CHAMPIONNATS DE VOLLEYBALL CANADA

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1 CHAMPIONNATS DE VOLLEYBALL CANADA 2018 L ÉVÉNEMENT EN CHIFFRES : 65 terrains de volleyball plus de 800 équipes nuitées à l hôtel participants Retombées de 36 M$ (Alberta 2015) Retombées de 27 M$ (Calgary 2015)

2 TABLE DES MATIÈRES Championnats de Volleyball Canada... Error! Bookmark not defined. 1 Introduction Objectifs Dates Taux de participation en 2012 et Avantages pour la ville hôte... Error! Bookmark not defined. 6 Échéancier de candidature... Error! Bookmark not defined. 7 Évaluation et sélection Exigences pour la ville hôte... Error! Bookmark not defined. 9 Lettres d appui Financement Exigences relatives au plateau de compétition... Error! Bookmark not defined. 12 Exigences relatives aux locaux et services Possibilités de contribution en biens et services PAGE 2

3 LES CHAMPIONNATS DE VOLLEYBALL CANADA 2018 Volleyball Canada est à la recherche d un partenaire pour l organisation des Championnats de Volleyball Canada L événement sera organisé et exécuté par le personnel de Volleyball Canada en collaboration avec le partenaire. Le dossier de candidature peut être déposé par une fédération provinciale, un club local de volleyball, une agence de tourisme, une municipalité ou un promoteur événementiel. 1 INTRODUCTION Volleyball Canada est fier d avoir présenté deux éditions centralisées de championnats de clubs : Toronto équipes 600 employés spectateurs 54 terrains nuitées à l hôtel Calgary équipes 530 employés spectateurs 58 terrains nuitées Retombées économiques (Alberta): 36 millions $ Retombées économiques (Calgary): 27 millions $ 2 OBJECTIFS Les objectifs des championnats de Volleyball Canada sont : de tenir le plus grand championnat amateur au Canada de promouvoir la pratique du volleyball à travers le pays de couronner un champion national dans toutes les catégories d offrir aux athlètes et aux équipes la possibilité de viser l excellence et de mesurer leur succès d offrir une expérience hors pair aux participants PAGE 3

4 3 DATES Les dates prévues pour les championnats 2018 sont : Montage Arrivée des équipes et compétition Démontage mai mai mai 4 TAUX DE PARTICIPATION EN 2012 ET 2015 Toronto 2012 effectifs par province/territoire Catégorie Sexe Province Total BC AB SK MB NT YT ON QC NB NS PE NL 14U H F Sous-total U H F Sous-total U H F Sous-total U H F Sous-total U H F Sous-total Senior H F Sous-total Total PAGE 4

5 Calgary 2015 effectifs par province/territoire Catégorie Sexe Province BC AB QC SK MB ON NB NS PE NL NW YT Int l H U F Sous-total H U F Sous-total H U F Sous-total H U F Sous-total U H F Sous-total Total Total 5 AVANTAGES POUR LA VILLE HÔTE En plus du prestige d accueillir l une des plus grandes épreuves sportives unisports d envergure nationale au pays, toutes les parties œuvrant à son organisation en retireront des avantages financiers et économiques, dont : Un événement d envergure nationale : plus de athlètes et entraîneurs et spectateurs de partout au pays (chiffres estimés). o L événement mobilisera également de nombreux officiels locaux et de l extérieur (environ 350 personnes) ainsi que la communauté de bénévoles de la région hôte. Un large éventail de participants : athlètes de 13 à 18 ans, spectateurs adultes et enfants (amis et proches). o Tous les participants voyageant avec leur équipe devront être transportés, logés et nourris. Ils sont aussi susceptibles de visiter les attractions touristiques locales pendant leurs temps libres. o On estime que 85 % des 800 équipes participantes auront besoin d hébergement pendant l événement. Des retombées économiques importantes : une analyse de l édition de Calgary 2015 réalisée par l Association canadienne du tourisme sportif révèle que l événement a généré des retombées économiques de 37 millions $ pour la province et de 26 millions $ pour la ville. o Il est estimé que l événement générera nuitées (occupation quadruple) dans les hôtels locaux, chaque visiteur séjournant pour une moyenne de trois nuits. Une visibilité à l échelle nationale pour la ville dans divers médias (presse écrite, télévision, web, médias sociaux).

