Nb : les pastilles bleues vous permettent d obtenir des informations complémentaires et de vous aider à renseigner les rubriques.

Transcription

1 Ce site permet de : - vous informer sur les différentes formations en France (à partir du 1er.12.14) - déposer sa candidature aux formations post-bac (période entre le 20 janvier et le 20 mars 2015) 1

2 2

3 Onglet «Paramétrage» - rubrique «Etablissement» Il permet de vérifier et mettre à jour les informations concernant votre établissement (rubrique «établissement»). C est dans cette rubrique que se fait la mise à jour des dates des journées portes ouvertes. C est également dans cette rubrique qu il faut indiquer le nom du logiciel de notes utilisé et préciser si l établissement souhaite ou non participer à la remontée automatisée des notes. La remontée des notes est envisagée, cette année, pour l ensemble des terminales (générales, technologiques et professionnelles), sous réserve que l établissement utilise un logiciel certifié. Nb : les pastilles bleues vous permettent d obtenir des informations complémentaires et de vous aider à renseigner les rubriques. Rappel important La remontée Siècle des élèves de terminale devra être effectuée entre le 1 er décembre et le 15 janvier. Les élèves pourront visualiser les notes de leur fiche pédagogique ainsi que l état d avancement des appréciations, dès saisie de ces informations, mais ils n auront accès aux appréciations qu à partir du 1er juin. Ils pourront ainsi, s il y a lieu, signaler les erreurs constatées en temps utiles. Onglet «paramétrage» - rubrique «Paramétrage des formations» Ce paramétrage est découpé en modules. L ensemble des modules doit être vérifié et complété, un récapitulatif du paramétrage doit être validé par les responsables de formation. La formation n apparaîtra pas aux candidats sur le module de recherche de formation tant que cette validation ne sera pas effectuée. Dématérialisation de la fiche pédagogique Les établissements d accueil pourront consulter en ligne, à partir de leur site de gestion APB, les fiches pédagogiques de manière individuelle. Les données de ces fiches pédagogiques pourront également être regroupées dans un fichier Excel en utilisant le module d aide à la décision. Ce fichier Excel permettra de trier les données pertinentes (notes, appréciations ) en vue de : - pré- sélectionner des dossiers, notamment lorsqu ils sont très nombreux - préparer les commissions d évaluation Les élèves et leur famille pourront prendre connaissance de la fiche pédagogique à partir de leur dossier APB à partir du 1er juin après la tenue des commissions d évaluation des établissements d accueil. 3

4 Le 1 er bandeau vous donne accès à l ensemble des fonctionnalités liées aux candidatures de vos formations. Dans l onglet «Admissions» présenté dans le 2 ème bandeau, sont regroupées les rubriques relatives au suivi des phases d admission de la procédure. 4

5 5

6 La copie d écran ci-dessus correspond aux formations sélectives : Total candidatures, nombre de candidats ayant sélectionné la formation (classée ou non), Candidatures confirmées, le candidat a confirmé en «confirmant» son intention, tous les champs de saisie ont obligatoirement été complétés, la formation peut cependant ne pas être classée dans la liste des vœux, Candidatures papier confirmées, nombre de dossiers papier qui devront être «pointés», Vœux ordonnés : nombre de candidats ayant classé cette formation dans leur liste de vœux hiérarchisés, ces vœux ne sont pas forcément «confirmés», Vœux ordonnés confirmés, à noter que le candidat peut déclasser un vœu de sa liste hiérarchisée jusqu au 31 mai, Vœux 1 : nombre de candidats ayant classé cette formation en première position dans leur liste de vœux hiérarchisés, le candidat peut modifier l ordre des vœux jusqu au 31 mai, la candidature peut ne pas être confirmée, Vœux 1 confirmés. 6

7 Pour chaque formation, on dispose en fin de ligne d un lien «Détails» qui permet d obtenir plus d informations sur les candidatures : Répartition globale Filles/Garçons Nombre de candidats de Terminale en France - Boursiers du secondaire / Non boursiers - Par type d établissement d origine - Par série de baccalauréat - Par académie d origine (l académie «étranger» regroupe les élèves des établissements français à l étranger) Nombre de candidats Hors terminale - Par profils (supérieur en France, secondaire à l étranger, supérieur à l étranger, non scolarisé, ) - Par type de formation (scientifique, littéraire, économique, ) Pour les formations comportant un libellé national (Licences par mention, DUT, CPGE, BTS, ) des boutons d accès aux statistiques académiques et nationales pour les mêmes formations existent en bas d écran. Ces boutons ne sont pas disponibles pour certaines formations telles que les écoles. 7

8 8

9 9

10 Du 8 avril au 4 mai : Pointage des dossiers reçus à partir du site «Etablissement d accueil» - onglet «candidatures» - rubrique «pointage des dossiers» Ce pointage, par l établissement d accueil, a pour but d informer l élève que son dossier a été «reçu complet» ou non par l établissement. Le pointage est nécessaire pour traiter et classer les dossiers. Il permet de disposer d une liste (par formation) récapitulant l ensemble des dossiers réceptionnés. Il se substitue à l envoi d un accusé de réception. Plusieurs méthodes sont offertes pour le pointage des dossiers : 1.a pointage en ligne par dossier dans le désordre soit au niveau établissement, soit au niveau d une formation : en exploitant le code-barres grâce à un lecteur optique, en saisissant le numéro de dossier ou le nom du candidat. 1.b. pointage en ligne par liste (déconseillée) si les dossiers ont été triés par numéros de dossiers ou par noms des candidats préalablement. 2. pointage par fichier en mode déconnecté après récupération d un fichier Excel. Ce mode de pointage par fichier n autorise pas le pointage de dossiers incomplets qui doivent être repris en mode pointage en ligne pour permettre la saisie des pièces manquantes. 10

