Code d'éthique et de déontologie

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1 Code d'éthique et de déontologie (1 janvier 2016) BR+A_030_201512_F

2 Mot du président du Conseil d'administration La réussite et la réputation de Beaudoin, Rigolt + Associés inc. «BR+A» dépend non seulement de la qualité des produits et des services offerts aux clients, mais aussi de la manière dont nous exerçons nos fonctions afin d'honorer la confiance de nos clients, fournisseurs et partenaires. La nature même des services financiers exige que nous maintenions en tout temps des normes rigoureuses sur le plan de l éthique et de la déontologie, deux concepts complémentaires qui visent essentiellement le même objectif, soit d'assurer un déroulement harmonieux de nos relations autant avec les gens à l'extérieur du courtier qu'avec ceux qui font partie de BR+A. La déontologie fait appel aux devoirs. C'est l'ensemble des règles qu'une organisation se donne en imposant des consignes et des obligations quant à la conduite de ses employés. Elle fixe la limite entre ce qui est tolérable et ce qui ne l est pas. L'éthique, quant à elle, fait appel à l'adhésion des personnes aux valeurs du courtier plutôt qu'à l'observance des devoirs. Face à une situation donnée, la décision part d'une réflexion sur les conséquences positives et négatives de l'action envisagée par rapport aux valeurs que l'organisation préconise. Il s'agit de choisir la meilleure chose à faire dans les circonstances. Ce Code d'éthique et de déontologie (le «Code») est indissociable de la façon de traiter les affaires chez BR+A. Il n'a pas pour objet de remplacer le Manuel de procédures et de politiques de conformité «MPP» ou tout autre manuel de procédures administratives, mais il doit plutôt servir de cadre de référence sur lequel nous devons tous nous baser pour prendre nos décisions et mieux comprendre les exigences et les contraintes morales associées à notre conduite professionnelle, surtout lors de l avènement de certaines situations qui ne sont pas couvertes par des règles existantes. Nous l'avons rédigé pour nous donner une vision commune des valeurs fondamentales, des normes et des principes directeurs qui doivent nous guider dans l exercice de nos fonctions. Je vous invite donc à prendre connaissance de ce Code et à y adhérer en intégrant les principes et règles qui s y trouvent, dans le cadre de votre travail. Pour ma part, le code de vie qui m inspire est celui du Club Rotary, une organisation de gens d affaires centenaire dont je suis membre depuis plusieurs années. Il s appelle le critère des quatre questions et se résume comme suit : en regard de ce que nous pensons, disons ou faisons dans notre vie personnelle et professionnelle est-ce conforme à la vérité? Est-ce loyal de part et d autre? Est-ce susceptible de stimuler la bonne volonté réciproque et de créer de meilleures relations amicales? Est-ce bénéfique à tous les intéressés? Je vous remercie toutes et tous pour votre précieuse contribution au succès de BR+A et je vous souhaite une bonne continuation au sein de notre équipe. Marc Beaudoin Président du conseil d'administration Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 2

3 Table des matières 1. Applicabilité Mission du courtier Valeurs fondamentales Principes déontologiques Normes de conduite professionnelle Obligations des représentants envers les clients Obligations envers le courtier et les compétiteurs Conflits d'intérêts Respect du Code... 9 Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 3

4 1. Applicabilité Le présent Code s applique à tous les dirigeants, représentants et employés de BR+A, de statut permanent ou temporaire, à temps plein ou à temps partiel. Il s applique à toute période au cours de laquelle un individu a occupé une fonction au sein de BR+A étant entendu que les obligations d intégrité et de confidentialité de cet individu demeurent, même si ce dernier n est plus à l'emploi ou rattaché à BR+A. Tous les représentants et employés de BR+A sont tenus de respecter le Code et d'adhérer aux valeurs, aux principes et aux règles qui y sont présentés. Le vice-président et chef de la conformité veille à l application du Code au sein de la force de vente et conseille les représentants quant à son interprétation. Les