6 PROCESSUS DE CANDIDATURE 6 ÉCHÉANCIER Volleyball Canada a établi l échéancier suivant pour le processus de candidature. 1 er novembre 2015 Date limite de dépôt de la lettre d intention (17 h HNE) 15 décembre 2015 Date limite de dépôt du dossier de candidature (17 h HNE) 15 janvier 2016 Fin de l évaluation des candidatures et des visites desf sites 1 er février 2016 Sélection de la ville hôte Mai 2016 Dévoilement de la ville hôte La documentation et toute question doivent être transmises à Lucie Leclerc-Rose, gestionnaire du bureau national, par courriel à : lucie@volleyball.ca. Les réponses aux questions seront communiquées à l ensemble des parties qui ont déposé une lettre d intention. 7 ÉVALUATION ET SÉLECTION Afin d évaluer les dossiers de candidature de façon objective, Volleyball Canada mettra sur pied un comité d évaluation des candidatures composé des personnes suivantes, qui formulera une recommandation au conseil d administration de Volleyball Canada. Représentants du comité des championnats nationaux Membres de la direction de Volleyball Canada VISITE DES SITES Pour la visite des sites, le candidat doit fournir au comité d évaluation : trois billets pour vols intérieurs aller-retour en classe économique pour les membres du comité d évaluation les repas et l hébergement le transport local entre l aéroport et l hôtel et entre l hôtel et le ou les sites PAGE 6

7 DOSSIER DE CANDIDATURE Afin de faciliter la comparaison entre les candidatures, nous vous demandons d inclure dans votre dossier les éléments suivants dans l ordre dans lequel ils sont présentés ci-dessous : 8 EXIGENCES POUR LA VILLE HÔTE Le dossier de candidature doit contenir les renseignements suivants au sujet de la ville hôte : 1. Lieux d hébergement lieu/adresse types de chambre, tarifs et blocs disponibles déjeuner inclus et/ou restaurants à proximité accès au transport en commun 2. Restaurants (possibilité de réservations de groupe, pour toute la famille, longues heures d ouverture lors des longues fins de semaine) 3. Lignes de transport en commun menant aux sites de compétition (métro, bus, etc.) 4. Autres événements devant se dérouler en mai 2018 RESSOURCES HUMAINES La ville hôte doit affecter un coordonnateur local à l événement qui sera le premier point de contact de Volleyball Canada. 9 LETTRES D APPUI Le dossier de candidature doit comprendre les lettres d appui des instances suivantes : 1. Administration municipale 2. Gouvernement provincial 3. Propriétaire des sites de compétition (avec confirmation de l autorisation d utilisation des sites du 12 au 24 mai 2018) 4. Office du tourisme et/ou association des hôtels Il sera obligatoire pour les participants de l extérieur de séjourner aux hôtels désignés Volleyball Canada exige que l hébergement (ententes avec les hôtels et portail de réservation) soit coordonné par un tiers (agence de tourisme locale ou autre) 5. Société de transport public 6. Fédération provinciale ou territoriale de volleyball 7. Association des arbitres Autres lettres d appui recommandées : clubs locaux de volleyball programmes de sport ou de volleyball SIC/ACSC programmes coop de gestion/administration des sports PAGE 7

