fichier Excel de GSE pour faire vos essais, et garder ainsi votre fichier d origine sans modifications aléatoires. Vous pouvez modifier votre facture selon la charte graphique de votre entreprise. Page 86 26/02/2015

88 Comment insérer votre Logo dans votre Facture? Pour modifier le logo sur le modèle de votre Facture et sur la fenêtre principale de GSE, allez dans les paramètres de GSE et cliquez sur l image pour désigner l image de votre logo. NB : seuls les formats.gif,.bmp et.jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en charge nativement le.png! Pour que votre logo soit affiché sur votre facture vous devez activer l option dans les paramètres de GSE. Page 87 26/02/2015

89 Gérer la TVA et les Frais de Port Pour l utilisation de la TVA et des Frais de port dans GSE, il faut activer individuellement chacune de ces options dans les paramètres de GSE. Activer la TVA La TVA sera utilisée pour le calcul des produits durant l édition de votre Facture. Vous pouvez attribuer une TVA différente pour chaque Produit lors de sa création dans GSE dans la fenêtre «AJOUT» et la modifier à tout moment dans la fenêtre «MODIFICATION». Activer les Frais de port Les Frais de port sont renseignés par clients dans GSE. Sur chaque Fiche client vous pouvez renseigner jusqu à 3 frais de port différents. La sélection des Frais de port s effectue sur la fenêtre de sortie des Produits si l option «Editer une facture est cochée». NB : En cas de besoin de TVA différentes pour un même Produit, vous pouvez recréer un Nouveau Produit dans GSE, avec une nouvelle Référence, et lui appliquer le nouveau taux de TVA. Note : Vous pouvez modifier la TVA ou les Frais de port avant l impression de votre Facture. Page 88 26/02/2015

90 XVI Les Erreurs (SA) Comment gérer les erreurs du logiciel? En cas de bugs et d erreurs dans le logiciel, GSE affichera un message par défaut et bloquera le programme. Lors d une erreur rencontrée par l utilisateur, vous avez la possibilité de personnaliser le message d erreur (pour vos employés par exemple). Vous pouvez afficher le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d erreur. Il est conseillé de forcer GSE à s arrêter si une erreur critique se présente. Si cette option est désactivée dans GSE, en cas d erreur GSE continuera de fonctionner à vos risques et périls! Il est conseillé de laisser GSE enregistrer tous les messages d erreurs rencontrés faciliter la recherche d une solution dans le code source de GSE. afin de Page 89 26/02/2015

91 XVII - Garder un Historique des Actions effectuées (SA) Comment garder un historique de toutes les actions effectuées dans le logiciel? Si vous voulez enregistrer toutes les actions effectuées dans GSE, les accès, les modifications, les ajouts, les retraits effectués par les utilisateurs, vous devez activer l option «Enregistrer un historique de toutes les actions» dans les paramètres de GSE. GSE enregistrera alors toutes les actions effectuées sur une feuille spécifique. Pour accéder à cette feuille, il faut se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton «Historique» sur la fenêtre principale de GSE : Capture d écran d un historique des actions effectuées dans GSE NB : Après un certain nombre d utilisations de GSE, les données enregistrées sur la feuille Historique peuvent-être conséquentes, et augmenter la taille de votre fichier Excel. Il est préférable de sauvegarder votre historique sur un autre classeur ou d effacer les données inutiles pour optimiser de GSE. Page 90 26/02/2015

92 XVIII Comment modifier, importer ou supprimer une langue dans le logiciel? (SA) Importer une langue GSE peut contenir les données de 15 langues différentes. Pour corriger ou modifier une langue existante, ou pour ajouter une nouvelle langue, il faut accéder à la feuille nommée «Traduction» dans GSE. Connectez-vous en Mode Super-Administrateur, et affichez toutes les feuilles du classeur : Faîtes un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à l importation d une Base de données externe. Accéder à la feuille «Traductions». Si Excel ne vous affiche pas les onglets des feuilles du classeur après avoir cliqué sur l icône cidessus, vous pouvez aller dans les options d Excel pour les afficher. Allez dans les options d Excel en cliquant sur le menu Fichier/Options/Options avancées, accéder à la catégorie Options d affichage du classeur, puis cochez «Afficher les onglets du classeur». Cliquer sur le bouton OK pour valider et fermez la fenêtre option. (à partir d Excel 2007) Vous pouvez modifier ou corriger les traductions actuelles de GSE en changeant les cellules dans les colonnes correspondantes. Pour ajouter une langue, renseigner le nom de la langue en haut de la feuille, à la place d une cellule d entête «Libre», puis ajouter la traduction dans la colonne correspondante. NB : Tous les mots traduits de GSE, quelle que soit la langue, doivent être traduits sur la même ligne, sans quoi, vous n aurez aucune correspondance cohérente! Page 91 26/02/2015