11 Le pointage en ligne : au niveau de l établissement Ce mode de pointage est utilisé par la scolarité centrale recevant les dossiers pour toutes les formations de son établissement. Elle utilise soit un lecteur optique qui scanne le code barre disponible en entête des fiches de candidature (ce code barre contient le numéro d inscription, le code de la formation qui permet à l application de remonter automatiquement à l écran la liste des pièces attendues pour ce dossier) soit elle saisit le numéro APB ou le nom du candidat qui permet également à l application de remonter automatiquement à l écran la liste des pièces attendues pour ce dossier. Si la scolarité centrale coche «saisie rapide» : Sans aucune pièce manquante indiquée sur le 1 er dossier, en saisie rapide, lors de la saisie du dossier suivant le dossier précédent est automatiquement pointé complet. Si la scolarité centrale n a pas coché «saisie rapide» : il faut cocher les pièces manquantes, si nécessaire, et pointer l état à attribuer à ce dossier. Scanner le dossier suivant et répéter l opération. 11

12 Du 8 avril au 4 mai : Pointage des dossiers reçus à partir du site «Etablissement d accueil» - onglet «candidatures» - rubrique «pointage des dossiers» Ce pointage, par l établissement d accueil, a pour but d informer l élève que son dossier a été «reçu complet» ou non par l établissement. Le pointage est nécessaire pour traiter et classer les dossiers. Il permet de disposer d une liste (par formation) récapitulant l ensemble des dossiers réceptionnés. Il se substitue à l envoi d un accusé de réception. Plusieurs méthodes sont offertes pour le pointage des dossiers : 1.a pointage en ligne par dossier dans le désordre - soit au niveau établissement en exploitant le code-barres grâce à un lecteur optique, - soit au niveau d une formation en saisissant le numéro de dossier ou le nom du candidat, 1.b. pointage en ligne par liste (déconseillée) si les dossiers ont été triés par numéros de dossiers ou par noms des candidats préalablement. 2. pointage par fichier en mode déconnecté après récupération d un fichier Excel. Ce mode de pointage par fichier n autorise pas le pointage de dossiers incomplets qui doivent être repris en mode pointage en ligne pour permettre la saisie des pièces manquantes. 12

13 Si le pointage est commencé par l établissement, pour une formation donnée, alors un état d avancement de ce pointage est affiché. 13

14 Le pointage en ligne : au niveau de la formation (les dossiers sont triés préalablement par formation) Le pointage en ligne par formation peut se faire par un pointage par dossier: La formation utilise soit un lecteur optique qui scanne le code barre disponible en entête des fiches de candidature (ce code barre contient le n d inscription, le code de la formation qui permet à l application de remonter automatiquement à l écran la liste des pièces attendues pour ce dossier) soit elle saisit le numéro APB ou le nom du candidat qui permet également à l application de remonter automatiquement à l écran la liste des pièces attendues pour ce dossier. Si la scolarité centrale coche «saisie rapide» : Sans aucune pièce manquante indiquée sur le 1 er dossier, en saisie rapide, lors de la saisie du dossier suivant le dossier précédent est automatiquement pointé complet. Si la scolarité centrale n a pas coché «saisie rapide» : il faut cocher les pièces manquantes, si nécessaire, et pointer l état à attribuer à ce dossier. Scanner le dossier suivant et répéter l opération. 14

15 Si le pointage est commencé par l établissement, pour une formation donnée, alors un état d avancement de ce pointage est affiché. 15

16 Le pointage en ligne : au niveau de la formation (les dossiers sont triés préalablement par formation) Le pointage en ligne par formation peut se faire par un pointage par liste (méthode déconseillée par le service central) en cliquant sur la pastille «pointer par liste», la liste des candidats à la formation, ayant imprimé leur dossier, apparaît à l écran. La formation doit cocher l état de pointage «complet» ou «reçu, non vérifié» à attribuer à chaque dossier. Pour pointer un dossier «incomplet», il faut enregistrer les pointages effectués puis cliquer sur le N APB du candidat concerné. L écran suivant permet à la formation de cocher les pièces manquantes et de cliquer sur «incomplet». 16

17 Pour pointer un dossier «Incomplet», il faut enregistrer les pointages effectués puis cliquer sur le N APB du candidat concerné. L écran ci-dessus apparaît, il faut alors cocher les pièces manquantes et éventuellement le message complémentaire, puis cliquer sur «Incomplet». 17

18 Le pointage par fichier : L étape s effectue hors connexion. A partir de l onglet «récupération des fichiers», l établissement enregistre le fichier standard et utilise uniquement la colonne B pour renseigner l état du dossier (cf. document P «suivi des candidatures», pour plus de précisions). Seuls les dossiers notés «CF» («Confirmée») peuvent être pointés. Conseil : filtrer le fichier sur la colonne B en choisissant de n afficher que les dossiers confirmés. Le transfert du fichier de pointage se fait à partir de l onglet «candidatures» - rubrique «pointage des dossiers» en cliquant sur la pastille «pointer par fichier». Les demandes de pièces manquantes pour les dossiers incomplets seront par contre acheminées aux candidats par le mode de pointage «en ligne». Attention : il n est donc pas possible de pointer un dossier «incomplet» via le mode de pointage par fichier. Remarques : l option «Basculer en non reçu» permet de pointer en «Non reçu» l ensemble des dossiers non traités. Cette fonctionnalité est disponible 10 jours après la date limite de confirmation des dossiers pour la formation, sans aller au-delà de 2 jours après la date limite de pointage des dossiers. La date limite de pointage en 2015 est le 4 mai. l état «Reçu hors délai» n est également disponible que 10 jours après la date limite de confirmation. A noter : un dossier uniquement électronique ne peut être pointé, il est soit confirmé (ECF), soit non confirmé (ENCF). un dossier papier non confirmé ne peut être pointé. Le lycée devra le faire confirmer par le candidat au préalable. un dossier papier non pointé ne peut être classé. Le lycée devra le pointer au préalable. Le pointage permet ainsi d obtenir la liste des dossiers à examiner lors des commissions. 18