8 10 FINANCEMENT Le dossier de candidature doit indiquer que la ville hôte répondra aux exigences de financement : 1. Soutien financier de la ville hôte; il est attendu que la ville hôte assume les charges de location de base des sites de compétition (exigences décrites à la section 12) 2. Droits d accueil minimums de $ 3. Contribution pour l hébergement du personnel (2 400 nuitées, maximum de deux établissements) 4. Possibilités de financement, y compris des subventions municipales, provinciales ou autres CONTRIBUTION EN BIENS ET SERVICES 5. Une contribution supplémentaire en biens et services peut être fournie par la ville hôte. Voir section 13 pour suggestions de contribution. 11 EXIGENCES RELATIVES AU PLATEAU DE COMPÉTITION ÉPREUVE NATIONALE Espace pouvant accueillir terrains de volleyball o pieds carrés répartis sur un maximum de 2 sites o Plafond de 9 m o Revêtements Sport Court sur les terrains de compétition; minimum de 2 m entre terrains, plus passages et estrades (inclure plan CAO) o La température doit pouvoir être contrôlée et l éclairage doit être adéquat, en conformité aux sections 1.5 et 1.6 du Livre des règlements de volleyball intérieur de Volleyball Canada. ÉPREUVE INTERNATIONALE Site climatisé d une capacité minimale de personnes Plafond de 12,5 m Revêtement des terrains de compétition : Gerflor, installé sur sous-plancher ou Ice Deck Tableau de pointage avec pointage de la manche en cours, des manches précédentes, horloge, numéro de manche, temps morts et remplacements Système de sonorisation pour musique et annonceur Accès internet sans fil sur l ensemble des sites Capacité de télédiffusion (voir la section télédiffusion) Accès pour chariot élévateur, min lb Espace surélevé pour caméras à l extrémité des terrains avec prise de courant Éclairage d au moins 1500 lux (approx. 140 pieds-bougies) Zone réservée pour les invités spéciaux dans les estrades PAGE 8

9 12 EXIGENCES RELATIVES AUX LOCAUX ET SERVICES ÉPREUVE NATIONALE Espaces de stationnement pour 400 équipes + spectateurs par jour Concessions alimentaires santé pour plus de personnes Locaux sécurisés : o un centre de contrôle avec une capacité minimale de 20 personnes o un salon des arbitres avec une capacité minimale de 80 personnes o un local de l équipe de gestion des arbitres avec une capacité minimale de 15 personnes o un salon du personnel avec une capacité minimale de 20 personnes o un local des résultats avec une capacité minimale de 10 personnes o un local pour la direction avec une capacité minimale de 6 personnes o un espace pour l entreposage d équipement, des prix et des produits dérivés : 4 locaux d au moins 40 x 60 situés près ou au même niveau que la clientèle desservie (ex.: personnel, commerçants, etc.) o un guichet de billetterie avec coffre-fort pouvant être utilisé pour compter l argent o un minimum de deux salles d examen pour le personnel médical o un local de réunion avec une capacité minimale de 100 personnes Espaces publics : o un centre des résultats avec ordinateurs publics et tableaux de compétition affichés o une aire d enregistrement des entraîneurs/équipes capables de traiter 400 entraîneurs en 8 heures o une scène avec système de sonorisation pour la remise des médailles o des aires de traitement pour les thérapeutes du sport o une zone pour les commerçants, commanditaires et concessions alimentaires o une aire commune près de l entrée principale pour la billetterie o une aire commune près de l entrée principale avec espace d accueil et kiosque d information Le site doit être pourvu de quais de chargement avec plateaux de chargement ou d une baie de chargement avec accès pour gros véhicules. Cet espace sera utilisé pour charger et décharger de grandes quantités d équipement, y compris les parquets et filets. Espace pour la cérémonie du Temple de la renommée (environ pieds carrés) avec service de traiteur. ÉPREUVE INTERNATIONALE 4 vestiaires pour les équipes (avec toilettes et douches) 1 vestiaire pour les arbitres internationaux (avec toilettes et douches) 1-2 vestiaire(s) pour les arbitres nationaux (avec toilettes et douches) Local de travail pour les journalistes et la tenue de conférences de presse avec connexion internet et ligne téléphonique internationale Local opérationnel pour le comité organisateur avec connexion internet Local opérationnel pour le superviseur de la FIVB avec connexion internet et ligne téléphonique internationale Salon FIVB Local des bénévoles Local opérationnel pour la télédiffusion Salle d examen médical PAGE 9