cas litigieux en rapport avec un manquement à l'une ou l'autre des dispositions du Code doivent lui être acheminés en temps opportun, afin qu'il puisse évaluer les impacts et apporter les correctifs ou les rappels qui s'imposent. Le contrôleur et officier de conformité est le responsable du Code et de sa mise à jour. 2. Mission du courtier La firme Beaudoin, Rigolt + Associés inc. «BR+A», a été fondée en 2001 et son siège social est situé à Sherbrooke. Elle est inscrite comme courtier en épargne collective auprès de l Autorité des marchés financiers du Québec (l AMF). Comme firme indépendante, BR+A offre à sa clientèle un large éventail de produits financiers pouvant permettre l atteinte des objectifs spécifiques de chaque investisseur. La mission de BR+A se définit ainsi : «Nous désirons aider les gens à vivre une retraite plus confortable grâce aux recommandations que nos représentants auront pu leur faire et que les clients auront implantées durant leur vie. Dans tous les cas, les recommandations seront appuyées des études financières et fiscales les plus récentes dont nous aurons pu prendre connaissance. Nous mettrons tout en œuvre pour que nos clients comprennent l ABC de la planification financière et fiscale dans des mots qui leur sont familiers. Notre but est de bâtir une relation personnalisée basée sur la confiance, la compétence et le dynamisme de toute notre équipe.» Les représentants et employés doivent contribuer à la réalisation de la mission de BR+A et doivent mettre à profit leurs connaissances, leurs compétences et leur expérience de manière à favoriser l accomplissement de la mission et de la vision de BR+A. 3. Valeurs fondamentales Les représentants et employés doivent assumer leurs fonctions en tenant compte des valeurs de BR+A et des principes déontologiques qui en découlent. Les valeurs fondamentales de BR+A sont : L'équité; La justice; L'intégrité; L'honnêteté; La transparence; La rigueur; L'esprit d'équipe; La loyauté; L'engagement professionnel. Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 4

5 4. Principes déontologiques Les principes déontologiques orientent les représentants et les employés de BR+A dans les décisions à prendre et la conduite à adopter, particulièrement dans les situations qui ne sont pas couvertes par des règles. Respect des personnes, des partenaires d'affaires et des fournisseurs Les représentants et les employés s engagent à : i) Traiter chaque personne, partenaire d'affaires ou fournisseur avec respect, politesse et courtoisie; ii) Observer strictement le devoir de confidentialité et de discrétion; iii) Répondre aux besoins des personnes de la façon la mieux adaptée possible; iv) Fournir une information exacte, utile et compréhensible pour prendre des décisions éclairées; v) Agir de manière professionnelle en toute circonstance; vi) Éviter toute forme de harcèlement et discrimination. Respect de l intérêt commun BR+A reconnaît que l intérêt général doit avoir préséance sur les intérêts individuels, étant donné qu il vise à contribuer au mieux-être économique et social des personnes qui lui font confiance. Partant de ce principe, les représentants et les employés s engagent à : i) Agir avec honnêteté, intégrité et transparence; ii) Respecter la réglementation en vigueur; iii) Subordonner leurs intérêts personnels à ceux des clients; iv) Sauvegarder l indépendance de BR+A à l égard de toute formation politique, religieuse ou de quelque nature que ce soit. Respect du courtier BR+A est le résultat d un long cheminement et de plusieurs années d'efforts et d'investissement dont il faut protéger la réputation pour assurer sa pérennité. Partant de ce principe, les représentants et les employés s engagent à : i) Ne commettre aucun acte qui pourrait porter préjudice à BR+A; ii) Faire preuve de loyauté à l égard de BR+A; iii) Être solidaires des orientations et des décisions de la direction; iv) Préserver le caractère privé des orientations, projets et décisions de BR+A; v) Contribuer au rayonnement, à l efficacité et à la solidité financière de BR+A. 5. Normes de conduite professionnelle BR+A tient à offrir un service de qualité aux investisseurs qui lui font confiance. L'obéissance au cadre réglementaire du secteur, aux saines pratiques de l'industrie et