19 Le pointage par fichier : Remarques : - l option «Basculer en non reçu» permet de pointer en «Non reçu» l ensemble des dossiers non traités. Cette fonctionnalité est disponible 10 jours après la date limite de confirmation des dossiers pour la formation, sans aller au-delà de 2 jours après la date limite de pointage des dossiers. La date limite de pointage en 2015 est le 4 mai. - l état «Reçu hors délai» n est également disponible que 10 jours après la date limite de confirmation. A noter : - un dossier uniquement électronique ne peut être pointé, il est soit confirmé (ECF), soit non confirmé (ENCF). - un dossier papier non confirmé ne peut être pointé. Le lycée devra le faire confirmer par le candidat au préalable. - un dossier papier non pointé ne peut être classé. Le lycée devra le pointer au préalable. Le pointage permet ainsi d obtenir la liste des dossiers à examiner lors des commissions. 19

20 Le pointage par fichier : Seuls les dossiers notés «CF» peuvent être pointés. Il est donc conseillé de filtrer le fichier sur la colonne B en choisissant de n afficher que les dossiers confirmés. La colonne «Classement» peut être renommée en «Etat du dossier» pour éviter les confusions. Renseigner dans la colonne B, l état du dossier : -«R» si le dossier reçu est complet, -«RNV» si le dossier est reçu mais non vérifié, -«NP» si le dossier n est pas reçu (ne peut être saisi que 10 jours après la date limite de confirmation), -«RHD» si le dossier a été reçu hors délai (ne peut être saisi que 10 jours après la date limite de confirmation). Il est souhaitable, pour éviter de perdre toutes les informations en cas de mauvaise manipulation, d enregistrer régulièrement le document durant la saisie. Une fois le pointage terminé, enregistrer en sauvegardant le fichier au format.csv (séparateur point-virgule). Les dossiers «incomplets» doivent être traités en ligne, pour pourvoir indiquer au candidat la/les pièce(s) manquantes à son dossier. Pointage «En ligne». Le pointage peut être effectué et transféré partiellement. C'est-à-dire que même si l ensemble des dossiers n est pas renseigné, seules les modifications d état (remplacement de CF par R par exemple) seront prises en compte, (1 formation = 1 fichier = 1 liste). 20

21 Le pointage par fichier : Les fichiers à transférer sont toujours au format.csv. Cliquer sur le lien Pointer en face de la formation en cours de traitement, puis sur «Pointer par fichier» Cliquer sur le bouton [Parcourir]. 21

22 Le pointage pour l internat (pour les CPGE uniquement) : La capture d écran ci-dessus concerne des CPGE pour lesquelles le dossier pédagogique est dématérialisé sauf la fiche d internat demandée sous forme papier. Un pointage est donc nécessaire. Pour un dossier papier : le pointage du dossier papier fait office de pointage internat. Si des éléments pour l internat sont manquants, l établissement l indiquera dans le champ «Message complémentaire» pour le signaler au candidat. Le dossier est alors considéré comme «Incomplet». Pour un dossier électronique : si le dossier internat est au format papier, il existe un pointage spécifique pour l internat. si le dossier internat est dématérialisé, il n y a pas de pointage internat à faire. 22

23 A partir de cette rubrique, l établissement peut avoir la liste des candidats à l une de ses formations (nom, prénom, établissement d origine) et avant même la date limite de confirmation des candidatures le 02 avril, suivre l état d avancement des dossiers en cliquant sur le dossier APB d un candidat ou suivre l évolution des confirmations. C est également à partir de cette rubrique que les établissements peuvent permettre à des candidats de confirmer hors délai leur candidature, au-delà du 02 avril. Les candidats ont alors 48h pour confirmer leur candidature hors délai si l établissement d accueil a accepté qu ils puissent le faire. 23

24 Les établissements d accueil ont accès aux fichiers des élèves, candidats à leur formation. Ces fichiers comportent, outre la liste des candidats à chaque formation concernée, des informations sur la scolarité des élèves : les notes des candidats bacheliers de l année et pour les bacheliers des années antérieures, le bac d origine et la mention Ces fichiers sont générés par formation et contiennent l ensemble des candidatures quel que soit leur état. Ces fichiers récupérés servent de document de travail pour effectuer : le pointage des dossiers reçus des tris informatiques en vue de préparer le travail des commissions le classement des candidatures à l issue des commissions Remarque importante : L ordre des vœux des candidats est strictement confidentiel. Il n est donc pas communiqué aux commissions et ne doit en aucun cas être demandé aux candidats. 24

25 Le mercredi 8 avril : récupération des listes des candidats inscrits (en vue de préparer les commissions d évaluation) à partir du site «Etablissement d accueil» - Onglet Candidatures / Rubrique Récupération des fichiers Pour générer le fichier contenant la liste des candidats à une formation, cliquer sur le bouton «Fichier standard» en face de la formation concernée. Pour générer le fichier contenant la liste des candidats à une formation en sélectionnant au préalable les éléments souhaités, cliquer sur le bouton «Fichier paramétrable» en face de la formation concernée. 25

26 Pour générer le fichier contenant la liste des candidats à une formation en sélectionnant au préalable les éléments souhaités, cliquer sur le bouton «Fichier paramétrable» en face de la formation concernée. Les données sont regroupées par «nature» et sont relatives : au candidat lui-même, aux appréciations et notes saisies par les enseignants, aux données des bulletins scolaires, aux épreuves du baccalauréat, à la scolarité antérieure du candidat. Et en fonction du paramétrage effectué par la formation, les données concerneront : les réponses des candidats aux questions spécifiques, les information sur le paiement des frais de concours, les informations sur les sportifs / artistes de haut niveau. 26

