Guide technique de CaRMS en ligne pour les candidats : Période de candidature

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1 Guide technique de CaRMS en ligne pour les candidats : Période de candidature Mise à jour le 3 septembre 2014

2 Compatibilité avec les navigateurs CaRMS soutient les navigateurs internet suivants : Pour les ordinateurs PC Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Firefox 14.0 ou ultérieur Internet Explorer 9* Pour les ordinateurs Mac Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Safari 5.0 ou ultérieur * Si vous avez mis à niveau à la nouvelle version d Internet Explorer (IE) 10, vous aurez certaines difficultés à accéder à la plateforme CaRMS en ligne. Il est recommandé d activer «de compatibilité» dans le menu Outils du navigateur. IE8 a également une fonctionnalité limitée. Si vous n utilisez pas un navigateur compatible, des erreurs inattendues se produiront. Nous sommes désolés pour les inconvénients occasionnés, et nous vous conseillons d utiliser un navigateur compatible. Contactez-nous Si vous avez des questions concernant ce guide, veuillez communiquer avec nous à l'adresse aide@carms.ca. Historique des versions Version Date Registre des changements septembre 2014 Première version Version 1 1

3 Table des matières Participation au jumelage. 4 Mes informations 4 Profil. 4 Renseignements personnels Compétences linguistiques Permis d exercice. 5 Réalisations et champs d'intérêt.. 5 Éducation.. 5 Enseignement non médical Enseignement médical Stages à option clinique Formation postdoctorale/internat Stages à option en résidence Formation non clinique Examen 8 Conseil médical du Canada United States Medical Licensing Examination Langue Évaluations Autres Expérience. 11 D emploi Activités académiques et expériences de recherche Stage d observation Bénévolat Expérience clinique Bourses de recherche Publications/présentations Version 1 2

4 Mes documents 14 Lettre de motivation. 14 Lettres de recommandation 15 Joindre les documents. 15 Suivi des documents. 15 Demande de traduction. 17 Retour des documents Ma Candidature.. 17 Déclaration 17 Version 1 3

5 Participation au jumelage 1. Lorsque vous recevez votre confirmation d accès/jeton, cliquez sur le lien inclus dans le courriel. Lisez les instructions, suivez les étapes et payez le frais de candidature pour commencer votre candidature sur CaRMS en ligne. 2. Sélectionnez la langue de votre candidature : anglais, français ou anglais et français. Vous pouvez modifier cette information plus tard dans la section Renseignements personnels de votre candidature. 3. Sélectionnez PARTICIPER pour participer au jumelage. 4. Lisez attentivement les instructions et cliquez sur SUIVANT pour continuer. 5. Examinez attentivement le contrat du candidat. Veuillez noter que le contrat du candidat est légalement contraignant. Cochez la case et cliquez sur ACCEPTER pour passer à l étape suivante. 6. Entrez votre numéro de carte de crédit et la date d expiration. Cliquez sur TRAITEMENT DE LA TRANSACTION pour passer à l étape suivante. 7. Si vous désirez vous retirer du jumelage. Sélectionnez RETRAIT. Pour rétablir votre candidature au jumelage après l avoir retirée, envoyez un courriel à l adresse operations@carms.ca. Mes informations Profil Renseignements personnels 1. Entrez les renseignements exigés. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Remarque : vous recevrez un numéro de licencié du Conseil médical du Canada (LCMC) lorsque vous aurez réussi l examen d aptitude du Conseil médical du Canada, partie II (EACMC, partie II). Si vous êtes inscrit pour subir cet examen, vous pouvez inscrire six zéros (000000) comme numéro LCMC temporaire. Ceci vous permettra de soumettre la section de votre candidature concernant les examens. Compétences linguistiques 1. Indiquez toutes les langues que vous parlez et/ou écrivez couramment. La colonne de gauche indique les langues que vous avez choisies. Pour ajouter une langue, faites un choix à partir de la colonne de droite en cliquant sur le (+). Si la langue que vous cherchez n est pas listée dans la colonne de droite, vous pouvez l indiquer dans le champ Autres langues. Version 1 4