au Code de BR+A, favorise le respect des normes de conduite professionnelle que s est fixées BR+A. Les dirigeants, représentants et autres employés (tous étant des mandataires) doivent agir conformément à des normes strictes de probité professionnelle. Ils doivent en tout temps exercer leurs rôles et responsabilités dans le seul intérêt des clients de BR+A. Connaissance et respect des lois. De façon générale et dans la mesure où la législation s applique à leurs fonctions, les représentants et les employés doivent comprendre et respecter l ensemble des lois, règles et réglementation régissant les activités professionnelles de BR+A. Ils doivent également comprendre, respecter et intégrer dans leurs fonctions quotidiennes les différentes politiques et procédures internes mises en place par BR+A. Aucun représentant ou employé ne doit commettre ou tolérer un acte illégal, ni encourager un autre employé ou un fournisseur à commettre un tel acte. Ils ne doivent pas participer à un acte illégal ou irrégulier ni donner l impression qu ils y participent. Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 5

6 Indépendance et objectivité Les représentants et employés doivent faire preuve d une diligence et d une capacité de jugement raisonnables afin d atteindre et de maintenir leur indépendance et leur objectivité dans le cadre de leurs fonctions. Ils doivent s abstenir de proposer, solliciter ou d accepter tout cadeau, tout avantage, toute indemnité ou rémunération raisonnablement susceptible de compromettre leur indépendance et objectivité ou l indépendance ou l objectivité d une autre personne. Fausses déclarations Les représentants et employés doivent s abstenir de faire intentionnellement de fausses déclarations dans le cadre des analyses financières, des recommandations d investissement, des opérations de placement ou d autres activités professionnelles. Manquement à des obligations professionnelles Les représentants et employés doivent s abstenir de toute conduite professionnelle impliquant la malhonnêteté, la fraude ou la tromperie. Ils doivent également s abstenir de commettre tout acte ayant une incidence défavorable sur leur réputation, leur intégrité ou leur compétence professionnelle. Engagement constant BR+A exige un engagement constant de ses représentants et employés afin d'offrir de la valeur ajoutée aux produits et services offerts aux clients. De son côté, la direction s engage à maintenir les efforts requis afin de rendre accessible à ses représentants des produits et services innovateurs répondant aux besoins et objectifs de leurs clients. BR+A supporte ses représentants et employés dans la réalisation de leur potentiel respectif au sein du courtier et les aide à atteindre ce but en créant un milieu de travail dynamique, à l intérieur duquel tous les individus sont traités avec équité, dignité et respect. Formation et compétence Les représentants et employés ont le devoir de maintenir à jour leurs connaissances, leurs habiletés et leurs compétences dans leurs domaines d'expertise, particulièrement à l égard de leurs unités de formation continue (UFC), afin d être en mesure de conseiller judicieusement leurs clients. 6. Obligations des représentants envers les clients Les représentants doivent s efforcer de fournir aux clients des renseignements objectifs, impartiaux et complets, quels que soient leurs besoins financiers, ainsi que des conseils réalistes au sujet des options qui s offrent à eux, en décrivant les aspects négatifs et positifs de toute recommandation. Dans le cadre de leurs communications ou de leurs relations avec les clients, les représentants et les employés s engagent à : i) Maintenir des relations respectueuses, courtoises et harmonieuses; ii) Préserver en tout temps la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès; iii) Tout mettre en œuvre pour offrir un service de qualité répondant aux attentes des clients; iv) S abstenir de donner des renseignements inexacts ou incomplets ou de donner une opinion sur des placements pour lesquels ils n ont pas de permis; v) Agir avec probité envers le client ou tout prospect, notamment en fournissant des renseignements pouvant être utiles à la prise de décision; vi) Obtenir une connaissance complète des faits, avant de faire une recommandation à un client. Loyauté, prudence et diligence Les représentants ont une obligation de loyauté envers leurs clients. Ils doivent faire preuve de prudence et de diligence de façon raisonnable dans leur jugement. Ils doivent agir dans l intérêt de leurs clients et doivent faire passer les intérêts de ces derniers avant leurs propres intérêts. Équité Les représentants doivent se comporter de manière équitable et objective envers leurs clients lorsqu ils procèdent à une analyse financière, à des conseils d investissement dans le cadre de toute autre activité professionnelle. Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 6

7 Convenance de la recommandation Dans le cadre d une relation avec un client, les représentants doivent : i) Raisonnablement examiner l expérience du client ou du prospect en matière d investissement, déterminer ses objectifs de placement et de rendement, son horizon temporel, sa tolérance au risque et ses contraintes, avant de fournir tout conseil d investissement étant entendu qu il convient par ailleurs de réévaluer régulièrement et de mettre à jour les renseignements sur la connaissance du client; ii) Déterminer la convenance d un placement, de la stratégie ou d'une approche proposée en tenant compte de la situation financière du client et des autres renseignements consignés au dossier; iii) Évaluer la convenance des placements dans le contexte du portefeuille global du client. Présentation de la performance Dans le cadre de la communication d informations en matière de performance du compte, les représentants doivent mettre en œuvre des efforts raisonnables afin de s assurer que les données sont justes, exactes, complètes et récentes. Préservation de la confidentialité Les représentants doivent préserver la confidentialité des informations relatives à leurs clients actuels, anciens clients et prospects, sauf si : i) Les informations concernent des activités illégales du client ou du prospect; ii) La divulgation des informations est requise par la loi; iii) Le client ou le prospect autorise la divulgation des informations. 7. Obligations envers le courtier et les compétiteurs La conduite du représentant et de l'employé au travail doit être empreinte de respect, de franchise, d'objectivité, de modération et de dignité. En outre, il doit se comporter de façon irréprochable avec son supérieur, ses collègues et les membres de la direction. Relations avec le secteur financier et la compétition Le représentant ou l'employé ne doit pas, directement ou indirectement, émettre de commentaire sous quelque forme que ce soit, qui soit faux, inexact ou incomplet à l égard d un autre représentant, d un autre courtier en épargne collective, d une autre société inscrite auprès d'une autorité en valeurs mobilières ou d une autre institution financière. Le représentant doit utiliser des méthodes loyales de concurrence et de sollicitation et ne doit pas dénigrer, dévaloriser ou discréditer les compétiteurs. Par ailleurs, si le représentant de BR+A entend d'un client dire qu un représentant d une autre firme émet des commentaires diffamatoires à l'égard de BR+A, il doit rapporter cette situation au chef de la conformité qui se chargera, selon son bon jugement, d y donner suite. Relations avec les partenaires d'affaires et les fournisseurs de service Le représentant ou l'employé s'engage à maintenir un milieu de travail où tous les membres du personnel, des partenaires d'affaires, des fournisseurs et de la clientèle sont traités avec politesse, respect et dignité. BR+A exige de tous ses représentants ou employés le respect de la diversité de l'autre sans égard au sexe, à la race, à la couleur, à l'âge, au handicap, à l'orientation sexuelle, à l'origine ethnique et à la religion. Arrangement complémentaire en matière de rémunération Sauf en cas d approbation par BR+A, les représentants ou employés ne doivent pas accepter de cadeaux, avantages, indemnité ou rémunération faisant concurrence aux intérêts de BR+A ou dont on peut raisonnablement supposer qu ils créeront un conflit d intérêts vis-à-vis BR+A. Les seules rémunérations que peuvent accepter les représentants et employés sont celles prévues par leur contrat d emploi ou découlant de la participation à un programme de marketing coopératif avec une institution financière. Aucun représentant ou employé ne peut recevoir d une tierce partie des commissions ou autres compensations liées directement à la vente de tout produit ou de service offert par le courtier. Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 7