93 Traduire une langue dans GSE Toutes les traductions actuelles de GSE sont traduites à l aide de Google Traduction. Les Traductions ne sont pas parfaites, mais elles donnent une base efficace pour traduction. Exemple pour commencer une traduction : Accéder à Google Traduction à cette adresse : https://translate.google.fr/ Copier l ensemble de la colonne d une traduction actuelle (le Français de préférence) et coller la colonne, (ou moitié par moitié) dans la case gauche de Google Traduction, choisissez la langue désirée, puis cliquer sur Traduire. Activer votre langue dans GSE (cf. Modifier la langue de GSE) NB : vérifier la qualité de votre Traduction en redémarrant GSE. Il sera peut-être nécessaire de rajouter les majuscules ou de modifier les traductions suivantes les emplacements (pour une meilleure compréhension ou pour adapter la taille du texte dans les Labels de GSE). X- Modifier la langue de GSE Vous pouvez modifier la langue utilisée dans GSE par l une des langues déjà configurée dans GSE ou vous pouvez importer votre propre langue. (cf. Comment modifier, importer ou supprimer une langue dans le logiciel?). Page 92 26/02/2015

94 Pour activer une langue enregistrée dans GSE, rendez-vous dans les paramètres de GSE : Sélectionner l une des langues configurées dans GSE dans la liste déroulante Page 93 26/02/2015

95 XIX Comment tenir le logiciel à jour? (SA) 2 options présentes dans les paramètres de GSE vous permettent de vérifier les mises à jour disponibles de GSE. 1 ère option : Dans l onglet n 5 des Paramètres de GSE, activer la vérification des mises à jours à l ouverture de GSE (cf. capture écran ci-dessus dans Modifier la langue de GSE). NB : GSE se connectera alors sur le site pour vérifier si une nouvelle version est disponible. GSE se connectera à sa 1 ère ouverture de la journée en cours, puis une seule fois par jour les jours suivants. 2 ème option : Vous pouvez vérifier manuellement si une mise à jour de GSE est disponible en vous rendant dans l onglet n 7 des paramètres de GSE : Cliquez sur le bouton pour vérifier si votre version de GSE est à jour Page 94 26/02/2015

96 XX - Comment supprimer la Base de données du logiciel? (SA) Vous pouvez supprimer la Base de données complète de GSE en une fois. Cette option peut être utile si vous téléchargez une mise à jour de GSE et si vous voulez supprimer la Base de données d exemple. Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre principale de GSE : Cliquez sur le bouton «Supprimer Toutes les données de GSE» NB : Cette fonctionnalité supprimera définitivement votre Base de données contenant vos Produits, vos mouvements d entrées et de sorties de votre stock, la liste de vos Fournisseurs, de vos Clients, et l historique des actions éventuellement enregistrées! Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d utiliser cette fonctionnalité! (cf. Exporter une Base de données d une autre version de GSE) 7 Page 95 26/02/2015

97 XXI - Comment effectuer une sauvegarde automatique de la Base de données? (SA) Vous pouvez paramétrer GSE pour effectuer une sauvegarde automatique de la Base de données. Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la fenêtre principale de GSE : Paramêtrer GSE pour une sauvegarde automatique de la Base de données Procédure pour programmer une sauvegarde automatique : Activer l option de sauvegarde Désigner l emplacement de vos sauvegardes automatiques (NB : l emplacement doit-être de préférence sur un autre disque que celui où se trouve GSE.) Page 96 26/02/2015

98 Cette option permet de programmer une sauvegarde de la Base de données à chaque fermeture de GSE. Cette option permet de programmer GSE pour qu il effectue une sauvegarde de la Base de données à partir d une heure prédéfinie. (NB : GSE effectuera une sauvegarde chaque jour dès que l heure prédéfinie sera dépassée, et qu une action sera effectuée dans GSE.) Vous pouvez effectuer une sauvegarde de votre Base de données à tout moment en cliquant sur le bouton de sauvegarde disponible sur l accueil après activation de cette option. Bouton de sauvegarde Cette option vous permet de vérifier que votre Base de données est correctement enregistrée, sans erreurs. (NB : Le temps de sauvegarde sera allongé.) Page 97 26/02/2015

99 XXII Comment supprimer l historique des Entrées et Sorties du logiciel? Vous pouvez supprimer uniquement les Entrées et les sorties de GSE en une fois. Cette option peut être utile si votre fichier Excel devient imposant en taille et commence à souffrir de lenteur d exécution. Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre principale de GSE : Cliquez sur le bouton «Supprimer les Entrées et Sorties UNIQUEMENT». NB : Cette fonctionnalité supprimera définitivement vos mouvements d entrées et de sorties de votre Base de données! Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d utiliser cette fonctionnalité! (cf. Exporter une Base de données d une autre version de GSE) Page 98 26/02/2015

100 XXIII Comment importer des données externes dans GSE? Vous pouvez importer des données (sorties de produits d une caisse enregistreuse par exemple) dans GSE de façon automatique. Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la fenêtre principale de GSE : Activer l importation automatique des données à importer à chaque démarrage de GSE. Sélectionner le logiciel d où viennent les données à importer. (NB : le choix des logiciels est figé dans la programmation de GSE, vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou modifier les logiciels proposés.) Désigner l emplacement par défaut où seront enregistrées les données à importer. (NB : les données doivent-être stockées dans un classeur Excel.) Importer des données externes directement en appuyant sur ce bouton. (User de précaution!) Page 99 26/02/2015

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