6 2. Cliquez sur ENREGISTRER pour sauvegarder votre liste de langues. Permis d exercice Permis d exercice 1. Inscrivez les renseignements concernant votre autorisation d exercer la médecine. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Habituellement, les diplômés canadiens en médecine (DCM) n auront pas de licence médicale avant d avoir terminé leur formation de résidence et subi tous les examens du CMC. Plusieurs diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU) auront une licence médicale. Remarque : Le fait de subir tous les examens du CMC et l obtention de votre certificat du LCMC ne signifie pas nécessairement que vous possédez votre licence pour exercer la médecine au Canada. Réalisations et champs d'intérêt Réalisations et champs d'intérêt 1. Inscrivez vos réussites universitaires (par exemple : des prix) et vos centres d intérêt. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Pour créer plusieurs entrées, cliquez sur + Éducation Enseignement non médical 1. Inscrivez les renseignements concernant votre formation de premier cycle, de CÉGEP et supérieure (terminées ou non). Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). La formation de premier cycle désigne toute formation scolaire que vous avez reçue après avoir terminé vos études secondaires et avant de commencer vos études en Version 1 5

7 médecine. La formation supérieure est toutes études entreprises après votre formation du premier cycle. Les types de formation les plus courants dans cette catégorie sont : Baccalauréat CÉGEP Études prémédicales Maîtrise Doctorat 2. Pour ajouter plusieurs entrées, cliquez d abord sur ENREGISTRER et ensuite sur + Enseignement médical 1. Inscrivez l information pertinente à votre diplôme en médecine. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Remarque : Si vous avez fréquenté plus d une faculté de médecine, vous devez envoyer un courriel contenant le nom des deux facultés ainsi que les dates de début de vos études à l adresse operations@carms.ca afin de demander l ajout d une autre faculté. Vous devez fournir l information complète pour les deux facultés. Stages à option clinique 1. Inscrivez tous les stages que vous avez accomplis ou que vous accomplirez pendant votre éducation médicale. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Un stage est défini comme toute rotation pendant votre éducation médicale qui n était pas obligatoire. Si vous le désirez, vous pouvez également inscrire les stages que vous Version 1 6

8 accomplirez ultérieurement. Si vous le désirez, vous pouvez également inscrire les stages obligatoires dans cette section. En règle générale, les stages obligatoires sont inclus dans le DREM. Formation postdoctorale/internat 1. Inscrivez toute formation supérieure accréditée en médecine à laquelle vous avez participé. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Aux fins de cette candidature, la formation supérieure est définie comme étant toute formation en médecine entreprise après l obtention d un diplôme en médecine, dans un contexte clinique, avec un contact supervisé avec les patients et qui peut mener à un permis d exercice général et/ou une pratique spécifique. Stages à option en résidence 1. Inscrivez les stages que vous avez accomplis ou que vous accomplirez pendant votre résidence. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Un stage est défini comme toute rotation pendant votre résidence qui n était pas obligatoire. Version 1 7

9 Remarque: La plupart des DCM n auront pas accompli de résidence et n auront donc pas de stages en résidence. Formation non clinique/certifications 1. Inscrivez toute formation que vous avez accomplie qui n est pas directement liée à votre éducation en médecine. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Ceci inclut, sans s y limiter, la réanimation cardiopulmonaire, la technique spécialisée de réanimation cardio-respiratoire et la technique de base de réanimation cardio-respiratoire. Si vous ne savez où inscrire votre formation parce qu elle ne s inscrit pas dans une catégorie, vous pouvez l inscrire dans cette section. Examens Remarque : Tous les documents relatifs aux examens soumis aux programmes doivent être à jour. Certains résultats d examens expirent après un certain nombre d années. Vous devez donc vous assurer que vos résultats d examens sont valides et à jour. Conseil médical du Canada (CMC) Version 1 8