8 Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages Les cadeaux d affaires et les divertissements sont destinés à montrer de la bonne volonté et à nouer de solides relations de travail entre des partenaires commerciaux. Toutefois, selon les circonstances, des cadeaux, divertissements, faveurs et/ou avantages peuvent s avérer être des tentatives «d acheter» des traitements de faveur. Les représentants et employés ne peuvent accepter de cadeaux ou autres avantages de qui que ce soit ayant des intérêts commerciaux ou des liens de quelque nature que ce soit avec BR+A, sauf si les cadeaux, l hospitalité ou les autres avantages : i) Demeurent dans les limites du raisonnable et sont l expression normale de la courtoisie ou de l hospitalité; ii) Ne risquent pas de faire peser des soupçons sur l objectivité et l impartialité du représentant et de l'employé; et iii) ne compromettent pas l intégrité de BR+A. BR+A accepte que ses représentants et employés reçoivent des cadeaux et autres avantages de la part de ses fournisseurs pourvus que ceux-ci demeurent raisonnables et qu ils ne sont pas susceptibles d engendrer un manque d'objectivité ou d'impartialité du représentant ou de l'employé. En cas de doute, le représentant ou employé devrait consulter la conformité. Harcèlement, violence et discrimination Toute forme de harcèlement, de violence ou de discrimination est interdite, y compris tout comportement intimidant ou offensant qu une personne raisonnable pourrait juger comme tel. BR+A ne tolérera aucune forme de harcèlement, de violence ou de discrimination au sens de la Charte des droits et libertés de la personne. Toute plainte liée à du harcèlement, de la violence ou de la discrimination fera l objet d une enquête rapide, impartiale, approfondie et discrète par la direction qui verra à prendre les mesures correctrices appropriées. Drogue ou alcool BR+A s'attend à ce que les représentants et employés ne consomment pas de drogue ou d'alcool sur les lieux du travail et durant les heures de travail. En outre, le représentant ou l'employé évitera de travailler ou de se présenter au travail dans un état susceptible de compromettre la qualité de son travail et de ses services ou de donner une image défavorable de BR+A. Tenue vestimentaire Au travail, une tenue vestimentaire décente, convenable et appropriée au poste occupé est de mise. De façon générale, elle doit être conforme aux normes du milieu du secteur financier. Publicité et les relations avec les médias Toute publicité de BR+A doit être mesurée et pondérée, et doit respecter la réglementation régissant l industrie des fonds communs de placement. La représentation des produits et services offerts doit être faite de façon complète et exacte. Afin de protéger la réputation de BR+A et d assurer un message uniforme, toute publicité et communication avec les médias doit être orchestrée par la direction. 8. Conflits d'intérêts Les représentants et employés ne doivent pas utiliser leur position ou les connaissances acquises grâce à leur emploi au sein de BR+A, à des fins personnelles ou de telle manière qu'il peut en résulter un conflit ou une apparence de conflit entre les intérêts de BR+A et leurs intérêts personnels. Ils doivent aussi éviter de se placer dans une situation de vulnérabilité par rapport aux clients, aux fournisseurs et aux autres relations d affaires. Un conflit d intérêts désigne toute situation réelle, apparente, potentielle ou éventuelle, dans laquelle les représentants et employés pourraient être portés à favoriser une personne (y compris eux-mêmes et les personnes avec lesquelles ils sont liés) au détriment de BR+A et/ou de ses clients. Toute situation susceptible de nuire à leur indépendance et à leur objectivité ou d interférer avec leurs obligations professionnelles doit être divulguée à la direction. Dès qu une situation de conflit d intérêts Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 8