27 L établissement visualise la liste des éléments disponibles. Il suffit de sélectionner en cochant ou décochant les éléments souhaités, puis d enregistrer la sélection, via le bouton [Enregistrer]. On peut également choisir d appliquer cette sélection pour un ensemble de formations avant d enregistrer. Paramétrer un autre ensemble de données et/ou cliquer sur «Générer». Une boîte de dialogue s ouvre, sélectionner le dossier destinataire, enregistrer. 27

28 Le mercredi 8 avril : Impression des dossiers à partir du site «Etablissement d accueil» - onglet «candidatures» - rubrique «imprimer les dossiers» Impression des dossiers candidats : Les établissements ayant opté pour la dématérialisation des dossiers peuvent cependant imprimer l intégralité ou une partie des dossiers de leurs candidats. En plus des critères de tris applicables aux fiches pédagogiques, le paramétrage permet de préciser les éléments à imprimer (baccalauréat, scolarité, bulletins, éléments de la fiche pédagogique, CV, lettre de motivation) pour chacun des dossiers complets et éventuellement des dossiers incomplets (cf. document Q «traitement des candidatures»). Les éléments du dossier dématérialisé sont également disponibles à l écran dans le dossier de chaque candidat (onglet «candidatures» rubrique «candidats»). Impression des fiches pédagogiques normalisées : La fiche pédagogique est dématérialisée pour les élèves de terminale et MANAA. Des tris selon plusieurs critères sont possibles. Cette fiche pédagogique est également disponible à l écran dans le dossier de chaque candidat de terminale (onglet «candidatures» rubrique «candidats»). Remarque : La dématérialisation, sans possibilité de joindre une pièce scannée au dossier électronique, est possible pour toutes les catégories de candidats. 28

29 Attention, règles à respecter pour constituer les groupes sur APB pour les BTS : Deux étapes sont nécessaires pour effectuer la remontée des classements par groupe : 1ère étape : constituer les groupes («bac technologique», «bac professionnel» et «bac général») pour les établissements qui ne l ont pas encore fait. Il faut pour cela cliquer sur «créer un nouveau groupe». 2ème étape : saisir les classements pour chaque groupe constitué. Remarques importantes : Dès lors que l établissement a commencé à effectuer un classement, il n est plus possible de créer ou modifier les constitutions des groupes. Une fois le classement saisi, l établissement ne pourra plus modifier le groupe d appartenance d un candidat. 29

30 Modalités Techniques Comment paramétrer les groupes? Une fois votre groupe créé, cliquez sur «paramétrer» en face de chaque groupe constitué. Vous pourrez sélectionner un ensemble de critères sur la scolarité ; Un 1 er niveau de critères concerne le diplôme des candidats (baccalauréat ou diplôme équivalent en préparation ou obtenu, puis l ensemble des critères qui en découlent portent sur ce diplôme : voie, série ). Comment annuler un classement? Cette fonctionnalité est possible en cliquant sur l onglet «classement en ligne». En face de la formation concernée, cliquez sur «annuler le classement». 30

31 Création de vos 3 groupes sur APB, pour les BTS Afin de faciliter et de simplifier la constitution de vos groupes, nous vous proposons la démarche suivante («créer un nouveau groupe», onglet «candidatures» - rubrique «groupes») : Un 1 er groupe est créé et intitulé «bac technologique». Par conséquent, les néo bacheliers et bacheliers antérieurs technologiques seront dans ce groupe. Un 2 ème groupe appelé «bac professionnel» recensera les néo bacheliers et bacheliers antérieurs professionnels. Un 3 ème groupe appelé «bac général» regroupera, quant à lui, les néo bacheliers et bacheliers antérieurs généraux. Le groupe par défaut sera donc sans candidat, avec une capacité à zéro. 31

32 Attention : Tout groupe devra correspondre à un classement, à un nombre de places à pourvoir et à un nombre d élèves à appeler. Important : Si une liste de classement est épuisée pour un groupe donné, et que le nombre de candidats à appeler n est pas atteint, il est possible de modifier le nombre de candidats à appeler d un autre groupe pour atteindre la capacité globale définie au niveau de la formation. Ces modifications s effectuent au moment du suivi des simulations. Exemple du BTS NRC (Négociation Relation Client) Onglet «capacité» : Capacité officielle = 35 Onglet «données d Appel» : Nombre de places à pourvoir via la procédure : 33 (si 2 redoublants) soit, 35-2 (redoublants) = 33 Pour les formations de BTS où 3 groupes doivent être constitués, la somme du «nombre de places à pourvoir via la procédure» pour chaque groupe doit être égale à la capacité officielle (en ayant retiré au préalable si nécessaire les redoublants). Groupe «bac technologique» : nombre de places à pourvoir via la procédure : 19 (soit 20-1 redoublant) + Groupe «bac professionnel» : nombre de places à pourvoir via la procédure : 13 (soit 14-1 redoublant) + Groupe «bac général» : nombre de places à pourvoir via la procédure : 1 = Soit un total du nombre de places à pourvoir via la procédure = 33 32