10 1. Lisez attentivement la déclaration du CMC. Cochez la déclaration du CMC afin de permettre à CaRMS de récupérer votre résultat d examen du CMC. 2. Entrez dans votre compte d utilisateur inscriptionmed.ca en utilisant le lien fourni afin de transférer vos données et documents à CaRMS. Le lien ouvrira une page spécialement conçue pour vous permettre de choisir les données d examens et les documents que vous désirez inclure dans votre candidature CaRMS. Remarque : Vous devez remplir les champs de documents exigés et partager le document avec CaRMS dans la section Joindre les documents de votre candidature. Remarque : Le transfert de documents peut prendre jusqu à dix jours ouvrables. 3. Dans les listes déroulantes des données de chaque examen, vous devez autoriser à CaRMS d acheminer vos résultats de l EECMC, recueillis auprès du CMC, à chaque programme auquel vous avez postulé en choisissant le résultat à publier (Réussite, échec ou autre). Remarque : Si vous choisissez de ne pas partager vos résultats, les programmes verront que vous avez subi l examen, mais que vous avez choisi de ne pas partager les résultats. United States Medical Licensing Examination 1. Indiquez tous les United States Medical Licensing Examination (USMLE) que vous avez subits. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge (*). Le USMLE n est pas une exigence pour le jumelage, mais vous pouvez indiquer vos résultats dans votre candidature. Langue 1. Inscrivez tous les tests de langue que vous avez subis afin d indiquer votre compétence en français ou en anglais. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge Version 1 9

11 (*). Remarque : Si votre langue de formation pendant vos études en médecine n était pas le français ou l anglais, certains critères provinciaux ou de programmes pourraient vous obligez à subit et à fournir le résultat de test de compétences linguistiques. Veuillez vous reporter à la section concernant les descriptions de programmes et les critères provinciaux sur carms.ca pour de plus amples renseignements. Évaluations 1. Inscrivez toutes les évaluations administrées par les provinces. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Certains programmes et/ou provinces pourraient les exiger. Pour ajouter plusieurs entrées, cliquez sur Sauvegarder et ensuite cliquez sur + Remarque : CaRMS recueillera vos résultats d examens du CMC et les affichera dans votre profile d utilisateur si vous autorisez le transfert dans la section Examens sous Conseil médical du Canada. Si vous désirez également que nous récupérions des documents (p. ex. les déclarations de résultats/rétroactions supplémentaires) du CMC, vous devez créer un signet pour le document dans la section Joindre les documents et autoriser le transfert à partir de votre compte d utilisateur inscriptionmed.ca dans la section Examens sous Conseil médical du Canada. Autres 1. Inscrivez tout autre examen qui ne convient pas aux sections précédentes. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge (*). Afin de fournir des preuves que vous avez réussi avec succès ces examens, téléchargez Version 1 10

12 vers l amont les documents correspondants dans la section Joindre les documents de votre candidature. Expérience Expérience d emploi 1. Inscrivez toute l expérience de travail qui n est pas de la pratique clinique, y compris du travail accompli avant l obtention de votre diplôme en médecine. Nous vous encourageons d inscrire les expériences de travail qui n est pas nécessairement lié au domaine médical. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge(*). Activités académiques et expériences de recherche 1. Inscrivez toutes les activités académiques et les expériences de recherche, y compris la participation à la recherche, des discussions cliniques organisées, des discussions table ronde, des clubs de lecture et des conférences. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Le ECFMG défini une activité académique comme étant «une opportunité pour les résidents/chercheurs et les facultés de participer à la recherche, ainsi qu à des discussions cliniques organisées, des discussions table ronde, des clubs de lecture et des conférences.» Version 1 11