10 Local pour les contrôles antidopage Espace de réception pour les invités spéciaux Équipement : Chariot élévateur et opérateur Système de sonorisation en marge des terrains (musique et annonces) WiFi dans tout le bâtiment Laveuse Machine à glaçons Réfrigérateur Minimum de 60 tables et 120 chaises Barrières rétractables (pour contrôle de foule) Divers : Services de sécurité Stationnement pour le personnel et les bénévoles Services médicaux o Les sites doivent être pourvus d un local médical ou de premiers soins permanent ou temporaire. Si temporaire, indiquez lieu et détails. Stationnement et transport o Les sites doivent être pourvus de stationnement dédié gratuit pour le comité organisateur et desservis par un service de navette pour les officiels et organisateurs. GÉNÉRALITÉS Si les employés du ou des sites sont représentés par un syndicat, les coûts associés à la présence de ces employés pendant l événement doivent être inclus dans le contrat de location ou un document l accompagnant. Les sites doivent être disposés à autoriser Volleyball Canada à apporter de la nourriture de l extérieur pour le personnel, les bénévoles et les officiels. Les sites doivent être disposés à autoriser les commanditaires de Volleyball Canada à offrir ou vendre des produits alimentaires sur les lieux. 13 POSSIBILITÉS DE CONTRIBUTION EN BIENS ET SERVICES Équipement Internet avec et/ou sans fil sur l ensemble des sites. Équipement audiovisuel (radios, écouteurs, projecteurs, haut-parleurs, microphones, etc.) Tables et chaises pour les locaux de réunion, salons, aires communes et zone des commerçants Petites tables et chaises pour les marqueurs sur chaque terrain Bancs et/ou chaises pour les équipes en bordure du terrain et pour les spectateurs. PAGE 10

11 Équipement pour la cérémonie de remise des prix et la zone des commerçants (rideaux, scène pour la remise des prix, barrières rétractables, tentes, jupes de table, etc.). Outils et équipement de montage et démontage (chariots élévateurs motorisés, plateformes élévatrices, transpalettes électriques, transpalettes manuels, brosseuses de parquet, etc.). Tonneaux de 50 gallons pour lester les systèmes de filet pour les terrains aménagés avec un revêtement SportCourt. o une source d eau serait utile (camion-citerne ou boyau d incendie de grande capacité) o postes de ravitaillement de bouteilles d eau Matériel de bureau pour utilisation sur les sites, par exemple : o Photocopieurs et imprimantes (recto-verso, couleur, fonction d assemblage, etc.) o Ordinateurs (portables ou tablettes pour la saisie de résultats et pour la zone des résultats publique) o Téléphones (pour le personnel du centre de contrôle) Services Accès aux services d impression préférablement sur place (grande quantité de documents, documents de grande dimension, etc.) Développement d une application pour l événement Coordination avec les restaurants (pour toute la famille, menus d équipe, réservations de groupe, etc.) Affichage et matériel promotionnel (bannières, médailles, accréditation, etc.) Accès à des services bilingues (traduction, kiosque d accueil, cérémonies de remise des prix, bénévoles, etc.) Accès au transport local pour employés et officiels (transfert de l aéroport, navettes pour transporter les arbitres entre l hôtel et les sites, voitures de location pour le personnel, passes de transport en commun pour les arbitres, etc.) Accès à un hébergement gratuit pour le personnel en déplacement Accès à des privilèges de stationnement gratuit sur les sites(s) Main-d œuvre pour la billetterie, sécurité, services médicaux, etc. PAGE 11