33 Rappel important : Pour les établissements ayant des formations de STS qui avaient correctement paramétré les trois groupes (bac technologique, bac général et bac professionnel) l an dernier, le service central a conservé le paramétrage des groupes et y a assigné automatiquement les candidats de cette année en respectant l arborescence des groupes (exemple bac technologique : type de diplôme : «baccalauréat en préparation», la voie ou les séries du bac techno ont été cochées, idem pour le type de diplôme : «baccalauréat obtenu», idem pour le type de diplôme : «diplôme étranger équivalent ou en préparation», idem pour le type de diplôme : «diplôme étranger équivalent au bac obtenu»). Pour les établissements ayant des formations de STS pour lesquels les groupes n ont pas été correctement paramétrés l an dernier ou des établissements ayant des formations de STS pour lesquelles les groupes n ont pas été paramétrés automatiquement par le service central (nouvelles formations), ils vont alors devoir effectuer les 3 groupes de classement. Un groupe est un ensemble de candidats ayant des caractéristiques communes et pour lequel l établissement souhaite effectuer un classement distinct. Cette opération permet notamment de gérer l effectif des candidats par type de bac. Il sera demandé aux établissements de créer 3 groupes selon l origine scolaire du candidat (groupe «bac technologique» groupe «bac professionnel» - groupe «bac général»). Pour chaque groupe créé, l établissement sélectionnera tout d abord le profil des candidats en paramétrant le groupe (candidats issus de bac technologique,... issus de bac professionnel, issus de bac général). Il effectuera dans un 2ème temps un classement spécifique de ces candidats et saisira le nombre de places à pourvoir via APB et le nombre de candidats à appeler pour chacun des groupes constitués en vue des phases d'admission (cf. document Q «traitement des candidatures»). 33

34 Important : Les commissions, organisées par les établissements, doivent établir des listes longues (dépassant largement la capacité d accueil), seuls les candidats qui ne pourraient pas suivre dans la formation sollicitée ne sont pas classés. Le classement unique retenu (pas de liste principale ni de liste complémentaire) ne doit pas comporter d ex-æquo. 34

35 L'outil d'aide à la décision permet, pour chaque groupe défini de gérer différentes étapes nécessaires à la préparation des jurys d'admission, en vue d'établir un classement des candidats. Par conséquent, seules les formations sélectives sont gérées dans cet outil. L'outil permet : l'automatisation de calculs de moyennes. Le responsable de formation configure les différentes moyennes pour un groupe donné dans la rubrique «Moyennes», de tenir compte de notes attribuées à un C.V., une lettre de motivation ou un entretien par exemple. Ces notes sont appelées «Notes recruteurs», le traitement des dossiers par les recruteurs : ceux-ci peuvent lancer des calculs, consulter les résultats, modifier la moyenne finale d'un candidat, et éditer des listes de candidats dans la rubrique «Traitement des dossiers», la définition de paramètres pour le classement (mise en place d'une barre d'admissibilité), et la génération d'un classement définitif à partir de ces paramètres. Ces fonctionnalités sont réservées au responsable de la formation dans la rubrique «Génération du classement». Attention : seuls les dossiers confirmés ou reçus (complets ou incomplets) sont visibles dans cet outil. 35

36 2 types de classement possibles «cf. document Q «traitement des candidatures» : la saisie des classements en ligne Deux méthodes de saisie sont possibles : - saisie des numéros de dossiers (par rang de classement) : il faut utiliser cette méthode si le nombre de candidats est important, d autant plus qu elle peut se faire à l aide d un lecteur optique («douchette») - saisie des rangs de classement (dans la liste des candidats) Remarque : lorsque la saisie du classement a été commencée par une méthode, il n est plus possible de revenir à l autre sauf à annuler la totalité de la saisie effectuée. la saisie des classements par fichiers Excel L établissement saisit, sur le site, le classement arrêté lors de la commission (au plus tard le 28 mai). Attention : un numéro de rang ou la mention NC (non classé) doit être attribué à chaque candidature. Attention : pour les formations de STS où trois groupes seront paramétrés par les établissements, il est préférable, avant toute saisie, de trier le fichier sur les données de la colonne (A) intitulée «Code groupe».il y aura 3 classements c'est-à-dire qu il y aura autant de candidats n 1 que de groupes définis. Seule la colonne (B) du fichier doit être utilisée pour renseigner le classement. Il ne faut ni ajouter ni supprimer de ligne au fichier récupéré. Ne pas oublier d enregistrer le document lorsque la saisie est terminée. 36

37 Deux méthodes de saisie des classements en ligne sont proposées : 1/ saisie des numéros de dossiers (par rang de classement) : nous conseillons d utiliser cette méthode si le nombre de candidats est important, d autant plus qu elle peut se faire à l aide d un lecteur optique («douchette»), Saisir le n de dossier du candidat, puis cliquer sur [OK] (ou taper sur la touche «Entrée»), pour faire apparaître l identité du candidat. Le curseur se place automatiquement sur le champ «N d inscription» suivant. Avec l utilisation d une «douchette», le scan du code barre remonte automatiquement le n d inscription et l identité du candidat et passe au n d inscription suivant. Cliquer sur le bouton [Valider] pour enregistrer la saisie. Les 20 rangs de classement suivants apparaissent. Recommencer jusqu à ce que le rang du dernier candidat classé ait été saisi, puis enregistrer. Les candidats n ayant pas été affectés à un rang de classement, sont par définition non classé, il est donc possible d utiliser le bouton [Enregistrer les candidats restants en Non classé ]. Attention : La saisie du classement pouvant être faite en plusieurs fois, ne pas utiliser cette fonction sans avoir contrôlé que les candidats non renseignés sont bien des candidats «Non classés». 2/ saisie des rangs de classement (dans la liste des candidats). Lorsque la saisie du classement a été commencée par une méthode, il n est plus possible de revenir à l autre sauf à annuler la totalité de la saisie effectuée. Cliquer sur [Valider] une fois le choix effectué. La liste des candidats, triée en fonction des critères sélectionnés, s affiche. Saisir pour chaque candidat : soit le rang, soit NC (Non classé). Les champs non renseignés peuvent être automatiquement renseignés NC (pour Non classé ) en cliquant sur le bouton. Cliquer sur le bouton [Valider] pour enregistrer la saisie. Les 20 rangs de classement suivants apparaissent. Recommencer la saisie jusqu à ce que l ensemble de la liste des candidats soit épuisée. 37