13 Stage d observation 1. Inscrivez tous vos stages d observation que vous avez complétés. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge. Un stage d observation est une période de temps pendant laquelle vous observez de la pratique clinique, habituellement sans contact avec les patients. Le stage d observation dure généralement entre une semaine et un mois. Il n implique pas un engagement de service ou un salaire et est non accrédité. Plusieurs DHCEU auront de l expérience qui est semblable à la définition d un stage d observation, mais qui inclut un certain nombre de contact avec les patients. Cette expérience peut tout de même être inscrite dans la section Stage d observation, mais le contact avec les patients doit être indiqué dans la boîte Description. Bénévolat 1. Inscrivez toute expérience de bénévolat ou travail non rémunéré pertinent pour lesquels vous n avez pas reçu de crédit d étude. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Une expérience de bénévolat ne doit pas nécessairement être liée au domaine médical. Vous pouvez indiquer du bénévolat qui a eu lieu avant l obtention de votre diplôme en médecine. Version 1 12

14 Expérience clinique 1. Inscrivez votre expérience clinique. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Ceci peut inclure un travail rémunéré ou non rémunéré. Aux fins de cette candidature, de l expérience clinique est définie comme étant la pratique active de la médecine avec un permis indépendant sans surveillance. Bourses de recherche 1. Inscrivez n importe quel programme de bourse de recherche que vous avez complété. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Des bourses de recherche sont des programmes non accrédités qui sont considérés comme étant de l expérience de formation spécialisée additionnelle qui inclut le contact avec les patients. Les boursiers en clinique doivent également fournir une preuve qu ils sont reconnus comme spécialiste dans la juridiction dans laquelle ils pratiquent actuellement la médecine. Une formation en tant que boursier clinique ou boursier en recherche dans une faculté de médecine n est pas agréé ni approuvé comme formation en résidence allant vers la certification par le Collège royal. Les postes d enseignement sont habituellement basés sur la recherche. Les postes d enseignement (et les stages d observation) ne sont pas des stages facultatifs. Version 1 13

15 Publications/présentations 1. Inscrivez toutes vos présentations et/ou publications. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Une fois que l information aura été saisie dans cette section, nous recommandons que vous téléchargiez vers l amont les résumés correspondants dans la section Joindre les documents. Des affiches seront incluses comme document de soutien. Les fichiers devraient être de taille de moins de 2 Mo et devraient être d une longueur de quatre pages au plus. Mes documents Lettre de motivation 1. Dans cette section, inscrivez les lettres de motivation. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Ne les soumettez pas en tant que document supplémentaire. Chaque programme peut avoir ses propres critères concernant le contenu des lettres de motivation. Veuillez examiner les descriptions de programme pour de plus amples renseignements. Remarque : Vous pouvez assigner une lettre de motivation à chacun de vos programmes. Afin de déterminer la longueur de votre lettre, nous vous suggérons de taper cette dernière dans un document Word et de la coller dans cette section lorsque vous aurez terminé. 2. Pour ajouter plusieurs entrées, cliquez d abord sur ENREGISTRER et ensuite sur + Version 1 14

16 Lettre de recommandation 1. Lettre de recommandation ou formulaire de soutien du candidat. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Avant de faire parvenir des demandes de recommandation, consultez les descriptions de programmes affichées sur carms.ca afin de déterminer les exigences de chaque programme en ce qui concerne les lettres de recommandation (c.-à-d. le type et le nombre). Remarque : une page couverture pour lettre de recommandation ne peut pas être modifiée une fois qu elle a été finalisée. Joindre les documents 1. Vous pouvez joindre des documents à votre demande. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Remarque : Vous pouvez télécharger la plupart des documents requis pour votre demande. Les seuls documents que vous ne pouvez pas télécharger sont votre DREM, votre relevé de notes en médecine et les lettres de recommandation. Les diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU) peuvent télécharger vers l amont leur DREM et leur relevé de notes en médecine. Vous pouvez télécharger vers l amont des copies certifiées de tout autre type de document. Suivi des documents 1. Faites le suivi de vos documents. Si un document se retrouve dans la section Suivi des documents, cela veut dire qu une entrée électronique pour ce document a été créée. Cependant, cela ne veut pas nécessairement dire que le document a été ajouté à votre candidature. Vous pouvez vérifier le statut du document dans la colonne Statut. Tous les documents dans la section Documents actuels sont disponibles aux fins d assignation aux programmes. Si vous décidez d archiver un document, choisissez le document et cliquez sur ARCHIVER. Le document sera déplacé vers la section Documents archivés. Une fois qu un document est archivé, ce dernier ne peut pas être assigné aux programmes. Si vous désirez assigner un document archivé, vous devez cliquer sur le bouton RESTAURER afin de le ramener dans la section Documents actuels. Version 1 15