9 est rapportée à la direction, une analyse de la situation est effectuée afin de statuer sur la position à adopter. Activités professionnelles externes BR+A s attend du représentant et de l'employé qu ils acceptent de se rendre disponibles pour exercer leurs fonctions au sein du courtier. Le contrat d'emploi n'exclut pas qu'un représentant ou employé puisse exercer une autre activité professionnelle externe, pourvu que cette activité ne soit pas susceptible d entacher la réputation ou l image de BR+A ou ne soit incompatible avec la réglementation en vigueur. Tout représentant ou employé désirant exercer une activité professionnelle externe doit, au préalable, en informer la conformité qui est responsable d'approuver la demande. Le chef de la conformité doit alors évaluer si cette activité peut entraîner une situation de conflits d'intérêts, si elle peut causer préjudice à BR+A ou à un client ou si cette activité contrevient aux lois, règles, règlements et politiques des autorités en valeurs mobilières. Nomination comme administrateur d'une autre société En vertu de la réglementation en valeurs mobilières, un représentant ou employé ne peut agir comme administrateur d une autre société inscrite auprès d'une autorité en valeurs mobilières. Les représentants et employés qui souhaitent siéger à un conseil d administration d une autre société «non-inscrite» doivent éviter de se placer en situation de conflit d intérêts et doivent obtenir l autorisation de la direction avant d accepter de participer à ces activités. La direction tiendra compte de divers facteurs et critères avant d approuver ou non la demande d un représentant ou d'un employé d'accepter un poste d administrateur dans une organisation externe à BR+A. La direction considérera aussi le temps passé à cette activité ainsi que les responsabilités personnelles potentielles associées à ce poste avant d approuver la demande. Activités caritatives ou de bénévolat La direction de BR+A est cependant consciente que des représentants ou employés peuvent s impliquer dans des activités bénévoles au sein de leurs communautés à l échelle locale et dans diverses activités caritatives. La direction encourage les représentants et employés à participer à de telles activités pourvu que le représentant ou l'employé s assure que ses activités externes, qu elles soient caritatives ou de bénévolat, ne constituent pas un conflit d intérêts ou ne sont pas contradictoires avec sa fonction au sein de BR+A. Il peut arriver que le représentant doive déclarer dans la BDNI certaines de ses activités bénévoles. En cas de doute, le représentant devrait consulter la conformité. Les représentants et employés qui participent à des activités externes doivent confirmer aux autres participants de ces organismes externes, qu ils agissent et s expriment en leur nom personnel et que leurs actions ou propos ne peuvent en aucun temps être interprétées comme étant endossées ou sanctionnées par BR+A. Dans un même ordre d idée, BR+A ne veut en aucun cas être associée à la démarche personnelle d un représentant ou d'un employé touchant des activités politiques. 9. Respect du Code L'engagement de BR+A à gérer ses affaires de façon équitable et intègre est essentiel pour l obtention et le maintien de la confiance de ses clients. Tous les représentants et employés sont conjointement responsables de la protection et du maintien de l'intégrité de BR+A et ont l'obligation de respecter ce Code. Tous les représentants et les employés de BR+A sont invités à signaler, dans les meilleurs délais, toute pratique ou action qu ils estiment incorrecte ou incompatible avec l'une ou l'autre des dispositions du Code. La communication d informations de bonne foi est encouragée, mais les représentants et les employés n y sont pas obligés et toute communication est entièrement volontaire. La direction prendra alors les mesures nécessaires pour protéger l identité de la personne qui fait le signalement et aucune mesure de représailles ne sera prise contre cette personne qui a fait un tel signalement de bonne foi. En cas de contravention au Code ou à toutes dispositions applicables en matière d éthique et de déontologie, la direction peut imposer une sanction en fonction de la gravité de la situation pouvant aller jusqu à la terminaison d'emploi. Beaudoin, Rigolt + Associés inc. Page 9