38 38

39 2 types de classement possibles «cf. document Q «traitement des candidatures» : la saisie des classements en ligne Deux méthodes de saisie sont possibles : - saisie des numéros de dossiers (par rang de classement) : il faut utiliser cette méthode si le nombre de candidats est important, d autant plus qu elle peut se faire à l aide d un lecteur optique («douchette») - saisie des rangs de classement (dans la liste des candidats) Remarque : lorsque la saisie du classement a été commencée par une méthode, il n est plus possible de revenir à l autre sauf à annuler la totalité de la saisie effectuée. la saisie des classements par fichiers Excel L établissement saisit, sur le site, le classement arrêté lors de la commission (au plus tard le 28 mai). Attention : un numéro de rang ou la mention NC (non classé) doit être attribué à chaque candidature. Attention : pour les formations de STS où trois groupes seront paramétrés par les établissements, il est préférable, avant toute saisie, de trier le fichier sur les données de la colonne (A) intitulée «Code groupe».il y aura 3 classements c'est-à-dire qu il y aura autant de candidats n 1 que de groupes définis. Seule la colonne (B) du fichier doit être utilisée pour renseigner le classement. Il ne faut ni ajouter ni supprimer de ligne au fichier récupéré. Ne pas oublier d enregistrer le document lorsque la saisie est terminée. 39

40 40

41 Saisie des capacités d accueil par l établissement à partir du site «Etablissement d accueil» / onglet «admissions» - rubrique «capacités» Du 2 avril au 30 avril, la saisie des capacités officielles doit s effectuer conformément aux capacités définies après concertation et validation avec le service du rectorat (DOS). Définition : capacités officielles = nombre de places global disponible dans la formation à la rentrée prochaine en tenant compte des redoublants (intégration du nombre des redoublants à cet effectif ). Les capacités d accueil théoriques sont, sauf conditions particulières, de 35 ou 30 en STS et de 48 en CPGE). 41

42 Exemple d une CPGE MPSI (Mathématiques Physiques Sciences de l Ingénieur) Onglet «capacité» : Capacité officielle = 48 Onglet «données d Appel» : Nombre de places à pourvoir via la procédure APB : 46 (si 2 redoublants) [soit, 48-2 (redoublants) = 46] Nombre de candidats à appeler : 49 (avec le surbooking) [soit, (en surbooking) = 49] 42

43 A partir du 15 mai : Saisie des données d appel par l établissement à partir du site «Etablissement d accueil» - onglet «admissions»- rubrique «données d appel» L établissement, à partir du 15 mai, a la possibilité de saisir les données d'appel, saisie qui doit se faire en cohérence avec les capacités officielles : nombre de places à pourvoir via la procédure APB = capacité d accueil officielle nombre de redoublants (les redoublants ne sont donc pas comptabilisés) nombre de candidats à appeler = nombre de candidats à qui cette formation doit être proposée. Ce nombre de candidats à appeler doit être égale aux places à pourvoir via APB augmenté de quelques unités pour pallier d éventuelles défections ou démissions attendues à la rentrée (ex : échec au bac, départ vers des formations hors procédure), c est là qu intervient le surbooking. Ce nombre de défections ou démissions est bien sûr différent en fonction des spécificités des formations et de leur «environnement». Il doit notamment être tenu compte : du taux d échec au baccalauréat des candidats, pour les deux premières phases. de l environnement de la formation, à savoir si elle est en concurrence avec des formations qui ne recrutent pas dans APB. 43

44 Important : Ces deux données d appel sont modifiables à chaque simulation. Rappel : Le surbooking effectué par les établissements ne peut dépasser 20 % (plafond fixé au plan national). Cependant, le surbooking peut être supérieur à 20% dans des cas précis et sur demande justifiée pour certaines formations. Seul le SAIO a la main pour augmenter le surbooking au-delà de 20%. Pour les établissements intéressés, une demande écrite et circonstanciée doit être faite à l attention du CSAIO via la messagerie Etablissement (rubrique «contact») de votre site de gestion Admission Post Bac. Important : La saisie des données d appel est un élément indispensable au fonctionnement des phases de proposition d'admission, au même titre que les classements. Ceci pour toutes les formations sélectives ou à capacité limitée. Les établissements qui n auront pas fait cette saisie ne pourront pas participer aux phases de simulation (la 1 ère simulation débutera lundi 1er juin). Le suivi des phases de simulation permet de visualiser l évolution des admissions et d ajuster au mieux le nombre de candidats à «appeler» pour le tour suivant. Les données d appel restent modifiables tout au long des différentes phases de propositions d'admissions. Remarque : Le droit de saisie des données d appel est un droit exclusif de l administrateur (une seule personne). Si vous avez donné les droits de lecture/écriture à un utilisateur, vous devez les réduire à la lecture seule pour reprendre la main en tant qu administrateur. Au niveau de l onglet «comptes» - rubrique «gestion des utilisateurs», cliquer sur «droits» en face de chaque utilisateur. Pour les utilisateurs qui ont la «saisie des données d appel» en «lecture/écriture», cliquer sur «modifier» et les basculer en «lecture» ou «aucun droit». Important : Les établissements qui n auront pas saisi le nombre d élèves à appeler n auront aucun élève affecté par admission post bac dans leur formation. 44