17 Les documents qui se trouvent sous l onglet Documents actuels sont actifs et peuvent être assignés aux programmes. Remarque : Les programmes ne peuvent pas voir le Titre. Le statut du document indique si ce dernier est présent dans votre compte d utilisateur. Les options incluent : Soumise : Un document a été soumis en ligne. Numérisé : Un document reçu par la poste et le Centre des documents de CaRMS l a numérisée dans votre compte. Téléchargé : Un document a été téléchargé dans votre dossier. Créé : Une demande de recommandation (page couverture) a été créée, mais n a pas été finalisée. Imprimé : Une page couverture a été imprimée. Demandé : Vous avez envoyé une demande (page couverture) à un répondant. Finalisé : La page couverture a été finalisée, mais vous n avez pas fait parvenir de demande à votre répondant par courriel ni imprimer la page couverture. 2. Cliquez VISUALISER pour voir un document. Certains types de documents ne peuvent pas être visionnés, mais ceci ne veut pas dire qu ils ne sont pas dans votre compte. Les documents qui ne peuvent pas être visionnés sont les DREM et les lettres de recommandation, car ces documents doivent demeurer confidentiels. 3. Cliquez MODIFIER pour remplacer un document existant avec un nouveau document téléchargé. Le Titre, le Type et la Langue peuvent être modifiés. Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier des demandes de recommandation finalisées. Règles concernant la suppression de documents: Les espaces créés ne contenant pas de documents peuvent être supprimés. Veuillez noter qu il y a certaines exceptions à cette règle. Les DREM, les lettres de recommandation, les formulaires de soutien des candidats, les évaluations, les examens et les relevés de notes en médecine ne peuvent pas être supprimés. Veuillez noter qu il y a certaines exceptions à cette règle. Un document transféré par un tiers (ex : inscriptionmed.ca, université, répondant) ne peut pas être supprimé. Un document ou un espace pour un document qui fait partie d une demande de traduction ne peut pas être supprimé. Un document ou un espace pour un document assigné à un programme ne peut pas être supprimé. Version 1 16

18 Remarque : ces règles concernant la suppression des documents sont sujets à changements. Demande de traduction 1. Soumettez certains documents aux fins de traduction par l entremise des services de traduction de CaRMS. Seuls les lettres de recommandation, les DREM et les relevés de notes en médecine peuvent être traduits par CaRMS. Le service de traduction est seulement disponible pour la traduction du français vers l anglais et de l anglais vers le français. Veuillez noter que des frais s appliquent. Remarque : Afin de pouvoir faire une demande de traduction par l entremise de CaRMS en ligne, vous devez soumettre une candidature bilingue. 2. Une fois que vous avez sélectionné un document, cliquez sur SOUMETTRE AUX FINS DE TRADUCTION pour passer à la prochaine étape. 3. Révisez votre sélection et cliquez Confirmer pour poursuivre la demande de traduction. Retour des documents 1. Vous pouvez présenter une demande afin que les versions originales de vos documents imprimés vous soient retournées. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Remarque : Nous ne pouvons pas retourner les documents créés en ligne, les documents téléchargés vers l amont par les candidats ou les documents soumis par une tierce partie. Ma candidature Déclaration 1. Lisez attentivement l information et complétez la page Déclaration. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Cette section est obligatoire afin de postuler aux programmes. que cette section apparaisse dans les deux langues. Version 1 17

19 Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établit en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. carms.ca , rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42