45 45

46 46

47 Important : Ces deux données d appel sont modifiables à chaque simulation. Rappel : Le surbooking effectué par les établissements ne peut dépasser 20 % (plafond fixé au plan national). Cependant, le surbooking peut être supérieur à 20% dans des cas précis et sur demande justifiée pour certaines formations. Seul le SAIO a la main pour augmenter le surbooking au-delà de 20%. Pour les établissements intéressés, une demande écrite et circonstanciée doit être faite à l attention du CSAIO via la messagerie Etablissement (rubrique «contact») de votre site de gestion Admission Post Bac. Important : La saisie des données d appel est un élément indispensable au fonctionnement des phases de proposition d'admission, au même titre que les classements. Ceci pour toutes les formations sélectives ou à capacité limitée. Les établissements qui n auront pas fait cette saisie ne pourront pas participer aux phases de simulation (la 1 ère simulation débutera lundi 1er juin). Le suivi des phases de simulation permet de visualiser l évolution des admissions et d ajuster au mieux le nombre de candidats à «appeler» pour le tour suivant. Les données d appel restent modifiables tout au long des différentes phases de propositions d'admissions. Remarque : Le droit de saisie des données d appel est un droit exclusif de l administrateur (une seule personne). Si vous avez donné les droits de lecture/écriture à un utilisateur, vous devez les réduire à la lecture seule pour reprendre la main en tant qu administrateur. Au niveau de l onglet «comptes» - rubrique «gestion des utilisateurs», cliquer sur «droits» en face de chaque utilisateur. Pour les utilisateurs qui ont la «saisie des données d appel» en «lecture/écriture», cliquer sur «modifier» et les basculer en «lecture» ou «aucun droit». Important : Les établissements qui n auront pas saisi le nombre d élèves à appeler n auront aucun élève affecté par admission post bac dans leur formation. 47

48 48

49 A partir de mai : Saisie des messages pour les candidats L établissement saisira un message à l attention des candidats qui seront admis au mois de juin dans leur établissement afin de leur indiquer les modalités d inscription administrative (message à l attention des candidats ayant répondu «oui définitif» à leur proposition et message à l attention des candidats ayant répondu «oui mais» à leur proposition). Les instructions mentionnées par l établissement d accueil dans ces messages doivent être très précises afin de permettre au candidat de connaître l ensemble des démarches qu il aura à remplir pour être définitivement admis dans la formation qu il accepte. 49

50 A partir de mai : Saisie des messages pour les candidats Les dates d inscription mentionnées dans les messages doivent être en cohérence avec le calendrier officiel et la charte APB. Rappel de la charte : L établissement d accueil : - ne doit pas demander, à un candidat appelé mais encore en attente d une autre réponse (oui mais), qu il anticipe son choix définitif (y compris pour l internat en classes préparatoires), - doit garantir une place à tout élève ayant répondu oui définitif ou oui mais, dès lors que celui-ci aura suivi les instructions données pour l inscription administrative. 50

51 51

52 Onglet «admissions» - Rubrique «Suivi des admissions» Vous pourrez, dès l ouverture des phases d admission, avoir accès aux réponses formulées par les candidats que vous avez classés sur vos formations. Les formations d accueil ont la possibilité de récupérer la liste des candidats ayant accepté («oui définitif» ou «oui mais») la proposition d admission qui leur a été faite. Cette récupération se fait sous la forme de fichiers, contenant notamment les coordonnées des candidats (adresse postale, électronique, numéros de téléphone, ), la réponse et la date de la réponse. 52

53 Onglet «admissions» - Rubrique «Suivi des admissions» Vous pourrez, dès l ouverture des phases d admission, avoir accès aux réponses formulées par les candidats que vous avez classés sur vos formations. Les formations d accueil ont la possibilité de récupérer la liste des candidats ayant accepté («oui définitif» ou «oui mais») la proposition d admission qui leur a été faite. Cette récupération se fait sous la forme de fichiers, contenant notamment les coordonnées des candidats (adresse postale, électronique, numéros de téléphone, ), la réponse et la date de la réponse. 53

54 Les 08 juin, 25 juin et 14 juillet à 14 heures, les résultats des phases d admission sont affichés aux candidats, qui doivent se connecter sur le site et apporter une réponse à l éventuelle proposition qui leur est faite Les candidats ont jusqu au 120h pour répondre : Oui définitif : Le candidat renonce à toutes les autres formations sur lesquelles il était éventuellement encore en attente. Oui mais : Le candidat accepte la proposition actuelle, mais espère mieux lors des phases suivantes. Non mais : Le candidat refuse la proposition actuelle (il a certainement une proposition d une formation hors procédure par ailleurs), mais espère mieux lors des phases suivantes. Démission générale : Le candidat renonce à tous les vœux qu il avait exprimés dans le cadre de la procédure. A chaque phase, une seule proposition est faite à un candidat. Le candidat qui répond «Oui mais» doit se reconnecter à la phase suivante et répondre à nouveau, même s il n a pas changé de proposition. Les candidats n ayant pas répondu après 96 heures sont destinataires d un . Les candidats n ayant pas répondu après 120 heures sont destinataires d un SMS. En l absence de réponse 48h après la fin de la phase à 14 heures, les candidats sont démissionnés. 54

55 Phases de proposition d admission : 3 phases d admission (proposition et réponse) lundi 08 au samedi 13 juin 2015 jeudi 25 au mardi 30 juin 215 mardi 14 au dimanche 19 juillet 2015 A indiquer aux élèves : «A partir du lundi 08 juin heures, trois phases de proposition d admission vont se succéder. Le lundi 08 juin, si une proposition vous est faite : vous devrez donner une réponse dans les 5 jours qui suivent (120H) sinon vous serez automatiquement démissionné.» Tant que l élève ne répond pas un «oui définitif» à une proposition il doit se connecter sur son dossier électronique à chaque phase de proposition. Attention : Un élève qui aurait répondu un «oui mais» à une proposition d admission en phase 1 doit obligatoirement se reconnecter à la phase suivante pour confirmer sa réponse ou répondre à une nouvelle proposition d admission qui lui serait faite, sinon il sera considéré comme démissionnaire. Les résultats aux baccalauréats des élèves seront connus et pris en compte dans l application entre la 2 ème et la 3 ème phase. Les élèves, qui n auront pas obtenu le baccalauréat seront automatiquement «enlevés» d APB, sauf pour les formations de STS. Attention : Les candidats autorisés tardivement à passer l examen en septembre devront se manifester le plus tôt possible auprès de l INP de Toulouse, via la messagerie candidat (rubrique «Contact»). Le Professeur Principal peut, à partir de l onglet «suivi des réponses» veiller à ce que ses élèves se connectent à chaque phase d admission. Si l élève ne répond pas dans les 5 jours qui suivent (120H), il sera démissionné de la procédure. 55

56 Principe : En utilisant les classements et le nombre de candidats à appeler saisis par les formations d accueil, et les vœux ordonnés des candidats, le programme d admission simule les affectations de candidats dans les formations d accueil. Une fois la simulation terminée, les formations d accueil peuvent en consulter les résultats sur le site de gestion en mode simulation (les candidats ne peuvent pas avoir accès à ces informations). Plusieurs tableaux statistiques sont accessibles par le lycée pour faire une analyse fine des résultats de sa propre formation et des formations du même périmètre. Après analyse des résultats, le gestionnaire d une formation d accueil peut décider de modifier le nombre de candidats à appeler. Cette modification (ainsi que toutes celles émises par les gestionnaires des autres formations) sera prise en compte lors de la simulation suivante. Les simulations pour la première phase débutent le 1er juin. / Une simulation a lieu chaque nuit, jusqu au samedi 06 juin 14h. 24 heures après l affichage des résultats de la première phase, le suivi peut se faire en deux modes : Le mode simulation, qui permet de suivre les résultats de la dernière simulation mise en ligne. Le mode réel, qui permet de suivre les réponses des candidats. Les phases de simulations ont pour but d aider les formations d accueil à affiner la valeur de leur nombre de candidats à appeler. L établissement prend connaissance des données disponibles sur le site afin de réajuster si nécessaire le nombre de candidats «à appeler» pour le tour suivant. La date limite de modification des nombres de candidats à appeler pour une phase de proposition est fixée à 48h (le samedi 06 juin 14 heures pour la 1 ère phase) précédant l affichage des résultats aux candidats. 5 6

57 57

58 Cette rubrique vous permet de rappeler directement des candidats de votre liste de classement n'ayant pas eu de proposition. Chaque formation en déficit de candidats doit en effet épuiser sa liste de classement avant de pouvoir basculer en procédure complémentaire. Si à l issue des phases de proposition d admission, les établissements ont encore des places vacantes, deux possibilités s offrent à eux : la liste des candidats classés et restés sans proposition n est pas encore épuisée : L établissement rappellera alors ses candidats dans l ordre de classement afin de compléter son effectif (onglet «admission» - rubrique «rappel fin de liste»). L établissement aura ainsi accès aux coordonnées téléphoniques du 1 er candidat de la liste afin de le contacter. Attention : Si le candidat, que l établissement rappelle, ne souhaite pas suivre la formation, il doit se démissionner à partir de son dossier électronique APB. Cependant, certains candidats ne le font pas et bloquent «le rappel fin de liste». L établissement peut alors (onglet «admission» - rubrique «procédure complémentaire») cliquer à partir du tableau sur le chiffre entre parenthèse ( ) correspondant à la colonne «en attente de réponse» face à la formation concernée. L établissement aura alors accès à la liste des candidats «rappel de fin de liste» qui n ont pas répondu dans les délais impartis. En cliquant sur la ligne correspondant au candidat, une nouvelle fenêtre s ouvrira permettant de «démissionner» le candidat et permettre ainsi le rappel d un autre candidat. 58

59 La liste affichée dans la rubrique «rappel fin de liste» contient l'ensemble des candidats classés et restés sans proposition dans le cadre des phases de proposition d'admission. Vous pouvez rappeler ces candidats dans l'ordre de classement, afin de compléter votre effectif. Pour cela vous devez prendre contact par téléphone (un mail est également envoyé de manière automatique si vous ne parvenez pas à prendre contact) avec chaque candidat (dans l'ordre de la liste, les numéros s'affichant au fur et à mesure). Chaque candidat rappelé sera basculé en procédure complémentaire, et disposera d'un délai d'une semaine pour vous répondre. S'il ne répond pas dans ce délai, vous pourrez alors le démissionner. Lorsque cette liste sera épuisée, vous pourrez, s'il reste encore des places vacantes, inscrire cette formation à la procédure complémentaire (onglet "Admission"). D'autres candidats pourront alors y postuler. N.B : Pour suivre les rappels fin de liste, vous devez vous rendre dans l onglet "Procédure complémentaire". 59

60 Si à l issue des phases de proposition d admission, les établissements ont encore des places vacantes, deux possibilités s offrent à eux : la liste des candidats est épuisée : L établissement s inscrira à la procédure complémentaire (onglet «procédure complémentaire»). Cette inscription n est pas automatique, c est une démarche de l établissement qui peut à tout moment entre le 26 juin et le 15 septembre 2015 déclarer des places vacantes et permettre ainsi à des candidats de formuler des vœux pour ces formations. L établissement doit également faire la démarche de «sortir» de la procédure complémentaire dès lors que le nombre de candidats à appeler a été atteint. 60

61 61

62 62

63 63

64 Le Fil Info vous permet de connaître tout au long de la procédure les différentes démarches à effectuer à partir de votre site de gestion APB. Ce Fil info permet également au service central de vous donner des informations de «dernière minute» permettant de lever une incompréhension, de vous faire un rappel de dates importantes, ou vous évoquer un blocage technique. 64

65 Vous accèderez, à partir de cette rubrique «Guides», à divers documents regroupant des fiches techniques classées par thème (enrichies de captures d écran) et ainsi avoir connaissance des différentes démarches à effectuer tout au long de la procédure. 65